Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS

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1 Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS tcworld Roadshow 2009 Managing multilingual contents Milano, 19 giugno 2009

2 La documentazione tecnica: scopi Per l utente Trasferire le conoscenze Istruire Avvertire Per l azienda Migliore organizzazione e strutturazione interna Riduzione costi traduttivi Riduzione costi after sales (supporto, legale) Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 1

3 Il contesto di redazione Managing multilingual contents Normativa (ISO, UNI, Direttiva 2006/42/CE) Bassa considerazione della documentazione Documentazione multilingue Molteplici mezzi di pubblicazione Ciclo di vita prodotto-documentazione PMI Grandi aziende un solo redattore gruppo di alcuni redattori reparto di redazione in ogni sede Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 2

4 La qualità della documentazione Accessibilità (strutturazione informazioni) Leggibilità (testo: lessico, sintassi e formattazione) Comprensibilità (conoscenze e competenze) Facilità di aggiornamento Alcuni accorgimenti Regolamentare l accesso ai documenti Stabilire standard per la denominazione di file e cartelle es. 05_Installazione_IT_V001 Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 3

5 Il manuale di stile (MdS) Managing multilingual contents Insieme di regole per redigere testi accessibili, comprensibili, leggibili È centrato sul destinatario e contesto Si basa su semplificazione e standardizzazione Tiene conto del processo traduttivo Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 4

6 Perché un Manuale di stile? Manuali tecnici appartengono a un genere testuale Per: l attività di redazione (lingua, contenuto e layout) il riutilizzo dei contenuti la traduzione (full e fuzzy match) Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 5

7 I manuali di stile oggi esistenti ITALIA Linee guida interne Scrittura amministrativa Barbarino e Cerlesi, Technical writing (1991) Lesina, Il nuovo manuale di stile (1994) ESTERO Esempi: AECMA Simplified English Kohl, The Global English Style Guide (2008)... Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 6

8 Come creare un Manuale di stile Analisi dei destinatari conoscenze tecniche e linguistiche competenze esigenze Utenti eterogenei: livello minimo di conoscenze Analisi del contesto d uso del manuale modalità di fruizione delle informazioni Analisi degli strumenti da utilizzare Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 7

9 Cosa contiene un Manuale di stile MACROTESTO Struttura Impaginazione Caratteri Uso del maiuscolo Titoli Immagini e didascalie MICROTESTO Scelta del contenuto Ordine del contenuto Sintassi Punteggiatura Lessico Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 8

10 MACROTESTO copertina retrocopertina versioni del manuale sommario La struttura tabella delle abbreviazioni glossario introduzione sicurezza diversi capitoli Managing multilingual contents Dichiarazione di conformità Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 9

11 L impaginazione Managing multilingual contents Impostazione grafica standard Strutturazione del contenuto attraverso spaziature, rientri, riquadri Utilizzo corretto della tabulazione (segmentazione testi) Utilizzare intestazioni e piè di pagina (utili per consultazione veloce) Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 10

12 I caratteri Managing multilingual contents Stili del carattere Colore Uniformità delle scelte Facilità di lettura Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 11

13 L uso del maiuscolo Managing multilingual contents Da non usare per evidenziare termini o frasi Giorni, mesi e anni in minuscolo es. venerdì 19 giugno 2009 Titoli: solo la prima iniziale è in maiuscolo es. Interventi di Manutenzione Software Interventi di manutenzione software Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 12

14 I titoli nome distinto ed univoco contenuto che fissi l attenzione 5 o 6 parole in minuscolo nessun punto finale stessa struttura linguistica Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 13

15 FORMA solo sostantivo (senza articolo) ESEMPIO Cambio formato solo sostantivo (con articolo) Il cambio formato infinito Cambiare formato come + infinito + compl. ogg. Come cambiare il formato Come effettuare il cambio formato Il costruttore Figure professionali Costruttore Figure professionali Manuale di installazione Manuale d Installazione Manuale d installazione Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 14

16 Le immagini e le didascalie Managing multilingual contents Stabilire standard di uso delle immagini Didascalie: distinguere tra immagine, schema, disegno... non utilizzare avverbi e locuzioni di luogo (a fianco, sopra...) Nello schema a fianco è mostrato utilizzare forma attiva un esempio di layout di una massimo 10 parole circa macchina modello XXX con evidenziate le componenti principali terminare con un punto L immagine mostra il layout di una XXX e le componenti principali. Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 15

17 MICROTESTO La scelta del contenuto Valutare il destinatario Includere parti obbligatorie (normative) Le informazioni devono essere: brevi e necessarie (evitare ridondanze) complete significative e pertinenti esatte e verificabili coerenti chiare (evitare le ambiguità) Managing multilingual contents Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 16

18 L ordine del contenuto Managing multilingual contents Una sola azione per paragrafo Procedura Ordine sequenziale 1. Messaggio di sicurezza 2. Strumenti da utilizzare 3. Fase A della procedura 4. Momento di verifica 5. Fase B della procedura... Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 17

19 La sintassi Managing multilingual contents Struttura Soggetto + Verbo + Complemento Quando si spegne il monitor è interrotto il sistema. Quando si spegne il monitor, il sistema è interrotto. Forma passiva Tramite il pulsante verde, vengono aggiornati i dati. Forma attiva Tramite il pulsante verde, il sistema aggiorna i dati. Tramite il pulsante verde, l utente aggiorna i dati. Verbo generico + sostantivo effettuare la cancellazione Verbo semplice cancellare Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 18

20 La sintassi delle classi funzionali Messaggi di sicurezza congiuntivo indicativo imperativo infinito Comandi modo imperativo dei verbi (es. Apri/Aprite) infinito (accezione imperativa) Frase finale all inizio della frase Caratteristiche tecniche sintagmi nominali brevi frasi (elenco) Elenco: frase introduttiva grammaticalmente completa Rimandi Vedi sotto/sopra, a fianco Vedi + nel manuale + TITOLO MANUALE + il paragrafo + titolo paragrafo + il capitolo + TITOLO CAPITOLO Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 19

21 La Punteggiatura e i numeri Full matches punteggiatura identica Non usare la virgola tra soggetto e verbo I valori di rumorosità indicati, sono livelli di emissione. I valori di rumorosità indicati sono livelli di emissione. Numeri decimali virgola (es. 10,5) Migliaia punto (es ) Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 20

22 Preferire: Il lessico Managing multilingual contents Evitare: termini precisi parole comuni dirette non ambigue il sintagma con il minor numero di parole. uso dei sinonimi parole vuote o vaghe (es. normale, eccessivo...) espressioni ridondanti e gergali uso metaforico tra virgolette Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 21

23 Interruttori: nome esatto che compare sull etichetta interruttore d accensione pulsante Start Interfaccia software: usare termini localizzati Barra principale (MAIN BAR) Barra principale Prefissi: senza trattino microinterruttori micro-interruttori Simboli e unità di misura: dopo il valore separati da uno spazio; senza punto 220V V220 m. 8,5 220 V 8,5 m Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 22

24 Il controllo stilistico dei contenuti Glossario per standardizzazione terminologia Controllo stilistico personalizzato (linee guida) Scrittura di simboli e unità di misura Controllo lunghezza frasi Uso abbreviazioni MA per l italiano non sono disponibili strumenti di controllo stilistico e grammaticale Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 23

25 I CMS e il Manuale di stile (MdS) Alto livello di granularità del contenuto Per ogni testo e immagine occorre individuare: la funzione e il contenuto (criteri funzionali) il momento in cui si colloca (sequenza) formulazione sintattica layout Risultato: moduli che vengono assemblati Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 24

26 Esempi di criteri funzionali Managing multilingual contents Messaggio di sicurezza 1. Avvertimento 2. Tipo di rischio 3. Comportamento da adottare Parte procedurale 1. Invito all azione 1 2. Momento di verifica (conferma dell azione) 3. Avvertenza AVVERTENZA Pericolo di schiacciamento delle mani Durante la fase di carico le morse si chiudono automaticamente per bloccare il pezzo. Tenere le mani lontane dalle morse. 4. Condizione di partenza della azione 2 5. Indicazione del risultato Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 25

27 Cosa deve contenere il MdS per l uso con i CMS Managing multilingual contents Visione d insieme VS Visione parziale dei moduli (classi funzionali) Gestione delle varianti (frequenza, modalità) Granularità del contenuto (dimensioni dei moduli) Classificazione dei metadati (es. status, traduzione, prodotto) Quali informazioni devono esserci in un documento Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 26

28 Nel Manuale di stile: Managing multilingual contents Un esempio di applicazione di CMS e MdS Messaggio di sicurezza parola di segnalazione maiuscolo + grassetto titolo grassetto testo tondo non utilizzare il punto esclamativo né i due punti non utilizzare le abbreviazioni massimo 3 frasi per ciascun messaggio massimo 5 parole per ciascuna frase Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 27

29 Il sistema CMS assembla i moduli: 1. grafica di segnalazione 2. parola di segnalazione (maiuscolo + grassetto) 3. titolo grassetto 4. tipi e fonti di pericolo 5. testo tondo; verbo all infinito 6. misure di sicurezza Risultato ATTENZIONE Pericolo di ustioni Prima di procedere alla manutenzione della centralina servizi attendere il raffreddamento delle parti soggette a forte riscaldamento Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 28

30 In sintesi Sistema di redazione attuale Manuale di stile standardizzato Archiviazione del materiale Eventuale scelta di un CMS (costi, implementazione in parallelo a sistema tradizionale...) Integrazione CMS e Manuale di stile Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 29

31 Thank you! Please contact me: All rights reserved by Linee guida per la redazione tecnica e l'uso dei CMS 30

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