MANUALE DELL'UTENTE DEL SISTEMA DI CASELLA VOCALE

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1 7 MANUALE DELL'UTENTE DEL SISTEMA DI CASELLA VOCALE

2 Chiedere assistenza all'amministratore per compilare queste informazioni. Indicare il numero di telefono dell'azienda e il numero del supervisore automatico, se diverso. Numero di telefono dell'azienda: Numero del supervisore automatico: Indicare i seguenti numeri importanti e tenerli a portata di mano quando si utilizza il sistema di casella vocale. Interno del centro messaggi: Numero di casella postale: Codice segreto predefinito: Indicare il nome e l'interno dell'amministratore qualora fosse richiesta assistenza durante l'utilizzo della casella vocale. Nome: Interno: Revisione Mitel Networks Corporation. Tutti i diritti riservati. Mitel Networks Corporation, le sue filiali e/o consociate si riservano il diritto di modificare senza preavviso le informazioni contenute nel presente documento.

3 Sommario Il telefono 5 Per ottenere assistenza 5 Operazioni preliminari 5 Chiamata del sistema di casella vocale per la prima volta 6 Chiamata per l'ascolto dei messaggi 8 Informazioni sul sistema dei menu 9 Ascolto dei messaggi 11 Creazione e invio di messaggi 12 Messaggi rapidi 13 Controllo di più caselle postali 14 Notifica dei messaggi 15 Elenchi di distribuzione 16 Utilizzo efficace dei saluti delle caselle postali 17 Suggerimenti utili 19 3

4 Informazioni sulle funzioni della casella vocale di Mitel Networks 3300/3100 Integrated Communications Platform Mitel Networks 3300/3100 ICP presenta un sistema di casella vocale automatizzato per la gestione delle telefonate e la ricezione dei messaggi. Il sistema offre una casella postale per l'invio e la ricezione dei messaggi, che può essere personalizzata con il nome, un saluto e un codice segreto privato. Facile da usare Il sistema di casella vocale utilizza menu dai quali è possibile utilizzare la tastiera del telefono per selezionare le opzioni. La semplicità e chiarezza dei menu consentono di concentrarsi sulle operazioni da effettuare non su come eseguirle. Le richieste vocali guidano l'utente in ogni passaggio dell'operazione, indicando le opzioni di menu disponibili. Non preoccuparsi se si commettono errori. Non è possibile danneggiare il sistema, pertanto esercitarsi con tutte le funzioni disponibili. Vantaggi Si possono invitare i colleghi e i chiamanti esterni a lasciare messaggi vocali nella casella postale, evitando così chiamate non risposte o messaggi errati. È possibile registrare saluti temporanei per informare i chiamanti sul motivo dell'assenza: fuori ufficio per tutto il giorno, in ferie o impegnato in riunione. È possibile ascoltare o lasciare messaggi 24 ore al giorno da qualsiasi telefono a multifrequenza. Se l'utente è fuori ufficio presso un altro numero o fuori sede con un cercapersone o un telefono cellulare, può essere avvertito dal sistema di casella vocale quando riceve messaggi. 4

5 Il telefono Prima di utilizzare le funzioni della casella vocale del sistema Mitel Networks ICP, acquisire familiarità con il telefono. Tasto Messaggi: utilizzato per chiamare il sistema Mitel Networks ICP e per accedere alla casella postale. Tastiera: utilizzata per effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di casella vocale. Spia messaggi: utilizzata per indicare quando sono presenti messaggi nella casella postale. Quando il LED messaggi è acceso, premere il tasto Messaggi per chiamare il sistema di casella vocale. Per i telefoni che non dispongono di una spia messaggi, l'amministratore potrà impostare il sistema in modo che quest'ultimo chiami l'utente quando qualcuno lascia un messaggio. Il telefono può essere dotato di "tasti a sfioramento" che consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della casella vocale. Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto a sfioramento associato oppure il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione. Per ottenere assistenza In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore, la persona in azienda che gestisce il sistema di comunicazioni. Operazioni preliminari Prima di accedere alla casella postale, sono necessarie quattro cose: Il numero del centro messaggi. Verrà fornito dall'amministratore; annotarlo all'inizio di questo manuale. Il numero di casella postale. Verrà fornito dall'amministratore; annotarlo all'inizio di questo manuale. In genere, corrisponde al numero dell'interno. Un codice segreto. L'amministratore indicherà la lunghezza del codice segreto da utilizzare (tra 3 e 6 cifre). Il codice segreto predefinito per i sistemi 3100 ICP è di tutti 1, oppure di tutti 9 per i sistemi 3300 ICP. Modificare il codice predefinito scegliendo una sequenza di cifre nota soltanto all'utente (stesso numero di cifre del codice segreto predefinito). Un saluto. È il messaggio che sentiranno i chiamanti quando l'utente non sarà in grado di rispondere alle chiamate. Le istruzioni preliminari riportate nelle pagine seguenti forniscono un esempio di saluto, ma l'utente potrà crearne uno personalizzato. 5

6 Chiamata del sistema di casella vocale per la prima volta Da un telefono interno Sollevare il ricevitore per avere il tono di selezione oppure utilizzare la composizione in viva voce. Comporre il numero del centro messaggi. Il sistema richiede il codice segreto. Immettere il codice segreto predefinito. La prima volta che si chiama il sistema, il codice segreto predefinito è composto da tutti 1. Premere per continuare. Il sistema chiede un nuovo codice segreto. In tal caso è necessario modificare il codice segreto predefinito. Il nuovo codice segreto deve contenere lo stesso numero di cifre del codice segreto predefinito. Non utilizzare di nuovo tutti 1 o tutti 9 e non utilizzare i caratteri [*] o [#]. Immettere il nuovo codice segreto. Il sistema chiede di reimmettere il nuovo codice segreto per conferma. Immettere un'altra volta il nuovo codice segreto. Il sistema chiede di registrare il nome. Indicare soltanto il nome, ad esempio: "Maria Rossi" Parlare immediatamente dopo il tono e premere un tasto al termine. Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il nome e registrarlo nuovamente. Il sistema richiede un saluto. Formulare un messaggio breve e professionale. Ecco un esempio di saluto: "Avete chiamato Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. Vi richiamerò appena possibile. Per le urgenze, premete [0] e chiedete di essere trasferiti al numero della mia collega, Giovanna Bianchi". Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il saluto e registrarlo nuovamente. A questo punto, la casella postale è stata impostata correttamente ed è possibile inviare e ascoltare messaggi. 6

7 Da un telefono esterno 1. Chiamare il numero di telefono dell'azienda. 2. Alla risposta del sistema, premere: 3. Immettere il numero di casella postale. 4. Immettere il codice segreto predefinito:... La prima volta che si chiama il sistema, il codice segreto predefinito è di tutti 1 (3100 ICP) o tutti 9 (3300 ICP). 5. Premere per continuare. 6. Il sistema chiede un nuovo codice segreto. In tal caso è necessario modificare il codice segreto predefinito. Il nuovo codice segreto deve contenere lo stesso numero di cifre del codice segreto predefinito. Non utilizzare di nuovo tutti 1 o tutti 9 e non utilizzare i caratteri [*] o [#]. Immettere il nuovo codice segreto. 7. Il sistema chiede di reimmettere il nuovo codice segreto per conferma. Immettere un'altra volta il nuovo codice segreto. 8. Il sistema chiede di registrare il nome. Indicare soltanto il nome, ad esempio: "Maria Rossi" Parlare immediatamente dopo il tono e premere un tasto al termine. 9. Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il nome e registrarlo nuovamente. 10. Il sistema richiede un saluto. Formulare un messaggio breve e professionale. Ecco un esempio di saluto: "Avete chiamato Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. Vi richiamerò appena possibile. Per le urgenze, premete [0] e chiedete di essere trasferiti al numero della mia collega, Giovanna Bianchi". Se si registra un saluto bilingue, utilizzare questo esempio come riferimento: "Avete chiamato Maria Rossi. You have reached Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. I can't answer the phone right now. So please leave your name, number and a short message. Per le urgenze, premete [0]. If you need immediate assistance, press [0]". 11. Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il saluto e registrarlo nuovamente. 12. A questo punto, la casella postale è stata impostata correttamente ed è possibile inviare e riprodurre messaggi. 7

8 Chiamata per l'ascolto dei messaggi Se la spia messaggi è accesa 1. Premere il tasto Messaggi o comporre il numero del centro messaggi. 2. Immettere il codice segreto. 3. Premere per ascoltare i messaggi oppure premere un altro tasto per selezionare un'opzione diversa dal menu principale. Se la spia messaggi non è accesa o se non si dispone di una spia messaggi 1. Sollevare il ricevitore. 2. Comporre il numero del centro messaggi. 3. Il sistema richiede il codice segreto. Immettere il codice segreto. 4. Premere per ascoltare i messaggi oppure premere un altro tasto per selezionare un'opzione diversa dal menu principale riportato nella pagina seguente. 8

9 Informazioni sul sistema dei menu Questa sezione descrive le opzioni disponibili nel sistema di casella vocale. Dopo aver chiamato il sistema e aperto la casella postale, scegliere tra i menu riportati. Nota: Dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l'utente a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso. 9

10 Menu principale Dopo aver aperto la casella postale, scegliere tra le seguenti opzioni di menu: Esegui Per riprodurre i messaggi. Crea Per registrare e inviare un messaggio. Invia e esci Per inviare un messaggio e uscire. Trasferimento a operatore Per trasferire all'operatore. Supervisore automatico Per trasferire al supervisore automatico. Annulla Per uscire dal sistema. Opzioni utente Per ascoltare le richieste vocali relative alle seguenti opzioni: Saluto Per registrare il saluto permanente. Nome Per registrare il nome. Codice segreto Per modificare il codice segreto. Elenchi di distribuzione Per impostare e inviare messaggi a più caselle postali contemporaneamente. Per ulteriori informazioni, vedere "Elenchi di distribuzione". Saluto temporaneo Per registrare un saluto valido soltanto per un determinato numero di giorni. Impostare il numero di giorni compreso tra 1 e 99; il saluto temporaneo scadrà alla mezzanotte dell'ultimo giorno specificato. Alla scadenza del saluto temporaneo, il chiamante sentirà il saluto permanente. Per ulteriori informazioni, vedere "Suggerimenti utili". Memo Per registrare un messaggio ad uso personale. Cambia notifica Per indicare al sistema di notificare l'utente in caso di messaggi a un interno diverso, un numero esterno, un telefono cellulare, un cercapersone, ecc. È possibile scegliere quando essere notificati e, se si è autorizzati, è possibile immettere il tipo e il numero di notifica. Per ulteriori informazioni, vedere "Notifica dei messaggi". Uscita dalle opzioni Per uscire dal menu Opzioni utente. 10

11 Ascolto dei messaggi Premere per riprodurre i messaggi. Dopo l'ascolto di un messaggio, scegliere un'opzione dal menu "Esegui": Menu Esegui Esegui nuovamente Per ripetere il messaggio appena riprodotto. Risposta Per inviare una riposta alla persona che ha inoltrato il messaggio. Invia Per inviare il messaggio a un'altra casella postale. Mantieni Per salvare questo messaggio e ascoltare eventualmente quello successivo. Elimina Per eliminare il messaggio appena riprodotto e ascoltare eventualmente quello successivo. I messaggi eliminati non possono essere recuperati. Pausa Per interrompere la riproduzione del messaggio: premere un tasto per continuare. Esegui Busta del messaggio Indica il mittente del messaggio e quando è stato inviato. Messaggio seguente Passa al messaggio successivo. Avanzamento veloce Avanza velocemente di 5 secondi nel messaggio, quindi riprende la riproduzione. Riavvolgimento Riavvolge il messaggio di 5 secondi, quindi riprende la riproduzione. 11

12 Creazione e invio di messaggi Premere per inviare un messaggio. Utilizzare la seguente procedura: 1. Immettere i numeri di tutte le caselle postali di destinazione. Per un elenco della directory, premere. Seguire le richieste vocali per indicare al sistema dove inviare il messaggio. Continuare a creare l'elenco di destinazioni immettendo i numeri delle caselle postali o accedendo alla directory. Se si immette un numero di casella postale errato, premere per eliminarlo dall'elenco. 2. Premere per terminare l'elenco di destinazione; quindi, registrare il messaggio. Dopo la registrazione del messaggio, scegliere un'opzione dal menu Invio. Menu Invio Revisione Per ascoltare il messaggio appena registrato. Elimina Per sostituire il messaggio registrato con uno nuovo. Allega Per allegare un'aggiunta al messaggio registrato. Messaggio Per ascoltare le richieste vocali relative alle seguenti opzioni di invio del messaggio: Urgente Per posizionare il messaggio all'inizio delle caselle postali di destinazione. Riservato Per impedire l'invio del messaggio da parte dei destinatari. Ricezione Per richiedere la notifica che il messaggio sia stato ascoltato. Uscita da invio messaggi Per uscire dal menu Opzioni. Urgente Per posizionare il messaggio all'inizio delle caselle postali di destinazione. Invia e richiama Invia e immetti Per inviare il messaggio alle caselle postali di destinazione ed eventualmente per comporre un altro interno. Per ulteriori informazioni, vedere "Suggerimenti utili". 12

13 Messaggi rapidi La funzione Messaggi rapidi consente di lasciare messaggi ad uso personale o ai colleghi senza far suonare il telefono di questi ultimi o senza accedere alla propria casella postale. Da un telefono esterno 1. Chiamare l'azienda. 2. Alla risposta del sistema, premere: 3. Immettere il numero di casella postale al quale si desidera lasciare un messaggio. 4. Registrare il messaggio (della durata di almeno due secondi). 5. Premere un tasto o riagganciare. Da un telefono interno 1. Comporre il numero del centro messaggi. 2. Alla risposta del sistema, premere: 3. Immettere il numero di casella postale al quale si desidera lasciare un messaggio. 4. Registrare il messaggio (della durata di almeno due secondi). 5. Premere un tasto o riagganciare. Trasferimento di un chiamante esterno su una casella postale Per trasferire un chiamante su una linea esterna in una casella postale, procedere come segue: 1. Premere il tasto Trasf/Conf su un apparecchio digitale oppure premere il tasto di richiamata sul telefono analogico. 2. Comporre il numero del centro messaggi. 3. Alla risposta del sistema, Se si dispone di una casella postale, premere: oppure Se non si dispone di una casella postale, premere 4. Immettere il numero di casella postale al quale il chiamante desidera lasciare un messaggio. 5. Riagganciare immediatamente. Se non si riaggancia immediatamente, il chiamante non sentirà tutto il saluto della casella postale selezionata. 13

14 Controllo di più caselle postali Per controllare più caselle postali durante la stessa chiamata al sistema, procedere come segue: 1. Controllare normalmente i messaggi nella prima casella postale come. 2. Al termine, premere Questo passaggio riporta l'utente al supervisore automatico. 3. Premere quando si sente il saluto dell'azienda. Il sistema chiede il nuovo numero di casella postale. 4. Immettere il numero di casella postale. Ripetere i passaggi da 2 a 4 per ogni casella postale che si desidera controllare. 14

15 Notifica dei messaggi La funzione Notifica dei messaggi consente di lasciare l'ufficio e di farsi notificare dal sistema quando si ricevono messaggi. Il sistema chiamerà l'utente a un numero di telefono oppure emetterà un segnale acustico su un cercapersone. È anche possibile utilizzare la notifica per essere avvisati dei messaggi se il telefono in uso non dispone di una spia messaggi. Quando si seleziona "Modifica notifica" dal menu principale, è possibile: Specificare quando deve essere effettuata la notifica: quando l'azienda è aperta, chiusa, sempre o mai. Indicare che si desidera la notifica soltanto per messaggi urgenti. Se l'amministratore ha offerto all'utente la possibilità di specificare il tipo e numero di casella postale, è possibile: Immettere un tipo di notifica: numero interno, numero esterno, cercapersone per messaggi, cercapersone a soli toni o cercapersone digitale. Immettere un interno o un numero di telefono al quale si desidera essere notificati. Se all'utente non è stata assegnata la possibilità di specificare il tipo e numero di casella postale, il tipo e numero di notifica dovranno essere immessi dall'amministratore. Se il numero di notifica è un numero di telefono: il sistema chiamerà quel numero fino a tre volte, a intervalli di 15 minuti. Se non si chiama e non si controlla la casella postale entro la terza volta, il sistema non chiamerà più, anche se riceverà nuovi messaggi. Tuttavia, l'indicatore di messaggi in attesa sul telefono resterà acceso fino al controllo del messaggio. Se il numero di notifica è un cercapersone: il sistema segue la stessa procedura applicata con un numero di telefono o un interno ma richiamerà il numero del cercapersone ogni volta che riceverà un nuovo messaggio. 15

16 Elenchi di distribuzione È possibile creare fino a cinque elenchi di distribuzione personali, numerati da 05 a 09, contenenti ciascuno un gruppo di numeri di caselle postali. Gli elenchi di distribuzione numerati da 01 a 04 sono riservati all'amministratore per l'impostazione di elenchi globali che possono essere utilizzati dall'utente (o da qualunque altra persona) ma che non possono essere modificati. L'elenco di distribuzione numero 00 consente di trasmettere un messaggio a ogni casella postale del sistema. Selezionare "Elenchi di distribuzione" dal menu principale e seguire le richieste per: Aggiungere numeri di caselle postali a un elenco di distribuzione. Rivedere un elenco di distribuzione. Eliminare numeri di caselle postali da un elenco di distribuzione. Registrare un nome da inserire in un elenco di distribuzione. Ecco alcune regole generali da seguire: Ogni volta che si fa riferimento a un elenco di distribuzione, premere due cifre, (ad esempio: 05 o 06). Quando si aggiunge un numero di casella postale a un elenco di distribuzione, il sistema conferma ogni numero, quindi consente di continuare ad aggiungere numeri fino al termine. È possibile eliminare soltanto un numero di casella postale per volta. 16

17 Utilizzo efficace dei saluti delle caselle postali Esistono due tipi di saluti per una casella postale: "permanenti" e "temporanei". Il saluto permanente viene registrato quando si accede alla casella postale la prima volta. Se non vi è un saluto temporaneo, i chiamanti che accedono alla casella postale sentiranno il saluto permanente. Un saluto permanente non può essere molto specifico perché è formulato in modo da essere idoneo a tutte le situazioni. Per situazioni specifiche, creare un saluto temporaneo che durerà soltanto per un determinato numero di giorni. Ecco due esempi di saluti temporanei: "Salve. Avete chiamato Giovanna Bianchi. Sono in ferie da venerdì 18 giugno a venerdì 25 giugno. Rientrerò lunedì 28 giugno. Lasciate un messaggio, vi richiamerò appena possibile. Per le urgenze, premete [0] e chiedete di essere trasferiti al numero di Maria Rossi". "Avete chiamato Mario Rossi e oggi è giovedì 13 maggio. Sono impegnato in riunione tutto il giorno, quindi non potrò rispondere alle chiamate. Lasciate un messaggio, vi richiamerò domani". È possibile modificare il saluto temporaneo in qualsiasi momento che si desidera per informare i chiamanti di eventuali variazioni di programma. Si consiglia di creare un saluto temporaneo ogni giorno: in tal modo, i chiamanti capiscono che l'utente utilizza effettivamente il sistema di casella vocale. È anche possibile lasciare il nome di una persona di supporto, se non si può rispondere alle chiamate. Creazione o modifica di un saluto permanente Nota: Il saluto permanente iniziale viene creato quando si accede alla casella postale per la prima volta per impostare il codice segreto, registrare il nome e registrare il saluto permanente. 1. Chiamare il sistema di casella vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto. 4. Seguire le richieste vocali. 17

18 Creazione di un saluto temporaneo 1. Chiamare il sistema di casella vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto temporaneo. 4. Seguire le richieste vocali. Creazione di un saluto temporaneo 1. Chiamare il sistema di casella vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto temporaneo. 4. Seguire le richieste vocali e impostare il numero di giorni su 0, per disattivare il saluto temporaneo. 18

19 Suggerimenti utili Accessibilità in multifrequenza 24 ore al giorno Il sistema di casella vocale funziona 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Per utilizzarlo, è sufficiente disporre di un telefono in multifrequenza per controllare i messaggi in qualsiasi momento, da qualsiasi posizione. Ascolto dei messaggi Le opzioni "Pausa", "Riavvolgimento" e "Avanzamento veloce" nel menu Esegui sono valide soltanto durante l'ascolto di un messaggio. Utilizzare questi tasti per riprodurre informazioni sfuggite, per interrompere un messaggio in modo da poter scrivere appunti o per passare rapidamente a un altro messaggio. Quando si ascoltano i messaggi, i messaggi nuovi vengono riprodotti prima di quelli salvati. Dopo aver ascoltato tutti i messaggi, il sistema ritorna al menu principale. Invio di messaggi Quando si invia un messaggio, è possibile creare un elenco di distribuzione di un massimo di 49 caselle postali. Se l'invio deve essere effettuato a un numero maggiore di caselle postali, il messaggio dovrà essere inviato nuovamente a un secondo elenco di distribuzione. Limite di memorizzazione dei messaggi Il sistema elimina un messaggio salvato una volta trascorso il numero di giorni impostato dall'amministratore (tipicamente 15 giorni). I messaggi eliminati non possono essere recuperati. Deviazione e trasferimento Le opzioni "Risposta" e "Invia" nel menu Esegui funzionano soltanto con altre caselle postali dell'azienda. Non è possibile rispondere a un messaggio o trasferire un messaggio su un numero esterno. 19

20 Messaggi certificati Quando si invia un messaggio certificato, il sistema crea una "ricevuta" contenente i nomi dei destinatari del messaggio. La ricevuta diventa un messaggio salvato nella casella postale. Ogni volta che si ascolta la ricevuta, è possibile individuare chi ha ascoltato il messaggio e chi no. Quando tutti hanno ascoltato il messaggio, è possibile eliminare la ricevuta dalla casella postale. Digitazione anticipata Non è necessario ascoltare tutte le richieste dei menu prima di selezionare un tasto; le richieste vengono fornite soltanto per comodità. Se si conoscono i tasti da utilizzare, digitarli subito per spostarsi all'interno del sistema il più velocemente possibile. Durata e condizioni dei messaggi Non vi sono limiti di tempo per la durata dei messaggi, tuttavia dopo cinque minuti il sistema interrompe il chiamante e chiede se desidera continuare. In assenza di risposta, il sistema interrompe la registrazione e riaggancia. Lo stesso succede se il chiamante smette di parlare per diversi secondi o se la connessione è debole. Se il chiamante si trova in un ambiente molto rumoroso, come una fabbrica o in auto in una giornata ventosa, il sistema potrà disconnettersi. Il chiamante dovrà riprovare da un posto più tranquillo. La durata minima dei messaggi è di due secondi. 20

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22 TM, Marchio di Mitel Networks Corporation. Copyright 2003, Mitel Networks Corporation. Tutti i diritti riservati.

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