Guida all'applicazione gestione conti correnti e carte di credito Per chiarimenti - Ing. Lorenzo Sanna

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1 Guida all'applicazione gestione conti correnti e carte di credito Per chiarimenti - Ing. Lorenzo Sanna Premessa L'applicazione l'ho inventata su Access per gestire i conti correnti e le carte di credito della mia famiglia. Salvo minori prestazioni per Query e Reporting, quella campione (corredata di dati di fantasia) realizzata per testare "Base" è del tutto equivalente come prestazioni a quella sviluppata con Access. Quando ho scoperto l'esistenza di Libre Office ho voluto testare in questo modo questo sw libero. Peraltro avevo già testato Calc con successo e ne ero rimasto pienamente soddisfatto. Il Data Base Sia in Access che in Base la base dati è identica. Il piccolo DB relazionale è visibile dopo l'avvio. Ma partiamo dall'avvio. Aperto Libre Office o direttamente Base bisogna selezionare un DB esistente. Basta un doppio click sul nome del DB. VIDEATA INIZIALE dopo Apri file e poi dopo doppio Click su: GstProve.odb (Poi rinominate pure il file come vi pare. Ad esempio GstCC come gestione Conti Correnti e Carte) A questo punto (abilitate pure le macro) appare una videata che elenca uno dei gruppi di oggetti (Tabelle, Ricerche = Query, Formulari = Maschere, Rapporti = Reports) che costituiscono l'applicazione. Normalmente ci si posiziona sui Formulari e quindi si visualizza immediatamente l'elenco delle possibili videate da gestire. Il posizionamento è determinato dall'ultima operazione fatta prima di salvare il file modificato. Prima di affrontare videate e modalità esaminiamo la base dati selezionando Strumenti (2 posizioni a sx del? del menù in alto) e quindi dal menù a tendina Relazioni. 1

2 VIDEATA del DB DOPO : Strumenti > Relazioni Come si vede la Tabella dei movimenti di conti correnti e carte di credito TabMovCC è "Figlia" di 2 "Padri" che sono: - la tabella dei conti correnti o carte di credito TabCodiciCC che ha per chiave il campo CC ; - la tabella delle causali TabCausaliCC che ha per chiave il campo Causale. Quindi tramite il campo Causale ed il campo CC (codice del conto corrente o carta di credito) i movimenti della tabella TabMovCC sono distintamente in relazione N a 1 con i rispettivi "Padri". Le causali per i conti correnti sono AB (assegno bancario), AC (assegno circolare), CB (commissioni bancarie) RD (rimessa direta o addebito in conto), V (versamento) ecc. Le causali per le carte di credito sono solo i mesi di spesa perché di solito la banca addebita ogni 10 del mese successivo il saldo delle spese effettuate nel mese precedente e quindi sono GE (gennaio) MA (marzo) MG (maggio). Le causali servono se si vuole sapere quanto si spende di Bollo, di Telefono, di Commissioni Bancarie, ecc. La tabella causali contiene un Flag Carta di Credito per distinguere le causali delle carte da quelle dei conti. Per la tabella dei Conti Correnti/Carte di Credito si è scelta una chiave di 2 caratteri maiuscoli perché più che sufficiente per uso familiare. Infatti si gestisce in media qualche Conto Corrente e qualche carta di credito. Se si volesse gestire tanti Conti Correnti bisognerebbe codificare Banca Agenzia e Conto. In questo caso con il campo chiave CC s'indica un preciso conto corrente di una banca. E le righe della tabella che individuano carte di credito (quelle per le quali abbiamo riservato le sole causali mese) sono "flaggate". La chiave che contraddistingue ogni movimento della tabella TabMovCC è CC, data operazione e n operazione perché ogni giorno è possibile effettuare più di una operazione. SE ORA TORNIAMO SUI FORMULARI E facciamo doppio Click sulla riga AggiornamentoMovimentiCC appare la videata più importante dell'applicazione (vedi pag. seguente). 2

3 1) Fare doppio Click sulla riga evidenziata. 2) Apparirà: Nella Form (o maschera) ci sono 4 viste. Nella Vista 1, costituita dal riquadro In alto a sinistra, c'è la tabella dei nostri Conti e dellenostre Carte. Scorrendo le righe cambia il contenuto della vista 4 (quella a destra) che è costituita dai soli movimenti della riga selezionata in Blu. Contemporaneamente nella finestrella Saldo Movimenti che è la Vista 2 (in alto tra la Vista 1 e la 4) si aggiorna via via il saldo della riga in Blu. Per non separare in 2 colonne entrate e uscite, ho adottato il segno (avere) per gli incassi e + (dare) per le spese (che ahimè sono molto più numerose da registrare). 3

4 La quarta vista (non necessaria in Access), che è la nostra Vista 3, consente la consultazione dei codici causali non potendosi in Base (con le Caselle Combinate) mostrare più di un campo. In questa videata si possono solo gestire i movimenti! Bisogna fare attenzione quando si immettono più movimenti con la stessa data a distiguere il progressivo operazione nell'ambito della giornata. Quando si inserisce un nuovo movimento occorre obbligatoriamente indicarne la causale il cui codice è selezionabile tramite casella combinata. Vedere esempio: La casella combinata ci elenca solo i codici e quindi la Vista 3 è finalizzata alla sola consultazione delle causali (qualora ce ne fosse bisogno). A differenza di un home banking qui posso inserire movimenti che intendo fare, tasse che pagherò, bollette ricevute in anticipo,. Questa videata consente anche di modificare tutti i campi di un movimento già inserito in precedenza. Potrei ad esempio aver sbagliato data, importo, causale. Una modifica molto importante riguarda la possibilità di vistare i Flag "In estratto conto on line" e "In estratto conto ufficiale". Questi indicatori (= flag) si utilizzano per gestire la conciliazione bancaria, cioè per verificare l'allineamento dei propri dati con quelli della Banca. Vistare (= spuntare nel gergo dello scarico merci) il Flag "In EC On Line" significa che il movimento appare anche nella lista che fornisce il proprio Home Banking o nella lista dei movimenti che si può stampare in uno sportello automatico della propria banca, vistare "In EC ufficiale" significa invece che il movimento appare anche in un report di EC (estratto conto) trimestrale ufficiale emesso dalla propria banca. Questi Flag pilotano le liste gestite nei "Rapporti" ( = reports) per verificare saldo e movimenti. Le videate di gestione delle altre tabelle non presentano particolarità degne di menzione. Sono addirittura più semplici. D'altronde l'informatica nasce per semplificarsi la vita quotidiana. 4

5 APPROCCIO ALL'USO DELL'APPLICAZIONE Supponete di essere un padre di famiglia (Lorenzo) con moglie (Donatella) e una figlia (Valentina). Lavorate in 2 e avete 2 conti correnti distinti su 2 differenti banche su cui vengono accreditati i rispettivi emolumenti (causale = EM). Avete pure una figlia con proprio conto corrente (codice CC) distinto. Una delle 2 banche ha fornito papà e mamma di distinte carte di credito i cui movimenti vengono addebitati a saldo al 10 del mese successivo di spesa. Per fortuna avete a disposizione questa applicazione che vi consente di tenere sotto controllo la disponibilità di spesa nell'orizzonte temporale di 1, 2 o 3 mesi. Per prima cosa definite il Data Base (e qui va bene la creazione guidata di tabelle messa a disposizione da Base). Poi create le maschere separatamente le varie maschere (avendone in testa l'utilizzo) e le raggruppate nel minor numero indispensabile di Form. A questo punto, realizzata l'applicazione censite i vostri conti correnti e le carte di credito e li caricate con la videata (formulario): Qui si vede il risultato finale. Il Data Base vi impone di utilizzare SIGLE maiuscole di 2 caratteri alfabetici per individuare Conti Correnti e Carte di Credito. Il flag che si inserisce nel campo CartaDiCretito? serve appunto a distinguere (anche se non ce ne sarebbe strettamente bisogno) se il codice CC immesso riguarda una Carta o un Conto. La videata è pure documentata e sostituisce di fatto un manuale. Caricata la tabella TabCodiciCC (quella a sx del Form) si passa poi a caricare con lo stesso formulario le causali di movimentazione del Conto Corrente (identificate da codice alfanumerico di 2 caratteri). In questa tabella figurano 2 altri cami oltre alla descrizione(es. AC = Assegno Circolare, B = Bonifico). Il primo campo CausaleMese? viene vistato per individuare le causali che servono per distinguere per mese i movimenti della carta di credito, il 2 è per tradurre eventualmente in N la sigla del mese. Caricate le 2 tabelle (potete usare per le causali le sigle che adopero io, ma non è un must!) e poi potete procedere a caricare i movimenti. 5

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