Il caso POLIMI: il cambiamento verso la razionalizzazione delle procedure di acquisto. Cristian Borrello Francesco Cavazzana

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1 Il caso POLIMI: il cambiamento verso la razionalizzazione delle procedure di acquisto Cristian Borrello Francesco Cavazzana

2 Indice 2 Dimensionamento del Servizio Gare e Acquisti di Servizi e Forniture Cambiamento normativo: problema o opportunità? Cambiamento normativo: opportunità di cambiamento e razionalizzazione Utilizzo delle convenzioni CONSIP e del MEPA Limiti delle convenzioni CONSIP: i servizi Acquisti in forma telematica: l esperienza del Politecnico di Milano Pubblicazione degli acquisti sul sito (DL.83 e L.190) Contratti elettronici Legge stabilità - L 228/2012, Art.1, c.149

3 Dimensionamento del Servizio Gare e Acquisti di Servizi e Forniture 3 Acquisti gestiti Beni e servizi di uso comune dell Ateneo Beni e servizi per l Amministrazione Centrale Supporto ai Dipartimenti e altre strutture autonome per acquisti e per lo svolgimento di procedure di gara Importo gestito circa 50 milioni di annui Personale dedicato 8 addetti compreso il Capo Servizio

4 Cambiamento normativo: problema o opportunità? 4 I mutamenti normativi intervenuti, in particolare nel 2012, richiedono nuovi oneri informativi, nuove procedure, nuovi strumenti di acquisto. DECRETO-LEGGE 7 maggio 2012, n. 52 Spending review Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica Art. 7 - Modifiche alle disposizioni in materia di procedure di acquisto DECRETO-LEGGE 22 giugno 2012, n. 83 Misure urgenti per la crescita del Paese Art Amministrazione aperta DECRETO-LEGGE 6 luglio 2012, n. 95 Spending review bis Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini Art. 1 - Riduzione della spesa per l acquisto di beni e servizi e trasparenza delle procedure Utilizzo del MEPA Pubblicazione sul sito di qualsiasi spesa Convenzioni CONSIP e diritto di recesso

5 Cambiamento normativo: problema o opportunità? 5 I mutamenti normativi intervenuti, in particolare nel 2012, richiedono nuovi oneri informativi, nuove procedure, nuovi strumenti di acquisto. DECRETO-LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179 Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese Art. 6 - Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili LEGGE 6 novembre 2012, n. 190 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione Contratti in forma digitale Pubblicazione sul sito di qualsiasi acquisto LEGGE 24 dicembre 2012, n. 228 Legge di stabilita' 2013 Art.1 c.149 / 150 Utilizzo delle Convenzioni CONSIP

6 Cambiamento normativo: opportunità di cambiamento e razionalizzazione 6 Le nuove disposizioni normative rappresentano un opportunità Rivedere criticamente le procedure di acquisto Vincere la resistenza al cambiamento Aggregare spese simili Razionalizzare la spesa Maggior trasparenza e minori costi

7 Utilizzo delle convenzioni CONSIP e del MEPA 7 Aggregazione della spesa a livello nazionale Massime economie di scala Massima trasparenza e concorrenza Procedure di acquisto interamente telematiche Opportunità di risparmio di spesa Opportunità di razionalizzazione delle procedure di acquisto

8 Limiti delle convenzioni CONSIP: i servizi 8 Scarse economie di scala Ampio utilizzo dei subappalti Definizione dei servizi standardizzata, non personalizzata Difficile rispetto delle condizioni contrattuali da convenzione Bassa convenienza economica

9 Acquisti in forma telematica: l esperienza del Politecnico di Milano 9 Elenco Fornitori elettronico Gare interamente gestite con sistemi telematici Richiesta preventivi telematica MEPA: Ordine Diretto di Acquisto MEPA: Richiesta di Offerta Pubblicazione degli acquisti sul sito (DL.83 e L.190) Contratti elettronici

10 Elenco Fornitori Anagrafica, qualifica e controlli 10 Da aprile 2010 è stato istituito l Elenco Fornitori tramite piattaforma web, per gestire in modo tracciato e centralizzato il processo di qualifica dei fornitori: fornitori iscritti Ricerca fornitori disponibile a tutte le strutture dell Ateneo Inserimento dati anagrafici a cura del fornitore Raccolta autocertificazioni art.38 Raccolta centralizzata delle autocertificazioni art.38 D.Lgs. 163/06 Verifica a campione delle autocertificazioni (oltre 400 verifiche complete effettuate) Certificati caricati a sistema Consultazione da tutte le strutture interessate DURC Annotazioni AVCP Visura camerale

11 Elenco Fornitori Semplificazione amministrativa Per perfezionare il contratto e rendere tutte le autocertificazioni necessarie, ai fornitori è richiesto di firmare un unico foglio precompilato. Condizioni Generali di Contratto Autocertificazione art.38 D.Lgs Condizioni Generali di Contratto modalità di pagamento tracciabilità dei flussi finanziari regolarità del servizio controlli penali risoluzione del contratto dichiarazione sostitutiva DURC < (L.106/2011) Tracciabilità dei flussi finanziari, dichiarazione del conto dedicato (L.136/2010) Una unica pagina Interamente precompilata Richiesta solo la firma del fornitore Possibile grazie ai dati già raccolti in Elenco Fornitori

12 Gare interamente gestite con sistemi telematici Cottimo fiduciario Fino a (81) Gara aperte Oltre (4) di cui Offerta economicamente più vantaggiosa (51) Prezzo più basso con listino (1) Asta online (33) Modalità Vantaggi Utilizzo di firma digitale e marcatura temporale Massima trasparenza e tracciabilità delle operazioni e dei documenti di gara Fasi pubbliche di gara effettuate online Notevole riduzione del contenzioso Comunicazioni tramite PEC Significativa riduzione dei tempi di gara Confronto competitivo diretto in asta Migliori prezzi di acquisto per prodotti standard

13 Gara Aperta interamente telematica per Servizi e Forniture 13 CASO 1 CASO 2 Oggetto Servizi Integrati di Biblioteca Oggetto Calorimetro calibrato a due camere Importo , 9 anni Importo Data pubblicazione 12/07/2012 Data pubblicazione 28/09/2012 Data consegna buste 28/09/2012 Data consegna buste 19/11/2012 Data aggiudicazione 17/10/2012 Data aggiudicazione 29/11/2012 Documentazione tecnica 300 pagine Documentazione tecnica 200 pagine

14 Gara Aperta interamente telematica: vantaggi 14 Massima trasparenza Firma digitale e marcatura temporale Assoluta inviolabilità delle offerte Nessun onere di verifica dei plichi e delle firme per la commissione Fasi pubbliche online Sedute pubbliche in forma interamente telematica Date predefinite Massima snellezza dei tempi di gara Commissione tecnica Unicamente concentrata sulla valutazione tecnica delle Offerte Tutta la documentazione disponibile in formato elettronico Non deve presiedere a sedute pubbliche

15 Richiesta preventivi telematica: procedure telematiche 15 per importi < ( attualmente non possibile su MEPA) Oggetto Carta per plotter Oggetto Stampanti per barcode Importo Importo 750 Invitati 99 Invitati 8 Offerte ricevute 20 Offerte ricevute 2 Massima concorrenza Elevato numero di inviti Minimo onere amministrativo Invio inviti con un click Valutazione tecnica Confronto di prodotti diversi Semplicità di risposta per il fornitore Preventivi in forma elettronica Non necessari criteri di valutazione formali Anche per importi minimi Archivio automatico dei preventivi online Affidamento diretto al miglior qualità / prezzo

16 Aggregazione degli acquisti: il caso dei beni e servizi ICT 16 A partire dal 2011 è stato messo in atto un piano di aggregazione degli acquisti di beni e servizi in ambito ICT. L utilizzo degli strumenti di gara telematica ha consentito di gestire il notevole incremento richiesto del numero di procedure di Cottimo Fiduciario Valore medio ordine: Valore medio ordine: Numero ordini rispetto al 2010: - 32 % Valore medio ordine: Numero ordini rispetto al 2010: - 41 %

17 Aggregazione degli acquisti e MEPA 17 Valore acquisti < Stima 2013 Servizi di registrazione brevetti Servizi informatici (alcune tipologie) Formazione Macchinari/attrezzature (alcune tipologie) Merchandising NON PRESENTE SU MEPA 51% MEPA 39% Stima per categorie merceologiche relativa agli acquisti di beni e servizi dell Amministrazione Centrale PARZIALMENTE PRESENTE SU MEPA 10%

18 MEPA Ordine Diretto di Acquisto 18 Comodo e veloce fino a I prezzi spesso non sono convenienti! Asciugamani elettrici 100 pezzi Miglior prezzo MEPA: 168 Prezzo diretto dal produttore: 110 Lampada per videoproiettore 3 pezzi 900 Miglior prezzo MEPA: 295,55 Primo risultato su motore di ricerca internet: 290

19 MEPA Richiesta di Offerta al prezzo più basso Ottimo strumento per gare telematiche 19 Manca strumento di richiesta preventivi Lampada per videoproiettore Utilizzabile se il prodotto è univocamente identificabile Molto semplice da impostare Veloce Conveniente Non consente confronto della qualità 3 pezzi 870 a base d asta 5 invitati 2 offerte ricevute 1 ora di lavoro 5 giorni di pubblicazione Prezzo offerto % da Catalogo MEPA - 15 % da prezzo internet

20 MEPA Richiesta di Offerta con Offerta Economicamente più Vantaggiosa 20 Da utilizzare se il prodotto non è univocamente identificabile Se indicazione di marca va specificato o equivalente Criteri di valutazione della qualità formalizzati e predefiniti Commissione di gara e verbali Sicuramente conveniente per importi > Carta igienica 1 anno di fornitura ,00 a base d asta 7 criteri di valutazione numerici (sostenibilità ambientale) 6 criteri qualitativi valutati dalla Commissione 5 giorni di lavoro per la stesura degli atti di gara 20 giorni di pubblicazione

21 DL 83/2012 e L 190/2012: pubblicazione degli acquisti sul sito di Ateneo 21 DL 83/12 e L 190/12 Prevedono la pubblicazione di dati relativi agli acquisti ed ad ogni altra uscita di denaro (sovvenzioni, contributi, sussidi, corrispettivi e compensi a persone, professionisti, imprese ed enti privati) Richiedono la pubblicazione sul sito di tabelle in formato aperto Matrice comune dei dati I dati richiesti dalle due norme sono stati analizzati e riportati ad una matrice comune, in attesa dello schema tipo che dovrà essere redatto dalla AVCP Una unica tabella pubblicata sul sito risponde ad entrambe le norme La periodicità di pubblicazione del dato deve essere compatibile con entrambe le norma (ipotizzata pubblicazione mensile) Estrazione automatica dei dati I dati relativi agli acquisti < vengono estratti automaticamente dal sistema contabile (CIA) per la pubblicazione periodica sul sito web Per acquisti di importo superiore la tabella da pubblicare è completata a mano

22 L 179/2012: Contratti con firma digitale 22 Obbligatori per scrittura privata? Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata. Molte interpretazioni sostengono che la scrittura privata non deve essere in modalità elettronica MEPA e contratti elettronici I contratti stipulati tramite MEPA e convenzioni CONSIP sono già in forma elettronica Come conservare i contratti elettronici I contratti elettronici devono essere conservati in un archivio con caratteristiche equivalenti all archivio dei contratti tradizionali Per la conservazione dei contratti elettronici viene usato il sistema informatico di Protocollo, Titulus, che conserva il documento con le firme digitali in un apposito repertorio

23 Legge stabilità - L 228/2012, Art.1, c Per gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative e le università statali, tenendo conto delle rispettive specificità, sono definite, con decreto del Ministro dell'istruzione, dell'università e della ricerca, linee guida indirizzate alla razionalizzazione e al coordinamento degli acquisti di beni e servizi omogenei per natura merceologica tra più istituzioni, avvalendosi delle procedure di cui al presente comma. A decorrere dal 2014 i risultati conseguiti dalle singole istituzioni sono presi in considerazione ai fini della distribuzione delle risorse per il funzionamento.