D. Lgs.. 231/2001 e Sistema Gestione Qualità: quali integrazioni. M. Mengoli 5 giugno 2014

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2 Il D. Lgs. 231/01 introduce una nuova fattispecie di responsabilità da reato Reato nell organizzazione è imputabile solo la persona Reato dell organizzazione la conseguenza ricade sull organizzazione Persona fisica Responsabilità da reato si individua una Colpa organizzativa Persona giuridica sempre nei casi previsti dal D. Lgs. 231/01

3 La strada prevista dalla legge per sottrarsi alla spada di Damocle di questa nuova responsabilità è l adozione di modelli organizzativi e gestionali conformi alle prescrizioni penali in vigore non c è colpa organizzativa se l impresa/ente si è dotata di modello organizzativo codice etico organismo di vigilanza Introdurre e documentare un sistema strutturato di riduzione del rischio di commissione di reati (modello 231) Onere ulteriore per le organizzazioni Quale ruolo può giocare un Sistema Gestione Qualità rispetto all adozione del modello?

4 231 e SGQ 9001 (ma anche 17025) Quali analogie tra i due sistemi? i laboratori di prova conformi alla 17025, operano anche in conformità alla ISO 9001 Per sviluppare un SG occorre partire da una analisi dei rischi Punto 0.1 ISO 9001:2008 (sfumato più forte nella 9001:2015) la progettazione e l attuazione del SGQ di una organizzazione sono influenzate (tra gli altri fattori). dal contesto nel quale essa opera dai cambiamenti in tale contesto e dai rischi ad esso associati Il D. Lsg 231 è più esplicito: Art. 7 punto 3 il modello prevede, in relazione alla natura e alla dimensione dell organizzazione nonché al tipo di attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio.

5 Metodologia SGQ Pianificare (Plan) stabilire gli obiettivi ed i processi necessari per fornire risultati conformi ai requisiti del cliente ed alle politiche dell'organizzazione Fare (Do) dare attuazione ai processi Verificare (Check( Check) monitorare e misurare i processi ed i prodotti a fronte delle politiche, degli obiettivi e dei requisiti relativi ai prodotti e riportarne i risultati Consolidare o modificare (Act( Act) adottare azioni per migliorare in modo continuo le prestazioni dei processi 5

6 Metodologia per il Modello 231 Valutazione dei controlli esistenti Documentazione del sistema di controllo Mappatura dei processi Identificazione principali fattori di rischio Sviluppo del modello Identificazione aree a rischio Monitoraggio del modello Obiettivi Processi Controlli Sviluppo di strumenti di analisi dei risultati per azioni correttive Miglioramento

7 . 231 e SGQ (9001 ma anche 17025) Elementi di confronto tra i due sistemi Qualità Modello 231 Sistema di controllo delle modalità di produzione/erogazione Sistema di controllo dei comportamenti tenuti per attività a richio illeciti più in generale controllo delle prestazioni del sistema governance in assenza non conformità Trattamenti e/o Azioni correttive/preventive Trattamenti e Azioni correttive/preventive

8 Possibili integrazioni tra i due sistemi La Documentazione specifica del Modello 231 prevede: Codice Etico Parte generale del Modello con: Parte Speciale -Stesura di una sistema completo di procure e deleghe funzionali - Obiettivi (di controllo e formativi ) - compiti organismo di vigilanza - Sistema sanzionatorio - Individuazione delle tipologie di reato delle attività a rischio - Definizione di istruzioni operative specifiche

9 possibili integrazioni tra i due sistemi La Documentazione SGQ deve garantire: efficacia del sistema nel perseguire i propri obiettivi consapevolezza su cosa si fa, come si fa, come si misura, sul reporting, sulla responsabilità, sulla valorizzazione delle informazioni per il miglioramento Per realizzare l integrazione occorre scendere nel dettaglio dei processi già previsti per il SGQ e analizzare : quali soggetti intervengano nell espletamento delle attività sensibili sibili come siano attribuite le deleghe e le attività di spesa quali documenti produrre

10 possibili integrazioni tra i due sistemi Politica per la qualità strumento formalmente adottato dall alta direzione per comunicare all interno ed all esterno dell organizzazione gli indirizzi adottati in tema di Qualità (appropriata, impegno al miglioramento continuo, quadro di riferimento per gli obiettivi, comunicata e compresa all interno, verificata e revisionata) Codice Etico strumento formalmente adottato dall alta direzione per indicare i comportamenti da tenere rispetto alle situazioni di rischio penale (attività ispirata al rispetto della legge, diffusione della cultura della legalità, trasparenza, lealtà correttezza, prevenzione dell illecito) Opportuna gestione coordinata dei due documenti (rischi di incoerenza, costi, doppioni)

11 possibili integrazioni tra i due sistemi Parti da integrare nel MQ Descrizione dei processi (aggiunta di quelli contenenti attività a rischio) Strumenti di pianificazione specifici Qualificazione del personale Inserimento di puntualizzazioni sulla diversificazione degli obiettivi di controllo nei capitoli: Non conformità, monitoraggi, audit, analisi dei dati e miglioramento Dettaglio prescrizioni e controllo prevenzione rischi ad integrazione istruzioni operative e Moduli SGQ Procedure SGQ non previste dalla norma UNI EN ISO 9001: Procedura di valutazione dei rischi (di reati) Punto più vicino alla operatività Procedura concernente il controllo di gestione (budget, rendicontazione incassi/pagamenti)

12 possibili integrazioni tra i due sistemi SGQ Modello 231 Gestione coordinata Politica della qualità Manuale della Qualità Codice Etico Parte Generale Procedure del SGQ Parte Speciale Integrazione Procedure tecniche/ Istruzioni operative Istruzioni Operative Modulistica Modulistica

13 possibili integrazioni tra i due sistemi Formazione ed addestramento del personale 231 e ISO 9001 prestano particolare attenzione allo sviluppo delle risorse umane (formazione permanente, crescita professionale motivazionale e culturale di tutti gli operatori di ogni livello e mansione). ISO 9001 Punto 6: Analisi delle esigenze formative (collaborazione con resp.li di funzione/ analisi dei programmi precedenti) Obiettivi della formazione Programmi Metodi di formazione Modalità di verifica Monitoraggio (VII e Riesame Direzione) 231 Art. 6 Il modello deve individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati e prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell ente in relazione ai reati da prevenire. Occorre introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal modello

14 possibili integrazioni tra i due sistemi Formazione ed addestramento del personale Conformandosi alla normativa volontaria (analisi delle esigenze e registrazione delle attività svolte) si riesce a garantire la normativa cogente Conviene quindi adottare una Procedura di addestramento e formazione del personale in grado di garantire la creazione/miglioramento della consapevolezza sui rischi di generare non conformità di prodotto/servizi, impatti ambientali, incidenti, reati penali di tipo amministrativo

15 possibili integrazioni tra i due sistemi Audit ISO 9001 Punto 8 Monitoraggio Corretta applicazione /funzionamento/ efficacia del SGQ Verifiche ispettive interne Programmazione anche sulla base dell analisi di rischio Competenza e indipendenza del verificatore Registrazione esiti Gestione rilievi 231 art. 7 L efficace attuazione del modello richiede una verifica periodica e l eventuale modifica dello stesso quando vengano scoperte significative violazioni delle prescrizioni o in caso di mutamenti dell organizzazione e delle attività OdV auditor 231 (interni o esterni)

16 possibili integrazioni tra i due sistemi Audit L alta direzione può decidere se adottare un approccio unitario Ciò permetterebbe di garantire: alla Qualità un controllo documentato sui requisiti cogenti. Punto ISO 9001 la norma specifica i requisiti di un SGQ per un organizzazione che desideri accrescere la soddisfazione del cliente ivi inclusi..l assicurazione della conformità ai requisiti cogenti applicabili (visione non limitata alle sole norme standard internazionali o alla redazione di elenchi di leggi da inserire in calce al Manuale Qualità) ed alla vigilanza sul rispetto delle leggi di essere più legata alla efficacia dell organizzazione (processi) e meno burocratica

17 possibili integrazioni tra i due sistemi Reportistica sull alta direzione ISO 9001 Punto 5: Riesame della Direzione Verifica azioni riesami precedenti Verifica della Politica Verifica obiettivi precedenti e definizione nuovi Analisi visite ispettive interne esterne Prestazioni Processi NC/AC/AP Formazione Reclami e sodd. Clienti Modifiche impattanti sul SGQ 231 art. 6 Il modello deve prevedere obblighi di informazione nei confronti dell Organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza del modello stesso (OdV) Miglioramento efficacia SGQ Miglioramento prodotti/servizi Bisogni di risorse

18 possibili integrazioni tra i due sistemi segue Reportistica sull alta direzione Far coincidere quanto richiesto dalla normativa volontaria (Riesame della direzione ) e cogente (informazione sull OdV) potrebbe agevolare la gestione degli adempimenti richiesti, in particolare per organizzazioni di piccole dimensioni per le quali, e la ISO 9001 e il 231, lasciano la possibilità che sia le funzioni di Rappresentante della Direzione per la Qualità, sia quelle dell Organismo di Vigilanza siano svolte direttamente dall organo dirigente

19 ISO 9001 e 231 : riepilogo principali punti di contatto * ISO 9001:2008 D. Lgs 231/ Sistema di Gestione per la Qualità 4.1 Requisiti generali Analisi dei rischi 4.2 Requisiti generali relativi alla documentazione 5 Responsabilità della direzione 5.1 Impegno della direzione Impegno dell'organo dirigente per sviluppare il modello 5.2 Orientamento al cliente Reati di corruzione/concussione/ 5.3 Politica Qualità Codice etico 5.4 Pianificazione Sviluppo modello Responsabilità autorità e comunicazione Organismo di vigilanza Comunicazione interna Obblighi di informazione nei confronti dell'odv 5.6 Riesame della direzione Riunioni OdV

20 ..ISO.ISO 9001 e 231 : riepilogo principali punti di contatto * ISO 9001: Gestione delle risorse 6.1 Messa disposizione delle risorse D. Lgs 231/ Risorse umane Formazione sui reati e sul modello 231, codice disciplinare 6.3 Infrastrutture Reati informatici 6.4 Ambiente di lavoro Reati in tema di sicurezza sul lavoro 7 Realizzazione del prodotto 7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto Sviluppo del Modello Processi relativi al cliente Reato in tema di concorrenza e mercato 7.3 Progettazione e sviluppo 7.4 Approvvigionamento Reati di corruzione/concussione 7.5 Produzione ed erogazione di servizi Codice etico e modello Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e misurazione

21 ..ISO.ISO 9001 e 231 : riepilogo principali punti di contatto * ISO 9001:2008 D. Lgs 231/ Misurazioni, analisi e miglioramento 8.1 Generalità Monitoraggi e misurazioni Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi Audit 231 Esiti dei controlli sul rispetto del modello Analisi dei dati Analisi rischi e controlli * Rif.to E. Montemarano - E. Riva Il Diritto della Qualità Tecnaeditrice

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