Come... ottenere il massimo. da Outlook Guida Microsoft per le piccole imprese

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1 Come... ottenere il massimo da Outlook 2003 Guida Microsoft per le piccole imprese

2 Molto più di un Microsoft Office Outlook 2003 è lo strumento per la posta elettronica e l'organizzazione personale che vi aiuta a gestire al meglio il vostro tempo e le informazioni più importanti. Ormai gli costituiscono un mezzo di comunicazione fondamentale e Outlook può aiutarvi a gestirli in modo efficiente e professionale. Ma Outlook non vuol dire solo posta elettronica. Come vedrete in questa guida, potete utilizzarlo anche per gestire calendario, contatti e attività. Non confondetelo con Outlook Express, che offre solo funzionalità per la posta Internet e i newsgroup. Outlook può essere utilizzato come applicazione indipendente o insieme a Microsoft Exchange Server. Exchange Server è un programma in esecuzione su un computer server che vi consente, tra le altre cose, di avere un vostro indirizzo (invece di quello assegnato da un provider), condividere informazioni con i colleghi e accedere agli di Outlook da un telefono o da un Internet café. Per utilizzare queste funzionalità, molte aziende più grandi scelgono di installare Exchange Server sui server interni, mentre le imprese di dimensioni ridotte possono optare per un prodotto chiamato Microsoft Windows Small Business Server, che include Exchange Server. Altre aziende più piccole potrebbero invece affidarsi a un provider esterno che esegue Exchange Server per conto loro. Questa formula è nota come "hosting di Exchange". Come vedrete in questa guida, anche se scegliete di utilizzare Outlook senza Exchange Server, vi sarà comunque estremamente utile.

3 fase 1 Ottimizzazione della posta in arrivo Più account di posta elettronica Con Microsoft Office Outlook 2003 potete visualizzare anche i messaggi di altri account di posta, ad esempio quelli di Hotmail. Per aggiungere un account esterno, scegliete Account di posta elettronica dal menu Strumenti, quindi Aggiungi un nuovo account di posta elettronica. Selezionate l'opzione desiderata dall'elenco e seguite le istruzioni della procedura guidata. Al termine, gli account che avrete aggiunto saranno elencati nella sezione Cartelle preferite in alto a sinistra nella schermata di Outlook. Maggiore organizzazione Talvolta può essere utile evidenziare tutti i messaggi di una determinata persona in un colore diverso, in modo da individuarli immediatamente. Per personalizzare questo e altri aspetti della visualizzazione degli , scegliete Organizza dal menu Strumenti. Potete anche contrassegnare i messaggi più importanti con una bandierina colorata. È sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona a forma di bandierina a destra del messaggio in Posta in arrivo e scegliere il colore desiderato. Tutti i messaggi contrassegnati verranno visualizzati nella cartella Da completare nella sezione Cartelle preferite. Posta indesiderata Outlook 2003 offre nuove funzionalità per limitare la quantità di messaggi indesiderati nella posta in arrivo. Potete infatti controllare il tipo di messaggi ricevuti e specificare i mittenti da cui desiderate ricevere posta. Per impostazione predefinita, il filtro per la posta indesiderata è attivo, ma potete modificarne le impostazioni scegliendo Posta indesiderata dal menu Azioni.

4 fase 2 Gestione del calendario Il Calendario di Outlook consente un controllo estremamente efficace degli impegni di tutti i giorni. Se decidete di sincronizzarlo con un dispositivo mobile, inoltre, non avrete mai più bisogno dell'agenda! Creazione di appuntamenti Fate clic sul pulsante Nuovo nel Calendario di Outlook e specificate i dettagli, la data e l'ora dell'appuntamento. Utilizzate l'area vuota nella parte inferiore della schermata per annotare informazioni aggiuntive o trascinare nell'appuntamento un documento correlato. Per impostare il criterio di ricorrenza di un appuntamento che si ripete regolarmente, fate clic sul pulsante Ricorrenza. Visualizzazione e stampa Utilizzate Selezione data per spostarvi tra giorni, settimane e mesi all'interno del calendario e i pulsanti della barra degli strumenti Standard per scegliere quanti Giorni visualizzare contemporaneamente. Per semplificare la consultazione del calendario, potete assegnare agli appuntamenti colori diversi facendo clic con il pulsante destro del mouse su un appuntamento e scegliendo Etichetta. Scegliendo Formattazione automatica dal menu Modifica potrete inoltre impostare Outlook in modo da applicare automaticamente i colori agli appuntamenti. Se desiderate stampare il calendario, scegliete Stampa dal menu File e selezionate uno stile di stampa. Condivisione delle informazioni del calendario Se utilizzate Outlook con Exchange Server, potete condividere le informazioni del calendario con i vostri colleghi. Per impostare le autorizzazioni di condivisione, scegliete Condividi calendario personale nel riquadro a sinistra. Per aprire il calendario di un collega, scegliete Apri calendario condiviso o fate clic sul nome dell'utente desiderato nell'elenco.

5 fase 3 Uso dei contatti di Outlook La sezione Contatti di Outlook permette di memorizzare facilmente il nome, l'indirizzo e altri dettagli relativi a clienti, colleghi e altri utenti con cui siete in contatto. Per sfruttare al meglio i contatti di Outlook, provate i seguenti suggerimenti: Aggiungete una fotografia al contatto facendo clic sul pulsante Aggiungi fotografia contatto e specificando la posizione del file di immagine corrispondente. Utilizzate l'area vuota nella parte destra della schermata per annotare informazioni aggiuntive, come le indicazioni per raggiungere l'ufficio, una cartina o un collegamento a un documento correlato. Utilizzate le categorie per raggruppare i contatti distinguendoli, ad esempio, tra contatti personali e di lavoro. Potete anche utilizzare le visualizzazioni predefinite per suddividere facilmente i contatti per categorie. I nomi e gli indirizzi memorizzati possono anche essere utilizzati in una stampa unione di Microsoft Word, ad esempio per inviare lettere promozionali o per stampare etichette per i biglietti di auguri. Per utilizzare questa funzionalità, scegliete Lettere e indirizzi dal menu Strumenti di Word, quindi Stampa unione e selezionate i destinatari direttamente dai contatti di Outlook.

6 L archivio intelligente: fase 4 Business Contact Manager Guadagnare tempo prezioso per dedicarsi agli affari che contano! Ma come? Ad esempio centralizzando e snellendo il proprio archivio di dati e contatti, rendendo più agile l accesso alle informazioni e alle opportunità di business. Grazie a Business Contact Manager si può fare! Business Contact Manager: più tempo per voi! Con le informazioni su clienti e fornitori sparse in diversi punti dell ufficio - l agenda, un foglio di Microsoft Excel, i contatti di Microsoft Outlook o in un database - sicuramente avete più volte sentito l'esigenza di un unico strumento per raccogliere e conservare tutte le informazioni e i documenti relativi ai vari contatti di lavoro, clienti esistenti e potenziali. Inoltre, bisogna tener traccia di tutte le attività svolte sui clienti: le telefonate, il materiale inviato, la documentazione distribuita. Come fare? Business Contact Manager permette di gestire i clienti, sia aziendali sia individuali, utilizzando i comandi Account e Contatti commerciali del menu Strumenti commerciali. È possibile creare report per filtrare e riepilogare rapidamente le informazioni sui contatti di business e sulle opportunità di lavoro, ad esempio per visualizzare i contatti con cui non si sono avuti colloqui di recente o per creare una previsione delle vendite per il trimestre successivo. Creare collegamenti tra documenti e clienti, contatti di lavoro o opportunità di vendita è facile e veloce, in modo da recuperare rapidamente qualsiasi informazione. È anche possibile allegare ai contatti documenti digitalizzati per ridurre la documentazione cartacea. Tenendo traccia delle opportunità di vendita potete trasformare i potenziali clienti in clienti acquisiti! Non solo. Potete anche ottimizzare la gestione delle previsioni di vendita. I report personalizzati sull'andamento delle attività e le nuove, comode visualizzazioni consentono di stabilire più facilmente le priorità, tenere sempre sotto controllo tutte le opportunità di vendita, ordinare e filtrare i contatti, in modo da concentrare l'attenzione sulle sole informazioni rilevanti.

7 fase 5 Portate con voi i dati di Outlook Per sfruttare davvero al meglio le informazioni di Outlook, dovreste essere in grado di portarle con voi. Naturalmente potreste stampare quelle più importanti, ma il risultato sarebbe una copia non aggiornabile. Una valida alternativa è rappresentata da uno dei tanti computer palmari che eseguono Microsoft Windows e possono essere facilmente sincronizzati con Outlook. La sincronizzazione è gestita da un programma chiamato ActiveSync. Mentre lavorate, il computer palmare è connesso tramite un alloggiamento USB al vostro PC o computer portatile e ActiveSync garantisce il costante aggiornamento in base alle ultime modifiche. Quando vi allontanate dalla scrivania e portate con voi il computer palmare, avrete al seguito , calendario, contatti e attività aggiornati. Se utilizzate Outlook con Exchange Server, sarà ancora più utile disporre di un dispositivo in grado di connettersi direttamente al server. Potrete infatti aggiornare il computer palmare senza sincronizzarlo con il PC o il portatile. È la soluzione ideale per chi si trova spesso fuori ufficio. In genere, si tratta di un tipo particolare di telefono mobile che può effettuare una chiamata e connettersi direttamente a Exchange Server.

8 fase 6 Suggerimenti per l'uso di Outlook Creazione di una firma La firma è una formula automatica di chiusura di un . Per creare una o più firme, scegliete Opzioni dal menu Strumenti, fate clic sulla scheda Formato posta e infine sul pulsante Firme. Per cambiare rapidamente la firma apposta a un messaggio, fate clic con il pulsante destro del mouse e selezionate quella desiderata. Ampio supporto del trascinamento Trascinare elementi in Outlook oggi è ancora più semplice. Provate ad esempio a trascinare: un sull'icona Attività nella parte sinistra dello schermo per creare un'attività dal messaggio; un contatto in Posta in arrivo per creare un nuovo messaggio indirizzato al contatto; un file dalla cartella Documenti in un messaggio . Date in linguaggio naturale Outlook supporta quelle che vengono definite "date in linguaggio naturale". Questo significa che riconosce parole come "Natale", "fra due mercoledì" o addirittura "Ognissanti". Per provare questa funzionalità, premete Ctrl+B nel calendario e iniziate a digitare! Chiusura rapida Per chiudere rapidamente un elemento di Outlook (messaggio, appuntamento e così via) basta premere ESC sulla tastiera. Tasti di scelta rapida per Posta in arrivo Rispondere a un messaggio Rispondere al mittente e agli altri destinatari di un messaggio Inoltrare un messaggio Eliminare un messaggio Inviare un messaggio Contrassegnare un messaggio come già letto CTRL+R CTRL+MAIUSC+R CTRL+F CTRL+E ALT+A CTRL+Q Ricerca rapida dei contatti Probabilmente avete già utilizzato la casella Digitare un contatto sulla barra degli strumenti, ma sapevate che nella visualizzazione Schede indirizzi potete cercare un contatto semplicemente iniziando a digitarne il cognome, senza prima fare clic nella casella di ricerca?

9 Tutto l'aiuto e il supporto necessari sui prodotti e i servizi Microsoft Bussola d Impresa: il nuovo servizio Microsoft che aiuta i professionisti e gli imprenditori a scegliere i programmi e le soluzioni più adatti alle proprie esigenze. In quest area troverete interessanti video sulle principali tematiche IT che vi aiuteranno nelle scelte informatiche. pmi.microsoft.com/bussola Office online: nel sito Web di Microsoft Office Online sono disponibili articoli pratici, download, modelli, ClipArt e molto altro per Outlook e le altre applicazioni Office. office.microsoft.com/it-it Tecnologia: in quest'area vengono fornite informazioni su come ottenere di più dai vostri investimenti software, nonché assistenza sulle specifiche attività che intendete condurre. pmi.microsoft.com/tecnologia Sicurezza: in questa sezione troverete informazioni e supporto sulla protezione, con dettagli utili sulle soluzioni antivirus, i sistemi di rete e gli acquisti online. pmi.microsoft.com/sicurezza Supporto software: potete ricevere aiuto, consigli e supporto da Microsoft in diversi modi. Il sito Microsoft PMI è un ottimo punto di partenza per trovare l'aiuto e il supporto di cui avete bisogno e include collegamenti alle aree specifiche elencate di seguito. pmi.microsoft.com/supporto Newsgroup: da questa pagina potete accedere a newsgroup su un'ampia gamma di argomenti, per uno scambio di idee con altri utenti che utilizzano i prodotti Microsoft, inclusi i migliori professionisti Microsoft (MVP, Most Valuable Professional). Potete leggere i messaggi inseriti, cercare specifici argomenti, rispondere a domande o formulare domande a uno dei numerosi gruppi. Collegamenti ad altre risorse Microsoft: Microsoft mette a disposizione degli utenti un'ampia scelta di siti Web per consentirvi di sfruttare al meglio il vostro software e mantenerlo sempre aggiornato e affidabile. In questa pagina sono presenti collegamenti a: Home page Microsoft - il punto di riferimento per tutte le risorse Microsoft con informazioni sull intera gamma di prodotti Microsoft (compresi Microsoft Windows, Microsoft Office e i server) e tutte le novità e le offerte della comunità. Office Update - per assicurare agli utenti i componenti aggiuntivi più recenti, le ultime funzionalità di protezione e altri strumenti utili per il PC. Windows Update - simile al sito Office Update, quest'area è dedicata interamente a Windows. Office per Macintosh - per saperne di più sul supporto Microsoft per Macintosh e su altro materiale disponibile, dalle informazioni della Guida ai prodotti più recenti. Licenze - per essere certi di utilizzare sempre il software giusto. TechNet - un programma di informazione e collaborazione per i professionisti IT che offre utili risorse gratuite, risposte e approfondimenti tecnici. Microsoft MSN - per l'utente che desidera essere sempre informato sulle ultime novità del mondo consumer.

10 Le Guide Microsoft di questa serie: Come mantenersi in contatto con i clienti Come rendere comprensibili i dati finanziari Come creare un sito Web Come creare brochure e volantini Come... ottenere il massimo da Outlook 2003 pmi.microsoft.com 2004 Microsoft Corporation. Tutti i diritti riservati. Microsoft, MSN, Outlook e Windows sono marchi o marchi registrati di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o negli altri paesi. M918

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