Progetto ESSE3-VOL. Guida Docenti alla gestione degli Appelli e alla Verbalizzazione degli esami online

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1 Progetto ESSE3-VOL Guida Docenti alla gestione degli Appelli e alla Verbalizzazione degli esami online Redatto da: Diego Nobile (ASI) Verificato da: Approvato da: Distribuito a:

2 INDICE NOTA INTRODUTTIVA VISUALIZZAZIONE APPELLI GESTIONE DELL APPELLO INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE STAMPA/RECUPERO DELLA LISTA ISCRITTI ALL APPELLO VERBALIZZAZIONE ONLINE - INSERIMENTO ESITI FUNZIONE INSERIMENTO ESITI IMPORTAZIONE/ESPORTAZIONE FOGLIO EXCEL VERBALIZZAZIONE ONLINE - PUBBLICAZIONE ESITI (PREVISTA PER APPELLI CON SOLO LA PROVA SCRITTA) VERBALIZZAZIONE ONLINE GENERAZIONE VERBALE TEST FIRMA DIGITALE MODALITA GESTIONE VERBALI CON FIRMA DIGITALE MODALITA GESTIONE VERBALI SENZA FIRMA: STAMPA E RISTAMPA VERBALE ANNULLAMENTO / MODIFICA ESTIO FIRMATO DIGITALMENTE...30

3 NOTA INTRODUTTIVA Il seguente manuale illustra i passi necessari per svolgere il processo di verbalizzazione online. Questo tipo di verbalizzazione non prevede la firma dello studente sul verbale. Gli studenti avranno comunque a disposizione lo statino firmato dal docente come testimonianza del superamento dell attività didattica. Inoltre gli studenti potranno controllare in tempo quasi reale il corretto caricamento dell attività didattica all interno del proprio libretto, in modo da contattare il docente in caso di errori durante il processo di verbalizzazione. Per informazioni relative alle piattaforme (sistemi operativi e browser) supportati dal processo di verbalizzazione on-line, consultare il seguente documento: (Consigliato per coloro che utilizzano Linux, Windows 7 64 bit e MacOSX)

4 1. Login Per accedere all area web riservata è necessario aprire il seguente link: https://uniroma3.esse3.cineca.it/home.do e cliccare su Login nel menù a sinistra e inserire le proprie credenziali dell account Microsoft (username e la password). Dopo l inserimento delle credenziali, si entra nell area riservata:

5 2. VISUALIZZAZIONE APPELLI Cliccando su Calendario Esami dal menù Didattica si accede all elenco degli i nsegnamenti per cui è possibile gestire appelli. Cliccando sull icona si apre la pagina con tutti gli appelli definiti per l attività didattica (AD) selezionata. Lista degli appelli d esame per l attività didattica selezionata: Nota: in caso non siano presenti tutte le attività didattiche, segnalare i dati mancanti alla segreteria didattica.

6 3. GESTIONE DELL APPELLO Percorso da menù: Didattica Calendario esami Lista appelli d esame Una volta entrati nella lista degli appelli per attività didattica per corso di studi (AD/CDS), nella colonna Azioni, sono graficamente rappresentate alcune informazioni inerenti all appello: Indica che non ci sono studenti iscritti all appello; Indica che ci sono studenti iscritti all appello; 3.1 INSERIMENTO DELLA COMMISSIONE La commissione dell esame, che comprende il docente titolare dell attività didattica e i membri, può essere inserita al momento della creazione dell appello da parte della Segreteria Didattica o direttamente dal docente utilizzando la funzione presente all interno della sua area personale. Per accedere al dettaglio della commissione, cliccare sul link indicato di seguito: All interno della pagina di dettaglio dell appello, è possibile cliccare sul link Docenti per visualizzare la lista dei docenti associati alla commissione dell appello:

7 Una volta entrati nella pagina di visualizzazione della commissione è possibile stampare la lista dei docenti o inserire nuovi nominativi tramite la funzione indicata in figura: Per inserire un docente utilizzare il motore di ricerca presente nella pagina e, una volta recuperato il nominativo, inserire il flag sulla casella di selezione e cliccare sul pulsante Associa : Per eliminare un nominativo inserito è sufficiente cliccare sulla X presente sull ultima colonna (vedi figura): Attenzione! La commissione può essere modificata solamente prima dell avvio del processo di verbalizzazione.

8 3.2 VISUALIZZAZIONE LISTA PRENOTATI Di seguito sono riportate le funzioni del menu di gestione appello, disponibili solamente se ci sono studenti prenotati. Non appena uno studente si iscrive all appello in questione, nell Elenco Appelli d esame l icona verrà sostituita dall icona Cliccandoci si accederà alla seguente finestra di gestione:

9 3.3 INSERIMENTO STUDENTI Attraverso questa funzione, disponibile nel menu di gestione appello, è possibile iscrivere studenti all appello. Il docente può iscrivere gli studenti anche il giorno stesso dell appello. I parametri di ricerca che possono essere utilizzati sono: - Cognome: è sufficiente inserire le prime tre lettere o utilizzare il carattere % per ampliare i risultati della ricerca - Nome - Matricola

10 E possibile procedere con la ricerca inserendo anche solo la matricola o il cognome. Verranno così mostrati tutti i nominativi degli studenti corrispondenti ai dati immessi, iscritti al/ai corso/i di laurea a cui si riferisce l attività didattica e che abbiano l attività didattica già presente nel proprio libretto. 1 Dopo aver identificato lo studente da aggiungere, cliccare sull icona corrispondente. Una volta iscritto, lo studente non sarà più presente nel risultato della ricerca per eventuali inserimenti successivi. Attenzione! Lo Studente può cancellare la propria prenotazione, indipendentemente da chi l abbia effettuata (studente/docente/segreteria), solo nei termini di apertura della lista iscritti. Il docente non può eliminare la prenotazione ad un appello effettuata dallo studente. Il docente può iscrivere e cancellare studenti anche oltre i termini di apertura della lista iscritti. 1 Se l attività didattica è già presente nel libretto dello studente, significa che lo studente ha presentato il piano degli studi online o si è già prenotato ad un precedente appello.

11 3.4 STAMPA/RECUPERO DELLA LISTA ISCRITTI ALL APPELLO Per stampare la lista degli studenti iscritti, cliccare sul pulsante o sul link caratterizzato dall icona E possibile ordinare la lista iscritti all appello in base ai criteri di Data Iscr., Matricola, Cognome e Nome, utilizzando le frecce evidenziate: Il cambio di ordinamento nella pagina web sarà identicamente replicato sulla stampa della lista iscritti e nel foglio Excel esportato. Esportazione Lista Iscritti E possibile esportare in formato Excel (.xls) la lista iscritti cliccando su:. Viene data la possibilità di scegliere la modalità di giudizio. Dopo aver salvato il file sul proprio computer, sarà possibile inserire gli esiti e le domande d esame, tenendo presente la legenda del Tipo Esito: Voto in trentesimi (31=30L, ASS= assente, 0= insufficiente, RIT= ritirato). Questo file è parzialmente protetto: gli unici campi modificabili sono Esito, Domande d esame, Data superamento. Una volta salvate le modifiche è possibile importare attraverso il file. Attenzione! Non è possibile usare il foglio excel per aggiungere studenti alla lista iscritti.

12 4. VERBALIZZAZIONE ONLINE - INSERIMENTO ESITI Percorso da menù: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Sono disponibili due modalità differenti per l inserimento degli esiti: Funzione Inserimento Esiti (vedi paragrafo 4.1) Importazione degli Esiti mediante foglio Excel (vedi paragrafo 4.2)

13 4.1 FUNZIONE INSERIMENTO ESITI Per inserire gli esiti si può procedere tramite l apposita funzione: Cliccando sul link si apre la pagina di scelta del metodo di valutazione: Dopo aver selezionato il metodo di valutazione da applicare, cliccare su

14 Si accede così alla pagina di inserimento degli esiti. Da qui è possibile inserire gli esiti selezionandoli dal menù a tendina: Se si desidera invece inserire delle domande di esame, una data di sostenimento esame diversa da quella dell appello o delle note (visibili solo allo studente al cui esito sono associate), bisogna procedere cliccando sull icona Domande d esame menù a tendina: di fianco al

15 e compilare i campi di interesse nella sezione Dati studente: Dopo aver riempito i campi desiderati, si può procedere cliccando su che riporta alla pagina precedente, oppure cliccando sul pulsante studente del successivo iscritto all appello. accedendo così ai Dati Una volta inseriti e salvati gli esiti, cliccare su inseriti nell elenco studenti:. Si torna alla lista iscritti con gli esiti

16 4.2 IMPORTAZIONE/ESPORTAZIONE FOGLIO EXCEL Un ulteriore possibilità di inserimento esiti, è data dalle funzionalità di esportazione e importazione dei dati della lista iscritti: Esporta dati lista iscritti: Tramite questa funzione, viene esportato un file.xls con gli studenti iscritti e tutti i campi precompilati ad eccezione di Esito, Domande d esame, Data superamento: Compilazione del foglio excel: salvato il file sul proprio computer, procedere inserendo gli esiti ed eventualmente le Domande d esame e la Data superamento. Importazione Esiti: Cliccando su., selezionare il file precedentemente salvato, quindi cliccare sul link Attenzione! E importante procedere col caricamento dello stesso file esportato e compilato.

17 A conferma della corretta importazione apparirà il seguente messaggio: A questo punto cliccando su ora gli esiti inseriti: si torna alla lista iscritti che nell elenco studenti contiene Attenzione! Il file Excel che si deve importare nel sistema deve avere necessariamente estensione.xls

18 5. VERBALIZZAZIONE ONLINE - PUBBLICAZIONE ESITI (PREVISTO PER APPELLI CON SOLO LA PROVA SCRITTA) Percorso da menù: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Attenzione: per utilizzare questa tipologia di appello, è necessario che gli studenti abbiano attivato la casella di posta elettronica istituzionale. Vedere le informazioni pubblicate al seguente link: Per questo tipo di appello, una volta inseriti gli esiti, si deve procedere con la pubblicazione affinché gli studenti possano visionare i propri voti nella loro area web ed eventualmente rifiutare il voto. Per procedere si deve cliccare sul link In questa schermata viene proposto un riepilogo dei dati dell appello e l elenco degli studenti iscritti. Il sistema seleziona di default tutti gli iscritti. Se non si vuole procedere con la pubblicazione di tutti gli esiti è necessario deselezionare gli studenti per cui non si intende procedere. Questo è possibile togliendo il flag alla voce Sel. corrispondente.

19 Il sistema inoltre associa il valore assente a tutti gli studenti per cui non sono stati precedentemente inseriti gli esiti. 2 Per inibire questa funzione deselezionare il flag: Una volta selezionati gli studenti per cui si intende procedere con la pubblicazione degli esiti, cliccare sul tasto : Prima di procedere alla pubblicazione, il sistema richiede l inserimento del Termine ultimo per il rifiuto del voto. Questo termine indica fino a quando lo studente potrà accedere alla visualizzazione del suo esito ed eventualmente effettuare una scelta. Il ministero indica in 7 giorni il tempo utile allo studente per accettare il voto. Qualora lo studente non prenda alcuna scelta, l esame sarà verbalizzato in carriera. Attenzione! Non sarà possibile procedere con la stampa dei verbali sino al giorno seguente a quello indicato come termine ultimo per il rifiuto del voto. In questa schermata è anche riportato il testo della mail che verrà inviata agli studenti per avvisarli dell avvenuta pubblicazione. Questo testo è standard e non modificabile, è però 2 Tutti gli studenti assenti o senza esito non saranno in alcun modo riportati nel verbale finale.

20 possibile compilare il campo Note Aggiuntive per aggiungere un testo libero alla mail di notifica. Per procedere cliccare su Si apre la pagina di conferma pubblicazione: Fino a questo momento il processo è reversibile. Cliccando su interrompe il processo di pubblicazione. si Se si procede, l operazione non potrà più essere annullata pertanto è necessario dare conferma cliccando sull apposito tasto. Se il processo è andato a buon fine apparirà il messaggio di notifica Invio A questo punto gli esiti sono pubblicati e visibili dagli studenti.

21 6. VERBALIZZAZIONE ONLINE GENERAZIONE VERBALE 6.1 TEST FIRMA DIGITALE Prima di effettuare la procedura di firma digitale del verbale, è consigliato effettuare il test di firma per verificare se tutti i requisiti richiesti sono soddisfatti. Per effettuare il test di firma è necessario cliccare sul link Test Firma Digitale, nel menù Didattica presente nella propria area riservata: Durante il test di firma digitale saranno effettuati i seguenti controlli: - Test Compatibilità Browser - Test Compatibilità Java - Test Smart Card Se uno dei controlli elencati non va a buon fine, è necessario contattare l Area Sistemi Informativi per individuare una soluzione. 6.2 MODALITA GESTIONE VERBALI CON FIRMA DIGITALE Percorso da menu: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Per poter procedere alla generazione del verbale d esame e alla sua firma è necessario che la gestione degli esiti sia stata completata e che sia apparsa la funzione di Stampa caratterizzata dal simbolo In questa schermata sono graficamente rappresentate anche delle informazioni sulle scelte operate dagli studenti. Accanto agli esiti - nell omonima sezione della tabella - viene indicato con opportuna colorazione delle icone, lo stato dell esito in base alle azioni dello studente (queste informazioni saranno disponibili solo in caso di appello con pubblicazione degli esiti).

22 Il colore grigio indica che lo studente non ha compiuto alcuna azione (esito non visualizzato). Per generare i verbali si procede cliccando su Si apre la pagina con l elenco di tutti gli esiti da verbalizzare. E possibile procedere generando solo alcuni verbali per volta tramite il f lag in corrispondenza del campo Sel. Il sistema di default seleziona tutti gli studenti. Non tutti i verbali verranno generati. Ci sono alcuni casi che vengono gestiti dal sistema diversamente: - Verbali annullati: ci possono essere studenti con precedenti verbalizzazioni di esiti positivi in corso. Il sistema segnala opportunamente questa situazione tramite il messaggio di Attenzione e riporta l elenco degli studenti per cui si è verificata questa situazione nell Elenco verbali annullati:

23 - Esiti senza verbale: gli studenti con esito Ritirato o insufficiente non vengono verbalizzati. In questo caso vengono segnalati dal sistema con l indicazione Elenco esiti senza verbale: Se questa finestra non è visualizzata insieme agli esiti da verbalizzare, apparirà il messaggio: Cliccando sul link verranno visualizzati. Per proseguire con la generazione e la firma dei verbali, procedere dall Elenco esiti da verbalizzare. Prima di procedere con la firma è opportuno assicurarsi che i dispositivi necessari (ad es. lettore di Smart Card) siano correttamente impostati. Cliccare su

24 Cliccando sull icona è possibile accedere ad una Preview dei verbali. Per procedere con la firma cliccare su Verrà richiesto l inserimento del proprio codice pin: Inserire il pin e cliccare su. Si apre un pop-up di Preview dove si può concludere il processo di firma dei verbali cliccando sul pulsante

25 A conclusione del processo apparirà il messaggio: Cliccando su si torna alla pagina Lista iscritti dell appello dove sarà comparso il link alla funzione di Ristampa: Se tutte le verbalizzazioni sono state concluse, il link di Stampa caratterizzata dal simbolo non sarà più presente. Alcune note sul processo di firma digitale del verbale. 1) la firma dello studente non è necessaria: difatti il verbale d'esame è un atto amministrativo e come tale è "unilaterale": l'atto amministrativo ha effetto indipendentemente dalla volontà del cittadino (ad esempio nei concorsi pubblici per l'assunzione, i candidati non firmano la presa visione del voto). 2) Il procedimento amministrativo (ovvero tutto il processo che porta ad esaminare il candidato e che si conclude con il provvedimento ovvero il verbale d'esame) ha un "responsabile del procedimento" che è il Presidente della Commissione. Tale figura è garante della correttezza delle procedure messe in atto e dell'atto amministrativo scaturito dal procedimento stesso, anche se il procedimento ha coinvolto uffici/persone differenti in

26 momenti differenti (es. le Determinazioni Dirigenziali sulle licenze Edilizie: vengono vagliate da più uffici, a seguito di sopralluoghi effettuati in tempi diversi che alla fine generano un unico atto su cui c'è la firma di un solo Dirigente). Analogamente è sufficiente la firma di un solo docente, o meglio del solo Presidente della Commissione, per rendere il verbale un atto valido a tutti gli effetti. A conferma di quanto detto, si ricorda che il Regolamento Didattico di Ateneo (art. 14) prevede la firma del solo Presidente e non dello studente o di altri membri della commissione. Inoltre la recente nota (26/SEGR/DGUS/2011) congiunta MIUR e Ministero per la Pubblica Amministrazione e l'innovazione conferma quanto detto.

27 6.3 MODALITA GESTIONE VERBALI SENZA FIRMA: STAMPA E RISTAMPA VERBALE Percorso da menu: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti Una volta che viene visualizzata la funzione di Stampa, caratterizzata dal simbolo, è possibile procedere con la generazione dei verbali d esame riepilogativi da stampare e consegnare (firmati) in Segreteria Studenti. Cliccando su si apre la pagina di Preview contenente l elenco degli studenti e dei relativi esiti dell esame (come mostrato in figura) In base alle disposizioni di Ateneo, gli studenti con esito Ritirato o Insufficiente possono non dover essere verbalizzati. In questo caso vengono segnalati dal sistema con l indicazione Elenco esiti senza verbale:

28 Se questa finestra non è visualizzata insieme agli esiti da verbalizzare, apparirà il messaggio: Cliccando sul link verranno visualizzati. Attenzione! Il pulsante provoca l immediata chiusura dell appello. È molto importante procedere alla stampa del verbale soltanto dopo avere controllato le votazioni inserite. Nel caso in cui si rilevi la mancanza, nell anteprima del verbale, di uno o più esiti non compresi fra i casi precedentemente citati, è necessario cliccare sul pulsante e procedere ad aggiungere gli esiti o gli studenti mancanti dalla pagina elenco degli iscritti all appello. Attenzione! Non usare i pulsanti del browser per tornare alla pagina precedente. Alzando il flag su verbale. è possibile selezionare gli studenti per cui s intende generare il Una volta generati dei verbali appare la funzione di ristampa. La segreteria studenti, dopo aver ricevuto il verbale, attiverà le procedure per il caricamento delle prove nelle carriere degli studenti.

29 Esempio di Verbale generato:

30 6.4 MODIFICA / ANNULLAMENTO ESITO FIRMATO DIGITALMENTE Percorso da menu: Didattica Calendario esami Lista appelli > Lista Iscritti In caso di esito firmato digitalmente è possibile seguire la seguente procedura per la effettuare la correzione. Dalla pagina web in cui sono visualizzati tutti gli studenti prenotati, cliccare in fondo sulla funzione Ristampa e Correggi Verbale : Cliccare sul numero di verbale: Tramite il pulsante Modifica accanto al nominativo in questione è possibile correggere il voto.

31 In caso di esito da modificare, sarà necessario inserire il nuovo esito e procedere con la firma digitale del singolo esito. In caso di esito da annullare, sarà necessario inserire il valore Assente e procedere con la firma digitale del singolo esito. Modificato l esito, cliccare sul pulsante Rigenera Verbale per firmare la modifica.

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