Si fa comunque presente che dentro il portale acquistinretepa.it sotto la voce HELP (vedi fig. successiva), si trovano tutti gli strumenti atti a

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1 Si fa comunque presente che dentro il portale acquistinretepa.it sotto la voce HELP (vedi fig. successiva), si trovano tutti gli strumenti atti a supportare l utilizzatore del sistema Consip sia esso appartenente alla P.A. o al mondo delle imprese sull utilizzo delle funzionalità della piattaforma Consip. Fig.1) 69

2 Esempio di Ordine Diretto sul MEPA (ODA) 1: Registrarsi al Portale Consip tramite l indirizzo web acquistinretepa.it ; La registrazione al portale è necessaria per ottenere il nome utente e password per poter operare all interno della piattaforma CONSIP Fig.1) Si ricorda che in procedura le uniche figure che possono essere abilitate a sistema sono il PUNTO ORDINANTE e il PUNTO ISTRUTTORE 70

3 - Punto Ordinante è il soggetto con potere di firma, ossia il soggetto che è autorizzato ad impegnare la spesa per conto dell Amministrazione di appartenenza. Il Punto Ordinante deve essere in possesso della firma digitale per poter utilizzare il Mercato Elettronico MEPA. Normalmente nelle strutture del CRA la figura del Punto Ordinante è il Direttore. Nell Amministrazione Centrale invece la figura del Punto Ordinante coincide con il Dirigente Generale della Direzione Affari Giuridici. - Punto Istruttore è il soggetto che, nominato dal Punto Ordinante, assiste quest ultimo nello svolgimento delle attività nell ambito del Sistema di e-procurement e nell utilizzo degli strumenti di acquisto. In particolare può predisporre gli ordini, predisporre una RdO (Richiesta di Offerta) e successivamente trasmettere il tutto al PUNTO ORDINANTE, che dopo aver effettuato le opportune verifiche procederà all invio dell Ordine al fornitore o a inviare l RdO alle imprese invitate. 2: Effettuare il Login e cercare il bene o il servizio oggetto dell acquisto; Una volta effettuato il Login per trovare il prodotto di interesse si hanno varie possibilità di ricerca. Si può utilizzare la ricerca semplice compilando il campo CERCA o selezionando la sezione CHE COSA VUOI ACQUISTARE o la sezione CHE STRUMENTO VUOI USARE. Fig.2) 71

4 Nella sezione CHE COSA VUOI ACQUISTARE si hanno a disposizione 4 modi per trovare il prodotto oggetto dell Ordine ed esattamente Sfoglia Catalogo, AZ Prodotti, Ricerca per Codice e Trova Prodotti. Fig.3) 72

5 Nella sezione CHE STRUMENTO VUOI USARE si hanno a disposizione le vetrine dei singoli strumenti e precisamente Convenzioni, Mercato Elettronico, Accordo Quadro, Sistema Dinamico e Listini Riservati tra le quali si potrà scegliere l iniziativa e poi il prodotto oggetto dell Ordine. Fig.4) Tutte le diverse modalità di ricerca porteranno comunque a visualizzare il catalogo prodotti. Una volta visualizzato il catalogo prodotti, si può scegliere l offerta o le offerte che interessano. 73

6 3: Selezionare tramite il catalogo prodotti il bene o il servizio da acquistare; Fig.5) Una volta selezionato il prodotto, premere il pulsante AGGIUNGERE AL CARRELLO 74

7 4 : Creare l Ordine Dopo aver premuto il pulsante Aggiungi al Carrello comparirà la schermata seguente, che permetterà all utente due opzioni ed esattamente: - Crea RdO, selezionando questa funzione, il sistema permetterà all utente di predisporre una richiesta di offerta tra varie società iscritte nel MEPA; - Crea Ordine, selezionando questa funzione, si potrà creare un Ordine diretto all impresa selezionata, per il bene o servizio richiesto; Fig.6) 75

8 5: Inserimento dati nell Ordine; Fig.7) In questa schermata devono essere inseriti i seguenti dati: a) Descrizione dell ordine b) Quantità richiesta c) Modificare l Iva in caso di acquisto di beni o servizi con IVA diversa dal 21% d) Inserire il Codice CIG ed eventualmente se previsto il Codice CUP e) Nella modalità di pagamento aprire il menu tendina e selezionare il campo Bonifico Bancario f) Premere il tasto AGGIORNA TOTALI g) Nel caso in cui la consegna o la fatturazione dovessero essere diversi da quelli registrati a schermata selezionare il campo MODIFICA ed inserire gli indirizzi corretti; 76

9 h) Aggiungere, se del caso, nel campo NOTE tutte le informazioni utili riferite all acquisto in atto es: Orari per la consegna, il nome di eventuale referente, ecc... i) Nel campo AGGIUNGI RIGA è possibile allegare dei file inerenti all acquisto in atto ad esempio il Modello Richiesta Tracciabilità finanziaria L.136/2010; j) A questo punto è possibile selezionare il tasto SALVA IN BOZZA o GENERA ORDINE. Nel primo caso, i dati inseriti verranno salvati e mantenuti come Bozza in attesa di essere confermati selezionando il tasto GENERA ORDINE. Mentre scegliendo GENERA ORDINE l ordine verrà generato con un numero progressivo. e la schermata risulterà essere la seguente: Fig. 8) Nella generazione dell ordine il sistema oltre ad indicare il numero dell ordine, ricorda anche che per il perfezionamento del contratto di acquisto l ordine dovrà essere firmato digitalmente e stabilisce anche entro quanto deve essere perfezionato. I giorni normalmente previsti dalla piattaforma Consip per perfezionare l ordine è pari a tre giorni. 77

10 Dopo generato l ordine bisogna premere il pulsante VAI ALL ELENCO ORDINI 6: Ricerca dell Ordine, Firma Digitale e invio dell Ordine al Fornitore: Dopo avere creato l ordine e premuto il tasto Vai all Elenco Ordine il sistema visualizzerà tutti gli ordini in ordine cronologico.. Nella medesima schermata è possibile effettuare vari tipi di ricerca selezionando i vari parametri presenti per ricercare un ordine creato in precedenza. Fig.9) Una volta ritrovata la riga contenente l ordine creato, bisogna posizionarsi con il cursore sotto la colonna DOCUMENTO D ORDINE e poi aprire il documento generato che normalmente è formato da tre pagine dove vengono riportati i dati dell Amministrazione, i dati della Società, tra cui anche i dati per consentire all Amministrazione la richiesta DURC, i dati tecnico-economici del bene acquistato e per ultimo i riferimenti giuridici che disciplinano il contratto d acquisto eseguito tramite le regole del Mercato Elettronico. L Ordine generato è un file in formato PDF. 78

11 79 Fig.10)

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13 L Ordine una volta salvato sul PC ed eventualmente stampato deve essere firmato digitalmente. La firma digitale da apporre deve essere quella del PUNTO ORDINANTE. Una volta eseguita la firma digitale si genera sul PC un nuovo file contenente l Ordine predetto con il formato.p7m. Es: Ordine_ pdf è il formato elettronico dell Ordine creato in piattaforma Consip; Ordine_709440_pdf_p7m. è il formato elettronico dell Ordine dopo averlo firmato digitalmente. 81

14 Una volta firmato digitalmente l Ordine, si deve ritornare dentro la piattaforma acquinretepa.it, ricercare l ordine (vedi il Punto 6 Fig.9) e premere il tasto INVIA. Premuto il tasto invia comparirà la seguente schermata: Fig.11) Una volta compilato il campo NUMERO PROTOCOLLO è necessario selezionare il campo SCEGLI FILE, dove si andrà a ricercare il file contente l Ordine firmato digitalmente e precisamente quello con l estensione *.p7m. Immesso l Ordine firmato digitalmente occorrerà premere il tasto INVIA. Eseguita questa operazione il sistema acquistinretepa.it provvederà ad emettere un messaggio con il quale avvisa che l Ordine è stato inviato al fornitore. N.B. La spesa per l ordine (OdA) sul mercato elettronico và impegnato sul bilancio come previsto per le procedure in Affidamento Diretto (Autorizzazione all impegno da parte del Direttore, Ordine Team-Gov o impegno da parte del Responsabile Contabile). 82

15 7: Accettazione dell Ordine e Comunicazioni Successivamente all invio dell ordine il fornitore, normalmente dopo 24 ore, invierà un messaggio di Accettazione dell Ordine che verrà visualizzato dentro il portale acquistinretepa.it nel campo MESSAGGI PERSONALI. Fig.12) Il Punto Ordinante potrà visualizzare tutto l iter dell Ordine direttamente accedendo al portale. Infatti una volta ricercato l ordine, semplicemente posizionandosi sotto la colonna Ordini diretti alla voce MEPA se l ordine è stato effettuato tramite il Mercato Elettronico o alla voce Convenzioni se l ordine è stato effettuato tramite l attivazione di una convenzione, sarà possibile conoscere lo stato attuale dell ordine posizionandosi sotto la colonna STATO. 83

16 In quest ultimo campo potrebbero essere presenti solo le seguenti voci: a) Bozza (Ordine ancora da definire) b) Generato (Ordine completo ma non firmato digitalmente e non ancora trasmesso al fornitore ) c) Inviato al Fornitore (Ordine firmato digitalmente e inviato) d) Accettato dal Fornitore (Ordine inviato al fornitore e dallo stesso confermato) e) Evaso dal Fornitore (Ordine eseguito dal Fornitore) f) Rifiutato dal Fornitore (Ordine firmato digitalmente, inviato al fornitore ma dallo stesso rifiutato) g) Scaduto (Ordine completo ma scaduti i n. 3 giorni previsti per la trasmissione dell Ordine al Fornitore) Fig.13) 84

17 ESEMPIO DI CREAZIONE RDO CON IL CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE AL PREZZO PIÙ BASSO PREMESSA Prima di creare un a RdO è necessario che sia stato sottoscritto, dal Direttore per le Strutture o dal Dirigente Centrale Affari Giuridici per l A.C., apposita determina o decreto di indizione gara tramite RdO (V. Modulistica All.6.1). La procedura da seguire, a partire dalla Registrazione Utente fino alla creazione di una RdO, è riportata nel documento Word Esempio di Ordine Diretto sul MEPA. Il manuale Consip, presente sul sito degli Acquisti in rete per le PA e consultabile tramite il link Guide_e_manuali/Mercato_elettronico- Procedura_di_RDO_al_Prezzo_piu_basso.pdf, fornisce chiare e approfondite indicazioni sull iter da seguire per la creazione di una RdO. Al fine di illustrare con un esempio pratico la procedura riportata nel citato manuale, si procederà, nelle prossime pagine, ad affrontare, nel dettaglio, la creazione di una RdO per l affidamento del Servizio di Pulizia presso il CRA-RPS. MODALITÀ DI CREAZIONE DI UNA RDO Si ricorda che la creazione di una RdO è possibile attraverso le due modalità illustrate nella Figura 1. Fig.1) 85