ALLEGATI AL MANUALE DELLA QUALITA UNI EN ISO 9001 : 2000

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1 ALLEGATI AL MANUALE DELLA QUALITA UNI EN ISO 9001 : 2000 PER LE IMPRESE DI SPEDIZIONI INTERNAZIONALI ASSOCIATE A FEDESPEDI Allegato 1 PROCEDURA DI SISTEMA: TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI pg. 2 8 Allegato 2 PROCEDURA DI SISTEMA: TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI pg Allegato 3 PROCEDURA DI SISTEMA: VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE pg Allegato 4 PROCEDURA DI SISTEMA: GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E DEI RECLAMI pg Allegato 5 PROCEDURA DI SISTEMA: AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE pg 19 22

2 Allegato 1 PROCEDURA di SISTEMA Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev.0 1 SCOPO Controllare l'emissione, l'aggiornamento, il riesame, la circolazione, la distribuzione, la modifica, l'identificazione e l'archivio della documentazione. 2 RESPONSABILITA RGQ DG Responsabile Gestione Qualità Direzione generale 3 RIFERIMENTI Manuale Qualità Modulo Elenco documenti di origine interna (S_EDI) Modulo Elenco Normative (S_EDE) 4 TERMINI E DEFINIZIONI Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità 5 INDICE DI REVISIONE N Data Descrizione Preparato (RGQ) Approvato (DG) Pagina 2 di 22

3 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev.0 6 GENERALITA Tutta la documentazione di supporto al Sistema Qualità è assoggettata alla seguente Procedura che definisce: contenuti, identificazione, approvazione, aggiornamento, riesame, circolazione, modifica, ritiro copie superate, archiviazione dei documenti. 7 CONTENUTI Tutti i documenti dei Sistema di Gestione Qualità sono sviluppati in modo omogeneo e per quanto applicabile, rispecchiano uno schema comune, articolato su questi punti: Scopo: E' la finalità dei documento, e deve rispettare le indicazioni del Manuale della Qualità. Responsabilità: Indica i responsabili dell'applicazione dei documento in oggetto. Riferimenti: Sono i riferimenti a tutta la documentazione (altre procedure, normative, tabelle, ecc.) interessate nell'applicazione della procedura in preparazione. Termini e definizioni Sono i riferimenti all elenco acronomi del manuale Qualità Procedura: Riporta la descrizione delle attività da svolgere. 7.1 DOCUMENTI INTERNI Procedure - Istruzioni operative Schemi di flusso La codifica della documentazione della Qualità (procedure di Sistema e Operative, Schema di Flusso ecc. ) deve seguire la codifica indicata nell'esempio: X X _ Y Y Y Pagina 3 di 22

4 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev.0 Dove: le posizioni 1-2 indicano le iniziali del tipo di documento: P.S. P.O. F.L. S Procedure di Sistema Procedure Operative Schemi di Flusso Modulo le posizioni indicano le il numero progressivo del documento (Es. 01, 02 ecc.) Nel caso di modulistica, le posizioni indicano le sigle dei moduli (Es. RNC = Rapporto di Non Conformità) Seguito dallo stato di revisione (Es: Rev.0 = Revisione 0) Identificazione Sui documenti del Sistema Qualità (Manuale della Qualità, Procedure di Sistema e Operative, Schemi di flusso e Modulistica) oltre ai contenuti sopra indicati sono corredati delle informazioni necessarie allo loro identificazione univoca, quali: [1] Titolo del documento [2] Codifica del documento [3] Numero progressivo della revisione e data della revisione [4] Numero della pagina (ove applicabile) [5] Numero totale delle pagine (ove applicabile) [6] Firme di emissione ed approvazione (solo per P. O. e M.Q.) [7] Data di emissione e approvazione (ove applicabile) I riferimenti della documentazione sono contenuti nell Elenco / distribuzione documenti di origine interna L'elenco costituisce anche l'indice generale della documentazione del Sistema Qualità e fornisce lo stato di revisione valida. Pagina 4 di 22

5 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev Emissione L'emissione della documentazione relativa al Sistema di gestione della Qualità è gestita direttamente dal Responsabile Gestione Qualità Approvazione Le prescrizioni contenute nei Manuali e nelle Procedure diventano ufficiali e quindi applicabili solo dopo l'approvazione del testo definitivo da parte della: Direzione Mentre l'approvazione della Modulistica viene eseguita dal: Responsabile Gestione Qualità RGQ ha la responsabilità di emettere ed approvare le istruzioni operative ed i flussogrammi inerenti il processo di assunzione rischi Revisione Le modifiche di tutti i documenti del Sistema di Gestione della Qualità sono regolate dalla stessa procedura che regola l'approvazione dei documenti. Tali modifiche, quando possibile, sono identificate con opportune evidenze tipografiche (linee verticali poste sul margine destro in corrispondenza del testo modificato). Correzioni ortografiche e di sintassi, purché non alterino il significato del periodo, non sono considerate modifiche dei documento. I documenti sono identificati da indici secondo la logica dell'esempio: Rev. 0 Rev. 1 Emissione Prima revisione Pagina 5 di 22

6 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev Circolazione Il Responsabile Gestione Qualità trasmette ai destinatari i documenti solo nella versione definitiva. L'avvenuta distribuzione viene formalizzata mediante la compilazione del modulo Elenco Documenti di origine interna (S_EDI), nel quale viene indicato: - Codice del Documento - Descrizione - Data di emissione del documento - Ente emittente (Es. UNI, Ministero, ecc.) Nel caso di aggiornamenti, viene emesso un nuovo indice del documento che ha subito la modifica riportante i riferimenti dell'ultima versione. Il Responsabile della Funzione interessata da una Procedura o Schema di Flusso ha la responsabilità della distribuzione del documento nella sua versione aggiornata all'interno della propria area. Il Manuale della Qualità può essere distribuito all'esterno della Società solo previa richiesta scritta e in forma non controllata. I Manuali operativi, le Procedure e le Istruzioni Operative, potranno essere consultate solo presso il Responsabile gestione Qualità Ritiro copie versioni superate L'emissione di documentazione modificata comporta il ritiro contestuale della copie superate da parte del responsabile Gestione Qualità. Il RGQ provvede a identificare i documenti superati indicando sulla copia originale la scritta in rosso "Superato". Tali documenti vengono archiviati in un apposito classificatore denominato con la dicitura "Documenti superati" Archiviazione L'archiviazione della documentazione del Sistema Qualità è demandata al Responsabile Gestione Qualità. Pagina 6 di 22

7 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev Conservazione copie obsolete Copia della documentazione obsoleta, sostituita presso gli utilizzatori dalla nuova edizione, è conservata presso il responsabile Gestione Qualità, il quale provvede a contrassegnare in modo adeguato il documento onde evitarne la distribuzione accidentale (scritta rossa: Superato). Il tempo di conservazione dei documenti di registrazione della qualità e regolamentato dalla P.S._ 02 Tenuta sotto controllo delle Registrazioni ; mentre gli altri documenti (Procedure di Sistema, Operative e Schemi di Flusso ecc.), sono conservati per 3 anni, e successivamente inviati al macero. 7.2 Documentazione esterna Si considerano documenti di origine esterna: - Normative Tecniche Decreti legge/direttive Comunitarie - Regolamenti dell Istituto di certificazione o altro - Circolari emesse dall Associazione di categoria (FEDESPEDI) Normative Tecniche Decreti legge Le normative Tecniche sono tenute sotto controllo dal Responsabile Gestione Qualità e registrate nel modulo Elenco Documenti di origine Esterna (S_EDE), tramite il catalogo delle normative UNI (Sito Internet : UNICEI.com). I Decreti legge, direttive comunitarie, sono tenute aggiornate annualmente dalla Gestione Qualità, tramite i Consulenti esterni o le pubblicazioni periodiche dell associazione di categoria. La documentazione dì origine esterna quali: le normative, Leggi e Decreti ed eventuali specifiche tecniche sono archiviate dopo la loro registrazione sul modulo Elenco Documenti di origine Esterna presso l'area Gestione Qualità in appositi contenitori identificati Regolamento Istituto di certificazione Il Regolamento dell Istituto di Certificazione, in forma controllata è archiviato con i Documenti di origine esterna quali: Normative tecniche e di legge e sono tenuti sotto controllo dal RGQ, che provvede ad effettuare la sostituzione qualora riceva copia in revisione più recente. Pagina 7 di 22

8 Tenuta sotto controllo dei Documenti P.S._01 Rev Circolari Fedespedi Le Circolari Fedespedi sono inviate dalla sede alla xxxxx tramite e_mail, responsabile della distribuzione alle funzioni coinvolte ed archiviazione è RAM. Una copia delle circolari, viene archiviata in formato elettronico nell apposita cartella Circolari Fedespedi, mentre quelle in formato cartaceo in apposito classificatore e conservate per un anno Documenti superati Le normative tecniche/decreti legislativi ecc. obsoleti, sostituiti nella nuova edizione, sono conservati presso il responsabile Gestione Qualità, il quale provvede a contrassegnare in modo adeguato il documento onde evitarne l uso accidentale (scritta rossa: Superato), ed archiviarla nell apposito classificatore nella parte Normative superate ; la durata dell archiviazione delle copie superate è di 3 anni, dopodiché vengono inviate al macero. Pagina 8 di 22

9 Allegato 2 PROCEDURA di SISTEMA Tenuta sotto controllo delle registrazioni P.S._02 Rev.0 1 SCOPO Modalità di archiviazione, conservazione, eliminazione dei documenti utilizzati per le registrazioni della Qualità. 2 RESPONSABILITA RGQ Responsabile Gestione Qualità 3 RIFERIMENTI Manuale Qualità Modulo Elenco/ distribuzione documenti di origine interna (S_EDI) 5 TERMINI E DEFINIZIONI Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità 5 INDICE DI REVISIONE N Data Descrizione Preparato (RGQ) Approvato (DG) Pagina 9 di 22

10 Tenuta sotto controllo delle registrazioni P.S._02 Rev.0 6 GENERALITA La presente procedura spiega le modalità per tenere sotto controllo le registrazioni della Qualità in termini di : Identificazione Archiviazione Reperibilità Protezione Definizione della durata di conservazione Modalità di eliminazione Relativamente alle : Registrazione dei riesami effettuati dalla Direzione Registrazioni sul grado di istruzione, sull addestramento, sull abilità ed esperienza del personale Registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi realizzati, soddisfino i requisiti Registrazione del risultato dei riesami e delle conseguenti azioni relativi ai requisiti del servizio (processo relativo al cliente) Registrazioni dei risultati delle valutazioni dei fornitori e di tutte le azioni Registrazioni relative alla rintracciabilità (quando richiesto) Registrazioni relative alla preservazione della proprietà del Cliente Registrazioni dei risultati delle verifiche ispettive interne Registrazioni delle evidenze di conformità del prodotto/servizio acquistato Registrazioni delle evidenze di conformità del servizio erogato Pagina 10 di 22

11 Tenuta sotto controllo delle registrazioni P.S._02 Rev.0 Registrazioni relative al servizio non conforme Registrazioni dei risultati delle azioni correttive attuate Registrazioni dei risultati delle azioni preventive attuate Sul Modulo S_EDI Elenco/Distribuzione Documenti di origine interna allegato, sono definiti: Codice Descrizione documento Destinatario Tempo di conservazione Responsabile conservazione Modalità di eliminazione (Archivio storico, Macero, ecc.) Pagina 11 di 22

12 Allegato 3 PROCEDURA di SISTEMA Verifiche Ispettive interne P.S._03 Rev.0 1 SCOPO Definire le responsabilità e le attività per la conduzione delle verifiche (Audit) del Sistema Qualità. 2 RESPONSABILITA RGQ DG Responsabile Gestione Qualità Direzione 3 RIFERIMENTI Manuale Qualità Modulo Piano Verifiche Ispettive Interne (S_PVI) Lista di riscontro Modulo Rapporto verifiche Ispettive (S_RVI) 6 TERMINI E DEFINIZIONI Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità 5 INDICE DI REVISIONE N Data Descrizione Preparato (RGQ) Approvato (DG) Pagina 12 di 22

13 Verifiche Ispettive interne P.S._03 Rev.0 6 MODALITA' OPERATIVE 6.1 PIANIFICAZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE In occasione del Riesame annuale della Direzione, il RGQ con la Direzione provvede alla pianificazione del "Programma delle Verifiche Ispettive Interne del Sistema Qualità" per ogni singola area dell'azienda, utilizzando il modulo "Piano verifiche Ispettive interne" (S_PVI). Tale programma viene emesso dal RGQ dopo che ogni responsabile di area coinvolto dal programma sia stato opportunamente informato. La programmazione delle Verifiche Ispettive Interne viene fatta considerando l'importanza dell'area, esito delle precedenti verifiche, la complessità e/o la criticità delle attività svolte, la necessità di verificare l'efficacia di eventuali Azioni Correttive. In generale verranno effettuate verifiche annuali per tutte le attività: commerciali, acquisti, gestione qualità, produzione e controllo. 6.2 DEFINIZIONE DELLE AREE E DELLE ATTIVITA' DA VERIFICARE Per ogni area sotto indicata le attività da verificare sono le seguenti: a Area Direzionale: attività della DG relative alla gestione del Sistema Qualità, riesame della direzione, analisi statistiche, soddisfazione del cliente, indicatori di performance. b Area Commerciale: gestione dei rapporti con i Clienti, nonché l attività di gestione dei contratti/ordini. c Area Acquisti: Emissione e gestione ordini a fornitore e verifica qualificazione fornitori. d Area Qualità: Gestione e controllo della documentazione del Sistema di Qualità, verifica dell applicazione delle procedure operative e istruzioni da parte di tutte le funzioni, corretta gestione delle non conformità rilevate e delle Azioni correttive/preventive, esecuzione e gestione delle verifiche ispettive interne, verifica del personale e dell attività di addestramento e controllo delle registrazioni della qualità. e Area Gestione traffico : Corretta esecuzione del processo di gestione spedizioni e corretta pianificazione ed esecuzione dell attività da svolgere come indicato nei documenti della qualità (Schemi di Flusso e Procedure operative). Pagina 13 di 22

14 Verifiche Ispettive interne P.S._03 Rev DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO Le verifiche ispettive devono essere eseguite utilizzando la seguente documentazione: 1 - Manuale della Qualità 2 - Procedure di Sistema e operative 3 - Norma UNI EN ISO 9001: ESECUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE Durante la verifica ispettiva, devono essere controllati: - la corretta distribuzione della documentazione - lo stato di revisione della documentazione distribuita - la corretta applicazione delle procedure operative negli uffici e nelle aree operative - la corretta esecuzione dei controlli - la corretta registrazione dei controlli - la raccolta e l'analisi della qualità Il gruppo di verifica incaricato dalla Direzione ad eseguire le Verifiche Ispettive Interne è rappresentato dal Consulente esterno qualificato coadiuvato da RGQ per le aree non di competenza della Gestione Qualità, mentre tutte le aree/funzioni dell'azienda riguardante la Gestione Qualità vengono verificate direttamente dal consulente esterno qualificato. Altro personale interno potrà essere utilizzato solo dopo un corso interno di addestramento all'esecuzione delle verifiche svolte dal responsabile di RGQ. Inoltre è importante che le persone che devono verificare Funzioni o Aree mediante Visite Ispettive non siano responsabili delle stesse. I risultati delle verifiche ispettive dovranno essere registrati sul modulo RAPPORTO VERIFICHE ISPETTIVE" (S_RVI) e controfirmati dal gruppo di verifica e dal responsabile dell'area verificata. RGQ in accordo con i vari responsabili delle aree dove le non conformità sono state rilevate, deciderà le azioni correttive, registrandole sul medesimo modulo. Dovranno inoltre essere fissati i tempi di intervento ed i responsabili che dovranno attuare le azioni correttive. 6.5 DISTRIBUZIONE RAPPORTO VERIFICHE ISPETTIVE Il "Rapporto verifiche Ispettive" dovrà essere consegnato in copia alle funzioni che, durante l Audit hanno dato luogo a richiesta di azione correttiva / Osservazioni. L originale sarà archiviato da RGQ e conservato come indicato nella P.S._02 Pagina 14 di 22

15 1 SCOPO Definire le modalità e le responsabilità circa la gestione delle non conformità riscontrate in sede di erogazione del servizio, controllo del servizio approvvigionato o segnalate dal Cliente (Reclamo) 2 RESPONSABILITA Tutte le funzioni 3 RIFERIMENTI Manuale Qualità Modulo Rapporto di non conformità (S_RNC) Modulo Registrazione anomalie (S_RAN) 7 TERMINI E DEFINIZIONI Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità 5 INDICE DI REVISIONE N Data Descrizione Preparato (RGQ) Approvato (DG) 6 GENERALITA Pagina 15 di 22

16 Allegato 4 PROCEDURA di SISTEMA Gestione delle Non conformità e dei reclami P.S._04 Rev.0 La presente procedura si applica alle non conformità emerse durante i controlli in accettazione, durante l erogazione del servizio ed a seguito segnalazioni del cliente (Post vendita) 7 NON CONFORMITA RILEVATE DURANTE I CONTROLLI IN ACCETTAZIONE Le non conformità rilevate durante i controlli in accettazione relativamente a: - Componenti / Sistemi informatici o prodotti utilizzati per lo svolgimento dell attività - Mezzi utilizzati dal trasportatore - Merce da spedire e possono essere i seguenti: - prodotti danneggiati - prodotti non corrispondenti con quanto richiesto contrattualmente - disservizi (Per i fornitori di servizi, consulenti ecc.) - mezzi giudicati non idonei per l impiego previsto riscontrati al momento del carico presso il magazzino di sede Per le non conformità rilevate in fase di controllo in accettazione il Responsabile Acquisti o suo delegato effettua le seguenti operazioni: Segrega il materiale non conforme oppure segnala il disservizio Successivamente avvisa il responsabile acquisti, il quale: Prende contatti con il fornitore Se il problema viene risolto mediante trattamento (sostituzione immediata), avvisa il RGQ che inserisce nella scheda fornitore (alla voce note) tale disservizio. Se il problema risulta grave o ripetuto, il informa il RGQ che formalizza i risultati di tale analisi sul modulo Rapporto di non conformità (S_RNC), indicando: - Nome del fornitore - Data - Prodotto/servizio - Descrizione della non conformità riscontrata - Causa della non conformità Pagina 16 di 22

17 Gestione delle Non conformità e dei reclami P.S._04 Rev.0 Le decisioni per la soluzione della non conformità sono prese dalle funzioni coinvolte in accordo con la Direzione e comunicate al RGQ per la risoluzione della NC. Nel caso di non conformità grave o comunque già commessa in passato dal medesimo fornitore RGQ: Valuta l opportunità di effettuare un Incontro con il fornitore per avviare un discorso di collaborazione e miglioramento, Valuta inoltre la necessità di ricercare un fornitore alternativo. Infine RGQ registra sul rapporto di non conformità il trattamento della N.C.. 8 NON CONFORMITA RILEVATE DURANTE L EROGAZIONE DEL SERVIZIO Le non conformità rilevate durante l erogazione del servizio possono essere: Prodotto danneggiato o perso durante la spedizione o immagazzinamento errato utilizzo della modulistica prevista, informazioni incomplete od errate spedizioni non conformi danneggiamento a prodotti errori contabili La funzione interessata, dopo aver riscontrato la non conformità, informa il responsabile gestione Qualità che valuta la gravità della non conformità e : 1 nel caso di situazioni che non pregiudicano il servizio, ma si risolvono mediante trattamento immediato del problema, registra sul modulo S_ANM Registrazione Anomalie la data dell evento, l attività che ha prodotto il disservizio, il Fornitore / Cliente, il motivo della contestazione e l azione intrapresa. 2 Nel caso di situazioni Gravi che pregiudicano il servizio, RGQ Descrive la non conformità riscontrata nello spazio riservato "Non conformità rilevata del modulo Rapporto di non conformità" (S_RNC) oltre ad aver identificato la fase dove si è verificata la non conformità, Contatta la Direzione per valutare le cause e le possibili soluzioni che possono essere: Rimborso tramite Compagnia di assicurazione o sconto. Pagina 17 di 22

18 Gestione delle Non conformità e dei reclami P.S._04 Rev.0 9 SEGNALAZIONI DA PARTE DEL CLIENTE (POST VENDITA) In caso di N.C. rilevate dal Cliente durante o dopo l erogazione del servizio di spedizione e segnalate a mezzo e_mail / Fax, è compito di RGQ provvedere ad inviare, dopo aver analizzato con le funzioni coinvolte le cause, una risposta scritta. Dopo aver provveduto a compilare il Rapporto di non conformità, lo archivia unitamente alla documentazione relativa al reclamo nell apposito classificatore. Nel caso di segnalazioni telefonici di disservizi, non pregiudizievoli ma solo fatte a titolo informativo, RGQ utilizzerà il modulo S_ANM Registrazione anomalie per la registrazione, al fine di utilizzarle in sede di riesame della Direzione per valutare eventuali piani di miglioramento per le situazioni ripetitive avvenute nel periodo. Pagina 18 di 22

19 Allegato 5 PROCEDURA di SISTEMA Azioni Correttive e Preventive P.S._05 Rev.0 1 SCOPO Definisce le modalità per la gestione delle azioni correttive e preventive 2 RESPONSABILITA RGQ DG Responsabile Gestione Qualità Direzione 3 RIFERIMENTI Manuale Qualità Modulo Azioni Correttive e Preventive (S_AZC)) 8 TERMINI E DEFINIZIONI Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità 5 INDICE DI REVISIONE N Data Descrizione Preparato (RGQ) Approvato (DG) Pagina 19 di 22

20 Azioni Correttive e Preventive P.S._05 Rev.0 6 AZIONI CORRETTIVE Le Azioni Correttive (AC) sono costituite da una serie di attività interfunzionali atte a: a b c d e identificare le cause della non conformità; gestire la non conformità; pianificare le AC intraprese per eliminare o minimizzare le cause della non conformità; definire le responsabilità e le modalità di tali azioni; verificare la chiusura e l'efficacia delle stesse. Tanto più sarà attenta l'analisi condotta per identificare e rimuovere le cause che hanno generato la non conformità tanto più efficace sarà l'ac intrapresa. Le AC possono essere generate da: a b c d inaffidabilità dei clienti; non conformità rilevate a seguito di verifiche ispettive interne ed esterne; segnalazioni, reclami da parte dei clienti, analisi periodica dei dati di difettosità interna. 6.1 MODALITA OPERATIVE La Direzione ha la responsabilità di approvare le Azioni correttive, avvalendosi del contributo di tutte le funzioni aziendali interessate. Pertanto ogni qualvolta queste ultime rilevano una non conformità, richiedono l'intervento di GQ per proporre un'azione Correttiva mediante formalizzazione scritta. Le AC devono essere registrate su apposito modulo "Azione Correttiva/Preventiva" (S_AZC) riportando: a b c d e f la non conformità che si intende rimuovere; le possibili cause che hanno generato le N.C.; azioni proposte per l'eliminazione della N.C.; chi deve eseguire l'ac; la data entro cui l'ac deve essere intrapresa e conclusa; la verifica dell'efficacia della AC. La Direzione definisce una funzione atta a verificare l'efficacia della AC intrapresa che risulta non coinvolta nell'attuazione della stessa. Pagina 20 di 22

21 Azioni Correttive e Preventive P.S._05 Rev.0 7 AZIONI PREVENTIVE Queste devono essere emesse a fronte di analisi condotte per identificare ed eliminare cause potenziali di non conformità in ogni settore aziendale. Le Azioni Preventive possono essere generate da: a b c d e derive su basi statistiche; riesame della Direzione (piani di miglioramento); verifiche ispettive interne ed esterne; reclami; fonti varie. 7.1 MODALITA' OPERATIVE La Direzione ha la responsabilità di approvare le Azioni Preventive, avvalendosi delle funzioni interessate. Le AP devono essere registrate su apposito modulo "Azione Correttiva/Preventiva" (S_AZC), riportando: a b c d e causa potenziale di non conformità che si intende prevenire; azioni proposte per la prevenzione della non conformità; reparto responsabile dell'esecuzione implementata; verifica dell'efficacia dell'ap: data entro cui l AP deve essere implementata Le azioni da intraprendere possono comprendere: a modifiche alla documentazione tecnica od alle procedure operative; b ulteriore addestramento del personale; c ricerca nuovi fornitori ; d ricerca di nuovi metodi di controllo; e ecc.; La Direzione definisce una funzione atta a verificare l'efficacia della AP intrapresa che risulta non coinvolta nell'attuazione della stessa. Pagina 21 di 22

22 Azioni Correttive e Preventive P.S._05 Rev.0 8 CONCLUSIONE La Direzione o altra funzione non direttamente responsabile dell azione Correttiva/Preventiva, deve verificare al termine del periodo stabilito dal piano delle azioni correttive/preventive l'effettuazione delle Azioni Correttive e/o Preventive, inoltre, deve verificare che le stesse abbiano dato esito positivo (efficacia delle Azione Correttiva /Azione Preventiva). In caso contrario la Direzione provvede ad emettere successiva Azioni Correttive o Preventive sulla base dei dati emersi e con la collaborazione delle funzioni interessate, registrandola sempre sul modulo S_AZC. In caso di mancata chiusura alla data della seconda verifica, la Direzione rivaluta la proposta ed i requisiti di partenza. Pagina 22 di 22

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