PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE

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1 Sostegno ai LINEE GUIDA BANDO EAC/S32/2013 N.B. Questo documento è una traduzione a cura di Europa Creativa Desk Italia (uffici MEDIA di Roma e Torino ) delle linee guida permanenti relative al bando per proposte di sostegno ai Festival cinematografici pubblicate in lingua inglese dalla EACEA per conto della Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione tra i professionisti italiani del Programma Europa Creativa/Sottoprogramma MEDIA.

2 INTRODUZIONE TABELLA DEI CONTENUTI OBIETTIVI E PRIORITA' Obiettivi e priorità Progetti mirati CALENDARIO 4 4 BUDGET DISPONIBILE CRITERI DI ELEGGIBILITA' Criteri formali Paesi eleggibili Candidati eleggibili Attività eleggibili CRITERI DI ESCLUSIONE Esclusione dalla partecipazione Esclusione dall assegnazione Documenti di supporto CRITERI DI SELEZIONE Capacità operativa Capacità finanziaria 9 CRITERI DI ASSEGNAZIONE 10 CONDIZIONI FINANZIARIE 9.1. Disposizioni contrattuali e procedura di pagamento Garanzia Doppio finanziamento Metodo di finanziamento SUB-CONTRAENTE ED ASSEGNAZIONE DI CONTRATTI D APPALTO PUBBLICITA', COMUNICAZIONE E DIVULGAZIONE Pubblicità Comunicazione e divulgazione 15 PROTEZIONE DATI 15 PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE Pubblicazione Registrazione al Portale Partecipanti Presentazione della domanda di candidatura Procedura di valutazione Decisione di assegnazione Regole applicabili Contatti Allegati: Tutti gli allegati sono disponibili sul sito EACEA/MEDIA: 2 di 20

3 1 INTRODUZIONE Le presenti linee guida si basano sul Regolamento No 1295/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio dell 11 Dicembre 2013 relativo all attuazione di un programma di sostegno per il settore creativo e culturale Europeo (EUROPA CREATIVA). 1 La Commissione Europea è responsabile della realizzazione del Programma Europa Creativa e della decisione di concedere contributi individuali dell Unione Europea. L Agenzia Esecutiva Istruzione, Audiovisivo e Cultura (d ora in poi denominata L Agenzia) gestisce il Sottoprogramma MEDIA per conto e sotto il controllo della Commissione Europea Informazioni generali sul Programma Europa Creativa sono disponibili al seguente link: 2 OBIETTIVI E PRIORITA' 2.1 Obiettivi e priorità Nel campo della promozione della circolazione transnazionale, una delle priorità del Sottoprogramma MEDIA è quella di: Sostenere l audience development come mezzo per stimolare l interesse e migliorare l accesso alle opere audiovisive europee in particolare attraverso la promozione, gli eventi, la film literacy ed i festival. Il Sotto-programma MEDIA fornisce supporto a: Iniziative volte a presentare e promuovere diversità di opere audiovisive europee, inclusi i cortometraggi, come festival ed altri eventi promozionali; attività volte a promuovere la film literacy nonché una miglior conoscenza e maggior interesse da parte del pubblico verso le opere audiovisive europee, incluso il patrimonio filmico audiovisivo e cinematografico, in particolare tra il pubblico giovane. Nel presente schema, il candidato presenta una proposta al fine di stabilire una partnership di due anni con il Sottoprogramma MEDIA, attraverso uno strumento contrattuale denominato Framework Partnership Agreement ( FPA ). Il FPA permetterà alle istituzioni selezionate una pianificazione di lungo termine e la stabilità finanziaria per attuare azioni annuali ripetute per due anni. Fissa le condizioni per una selezione e una procedura contrattuale semplificate. (vedere sezione 9.1) 1 Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea 20/12/2013 (GU L 347, p. 221). 3 di 20

4 2.2 Progetti mirati Il Sottoprogramma MEDIA incoraggia i festival del film europei che si svolgono nei Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA che: dimostrano una forte efficacia nell audience development (in particolare verso il pubblico giovane) attuando attività prima, durante o dopo l evento incluse attività annuali e/o la decentralizzazione in altre città (con festival partner più piccoli) e/o ogni efficiente attività di sensibilizzazione verso un pubblico che non è solito frequentare i festival del film; organizzano iniziative relative alla film literacy (per esempio, educazione all immagine) in stretta cooperazione con le scuole e altre istituzioni, danno maggiore importanza ai film europei, in particolare alle opere dei Paesi a debole capacità di produzione audiovisiva; danno maggiore importanza alla programmazione di opere europee non nazionali e alla diversità geografica della programmazione di opere europee non nazionali; dimostrano uno sviluppo concreto, realistico e strategico in termini artistici, organizzativi e finanziari. 3 CALENDARIO Il calendario indicativo è il seguente: Fasi Data/periodo indicativo a) Pubblicazione del Bando Dicembre 2013 b) Scadenza della presentazione della domanda c) Periodo di valutazione 28 febbraio :00 (mezzogiorno, ora di Bruxelles) 4 luglio :00 (mezzogiorno, ora di Bruxelles) Marzo-Maggio 2014 Luglio-Settembre 2014 d) Comunicazione ai candidati Giugno 2014 Ottobre 2014 e) Firma del contratto di finanziamento o notifica della decisione di finanziamento f) Data d inizio dell attività g) Massima durata dell azione/periodo di eleggibilità Luglio 2014 Novembre 2014 Dal 1 maggio al 30 ottobre mesi 10 mesi Dal 1 novembre 2014 al 30 aprile di 20

5 4 BUDGET DISPONIBILE Il budget totale disponibile per azioni di co-finanziamento sotto tale schema è stimato a 3,25 milioni di euro per il L importo del contributo finanziario da assegnare sarà determinato nei limiti delle risorse finanziarie disponibili e in riferimento al costo e alla natura di ogni azione proposta. Il contributo finanziario dell Unione Europea avrà la forma del forfait. Vedere i dettagli nella sezione L Agenzia si riserva il diritto di non assegnare tutti i fondi disponibili. 5 CRITERI DI ELEGGIBILITA' Solo le domande di candidatura che siano conformi ai seguenti criteri di eleggibilità saranno oggetto di una valutazione approfondita. 5.1 Criteri formali Al fine di presentare la propria candidatura, i candidati devono inserire nella domanda il proprio Codice di Identificazione Partecipante (Participant Identification Code PIC). Tale codice è disponibile previa registrazione dell organizzazione nel Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal. 2 Il Portale Partecipanti (Participant Portal) permette ai candidati di caricare o aggiornare le informazioni relative al proprio status legale e allegare i documenti legali e finanziari richiesti. Vedi la sezione sulla Registrazione nel Portale Partecipanti per maggiori informazioni. Saranno prese in considerazione solo le domande di candidatura presentate in una delle lingue ufficiali dell Unione, usando il formulario di candidatura ufficiale, debitamente completato, firmato (sono richieste le firme originali o equivalenti) e ricevuto entro la scadenza specificata. Il formulario di candidatura deve essere accompagnato da tutti i documenti richiesti in tale formulario. 2 L organizzazione deve registrarsi nell Unique Registration Facility (URF) che si trova nell Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal. Lo Unique Registration Facilty è uno strumento condiviso da altri servizi della Commissione Europea. Se la vostra organizzazione è già in possesso del PIC, utilizzato per altri programmi (ad esempio per il Programma di Ricerca), lo stesso può essere usato per il presente bando per proposte. 5 di 20

6 5.2 Paesi eleggibili Le candidature provenienti da personalità giuridiche con sede in uno dei seguenti Paesi sono eleggibili fintanto che tutte le condizioni, relative all Articolo 8 del Regolamento che istituisce il Programma Europa Creativa, siano soddisfatte e che la fase di negoziazione tra la Commissione e il Paese sia stata avviata: - Stati Membri dell UE; - Paesi aderenti, Paesi candidati effettivi e potenziali che beneficiano di una strategia di preadesione, conformemente ai principi generali e alle condizioni generali per la partecipazione di tali Paesi nei programmi dell Unione istituiti a norma dei rispettivi Accordi Quadro, nelle Decisioni dei Consigli di Associazione o accordi similari; - Paesi EFTA Membri dello Spazio Economico Europeo, secondo le disposizioni dell Accordo SEE; - La Confederazione Svizzera, sulla base di un accordo bilaterale da concludere con tale Paese; - Paesi dello spazio europeo di vicinato, secondo le procedure definite con tali Paesi in base agli accordi quadro che prevedono la loro partecipazione ai programmi dell Unione Europea. L Agenzia può selezionare proposte provenienti da candidati non appartenenti a Paesi UE, a condizione che, alla data di decisione dell assegnazione, siano stati firmati gli accordi che definiscono i parametri per la partecipazione di tali Paesi nel programma, istituito dal Regolamento di cui sopra. (L elenco aggiornato dei Paesi che soddisfano le condizioni di cui all Articolo 8 del Regolamento e con cui la Commissione ha avviato i negoziati è disponibile al seguente link: Candidati eleggibili Lo schema Festival Cinematografici è rivolto ai soggetti giuridici europei (società private, organizzazioni non-profit, associazioni, organizzazioni benefiche, fondazioni, municipi/consigli comunali, etc.) aventi sede in uno dei Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA direttamente di proprietà o attraverso partecipazione maggioritaria di cittadini di tali Paesi. Le persone fisiche non sono eleggibili per la sovvenzione. 5.4 Attività eleggibili Saranno accettate solo le domande di candidatura presentate da soggetti eleggibili che organizzano festival del film nei Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA. Almeno il 70% della programmazione eleggibile presentata al pubblico durante il festival OPPURE almeno 100 lungometraggi (o 400 cortometraggi) devono essere originari di da Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA. Nell ambito di questa programmazione di opere di Paesi del Sottoprogramma MEDIA : 50% dei film deve essere non nazionale. 6 di 20

7 Almeno 15 di tali Paesi devono essere rappresentati. Le attività devono iniziare nei seguenti periodi: Proposte presentate entro il 28 febbraio 2014 Proposte presentate entro il 4 luglio 2014 Data di inizio dell attività Tra il 01/05/2014 e il 31/10/2014 Tra il 01/11/2014 e il 30/04/2015 Periodo dell azione 10 mesi 10 mesi Il periodo dell azione inizia 6 mesi prima della data di inizio dell attività e finisce 4 mesi dopo tale data. La durata massima delle azioni è di 10 mesi. Tuttavia, se dopo la firma del contratto e l inizio dell azione divenisse impossibile per il beneficiario, per motivi ampiamente giustificati e al di fuori del suo controllo, completare l azione nel periodo preventivato, potrà essere concessa un estensione del periodo di eleggibilità. Un estensione di massimo 6 mesi potrà essere concessa, se richiesta prima della scadenza specificata nel contratto. La durata massima sarà quindi di 16 mesi. I seguenti eventi non sono eleggibili: Festival dedicati a opere che non sono considerate eleggibili, quali filmati pubblicitari, eventi trasmessi in diretta, video musicali, videogiochi, film amatoriali, film per apparecchi di telefonia mobile e opere artistiche non di narrazione. Festival tematici (ad esempio su: l archeologia o l antropologia, la medicina, l ornitologia, la scienza, l ambiente, il turismo, lo sport ecc.). 6 CRITERI DI ESCLUSIONE 6.1. Esclusione dalla partecipazione Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per Proposte i candidati che si trovino in una delle situazioni seguenti: (a) (b) (c) che siano in fase o che siano oggetto di una procedura di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione di attività, o che si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna relativa alla propria condotta, decretata da un autorità competente di uno Stato Membro e passata in giudicato; siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, dimostrata con tutti i mezzi che l autorità giudiziaria possa ammettere, comprese le decisioni della BEI e delle organizzazioni internazionali; 7 di 20

8 (d) non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o a quelle del Paese mandatario del servizio o ancora a quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; (e) essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali, riciclaggio di denaro o ad altre attività illegali che arrechino danno agli interessi finanziari dell Unione Europea; (f) siano attualmente soggetti a una sanzione amministrativa ex Articolo 109, paragrafo 1 del Regolamento Finanziario. 6.2 Esclusione dall assegnazione della sovvenzione I candidati non potranno ricevere alcun contributo finanziario qualora nel corso della procedura di assegnazione: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall Agenzia quale condizione di partecipazione nella procedura di assegnazione del finanziamento o che non abbiano fornito tali informazioni. c) si trovino in una delle situazioni di esclusione come descritto nella sezione 6.1. Potranno essere comminate multe amministrative e finanziarie ai candidati che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni o che abbiano gravemente non adempiuto alle proprie obbligazioni contrattuali nel corso di un precedente contratto di finanziamento. 6.3 Documenti di supporto I candidati ad una sovvenzione superiore a euro devono firmare una dichiarazione sull onore che attasti che essi non si trovano in nessuna delle situazioni riportate nelle sezioni di cui sopra 6.1 e 6.2, compilando il relativo formulario allegato a quello della candidatura che accompagna i bandi per proposte e disponibile al seguente: 7 CRITERI DI SELEZIONE Il candidato deve disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti a sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nel corso dell esercizio sovvenzionato e per partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e delle qualifiche professionali richieste per portare a buon fine l azione proposta o il piano di lavoro. I candidati devono presentare una dichiarazione sull onore, completa e firmata, che attesti il loro status di ente legalmente riconosciuto e la loro capacità finanziaria e operativa per portare a termine le attività proposte. 8 di 20

9 7.1. Capacità operativa Al fine di permettere la valutazione della capacità operativa, le organizzazioni candidate ad una sovvenzione superiore a euro devono presentare, insieme alla propria candidatura: un riepilogo delle attività svolte dall organizzazione candidata negli ultimi due anni (se non del tutto disponibile, un organigramma del candidato che mostri la struttura dell organizzazione e le funzioni del personale principale) Capacità finanziaria I candidati devono disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti a sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nel corso dell esercizio sovvenzionato e per partecipare al suo finanziamento. La capacità finanziaria dell organizzazione candidata sarà valutata sulla base dei seguenti documenti di supporto da allegare insieme alla domanda di candidatura: a) Sovvenzioni minori o uguali a euro: una dichiarazione sull onore. b) Sovvenzioni superiori a euro: una dichiarazione sull onore. il bilancio completo certificato degli ultimi 2 esercizi finanziari (ovvero bilancio, conto profitti e perdite e allegati) per i quali i conti sono stati chiusi. il formulario relativo alla capacità finanziaria presente nel formulario di candidatura, compilato con i relativi valori contabili legali, in modo da calcolare le proporzioni così come descritto nel formulario. c) Accordi quadro di partenariato (FPA), in aggiunta a quanto sopra: - un audit report prodotto da un revisore contabile esterno accreditato che certifichi i conti per gli ultimi due esercizi finanziari disponibili. Nel caso di una domanda di candidatura che riunisca più candidati, le soglie sopramenzionate si applicheranno a ogni candidato. Se sulla base dei documenti presentati, l Agenzia ritenesse che la capacità finanziaria non fosse soddisfacente, essa può: Richiedere informazioni supplementari Proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento Proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento ma un pagamento intermedio basato sulle spese già affrontate. Proporre un contratto di finanziamento con un pre-finanziamento coperto da una Garanzia Bancaria (vedi sezione 9.2) Respingere la domanda 9 di 20

10 8 CRITERI DI ASSEGNAZIONE Le candidature eleggibili saranno valutate sulla base dei seguenti criteri: Criteri 1 Rilevanza Definizioni Attività verso il pubblico e in particolare i meccanismi di sensibilizzazione e le azioni di film literacy del progetto Punteggio Max 40 2 Qualità dei contenuti e delle attività La dimensione europea della programmazione inclusa la sua diversità culturale e geografica 25 3 Divulgazione dei risultati dei progetti, impatto e sostenibilità Dimensione del pubblico e impatto sulla promozione e circolazione delle opere audiovisive europee (meccanismi per facilitare la distribuzione commerciale o alternativa) Qualità del team Esperienza tecnica e di gestione del team 5 1. Rilevanza Attività rivolte al pubblico prima, durante e/o dopo l evento, come: attività annuali e/o decentralizzazione in altre città (con festival partner più piccoli) e/o ogni efficiente attività di sensibilizzazione culturale verso un pubblico che non è solito frequentare i festival del film; Meccanismi di sensibilizzazione e iniziative di film literacy (ad esempio di educazione all immagine) in stretta cooperazione con le scuole ed altre istituzioni, 2. Qualità dei contenuti e delle attività La proporzione di programmazione dedicata alle opere europee; la proporzione di programmazione dedicata ai film europei non nazionali, la proporzione di programmazione proveniente da paesi a bassa capacità di produzione audiovisiva e il numero di paesi eleggibili rappresentati nella programmazione. 3. Divulgazione dei risultati dei progetti, impatto e sostenibilità Dimensione del pubblico e impatto sulla circolazione delle opere audiovisive europee (meccanismi per facilitare la distribuzione commerciale o alternativa), azioni attuate per promuovere la programmazione dopo l evento, livello di cooperazione con altri festival europei. 4. Qualità del team Esperienza tecnica e di gestione del team 10 di 20

11 9 CONDIZIONI FINANZIARIE La sovvenzione dell Unione Europea è un incentivo alla realizzazione di azioni che non potrebbero essere realizzate senza il sostegno comunitario e si basa sul principio del cofinanziamento. Il contributo dell Unione Europea completa l apporto finanziario del candidato e/o gli aiuti nazionali, regionali o privati ottenuti da altre fonti. L accettazione di una domanda di candidatura da parte dell Agenzia non costituisce un impegno a concedere un sostegno finanziario pari all importo richiesto dal beneficiario. In nessun caso il contributo assegnato potrà superare il sostegno richiesto. La concessione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni successivi. 9.1 Disposizioni contrattuali e Procedura di pagamento Framework Partnership Agreement (FPA) In caso di approvazione definitiva da parte dell Agenzia dell azione presentata, sarà inviato al beneficiario un Framework Partnership Agreement (Accordo quadro di partenariato) per due anni predisposto in euro, che dettagli le condizioni ed il livello di finanziamento. Il Framework Partnership Agreement formalizza una relazione di partenariato tra l Agenzia e i beneficiari per 2 anni. È rivolto ad organizzazioni le cui azioni siano stabili in particolare in termini di obiettivi, format, destinatari e metodologia. Il Global Action Plan/Piano d Azione Globale sarà allegato a questo accordo. Successivamente sarà inviato al beneficiario anche un accordo specifico con l indicazione dettagliata delle condizioni e del livello di finanziamento per il primo anno. Il piano di lavoro per il primo anno costituirà la base per l assegnazione di una sovvenzione annuale all azione per tale specifico anno. 2 copie dell accordo originale dovranno essere firmate dal beneficiario e restituite immediatamente all Agenzia. L Agenzia le firmerà per ultima. Informazioni sul finanziamento per l azione da svolgersi l anno successivo Nel primo semestre del 2015, il candidato selezionato nell ambito del framework partnership agreement compilerà una domanda di sostegno semplificata per le proprie attività che avranno luogo tra il 01/05/2015 e il 30/04/2016. Questa domanda di sovvenzione semplificata, che include un piano di lavoro annuale e un budget dettagliato corrispondente per l azione annuale prevista, dovrà essere in linea con il piano d azione globale e servirà da base per l assegnazione della sovvenzione. L attuazione di un accordo di sovvenzione specifico per ciascun anno è soggetto all adozione del budget annuale dell Unione Europea da parte dell autorità budgetaria. 11 di 20

12 Un pagamento di pre-finanziamento del 70% del sostegno finanziario sarà concesso al beneficiario entro 30 giorni dalla data in cui l ultima delle parti firma il contratto specifico e quando tutte le possibili garanzie sono state ricevute. Il pre-finanziamento è destinato a fornire al beneficiario un fondo di liquidità. Il conto o sotto-conto indicato dal beneficiario deve permettere di identificare i fondi versati dall Agenzia. L Agenzia stabilirà l ammontare del pagamento finale da versare al beneficiario sulla base dei report finali. 9.2 Garanzia Nel caso in cui la capacità finanziaria non sia soddisfacente, potrà essere richiesta una garanzia sul pre-finanziamento fino a copertura dello stesso importo del prefinanziamento, al fine di limitare i rischi finanziari legati al versamento del prefinanziamento. La garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un istituto finanziario con sede in uno degli Stati Membri dell Unione Europea. Se il beneficiario ha sede in un Paese terzo, l autorità competente può accettare che un istituto bancario o finanziario con sede in tale Paese terzo fornisca la garanzia qualora ritenga che la banca o l istituto finanziario offra assicurazioni e caratteristiche equivalenti a quelle offerte da una banca o da un istituto finanziario con sede in uno degli Stato membri. Somme bloccate nei conti bancari non possono essere accettate come garanzie finanziarie. La garanzia può essere sostituita da una garanzia in solido da terze parti o da una garanzia in solido dei beneficiari di un azione che sono parti dello stesso contratto di finanziamento. La garanzia sarà restituita una volta che il pre-finanziamento sia stato gradualmente liquidato a fronte di pagamenti intermedi o saldo del beneficiario, secondo le condizioni stabilite nell accordo di sovvenzione. 9.3 Doppio finanziamento I candidati possono ricevere solo una sovvenzione per azione per la stessa domanda di candidatura dal budget dell Unione Europea. Per garantire ciò, i candidati devono indicare dettagliatamente nel proprio formulario di candidatura le richieste di sovvenzione effettuate o da presentare alle Istituzioni Europee specificando in entrambi i casi, l anno finanziario, le voci di costo, il programma dell Unione Europea e l importo richiesto. 9.4 Metodo di finanziamento Sovvenzione forfettaria: Disposizioni generali Secondo questo sistema, approvato con Decisione della Commissione, la sovvenzione è calcolata sulla base dei seguenti criteri: numero di film europei in programmazione, tenendo conto che 4 cortometraggi equivalgono a 1 lungometraggio. 12 di 20

13 Calcolo della sovvenzione Per tutti i film festival (ad eccezione dei festival di cortometraggi): Un forfait viene fissato a seconda del numero di film europei in programmazione, considerando che 4 corti (film di una durata inferiore ai 50 minuti) equivalgono a 1 lungometraggio. La sovvenzione è calcolata sulla base della seguente griglia: Numero di film europei Forfait < 40 film europei film europei film europei film europei film europei film europei >200 film europei Per i festival di cortometraggi: Un forfait viene fissato a seconda del numero di cortometraggi europei in programmazione. La sovvenzione è calcolata sulla base della seguente griglia: Numero di corti europei Forfait < 150 corti europei corti europei >250 corti europei La griglia di calcolo del finanziamento mostra l ammontare massimo di sovvenzione che può essere richiesta. L importo indicato corrisponde alla potenziale tetto massimo di sovvenzione dopo che siano state applicate le regole che disciplinano l importo massimo del finanziamento e le altre condizioni. La griglia di calcolo indica gli importi in euro. Calcolo dell importo finale - I documenti necessari per la richiesta del pagamento finale: Report finale riguardo la realizzazione dell azione e relativa documentazione, inclusa la rassegna stampa ufficiale del festival, catalogo e programma stampati, ogni altra prova ulteriore che l Agenzia possa richiedere al fine di convalidare il rapporto finale e determinare la sovvenzione finale. La verifica della realizzazione dell azione si focalizzerà sul numero di film europei in programmazione. 13 di 20

14 Nel caso di non esecuzione o esecuzione chiaramente inadeguata di un attività pianificata nella domanda e allegata all accordo di finanziamento, la sovvenzione finale sarà di conseguenza ridotta e, laddove applicabile, al beneficiario verrà richiesto di rimborsare ogni cifra in eccesso emessa dall Agenzia sotto forma di pre-finanziamento Finanziamento basato sul budget Non applicabile 10 SUB-CONTRAENTE ED ASSEGNAZIONE DI CONTRATTI D APPALTO Qualora la realizzazione dell azione o del programma di lavoro richieda l assegnazione di contratti di appalto (contratti d attuazione), il beneficiario deve assegnare il contratto all'offerta con il miglior rapporto qualità-prezzo o con il prezzo più basso (a seconda dei casi), prestando attenzione affinché siano evitati conflitti d interesse e a conservare la documentazione in caso di un controllo. Il sub-appalto, ossia l esternalizzazione di specifici compiti o attività che fanno parte dell azione/programma di lavoro come descritto nel bando e che non possono essere realizzati dal beneficiario stesso, deve soddisfare le condizioni applicabili ad ogni contratto d attuazione (come sopra specificato) e, inoltre, alle seguenti condizioni: Può coprire solamente la realizzazione di una parte limitata dell azione; Deve essere giustificato con riguardo alla natura dell azione e a cosa sia necessario per la sua realizzazione; Deve essere chiaramente indicato nella proposta o deve essere ottenuto previa autorizzazione scritta dall Agenzia. 11 PUBBLICITA', COMUNICAZIONE E DIVULGAZIONE 11.1 Pubblicità Tutte le sovvenzioni assegnate nel corso di ciascun esercizio finanziario, devono essere pubblicate sul sito internet delle Istituzioni dell Unione Europea nel corso dei primi sei mesi dell anno successivo alla chiusura dell esercizio fiscale, nell ambito del quale sono state concesse. Tali informazioni possono inoltre essere pubblicate su qualsiasi altro mezzo appropriato, ad esempio, sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea. Il beneficiario autorizza l Agenzia a pubblicare le seguenti informazioni in qualsiasi forma e mezzo, compreso Internet: - il nome e il luogo del beneficiario; - l importo assegnato; - la natura e lo scopo della sovvenzione. Qualora il beneficiario ne faccia richiesta ragionevole e debitamente provata, l Agenzia potrà rinunciare a tale pubblicità, nel caso in cui la divulgazione delle informazioni sopra indicate minaccino la sicurezza dei beneficiari o ne danneggino gli interessi finanziari. 14 di 20

15 I beneficiari devono fare chiaramente riferimento al contributo dell Unione Europea in tutte le pubblicazioni o in occasione di attività per le quali viene utilizzato il contributo. Inoltre, il nome e il logo del Programma deve comparire su tutte le pubblicazioni, manifesti, programmi e altri prodotti realizzati in relazione all azione co-finanziata. Il logo del Programma Europa Creativa può essere scaricato dal seguente indirizzo: Comunicazione e divulgazione Per aumentare l impatto, i progetti dovrebbero avere una chiara e forte strategia di comunicazione e divulgazione delle proprie attività e dei risultati., e i candidati devono prestare tempo e risorse sufficienti per comunicare e interagire adeguatamente con colleghi, pubblico e comunità locali, a seconda dei casi. Ai beneficiari sarà richiesto, come stipulato nell accordo di sovvenzione, di produrre un rapporto/sintesi pubblico in Inglese fornendo informazioni sul proprio lavoro e i risultati del progetto. Il rapporto/sintesi pubblico deve essere incluso nel rapporto finale inviato alla Agenzia. Il rapporto potrà essere usato dalla Commissione per fornire informazioni sui risultati dei progetti. La Commissione insieme con l Agenzia potrà identificare le good practices e preparare il relativo materiale di divulgazione da condividere all interno e tra i Paesi partecipanti e non solo. I dati e i risultati dei progetti saranno resi liberamente disponibili per essere usati dai soggetti interessati, dai policy maker e da altre figure in un ampia gamma di opzioni. Ai beneficiari potrà essere richiesto di partecipare a eventi organizzati dalla Commissione Europea o dall Agenzia per condividere la propria esperienza con gli altri partecipanti e/o policy maker. 12 PROTEZIONE DATI Tutti i dati personali (nomi, indirizzi, CV, ecc.) saranno trattati nel rispetto del Regolamento CE n. 45/2001 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2000 sulla protezione degli individui relativa al trattamento dei dati personali da parte di enti ed istituzioni comunitarie e sulla libera circolazione di tali dati. 3 A meno che siano indicate come opzionali, le risposte date dal candidato alle domande presenti nel formulario di candidatura sono necessarie per valutare ed elaborare successivamente la domanda di sovvenzione in accordo con le specifiche del bando per proposte. I dati personali verranno trattati unicamente a tale proposito dal dipartimento o Unità responsabile per la sovvenzione dell Unione relativa al programma inerente (entità preposta al controllo dei dati). I dati personali potranno essere trasmessi a terzi incaricati della valutazione delle candidature solo a fronte di una necessità inderogabile o nella procedura di gestione del finanziamento, fatta salva la trasmissione agli organi incaricati del monitoraggio e con compiti di controllo secondo il diritto dell Unione Europea. Il candidato ha il diritto di accedere ai dati che lo/a riguardano e di rettificarli. Per qualunque domanda relativa a tali dati si prega di 3 Gazzetta Ufficiale L 8, di 20

16 contattare l ente preposto al controllo. I candidati hanno il diritto di fare ricorso al Supervisore Europeo per la protezione dei dati (European Data Protection Supervisor) in ogni momento. Un informativa dettagliata sul trattamento dei dati personali, incluse le informazioni di contatto, è disponibile sul sito EACEA: cy_statement.pdf I candidati e, se sono soggetti giuridici, le persone che hanno il potere di rappresentanza, di prendere decisioni o il controllo su di esse, devono essere informate che, qualora si trovino in una delle situazioni menzionate: nella Decisione della Commissione del sul Sistema di Prima Allerta (EWS Early Warning System) per l utilizzo da parte di funzionari autorizzati della Commissione ed agenzie esecutive (G.U., L. 344, , p.125), oppure nel Regolamento della Commissione del sul CED Central Exclusion Database (G.U., L. 344, , p.12), le proprie coordinate personali (nome e cognome se persona fisica; indirizzo, ragione sociale e nome e cognome delle persone che hanno il potere di rappresentanza, di prendere decisioni o il controllo su di esse, se persona giuridica) possono essere registrate nel Sistema di Prima Allerta (EWS Early Warning System) e nel CED, e comunicate alle persone ed entità indicate nella suddetta Decisione e Regolamento, in relazione all assegnazione o esecuzione di un contratto d appalto o accordo di sovvenzione o decisione. 13 PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE 13.1 Pubblicazione In seguito all adozione dei Programmi di Lavoro Annuali, i Bandi per Proposte saranno sulla Gazzetta Ufficiale dell'unione Europea ed accessibili dal seguente indirizzo internet del Sotto-programma MEDIA: Registrazione nel Portale Partecipanti Prima di procedere alla candidatura on line, i candidati dovranno registrare la propria organizzazione in Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal and ricevere un Participant Identification Code (PIC). Il PIC verrà richiesto nel formulario di candidatura. Il Participant Portal è uno strumento dove vengono gestite tutte le informazioni finanziarie e legali delle organizzazioni. Si possono trovare informazioni sulle modalità di registrazione al portale attraverso il seguente indirizzo: 16 di 20

17 Inoltre, questo strumento permette ai candidati di caricare diversi documenti relativi alla propria organizzazione. Tali documenti devono essere caricati solo una volta e non verranno richiesti nuovamente per una successiva candidatura della stessa organizzazione. Informazioni sui documenti di supporto da caricare sul portale sono disponibili al seguente link: Presentazione della domanda di candidatura Per questa azione è stato istituito un sistema di presentazione delle domande di candidatura on line. Le candidature devono essere redatte in una delle lingue ufficiali dell Unione Europea, usando il formulario on line (eform) specificatamente predisposto per questo scopo. Per facilitare la valutazione delle candidature, deve essere presentata anche una traduzione in inglese o francese dei documenti relativi alla valutazione del progetto. È possibile scaricare l eform dal seguente link: Le proposte devono essere presentante entro la scadenza citata nel bando per proposte e nella Sezione 3 Calendario delle presenti prima delle ore 12:00 CET/CEST (Mezzogiorno, Orario di Bruxelles), usando il formulario di candidatura online. Si prega prendere nota che non sarà accettato altro metodo di candidatura. Le domande di candidatura presentate in altro modo verranno automaticamente rifiutate. Non sarà fatta alcuna eccezione. Si invitano i candidati ad assicurarsi di avere inviato il formulario di candidatura elettronico ufficiale e di aver ricevuto un di conferma di ricezione della propria candidatura insieme ad un numero di riferimento (project reference number). I candidati dovranno garantire che tutti i documenti richiesti e citati nell eform siano forniti elettronicamente. Inoltre, una serie di allegati obbligatori che non possono essere inviati online dovranno essere inviati per posta all Agenzia. Il package dovrà includere copia della ricevuta di ricezione della domanda e gli allegati cartacei (si prega vedere i dettagli negli Allegati e nella guida alla compilazione della domanda). Il package dovrà riportare: 17 di 20

18 il nome della società; il titolo del progetto; il numero di conferma del formulario online; I documenti dovranno essere inviati al seguente indirizzo: Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Creative Europe Programme ( ) MEDIA Sub-programme Reference of Call for Proposals Avenue du Bourget 1 BOUR 3/59 BE 1049 Brussels Belgium Nessun cambiamento al dossier può essere accettato dopo la scadenza dell invio delle domande. Tuttavia, se sarà necessario chiarire alcuni aspetti l Agenzia potrà contattare il candidato a tal proposito. Solo le domande di candidatura che rispettano tutti i criteri di eleggibilità saranno considerate eleggibili per una sovvenzione. In caso di ineleggibilità di una candidatura, verrà inviata una lettera con le ragioni di tale rifiuto Procedura di valutazione Le proposte eleggibili saranno classificate secondo i criteri d assegnazione definiti e ponderati nella sezione 8 delle presenti Linee Guida. Nei limiti del budget disponibile, verranno selezionate le azioni che avranno ottenuto il maggior punteggio. La valutazione è effettuata esclusivamente sulla base dei documenti inviati entro la relativa scadenza. Tuttavia, l Agenzia si riserva il diritto di richiedere al candidato ulteriori informazioni Decisione di assegnazione Solo dopo il completamento della procedura suddetta, il processo di selezione sarà concluso e sarà adottata la Decisione di assegnazione da parte dell Agenzia. I candidati verranno informati dei risultati della selezione entro 2 settimane dalla data di adozione della decisione di assegnazione. Ai candidati respinti sarà inviata una lettera in cui verranno spiegate le ragioni di nonselezione. Una volta che i candidati saranno stati informati, verrà pubblicato l elenco delle proposte selezionate sui siti internet della Commissione/Agenzia: 18 di 20

19 13.6 Regole applicabili Regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio (EU, Euratom) n. 966/2012 del 25 ottobre 2012 relativo al Regolamento Finanziario applicabile al bilancio generale dell Unione (G.U. L 298, , p.1). Regolamento della Commissione Delegata (EU) n. 1268/2012 sulle regole di attuazione del Regolamento (EU) n. 966/2012 del Parlamento Europeo e del Consiglio 25/10/2012 relativo alle regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell Unione (G.U. L 362, , p.1). Regolamento (EU, Euratom) No 1295/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio dell 11 Dicembre 2013 che istituisce il Programma Europa Creativa ( ) riguardo l attuazione di un Programma di sostegno al settore creativo Europeo (Creative Europe) (G.U. L 347, 11 Dicembre 2013, p.221) Contatti In Italia Associazione MEDIA Desk Italia c/o Cinecittà Luce Via Tuscolana Roma Tel Fax info@mediadeskitalia.eu Antenna MEDIA Torino c/o FERT Via Cagliari Torino Tel Fax info@antennamediatorino.eu - Media Desk & Antenne in Europa Presso l Agenzia EACEA: EACEA-MEDIA-FESTIVALS@ec.europa.eu In caso di problemi tecnici relativi all eform, si prega di contattare l Help Desk prima della scadenza per la candidatura: eacea-helpdesk@ec.europa.eu 19 di 20

20 Glossario Azione: l azione copre la fase di preparazione, realizzazione e divulgazione dei risultati dell evento per il quale il beneficiario riceve il contributo finanziario. Programma di Lavoro: il programma di lavoro presenta in dettaglio la/e attività da realizzare nel quadro di un azione. Film eleggibili: opere audiovisive di narrazione, di fiction o non di fiction, presentate al pubblico durante il festival e dettagliate nel catalogo ufficiale. Insieme esse costituiscono la programmazione eleggibile. Non sono considerati eleggibili e non sono presi in considerazione nell analisi della programmazione: filmati pubblicitari e promozionali, eventi trasmessi dal vivo, video musicali, videogiochi, film amatoriali, film per apparecchi di telefonia mobile e opere artistiche non di narrazione. Film europei: film europei provenienti dai Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA. Film europei non-nazionali: film dei Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA, eccetto i film nazionali. Talenti/ Talents : registi di film, direttori della fotografia, produttori, sceneggiatori, montatori, compositori di musiche originali e attori. Paesi Europei con una bassa capacità di produzione audiovisiva: i seguenti Paesi saranno considerati come Paesi a bassa capacità di produzione audiovisiva: Austria, Belgio, Bosnia e Erzegovina, Bulgaria, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Grecia, Irlanda, Islanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Svezia, Svizzera (soggetta alla condizione di conformità delle regole stabilite nella sezione 5.2 Paesi eleggibili) e Ungheria. 20 di 20