DIPARTIMENTO CURE PRIMARIE Servizio Assistenza Farmaceutica PA7.513/S423

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1 DIPARTIMENTO CURE PRIMARIE Servizio Assistenza Farmaceutica GESTIONE DELLA RICHIESTA RDAWEB DEI BENI PA7.513/S423 Sommario 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI E SIGLE Definizioni Sigle SOGGETTI COINVOLTI ATTIVITA RICHIESTA RDA WEB DA CdC VERIFICA E APPROVAZIONE RDA WEB ALLESTIMENTO DELLA RDA WEB E COMPILAZIONE DEL RELATIVO DDT RITIRO, TRASPORTO E CONSEGNA DEI COLLI RICEZIONE E VERIFICA COLLI RICEZIONE COPIA DDT E RDA WEB RIFERIMENTI Riferimenti interni Riferimenti esterni ARCHIVIAZIONE DIAGRAMMA DI FLUSSO ALLEGATI...9 rev data note 0 01/09/14 Prima emissione REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE NOMINATIVO (FUNZIONE) Dr.ssa A.Manfredi CS A. Gatti (DIFRA) NOMINATIVO (FUNZIONE) Dr.ssa A.Manfredi (RQ); Dr. A.M.Giorgieri (Resp. RiEP) NOMINATIVO (FUNZIONE) Dr.ssa D. Moltoni (Resp. AsFa) DOCUMENTO DI PROPRIETA DELLA ASL DELLA PROVINCIA DI LECCO

2 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Rispondere alle esigenze sanitarie dei CdC ASL, tramite la fornitura di prodotti necessari all espletamento delle attività sanitarie istituzionali. Si applica ai beni farmaceutici gestiti a scorta da AsFa richiedibili dai CdC ASL tramite web. 2 DEFINIZIONI E SIGLE 2.1 Definizioni Di seguito sono riportate le definizioni di alcuni termini utilizzati nel testo: TERMINE Nastro adesivo ASL Etichetta adesiva Beni farmaceutici scorta DEFINIZIONE Nastro adesivo riportante il logo della ASL di Lecco Etichetta numerata progressivamente che identifica ogni singolo collo Farmaci e prodotti sanitari gestiti dal magazzino farmaceutico di AsFa 2.2 Sigle Di seguito sono riportate le sigle presenti nel testo: SIGLA RDA WEB AsFa RiEP Resp. DDT ORACLE CdC DESCRIZIONE Richiesta di approvvigionamento tramite web Servizio Assistenza Farmaceutica Servizio Risorse Economico Patrimoniali Responsabile Documento di Trasporto software gestionale Centro di costo 3 SOGGETTI COINVOLTI Sono coinvolti: Addetto Magazzino Servizio Assistenza Farmaceutica Amministrativo Servizio Assistenza Farmaceutica Farmacista dirigente Servizio Assistenza Farmaceutica Operatore Tecnico Servizio Risorse Economico Patrimoniali Operatore abilitato dei Centri di Costo ASL: PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 2 di 9

3 o Dipartimento ASSI o Dipartimento Cure Primarie o Dipartimento Dipendenze o Dipartimento Fragilità o Dipartimento Prevenzione Medica o Dipartimento Prevenzione Veterinaria. Il Responsabile del Servizio Assistenza Farmaceutica è responsabile della fase di verifica, approvazione e allestimento della richiesta RDA WEB. Il Responsabile del Servizio Risorse Economico Patrimoniali è responsabile della fase di ritiro, trasporto e consegna del bene. Il Responsabile del Servizio utilizzatore è responsabile della richiesta RDA WEB e della fase di verifica del bene ricevuto. 4 ATTIVITA Il paragrafo 7 riporta il diagramma di flusso che mette in evidenza i compiti di ogni soggetto coinvolto e le rispettive relazioni. L attività si esplica in 6 fasi fondamentali e coinvolge i CdC Asl richiedenti, AsFa e RiEp: richiesta RDA WEB da CdC (Par. 4.1) verifica e approvazione RDA WEB (Par. 4.2) allestimento della RDA WEB e compilazione del relativo DDT (Par. 4.3) ritiro, trasporto e consegna dei colli (Par. 4.4) ricezione e verifica colli (Par. 4.5) ricezione copia DDT e RDA WEB (Par. 4.6) 4.1 RICHIESTA RDA WEB DA CdC Il Responsabile del CdC utilizzatore, con cadenza settimanale, tramite un suo operatore abilitato, inserisce la richiesta di beni farmaceutici nel software RDA WEB. NOTA L operatore CdC abilitato compila la richiesta indicando nel campo obbligatorio note reparto, il comune e l indirizzo presso cui deve avvenire la consegna ; ed inoltra quindi ad AsFa la richiesta. L operatore CdC abilitato ha la possibilità di segnalare, sempre nello spazio note reparto, la necessità di beni a scorta non disponibili, evidenziati al momento della richiesta, come articoli esauriti. 4.2 VERIFICA E APPROVAZIONE RDA WEB Il farmacista AsFa, quotidianamente, interroga il gestionale RDA WEB selezionando le richieste presenti in stato inviata per l approvazione. PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 3 di 9

4 Il farmacista AsFa prima dell approvazione, controlla la lista degli articoli richiesti, le relative quantità e il campo note reparto. Se la verifica è positiva, approva la richiesta e la rende visibile all addetto magazzino di AsFa che provvede alla successiva evasione. Se invece riscontra omissioni o anomalie, contatta per chiarimenti, l'operatore CdC abilitato che ha inoltrato la richiesta. 4.3 ALLESTIMENTO DELLA RDA WEB E COMPILAZIONE DEL RELATIVO DDT L addetto magazzino AsFa interroga quotidianamente il gestionale RDA WEB, seleziona le richieste in stato approvata e provvede a stamparle per la predisposizione della fornitura. La fornitura può essere evasa totalmente (tutti i prodotti sono disponibili nel quantitativo richiesto ed approvato) o parzialmente (non tutti i prodotti sono disponibili nei quantitativi richiesti e approvati). Nel primo caso, allestisce la fornitura prelevando dagli scaffali i beni richiesti nella quantità approvata verificando la loro scadenza, ed evade la richiesta. Stampa la richiesta evasa in duplice copia, vi trascrive il nr dei colli allestiti e firma entrambe le copie. Nel secondo caso, preleva dagli scaffali i beni richiesti nella quantità disponibilie verifica la loro scadenza, annota le indisponibilità, evade e chiude la richiesta. Stampa la richiesta evasa in duplice copia, vi trascrive il nr dei colli allestiti e firma entrambe le copie. L addetto magazzino AsFa pone entrambe le copie della richiesta evasa nel collo allestito, oppure nel primo se la fornitura comprende più di un collo. Successivamente: confeziona il collo/i con nastro adesivo ASL; appone etichetta numerata progressiva sul collo/i. Terminata la fase di confezionamento dei colli, l addetto magazzino compila il DDT in triplice copia apponendo: n. della/e RDA WEB contenente la lista dei farmaci oppure dei dispositivi da dispensare il proprio nome e cognome il numero totale dei colli allestiti il numero delle etichette relative ai colli allestiti la destinazione (indirizzo completo di consegna così come riportato nelle note reparto della RDA WEB allestita) la propria firma eventuali annotazioni es.: nota sullo stoccaggio di farmaci soggetti a temperatura controllata come i vaccini. Infine dispone il collo/i in area in uscita, cioè in una zona destinata all'area di Lecco e una zona destinata all'area di Merate; e ripone in frigorifero il collo/i contenenti farmaci soggetti a temperatura controllata. PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 4 di 9

5 4.4 RITIRO, TRASPORTO E CONSEGNA DEI COLLI L operatore tecnico di RiEP ritira i colli posizionati nelle rispettive zone dell'area in uscita, nei giorni concordati per la consegna. Al momento del ritiro controlla il DDT, si accerta della corrispondenza tra quanto indicato nel DDT e quanto prelevato (numero di colli e relative etichette), appone la propria firma, la data e l'ora del ritiro. L operatore tecnico di RiEP preleva due copie del DDT che accompagnano il collo/i trasportato. L operatore tecnico di RiEP trasporta il collo/i a destinazione, effettua la consegna dei colli e delle due copie del DDT all'operatore CdC abilitato al ritiro. 4.5 RICEZIONE E VERIFICA COLLI L'operatore CdC abilitato riceve il collo/i, verifica la corrispondenza tra il numero di colli e l etichetta con il DDT. Nel caso di non corrispondenza l operatore del CdC verifica con l operatore RiEP l anomalia. Se l anomalia non viene risolta, l operatore del CdC: registra sul DDT la non corrispondenza comunica via mail alla segreteria del proprio CdC e al Servizio Risorse Economico Patrimoniali quanto riscontrato firma per ricevuta le due copie del DDT, e le gestisce come nei casi di corrispondenza. Nel caso di corrispondenza, firma per ricevuta le due copie del DDT vi appone la data della ricezione, l'ora, il proprio nome e cognome, ne trattiene una copia e consegna la seconda all operatore tecnico di RiEP. L operatore tecnico di RiEP consegna copia del DDT ricevuto all amministrativo di AsFa tramite posta interna. L'operatore CdC abilitato procede all apertura del collo/i e al controllo della fornitura attraverso le due copie della RDA WEB evasa poste nel primo collo ricevuto. Se i prodotti ricevuti corrispondono, in qualità e quantità a quelli approvati, appone la propria firma su entrambe le copie della richiesta RDA WEB evasa, trattiene una copia e invia, entro 7 giorni, la seconda copia ad AsFa per posta interna. Se i prodotti ricevuti non corrispondono, in qualità e/o quantità a quelli evasi contatta AsFa nel più breve tempo possibile, entro 24 ore dalla ricezione, tramite oppure telefono segnalando la non corrispondenza. Il farmacista AsFa attiva gli opportuni controlli con l addetto magazzino per verificare quanto segnalato. 4.6 RICEZIONE COPIA DDT E RDA WEB Il personale amministrativo di AsFa riceve copia del DDT firmato da operatore tecnico RiEP e operatore CdC abilitato e copia della RDA WEB evasa e sottoscritta da operatore CdC abilitato, li consegna all addetto magazzino di AsFa. L addetto magazzino di AsFa abbina i documenti ricevuti con la terza copia del DDT in suo possesso per l archiviazione. PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 5 di 9

6 5 RIFERIMENTI 5.1 Riferimenti interni PA7.512/S271 Gestione approvvigionamento di beni e servizi farmaceutici Codice Etico Documento programmatico sulla sicurezza Regolamento sulla sicurezza informatica Processo aziendale: codice P.119.b Manuale RDAWEB distretto Riferimenti esterni Legge regionale 33 del 30/10/2009 e smi 6 ARCHIVIAZIONE La documentazione è archiviata da parte dell addetto magazzino AsFa, presso il magazzino farmaceutico. 7 DIAGRAMMA DI FLUSSO Flusso 01. Gestione della richiesta RDA WEB dei beni farmaceutici a scorta. PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 6 di 9

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9 8 ALLEGATI ORDINE DI UTILIZZO CODICE TITOLO 1 FORMAT DDT FORMAT DDT PA7.513/S423 Rev 0 AsFa Pag. 9 di 9