Il Ciclo di Progetto e il Piano di Progetto

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1 Il Ciclo di e il Piano di Alessandro De Nisco Università del Sannio

2 Il Ciclo di IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO RISORSE TEMPO IDEAZIONE VALUTAZIONE PIANIFICAZIONE REALIZZAZIONE MANUTENZIONE FASE INIZIALE FASE INTERMEDIA FASE FINALE

3 Il Ciclo di DUE APPROCCI PARALLELI CICLO DI VITA TECNICO : include la sequenza di attività ità che vengono svolte per ottenere il risultato (ideazione, valutazione, pianificazione, esecuzione e controllo) CICLO DI VITA ORGANIZZATIVO : comprende l insieme linsieme delle decisioni e delle attività necessarie per garantire l esecuzione ottimale delle attività previste dal ciclo tecnico (definizione obiettivi, individuazione dello sponsor, individuazione delle risorse, definizione dei ruoli, etc.)

4 Il Ciclo di IL CICLO DI VITA TECNICO DEL PROGETTO: LE FASI FASI DEL OGGETTO INPUT OUTPUT PROGETTO ATTIVATORE REALIZZATO IDEAZIONE Intuizione di un nuovo Idea di una persona o Decisione di approfondire la obiettivo da raggiungere e prima definizione delle sue caratteristiche rilevazione di un problema da risolvere bontà dell idea o di verificare meglio i termini del problema VALUTAZIONE E FATTIBILITA Analisi approfondita delle caratteristiche dell idea e del problema Decisione di approfondimento Studio di fattibilità, indicazione su come procedere. Decisione di procedere o di annullare il progetto PIANIFICAZIONE OPERATIVA E ORGANIZZAZIONE Definizione delle modalità di esecuzione del progetto. Organizzazione dei lavori e delle risorse Decisione di procedere Piano di progetto REALIZZAZIONE E CONTROLLO Avvio dei lavori Verifica periodica dell andamento Valutazione di qualità del risultato ESERCIZIO E Utilizzo del risultato di MANUTENZIONE progetto e messa a punto di eventuali ulteriori esigenze Specifiche del piano di progetto Risultato consegnato Report periodici di avanzamento dei lavori Risultato di progetto consegnato Report periodici di efficienza ed efficacia dell utilizzo dei risultati del progetto

5 Il Ciclo di IL CICLO DI VITA ORGANIZZATIVO : ALCUNI QUESITI A CUI RISPONDERE COSA SI DOVRA REALIZZARE? QUANTO VERRA A COSTARE? CHI PORTERA AVANTI LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO? QUALI PRODOTTI O SERVIZI SI REALIZZERANNO A SEGUITO DELL ATTIVITA DI PROGETTO? QUALI SONO LE RISORSE DISPONIBILI? QUANDO IL PROGETTO PUO DIRSI CHIUSO? COME VALUTARE I RISULTATI?

6 Il Ciclo di I DUE APPROCCI SONO STRETTAMENTE INTEGRATI APPROCCIO TECNICO APPROCCIO ORGANIZZ. FASE INIZIALE Condivisione idea o problema Identificare gli obiettivi INIZIALE Trovare lo sponsor e il committente Studio di fattibilità ufficiale Identificare i fattori di successo Decisione Identificare le risorse Identificare una cultura di progetto FASE INTERMEDIA Progettazione in dettaglio Pianificazione operativa Sviluppo e realizzazione Rilascio, test e consegna CUREZZA ONE E INSIC -TENSIO + RISCHIO - RISORSE + Verificare se esistono sistemi di programmazione e controllo, sistemi di premi/punizioni adeguati al progetto Definizione dei ruoli Utilizzo del team full-time Riconoscimento del project manager Riconoscimento dall organizzazione FASE Utilizzo e miglioramento FINALE Definizione di un piano di disinvestimenti + - -

7 Il Piano di LO STRUMENTO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL CICLO DI PROGETTO: IL PIANO DI PROGETTO Il piano di progetto è un documento formalizzato che descrive come si possono realizzare gli obiettivi del progetto, considerando che le risorse disponibili sono limitate nel tempo, nella quantità e nella tipologia. Il piano è il risultato del processo di pianificazione ossia di definizione delle attività da svolgere, di descrizione delle modalità con cui interagiscono e interdipendono, di definizione e allocazione delle risorse nelle varie attività, ità di tempificazione i e di definizione i i dei costi associati al lavoro.

8 Il Piano di LE FINALITA DEL PIANO DI PROGETTO DIVENTARE UNA BASE PER LO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA : oltre che uno strumento di pianificazione è anche uno strumento di gestione DEFINIRE E RISOLVERE I PROBLEMI: la fissazione degli obiettivi e la loro classificazione permettono di analizzare i problemi e formulare strategie alternative AGIRE SULLA COMUNICAZIONE: il piano di progetto è uno strumento di comunicazione e una fonte di informazioni sia per il team che per il resto dell organizzazione

9 Il Piano di LA STRUTTURA DEL PIANO DI PROGETTO E GLI STRUMENTI TECNICI PER LA SUA REALIZZAZIONE 1. OBIETTIVI DEL PROGETTO (cosa deve essere fatto) 2. ATTIVITA DA SVOLGERE (Come deve essere fatto) 3. COMPETENZE NECESSARIE (Quali conoscenze, capacità) 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE (Chi lo deve fare) 5. SCHEDULING DEL PROGETTO (Quando si deve fare) 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI RISORSE ECONOMICHE (Quanto costa) 7. SISTEMA DI CONTROLLO (Come verificare) 8. ATTENZIONE E MODALITA DI SOLUZIONE DEI PROBLEMI (Quali rischi) WBS E FORME DERIVATE MATRICE DI RESPONSABILITA RETICOLO, DIAGRAMMA DI GANTT BUDGET DI PROGETTO SISTEMA DI REPORTING, SISTEMA INFORMATIVO

10 Il Piano di CAPITOLO 1. GLI OBIETTIVI Il piano di progetto comincia con una definizione chiara degli obiettivi del progetto, in termini di risultati da conseguire (e prodotti da consegnare ). In fase di definizione degli obiettivi è utile applicare il test SMART dove SMART sta per: SEMPLICE (Simple) MISURABILE (Measurable) RAGGIUNGIBILE (Achievable) REALISTICO (Realistic) ACCETTABILE COME TEMPI (Time scale)

11 Esempio LA VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI Nel caso della costruzione di una casa sono stati definiti i seguenti obiettivi: i l edificio deve essere a prova di intemperie ogni camera da letto deve poter contenere un letto doppio deve essere previsto il posto per parcheggiare un veicolo il soggiorno deve essere confortevole e accogliente dalla cucina si deve poter accedere al giardino la cucina deve poter essere arredata con mobili standard Si discuta se questi obiettivi rispondono ai requisiti del test SMART e se eventualmente ve ne sono alcuni in conflitto tra loro

12 Il Piano di CAPITOLO 2. LE ATTIVITA DA SVOLGERE Per il raggiungimento g di ciascun obiettivo devo essere svolte una o più attività, ciascuna delle quali a sua volta può scomporsi in una serie di compiti elementari. In questa fase si tratta di censire, stilandone l elenco, le attività e i compiti necessari al raggiungimento degli obiettivi individuati. Si tratta di un attività delicata in quanto richiede una piena condivisione della struttura e delle attività del progetto. L output di questa fase è la Work Breakdown Structure (WBS)

13 Esempio LA WBS PER LA COSTRUZIONE DI UNA CASA Casa Cs Fondamenta Corpo Casa Copertura Scavo Fondazioni Murature Finiture Interne Intonaci Esterni Et Rivestimenti Et Esterni Solaio Tegole Rivestimenti

14 Il Piano di CAPITOLO 3. LE COMPETENZE NECESSARIE L esecuzione delle attività di progetto richiede una serie di competenze e capacità tecniche, organizzative e relazionali. In questo capitolo devono essere succintamente descritte competenze e capacità richieste, indipendentemente dal fatto di possederle o di averle rappresentate nelle persone facenti parte del team al momento in cui si ragiona su questo aspetto. In un processo di pianificazione corretto la scelta delle persone dipende innanzitutto dall analisi del contesto e dalla definizione delle capacità e conoscenze effettivamente utili, e successivamente verificata con la loro effettiva disponibilità

15 Esempio IL TEAM DI PROGETTO PER LA COSTRUZIONE DI UNA CASA UN INGEGNERE G CHE SI OCCUPI PROGETTAZIONE DELLA STRUTTURA DELLA UN ARCHITETTO CHE SI OCCUPI DEL DESIGN DEGLI INTERNI UN GEOMETRA CHE SEGUA ILAVORI IN CANTIERE..COSA MANCA?

16 Il Piano di CAPITOLO 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE Una volta definite it le attività ità e le competenze richieste è possibile individuare le persone e le altre risorse (ad esempio mezzi fisico-tecnici) necessarie e, se disponibili, assegnare loro i rispettivi i compiti e responsabilità. Particolarmente t utile in questa fase è lo strumento della matrice di responsabilità, che consente di stabilire chi fa cosa nonché di definire i meccanismi di interazione fra le persone coinvolte.

17 Esempio LA MATRICE DI RESPONSABILITA :..CHI FA COSA? FASI ATTIVITA Ing P.M Arch Geom Operai Operai Fondamenta Corpo Casa Scavo Fondazioni Muratura Finiture interne Copertura Intonaci esterni Rivestimenti esterni Solaio Tegole C=coordina D= decide O=opera I= viene informato Co= viene consultato

18 Il Piano di CAPITOLO 5. SCHEDULING DEL PROGETTO Solo a questo punto si hanno le informazioni necessarie per determinare esattamente i tempi di progetto: obiettivi, attività e, quello che più conta, la disponibilità temporale delle risorse coinvolte. In questo capitolo si descrivono le attività nella loro sequenza e nell eventuale loro parallelismo; sulla base delle risorse coinvolte, è possibile stimare i tempi di inizio e di fine di ogni attività e dell intero progetto. Di particolare ausilio in questa fase sono le tecniche di rappresentazione reticolare (la più nota delle quali è il Pert) e il diagramma di Gantt

19 Esempio UN ESEMPIO DI PERT MURATURE FINITURE INTERNE START SCAVO FONDAZI ONI RIVESTIM. ESTERNI TEGOLE. END INTONACI ESTERNI SOLAIO

20 Il Piano di CAPITOLO 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DI RISORSE ECONOMICHE In molti progetti l importo massimo disponibile delle risorse economiche è predeterminato. t Nel predisporre il piano di progetto l aspetto economico viene affrontato con le seguenti logiche: si calcolano gli importi necessari alla luce della realizzazione ottimale del progetto si verificano i costi necessari alla luce dell importo disponibile per verificarne la plausibilità e avere eventuali elementi di contrattazione oltre a quantificare gli importi economici è indispensabile determinare le varie voci che incidono sul costo del progetto e come esse si ripartiscono tra le diverse attività da svolgere

21 Il Piano di CAPITOLO 7. IL SISTEMA DI CONTROLLO Tra i contenuti del piano di progetto debbono essere esplicitati criteri e modalità con cui si intende controllare l effettivo andamento del progetto. Due temi sono particolarmente rilevanti al riguardo: la scelta dell oggetto del controllo: generalmente il processo di controllo riguarda la qualità del risultato conseguito, i tempi e i costi la definizione degli indici di valutazione e delle caratteristiche del sistema informativo

22 Il Piano di CAPITOLO 8. INDIVIDUAZIONE E SOLUZIONE DI PROBLEMI In questa fase devono essere individuati i fattori di rischio che possono incidere sulla buona riuscita del progetto e valutarne la probabilità di accadimento e l impatto sulle attività da svolgere. E buona norma inserire in questo capitolo un registro dei rischi, che contiene l elenco di tutti i rischi individuati, con l indicazione i della probabilità bilità e dell impatto e una serie di indicazioni su come comportarsi nel caso in cui si manifestino.

23 Esempio IL PIANO DEI RISCHI RISCHIO LIVELLO (A-M-B) PROBABILITA (A-M-B) DATA: Descrizione: Conseguenze: Azioni:

24 ASSEGNO COSA FARE A CASA LUCIDI E APPUNTI: studia i lucidi integrandoli con gli appunti presi in aula LIBRO DI TESTO: puoi trovare molti dei concetti visti in aula sul libro di testo Organizzare e Gestire Progetti Cap. 3, pagg

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