II PARTE Rapporto Finanziario

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1 Seminario di Assistenza tecnica alla redazione del Rapporto Intermedio Annualità 2013 Roma, 22 ottobre 2014 Sala Auditorium ISFOL II PARTE Rapporto Finanziario Relatore: Rossano Arenare

2 PROCESSO DI VALUTAZIONE DEL RENDICONTO FINANZIARIO Valutazione interna all Agenzia nazionale La valutazione del Rapporto intermedio, secondo la procedura definita dalla Commissione europea, può prevedere tre diversi esiti: GREEN, laddove vi sia evidenza di un avanzamento nelle attività progettuali, in linea con il livello atteso a conclusione del primo periodo contrattuale e si renda eventualmente necessario contattare l organismo beneficiario soltanto per il chiarimento di problematiche di lieve entità ORANGE, laddove vi siano alcuni segnali di avanzamento ma risultino anche elementi di preoccupazione che richiedono un immediato chiarimento con l organismo beneficiario e/o un ulteriore azione di monitoraggio sul progetto RED, laddove si riscontrino notevoli ritardi realizzativi e/o un basso livello di implementazione delle attività nel primo periodo contrattuale e ne conseguano serie preoccupazioni rispetto al futuro del progetto La valutazione positiva del Rapporto intermedio NON IMPLICA IL RICONOSCIMENTO DI TUTTE LE SPESE DICHIARATE la cui eleggibilità sarà valutata in sede di Rapporto Finale 2

3 PROCEDURA E TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (1) L AN dispone di 90 gg. per approvare o respingere il Rapporto intermedio e qualsiasi documento di supporto e versare la seconda quota di prefinanziamento (cfr. Convenzione Art. IV.2 Secondo pre-finanziamento ): 60 gg. 1. controllo ricevibilità formale 2. valutazione aspetti contenuto e finanziari 3. comunicazione al Beneficiario della conclusione della valutazione e del pagamento della quota prevista La lettera con l esito riporta informazioni inerenti: il colore attribuito l ammontare della seconda quota di pre-finanziamento la documentazione da presentare per il pagamento: 3

4 PROCEDURA E TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (2) 1. Fattura o Nota di addebito 2. Marca da bollo importo vigente (se dovuta) 3. Polizza fideiussoria (se dovuta) 4. Dichiarazione sostitutiva ai sensi del Dpr. 445/2000 per confermare l assenza di variazioni dell assetto societario (se dovuta) Nota, firmata del Legale Rappresentante, relativa a eventuali cambiamenti nell assetto societario o nella persona del legale rappresentante e documentazione attestante la variazione se nel periodo intercorso tra l invio dell ultima certificazione e la richiesta del 2 anticipo si è verificata una variazione (se dovuta) 1. Reperire dal sito della Prefettura di competenza la Dichiarazione sostitutiva resa ai fini del rilascio della informazione antimafia (compresa di allegati) 2. Inviarla compilata (completa di allegati) con il verbale dell assemblea straordinaria o, se non previsto, altro Atto attestante la variazione avvenuta, e all eventuale nuovo statuto/atto costitutivo, con PEC alla Prefettura di competenza e per conoscenza all ISFOL 3. All ISFOL trasmettere anche la ricevuta di acquisizione PEC da parte della Prefettura 4

5 PROCEDURA E TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (3) 30 gg. 1. ricezione documentazione contabile 2. predisposizione nulla osta al pagamento e pagamento della seconda quota di pre-finanziamento ATTENZIONE Questo periodo può essere sospeso (cfr. art. IV.2) 1. durante il controllo dei requisiti formali o degli allegati obbligatori 2. in fase di valutazione contenutistica e finanziaria qualora non sia stata trasmessa documentazione utile ad avviare la valutazione siano necessari ulteriori informazioni/materiali per avviare o completare il processo di valutazione (compreso ADAM) non sia stata fornita documentazione necessaria o non conforme per la predisposizione del nulla osta al pagamento Il pagamento avverrà soltanto a seguito della ricezione dell ultimo documento utile e comunque non oltre la tempistica definita in Convenzione 5

6 A. RAPPORTO FINANZIARIO INFORMAZIONI GENERALI Documentazione di riferimento: Guida al candidato 2013 Supplement for the electronic Application Form 2013 Convenzione di finanziamento compresi i seguenti allegati: - Budget consolidato (Allegato II) - Project Handbook (Allegato III) - Lista dei Partner (Allegato IV) - Nota tecnica relativa alla stipula della polizza fideiussoria e Schema tipo di garanzia fideiussoria (Allegato V) I costi di cui rendere conto devono essere stati SOSTENUTI NEL PERIODO DI RIFERIMENTO DEL RAPPORTO INTERMEDIO Tutte le spese dichiarate devono afferire alle VOCI DI COSTO DISPONIBILI SUL BILANCIO CONSOLIDATO DEL PROGETTO 6

7 A. RAPPORTO FINANZIARIO TABELLE FINANZIARIE Disponibili in formato elettronico (Excel) Unico file: Contiene nove fogli di lavoro con il DETTAGLIO DEL BILANCIO COMPLESSIVO DEL PROGETTO Compilare TUTTE le celle per ciascuna riga, omettere un dato potrebbe compromettere il calcolo Inserire nelle celle solo numeri e/o date (SIMBOLI O ALTRO POSSONO IMPEDIRE IL CALCOLO AUTOMATICO) Per fornire commenti/spiegazioni/note alle informazioni fornite alle spese dichiarate CREARE UN FILE AGGIUNTIVO Per ciascun Partner indicare SEMPRE lo stesso numero d ordine in tutte le tabelle rifacendosi alla numerazione riportata nell Allegato IV alla Convenzione Lista partner e non considerando la P (ad esempio: partner P0 diventa 0, partner P1 diventa 1, ecc.) Qualora fosse necessario aggiungere righe ai format delle tabelle, OCCORRERÀ FARE SPECIFICA RICHIESTA ALL A.N. (fare riferimento al tutor di progetto) 7

8 A. RAPPORTO FINANZIARIO TASSO DI CAMBIO Tutti gli importi indicati nel Rapporto devono essere espressi in euro A tal fine il Beneficiario dovrà procedere alla conversione delle spese effettive in euro sulla base del tasso di cambio stabilito dalla Commissione europea e pubblicato sul suo sito internet il giorno del trasferimento del prefinanziamento da parte dell'agenzia Nazionale al Beneficiario Tale tasso dovrà essere applicato per la conversione in euro di tutti i costi sostenuti nel periodo compreso tra la data del pagamento del primo pre-finanziamento (ovvero dall avvio del periodo di eleggibilità delle spese) fino alla data del successivo pre-finanziamento (nel caso dell ultimo pre-finanziamento, la fine del periodo di eleggibilità) eriod=2009-2&delim=,&language=en cfr. Convenzione Art. V Presentazione dei rapporti e degli altri documenti 8

9 A. RAPPORTO FINANZIARIO TASSO DI CAMBIO Tutti gli importi indicati nel Rapporto devono essere espressi in euro A tal fine il Beneficiario dovrà procedere alla conversione delle spese effettive in euro sulla base del tasso di cambio stabilito dalla Commissione europea e pubblicato sul suo sito internet il giorno del trasferimento del prefinanziamento da parte dell'agenzia Nazionale al Beneficiario Tale tasso dovrà essere applicato per la conversione in euro di tutti i costi sostenuti nel periodo compreso tra la data del pagamento del primo pre-finanziamento (ovvero dall avvio del periodo di eleggibilità delle spese) fino alla data del successivo pre-finanziamento (nel caso dell ultimo pre-finanziamento, la fine del periodo di eleggibilità) eriod=2009-2&delim=,&language=en cfr. Convenzione Art. V Presentazione dei rapporti e degli altri documenti 9

10 FILE EXCEL PROJECT IDENTIFICATION contiene i DATI IDENTIFICATIVI del progetto A.1a totale delle FONTI DI FINANZIAMENTO del progetto A.1b totale delle SPESE SOSTENUTE rispetto al bilancio consolidato A.1c RICHIESTA DI PAGAMENTO del contraente A.2a FONTI DI FINANZIAMENTO del progetto PER PARTNER A.2b SPESE SOSTENUTE DAI PARNTER del progetto A.2c riferimenti dei TRASFERIMENTI BANCARI dal beneficiario verso i partner A.3 dettaglio dei costi di STAFF sostenuti da ciascun partner A.4 dettaglio delle spese di VIAGGIO E SOGGIORNO sostenute da ciascun partner A.5 dettaglio delle spese per DOTAZIONI INFORMATICHE A.6 dettaglio ALTRI COSTI per partner A.7 dettaglio delle spese di SUBAPPALTO per partner 10

11 PROJECT IDENTIFICATION Project Reference: INSERIRE L IDENTIFICATIVO DEL PROGETTO (example) IT1-LEO Agreement Number: RIPETERE L IDENTIFICATIVO DEL PROGETTO (example) IT1-LEO Language (please select): MENÙ A TENDINA CHE PERMETTE DI IMPOSTARE IL FORMAT DI TUTTE LE TABELLE IN INGLESE, FRANCESE O TEDESCO Start Date (dd/mm/yyyy) LA MANCATA INDICAZIONE DELLA DATA DI INIZIO IMPEDISCE IL CONTROLLO DELLE SPESE SOSTENUTE (LE CONSIDERA NON ELEGGIBILI) End Date (dd/mm/yyyy) LA MANCATA INDICAZIONE DELLA DATA DI CONCLUSIONE IMPEDISCE IL CONTROLLO DELLE SPESE SOSTENUTE (LE CONSIDERA NON ELEGGIBILI) 11

12 A.1a: TOTAL PROJECT COSTS - BREAKDOWN OF INCOME SOURCES INCOME CONTRACTUAL BUDGET ACTUAL INCOME I. Grants - Leonardo da Vinci 0,00 - National Support 0,00 - Regional Support 0,00 - Other Community Programmes 0,00 - Other Sources (provide detail separately) 0,00 Sub-total I 0,00 0,00 II. Other Project Income - Own Funds 0,00 - Other Income (product sales, seminar fees, sponsorship, etc.) 0,00 Sub-total II 0,00 0,00 TOTAL (I + II) 0,00 0,00 12

13 A.1b: TOTAL PROJECT COSTS - BREAKDOWN OF EXPENDITURE INCURRED EXPENDITURE CONTRACTUAL BUDGET ACTUAL COSTS I. Staff Costs 0,00 II. Operating Costs - Travel & Subsistence 0,0 - Equipment (up to 10%) 0,00 Sub-contracting Costs (up to 30%) 0,00 - Other 0,00 III. Direct costs 0,00 0,00 IV. Indirect costs (up to 7%) 0,00 TOTAL (III + IV) 0,00 0,00 Il budget contrattuale da indicare DEVE coincidere con il bilancio CONSOLIDATO (Allegato II alla Convenzione), eventualmente EMENDATO secondo la procedura ufficiale, entro il periodo di riferimento del R.I. NO BUDGET MODIFICATO 13

14 TABELLA A.1.c A.1c: REQUEST FOR PAYMENT FROM CONTRACTOR Maximum Community Contribution (from Agreement) Maximum Community % Contribution (from Agreement) Total Declared Expenditure (a) (b) (c) 0 Declared Expenditure * Maximum Community % Contribution (d) = (c)*(b) 0 Final Community Grant (minimum of a & d) 1st Pre-financing Payment (e) 0 (f) 2nd Pre-financing Payment (f) 3rd Pre-financing Payment (where applicable) (f) 4th Pre-financing Payment (where applicable) Balance Interest or Other Income Earned (f) (h)=e-f 0 (i) 0 Final Balance (leading to payment/recovery) (j)=h-i 0 I, the undersigned, declare that the information contained within these tables is correct and based upon real costs. FIRMARE, DATARE E TIMBRARE IN QUANTO SI RIFERISCE A TUTTE LE TABELLE A.1 (a - b c) (Signature of Legal Representative & Stamp of Contracting Organisation) (Date) 14

15 A.2a: Breakdown of Income Sources (by partner) INCOME TOTAL % breakdown I. Grants - Leonardo da Vinci 0 0,00% 0,00 0,00 0,00 - National Support 0 0,00% - Regional Support 0 0,00% - Other Community Programmes 0 0,00% - Other Sources (provide detail separately) 0 0,00% Sub-total I 0 0,00% II. Other Project Income - Own Funds 0 0,00% - Interest 0 0,00% - Other Income (product sales, seminar fees, sponsorship, etc.) 0 0,00% Sub-total II 0 0,00% TOTAL (I + II) 0 0,00% Nell inserire le fonti di finanziamento di ciascun partner rispettare la numerazione indicata nell ultima versione dell Allegato IV alla Convenzione Lista dei Partner. Per inserire eventuali partner entranti/sostituti occorrerà riportarli in coda all ultimo partner originario 15

16 A.2b: Breakdown of Expenses incurred (by partner) Partner Number TOTAL % breakdown I. Staff Costs 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 II. Operating Costs - Travel & Subsistence 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 - Equipment (up to 10%) 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 - Subcontracting costs (up to 30%) 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 - Other 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 III. Direct costs 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 IV. Indirect Costs (up to 7%) 0,00 0,00% TOTAL (III + IV) 0,00 0,00% 0,00 0,00 0,00 Inserire esclusivamente i dati relativi ai Costi indiretti relativi a ciascun partner 16

17 A.2c: Details of Bank Transfers between Contractor and Partners and the remaining LDV funds attributable to the Contractor Partner Number TOTAL Amount Paid (EUR) 0,00 0,00 0,00 0,00 A.2c: Details of Bank Transfers between Contractor and Partners and the remaining LDV funds attributable to the contractor Reference No. Partner Name Partner No. (required) LdV Contribution (EUR) Amount Paid (EUR) % Paid (EUR) Date of Payment Currency Used A2c-001 0,00% A2c-002 0,00% A2c-003 0,00% È necessario fornire le informazioni relative ai trasferimenti bancari effettuati verso tutti i membri della partnership di progetto. Al Beneficiario va imputata la quota di finanziamento non trasferita ai partner I costi sostenuti per effettuare i trasferimenti bancari possono essere imputati al progetto alla voce di costo Costi indiretti La denominazione dell organismo partner deve corrispondere all intestazione riportata sul documento contabile del trasferimento La data qui indicata deve corrispondere alla data dell ordine di bonifico e non alla data dell effettivo accredito Indicare esattamente la valuta (Euro, Sterlina, ) utilizzata (menù a tendina) 17

18 TRASFERIMENTI BANCARI Sulla documentazione inviata deve essere presente il timbro dell Istituto di credito o il numero CRO comprovante l effettivo trasferimento dei fondi Se il trasferimento dei fondi è stato effettuato attraverso il servizio di tesoreria deve essere trasmesso l estratto conto bancario dal quale si evince l uscita di cassa Occorrerà procurarsi sempre contabili separate per ciascuno dei trasferimenti effettuati, in caso contrario richiedere una dichiarazione al partner che ha ricevuto il trasferimento In caso di mancato trasferimento bancario fornire delle motivazioni dettagliate 18

19 SUMMARY: Declared: Staff Costs: 0,00 A.3: Declaration of Staff Costs Organization Partner No. (required) Country Code Invoice Reference No. Name of the Person Staff category reference (see footnote 3 at the bottom of this workshit) Name of activities Start date of activities (dd/mm/yyyy) End date of activities (dd/mm/yyyy) Number of working days for the project (full-time equivalent1) Salary (including employer costs) or full-time rate per day2 TOTAL COST A ,00 A ,00 A ,00 1 Full-time equivalent refers to the number of working hours, per day, defined under national legislation 2 Please describe the method of calculation used for costs introduced to the project, this should be based upon existing documentation and be able to be evidenced 3 Please use following reference numbers: 1 Manager; 2 Researcher teacher and/or trainer; 3 Technical; 4 Administrative 19

20 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (1) Inserire per ciascun partner TUTTE LE RISORSE UMANE impegnate nel progetto riconducibili a questa voce di costo (solo tipologie di contratto di lavoro previste) Inserire anche le eventuali risorse umane (riconducibili alla voce di costo Staff) che non hanno generato costi di personale, ma hanno effettuato dei viaggi rendicontati nella Tabella A.4 (ad es. Legale Rappresentante) Le date di inizio/fine attività si riferiscono al TEMPO DI LAVORO SVOLTO NEL PERIODO CONTRATTUALE NOTA 1: PER IL CALCOLO DELLA GIORNATA LAVORATIVA OCCORRE FARE RIFERIMENTO ALLA NORMATIVA NAZIONALE (Es. Se il contratto prevede 8h giornaliere, occorrerà sommare le ore effettivamente lavorate nel periodo rendicontato dividendole poi per 8) 20

21 NOTA 2: Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (2) RICHIEDE DI FORNIRE IN UN DOCUMENTO A PARTE (Es. dichiarazione) LE SPECIFICHE RELATIVE ALLE MODALITÀ DI CALCOLO UTILIZZATE PER DEFINIRE IL COSTO GIORNALIERO La dichiarazione, riferita a ogni singolo membro dello staff imputato in tabella, deve ricostruire nel dettaglio tutti gli elementi (contributivi e retributivi) che contribuiscono alla definizione del costo giornaliero L IRAP è un costo non eleggibile e quindi va decurtato dal conteggio dichiarato L importo, i nominativi, le giornate e le ore indicate devono corrispondere a quelle riportate nella tabella specifica del rapporto Il costo medio giornaliero e il numero delle giornate indicate nella dichiarazione deve corrispondere a quanto indicato nella documentazione di supporto (timesheet, lettere di incarico, contratti) 21

22 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (3) NOTA 3: RICHIEDE DI FORNIRE INDICAZIONI IN MERITO ALLA CATEGORIA ISCO DI RIFERIMENTO DELLA RISORSA UMANA IMPIEGATA NELLE ATTIVITÀ 1. Manager 2. Ricercatori, Insegnanti, e/o Formatori 3. Personale tecnico 4. Personale amministrativo LE LETTERE DI INCARICO, I CONTRATTI, I TIMESHEET E L EVENTUALE ULTERIORE DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO DEVONO RIPORTARE I RIFERIMENTI AL PROGETTO DEVE ESSERCI COERENZA TRA I DATI RIPORTATI NELLE TABELLE E QUANTO RIPORTATO NELLA DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO 22

23 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (4) Le spese della voce Costi del Personale sono relative a prestazioni del personale direttamente assegnato al progetto e sono risorse umane interne o esterne, che hanno ricevuto un incarico formale Tra le risorse umane interne rientrano le risorse umane legate al beneficiario da un contratto di lavoro subordinato: dipendente a tempo determinato dipendente a tempo indeterminato Tra le risorse umane esterne rientrano le risorse umane legate al beneficiario da contratti con lavoratori autonomi parasubordinati: collaborazioni a progetto collaborazioni coordinate e continuative collaborazioni temporanee tramite agenzia esterna specializzata contratti di prestazioni d opera professionali soggette a regime IVA (se per tutta la durata del progetto) firmati dalle parti, nei quali siano chiaramente indicati la natura della prestazione professionale, il periodo in cui deve essere effettuata, la durata in ore/giornate e il corrispettivo orario/giornaliero laddove pertinente 23

24 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (5) La spesa per le risorse umane è calcolata: in relazione al costo orario/giornaliero e alle ore/giornate di lavoro prestate A dimostrazione delle prestazioni svolte deve essere utilizzato un opportuno sistema di rilevazione delle attività e delle ore lavorate (timesheet) che rappresenti l attività svolta da ogni singola risorsa umana e devono riportare le seguenti informazioni: dati di identificazione del beneficiario nome e cognome del personale direttamente coinvolto nel progetto titolo del progetto numero del progetto periodo di tempo descrizione delle attività svolte totale delle ore/giornate dedicate al progetto firma del personale coinvolto nome, cognome e firma del responsabile del progetto Le registrazioni debbono avvenire di norma su base giornaliera. Nei casi in cui il personale sia coinvolto in più progetti nello stesso periodo di tempo, il sistema di rilevazione delle ore lavorate deve consentire la riconciliazione delle ore totali svolte dalla risorsa professionale e la specificazione delle attività cui le ore lavorate si riferiscono. 24

25 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (6) Il Tempo Produttivo Il monte ore annuo di lavoro è stabilito dai contratti collettivi nazionali (CCNL) e da normative nazionali, e ai fini del calcolo del costo giornaliero, deve essere decurtato delle ore relative ai giorni di ferie, permessi retribuiti, riposi per festività soppresse e per festività cadenti in giorni lavorativi Esempio: TEMPO PRODUTTIVO - ANNO 2013 Ore di lavoro convenzionali Ore non lavorate 52 settimane x 40 ore settimanali (distribuzione orario settimanale su 5 giorni x 8 ore al giorno) Ferie (24 giorni x 8 ore) Permessi retribuiti (4 giorni x 8 ore) Riposi per festività soppresse (4 giorni x 8 ore) Festività cadenti in giorni lavorativi (8 giorni x 8 ore) 2.080, ,00-32,00-32,00-64,00 - TOTALE MONTE ORE ANNUO CONVENZIONALE 1.760,00 TOTALE GIORNI (Totale Monte Ore Annuo Convenzionale / 8) 220,00 25

26 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (7) Per individuare il costo del personale interno occorre fare riferimento alla retribuzione di cui il dipendente utilizzato è già in godimento entro i limiti contrattuali di riferimento. La retribuzione deve essere rapportata alle ore di impegno nell'attività progettuale L organismo dovrà presentare un prospetto che evidenzi il calcolo del costo giornaliero secondo la seguente procedura: Procedura 1: dipendente subordinato Procedura 2: dipendente parasubordinato 26

27 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (8) Procedura 1 ESEMPIO Personale dipendente subordinato La modalità di calcolo utilizzata per definire il costo giornaliero per il dipendente imputato al progetto è stata la seguente: Cognome e Nome del dipendente: Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro applicato: Qualifica, inquadramento e livello del lavoratore (come da relativo CCNL applicato) Descrizione dell incarico progettuale BIANCHI Mario CCNL formazione professionale 7^ Attività di ricerca Periodo di riferimento (anno solare di rif.to): 2013 DESCRIZIONE Importo (in ) A Retribuzione lorda mensile x 12 mensilità ,00 B 13 / 14 mensilità 4.658,16 C Accantonamento TFR 2.295,51 D Oneri contributivi (INPS) 8.946,19 E Oneri contributivi (INAIL) 335,52 F.. 0,00 G.. 0,00 H Totale retribuzione (A+B+C+D+E+F) ,38 I Numero di giorni lavorativi annui (al netto delle ferie, permessi, ex festività soppresse, festività ecc. in accordo con contratto /CCNL): 220 L Costo Giornaliero (H / I) 203,62 M Numero di ore lavorate per giornata (in accordo con contratto /CCNL) 8,00 N Costo Orario (L / M) 25,45 O Numero di ore imputate al progetto 120,00 P Totale Costo relativo al progetto (N x O) 3.054,37 Data: Firma del Legale Rappresentante: / / 27

28 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (9) Procedura 2 ESEMPIO La modalità di calcolo utilizzata per definire il costo giornaliero per il collaboratore imputato al progetto è stata la seguente: Cognome e Nome del dipendente: BIANCHI Mario Personale dipendente parasubordinato Contratto applicato: Collaborazione a progetto Descrizione dell incarico progettuale Ricercatore Durata del contratto: dal 01/10/2012 al 30/09/2014 DESCRIZIONE Importo (in ) A Compenso lordo da contratto 5.000,00 B Oneri fiscali e previdenziali a carico dell Ente 1.100,00 C D.. E Totale Compenso (A+B+C+D) 6.100,00 F Giorni convenzionali da contratto: 22,00 G Costo Giornaliero (E / F) 227,27 Data: Firma del Legale Rappresentante: / / 28

29 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (10) Condizioni specifiche di ammissibilità: Verifiche sul posto e Audit Risorse umane interne Il costo orario dichiarato è giustificato dai seguenti documenti che devono essere prodotti dal beneficiario per le verifiche (Verifiche finanziarie sul posto e Audit): libro unico del lavoro cedolini degli stipendi quietanzati documenti di versamento degli oneri fiscali e previdenziali prospetto analitico della determinazione del costo orario del dipendente copia del contratto collettivo di categoria aggiornato ordine di servizio interno per il conferimento dell incarico autorizzazione per i dipendenti assunti con contratto di inserimento (contratto di formazione e lavoro), indicante la data di inizio, la scadenza e la quota di sgravio curriculum vitae ore di lavoro effettivamente svolte sono state regolarmente rilevate su appositi sistemi, cartacei od elettronici, di rilevazione delle ore (timesheet) 29

30 Tabella A.3 DICHIARAZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE (11) Condizioni specifiche di ammissibilità: Verifiche sul posto e Audit Risorse umane esterne Calcolo in funzione del costo orario/giornaliero e delle ore/giornate lavorate Per le risorse umane esterne, il costo orario o giornaliero è calcolato in funzione del costo definito nel contratto firmato con il prestatore di lavoro comprensivo degli oneri fiscali e previdenziali Condizioni specifiche di ammissibilità: Verifiche sul posto e Audit Il costo è giustificato dai seguenti documenti che devono essere prodotti dal beneficiario per le verifiche: fattura o altro documento di spesa quietanzato contratto /lettera di incarico sottoscritto/a da entrambe le parti, riportante: natura della prestazione; periodo di esecuzione della prestazione; durata della prestazione in ore/giornate/a prestazione; corrispettivo orario/giornaliero/a prestazione; data curriculum vitae firmato ricevute di versamento degli oneri fiscali, previdenziali e assistenziali eventuale autorizzazione alla prestazione nel caso di dipendenti pubblici le ore/giornate di lavoro effettivamente svolte sono state regolarmente registrate su appositi supporti cartacei od elettronici (timesheet) o prodotti collegati all attività svolta (quali verbali di eventuali riunioni svolte, report di attività, fogli di lavoro, report intermedi) 30

31 SUMMARY: Declared: Travel: 0,00 Subsistence: 0,00 Total Costs: 0,00 Table A.4: Travel & Subsistence Expenses Partner No. (required) Invoice Reference No. Name of Person (one person per trip per line) From (dd/mm/y yyy) To (dd/mm/yy yy) Duratio n (no. of days which include overnig ht stays) City (departure) Country (departure) City (destination) Country (destination) Objective of the Trip Transport Type(s) Travel Costs Subsistence Costs TOTAL COST J ,00 J ,00 Nel redigere la tabella è necessario elencare tutti i viaggi fatti da ciascun partner, ordinandoli per data, prima di passare ad elencare i viaggi del partner successivo Utilizzare una singola riga per rendicontare l intero viaggio (andata e ritorno) e i costi di soggiorno sostenuti per quel viaggio 31

32 Tabella A.4 - SPESE DI VIAGGIO E SOGGIORNO (1) I costi rendicontati DEVONO riferirsi SOLO al personale degli organismi partner e devono essere stati sostenuti nel periodo contrattuale Verificare sempre la corrispondenza dei nominativi delle persone e delle date degli incontri ai quali hanno partecipato i singoli partner con quanto dichiarato nella parte contenutistica (sezione E), nella tabella A.3, nei verbali delle riunioni e i fogli firma I costi di viaggio e soggiorno di consulenti ed esperti rientrano fra i costi di subappalto I costi di viaggio e soggiorno di soggetti non riconducibili allo staff e al subappalto vanno imputati in Altri costi (ad esempio relatori a seminari e convegni) Nella colonna Scopo del viaggio utilizzare sempre la stessa descrizione per i viaggi aventi analogo scopo In caso di utilizzo dell auto propria si dovranno imputare i costi calcolati in base alla: 1. tariffa chilometrica in conformità alle regole interne all organismo (max 0,22 al km) 2. corrispondente tariffa ferroviaria/aerea/autobus relativa ad un solo viaggiatore Non si può caricare sul progetto il costo del viaggio del personale per raggiungere le diverse sedi di lavoro del proprio organismo, anche se il viaggio è connesso con il progetto 32

33 Tabella A.4 - SPESE DI VIAGGIO E SOGGIORNO (2) I costi di Soggiorno comprendono vitto, alloggio e trasporto locale ATTENZIONE Le spese di soggiorno che superano i massimali subiranno un taglio Un giorno intero normalmente prevede di norma un pernottamento I costi di soggiorno possono essere rendicontati in funzione del sistema di rimborso adottato dall organismo: - spese effettivamente sostenute (rimborso di ricevute) - rimborso su base forfetaria (sotto forma di diaria) In entrambe i casi va esibita documentazione attestante la presenza e il pernottamento Il costo del pasto offerto a tutti i partner deve essere imputato solo al partner ospitante. Le specifiche (n. delle persone, organismo e nome) andranno fornite nel file aggiuntivo. Il costo sostenuto andrà diviso per il numero di partecipanti e decurtato dal massimale giornaliero a disposizione di ciascun partner Utilizzare una riga dedicata alla rendicontazione del pasto offerto riportando nella colonna Duration il numero dei convenuti al fine di evitare il taglio automatico della spesa dovuta al superamento del massimale giornaliero Il costo del pasto offerto a soggetti esterni al partenariato deve essere imputato alla voce Altri costi fornendo un dettaglio dei partecipanti a fronte dell importo pagato 33

34 Tabella A.4 - SPESE DI VIAGGIO E SOGGIORNO (3) I documenti relativi al viaggio e soggiorno effettuato devono riportare le informazioni minime necessarie, ad esempio: carte di imbarco: nominativo di chi ha viaggiato e date corrispondenti al viaggio fatture hotel: nominativo di chi ha soggiornato e date corrispondenti al soggiorno ricevute pasti: data corrispondente al viaggio e possibilmente nominativo ricevute taxi: data e percorso effettuato Per i viaggi al di fuori dei Paesi coinvolti nel progetto evidenziare la coerenza col progetto e allegare documentazione di supporto che ne dimostri la pertinenza 34

35 SUMMARY: Declared: - Equipment (up to 10 %) 0,00 Tables A.5: Equipment Costs Partner No. (required) Invoice Reference No. Nature& Specification Purpose Period of use in the Project (months) Depreciation time (months) Purchase cost Purchase date (dd/mm/yyyy) Depreciation Amount Degree of use in Project (%) TOTAL COST A ,00 0,00 A ,00 0,00 A ,00 0,00 A ,00 0,00 Sono ammissibili l acquisto, il noleggio e il leasing di attrezzature, nuove o usate, compresi i costi di installazione, manutenzione e assicurazione Si tratta di beni specifici / necessari alla realizzazione delle attività progettuali Si possono imputare in questa voce di costo solo i costi riferiti agli acquisti effettuati durante il ciclo di vita del progetto. Di conseguenza fa fede la data indicata sulla fattura 35

36 Tabella A.5 - SPESE PER LE ATTREZZATURE (1) Si raccomanda per le modalità di acquisto, di seguire le norme comunitarie specifiche relative agli appalti In caso di acquisto, imputare al progetto il tasso annuo di ammortamento Anche se il bene viene acquistato in prossimità della fine del mese verrà considerato per il calcolo dell ammortamento l intero mese Per beni acquistati dai partner italiani aventi un costo inferiore a 516,46 è possibile rendicontare l intero importo al bilancio dell anno di riferimento. Per i partner stranieri che dichiarino di avere analoga normativa, occorrerà acquisire dichiarazione firmata dal Rappresentante legale. In caso di acquisto di beni di valore pari o superiore a 516,46, andrà rendicontato esclusivamente il tasso annuo di ammortamento (considerando la % di utilizzo nel progetto) Le attrezzature acquistate prima dell inizio del progetto, se utilizzate per le attività progettuali, rientrano nei Costi indiretti 36

37 Tabella A.5 - SPESE PER LE ATTREZZATURE (2) La durata del noleggio/leasing deve essere riferita al periodo oggetto di rendiconto. Indicare la data del contratto di noleggio/leasing e, qualora questa fosse precedente al periodo di eleggibilità, indicare la data di avvio del progetto A prescindere dalla data di stipula e dalla durata del contratto di noleggio/leasing, si potranno imputare al progetto le rate che ricadono nel periodo di eleggibilità dei costi specificando la percentuale di utilizzo per il progetto Le fatture devono riportare: 1. la denominazione dell organismo (beneficiario o partner) 2. i riferimenti al Progetto (numero Convenzione CUP / titolo progetto) L importo della fattura deve corrispondere a quello riportato in tabella (se diverso fornire motivazioni) 37

38 Tables A.5: Equipment Costs Tabella A.5 - SPESE PER LE ATTREZZATURE (3) - Esempi Partner No. Invoice Reference No. Nature & specification Purpose Period of use in the project Depreciation time (months) Purchase cost Purchase date (dd/mm/yy) Depreciation Amount Degree of use in the project (%) TOTAL COST 0 A5-001 Acquisto notebook Attività di ricerca e rilevazione dati /06/ ,67 (Calcolo automatico) 50% 83,33 (Calcolo automatico) 3 A5-002 Affitto proiettore Seminari di diffusione /07/ ,00 (Calcolo automatico) 100% 300,00 (Calcolo automatico) 5 A5-003 Collegamenti internet Scambio informazioni con i partner /10/ ,00 (Calcolo automatico) 72% 144,00 (Calcolo automatico) 6 A5-004 Acquistato stampante laser Stampa materiale realizzato con il progetto /12/ ,00 (Calcolo automatico) 90% 270,00 (Calcolo automatico) 38

39 SUMMARY: Declared: Other Costs: 0,00 Table A.6: Other Costs Partner No. (required) Item Purpose Invoice Reference No. Cost Date Cost Degree of use in Project (%) TOTAL COST A ,00 A ,00 Rendicontare i costi direttamente connessi al progetto sostenuti dai partner di progetto, non riconducibili ad altre categorie di costo Per le eventuali attività svolte da soggetti esterni alla partnership di progetto, si raccomanda di seguire le norme comunitarie in materia di appalti 39

40 Tabella A.6 ALTRI COSTI (1) Le fatture e gli eventuali contratti devono riportare: 1. la denominazione dell organismo (beneficiario o partner) 2. i riferimenti al Progetto (numero Convenzione CUP / titolo progetto) L importo della fattura deve corrispondere a quello riportato in tabella (se diverso fornire motivazioni) 40

41 SUMMARY: Declared: Sub-contracting Costs: 0,00 Table A.7: Sub-contracting Costs Partner No. (required) Sub-contracted Activities Start date of activities (dd/mm/yyyy) End date of activities (dd/mm/yyyy) Invoice Reference No. TOTAL COST Questa data non può essere successiva al periodo di riferimento del Rapporto Intermedio A7-001 A7-002 A7-003 A7-004 Riportare in ciascuna riga i riferimenti di un solo contratto di subappalto Per i contratti di subappalto che coprono un periodo superiore a quello di riferimento del R.I. o che prevedono attività aggiuntive rispetto a quelle di progetto, il costo da imputare sarà proporzionale all attività svolta e alla sua durata (fornire nota esplicativa) In tutti i casi in cui non ci sia corrispondenza tra l importo indicato nel contratto e quello nel R.I. si dovrà fornire una nota esplicativa che consenta di comprendere come è stato calcolato l importo imputato al progetto 41

42 TABELLA A.7 - COSTI DI SUBAPPALTO (1) Rendicontare i costi derivanti da contratti di subappalto conclusi ai fini dell esecuzione di parte dell attività del progetto concessi da un partner a un ente, a un organizzazione o a individui esterni Nel contratto devono essere inclusi tutti i costi, comprese le spese di viaggio e soggiorno Si raccomanda di seguire le norme comunitarie in materia di appalti Per gli eventuali contratti prodotti dai partner di progetto non redatti in una lingua veicolare (EN, ES, DE, FR) o in italiano, richiedere al partner una nota esplicativa in una delle suddette lingue Tale nota dovrà indicare almeno: - il nominativo del subappaltatore - la natura del lavoro dato in subappalto - la data di inizio e fine rapporto e l importo Il beneficiario, successivamente, dovrà precisare il numero di riga della tabella in cui il costo è riportato Il personale della partnership non può operare in veste di subappaltatore del progetto 42

43 TABELLA A.7 - COSTI DI SUBAPPALTO (2) Le fatture devono riportare: 1. la denominazione dell organismo (beneficiario o partner) 2. i riferimenti al Progetto (numero Convenzione CUP / titolo progetto) L importo della fattura deve corrispondere a quello riportato in tabella (se diverso fornire motivazioni) I contratti / lettere di incarico devono riportare i riferimenti al Progetto (numero Convenzione CUP / titolo progetto), la durata della prestazione, l ammontare previsto per gli eventuali viaggi Il costo totale non deve eccedere il 30% dei costi diretti del progetto 43

44 GIUSTIFICATIVI IN VALUTA DIVERSA DALL EURO Per le spese sostenute in una valuta diversa dall euro è necessario riportare sul giustificativo di spesa il tasso di cambio, adottato nel rispetto delle norme previste in Convenzione (cfr. Convenzione Art. V Presentazione dei rapporti e degli altri documenti ), e l importo in euro 44

45 GIUSTIFICATIVI REDATTI IN LINGUA NON VEICOLARE Per i contratti, le fatture e altra documentazione prodotta dai partner di progetto non redatta in una lingua veicolare (EN, ES, DE, FR) o in italiano, richiedere al partner una nota esplicativa in una delle suddette lingue 45

46 CODICE UNICO DI PROGETTO CUP (art. IV.6 Convenzione) Il Codice Unico di Progetto (CUP), unitamente al Codice Identificativo del Progetto, deve essere riportato su tutti i documenti amministrativi e contabili, cartacei e informatici, relativi all azione oggetto della presente Convenzione 46

47 SEZIONE K. FINANCIAL REPORT SCRIVERE IL NUMERO DEL PARTNER - AD ESEMPIO PER IL BENEFICIARIO: P0 SCRIVERE IL NOME DEL PARTNER - AD ESEMPIO: ROSSI SPA SCRIVERE IL PAESE DI APPARTENENZA DELL ORGANISMO AD ESEMPIO: ITALIA Riportare per ciascuna voce di costo del bilancio consolidato il valore indicato nella Tabella A.2b riferito al partner di cui si stanno fornendo le informazioni (nel caso in esempio i dati riferiti al partner P0), compresi i costi indiretti Riportare per il partner di cui si stanno fornendo le informazioni il valore indicato nella Tabella A.2a (nel caso in esempio i dati riferiti al partner P0) 47

48 SEZIONE L. PAYMENT 48

49 ALLEGATI FINANZIARI OBBLIGATORI Copie dei trasferimenti bancari tra il Beneficiario e tutti i partner (eventuale dichiarazione di ricezione del partner) Per i costi di subappalto: copia dei contratti/lettere di incarico/preventivi e delle fatture, note esplicative per documenti in lingua non veicolare per le attività date in subappalto (compresa l eventuale documentazione prevista dalle norme comunitarie specifiche relative agli appalti) IN QUESTA FASE NON DEVONO ESSERE ALLEGATI I DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DELLE ALTRE SPESE SOSTENUTE Copia della dichiarazione, datata e timbrata, del regime IVA a cui ogni organismo partner è sottoposto Nota esplicativa per il calcolo del costo giornaliero degli Staff Costs Cd rom/dvd/pen drive contenente le tabelle finanziarie in versione excel debitamente compilate e l eventuale file contenente note esplicative 49

50 GRAZIE PER L ATTENZIONE!