Manuale di gestione dell istituto Pagina 1 di 5 MP 5 SOSTEGNO MQ V. 2.0

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1 Manuale di gestione dell istituto Pagina 1 di 5 5 SOSTEGNO 5.0 DESCRIZIONE Il buon funzionamento dell istituto esige la gestione di tutta una serie di attività che, pur non creando direttamente valore aggiunto sulla prestazione, come è il caso dell insegnamento, sono tuttavia indispensabili. Questo servizio rispetta i seguenti criteri: Trasparenza; informazione a tutti gli utenti interessati Efficacia; completezza, rapidità, dinamicità Economicità; limitazione degli sprechi Flessibilità; disponibilità e capacità nell affrontare le situazioni impreviste Responsabilità Indicatori Per l'adeguatezza e l'efficacia dei processi: 5.0 (Responsabile dei servizi di sostegno) Per la corretta applicazione dei processi: le funzioni previste dalle singole procedure e sintetizzate nella matrice delle responsabilità (AL 1.1) Occupazione aula d informatica Biblioteca: numero di prestiti eseguiti Processi e sottoprocessi 5.1 Acquisto e gestione materiali 5.2 Informatica 5.3 Gestione stabile 5.4 Segretariato 5.5 Biblioteca Pianificazione dei fabbisogni Pianificazione Portineria Archiviazione Pianificazione e approvvigionam Richieste d'acquisto e ordinazioni Gestione corrente Pulizia e manutenzione Corrispondenza generale Ricezione e classificazione Selezione fornitori Progetti informatici Gestione del personale Gestione biblioteca Verifica delle forniture Gestione delle persone in formazione Valutazione e riqualifica dei fornitori Gestione fatture Immagazzinamento

2 5.1 ACQUISTO E GESTIONE MATERIALI Manuale di gestione dell istituto Pagina 2 di 5 Al fine di poter sviluppare nel modo più efficace tutte le prestazioni e i servizi che gli competono, l istituto deve provvedere affinché i docenti e i collaboratori possano disporre al momento giusto dei materiali adatti allo scopo. Questa esigenza viene soddisfatta attraverso la corretta pianificazione dei fabbisogni, la scelta dei fornitori (per i materiali non forniti attraverso la Sezione logistica dello Stato), l ordinazione, uno stoccaggio razionale e quindi facilmente gestibile dei materiali stessi Pianificazione dei fabbisogni La pianificazione dei fabbisogni viene effettuata annualmente, contemporaneamente all allestimento della richiesta di credito (vedi cap Gestione delle risorse finanziare), da parte di 5.1 (Responsabile acquisti e gestione materiali). Egli tiene conto delle richieste degli utenti e dei crediti accordati dal Cantone all istituto, nell ambito del preventivo dell anno precedente Richieste d acquisto e ordinazioni In funzione delle esigenze pianificate e delle necessità correnti sono designati i seguenti responsabili preposti: 5.4 (Responsabile segretariato), per il materiale di cancelleria 5.5 (Responsabile biblioteca), per il materiale librario, le riviste e il materiale informativo di tipo digitale 5.3 (Responsabile laboratori), per il materiale di consumo speciale destinato ai diversi laboratori 5.2 (Responsabile dell informatica) 0.D (Direttore), per oggetti e attrezzature specificatamente definite a preventivo (investimenti, apparecchi, prestazioni esterne ecc.). Docenti e collaboratori richiedono al preposto l ordinazione di quanto necessitano. Il preposto, previa verifica della disponibilità finanziaria, emette l ordinazione, generalmente in forma scritta, specificando i dati d acquisto seguenti: Fornitore, scelto secondo l elenco fornitori definito nel ML 5-01, Elenco fornitori Specifiche della merce (denominazione, quantitativo, caratteristiche, ev. numero d articolo) Termine e modalità di fornitura Prezzi e condizioni di pagamento (con o senza IVA, sconti speciali ecc.) Nome dell utente interno. N.B. Per ordinazioni effettuate direttamente dall utente interno, il preposto designato riceve copia dell ordinazione Eventuali ordinazioni verbali (solo per piccolo materiale di uso corrente) implicano la formalizzazione dei dati d acquisto sopra indicati sul ML 5-02, Ordinazioni. Gli stampati forniti dal CSI devono essere ordinati ogni due anni alla DFP mediante l apposito modulo (DFP:ML4-21) Selezione dei fornitori Annualmente il CD definisce l elenco dei fornitori ricorrenti sul ML 5-01, Elenco fornitori. I criteri per tale selezione sono i seguenti: Esperienze precedenti (vedi 5.1.5) Informazioni e referenze (esterne e interne) Responsi di incontri e visite Sperimentazioni di forniture campione Concorrenzialità Modalità operative attestate da un SGQ riconosciuto Aspetti logistici Per acquisti più mirati, oppure nei casi di acquisti sulla base di offerte, i fornitori vengono definiti di volta in volta Verifica delle forniture La fornitura è ricevuta da 5.4 (Responsabile segretariato), che la consegna al responsabile preposto (vedi 5.1.2) unitamente al rispettivo Bollettino di consegna. Il responsabile preposto provvede alla verifica della fornitura, secondo i criteri indicati nella IL 5-01, Verifica fornitura.

3 Manuale di gestione dell istituto Pagina 3 di 5 Dal momento in cui la fornitura risulta conforme, il responsabile preposto trasmette il Bollettino di consegna firmato a 5.1 (Responsabile acquisti e gestione materiali), che dopo la verifica lo riconsegna a 5.4 che lo classifica, in attesa della fattura. La fattura viene evasa secondo quanto indicato in Valutazione e riqualifica dei fornitori I responsabili preposti (vedi 5.1.2) effettuano alla fine di ogni anno scolastico la valutazione delle prestazioni dei fornitori ricorrenti, utilizzando il ML 5-03 Valutazione dei fornitori e lo trasmettono a 5.1 (Responsabile acquisti e gestione materiali). 5.1 ne sviluppa una sintesi, contenente le proposte di riconferma o di sostituzione dei fornitori, e la sottopone al CD per la definizione del nuovo elenco dei fornitori. 5.1 si preoccupa inoltre di coinvolgere i fornitori, se necessario informandoli sull esito della valutazione Immagazzinamento Tutti i materiali depositati in magazzino sono identificati secondo la categoria e suddivisi secondo i criteri di praticità d uso. Il responsabile del magazzino è il Custode dell istituto. Egli gestisce le attività di controllo, sulla base di quanto indicato nella IL 5-02, Gestione magazzino. 5.2 INFORMATICA Un infrastruttura informatica efficiente è oggigiorno indispensabile anche per un istituto scolastico, sia per rispondere alle esigenze di carattere didattico sia per assicurare il buon funzionamento del sistema organizzativo. L infrastruttura informatica dell istituto è costituita da una rete di PC, gestita da un server e da un certo numero di periferiche. Tutte le attività che riguardano il settore informatico, dalla pianificazione dei fabbisogni, alla gestione corrente, ai progetti, sono di competenza di 5.2 (Responsabile informatica), mentre 0.Q è responsabile della sicurezza dei documenti e dei dati SGQ gestiti in formato digitale Pianificazione Il fabbisogno di materiale informatico (hardware e software) è definito annualmente da 5.2, dopo aver considerato e analizzato le esigenze espresse da docenti e collaboratori dell istituto, sulla base dello stato dell arte della tecnologia informatica e del mercato da essa generato. La pianificazione del fabbisogno deve inoltre tener conto dei diversi crediti a disposizione e più precisamente: Per il materiale di consumo, credito di istituto (centro costo n 585); Per il materiale informatico destinato all uso didattico, credito quadriennale definito dalla Commissione cantonale; Per il materiale informatico destinato all amministrazione, credito gestito direttamente dal CSI (Centro Sistemi Informativi) accessibile attraverso il responsabile cantonale. Le richieste del materiale informatico (amministrativo e didattico) avvengono tramite l apposito modulo del CSI Gestione corrente La gestione corrente della struttura informatica, dettagliatamente descritta nell IL 5-03, Gestione struttura informatica, è assicurata da 5.2 e comprende diverse attività, quali: La manutenzione (HW e SW), L installazione e messa in servizio di nuove attrezzature (HW e SW) La gestione degli accessi al sistema informatico, La gestione della sicurezza dei dati, La gestione della rete, La gestione dell inventario del materiale informatico, La gestione delle licenze per l utilizzazione dei prodotti software (modulo CSI) Le attività di informazione e formazione degli utenti, sono descritte nell IL 5-07, Accessi informatici

4 Manuale di gestione dell istituto Pagina 4 di Progetti informatici Lo sviluppo della tecnologia informatica esige talvolta massicci interventi a livello di ristrutturazione del sistema, come per esempio l evoluzione dell intera rete verso un altra piattaforma di applicativi software, l implementazione di un applicativo particolarmente complesso, l installazione di una nuova aula di informatica ecc. Questi tipi di interventi, non rientrando nelle attività ricorrenti o di routine della Scuola, vengono considerati e gestiti come progetti da parte di 5.2, secondo la metodica sviluppata nella sezione MP 4 del presente Manuale. 5.3 GESTIONE STABILE Le persone in formazione e gli altri utenti dello stabile esigono che le attività si svolgano in un ambiente sicuro e confortevole. Per questo scopo l istituto deve assicurare la necessaria organizzazione per: La gestione e la sorveglianza dello stabile e La pulizia dello stabile La responsabilità di questo servizio compete a 1.2 (Custode) Portineria Il Custode dell istituto provvede all apertura e alla chiusura degli accessi, alla sorveglianza dello stabile e delle aree annesse ed esercita il controllo sul corretto utilizzo degli spazi e delle installazioni scolastiche. Le attività sono dettagliatamente descritte nel mansionario del custode Pulizia e manutenzione Gli interventi di manutenzione più importanti sono di competenza della Sezione della logistica e degli stabili erariali del Cantone, così come l attribuzione del personale di pulizia. Rimangono tuttavia di competenza del Custode dell istituto le seguenti attività: La vigilanza sulla manutenzione delle infrastrutture da parte di terzi L esecuzione di piccole riparazioni, sulla base di constatazioni dirette, oppure in risposta ad azioni di annuncio guasti da parte di docenti / collaboratori dell istituto, effettuate mediante l apposito ML 6-08, Non conformità e guasti. Per questo genere di attività vedi IL 5-09, Gestione stabile. La gestione e la direzione del personale di pulizia assegnato dalla Sezione della logistica e degli stabili erariali, secondo le indicazioni della IL 5-14, Gestione personale di pulizia. 5.4 SEGRETARIATO Come tutte le organizzazioni, l istituto necessita, per lo sviluppo delle sue prestazioni, di un efficiente servizio di segretariato che assicura tutte le attività di tipo amministrativo. La responsabilità di questo servizio compete a 5.4 (Responsabile segretariato) Archiviazione 5.4 si occupa dell archiviazione dei documenti dell istituto, secondo quanto indicato nella matrice dei documenti e dei dati e sulla base di quanto descritto nella IL 5-10, Archiviazione documenti Corrispondenza generale 5.4 è responsabile del disbrigo della corrispondenza generale, in entrata e in uscita, dell invio di documenti e dello smistamento della posta. Egli è pure competente per la gestione dei conti correnti. Le attività legate alla corrispondenza generale e i conti sono descritte nella IL 5-11, Gestione corrispondenza generale Gestione del personale Le attività di gestione operativa del personale (docenti e collaboratori) svolte da 5.4 riguardano in particolare: La redazione e la gestione degli elenchi La gestione delle assenze per malattia e infortunio La gestione dei dossier personali La gestione delle supplenze

5 Manuale di gestione dell istituto Pagina 5 di 5 I conteggi delle trasferte di servizio Il censimento docenti Le modalità per lo svolgimento di queste attività sono descritte nella PQ 1-02, Gestione corrente delle risorse umane Gestione delle persone in formazione Le attività di gestione delle persone in formazione, di competenza di 5.4, comprendono in particolare: La ricezione delle iscrizioni, l ammissione e la registrazione La gestione dei dossier, delle schede personali e delle carte per apprendisti L allestimento delle statistiche di inizio e fine anno scolastico Il censimento delle persone in formazione La raccolta delle valutazioni, la redazione e la stampa delle pagelle Alcuni contributi amministrativi nell ambito della gestione degli esami Le modalità per lo svolgimento di queste attività sono descritte nella IL 2-02, Gestione allievi Gestione fatture 5.4 riceve le fatture, le verifica con 5.1 e le trasmette alla Sezione cassa e contabilità della Divisione finanze per il pagamento. A pagamento effettuato, la stessa Sezione ritorna le fatture all istituto per la registrazione e l archiviazione. L attività è dettagliatamente descritta nella IL 5-12, Gestione fatture e conti correnti. 5.5 BIBLIOTECA Il servizio della biblioteca risponde a diverse esigenze culturali e professionali delle persone in formazione, dei docenti e degli altri collaboratori dell istituto, in modo particolare per quanto concerne la messa a disposizione di materiale librario, riviste e CD (+internet). Gli utenti si possono inoltre rivolgere alla biblioteca per la ricerca informatica di testi specifici all esterno dell istituto. In biblioteca sono pure disponibili alcune stazioni PC, destinate alla visione di CD, oppure per ricerche mirate su Internet. La responsabilità della biblioteca compete a 5.5 (Responsabile biblioteca) Pianificazione e approvvigionamento 5.5 allestisce annualmente una pianificazione dei fabbisogni, che tiene conto di diversi fattori quali: Il credito a disposizione della biblioteca Lo sviluppo degli acquisti degli anni precedenti Le esigenze espresse preventivamente dagli utenti (libri, riviste, CD) Le proposte del mercato librario Un adeguata riserva per soddisfare le esigenze che emergeranno nel corso dell anno scolastico. Il piano viene approvato dal CD (Consiglio di direzione). L acquisto si effettua come indicato in Ricezione e classificazione Il materiale librario, i CD e le riviste vengono ricevute da 5.5, che provvede alla registrazione, alla classificazione e alla disposizione nei luoghi di utilizzazione, sia interni sia esterni alla biblioteca. Questa operazione è dettagliatamente descritta nella IL 5-13, Gestione biblioteca Gestione biblioteca Le attività di gestione della biblioteca, svolte da 5.5, comprendono: L informazione agli utenti sui servizi offerti dalla biblioteca e sulle nuove pubblicazioni Il prestito La consulenza (ricerca pubblicazioni) La gestione delle stazioni di lavoro (PC) Internet L organizzazione delle scaffalature L eliminazione, o la sostituzione dei testi obsoleti L insieme di queste attività è descritto nella IL 5-13, Gestione biblioteca.