Mexal Controllo di Gestione e Gestione Commesse

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1 Mexal Controllo di Gestione e Gestione Commesse

2 Controllo di Gestione e Gestione Commesse TARGET DEL MODULO Il modulo Controllo di Gestione e Gestione Commesse di Passepartout Mexal è stato progettato per soddisfare le esigenze delle medie imprese che vogliono adottare le metodologie più moderne nell ambito del controllo di gestione e monitorare tutte le movimentazioni di costo e ricavo inerenti ad una commessa, ad un area di competenza o ad entrambi. I software gestionali Passepartout sono distribuiti esclusivamente da una rete di altamente selezionata e qualificata di Partner. Per maggiori informazioni telefona al numero verde: Il marchio Passepartout è registrato e di esclusiva proprietà di Passepartout s.a. Tutti i testi riportati sono di esclusiva proprietà di Passepartout s.a.. E vietata qualsiasi riproduzione degli stessi, anche parziale, con qualsiasi mezzo senza preventiva autorizzazione scritta. Tutti gli altri marchi citati sono registrati e di esclusiva proprietà dei rispettivi autori e/o delle rispettive aziende. Le specifiche possono subire variazioni in qualsiasi momento senza preavviso.

3 INTRODUZIONE La PIANIFICAZIONE è il processo previsionale di lungo periodo (3-5 anni) attraverso il quale si formulano le scelte strategiche dell azienda Il CONTROLLO DI GESTIONE (o controllo direzionale) è il momento operativo di verifica della pianificazione nel breve periodo Pianificare significa prevedere un futuro aziendale e predisporre le risorse (finanziarie, tecnologiche, umane, ), le modalità di azione e i percorsi gestionali più validi per realizzarlo. Pur fondandosi su informazioni anche elaborate, la previsione è delegata all intuito e alla percezione dell individuo e mantiene quindi un alta componente di soggettività e di emotività È necessario individuare in anticipo la bontà di quanto pianificato, per poter intervenire tempestivamente se e quando dovessero presentarsi criticità gestionali che potrebbero allontanare l azienda dagli obiettivi. Quindi è molto sentita l esigenza non tanto di formalizzare la pianificazione quanto di potenziare gli strumenti del controllo. Non esiste un algoritmo che possa dimostrare con certezza l esistenza di uno strumento di pianificazione e controllo MIGLIORE, adatto a qualsiasi situazione d impresa. Ad ogni singola realtà aziendale si adattano tecniche e strumenti che solo l impiego e l esperienza possono far ritenere migliori di altri. Un buon sistema di pianificazione e controllo è fondato non solo su grandezze economicofinanziarie, ma anche su misurazioni di qualità, di efficacia e di efficienza delle prestazioni gestionali. Nel breve periodo si devono tradurre le strategie pianificate in programmi d azione, che devono poter essere verificati nelle loro modalità di svolgimento, per riscontrare il raggiungimento degli obiettivi. Il processo di verifica dei risultati conseguiti, formato da interazioni capaci di influire velocemente sui comportamenti del management, prende il nome di CONTROLLO DI GESTIONE. Nella realtà aziendale il vocabolo controllo si presta alle interpretazioni più varie. Spesso il concetto è inteso nel senso più ampio di sistema di pianificazione e controllo. A volte capita di confonderne i significati, identificando il controllo di gestione con gli strumenti di cui si avvale: budget, reporting, analisi di bilancio, Il controllo di gestione è definito nei modi più vari: insieme di tecniche e strumenti quantitativi finalizzati al miglioramento del processo decisionale processo di autocontrollo direzionale Il CONTROLLO DI GESTIONE è un Sistema Direzionale formato dall insieme delle attività attraverso le quali i dirigenti guidano il processo di allocazione e di utilizzo

4 delle risorse, per raggiungere efficacemente gli obiettivi tramite approcci gestionali efficienti. Un buon sistema di controllo deve essere un vero strumento di guida per lo svolgimento della gestione; quindi deve prima di tutto consentire la verifica costante e continua dell efficacia e dell efficienza della gestione. L efficacia è misurata dal confronto tra i risultati conseguiti e gli obiettivi pianificati. L efficienza è misurata dal rapporto tra gli input usati per la realizzazione della gestione e gli output ottenuti. All interno del sistema di controllo si possono individuare tre momenti che ne caratterizzano il tipo: 1. controllo preventivo (o a priori ) si identifica nelle attività di budgeting 2. controllo concomitante (o in itinere ) si identifica nelle attività di reporting direzionale è costituito da un sistema di rendiconti strutturati in grado di segnalare le aree critiche della gestione, sia nei suoi processi sia nell area economicofinanziaria 3. controllo consuntivo (o a posteriori ) consiste in un controllo dei fatti della gestione (processi ed economico-finanziari) a cose avvenute genera azioni correttive a posteriori Il vocabolo Commessa significa affidare. Lo strumento per il controllo di gestione deve essere in grado di tenere sotto controllo i costi ed i ricavi durante lo sviluppo temporale dell avanzamento di una commessa.

5 CARATTERISTICHE GENERALI Il modulo Controllo di Gestione e Gestione Commesse è completamente integrato con tutte le procedure del gestionale Passepartout Mexal: contabilità, ciclo attivo e passivo, magazzino e produzione. L integrazione può avvenire in maniera parametrica, così come tutta la fase di analisi e simulazione. Il modulo è stato sviluppato per offrire soluzioni ad un ampia gamma di attività, ad esempio: aziende commerciali che lavorano su commessa e integrano la vendita di prodotti con la fornitura di servizi accessori come installazione e/o addestramento oppure rivendono prodotti non standard di cui curano, su ordine del cliente, il reperimento e il trasporto fino a destinazione. aziende produttive che lavorano su commessa per produzioni specifiche del cliente, produzioni ripetitive (spesso anche in conto lavoro), produzioni di macchinari complessi (linee robotizzate, gru, ecc.) e opere di edilizia. aziende di servizi che non lavorano necessariamente su commessa ma vogliono monitorare le consulenze prestate ai clienti attribuendo costi e ricavi per area di competenza. Il modulo è in grado di analizzare costi e ricavi durante l avanzamento temporale della commessa o dei singoli centri. Un ulteriore obiettivo della procedura è anche quello di fornire un contenitore per elaborazioni riguardanti il conto economico riclassificato, l andamento di commessa con relativi K di redditività e la gestione del S.A.L. Tutti i dati che vengono analizzati dalle stampe di controllo provengono da un unico archivio di movimenti, dai preventivi alle fatture, dalle bolle di carico alle bolle di scarico di produzione. In tutti i documenti infatti è possibile indicare la natura ed il centro di costo, il codice commessa e la data di competenza operativa. L archivio è multi annuale ed è previsto per integrazioni con macchine a controllo numerico. La metodologia utilizzata per valutare il conto economico riclassificato è quella del sistema Duplice misto. L utente infatti non deve necessariamente sviluppare il piano dei conti contabile ma può avvalersi di una struttura ausiliaria che in maniera molto parametrica consente la definizione dei conti analitici con struttura variabile fino a 9 livelli. Grazie a questa metodologia se, ad esempio, il valore totale della registrazione di prima nota non coincide con il valore totale del movimento nel controllo di gestione, ne viene data segnalazione all utente, il quale può decidere di completare l operazione successivamente. Sono presenti tool opportuni che verificano il controllo di quadratura anche in momenti successivi alla registrazione. L estrema configurabilità dei codici analitici consente anche di definire una struttura legata eventualmente ai codici contabili di tipo patrimoniale. L imputazione dei costi può essere sia a valore che a quantità con la valorizzazione di questi ultimi in base a costi standard o costi a preventivo, consentendo in questo modo di caricare la manodopera di produzione alla stessa stregua dei conti analitici. Il controllo di gestione è ulteriormente arricchito con un potente programma di gestione budget che può essere definito su base mensile fino ad un massimo di 10 anni e con criteri parametrici semi-automatici per velocizzarne il caricamento.

6 L utente può scegliere di caricare i budget, richiamando direttamente le singole righe del preventivo oppure avere come base di confronto i singoli conti di analitico generici. La funzione di gestione budget inoltre consente di generare nuovi budget a partire dai consuntivi o da budget esistenti e di creare fino a 99 revisioni per i budget già caricati. Infine la reportistica è stata particolarmente curata e parametrizzata; ovviamente disponendo di una potente base dati relazionale, accessibile direttamente con strumenti esterni di Office Automation, il controller è in grado di rilevare tutte le informazioni necessarie per un analisi puntuale e efficace dell andamento aziendale. I report standard sono già previsti per produrre in maniera chiara ed efficace il conto economico riclassificato per il Full Costing, Direct Costing, Direct Costing Evoluto e per avere margini di contribuzione per singola commessa. Inoltre gli stessi report sono stati progettati per produrre il risultato rispetto ai centri di costo e ricavo.

7 CODICI ANALITICI Il modulo consente di definire una struttura di codici analitici che è alfanumerica di nove livelli definiti liberamente dall utente. Permette di indicare sulla radice il riferimento al Piano dei conti ( A - attività, P - passività, C - costi, R - ricavi) e nell ultimo livello definito elementare, per i conti economici ( C - costi, R - ricavi) la natura del conto, definita nell apposita tabella (*). Stabilita la tipologia del conto nei codici elementari, si può definire se il conto verrà trattato a quantità o valore o entrambi. * Descrizione Tipo Radice Specifiche Natura VD Costi Variabili diretti C Costi rilevati solo se si produce. Sono direttamente attribuibili ad un codice articolo, commessa. VI Costi Variabili Indiretti C Costi rilevati solo se si produce. Non sono direttamente attribuibili ad un codice articolo, commessa. CF Costi Fissi C Costi rilevati a prescindere dalla produzione CE Costi Extragestione C Costi non legati alla gestione caratteristica dell azienda. RD Ricavi Diretti R Ricavi direttamente attribuibili ad un codice articolo, commessa. RI Ricavi Indiretti R Ricavi non direttamente attribuibili ad un codice articolo, commessa. RE Ricavi extragestione R Ricavi che non sono legati alla gestione caratteristica dell azienda. RF Ricavi Fissi R Possibilità di raggruppare ricavi extragestione con pertinenza con la gesti.caratteristica dell azienda (es.: Royalties, brevetti, diritti d autore utilizzo di marchi). SF Costi Semi variabili Fissi SV Costi Semi variabili Indiretti C Costi con una componente di natura Variabile Diretta ed una componente di natura Fissa. C Costi con una componente di natura Variabile Diretta ed una componente di natura Variabile Indiretta.

8 STRUTTURA DEI CODICI ANALITICI La struttura dei codici analitici è completamente configurabile in fase di installazione. L utente ha ha disposizione 9 caratteri con i quali può generare una strutture del codice fino a 9 livelli.

9 CODICI AREA Con questa struttura si vogliono rappresentare non solo luoghi, operai, reparti all interno dell azienda, ma anche aree di competenza e/o di raggruppamento logico nei quali far confluire tutti i costi e i ricavi. L utilizzo dei centri è fondamentale per calcolare in maniera oggettiva i margini di contribuzione (di prodotto o per commessa) ripartendo i costi variabili indiretti proporzionalmente in base ai costi diretti rilevati sui centri stessi. La struttura dei codici area è definibile a più livelli. Stabiliti i livelli, per ogni codice elementare sarà poi possibile inserire le relative anagrafiche.

10 ANAGRAFICA COMMESSE Il modulo di anagrafica contiene una serie di informazioni per la gestione della commessa, oltre ad una parte strettamente anagrafica, dove possono essere gestite le date relative allo stato della commessa (sospesa, aperta, chiusa in garanzia o chiusa definitivamente). Condizioni commerciali In questa sezione si possono indicare, informazioni quali il codice agente di riferimento, e l eventuale provvigione, ed altri dati che verranno proposti di default sui documenti del ciclo attivo e passivo se l utente specifica sulle testate dei documenti stessi, il numero di commessa.

11 Tempi di lavorazione Si possono indicare 4 voci di analitica per le quali indicare un importo a preventivo. In questo modo, tramite elaborazioni opportune, l utente può controllare la situazione costi e ricavi delle eventuali lavorazioni. La maschera si può personalizzare anche a livello di descrizioni, quindi l utente può anche definire voci di analitica di particolare rilevanza per l azienda, per le commesse, e descrivere opportunamente i campi a video per una corretta interpretazione. Saldi La stampa situazione commesse aggiorna tutti i progressivi presenti in questa sezione.

12 Contratto L utente ha la possibilità di inserire informazioni quali la data di definizione del contratto, eventuali date di riferimento per la consegna dei lavori, come ad esempio, data collaudo, data consegna definitiva lavori, eventuali anticipi e/o penali. Si può definire anche una percentuale di ricarico da applicare ai documenti che vedono coinvolta la commessa in dettaglio. File Allegati Questa sezione consente di memorizzare documenti in formato BMP, JPG, ecc., con la possibilità di averne l anteprima a video (la piantina del progetto, piuttosto che lo schema del circuito stampato, la copia del contratto in formato digitale, ecc.).

13 Pagamenti La sezione consente all utente di indicare le condizioni commerciali legate al pagamento con l opportunità di inserire fino e 20 rate con tutti i tipi di pagamento previste dalla procedura (ad esempio: 30% al primo stralcio con Rimessa Diretta, 20% a completamento sezione 1 del progetto con R.B., ecc.).

14 ANAGRAFICA BUDGET Tramite questo modulo si vuole dare la possibilità all utente di definire delle strutture di controllo che saranno poi esaminate e confrontate con il consuntivo. Si ha la possibilità di generare dei budget su documenti preventivi generati sia a livello di cliente che di fornitore. Si può associare al budget una tabella di ripartizione per un inserimento delle informazioni più veloce, gestire uno storico di revisione, ed apportare modifiche ad ognuna della revisioni. Il budget deve riferirsi ad un ben preciso intervallo temporale, che può arrivare fino ad un massimo di 10 anni. Questo budget di lungo periodo deve poi essere suddiviso in budget di breve periodo, deve cioè essere mensilizzato. Ogni budget può contenere fino a 5000 righe di dettaglio; in ogni riga compaiono le entitàbase [Codice Analitico, Articolo (solo se il budget è legato ad un preventivo cliente o fornitore), Commessa, Area] che possono essere messe in relazione fra loro secondo diverse combinazioni.

15 TABELLE CRITERI DI SUDDIVISIONE PER BUDGET È una tabella che consente di impostare per un codice una ripartizione in percentuale parametrica da sfruttare nei Budget per velocizzarne l inserimento. TABELLA DI RIPARTIZIONE PER COMMESSA La tabella consente all utente di costruirsi una serie di criteri di ripartizione da applicare eventualmente nella stampa del margine di contribuzione. Le percentuali attribuite alle commesse verranno poi utilizzate per ripartire i costi variabili indiretti.

16 TABELLA DI RIPARTIZIONE PER ANALITICI La tabella consente all utente di costruirsi una serie di criteri di ripartizione da applicare nell inserimento dei movimenti di analitica. Inoltre offre la possibilità di creare delle ripartizioni per le registrazioni ripetitive nella gestione aziendale, per esempio gli stipendi.

17 MOVIMENTI DI CONTABILITÀ ANALITICA L archivio è il cuore del modulo Controllo di Gestione. All interno di questo archivio confluiscono i movimenti di controllo di gestione provenienti dai moduli di contabilità, magazzino e produzione. E possibile inserire movimenti manualmente ed importare movimenti provenienti da sistemi di rilevazione presenze per il controllo dei costi di manodopera. Tutte le stampe prodotte dalla procedura si basano sui dati contenuti in questo archivio. Durante la fase di inserimento è possibile aggiungere alla riga del movimento di controllo di gestione, anche altri dati, che nella forma possono fare riferimento a un documento Generico o di Prima Nota o di Magazzino che in realtà è fittizio: si tratta infatti di dati solo descrittivi (e quindi tutti facoltativi).

18 La finestra di inserimento dei dati aggiuntivi cambia aspetto a seconda del tipo di documento cui essi devono essere collegati. dati aggiuntivi collegati a documento di Prima Nota dati aggiuntivi collegati a documento di Magazzino dati aggiuntivi collegati a documento Generico

19 AUTOMATISMI PER LE CAUSALI CONTABILI Questa funzione consente di personalizzare, per ogni causale contabile, il comportamento dei programmi di IMMISSIONE PRIMA NOTA e di REVISIONE PRIMA NOTA per quanto riguarda la generazione dei movimenti di Contabilità Analitica e l apertura della finestra per l imputazione dei dati necessari. AUTOMATISMI PER I DOCUMENTI MAGAZZINO Questa funzione consente di personalizzare, per ogni documento di magazzino, il comportamento del programma di EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI DI MAGAZZINO per quanto riguarda la generazione dei movimenti di Contabilità Analitica e l apertura della finestra per l imputazione dei dati necessari.

20 INTEGRAZIONE CON PASSEPARTOUT BUSINESS INTELLIGENCE VERSIONE LITE* Il modulo Controllo di Gestione e Gestione Commesse è integrato con un potente Data Warehouse, con cubi predefiniti (Passepartout Business Intelligence versione Lite). I dati sono in replica e su database relazionale, grazie alla funzionalità garantita dai moduli MDS e MexalDB. Il database può essere Microsoft SqlServer, oppure MySql, quest ultimo sia in Windows che in Linux. Il Data Warehouse è dotato di un generatore di report integrato ed oltre al cubo predefinito per il controllo di gestione, dispone anche di quelli per il ciclo attivo ed il ciclo passivo. * Disponibile da Ottobre 2005

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