La gestione dei beni sanitari in Area Vasta Romagna. Dr. Silvia Galassi

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1 La gestione dei beni sanitari in Area Vasta Romagna Dr. Silvia Galassi Cesena, 22 marzo 2013

2 I BENI SANITARI Il progetto di centralizzazione delle scorte di beni sanitari in Area Vasta Romagna si sta realizzando e, data la complessità organizzativa, si tratta di un percorso di miglioramento soprattutto gestionale che può essere sintetizzato in diversi punti non necessariamente sequenziali, ma paralleli.

3 I MEDICINALI Nel 2011 è iniziato il processo di centralizzazione nel Magazzino Unico delle scorte dei medicinali. Le Aziende Sanitarie partivano da situazioni diverse sia dal punto di vista organizzativo che gestionale e l unico punto in comune era la gara regionale. L accentramento si è realizzato con la formalizzazione di un contratto unico e con la realizzazione di un applicativo informatico dedicato alla gestione unitaria dei contratti. Sono state informatizzate le clausole contrattuali.

4 INFORMATIZZAZIONE Il processo di miglioramento è rappresentato, in particolare, dalla creazione di una rete informatica che ha permesso a tutti i centri di costo richiedenti delle 4 Aziende + IRST di trasmettere al Magazzino Unico richieste di approvvigionamento al 100% informatizzate.

5 PROCEDURA del MAGAZZINO Esiste una procedura che disciplina le azioni logistiche e le azioni di controllo relative all approvvigionamento del materiale sanitario presso il magazzino unico da parte delle Aziende Sanitarie. Sono definite le azioni di controllo e di vigilanza, le relazioni e le responsabilità collegate per garantire qualità, sicurezza ed efficienza di tutto il processo nel suo insieme.

6 PERCORSO UNICO Le richieste formulate dai reparti arrivano al Magazzino Unico solo dopo validazione da parte dei Farmacisti delle Farmacie di Sede che pertanto controllano gli approvvigionamenti dei beni di consumo sanitari nelle rispettive Aziende. Nel gennaio 2013 è stato pubblicato il Prontuario Unico di AVR che è frutto del lavoro della Commissione di AVR costituita nel settembre del 2011.

7 DISPOSITIVI MEDICI La grande sfida è ora rappresentata dalla gestione centralizzata dei dispositivi medici e dalla loro conseguente omogeneizzazione. Sono circa articoli gestiti in AVR, a scorta o a transito, dalle Farmacie o dagli Economati.

8 DISPOSITIVI MEDICI Dal momento che i DM richiedono, per la loro gestione, sempre maggiori conoscenze tecniche ed anche verifiche finalizzate alla corretta destinazione d uso, la proposta in AVR è quella di ridefinire le responsabilità fra Farmacie ed Economati e formalizzare linee guida e procedure comuni.

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10 CND:dispositivi protesici e prodotti per osteosintesi

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13 Classi a maggiore spesa per azienda in AVR

14 Farmacisti in AVR Direttore Farmacia nr. 1 Dirigenti Farmacisti dedicati ai medicinali Dirigenti Farmacisti dedicati ai dispositivi medici Dirigente Farmacista dedicato al Laboratorio Galenico (in progettazione) nr. 2 nr. 1 nr. 1

15 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Supporto tecnico-scientifico per la predisposizione dei contenuti tecnici dei capitolati d acquisto dei farmaci e dei DM per le gare regionali e di AVR e per la conseguente valutazione delle offerte. Nella gara per la fornitura di medicinali per l AVR, è stato chiesto alle ditte fornitrici una percentuale di sconto legata alla consegna in un unico magazzino, ritenendo che queste possano avere un diretto vantaggio legato ai minori costi di trasporto e gestionali ( minori fatture, unico interlocutore )

16 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Supporto decisionale alle scelte di tipo tecnico - economico operate nell ambito dell Area Vasta, per garantire l acquisto di prodotti con le migliori evidenze al prezzo più conveniente, assieme all U.O. acquisti di AVR. Partecipazione alla stesura del Prontuario Unico dei farmaci e del Repertorio Unico dei DM di AVR, operando, tramite le rispettive commissioni, una selezione dei farmaci e dei DM presenti all interno delle singole aziende.

17 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Sviluppo di programmi e azioni di omogeneizzazione e miglioramento nell utilizzo dei beni sanitari finalizzati alla razionalizzazione della spesa sanitaria per favorire l appropriatezza d uso sia dei farmaci che dei dispositivi medici. Monitoraggio dei consumi dei prodotti gestiti di particolare interesse.

18 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Gestione ottimizzata degli acquisti e delle scorte dei beni sanitari farmaceutici (medicinali, dispositivi medici, soluzioni infusionali, nutrizionali) compresa la verifica costante dei prodotti a scadenza. Gestione assieme all U.O. acquisti dell applicativo dedicato alla gestione unitaria della fornitura di medicinali aggiudicati nella gara regionale.

19 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Sorveglianza della corrispondenza tra ordinato e consegnato, rispetto dei tempi di consegna e delle norme contrattuali di acquisto, rotture di stock ed adempimenti conseguenti per assicurare la continuità assistenziale, inosservanza della catena del freddo, indisponibilità del prodotto sul territorio nazionale. Gestione delle non conformità del fornitore (per errata consegna, ritardo, sostituzione prodotto, cessata produzione, acquisto in danno etc).

20 RUOLO E FUNZIONE DEL FARMACISTA DI AVR Gestione delle non conformità e dei resi dei beni consegnati ai clienti interni previa verifica della corretta conservazione. Gestione dei ritiri e dei sequesti dei beni forniti ( vigilanza ) per tutte le aziende dell AVR. Coinvolgimento dei fornitori per far percepire la qualità dei processi attraverso un appropriata relazione. Soddisfazione dei clienti interni fornendo i medicinali e i DM secondo i tempi e i modi concordati.

21 INDISPONIBILITA dei FARMACI In questi casi il Farmacista referente provvede alla verifica in banca dati FARMADATI della disponibilità di prodotti equivalenti e, in caso affermativo chiede all U.O. acquisti l acquisizione delle relative offerte. Il farmacista, valutate le offerte, dà indicazione di codificare il farmaco scelto e di procedere all acquisto. Periodicamente la Farmacia Centralizzata aggiorna la lista dei farmaci mancanti con l indicazione del farmaco alternativo acquisito e la trasmette ai referenti delle Farmacie di sede di ogni azienda.

22 Tabella dei farmaci carenti CODICE AVR DESCRIZIONE ARTICOLO MINSAN SITUAZIONE ARTICOLO CODICE AVR SOSTITU TO DESCRIZIONE SOSTITUTO MINSAN ACARBOSIO M.G. 40CPR 50MG cessata commercializ zazione GLUCOBAY 40CPR 50MG ACQUA PPI 100ML 50FV SALF carente sul mercato da parte del fornitore ACQUA PPI 100ML 49FV FKI ACTRAPID NOVOLET 5 PENNE 3 ML cessata commercializ zazione NO SOSTITUTO ASALEX*800MG 60 CPR GAST. R.M cessata fornitura PENTACOL CPR 800MG R.M

23 Gestione ritiri/sequestri di farmaci ( farmacovigilanza ) In caso di sopraggiunta comunicazione da parte dell AIFA o RER di ritiro di alcuni lotti di prodotti gestiti dal Magazzino Centralizzato, il Farmacista referente provvede immediatamente a dare disposizioni per la verifica della presenza del prodotto nel magazzino. In caso affermativo verifica la disponibilità di altri lotti erogabili. In caso negativo provvede alla predisposizione dell ordine urgente ed alla comunicazione alle Farmacie di sede della momentanea impossibilità ad evadere richieste fino alla data presunta di arrivo, comunicata dalla ditta (che nel frattempo viene contattata per avere l informazione)

24 Gestione cambio foglietto illustrativo ( farmacovigilanza ) ricerca dell informazione su Farmadati, invio lettera protocollata alla ditta per conoscere i primi lotti esitabili con foglietto aggiornato, predisposizione ordini con nota di richiesta prodotto con foglietto aggiornato, effettuata almeno un mese prima della data di non esitabilità, informazione reperita o dalla ditta o da Farmadati, controllo dei lotti in giacenza a magazzino, accantonamento dei lotti non esitabili, predisposizione del reso alla ditta con relativa richiesta di rimborso, emissione di nuovo ordine per ripristino scorte, eventuale accantonamento di tutta la giacenza a magazzino per i lotti non esitabili

25 Cambio foglietto illustrativo: proposta Decreto Balduzzi ( bozza 08/2012): se la modifica riguarda il foglietto illustrativo, le scorte dei medicinali già immesse nel ciclo distributivo possono essere vendute previa consegna del foglio sostitutivo conforme. Proposta: La proposta è articolata in base alla valenza dal punto di vista del rischio clinico della modifica al foglietto illustrativo. a) bassa valenza (es: cambio del sito di produzione) : per queste modifiche, che rappresentano circa il 60-70% del totale dei provvedimenti, il Ministero dovrebbe consentire a grossisti, farmacie aperte al pubblico, aziende sanitarie e case di cura lo smaltimento delle scorte fino ad esaurimento b) valenza significativa : (es: nuove avvertenze, nuove indicazioni d uso, ecc) il Ministero dovrebbe concede alla ditta il tempo necessario per l esaurimento delle scorte (di noma 180gg, prorogabile) e imporre alla stessa di comunicare a farmacie aperte al pubblico, grossisti e ASL il primo numero di lotto di nuova produzione almeno 30 giorni prima del termine ultimo di esitabilità. Il Ministero dovrebbe fissare inoltre un ulteriore periodo pari a 60 giorni riservato solo a grossisti, farmacie e aziende sanitarie per l esaurimento delle scorte; questo consentirebbe di utilizzare le eventuali quantità consegnate dal fornitore al limite del periodo concesso.

26 grazie per l attenzione