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1 ricerca U-GOV Gestione Progetti Verso il governo dei progetti in Ateneo White Paper Marzo 2010

2 U-GOV Gestione Progetti Verso il governo dei progetti in Ateneo White Paper Marzo 2010

3 Titolo White Paper: Marzo 2010 S3-1 Livello: pubblico Autori: Audience: Area Ricerca, Relazioni Esterne Direttori amministrativi, Prorettori dell area Ricerca, Dirigenti/Responsabili dell area Ricerca, Capi Ufficio dell area Ricerca Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: Mail: Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

4 Indice 1. PER GOVERNARE LA REALIZZAZIONE DEI PROGETTI IN ATENEO LA GESTIONE DEI PROGETTI IN U-GOV IL FLUSSO DI PROCESSO TIPOLOGIE DI PROGETTO GESTITE E INTEGRAZIONE CON ALTRE AREE FUNZIONALI PRIMA VERSIONE DI GESTIONE PROGETTI U-GOV GESTIONE PROGETTI: DALLA CONFIGURAZIONE DEL PROGETTO ALLA RENDICONTAZIONE INNOVAZIONI E VANTAGGI OFFERTI NELLA CONFIGURAZIONE DEI PROGETTI LE ATTIVITÀ DI GESTIONE: FUNZIONALITÀ DI RILIEVO

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6 1. Per governare la realizzazione dei progetti in Ateneo Nella definizione dell articolazione funzionale dei moduli della suite U-GOV rivolti all ambito della Ricerca in Ateneo si è cercato di identificare quale fosse la catena del valore e quali processi potessero trarre giovamento nell essere supportati da un sistema informativo. Una prima ricognizione, tutt oggi validata dalle attività di analisi requisiti in corso, ha evidenziato un quadro disomogeneo in cui alcuni processi esprimevano forte necessità di supporto di strumenti informativi, tanto da aver spinto molti atenei a individuare soluzioni ad hoc, ed attività, pur essenziali, ma i cui aspetti di processo non venivano evidenziati. Il diagramma che segue rappresenta questa visione d insieme dei processi della Filiera della Ricerca. Competenze Programmazione e indirizzo Risorse Pianificazione e selezione strumenti Gestione attività e asset Catalogazione e valutazione risultati Valorizzazione risultati Sviluppo del patrimonio delle competenze e reinvestimento delle risorse Figura 1. Digramma dei Processi della filiera della Ricerca Il perseguimento del mandato istituzionale per la ricerca scientifica, soprattutto se orientato all incremento qualitativo dei risultati e della produttività, deve prevedere un processo di definizione degli obiettivi a cui destinare le risorse. Sulla base degli obiettivi strategici da perseguire, gli attori possono procedere nella pianificazione dell impiego delle risorse e delle modalità migliori per il raggiungimento degli stessi. 5

7 La visione d insieme e gli obiettivi generali una volta declinati in attività operative entrano nei processi gestionali dell Ateneo. Le attività di ricerca scientifica in Ateneo si realizzano in particolare con lo sviluppo di progetti che rappresentano il motore di questa area funzionale. I progetti di ricerca sono un ambito particolarmente complesso e in genere richiedono la gestione di fondi erogati da terze parti. Esigono quindi un attenta gestione dei finanziamenti e un rispetto dei requisiti e dei vincoli contrattuali predefiniti per lo sviluppo del progetto stesso. Ogni Ateneo è quindi chiamato a predisporre i migliori sistemi e processi per garantire che le attività di ricerca siano guidate da un efficace ed efficiente gestione dei finanziamenti a disposizione. Allo stesso modo l Ateneo deve monitorare l insieme dei progetti attivati dalle proprie strutture e favorire economie di scala attraverso il coordinamento di tutte le risorse coinvolte. Di fronte a questo panorama gli strumenti informatici possono offrire concreti vantaggi solo se garantiscono una copertura completa dei processi, integrando informazioni e flussi tra le diverse aree coinvolte, quali ricerca, contabilità e risorse umane. Inoltre l importanza strategica dei progetti non è limitata solamente all ambito della ricerca. Gli Atenei promuovono altre attività rilevanti tramite lo sviluppo di progetti. La didattica si serve di progetti per l attivazione dei nuovi corsi di studio. La gestione delle risorse umane sviluppa progetti ad esempio per pianificare la formazione del personale. Allo stesso modo l Ateneo definisce progetti per la manutenzione e lo sviluppo delle infrastrutture, dell edilizia, dei laboratori. Infine esistono progetti di vario tipo che interessano attività strategiche, dai progetti legati ad attività marketing ai progetti su ordine di terze parti. Un sistema informatico non deve quindi limitarsi all ambito della ricerca ma, per quanto possibile, estendere il proprio dominio alla gestione di tutti i progetti sviluppati dall Ateneo. 6

8 2. La gestione dei progetti in U-GOV 2.1. Il flusso di processo Il processo associato al ciclo di vita di un progetto, nella visione, può essere rappresentato suddiviso in sei fasi rilevanti: 1. Notizia del bando 2. Presentazione della domanda di finanziamento in risposta al bando seguita da un eventuale negoziazione (tipica dei progetti di ricerca europei) 3. Stipula del contratto 4. Attivazione del progetto a. Definizione di sottoprogetti b. Definizione del prospetto dei costi per il progetto ed i sottoprogetti c. Definizione del budget 5. Gestione del progetto a. Innesco di cicli attivi e passivi, legati ad entrate finanziarie o all approvvigionamento di risorse b. Coordinamento di risorse c. Organizzazione di attività 6. Rendicontazione In caso di progetti di ricerca, il risultato potrà confluire automaticamente nel sistema di gestione del catalogo della produzione scientifica (U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca). Una volta inserito nel catalogo, il risultato finale del progetto potrà essere sottoposto all iter di valutazione interno ed ai successivi processi di valorizzazione della ricerca. 7

9 Figura 2. Progetti di ricerca: flusso di processo 2.2 Tipologie di progetto gestite e integrazione con altre aree funzionali ha sviluppato U-GOV Gestione Progetti con l obiettivo di fornire un sistema flessibile che permetta all Ateneo di definire una propria tassonomia delle tipologie dei progetti che intende attivare. Questo consente quindi di gestire progetti di varia natura: progetti di ricerca, progetti afferenti al mondo della didattica (ad esempio i progetti didattici finanziati dal Fondo Sociale Europeo), ed infine progetti appartenenti al mondo delle risorse umane (ad esempio la gestione di progetti di formazione del personale interno dell Ateneo). La necessità di raggiungere una copertura completa degli aspetti di gestione di un progetto, siano essi organizzativi che economico-gestionali, ha indirizzato inoltre l analisi verso un modulo che fosse visibile e interconnesso con l area della ricerca, l area della contabilità e l area delle risorse umane. Pertanto il disegno originale di un insieme di funzionalità interne al sistema è stato modificato promuovendo Gestione Progetti a modulo trasversale a tutte le aree funzionali di U-GOV, come descritto dalla figura successiva. 8

10 Figura 3. Relazione tra U-GOV Gestione Progetti e gli altri moduli del prodotto U-GOV. 2.3 Prima versione di Gestione Progetti Il modulo Gestione Progetti mira a coprire le diverse fasi del processo indicato in figura 2, dalla pubblicazione del bando di finanziamento fino alla conclusione del progetto. La prima versione di U-GOV Gestione Progetti offre funzionalità a partire dalla fase di creazione del progetto (fase n 4, riportata sopra nel paragrafo 2.1 Flusso di processo ), fino alla sua rendicontazione (fase n 6). I passi propedeutici alla stipula del contratto (fasi 1-3) saranno informatizzati nelle successive release del modulo. Quanto riportato in questo documento illustra dunque le funzionalità rilasciate, legate alla fase di gestione vera e propria del progetto per il quale sia stato stipulato un contratto. Inoltre il modulo U-GOV Gestione Progetti si focalizzerà inizialmente sulla gestione dei progetti di ricerca, siano essi interni, nazionali o europei ed in particolare sugli aspetti specifici della gestione economica e della relativa attività di rendicontazione. Anche se, come detto, è disegnato per una prospettiva più ampia di progetti. 9

11 3. U-GOV Gestione Progetti: dalla configurazione del progetto alla rendicontazione U-GOV Gestione Progetti è uno strumento per coordinare interventi di natura organizzativa e gestionale delle attività di progetto al fine di conseguire efficientemente gli obiettivi di progetto e di operare un corretto controllo di gestione. Per i progetti di ricerca le richieste di enti finanziatori, cui l Ateneo risponde, sono dei bandi, che vincolano in maniera stringente gli aspetti organizzativi e finanziari del progetto stesso. Pianificare una proposta progettuale, che risponda agli elementi del bando, significa individuare macro attività e costi, che siano quanto più possibile conformi ai vincoli del richiedente. Questo può essere necessario anche nella ricerca di base o conto terzi quando emerga la necessita di una riclassificazione della natura dei costi ai fini di una gestione uniforme rispetto ai piani contabili. Quando poi il contratto viene stipulato deve essere acquisito dal sistema di gestione dei progetti e deve costituire un elemento di riferimento per la valutazione dell attività progettuale. In particolare un contratto prevede sia dei risultati, che rispondano alle necessità del committente (sia esso interno od esterno), ad esempio l erogazione di appropriate forme di didattica oppure la pubblicazione di articoli a fronte di una riuscita attività di ricerca, sia una rendicontazione delle spese sostenute per l esecuzione del progetto stesso. Queste richieste, contenute nel contratto, dovranno essere acquisite dal sistema di gestione progetti, che provvederà a impostare degli opportuni controlli per garantire che siano soddisfatte. Pertanto, da un lato il sistema si dovrà preoccupare di gestire gli aspetti organizzativi, monitorando lo scadenziario del progetto, garantendo il coordinamento e la gestione di eventuali partner e supportando al meglio la pianificazione di risorse ed attività, dall altro dovrà preoccuparsi di amministrare le eventuali entrate, legate ai finanziamenti ottenuti e contemplati nel contratto, e le spese sostenute per poter svolgere l attività progettuale. 10

12 Il sistema informatico così concepito rappresenta quindi uno strumento di integrazione e collegamento tra l organizzazione delle attività di progetto, le richieste di risorse, che attivano opportuni cicli gestionali, e gli aspetti finanziari del progetto stesso. 3.1 Innovazioni e vantaggi offerti nella configurazione dei progetti Di seguito sono evidenziate le funzionalità innovative proposte da U-GOV nella gestione dei progetti: - Strutturazione organizzativa disaccoppiata dalla gestione finanziaria Fino ad oggi i progetti erano considerati solo all interno della Contabilità come elementi di unità finanziarie, senza avere una loro identità a livello di tutto il sistema informativo. L obiettivo di per il sistema U-GOV è stato di portare al di fuori della contabilità i progetti, elevandoli ad entità a sé stanti riconosciute all interno delle diverse aree funzionali. Il progetto è associato ad una o più strutture responsabili, che possono essere Unità Organizzative dell Ateneo (ad esempio uno o più Dipartimenti) oppure enti esterni (INFM, INFN o CNR). L Unità Organizzativa a sua volta è connessa ad una o più unità contabili. Questo legame consente di associare un progetto ad una o più Unità Finanziarie e/o Analitiche e viceversa un Unità Finanziaria e/o Analitica ad uno o più progetti. - Voci di costo, causali finanziarie, nature economiche Ai fini della gestione finanziaria in U-GOV Gestione Progetti è determinante la tipologia di progetto e l Ente Finanziatore che definiscono i prospetti dei costi, richiesti nella rendicontazione. Catalogando i progetti in base alle diverse tipologie, questi ereditano anche tutte le informazioni riguardanti il prospetto dei costi, le voci di costo (attivabili in funzione delle caratteristiche del progetto) ed il flusso informativo del progetto stesso. In corrispondenza di ogni voce, viene anche imputato il budget annuale o pluriennale. 11

13 Figura 4. Gestione finanziaria ed analitica del progetto in U-GOV Per gli Atenei che al momento utilizzano CIA (sistema precedente a U-GOV e dedicato alla gestione della contabilità) l associazione con la causale finanziaria, se noto il capitolo, consente di determinare automaticamente anche la natura economica (Co.Ge.) della spesa sostenuta, che permetterà l associazione con il piano dei conti Co.Ge. e dunque Co.An. Separando i progetti dagli aspetti di natura contabile, il sistema consentirà una più semplice gestione in termini organizzativi e di attività, che può prescindere dalle caratteristiche finanziarie dei progetti, delegati o delegabili a profili amministrativi. - Sostegno ad un controllo più approfondito In U-GOV Gestione Progetti è contemplata la possibilità di avere delle macro voci di costo per gestire i casi in cui la modalità di rendicontazione prevista dal finanziatore sia troppo generale. In questo caso, per agevolare i controlli interni all Ateneo, è possibile introdurre una diversa ripartizione dei costi, utilizzando le voci di costo di progetto e valorizzando le macro voci di costo con i dati richiesti per la rendicontazione. 12

14 - Reportistica strutturata in base alle richieste dell ente finanziatore Nel Modulo sono previsti report impostati secondo le modalità di rendicontazione richieste dal tipo di progetto. Questo permette di monitorare ed evidenziare velocemente gli eventuali scostamenti delle varie voci rispetto agli accordi definiti all interno del contratto. - Verso il controllo di gestione In U-GOV Contabilità è possibile agganciare direttamente le voci di costo del progetto alle voci del piano dei conti della Contabilità Analitica, in modo tale da non dover passare necessariamente per la Contabilità Finanziaria o per la Contabilità Generale. - Flessibilità nel modello delle attività Per alcuni tipi di progetto è fondamentale determinare una macrotipologia di attività e delle tipologie di attività in base alle quali presentare poi il prospetto delle spese. Le attività associate ai progetti saranno organizzate in work package, che saranno caratterizzati da una tipologia di attività. Anche nel caso dei tipi di attività, la classificazione prevista dai bandi, cui rispondo i progetti, può essere troppo generica, per cui è stato introdotto il concetto di macro tipo attività, che mappa queste classi generali, nel caso in cui le tipologie di attività non coincidano con quanto richiesto nel bando, ma ne costituiscano una parte. In U-GOV Contabilità, il progetto e i suoi work package sono dimensioni analitiche trasversali che qualificano ogni singola scrittura analitica di costo. Questo permette di estrarre direttamente dalla contabilità i costi imputati sui singoli work package e, attraverso l associazione con le relative tipologie di attività, determinare il contributo atteso dall ente finanziatore. - Gestione dei work package e integrazione con le Risorse Umane Quali ulteriori informazioni a corredo di un progetto (oltre ai diversi responsabili) è possibile inserire la ripartizione in work package e in attività. Queste informazioni sono obbligatorie se per il progetto è prevista la definizione del budget per attività oltre che per voci di costo. Per ogni work package e/o attività potranno essere definite le risorse 13

15 umane assegnate ed il monte ore previsto in fase di budget. E possibile indicare le risorse umane indipendentemente dalla posizione giuridica in Ateneo, è sufficiente che siano censite nell Anagrafe Comune di U-GOV. 3.2 Le attività di gestione: funzionalità di rilievo Con operazioni di gestione si intende indicare sia le operazioni di natura contabile, che le attività legate all approvvigionamento di risorse ed al loro utilizzo, come ad esempio i timesheet per registrare l impiego delle risorse umane. - Visione completa sull andamento economico e finanziario del progetto Come detto, all avvio di un progetto sono stanziati dei finanziamenti, che, se provenienti da un ente esterno, innescano un ciclo attivo di acquisizione di fondi. Inoltre, a fronte di un progetto dovranno essere sostenute anche delle spese e, come vedremo anche nel paragrafo successivo, queste innescheranno dei cicli passivi, che culmineranno nella registrazione e contabilizzazione di una registrazione COFI o COAN. L integrazione di Gestione Progetti con U-GOV Contabilità innesca i cicli attivi e passivi legando in maniera univoca le entrate e le uscite ai progetti e alle relative voci di costo. Per ogni registrazione contabile (prenotazione, impegno, fattura e scrittura COAN) possono essere specificati per la singola voce di dettaglio: - in COFI il capitolo, la causale finanziaria (se prevista) e il progetto - in COAN il piano dei conti analitico, il progetto e, se necessaria, l attività di riferimento (work package). Questa caratteristica permette al coordinatore del progetto di verificare in ogni momento che la spesa vada effettivamente a consumare le risorse allocate sul progetto ed in particolare che si stiano effettuando le spese in maniera conforme a quanto pianificato nel budget. Per individuare rispetto a quali voci le spese non sono conformi al budget stanziato, in Gestione Progetti alcuni report riportano la relazione tra budget e capitale speso sia per budget pluriennali, che per budget annuali. 14

16 Nel sistema U-GOV questi report sono disponibili in apposite sezioni dell applicativo, fruibili sia dai responsabili di progetto, che dall operatore amministrativo incaricato di registrare un eventuale documento contabile. Nel caso in cui U-GOV Gestione Progetti sia integrato con CIA, invece, occorrerà fornire una visione al responsabile del progetto, fruibile dal nuovo modulo, ed una serie di report integrati con CIA in cui si evidenziano i rapporti tra lo speso ed il pianificato. Per progetti in cui le spese devono essere classificate sia per voci di costo che per attività (work package) è utile avere una vista della ripartizione delle spese effettuate per queste due coordinate. Per essere sicuri di registrare in maniera corretta il progetto e l eventuale attività queste informazioni devono essere riportate in tutti i documenti gestionali, pertanto non solo a livello di fattura, ma anche di richiesta d acquisto ed ordine, ad esempio, oppure di richiesta di missione. In U-GOV l immissione di dati completi nei documenti gestionali consente il puntuale riscontro tra la spesa effettuata (o che si vuole effettuare nel caso di richieste d acquisto o di ordini) e quanto assegnato alla singola voce di progetto nel budget presentato al finanziatore. In U-GOV quindi i controlli sulla coerenza di una spesa con quanto pianificato possono essere fatti ancor prima della registrazione contabile del documento gestionale. Il controllo è disponibile già al dettaglio della fattura (in realtà di qualsiasi documento corrispondente) e dà luogo ad una segnalazione bloccante oppure ad un warning, in funzione della modalità di configurazione del sistema. Per quanto riguarda CIA questi controlli di coerenza con il budget possono essere fatti a posteriori verificando le spese mediante report opportuni. 15

17 - Preventivazione e consuntivazione dell effort delle risorse umane: il timesheet Al fine di ottenere una corretta gestione delle risorse umane impegnate sul progetto, il modulo offre la possibilità di definire per ciascuna di esse il ruolo con cui ciascun attore coinvolto vi partecipa, le singole attività (work packages o task) cui contribuisce ed il relativo effort previsto. A partire dal monte ore stimato e dall articolazione del progetto, la singola risorsa può consuntivare le ore sul progetto confrontando il consuntivo inserito, con lo stimato sull attività di progetto. L integrazione con il Registro Lezioni ed il Diario di ESSE3, il sistema -KION per la gestione degli studenti, permette di coprire l intero arco di attività del ricercatore rispondendo in questo modo al requisito degli enti finanziatori di avere una reportistica completa delle attività delle risorse umane coinvolte nei progetti. - Rendicontazione economica e controllo di gestione Di norma il finanziatore richiede dei momenti di verifica sullo stato di avanzamento del progetto con cadenze prefissate. L Ateneo, di conseguenza, dovrà produrre specifici documenti, che dipendono dalla tipologia del progetto, per delineare lo stato del progetto stesso. Queste regole, oltre a definire le tipologie e gli schemi per i documenti previsti, indicano in dettaglio quali sono le spese ammissibili (eleggibili) e quali sono i criteri di rimborso delle singole spese. Per riuscire a fornire le informazioni richieste in fase di rendicontazione, occorre determinare i costi diretti ed i costi indiretti sostenuti per il progetto e spesso per ottenere dei prospetti di spesa corretti è necessario ricorrere al controllo di gestione. U-GOV è in grado di gestire la rendicontazione di progetti indipendentemente dallo schema di rendicontazione che si deve adottare. In particolare l integrazione di U-GOV Gestione Progetti con U-GOV Contabilità Analitica diventa determinante nel caso di progetti che prevedano una rendicontazione dei costi indiretti, per i quali appunto il mezzo più naturale per valutarli è la contabilità analitica, integrata da strumenti per il controllo di gestione. Se per un progetto è richiesta una rendicontazione full-cost, come nel caso dei progetti di ricerca europei, è necessario ricorrere ai moduli 16

18 dell area funzionale U-GOV Pianificazione e Controllo, che consentiranno di applicare, alle registrazioni del sistema, opportuni driver per il calcolo dei costi indiretti al fine di ricavare i costi non direttamente associabili al progetto. I costi diretti di un progetto sono facilmente individuabili, ad esempio costi di viaggio, costi per acquisto di materiale consumabile, costi per realizzazione di convegni. I costi indiretti, invece, necessitano di calcoli, talvolta anche complessi, per l esatta determinazione del loro ammontare. Per quanto riguarda i costi indiretti in U-GOV è possibile effettuare delle riallocazioni su opportuni centri di costo, operando dei ribaltamenti sulla base di alcuni driver pre-confezionati calcolati dal sistema U-GOV Pianificazione e Controllo o da sorgenti extra-contabili. Figura 5. Schema di ripartizione dei costi indiretti 17

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