DUE DILIGENCE. Controlla la qualità delle tue operazioni in Cina

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1 Aggiornamenti legali e fiscali da Dezan Shira & Associates Volume XI - Numero II DUE DILIGENCE Controlla la qualità delle tue operazioni in Cina In questo numero: Due diligence interna Considerazioni sulla gestione operativa, finanziaria e delle risorse umane Check-list per una corretta due diligence in Cina Preparare la documentazione per il Transfer Pricing Sottoscrizione al sito: China Briefing 1

2 Benvenuti a questo numero di China Briefing Celebrating 10 Years In questo numero di China Briefing andiamo a dare uno sguardo ad alcune procedure di controllo interno e di aderenza e conformità alle norme quando si opera in Cina. In primo luogo, approfondiremo alcuni punti chiave legati ad aspetti operativi, finanziari e delle risorse umane che dovrebbero essere chiari ad ogni manager operante in Cina. Da questioni prettamente formali, alle funzioni operative chiave fino alle considerazioni ambientali, esploreremo come la due diligence operativa può essere d aiuto nello stabilire il grado di rischio e le opportunità di business nella Repubblica Popolare Cinese. Inoltre, daremo uno sguardo a come redigere la contabilità, i documenti societari e le imposte in modo corretto. Infine, dal momento che la scadenza per la presentazione dei documenti di Transfer Pricing si avvicina, abbiamo voluto introdurre la documentazione richiesta e che deve essere completata. Con norme (e sanzioni) sempre più rigide, è importante che le aziende coinvolte nel Transfer Pricing mantengano una documentazione appropriata e siano costantemente aggiornati sui requisiti fiscali. Gli articoli di questo numero di China Briefing sono frutto delle ricerche e dell esperienza della società di consulenza fiscale e per gli investimenti diretti esteri Dezan Shira & Associates. Per assistenza legale, fiscale, contabile e nella gestione delle risorse umane nella Repubblica Popolare Cinese, vi invitiamo a contattarci all indirizzo italiandesk@dezshira.com o a visitare il sito Distinti saluti, Alberto Vettoretti, Managing Partner, China Practice, Dezan Shira & Associates, Editore, Asia Briefing Dezan Shira & Associates dispone di un ITALIAN DESK diretto dal dott. Alberto Vettoretti che segue i clienti italiani su base nazionale in tutta la Repubblica Popolare Cinese ed in Italia. Questo servizio è ulteriormente rafforzato dal proprio National Team di avvocati e commercialisti esperti in tutti gli aspetti riguardanti il sistema legale e fiscale cinese e, fra l altro, delle implicazioni con le controparti italiane. Se siete interessati a contattare il nostro Italian Desk per discutere dei vostri interessi nella Repubblica Popolare Cinese oppure in Italia, non esitate ad inviarci una con le vostre domande agli indirizzi del riquadro qui sotto. In Cina Dott. Alberto Vettoretti Tel. (0086) alberto@dezshira.com Dott. Rosario Di Maggio Tel. (0086) rosario.dimaggio@dezshira.com In Italia Dezan Shira & Associates liaison office Via Castagnole, 20/M (Centro Edison) Treviso Tel italiandesk@dezshira.com Consulenza legale, Contabilità, Controlli, Servizi Fiscali e Gestione Buste Paga in Cina, India e Vietnam italiandesk@dezshira.com Nove Uffici in Cina Cinque Uffici in India Due Uffici in Vietnam Visita le altre nostre Risorse Regionali ASIA EMERGENTE INDIA BRIEFING VIETNAM BRIEFING La copertina artistica di questo mese L opera oggetto della copertina di questo mese Angel Road (olio su tela), è dell artista Rong Zhi. Originario della provincia dell Hunan, Rong Zhi ha ottenuto la laurea in pittura murale presso la China Central Academy of Fine Arts ed insegna oggi presso la Xiangtan University college of the Arts. L opera è riprodotta per cortesia dell artista e della FELLINI Gallery. La FELLINI Gallery è specializzata in pittura contemporanea, scultura e fotografia cinese e internazionale. La galleria è a Shanghai, all interno dell ex concessione francese al 339 Changle Rd. N.15, presso Ziangyang Rd. info@fellinigallery.com. Tutto il materiale ed i contenuti sono protetti da 2010 Asia Briefing Ltd. Nessuna riproduzione, copia o traduzione di materiale è permessa senza il consenso dell editore. Contattate: Editor@china-briefing.com

3 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni [ A cura di Dezan Shira & Associates ] La d u e d i l i g e n c e è probabilmente uno dei concetti più importanti tra quelli che un investitore straniero deve considerare quando decide di operare in un ambiente particolare come quello cinese. Che si tratti della procedura di registrazione oppure dei processi interni legati alla gestione quotidiana, un manager dovrebbe sempre conoscere lo stato dell azienda, e assicurarsi che tutta la documentazione sia aggiornata e accurata, che tutti i dati finanziari siano registrati correttamente e che le questioni sul lavoro dipendente e sugli altri assets aziendali siano gestiti dovutamente. In questo articolo andiamo ad approfondire tre diverse forme di due diligence: operativa, finanziaria e delle risorse umane, aspetti che dovrebbero essere seguiti non solo quando si avvia un investimento, poiché essi aiutano ad identificare il valore reale di ogni investimento, ma dovrebbero anche essere usati come base per revisioni interne in società già stabilmente operanti in Cina, aiutando a ridurre rischi e ad evitare quei tipi di problemi che possono svilupparsi, quando non è posta adeguata attenzione alle questioni interne. Due diligence operativa Organization Risk Environment Key functions Le aziende straniere operanti in Cina mancano spesso del controllo interno necessario e della trasparenza richiesta nell operatività quotidiana. Le ragioni possono dipendere dagli aspetti occasionalmente unici dell ambiente di lavoro cinese fortemente burocratico e ancora poco standardizzato. Ciò non significa necessariamente che sia in atto una frode, ma può comunque condurre ad una minore trasparenza delle transazioni ed a un minore controllo della casa madre. Questi rischi possono essere ridotti grazie alla due diligence operativa. Questo genere di indagini possono rivelarsi uno strumento altamente efficace nell aiutare a comprendere in che modo un entità cinese opera e può anche dimostrarsi effettiva nel valutare quanto le operazioni correnti possano supportare gli obiettivi strategici futuri. L analisi dovrebbe includere una valutazione dettagliata dei seguenti aspetti: Modus operandi interno, i processi e i sistemi di supporto correlati; Interconnessione tra queste operazioni; Impatto di queste operazioni sulla futura redditività aziendale. La due diligence operativa mira a delineare i processi non pienamente coperti dalla due diligence finanziaria ed è spesso uno strumento molto importante nell identificare la reale amministrazione e il valore di un azienda operante in Cina. Mentre la due diligence finanziaria verifica il bilancio societario, le vendite future potenziali e i profitti aziendali, usando prevalentemente la contabilità interna e le variazioni percentuali, la due diligence operativa, scava più in profondità, verificando le operazioni funzionali e le loro interazioni. Uno degli aspetti fondamentali che deve essere verificato nella due diligence operativa è la correttezza della China Briefing 3

4 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni strutturazione societaria. I documenti da controllare includono: la licenza commerciale, oltre a tutte le licenze accessorie e i permessi ufficiali ad operare; i documenti costitutivi della società e che ogni modifica successiva sia stata riportata nello statuto; la verifica dei documenti emessi dalla banca di riferimento, riguardo la capitalizzazione e i conti correnti; altre registrazioni richieste dalle autorità governative a norma di legge, incluse le registrazioni fiscali e per la gestione della valuta straniera; ciò include il certificato di valutazione, la documentazione relativa all investimento di capitale iniziale, il report di verifica della contribuzione di capitale e copie dei certificati di investimento emessi ad ogni investitore; rapporto di valutazione assets; eventuali documenti attestanti qualsiasi trasferimento di quote o partecipazioni societarie; eventuali documenti attestanti qualsiasi incremento o diminuzione di capitale registrato o dell ammontare totale dell investimento; eventuali documenti che evidenzino l uso delle quote azionarie come garanzia; qualsiasi altro documento che concerna approvazioni, licenze o permessi richiesti per l istituzione e l operatività dell azienda o di ogni sua filiale o consociata. L esame di qualsiasi di questi documenti dovrebbe essere eseguito durante la valutazione del contesto di altri documenti. Ciò, dovrebbe permettere di avere una piena comprensione dello status legale dell azienda. Alcune di queste verifiche andrebbero condotte annualmente. Struttura organizzativa La struttura organizzativa è un punto chiave per il successo di qualsiasi azienda in Cina. Gli aspetti da verificare includono: tutti gli investitori/azionisti della società sono posti sotto mandato; la struttura organizzativa esterna della società, di tutte le consociate, domestiche e straniere, degli uffici di rappresentanza, delle filiali, dei centri di distribuzione, dei centri di ricerca, dei loro legami, interconnessioni e strutture operative; la struttura organizzativa interna, con un organigramma dettagliato che specifichi nomi, età, paga e dettagli dei membri di ogni collegio sindacale, consiglio di amministrazione, senior management o altro personale chiave; ogni manuale societario e/o normativa/regolamento interni all azienda; dettagli delle assemblee degli organi societari, quali il consiglio di amministrazione, degli azionisti o dei collegi sindacali, e di ogni altro consiglio che abbia adottato risoluzioni esecutive negli ultimi tre anni; copie documentali riguardo i punti di cui sopra, incluse copie delle licenze commerciali, dei documenti costitutivi, contratti di joint venture e statuti, approvazioni governative e documenti di registrazione; altra documentazione, incluse le bozze di ogni assemblea degli organi societari e le risoluzioni adottate negli ultimi tre anni, come le lettere d incarico e i contratti di lavoro. Stima del rischio La stima del rischio è di fondamentale importanza. Le quattro fonti di rischio operativo, secondo gli standard internazionali, riguardano: i processi operativi, il personale, il sistema interno e gli eventi esterni. Questi sono aspetti qualitativi che possono avere un pesante impatto quantitativo, e tendono ad essere fomentatori di cattiva amministrazione e corruzione endemica. La due diligence operativa mira a stabilire le possibilità di questi rischi e i loro effetti potenziali sul business. Funzioni operative principali La capacità operativa di una società è alla base del suo successo e dovrebbe, quindi, essere adeguatamente monitorata e controllata lungo l intera catena del valore. I passaggi necessari a portare a termine questi controlli variano a seconda della società che viene considerata, ma comunque sia, dovrebbero includere un monitoramento sul campo per verificarne il funzionamento quotidiano e quali sistemi di gestione vengano utilizzati. L analisi dovrebbe includere il calcolo della capacità produttiva, dei flussi di materie prime in entrata, l inventario delle scorte nei magazzini e tutti gli altri fattori che sono fondamentali alla normale conduzione della gestione quotidiana. La due diligence operativa può, inoltre, aiutare a definire la possibilità e, da un punto di vista operativo, i vantaggi amministrativi di unire o accentrare operazioni indipendenti già esistenti. La soluzione dipenderà da caso a caso e dai risultati che si vorranno ottenere. Relazioni esterne I controlli in quest area dovrebbero estendersi alle relazioni con acquirenti e fornitori, rispettivamente mettendo a confronto i termini sia degli acquisti che delle vendite. Ci sono clienti a cui è concesso un trattamento preferenziale nei termini di pagamento? Ci sono fornitori i cui prezzi non sono in linea con i prezzi di mercato e che potrebbero vendere all azienda prodotti a prezzo maggiorato? Un controllo periodico che ciò non accada e che l amministrazione della catena di fornitura non venga abusata è fortemente consigliabile. Concorrenti Abbiamo incontrato, in passato, casi in cui gli ordini ad una società (di proprietà straniera) erano deviati ad un altra società specchio. Spesso queste ultime sono di proprietà di dipendenti o di parenti o amici di questi e operano attraverso un sito web disponibile solo in cinese. Controlli periodici controlli dovrebbero essere portati a termine sugli ordini in arrivo e sulla documentazione collegata, attraverso verifiche su campioni di preventivi a cui non è seguito un ordine d acquisto. In un caso, abbiamo scoperto una fattura presentata per l acquisto di un dominio 4 China Briefing

5 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni cinese di una società concorrente, a nome di alcuni cinesi della società straniera vittima, i quali reindirizzavano gli ordini alla loro azienda. Le perdite causate da ordini girati a favore della società specchio ammontavano a 3 milioni di euro, mentre i responsabili delle vendite della società raggirata ponevano l accento sulle sfavorevoli condizioni competitive del mercato per giustificare i magri ricavi. Un revisore esperto può aiutare ad identificare tali frodi durante i controlli amministrativi e, oltretutto, a tenere in piedi un sistema di controllo indipendente di verifica. Considerazioni ambientali Il governo cinese è sempre più attento alle questioni ambientali e al danno che le emissioni provenienti dalla produzione industriale possono provocare e sta compiendo passi decisivi in direzione degli standard internazionali. Di conseguenza, stanno aumentando anche i rischi per le aziende manifatturiere. Per esempio, una fabbrica costruita su un terreno considerato inquinato potrebbe doverlo ripulire: il concetto di colui che inquina, paga in Cina non è sempre seguito. È, quindi, un prerequisito procedere alla verifica della qualità del terreno, specialmente se devono essere acquistate nuove proprietà. È saggio, inoltre, procedere a controlli simili quando si è di fronte ad un terreno acquisito per eredità, o apportato da un partner in una nascente società. Aspetti importanti da tener presente inclundono: La situazione ambientale attuale dell azienda.vi sono stati problemi di carattere ambientale in passato, potrebbero esservene in futuro, dopo l acquisizione? Se sì, quali contromisure sono state attuate? Utilizzo di sostanze, materie prime, oggetti o procedure pericolose; Scarico di materiali inquinanti e relative penali o tassazioni? Qual è la politica aziendale riguardo le questioni ambientali? Esistenza di prove documentali su informazioni che riguardano l impatto ambientale, licenze, approvazioni, permessi, certificati, domande, registrazioni e notifiche Esistenza di rapporti sulla situazione ambientale, prodotti da terze parti (sia private che governative) negli ultimi cinque anni L ambiente è ancora una questione in evoluzione in Cina. I regolamenti nei prossimi anni diventeranno con buona probabilità più stringenti e, quindi, la due diligence giocherà un ruolo sempre più importante. Documentazione aziendale di segreteria È di vitale importanza la corretta gestione degli aspetti contabili e della documentazione di segreteria. Una mancanza di attenzione ai dettagli potrebbe seriamente mettere a repentaglio le quotidiane operazioni aziendali. I marchi sono stati registrati in Cina? Se no, è necessario provvedervi al più presto. Se sì, il procedimento è stato compiuto da un agente o dalla stessa società madre? Controllare che ciò sia stato compiuto effettivamente e dove sia stata depositata la licenza di proprietà. Tutte le licenze commerciali sono aggiornate? Ciò dovrebbe riguardare i rinnovi annuali, e le altre licenze e permessi pertinenti - licenze d esportazione, registrazioni doganali e al SAFE (State Administration of Foreign Exchange). Due diligence finanziaria FINANZEN bewerten Angaben FINANZIERUNG Körperschaft Büro Prüfungen FINANZWESEN FINANZWIRTSCHAFT Verwäss FINANZWESEN erungseffekt FINANZEN FINANZIERUNG FINANZWIRTSCHAFT Avere un quadro della situazionefinanziaria aziendale potrebbe rivelarsi difficile. Questo è spesso dovuto al fatto che molte aziende in Cina operano con due diversi libri contabili - uno interno, mostrante la reale posizione, e uno ufficiale. Ciò è illegale, ma rimane pratica comune, legata all evasione fiscale dell imposta sul reddito (che è del 25%). Il personale locale potrebbe quindi, principalmente, ma non solo, spinto da quelle che in Cina potrebbero anche essere ritenute buone intenzioni, causare seri problemi all azienda, attraverso leggerezze o comportamenti deliberati. La State Administration of Taxation è, inoltre, piuttosto inefficiente nella sua attività di raccolta delle imposte. Alcune tra le sue pratiche (come il versamento dell IVA al momento della fatturazione e non del reale incasso) hanno portato a tecniche contabili inappropriate, che ormai sono la norma in molte aziende. In questi casi, il ricavo da vendite potrebbe, ad esempio, essere diretto al conto corrente personale dell amministratore generale, piuttosto che al conto aziendale per ridurre il flusso di cassa legato all IVA, fino a che l intero ricavo non sia stato ricevuto. Ciò è magari compiuto con buone intenzioni, ma è certamente illegale ed è fonte di pericolosi rischi. Una tale gestione contabile può facilmente portare a casi di evasioni e frode fiscale. Nel caso si venga scoperti, le autorità possono richiedere fino a 5 volte l ammontare delle imposte non pagate. La situazione descritta sopra può inoltre porre l investitore in una posizione facilmente ricattabile nei confronti del personale locale. Valutare i bilanci e le revisioni contabili È consigliabile contattare una società di revisione contabile che abbia esperienza con società statali per attestare la qualità delle operazioni presentate. Sarà sufficiente programmare una visita di due, tre giorni da parte di un revisore imparziale e con esperienza, che possa fornire un opinione sulla veridicità dei documenti presentati e sull eventualità di condurre indagini più approfondite. China Briefing 5

6 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni E consigliabile comunque trattare le revisioni interne con la dovuta attenzione. Se deve essere condotta una semplice verifica sulla trasparenza commerciale, allora si può adottare un approccio pragmatico alla metodologia di comunicazione del personale.qualora sorgano domande e a seconda della natura di queste, può essere pertinente condurre un esame più completo nelle aree che preoccupano maggiormente. La SAT pone le aziende ad investimento straniero in Cina, incluse le Joint Venture, sotto la categoria 1 (la più alta) nella scala di verifica e monitoraggio dell ufficio fiscale. Il personale amministrativo che non ne è consapevole, ma che invece continua a praticare una gestione societaria non a norma, può essere la causa di seri problemi futuri. È saggio insistere che questi si attengano alle norme di gestione richieste per legge. Tasse e dichiarazione fiscale La maggior parte delle dichiarazioni devono essere condotte mensilmente, altre trimestralmente, a queste vanno aggiunti gli obblichi della revisione annuale. Le principali imposte in Cina sono: Imposta sul reddito societario; IVA; Imposta sul consumo di beni di lusso; IVA sui terreni; Resorce Tax; Imposta sugli immobili urbani; Tassa di bollo; Imposta sull acquisto di motoveicoli e navi; Imposta notarile - per l acquisto di diritti d uso di terreni e immobili. Le imposte per gli uffici di rappresentanza Gli uffici di rappresentanza sono soggetti ad un imposta commerciale di circa il 9% delle loro spese, la quale deve essere calcolata, registrata e pagata mensilmente. E inoltre richiesta una revisione annuale. In rare occasioni, un ufficio di rappresentanza può fare domanda per ottenere l esenzione fiscale. Se le imposte non sono state corrisposte, l ufficio fiscale può imporre multe di ammontare pari a cinque volte il debito in mora e, in casi estremi, può procedere al ritiro della licenza commerciale. Questa può rivelarsi una spesa molto onerosa. In passato a Shanghai, un noto marchio internazionale del settore del lusso non ha evaso il fisco per tre anni consecutivi. Con una media di spese mensili pari a circa 8,000$ l ammontare da versare aveva raggiunto i 28,800$, che con la penale e gli interessi poteva facilmente raggiungere i 172,800$. Il mancato pagamento delle imposte da parte di un ufficio di rappresentenza può dunque avere serie implicaioni, che possono tramutarsi nel pagamento di multe molto onerose qualora tale comportamento fosse reiterato nel tempo. Revisione contabile interna Le differenze e le particolarità dei principi contabili cinesi, richiedono spesso una conoscenza specifica. Un bilancio cinese dovrebbe mostrare nel dettaglio voci quali i crediti commerciali, altri crediti, immobilizzazioni, lavori in corso d opera, debiti verso i fornitori, altre passività e i fondi di previdenza sociale. I crediti commerciali o crediti a breve tipicamente si riferiscono ad operazioni aziendali facenti parte della gestione corrente. Due problematiche comuni sono: l impossabilità di proiezioni dovuto alla mancanzadi dati analitici coerenti, spesso dovuto alla poca coordinazione tra l ufficio di vendite e il dipartimento contabile; e la pratica comune di nascondere o sottodichiarare parte delle vendite per ridurre l imponibile sui profitti societari. Altri errori comuni legati alla contabilità dei crediti consiste nel registrare transazioni no rilevanti tra i crediti in attivo. Questo succede per esempio nel caso di un prestito interno tra due imprese consociate che, invece di essere registrato come investimento finisce erroneamente come altri crediti. E ancora, immobilizzazioni prodotte internamente che non vengono poi contabilizzate tra le immobilizzazioni, con conseguente errore nel riporto degli ammortamenti. Il costo d opera sarà registrato come uscita dell esercizio e non capitalizzato, con l effetto di diminuire la base imponibile. Immobilizzazioni correnti non registrate come tali come neanche la pertinente documentazione correlata. Allo stesso modo, a volte le aziende riporteranno transazioni non rilevanti anche tra i debiti a breve. Come anche per gli stipendi dei dipendenti non ancora versati che talvolta non coincidono con gli importi effettivamente loro corrisposti. Deprezzamento delle immobilizzazioni In accordo con i ChinaGAAP (principi di contabilità correnti cinesi), le immobilizzazioni relative alla produzione e alle operazioni aziendali, aventi vita utile stimata maggiore di un anno, devono essere capitalizzate, come gli altri attivi di lungo periodo aventi valore superiore a RMB (circa 216 ) e vita residua superiore a due anni. I principi contabili IFRS invece, lasciano a discrezione delle aziende il limite oltre il quale le spese sono capitalizzate. Le immobilizzazioni sono quegli attivi materiali che ci si aspetta verranno posti in servizio per più di un esercizio contabile. Secondo gli US GAAP, le imprese hanno anch esse la libertà di determinare un limite minimo alla capitalizzazione, ma resta vincolante la condizione minima temporale di un anno di vita utile. Entrambi China GAAP e IFRS trattano i costi in modo simile, con l eccezione che i primi includono le imposte d acquisto mentre gli altri solo le imposte non rimborsabili. Secondo gli IFRS, il costo di una proprietà, di uno stabilimento o di un macchinario comprende il costo d acquisto comprensivo delle imposte d acquisto e d importazione, oltre ad ogni costo direttamente imputabile alla messa in opera. 6 China Briefing

7 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni Per i China GAAP, le immobilizzazioni materiali sono contabilizzate al costo al netto dell ammortamento, rivalutazioni successive non sono generalmente consentite, come anche per gli IFRS. Le principali revisioni dovrebbero essere trattate come spese d esercizio secondo gli standard China GAAP. Tuttavia, se può essere dimostrato il beneficio futuro in eccesso rispetto agli standard utilizzati in origine, allora esse possono essere capitalizzate, qualora non superino il valore di recupero delle immobilizzazioni. Queste dovrebbero essere ammortizzate nel periodo intercorrente tra due manutenzioni rilevanti. Secondo gli IFRS, ad eccezione del caso in cui l azienda abbia stabilito che l incremento di valore dell asset è dovuto all aggiunta di una componente separata da esso, le manutenzioni sono solitamente riconosciute come una spesa da imputare all esercizio corrente, poiché riguardano il mantenimento o ristabilimento dei benefici economici futuri che un azienda può aspettarsi dagli standard di performance dell immobilizzazione. Secondo gli US GAAP, le spese di manutenzione sono definite come spese di ripristino che incrementano il valore dell immobilizzazione ed estendono la sua vita utile per più di un anno. Ogni altra spesa di riparazione è imputata all esercizio in cui si è manifestata. Molte aziende straniere in Cina non si preoccupano di applicare un corretto ammortamento, determinando spese non necessarie e di conseguenza una diminuzione del profitto aziendale. Due diligence nelle Risorse Umane Un adeguata comprensione del mercato del lavoro, delle leggi che regolano la gestione delle risorse umane e dei processi di selezione e gestione del personale è cruciale per un azienda che voglia operare con successo in territorio cinese. Sfortunatamente, soprattutto a causa della mancanza di informazioni affidabili in inglese, delle continue Arbeitsverhältnis Rente PERSONALWIRTSCHAFT Sozialversicherung PERSONAL Unterbringung PERSONAL PERSONALABTEILUNG PERSONALWIRTSCHAFT Mutterschaft PERSONALWESEN PERSONALWIRTSCHAFT PERSONALABTEILUNG PERSONALWESEN riforme in atto e della natura mutevole del mercato del lavoro, è molto difficile per gli investitori stranieri comprendere la situazione in modo dettagliato. Questioni sulla gestione del personale È importante assicurarsi che tutti gli oneri a carico dell azienda vengano versati debitamente, come l imposta sul reddito individuale e i contributi. Sarebbe inoltre utile assicurarsi che tutti i contratti di lavoro con personale in posizioni chiave siano completi di clausole sulla confidenzialità e di non competizione con chiare definizioni di responsabilità da parte dell azienda o del singolo dipendente. Assicurarsi inoltre che il numero dei dipendenti eguagli il numero di personale ufficialmente a libro paga e richiedere documentazione scritta dal dipartimento di risorse umane per certificarlo. Nei casi in cui sia implicato un sindacato dei lavoratori, è saggio, inoltre, identificare lo statuto e i pagamenti che sono stati loro garantiti. Le aziende devono infatti corrispondere un minimo del 2% dello somma dei salari al fondo sindacale. Altri aspetti da verificare includono: Personale ereditato la società può essere ritenuta responsabile del personale ereditato da altre aziende se questo viene trasferito per motivi di acquisizione, ecc; Contratti - ricontrollare tutti i contratti con valore stimato superiore a RMB o pari o superiore al 5% dell attivo netto della società (ciò include contratti d impiego, assicurazione e ogni altro materiale che sia essenziale per operare). Oneri sociali e contributi I contributi in Cina sono una tematica particolarmente complessa, in quanto organizzati su base regionale. Il sistema contributivo formale copre principalmente i lavoratori delle zone urbane e, parzialmente, quelli appartenti alle zone rurali che si sono trasferiti in città per lavoro. I contributi mensili sono determinati attraverso l utilizzo di una cifra base. Nella maggior parte delle città viene calcolata come segue: Sicurezza sociale base = Reddito totale dell ultimo anno / Per i nuovi assunti, lo stipendio base può essere utilizzato come base di sicurezza sociale per il primo anno. Si noti che la cifra base per il calcolo dei contributi ha un tetto massimo pari al 300% della retribuzione sociale media del luogo nel quale questa è versata. Pertanto, tutti i dipendenti che guadagnino oltre tale importo pagheranno una percentuale minore del loro salario in contributi (cosicche anche il datore di lavoro avrà un onere minore). Il tetto massimo viene generalmente aggiornato annualmente per tutti i dipendenti, solitamente nel mese di maggio. A volte il governo rivede anche le percentuali a carico delle parti. E da notare che, sebbene i massimali delle cifre base vengano aggiornati a metà anno, il calcolo della base di ogni dipendente verrà eseguito sulla retribuzione media percepita da gennaio a dicembre dell anno precedente. Il Sistema di Sicurezza Sociale cinese (China s Social Security System) si compone di cinque diverse voci, più un fondo casa (housing found) obbligatorio. Le voci in questioni sono: pensione, disoccupazione, sanità, infortunio sul lavoro, maternità e fondo casa. China Briefing 7

8 Due diligence: controlla la qualità delle tue operazioni I contributi per la pensione sono versati da entrambe le parti, datori di lavoro e lavoratori. Il contributo dei primi è naturalmente più alto rispetto a quello dei lavoratori. Per il fondo disoccupazione, pagano entrambe le parti e nella maggior parte delle città la proporzione è inferiore all 1% del salario mensile, eccezion fatta per Shanghai in cui il contributo dei datori di lavoro raggiunge la soglia del 2%. Qualora il soggetto si trovasse senza lavoro, tale assicurazione pagherà un importo fisso ogni mese, a condizione che i contributi siano stati versati per conto del lavoratore dipendente per un periodo continuativo minimo di un anno, prima della presentazione della domanda. Per l assicurazione medica le proporzioni variano notevolmente da città a città, ma generalmente alla società si richiede un contributo che varia tra il 5 e il 12% del salario mensile del dipendente, mentre il lavoratore contribuisce con una quota del 2% circa. Nel caso in cui un individuo si ammali, questo potrà beneficiare di cure ospedaliere. E consuetudine che l importo necessario per il pagamento delle cure mediche prestate debba essere pagato dal soggetto in via anticipata, salvo poi ricevere un rimborso pari alla quota coperta. L assicurazione contro gli infortuni sul lavoro viene interamente pagata dal datore di lavoro. A seconda del tipo di impiego svolto, il premio si attesta intorno a valori percentuali compreso tra lo 0,5 e il 2% del salario mensile del dipendente. Nel caso in cui si verifichi un infortunio sul lavoro, il datore avrà l onere di raccogliere le prove e inviarle alla società assicuratrice. Nel caso di una società la cui forza lavoro sia sparsa tra più città si potranno verificare delle differenze sostanziali nelle spese legate ai contributi. I contributi per l assicurazione di maternità sono corrisposti dal datore di lavoro che solitamente contribuisce con una percentuale compresa tra lo 0,5 e l 1%. Nel caso di maternità, una dipendente ha diritto a 4 mesi di ferie. Inoltre, il datore di lavoro non puo terminare il rapporto di lavoro dal momento in cui viene ufficializzata la maternità fino al primo anno di età del nascituro. Il fondo casa, infine, ha lo scopo di favorire agevolazioni nell acquisto di un abitazione da parte del lavoratore. I contributi, obbligatori apparte per alcuni casi specifici, sono versati da entrambe le parti. Al datore di lavoro è richiesto un contributo che va dal 7 al 13% del salario del dipendente. Conclusione La due diligence rappresenta un processo fondamentale nel valutare l operativita di un azienda straniera in Cina. I differenti principi contabili possono complicare di molto la comprensione del giusto valore di un investimento e dei suoi assets in Cina. Il processo di due diligence richiede non solo un controllo a norma della documentazione, ma anche un attenta analisi della situazione finanziaria e delle questioni operative della società. È qui che conoscenza e esperienza in Cina possono fare la differenza. Dezan Shira & Associates è una società di consulenza autorizzata che offre assistenza in materia legale e fiscale, di due diligence, di gestione libri paga e di revisione per clienti internazionali che operano in Cina, a Hong Kong, in India e in Vietnam. Per qualsiasi domanda o per ricevere ulteriori informazioni, vi invitiamo a contattarci all indirizzo italiandesk@dezshira.com oppure a visitare il sito Check-list per una corretta due diligence in Cina Profili Operativi Licenze commerciali Quando scade? Qual è l oggetto sociale? Entrambi questi aspetti sono fondamentali per l operatività quotidiana e portare a seri problemi. Qualora si intenda procedere alla creazione di una Joint Venture, è fondamentale richiedere al partner cinese di procurare copia della licenza aziendale, nella quale dovranno essere elencate le seguenti informazioni: il responsabile legale, la sede legale della società, l ammontare del capitale sociale e il periodo di validità della licenza. Altri documenti per la registrazione Marchi e brevetti sono stati registrati in Cina? E le licenze di esportazione, la registrazione con le dogane e con lo State Administration of Foreign Exchange che garantisce le operazioni in valuta estera sono state ottenute in modo corretto? Questioni ambientali Quale è l attuale situazione ambientale della società? Qualora si stia procedendo adesso alla costituzione, sono stati calcolati i costi ambientali a medio e lungo termine? È necessario effettuare una valutazione di impatto ambientale? Profili finanziari Dichiarazioni finanziarie Chi ha il controllo finanziario della società? Qualora si trattasse di un solo individuo, questo non dovrebbe essere in possesso dei timbri societari, poichè questi darebbero di fatto al soggetto in questione il totale controllo finanziario della società. Dichiarazione d imposta Sono state corrisposte tutte le imposte? Oltre all imposta sul reddito societario, all imposta sul reddito delle persone fisiche e alla business tax, le società che lavorano con l export devono registrarsi per richiedere i rimborsi IVA o quando possibile l esenzione. Per le PMI è da ricordare che lo stato di piccolo contribuente IVA deve essere confermato entro il 30 giugno. Controllo interno e revisione finanziaria Ha senso per le PMI affidarsi ad un revisore indipendente che possa attuare un periodico controllo interno almenno ogni trimestre o mensilmente qualora i movimenti siano consistenti. Questo puo essere di fondamentale aiuto nel mantenersi a norma di legge sotto il profilo fiscale, fungere da controllo sul personale interno all azienda, aiutare la direzione nel mettere a punto o perfesionare modelli di business efficienti e tenere aggiornati sui continui cambiamenti regolamentativi. Risorse Umane Contributi I contributi da parte di dipendenti e datori di lavoro possono variare a seconda della città nella quale i contributi vengono versati. E necessario inoltre assicurarsi che tutti i contributi siano stati versati, poichè qualora così non fosse le sanzioni potrebbero rivelarsi particolarmente onerose. Punti chiave per le PMI Le PMI in Cina hanno tempo fino al 30 giugno 2010 per registrarsi presso le autorità fiscali, al fine di mantenere lo status di piccolo contribuente IVA riducendo in questo modo le passività IVA dal 17% al 3%. Per assistenza contabile e fiscale in Cina o ulteriori informazioni sull argomento, scrivete a italiandesk@dezshira.com

9 Preparare la documentazione per il Transfer Pricing [ a cura di Steven Carey, Transfer Pricing Associate ] A partire dal 2008, la State Administration of Taxation ha introdotto, a carico dei contribuenti, l obbligo di predisporre e c o n s e r v a r e u n a d e t t a g l i a t a documentazione delle operazioni di transfer pricing, a supporto della natura concorrenziale delle transazioni con parti correlate. In questo articolo si illustrano quali enti devono rispettare tali requisiti e che cosa debba essere incluso nella documentazione di trasfer pricing di una società. I regolamenti cinesi in materia di transfer pricing stabiliscono tre casi di esenzione dall obbligo di predisporre la documentazione necessaria: L ammontare delle transazioni di beni materiali con parti correlate è inferiore a 200 milioni di RMB e l ammontare delle transazioni di beni immateriali con parti correlate è inferiore a 40 milioni di RMB; La transazione è coperta da un Advance Pricing Agreement (APA); L azionista straniero detiene una partecipazione inferiore al 50% e la società svolge transazioni esclusivamente con parti correlate domestiche. Per coloro che non sono esentati, la documentazione deve essere completata entro il 31 maggio dell anno successivo all esercizio fiscale in oggetto. La documentazione deve essere interamente in lingua cinese e deve essere presentata entro 20 giorni dall eventuale richiesta. Le aziende devono conservare i documenti per un periodo di 10 anni a decorrere dal 1 giugno dell anno successivo all esercizio fiscale rilevante. L effetto combinato dei requisiti di cui sopra si traduce nella necessità reale degli obblighi di documentazione. Non è possibile fornire una documentazione dettagliata entro venti giorni dalla richiesta, se non sia già stata preparata in anticipo, soprattutto considerando la possibilità che potrebbe essere richiesta la documentazione di dieci anni prima. In ogni caso, la documentazione preparata al momento stesso o appena dopo l effettuazione della transazione è considerata più persuasiva nei confronti delle autorità fiscali di una documentazione preparata successivamente, quando informazioni pertinenti e personali potrebbero non essere disponibili. Tale documentazione rappresenta l unico modo accettato con il quale si può fornire alle autorità fiscali una chiara comprensione del modello dei prezzi di trasferimento e la realtà commerciale del business di un contribuente. In modo più significativo, rappresenta il modo migliore per presentare la situazione societaria all ufficio fiscale locale sotto una luce favorevole, evitando così una lunga e costosa revisione dei prezzi di trasferimento. È importante sottolineare che, anche se al contribuente non viene richiesto di preparare tale documentazione, ciò può essere altamente raccomandato nei seguenti casi: Il contribuente ha caratteristiche che rendono alto il rischio di una revisione o di una indagine (come ad esempio nel caso di grosse perdite nella produzione o nel caso in cui si raggiunga un livello di produzione inferiore alla media del settore industriale); Il contribuente opera in uån settore considerato rischioso oppure è parte di una multinazionale caratterizzata da un elevato rischio di essere sottoposta a revisione; Il contribuente utilizza dei metodi di trasferimento del prezzo insoliti o sospetti al momento dell espletamento della documentazione obbligatoria per le operazioni con parti correlate; Il contribuente è esonerato per l anno 2008, a causa de limitato fatturato delle operazioni con parti correlate, ma sono prevedibili aumenti negli anni successivi di tali transazioni è altamente consigliato preparare la documentazione per l esercizio 2008, al fine di ottenere informazioni, analisi industriali e funzionali ad un uso futuro, in quanto tali informazioni possono essere perdute nel tempo. Le autorità fiscali possono effettuare delle rettifiche al prezzo di trasferimento, e riscuotere imposte addizionali e sanzioni, al fine di includere gli anni in cui la documentazione non era richiesta. Struttura organizzativa La prima categoria di informazioni riguarda i dettagli sulla struttura organizzativa del gruppo. Attraverso le informazioni fornite, le autorità China Briefing 9

10 Preparare la documentazione per il Transfer Pricing cercano di analizzare non solo la sede in Cina, ma l intera entità societaria. Ciò permette loro di analizzare l intera catena di valore, per essere sicuri che la percentuale dichiarata per il prezzo di trasferimento in Cina sia ragionevole. Le informazioni richieste riguardano: La struttura organizzativa e proprietaria del gruppo; La descrizione dei cambiamenti nel rapporto tra l impresa e le sue parti correlate nel corso dell anno fiscale; La descrizione delle parti correlate con cui l impresa esegue le operazioni, con tanto di denominazione, il rappresentante legale, la composizione del gruppo dirigente, la sede sociale, le sedi sociali delle parti correlate; L indicazione delle parti correlate con diretta influenza sulla determinazione dei prezzi e delle operazioni con parti correlate dell impresa; La descrizione delle imposte sul reddito relative alle aliquote applicabili e all applicazione dei trattamenti fiscali di favore di ogni parte correlata. Descrizione delle operazioni commerciali La seconda parte delle informazioni richieste si riferisce all analisi industriale e operazionale. Da queste informazioni le autorità fiscali vengono a conoscenza della posizione ricoperta dall azienda, delle attività svolte dalla filiale cinese, della proprietà di tutti i beni immateriali, nonché del livello di rischio assunto. Le informazioni da fornire riguardano: una panoramica delle attività svolte dall impresa, ivi compresa una sintesi dello sviluppo dell impresa e dei suoi cambiamenti, una sintesi del settore in cui questa opera e il suo sviluppo, le principali questioni economiche e legali che interessano l impresa e il settore industriale (come la strategia commerciale, la politica industriale, le restrizioni in cui versa l impresa e la posizione dell impresa all interno della catena industriale); la composizione delle principali operazioni commerciali dell impresa, i ricavi, gli utili e i margini ottenuti da tali operazioni; descrizione delle parti correlate con cui l impresa esegue le operazioni, comprensive di denominazione, rappresentante legale, composizione del gruppo dirigente come dirigenti e manager, sede societari delle parti correlate, nome, nazionalità, paese di residenza, composizione familiare dei soggetti sopra menzionati, identità delle parti che hanno un influenza diretta sulla determinazione dei prezzi delle operazione delle parti correlate con l impresa; descrizione delle dichiarazioni dei redditi, aliquote applicabili e applicazione dei trattamenti fiscali di favore di ogni parte correlata; analisi della posizione di mercato della società nei confronti dei principali concorrenti; Organizzazione della struttura interna della società, le informazioni relative alle funzioni svolte, i rischi a carico e i beni impiegati dall azienda e le parti coinvolte nelle operazioni con parti correlate, che l impresa deve utilizzare come riferimento; Il bilancio consolidato del gruppo: la società può estendere il termine per la compilazione di queste informazioni a seconda della chiusura dell esercizio finanziario del gruppo; tuttavia, tali informazioni devono essere predisposte entro il 31 dicembre dell anno successivo a quello in cui si verifica l operazione con la parte correlata. Descrizione delle operazioni con parti correlate Diversi sono i dettagli che devono essere specificati con rifermento alla descrizione delle operazioni con parti correlate. Ciò consente alle autorità di analizzare l esatta natura delle operazioni e di comprendere la metodologia di determinazione dei prezzi di trasferimento e il livello redditività. Le informazioni da fornire riguardano: descrizione del tipo di transazioni, delle parti rilevanti coinvolte in queste transazioni, delle tempistiche, dell ammontare, della valuta di regolamento, dei termini e condizioni della transazione; descrizione delle modalità di negoziazione, delle variazioni nel corso dell anno fiscale e delle ragioni del cambiamento; descrizione del flusso di transazione, incluso il flusso di informazioni, il flusso fisico e il flusso di cassa ad ogni livello, e discussione delle somiglianze e delle differenze rispetto alle transazioni con parti indipendenti; descrizioni delle attività immateriali coinvolte nelle operazioni e del loro effetto sui prezzi; Copia dei contratti e degli accordi in materia di operazioni con parti correlate; Analisi dei principali fattori economici e giuridici che influenzano i prezzi di tali operazioni; Segmentazione delle vendite, costi, spese e profitti, derivanti dalle operazioni con parti correlate e indipendenti; se queste voci non possono essere segmentate direttamente, dovranno essere divise sulla base di categorie di ripartizione ragionevoli, insieme alla spiegazione scelte della segmentazione scelta. Analisi di comparabilità Questa parte richiede la preparazione di documentazione che consenta alle autorità fiscali di pervenire ad una conclusione in merito alla natura delle operazioni concernenti società o transazioni comparabili. Tali informazioni riguardano: le caratteristiche dei beni o dei servizi coinvolti nelle transazioni, delle funzioni e dei rischi delle 10 China Briefing

11 Preparare la documentazione per il Transfer Pricing parti coinvolte nelle operazioni, delle condizioni contrattuali, dell ambiente economico e delle strategie di business; le informazioni concernenti le funzioni svolte, i rischi sopportati e gli attivi utilizzati dalle società comparate; descrizione delle operazioni comparabili come ad esempio le caratteristiche fisiche, la qualità e l efficacia delle immobilizzazioni materiali; il tasso di interesse, il tasso di valuta, il termine, le garanzie prestate, i debiti contratti, il termine per il rimborso, e il metodo di calcolo degli interessi in base all accordo di finanziamento, la natura e il livello dei servizi, il tipo di beni immateriali e la modalità di transazione di tali beni, il diritto di usare tali beni ottenuti dalle transazioni, e il reddito dall uso di questi; la fonte dalla quale sono state tratte le informazioni comparabili, la selezione dei criteri e le motivazioni di tale scelta; modificazioni eseguite su tali dati comparabili e il perché di tali modifiche. Selezione e applicazione del metodo di transfer pricing Questa parte richiede al contribuente di documentare il metodo utilizzato nel definire il prezzo di trasferimento e la valutazione di tale metodo rispetto alle pratiche correnti e settoriali. Le informazioni richieste riguardano: il metodo scelto per definire il prezzo di trasferimento e le sue motivazioni: in caso di scelta della divisione degli utili, si deve spiegare il contributo al profitto complessivo di gruppo o il livello residuale degli utili; descrizioni di come l informazione comparata supporta il metodo di transfer pricing scelto; assunti e decisioni prese nel processo di determinazione di prezzi generalmente difficili da determinare; altre informazioni a supporto dell applicazione del metodo di transfer pricing scelto. Un problema che si è manifestato recentemente nel contesto di una analisi economica riguarda la selezione delle società comparabili. Il punto di partenza è ricercare società statali quotate che operino in Cina nel medesimo settore del contribuente. Qualora il numero/qualità delle società comparabili risultasse insufficiente, la ricerca può essere estesa a: società quotate provenienti da altri Paesi dell Asia/Pacifico; società private cinesi. Il primo approccio basa le sue fondamenta sul fatto che c è una maggiore fiducia sull affidabilità delle informazioni finanziarie, nonostante le aziende selezionate difficilmente p o s s a n o c o n s i d e r a r s i s o c i e t à comparabili, in quanto rappresentano grandi multinazionali che svolgono un attività differente, rispetto a quella dei contribuenti presenti in Cina. Il secondo approccio si basa sui dati provenienti da società private cinesi o asiatiche. Siamo consapevoli che la State Administration of Taxation stia sperimentando il database che fornisce accesso ai dati aziendali privati, secondo il regolamento che statuisce che durante le analisi e le valutazioni possono essere utilizzate sia le informazioni pubbliche, che quelle private. Sarebbe quindi ragionevole presumere che, con il passare del tempo i contribuenti saranno in grado di includere le società private comparabili nei loro studi di mercato, come alternativa alle società non-cinesi quotate in borsa. Per una consulenza professionale o per assistenza in materia di transfer pricing e sulla relativa documentazione in Cina, contatta Dezan Shira & Associates all indirizzo italiandesk@dezshira.com oppure a visitare il sito LE GUIDE AGLI INVESTIMENTI DI CHINA BRIEFING per maggiori informazioni: sales@china-briefing.com Le nuove Guide Regionali (disponibili solo in Inglese) Shanghai and the Yangtze River Delta Greater Pearl River Delta Beijing and Northeast China Central China West China China s Neighbors Le Guide Tecniche Setting Up Wholly Foreign Owned Enterprises Setting Up Joint Ventures China Tax Guide China Mergers and Acquisitions Intellectual Property Rights in China Guida all apertura di un ufficio di rappresentanza i n C i n a ( d i s p o n i b i l e gratuitamente e in italiano i n v e r s i o n e p d f p re v i a s o t t o s c r i z i o n e s u l s i t o Per ulteriori informazioni visitare il sito: Queste guide sono prodotte in collaborazione con Dezan Shira & Associates, la più grande società di consulenza legale e fiscale a partecipazione italiana presente in Cina. Per maggiori informazioni visitare China Briefing 11

12 I VOSTRI CONSULENTI DI FIDUCIA IN CINA Fondata nel 1992, siamo la più grande società di consulenza contabile e fiscale a partecipazione italiana in Cina. Con nove uffici ed oltre 150 professionisti sul territorio, siamo l alternativa affidabile per la gestione della vostra contabilità, dei sistemi di controllo interni, della reportistica finanziaria, delle buste paga e della revisione dei bilanci. Vi invitiamo a contattare uno dei nostri uffici elencati qui sotto o il nostro ufficio in Italia per maggiori informazioni sui nostri servizi di assistenza agli investimenti diretti esteri in Cina. La nostra società opera inoltre anche in India e Vietnam, per maggiori informazioni visitate UFFICIO DI PECHINO Regional Partner: Sabrina Zhang E: beijing@dezshira.com T: UFFICIO DI HANGZHOU Manager: Helen Ye E: hangzhou@dezshira.com T: UFFICIO DI SHENZHEN Managing Partner: Alberto Vettoretti E: shenzhen@dezshira.com T: UFFICIO DI DALIAN Senior Associate: Adam Livermore E: dalian@dezshira.com T: UFFICIO DI NINGBO Manager: Lily Wang E: ningbo@dezshira.com T: UFFICIO DI ZHONGSHAN Manager: Lisa Qian E: zhongshan@dezshira.com T: UFFICIO DI SHANGHAI Regional Manager: Olaf Griese E: shanghai@dezshira.com T: UFFICIO DI CANTON Senior Associate: Rosario DiMaggio E: guangzhou@dezshira.com T: UFFICIO DI HONG KONG Manager: Joe Sze E: hongkong@dezshira.com T: UFFICIO IN ITALIA: E: italiandesk@dezshira.com Via Castagnole, 20/M (centro Edison), Treviso - Italy T: italiandesk@dezshira.com 12 China Briefing