Manuale delle Procedure ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

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1 Manuale delle Procedure ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI Codice procedura: AC01 Revisione n 2 Data revisione:

2 MANUALE DELLE PROCEDURE Sommario 1. Scopo della procedura 2. Glossario 3. Strutture coinvolte 4. Unità e Funzioni coinvolte 5. Descrizione delle attività 5.1 Procedure di definizione dei fabbisogni, qualifica e selezione, approvazione e verifica finale 5.2 Gestione archivio anagrafica fornitori Page 2 of 6 REVISIONE N. 2 DEL 23 LUGLIO 2013

3 PROCEDURA N. AC01 1. Scopo della procedura Lo scopo della presente procedura è quello di definire e disciplinare, nel rispetto delle norme giuridiche applicabili e dei principi di trasparenza e parità di trattamento, le condizioni e le modalità per la stipulazione dei contratti per l acquisto di beni e servizi. Le tipologie di acquisti disciplinati dalla presente procedura sono a titolo esemplificativo e non esaustivo: - acquisto, noleggio, assistenza e manutenzione di impianti tecnologici, idraulici, elettrici, di riscaldamento, di condizionamento e fornitura di relativo materiale; - acquisto di generi di cancelleria, carta e accessori d ufficio; - spese relative ai servizi di pulizia e altri servizi attinenti la sede sociale; - spese per la stampa e diffusione di documenti, spese per l editoria, la stampa, la realizzazione e la diffusione di pubblicazioni, spese per riprese televisive, filmati e prodotti fotografici anche digitali e su supporto informatico; - acquisto di libri, registri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere, anche su supporto informatico e multimediale, abbonamenti a periodici, a banche dati e ad agenzie di informazione; - spese per la partecipazione e l organizzazione di conferenze, convegni, congressi, riunioni, mostre, cerimonie, manifestazioni e ricorrenze, spese per informazione e promozione di attività societarie; - spese di rappresentanza; - spese per servizi di lavoro interinale; - spese per la formazione del personale; - spese per polizze di assicurazione e fideiussioni; - spese per il trasporto di persone e materiale vario, spedizioni, traslochi, carico e scarico di materiali e immagazzinamento; - acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di sistemi ed apparecchi telefonici, apparati di telecomunicazione, sistemi di videoconferenza, apparati fax, fotocopiatrici, apparecchi televisivi, impianti di ripresa e di videoproiezione; - spese per acquisto, noleggio, installazione, gestione, manutenzione e riparazione di apparati, reti e sistemi informatici, materiale informatico di consumo, licenze di uso del software, relativi aggiornamenti e canoni di manutenzione; nonché spese di assistenza specialistica sistemistica e di programmazione dei sistemi informativi e dei servizi volti a garantire la sicurezza dei dati. 2. Glossario AF&C Amministrazione Finanza e Controllo 3. Strutture coinvolte Presidenza Direzione operativa Area operativa REVISIONE N. 2 DEL 23 LUGLIO 2013 Page 3 of 6

4 MANUALE DELLE PROCEDURE Area AF&C 4. Unità e Funzioni coinvolte Sviluppo territoriale Sviluppo sostenibile Unione Europea, Cooperazione internazionale e territoriale Competitività dei sistemi economici Società della conoscenza, lavoro, welfare Controllo di gestione Sistemi informativi 5. Descrizione delle attività 5.1 Procedure di definizione dei fabbisogni, qualifica e selezione, approvazione e verifica finale Definizione Fabbisogno In sede di pianificazione progettuale e di definizione del budget o in corso d anno, i Responsabili d Area, i Responsabili di Unità per i progetti di propria responsabilità, presentano al Presidente ed al Direttore operativo le esigenze di acquisizione di servizi, prodotti, lavori ed opere, indicando: a. la tipologia (studio/ricerca/consulenza, ecc.); b. la quantificazione di massima delle risorse finanziarie c. il progetto al quale imputare la spesa. Tali richieste vengono raccolte in un unico documento, aggiornabile in corso d anno, e definito Programma acquisizione di beni e servizi. Con cadenza almeno biennale il Responsabile dell area AF&C presenta al Presidente e al Direttore operativo l analisi dei costi sostenuti per la fornitura di beni e servizi rientranti in tale procedura per tipologia di costo. Selezione dei fornitori a) Procedura semplificata Fino a 3.000,00 euro Per l affidamento e l esecuzione di opere e lavori pubblici, servizi e forniture inferiori a 3.000,00 euro il Direttore operativo o il Responsabile dell Area AF&C procedono con l affidamento sulla base di un istruttoria tecnica da parte del Responsabile di Unità o di Funzione. Il Responsabile di Unità o di Funzione, definito l importo e l oggetto del contratto, provvede ad individuare un fornitore, rispettando il principio di rotazione, per richiedere un preventivo contenente: importo massimo di spesa; oggetto; condizioni contrattuali; termine, ovvero giorno e ora entro cui inviare il preventivo. Page 4 of 6 REVISIONE N. 2 DEL 23 LUGLIO 2013

5 PROCEDURA N. AC01 Ricevuto il preventivo, il Responsabile di Unità o di Funzione presenta la propria istruttoria tecnica al Direttore operativo e/o al Responsabile dell Area AF&C, che autorizzano a procedere con l affidamento. Da 3.000,01 a ,00 euro Per l affidamento e l esecuzione di opere e lavori pubblici, servizi e forniture compresi tra 3.000,01 euro e ,00 euro il Presidente procede con l affidamento sulla base di un istruttoria tecnica da parte del Responsabile di Unità o di Funzione e autorizzata dal Direttore operativo o il Responsabile dell Area AF&C. Il Responsabile di Unità o di Funzione, definito l importo e l oggetto del contratto, provvede ad individuare tre fornitori, rispettando il principio di rotazione, per richiedere un preventivo contenente: importo massimo di spesa; oggetto; condizioni contrattuali; termine, ovvero giorno e ora entro cui inviare il preventivo. Ricevuti i preventivi, il Responsabile di Unità o di Funzione presenta la propria istruttoria tecnica al Direttore operativo e al Responsabile dell Area AF&C, che autorizzano a procedere con l affidamento. b) Procedura comparativa Per l acquisizione di beni e servizi di importo superiore a ,00 euro e fino a ,00 euro, la selezione della persona giuridica affidataria dell incarico avviene per mezzo di una procedura comparativa nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di trattamento. ERVET, rilevato il fabbisogno e definito l importo massimo dell incarico da affidare, acquisisce 5 preventivi da imprese o persone giuridiche qualificate nell ambito di attività pertinenti all incarico. L analisi dei 5 preventivi deve avere ad oggetto tanto l entità dell offerta economica, quanto la qualità del servizio proposto. La scelta dell offerta migliore è compiuta dal Direttore Operativo sulla base di un istruttoria tecnica da parte del Responsabile d Unità/area/funzione, ovvero, quando l incarico da attribuire rivesta carattere di particolare complessità tecnica, da una Commissione da esso nominata. Nel caso in cui sia complesso identificare a priori i potenziali offerenti del servizio da affidarsi, la procedura comparativa può essere preceduta da un indagine di mercato il cui scopo principale è quello di valutare le competenze disponibili sul mercato e di migliorare l efficacia della successiva procedura comparativa. L indagine di mercato viene realizzata tramite pubblicazione sul sito istituzionale della società di un apposito avviso. Nella richiesta dei preventivi ERVET inviterà gli offerenti a precisare i seguenti elementi che costituiranno oggetto di valutazione: a) Modalità di realizzazione dell incarico; b) Competenze offerte per lo svolgimento della prestazione; c) Compenso della prestazione. La richiesta dei preventivi specificherà: a. Tipologia e oggetto dell incarico; b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione; REVISIONE N. 2 DEL 23 LUGLIO 2013 Page 5 of 6

6 MANUALE DELLE PROCEDURE c. Durata dell incarico; d. Natura dell incarico e modalità di realizzazione del medesimo; e. Compenso massimo della prestazione f. Struttura organizzativa di riferimento e del relativo responsabile; g. Termine per la presentazione delle offerte; h. Termine di conclusione della procedura comparativa; i. Luogo e termine della presentazione dell offerta L avvio della procedura e gli esiti della sua conclusione sono pubblicati sul sito web istituzionale. Differenti forme di pubblicità saranno adottate nei casi in cui si è reso necessario da espresse norme di legge. 5.2 Gestione archivio anagrafica fornitori L archivio anagrafico dei fornitori è gestito internamente dall Amministrazione sul sistema amministrativo contabile contenente l elenco dei fornitori esistenti. La responsabilità della gestione e dell aggiornamento dell anagrafico dei fornitori è assegnata all Amministrazione che annualmente esegue la verifica e pulizia dei dati contenuti nel sistema amministrativo al fine di mantenerlo sempre aggiornato. Le operazioni di modifica/eliminazione/inserimento di fornitori nuovi ed esistenti, è svolta dall Amministrazione su input dei budget holder. Nel momento in cui il budget holder individua un nuovo fornitore, ne dà comunicazione all Amministrazione fornendo i dati da inserire in anagrafica. Tale inserimento non può avvenire se non dopo aver ottenuto l autorizzazione da parte del nuovo fornitore circa la normativa sulla privacy. A tal fine, l Amministrazione ha il compito di inviare la documentazione necessaria al rilascio dell autorizzazione circa la legge sulla privacy e solo in seguito all ottenimento del consenso, può procedere al suo inserimento in anagrafica. Page 6 of 6 REVISIONE N. 2 DEL 23 LUGLIO 2013

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