Manuale di Gestione. Progetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil.

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1 Manuale di Gestione Progetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil. Provincia di Milano Area Sistema produttivo, Lavoro e Welfare Settore Sviluppo Economico Via Soderini, Milano

2 Sommario 1 OBIETTIVI E DESTINATARI DEL MANUALE Sintesi dei contenuti Modulistica AVVIO DEL PROGETTO Sottoscrizione dell Atto di Adesione Avvio dei servizi Presa in carico e verifica requisiti della persona REALIZZAZIONE DEL PROGETTO Adempimenti relativi all erogazione dei servizi Variazioni Calendario delle attività e/o sede Registro formativo e delle presenze Rispetto del principio di parità tra uomini e donne e non discriminazione Variazioni partecipanti Conclusione del progetto LIQUIDAZIONE Irregolarità e revoca del progetto... 6 Allegati:... 7 Progetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil approvato dalla Provincia di Milano all.1 Atto di adesione all. 2 - Idoneità impianti e attrezzature all. 3 Richiesta autorizzazione all avvio all. 4 Calendario all. 5 - Registro didattico di presenza all. 6 - Domanda di liquidazione all. 7 Dati Durc all. 8 - Tracciabilità dei flussi finanziari all. 9 Avvertenze sull uso della procedura di autocertificazione all Richiesta di variazione 1

3 1 OBIETTIVI E DESTINATARI DEL MANUALE Obiettivo del presente manuale è fornire un supporto operativo per una corretta gestione e liquidazione delle attività denominate Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil. Tali attività saranno specificatamente finalizzate alla riqualificazione per il reimpiego di lavoratori e di lavoratrici in esubero dell azienda Jabil CM srl. 1.1 Sintesi dei contenuti Il presente manuale è rivolto al Soggetto attuatore coinvolto nella realizzazione del percorso formativo dei lavoratori dell azienda sopra citata e illustra le procedure cui è tenuto ad uniformarsi per una corretta gestione e rendicontazione del progetto. I principali adempimenti che il Soggetto attuatore è tenuto a seguire sono organizzati rispetto alle diverse fasi di attuazione: - predisposizione del progetto operativo dettagliato e calendario di massima delle attività e sottoscrizione atto di adesione - presa in carico dei lavoratori - realizzazione dei servizi formativi previsti dal progetto - liquidazione e rendicontazione Sono inoltre descritti gli obblighi a cui il Soggetto attuatore è tenuto nel momento in cui è autorizzato all avvio del progetto. 1.2 Modulistica In calce al presente è riportata la modulistica predisposta per l avvio e per la gestione del progetto. 2 AVVIO DEL PROGETTO L Ente attuatore all approvazione e finanziamento del progetto da parte di Provincia di Milano elabora e fa pervenire all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it alla c.a. Direttore Settore Sviluppo Economico l articolazione operativa delle attività, l atto di adesione debitamente sottoscritto e la richiesta di autorizzazione all avvio. La Provincia di Milano, analizzata la documentazione pervenuta procede ad inviare comunicazione di autorizzazione all avvio del progetto. 2.1 Sottoscrizione dell Atto di Adesione L Ente attuatore, è tenuto alla sottoscrizione da parte del legale rappresentante o suo delegato, con firma digitale, del documento Atto di adesione contenente gli impegni e gli obblighi a cui attenersi nella gestione dei servizi. Il documento all. 1 Atto di adesione, rinvenibile in calce è predisposto e trasmesso anche in formato word per consentire la compilazione da parte dell Ente. Non è consentito apportare modifiche di contenuto. Il documento deve essere trasmesso con le modalità in esso indicate e l originale conservato agli atti. Occorre contestualmente presentare la documentazione necessaria per l avvio delle attività compilando l all. 2 Idoneità impianti e attrezzature e l all. 3 - Richiesta autorizzazione all avvio rinvenibile sempre in calce e trasmesso in formato word per facilitare la compilazione. I documenti dovranno essere firmati digitalmente dal Legale rappresentante o suo delegato. 2

4 Successivamente alla sottoscrizione dell Atto di adesione, alla trasmissione del progetto operativo dettagliato e dei documenti all. 2 e all. 3, previa verifica degli uffici provinciali, il Settore Sviluppo Economico autorizza l avvio del progetto e l Ente può dare il via ai servizi previsti. 2.2 Avvio dei servizi Il Soggetto attuatore dopo aver raccolto le adesioni dei lavoratori a partecipare alle attività sottoscrive con ciascun lavoratore apposita scheda di iscrizione definita dallo stesso Ente, contenente tra gli altri elementi anche l articolazione di massima dei contenuti del progetto e delle finalità dello stesso. Il Soggetto attuatore, raccolte le iscrizioni e autorizzato all avvio procede, entro 10 giorni dall inizio dell erogazione dei servizi, alla compilazione ed invio del modello all. 4 - Calendario corredato dall elenco nominativo dei partecipanti alle attività (Cognome, Nome e Codice fiscale). 2.3 Presa in carico e verifica requisiti della persona Il Soggetto attuatore, dopo aver accertato che il lavoratore possiede i requisiti previsti dal progetto approvato da Provincia di Milano per partecipare alle attività, procede all erogazione adottando apposito registro vidimato. 3. REALIZZAZIONE DEL PROGETTO 3.1 Adempimenti relativi all erogazione dei servizi Il Soggetto attuatore dovrà realizzare le attività formative con gli utenti conformemente al progetto approvato per una durata pari a 200 ore nelle sedi indicate nella richiesta di autorizzazione all avvio. Eventuali modifiche che dovessero intervenire e non espressamente di seguito indicate dovranno essere tempestivamente comunicate alla Provincia di Milano all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it alla c.a. Direttore Settore Sviluppo Economico (inserire in oggetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CM - variazioni) per una valutazione e l eventuale autorizzazione. Al termine dell erogazione dei servizi dovrà essere rilasciato un attestato di frequenza indicante il numero di ore frequentate da ciascun lavoratore a fronte del numero totale delle ore di formazione previsto. Tale attestato, dovrà riportare, oltre al logo dell Ente, anche il logo della Provincia di Milano. Il format dell attestazione è a cura del Soggetto attuatore sulla base del proprio sistema qualità, sarà sottoscritto dal legale rappresentante dell Ente o suo delegato e consegnato in originale agli interessati entro 90 giorni dalla conclusione delle attività. Il Soggetto attuatore dovrà altresì rilasciare a ciascun lavoratore che ha partecipato all iniziativa, la certificazione finale delle competenze acquisite sulla base della vigente normativa e delle disposizioni regionali in materia. Il soggetto attuatore ha infine l obbligo di effettuare una verifica a 6 e a 12 mesi dalla conclusione delle attività dello stato occupazionale dei lavoratori che hanno partecipato alle attività. L Ente dovrà darne notizia alla Provincia di Milano ai fini della valutazione degli esiti dell iniziativa. 3.2 Variazioni Calendario delle attività e/o sede Qualora per ragioni tecnico-organizzative si rendesse necessario modificare l articolazione dei servizi ai partecipanti, occorre darne tempestiva informazione alla Provincia di Milano per consentire ogni eventuale controllo in loco. A tal fine occorre compilare il modello all. 10 Variazioni (in calce al presente e trasmesso in formato word) inviandolo con le modalità in esso previste. 3

5 3.3 Registro formativo e delle presenze Per registrare l erogazione dei servizi deve essere adottato apposito documento all. 5 Registro didattico delle presenze (in calce al presente e trasmesso all Attuatore in formato word). Il registro dovrà essere compilato in ogni sua parte in ciascuna giornata di attività. Per quanto non espressamente qui previsto si dovrà fare riferimento alle disposizioni in proposito della Regione Lombardia sui progetti da quest ultima finanziati. Il registro dovrà essere conservato con la massima cura e trasmesso al termine del progetto con le modalità in esso indicate. 3.4 Rispetto del principio di parità tra uomini e donne e non discriminazione Nelle fasi di presa in carico dei lavoratori, di costituzione del gruppo e quindi di erogazione dei servizi previsti, il soggetto attuatore deve garantire che la parità tra uomini e donne e l integrazione della prospettiva di genere siano promosse e adottare misure adeguate per prevenire qualsiasi forma di discriminazione fondata sul sesso, la razza o l origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità, l età o l orientamento sessuale. 3.5 Variazioni partecipanti Qualora si rendessero necessarie variazioni, per ritiro o inserimento di nuovi partecipanti nella fase di realizzazione, il Soggetto attuatore dovrà darne tempestiva comunicazione alla Provincia di Milano all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it alla c.a. Direttore Settore Sviluppo Economico (inserire in oggetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CMvariazione partecipanti) riportando sull ultimo elenco dei partecipanti trasmesso (NOME COGNOME E CF) quali lavoratori si sono ritirati (aggiungendovi le motivazioni) e gli eventuali nuovi partecipanti inseriti (a far tempo dal ). 3.6 Conclusione del progetto Entro 30 giorni consecutivi dal termine delle attività previste dal progetto o per conclusione anticipata, il Soggetto attuatore ne comunica la conclusione all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it alla c.a. Direttore Settore Sviluppo Economico (inserire in oggetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CM- progetto concluso). Nella comunicazione deve essere riportata la data di effettiva conclusione delle attività con i lavoratori. Il soggetto attuatore predispone infine la Relazione finale contenente una relazione tecnico didattica delle attività formative riportante il riepilogo dei moduli formativi realizzati dell andamento della frequenza dei lavoratori coinvolti, degli esiti del questionario di gradimento somministrato ed una valutazione (punti di forza e criticità) dell Ente sull intero progetto che trasmetterà all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it alla c.a. Direttore Settore Sviluppo Economico (inserire in oggetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CM) L erogazione dei servizi deve concludersi entro il 31 ottobre LIQUIDAZIONE La Provincia di Milano provvederà al pagamento dei contributi associati ai servizi erogati al Soggetto attuatore in due tranche, acconto e saldo e solamente dopo aver verificato la presenza di tutte le seguenti condizioni: i servizi indicati nella richiesta di autorizzazione all avvio e nella progettazione operativa trasmessa in fase di avvio siano effettivamente stati avviati. In fase di saldo, tutti i servizi siano stati erogati per la durata di 200 ore salvo chiusura anticipata concordata con la Provincia di Milano; 4

6 le liquidazioni in acconto e a saldo sono contenute nei limiti dei massimali definiti e sulla base della effettiva disponibilità della Provincia di Milano a fronte delle liquidazioni pervenute dall Ente finanziatore Agenzia Regionale per l Istruzione, la Formazione e il Lavoro (ARIFL); la documentazione è stata correttamente compilata ed inviata con le modalità previste; il soggetto attuatore non ha ricevuto altri contributi pubblici per l erogazione dei medesimi servizi; I servizi inclusi nella domanda di liquidazione sono stati erogati conformemente al progetto approvato; i requisiti formali della domanda di liquidazione presentata in termini di conformità, completezza e correttezza della documentazione sono stati rispettati. Per consentire al Settore Sviluppo Economico di acquisire con congruo anticipo il Durc del Soggetto attuatore che richiede la liquidazione, quest ultimo dovrà far pervenire tramite invio all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it (nell oggetto della mail indicare Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CM- Dati Durc) il modello Dati Durc debitamente compilato e sottoscritto digitalmente (all. 7 Dati Durc). Alla richiesta di liquidazione acconto e saldo, l Ente deve anche allegare la dichiarazione sostitutiva relativa alla Tracciabilità dei flussi finanziari L. 136/2010 (all. 8 - Tracciabilità dei flussi finanziari). La richiesta di acconto sarà presentata dall Ente attuatore con nota a debito/fattura da emettersi a far tempo dal 60 giorno successivo all avvio del progetto e da consegnarsi in formato cartaceo al Settore Sviluppo Economico Via Soderini 24 - Milano. La liquidazione del saldo finale in considerazione della necessità di esperire le procedure di verifica, avverrà con trasmissione dell all. 6 - Domanda di liquidazione corredata dalla documentazione di seguito indicata. Tutti i documenti dovranno essere firmati digitalmente dal Rappresentante legale o suo delegato ed inviati all indirizzo protocollo@pec.provincia.milano.it (nell oggetto della mail indicare Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil CM - liquidazione saldo). L erogazione del saldo sarà comunque successiva alla conclusione del progetto e prevede una prima fase di emissione, da parte del Soggetto attuatore della domanda di liquidazione a cui dovranno essere allegati i seguenti documenti: - una sintetica Relazione tecnico-didattica delle attività formative riportante altresì il riepilogo dei moduli formativi realizzati, l andamento della frequenza dei lavoratori coinvolti, le ore frequentate nominativamente dai lavoratori, gli esiti del questionario di gradimento somministrato ed una valutazione dell Ente (punti di forza e criticità) sull intero progetto; - una sintetica Relazione tecnico-finanziaria delle attività comprendente una elencazione ed illustrazione dei giustificativi delle spese sostenute con gli estremi identificativi di ciascun documento (tipo documento, numero, oggetto, importo) per singole macrovoci come indicate nel preventivo del progetto approvato dalla Provincia di Milano (in allegato). La relazione dovrà essere resa in forma di dichiarazione autocertificata ai sensi delle norme vigenti in materia; - copia digitale del registro didattico e di presenza (all. 3 - Registro didattico di presenza) attestante la realizzazione delle attività formative firmata digitalmente dal legale rappresentante del Soggetto attuatore o suo delegato. La domanda di liquidazione deve, obbligatoriamente, essere compilata in tutte le sue parti. 5

7 Se lo ritiene opportuno, rinvenendo incompletezza o incongruità, la Provincia potrà richiedere ulteriori prospetti. Il Settore Sviluppo Economico procede alle opportune verifiche ed invia una comunicazione sull esito finale dei controlli per definire la liquidabilità del saldo. Successivamente a tale comunicazione, il Soggetto attuatore può emettere nota di debito/fattura depositando l originale presso gli uffici del Settore Sviluppo Economico Via Soderini Milano. Nel caso in cui la nota a debito/fattura e/o la domanda di liquidazione non fosse pienamente conforme ai criteri di ammissibilità, la Provincia di Milano procederà con richieste di integrazione e/o con eventuali ispezioni in loco. In caso negativo l importo richiesto con la domanda di liquidazione e/o la nota a debito/fattura, potrebbe non essere riconosciuto in parte o totalmente. A seguito della verifica documentale, ed eventualmente in loco, della regolarità del servizio erogato, della sua rispondenza al progetto approvato, nonché dall esame della regolarità e completezza della documentazione di liquidazione comprovante il credito del Soggetto attuatore, la Provincia di Milano Settore Sviluppo Economico autorizza il pagamento con atto di liquidazione. Il Soggetto attuatore è responsabile della completezza e correttezza della documentazione, nonché della veridicità dei dati comunicati e della loro corrispondenza con i documenti conservati presso la propria sede. Il Soggetto attuatore è responsabile della conservazione degli originali di tutta la documentazione trasmessa e di ogni altro documento di natura tecnica-amministrativa e contabile afferente all iniziativa. La documentazione va conservata per il periodo previsto all art. 18, par.4 del Reg. FEG n.1927/2006. Su richiesta della Provincia, il Soggetto attuatore deve inviare la documentazione richiesta attestante l erogazione dei servizi e il raggiungimento dell output. Nel corso della realizzazione del progetto il Soggetto attuatore potrà essere soggetto a verifica in loco, al fine dell accertamento dell effettiva e conforme erogazione del servizio. Il Soggetto attuatore è tenuto ad assicurare il regolare svolgimento delle verifiche. 4.1 Irregolarità e revoca del progetto La Provincia non riconoscerà gli importi richiesti e procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati nei confronti del Soggetto attuatore, in caso di: omessa esibizione della documentazione richiesta dal presente documento come prova dell effettuazione dei servizi, il Settore Sviluppo Economico della Provincia concederà un termine per presentare la documentazione. Trascorso tale termine e presa visione delle integrazioni fornite, se i rilievi non fossero superati, i relativi importi non saranno riconosciuti e si procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati. La Provincia segnalerà eventuali irregolarità o dichiarazioni mendaci dell operatore alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di assumere i provvedimenti necessari ivi compresa la sospensione o la revoca dell accreditamento. mancanza della documentazione o di assenza nella stessa di elementi essenziali richiesta dal presente documento come prova dell effettuazione dei servizi, ovvero di mancata corrispondenza con quanto dichiarato in fase di domanda di liquidazione, gli importi relativi non saranno riconosciuti e si procederà ad avviare eventuali recuperi di importi già liquidati. Si provvederà inoltre a segnalare le dichiarazioni mendaci alla Struttura regionale competente che avrà facoltà di assumere i provvedimenti necessari ivi compresa la sospensione o la revoca dell accreditamento. 6

8 Verifica dell insussistenza dei requisiti dei destinatari per partecipare all iniziativa, si procederà con la revoca del contributo. Richiesta di erogazioni di somme a qualsiasi titolo ai destinatari, sarà facoltà della Provincia di Milano segnalare l accaduto alla struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. Verifiche che rilevassero dichiarazioni mendaci (in proposito all.9 Avvertenze sull uso della procedura di autocertificazione), la Provincia potrà procedere, oltre alla revoca del contributo, all avvio di azioni penali, al mancato riconoscimento degli importi relativi ai servizi erogati e segnalare quanto accaduto alla struttura regionale competente che avrà facoltà di sospendere o revocare l accreditamento. l Operatore non accogliesse le verifiche in loco, la Provincia di Milano avrà facoltà di sospendere o revocare l erogazione del contributo. Tutta la documentazione generata per l avvio, la realizzazione e la rendicontazione del progetto tra cui tutti i modelli citati in precedenza dovrà essere conservata in originale dal Soggetto attuatore e dovrà essere resa disponibile per ogni verifica e controllo da parte di Provincia di Milano e/o Agenzia Regionale per l Istruzione, la Formazione e il Lavoro (ARIFL). Il mancato rispetto delle prescrizioni del presente documento potranno comportare il totale o parziale mancato riconoscimento del contributo economico e/o la restituzione di quanto indebitamente versato da Provincia di Milano. Eventuali ricorsi amministrativi, si potranno presentare alla Provincia di Milano - Direttore del Settore Sviluppo Economico tramite posta certificata a: segr.parravicini@provincia.milano.it Allegati: Progetto Percorso formativo integrativo lavoratori ex Jabil approvato dalla Provincia di Milano all.1 Atto di adesione all. 2 - Idoneità impianti e attrezzature all. 3 Richiesta autorizzazione all avvio all. 4 Calendario all. 5 - Registro didattico di presenza all. 6 - Domanda di liquidazione all. 7 Dati Durc all. 8 - Tracciabilità dei flussi finanziari all. 9 Avvertenze sull uso della procedura di autocertificazione all Richiesta di variazione 7