Guida all uso di AV (Archiviazione Virtuale)

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1 Guida all uso di AV (Archiviazione Virtuale) Creazione account gratuito Per poter utilizzare AV è necessario disporre di un account. Nel caso in cui ne siate sprovvisti è possibile crearne uno gratuito direttamente dal sito nella sezione Versione FREE. E necessario inserire il proprio nome (Nominativo), la propria (che verrà poi utilizzata come username) e una password a scelta. Per la password è accettata una qualsiasi stringa alfanumerica contenente lettere maiuscole, minuscole, numeri e i caratteri _ Lo spazio non è accettato come carattere valido. Dopo aver completato la registrazione il sistema vi invierà una mail con un link da cliccare per confermare l iscrizione (la mail che si inserisce in fase di registrazione deve essere quindi valida e facilmente controllabile). Confermata l iscrizione sarà possibile fare il login (accedere al sistema) utilizzando l come username e la password scelta. In ogni caso dopo la conferma dell iscrizione verrà inviata all utente una mail automatica con username e password scelti come promemoria. Primo Login E possibile accedere da o dal sito In occasione del primo login verrà creata la propria libreria virtuale. Una libreria è composta di armadi, suddivisi in scaffali ognuno dei quali può contenere dei faldoni. Al primo login sarà possibile notare la presenza di 3 armadi, di 3 scaffali ognuno. Il primo ha 9 faldoni, il secondo 3, mentre il terzo è vuoto. Utilizzando le frecce posizionate sugli armadi è possibile spostare la posizione degli armadi, mentre utilizzando il cestino (visibile solo sull armadio vuoto) è possibile eliminare l armadio dalla libreria. Per creare un nuovo armadio è possibile utilizzare il tasto + su uno degli armadi presenti. L icona matita serve a personalizzare l aspetto dell armadio, modificandone il nome e il colore. La barra funzionale Cliccando sulla barra colorata in alto o sull icona con i faldoni in alto a destra è possibile far comparire la barra funzionale. Sulla destra di questa barra sono presenti alcune icone: La libreria serve a tornare alla vista libreria (quella utilizzata attualmente) L occhio serve a nascondere o visualizzare le icone di modifica La vaschetta serve all upload dei documenti La matita serve a modificare le preferenze dell account Il cestino serve a gestire i fogli eliminati Le due icone di chiusura infine sono il chiudi grigio che chiude la barra funzionale e l esci rosso che esegue il logout dal software AV E molto importante al fine di salvaguardare la sicurezza dei propri documenti ricordarsi di fare sempre il logout al termine della consultazione della propria libreria.

2 Preferenze Proviamo ad andare nelle preferenze dell account cliccando sulla matita. Come prima cosa il software ci ricorda che stiamo utilizzando la versione free e ci propone l aggiornamento a pagamento tramite PayPal per passare alla versione AV Pro o AV sponsorfree. La versione free è completa di tutte le funzioni delle altre due versioni ma è limitata a pagine e, 30 giorni dopo l attivazione, mostra degli avvisi pubblicitari all interno dei faldoni utilizzati permettendo comunque la fruizione dei propri documenti. La versione sponsor-free elimina la pubblicità lasciando il limite di pagine, mentre la versione Pro oltre a togliere la pubblicità innalza il limite di archiviazione a pagine, ulteriormente aumentabili senza limiti. Utilizzando la versione Pro è inoltre possibile richiedere degli account aggiuntivi per accedere da più postazioni contemporaneamente. Al di sotto abbiamo 4 differenti sezioni: 1. Cambio Password 2. Preferenze grafiche 3. Preferenze faldoni 4. Copia preferenze da un altro account Ognuna delle sezioni si apre e chiude cliccando sulla barra con il titolo della sezione stessa. 1. Cambio Password è utilizzato per cambiare la password di accesso del proprio account. Dopo aver completato i campi richiesti è necessario premere Cambia password. 2. In Preferenze grafiche è possibile personalizzare lo sfondo della libreria e quello della scrivania. L opzione Abilita la barra superiore colorata per accedere al desktop serve a visualizzare la barra colorata che apre la barra funzionale (se la si disabilita si potrà sempre usare l icona con i faldoni). Nel campo successivo è possibile personalizzare il colore di tale barra. Nascondi le icone di modifica è la stessa opzione che è possibile modificare con l icona dell occhio della barra funzionale, e serve a specificare se si vogliono vedere o meno le icone per modificare la libreria (di solito una volta che la libreria è sistemata si disabilitano le icone di modifica in quanto viene utilizzata in sola consultazione). Dimensione area del desktop serve a definire la grandezza dell area della scrivania dove eseguire le operazioni di taglia/incolla, assemblaggio pagine, documenti e cartelline. 3. Preferenze faldoni permette di specificare i limiti per i quali i faldoni assumono la taglia M o L. Si tratta di un espediente grafico per individuare ad occhio i faldoni con più o meno pagine (si ricorda che non esiste infatti un limite reale al numero di pagine che un faldone può ospitare). 4. Copia preferenze da altro account serve nel caso in cui ci siano più account associati alla stessa libreria e si desideri copiare le preferenze grafiche da un account all altro (l uso è dedicato tipicamente alle imprese che hanno decine di account e dopo averne impostato uno vogliono che tutti abbiano quell impostazione). Tutte queste impostazioni vanno confermate con il tasto Salva modifiche.

3 Cliccando sulla libreria in alto si ritorna alla libreria. Si ricorda che le modifiche vanno tutte confermate con il tasto di salvataggio relativo alla sezione in cui sono state fatte le modifiche. Viste: Libreria / Armadio / Scaffale La vista libreria è sicuramente quella più completa ed il punto di partenza per chiunque voglia utilizzare AV. Da questa vista oltre ad avere una panoramica completa della propria libreria, è possibile accedere direttamente alla vaschetta oppure al cestino utilizzando le icone in basso a destra. Da questa vista è possibile creare o eliminare armadi, spostarli e modificarli. Per questioni si sicurezza è possibile eliminare solamente armadi e scaffali vuoti. Cliccando sul nome di un armadio si accede alla vista armadio nella quale è visibile il solo armadio selezionato ed è possibile eseguire modifiche sugli scaffali. Con il + si aggiunge uno scaffale al di sotto del simbolo, con il cestino è possibile eliminare uno scaffale (solo se vuoto), con la matita si può personalizzare il nome dello scaffale e con le frecce si possono scambiare le posizioni degli scaffali. L icona verde con il faldone e il piccolo + serve infine a creare un nuovo faldone all interno dello scaffale. La stessa cosa può essere fatta utilizzando il più sopra ad uno dei faldoni già presenti (operazione che aggiunge un faldone subito dopo quello selezionato). Cliccando su uno scaffale si accede alla vista scaffale, nella quale viene visualizzato il solo scaffale selezionato. In questa visualizzazione di fatto si possono fare le stesse operazioni della vista armadio, e serve fondamentalmente a chi utilizza AV con dispositivi tipo smartphone o tablet con lo schermo piccolo rispetto ai PC. Caricamento pagine: la vaschetta La vaschetta serve a caricare delle pagine dal proprio PC ad AV, ed è accessibile sia dalla barra funzionale che dalla vista libreria. Il menù a sinistra presenta diverse opzioni, ma come prima cosa proviamo ad effettuare un upload di documenti utilizzando l ultima icona in fondo al menù (la vaschetta con la freccia verde). Facendolo mi si apre una nuova finestra dalla quale posso caricare le mie pagine. Esistono due opzioni per il caricamento: cliccare sul tasto blu Carica e scegliere i file dal proprio PC, oppure trascinare i file nel riquadro con il tasto carica. I file validi per il caricamento sono i più comuni formati di immagine (JPG, TIF, PNG, BMP, PNG e GIF) e i file PDF. Essendo AV un prodotto pensato per archiviare dei fogli che sono stati o andrebbero stampati, non vengono accettati file con formati di lavoro, quali doc, odt, xls ecc Se si possiedono documenti archiviati con questi formati, si consiglia l utilizzo di una stampante PDF virtuale che consente di stampare virtualmente su un file PDF. Ad esempio un software gratuito che effettua questa conversione è PDF Creator Una volta selezionati i file da caricare, questi verranno elencati nella pagina ed una barra indicherà il progresso del caricamento degli stessi. E possibile caricare anche più file contemporaneamente ma ovviamente i tempi di caricamento si allungheranno. Le tempistiche dipendono sia dalla velocità della propria linea che dal numero e dalla grandezza dei file caricati.

4 Terminato il caricamento (indicato dal colore verde e la scritta Fatto ) è necessario dare l avvio alla conversione cliccando sulla scritta o sulla grossa icona in alto (quella con fogli, ingranaggi e faldoni). La finestra successiva è una finestra d attesa che avvisa gli utilizzatori che i documenti sono in conversione, ma che è possibile andare a vedere il risultato (anche parziale) della conversione cliccando sulla vaschetta. Facendolo si torna alla vaschetta vedendo (a seconda del tempo di attesa e del tipo di documenti caricati) alcune pagine in miniatura in alto e probabilmente una scritta gialla che ci avvisa che ci sono ancora dei documenti in conversione. Se è così è sufficiente attendere il tempo necessario per il completamento della conversione ed al termine aggiornare con il tasto in alto a sinistra per visualizzare i progressi della conversione. Accanto al tasto di aggiornamento ci sono i tasti S M L XL. Questi servono ad indicare la grandezza delle miniature nella vaschetta. Normalmente si sceglie una grandezza tale da permettere il riconoscimento delle pagine per le operazioni successive. Nel caso in cui fosse invece necessario consultare con precisione la pagina caricata è possibile cliccando sulle miniature visualizzare la pagina così come è stata acquisita dal sistema. Tutte le pagine acquisite da AV diventano automaticamente delle immagini fotostatiche ad alta qualità (600 dpi a colori) indipendentemente dal file di origine. E chiaro che questo processo non può migliorare la qualità di un documento che magari era stato scannerizzato in precedenza a bassa qualità, ma è pensato per salvare le pagine così come sono senza perdita di qualità, in modo che ad esempio sia possibile fare una perizia su una firma autografa o verificare l autenticità di un timbro (sempre che la scansione originale caricata abbia qualità sufficiente ad eseguire quelle operazioni). Una volta nella vaschetta le pagine possono essere infilate in un faldone o spostate sulla scrivania (zona temporanea che permette di comporre documenti, cartelline ecc. prima di caricarli nel faldone di competenza). Per farlo è necessario selezionare le pagine da archiviare e quindi deciderne la destinazione utilizzando la lista al di sotto della scritta in fondo al faldone: In quella lista sono elencati tutti i faldoni della propria libreria più una posizione speciale sempre al primo posto che è la scrivania. E possibile archiviare i fogli selezionati come pagine singole separate cliccando su pagine singole, o come unico documento specificando un nome del documento nella casella con scritto Nuovo e quindi cliccando su documento. In entrambi i casi è possibile specificare che i fogli selezionati siano delle facciate fronte/retro (flaggando Fronte/Retro su Archivia elementi selezionati come: ) o considerarli tutti a facciata singola non selezionando l opzione. L ordine con cui i file vengono archiviati (come pagine singola o come documento) è quello visualizzato a video che corrisponde a quello di selezione. Questo significa che se ho 3 pagine e voglio archiviare prima la 1, poi la 3 ed infine la due invece che fare il tutto in 3 passaggi differenti (quindi selezionare la 1 ed archiviarla, poi selezionare la 3 ed archiviarla ed infine la 2 ed archiviarla) posso anche selezionare prima la 1, poi la 3 che automaticamente passerà davanti alla 2 e quindi quest ultima, che resterà in fondo alla fila. E anche possibile scartare le pagine acquisite utilizzando il tasto scarta (le pagine in questione finiranno nel cestino).

5 Le due icone rimaste con le vaschette e la libreria servono infine rispettivamente per vedere il contenuto di tutte le vaschette degli account associati alla stessa libreria, o per tornare alla vista libreria. Prima di farlo proviamo a mettere alcune pagine in uno dei faldoni già presenti, come il faldone 1. I faldoni I faldoni sono le unità principali del servizio AV. E possibile aprire un faldone cliccandoci sopra da una qualsiasi vista. Proviamo ad aprire un faldone nel quale abbiamo archiviato qualche pagina. Il faldone verrà aperto sulla scrivania alla pagina 1 (se si apre un faldone vuoto si vedranno due pagine bianche). In alto c è sempre la barra funzionale, che è la stessa della vista libreria, ma provando ad aprirla noteremo che sulla sinistra ora c è la miniatura del faldone che abbiamo appena aperto. Nella barra funzionale infatti da sinistra verso destra troveremo l elenco di tutti i faldoni che abbiamo aperto e non abbiamo chiuso (il sistema ipotizza che siano oggetto di consultazione oppure di modifica). Per chiudere un faldone è sufficiente cliccare sulla x in cima alla miniatura del faldone nella barra funzionale o sulla x accanto al nome del faldone che stiamo consultando. In ogni caso se si chiude un faldone si viene rimandati alla vista libreria. E possibile ovviamente aprire più faldoni in contemporanea e cliccando sul nome del faldone nella barra funzionale si può passare agilmente da un faldone all altro. Fino a che un faldone resta aperto memorizza la pagina che si sta consultando, quindi anche uscendo e rientrando dal programma, se ero a pagina 10 di un faldone e non l ho chiuso, quando proverò a riaprirlo mi ritroverò a pagina 10, e se guardo nell elenco dei faldoni aperti della barra funzionale vedrò il faldone ancora aperto (come se fosse stato messo da parte aperto sulla mia scrivania). La matita accanto al nome del faldone permette di personalizzare il faldone stesso, scegliendo il nome, l orientamento della scritta sul faldone (se orizzontale o verticale) e il colore. L eliminazione del faldone è possibile solo se il faldone è vuoto e si può fare cliccando sull etichetta elimina faldone (visibile solo nei faldoni vuoti). Il faldone visualizza sempre 2 pagine. Come per un faldone fisico, nella pagina di sinistra troverò il retro della pagina precedente, mentre a destra avrò la pagina successiva. Se archivio le pagine come singole a sinistra vedrò sempre pagine bianche, se archivio le pagine come fronte/retro a sinistra vedrò la pagina inserita come retro. Cliccando sulla pagina è sempre possibile visualizzare la stessa in alta risoluzione (600 dpi a colori) ed eventualmente salvarla come immagine fotostatica. Al di sotto delle pagine ho alcune icone con dei comandi. Le frecce blu servono a girare pagina (quelle più esterne permettono in colpo solo di andare in cima o in fondo al documento). Per andare invece ad una pagina precisa in mezzo al faldone è possibile specificare il numero di pagina e premere il tasto vai. L icona PDF serve a scaricare sul proprio computer la pagina relativa come file PDF. L icona cestino elimina invece la pagina e la mette nel cestino togliendola dal faldone.

6 Attenzione!!! Esattamente come per un faldone fisico, una pagina ha un fronte e può avere un retro. In questo caso eliminando la pagina eliminerete anche il retro (e nel cestino troverete quindi due pagine che rappresentano le due facciate). La stessa cosa avviene con l icona forbici che rappresenta l azione taglia: la pagina viene tolta dal faldone e messa nella scrivania. Per capire bene come funziona quest ultima proviamo a tagliare una o più pagine del nostro faldone. La scrivania: come spostare le pagine Esistono fondamentalmente due modi di spostare le pagine nella scrivania. Il primo consiste nel mandarle direttamente dalla vaschetta (scegliendo scrivania dall elenco dei faldoni) mentre il secondo percorso è attuabile tagliando delle pagine da un faldone. Indipendentemente dalla strada scelta, se sono presenti dei fogli sulla scrivania, nella vista faldone in basso a destra apparirà l icona scrivania e in basso sarà presente una barra simile a quella funzionale che però si apre verso il fondo della pagina. E possibile aprire quest area sia premendo la barra colorata che premendo l icona. La grandezza dell area è quella definita nelle preferenze alla voce grandezza area desktop. Sulla sinistra è presente un menù simile a quello della vaschetta, mentre sulla destra troviamo le miniature dei fogli che sono presenti nell area. Le icone aggiorna, S, M, L, XL funzionano come per la vaschetta. La differenza principale rispetto alla vaschetta è che qui vedo le singole pagine, quindi una pagina con fronte e retro mi farà vedere una sola miniatura. A seconda del tipo di pagina presente sulla scrivania potrei trovare sotto di essa le seguenti opzioni: La casella di selezione che serve a selezionare quella pagina. Le frecce che servono a spostare le pagine di posizione all interno della scrivania. Incolla che serve a incollare quella pagina nella posizione aperta del faldone. Attenzione!!! AV è stato progettato per funzionare come un faldone fisico, questo significa che se ho un faldone aperto in un punto e ci incollo una pagina è come se aprissi gli anelli e mettessi la pagina che voglio incollare a destra, quindi SOPRA alla pagina attualmente visualizzata da quel lato. In sostanza la pagina incollata sarà sempre dopo la pagina di sinistra, ma prima della pagina di destra attualmente visualizzata nel faldone. Vedi retro che serve a visualizzare il retro della pagina (cliccando direttamente sulla miniatura si vede infatti solo il fronte. Separa che serve a dividere una pagina fronte/retro in due pagine solo fronte. Disfa che serve a disfare un documento o una cartellina in tante singole pagine (ovvero le pagine contenute dal documento o dalla cartellina). Una volta selezionate le pagine di proprio interesse dalla scrivania (riordinandole nel caso a proprio piacimento) è possibile con queste: Creare un nuovo documento utilizzando il tasto documento e specificando nel campo Nuovo il nome del documento desiderato

7 Creare una nuova cartellina utilizzando il tasto cartellina e specificando il nome della cartellina desiderata Unire due pagine a singola facciata come una pagina fronte/retro Eliminare una pagina (che finirà nel cestino) Organizzare il faldone: cartelline e documenti Nella sezione precedente abbiamo spiegato come sia possibile di fatto creare documenti e cartelline, ma in cosa differiscono questi elementi rispetto alle normali pagine? Un documento è un insieme di pagine (che possono essere a singola facciata o fronte/retro) che vengono pinzati assieme in un unica pagina. Questo significa che se creo un documento di 10 pagine e lo metto in un faldone, nella vista faldone avrò soltanto una pagina, contenente il mio documento (al quale è possibile dare un nome) Una pagina documento è riconoscibile da una pagina tradizionale dall icona della graffetta rossa presente in alto a destra. Cliccando sul documento questo verrà aperto sulla scrivania e potrò sfogliarlo (o fare tutte le altre operazioni consentite) come se fossero normali pagine di un faldone. Un documento può contenere solamente delle pagine (a singola facciata o in fronte/retro, anche miste). Una cartellina occupa anch essa una pagina all interno del faldone ma può contenere al suo interno pagine normali, documenti o anche altre cartelline. Ogni cartellina ha un colore personalizzabile ed un etichetta. Cliccando sulla pagina con una cartellina, questa viene aperta e con una vista simile a quella del faldone mi permette di fare le stesse operazioni del faldone. Se si taglia la pagina contenente la cartellina o il documento, l intera cartellina/documento viene spostata nella scrivania come unica pagina. Per lavorare sulle pagine interne sarà necessario utilizzare l operazione disfa che elimina la cartellina o il documento e rende visibili sulla scrivania le singole pagine interne. Uso del cestino Tutte le pagine scartate dalla vaschetta o eliminate da un faldone o dalla scrivania vengono spostate nel cestino per un eventuale recupero prima dell eliminazione definitiva. Tutte le pagine inviate al cestino perdono la loro struttura di pagina e quindi le informazioni relative ad eventuali documenti o cartelline, ma sono presentate come singole facciate di fogli (in questo modo l utente vede esattamente che cosa sta eliminando e non rischia di eliminare qualcosa di importante finito magari per errore ad esempio dentro una cartellina). E possibile ripristinare le singole facciate dal cestino dentro la scrivania (dove sarà possibile eventualmente ricomporre un documento o una cartellina). Se si è invece certi dei documenti che sono finiti nel cestino, è possibile in qualsiasi momento svuotare il cestino per eliminarli definitivamente. L operazione è IRREVERSIBILE e quindi si consiglia un doppio controllo delle facciate presenti prima dell eliminazione. I segnalibri I segnalibri servono a mettere delle linguette di riferimento in alcuni punti dei faldoni così da facilitare la ricerca di determinate pagine. Esistono due tipi di segnalibri, quelli pubblici e quelli

8 privati. I segnalibri privati valgono unicamente per il proprio account, mentre quelli pubblici sono visibili ed utilizzabili anche dagli altri account della stessa libreria. Una volta creato il segnalibro nella pagina desiderata esso sarà accessibile dal menu di sinistra di quel faldone. Ogni faldone ha i suoi segnalibri che sono visibili solamente con il faldone aperto. Scaricare pagine, documenti o interi faldoni Archiviazione Virtuale funziona in cloud e questo significa che in assenza di connessione ad internet, non sarà possibile consultare i propri documenti. Qualora fosse necessario scaricare una copia dei documenti visualizzati, in modo che sia disponibile anche in assenza di connessione, è chiaramente possibile farlo. Per scaricare una singola pagina (facciata) è possibile utilizzare l icona PDF per scaricare il PDF della facciata relativa. Utilizzando l icona PDF in una pagina contenente un documento, verrà scaricato un PDF con l intero documento, mentre cliccando sull icona PDF di una pagina contenente una cartellina, verrà generato un file zip da scaricare contenente tutte le pagine interne (ogni pagina sarà un pdf separato). La stessa cosa avviene scaricando un intero faldone, operazione che si può fare cliccando sulla freccia verde a fianco al nome del faldone. La generazione del file zip potrebbe impiegare anche alcuni minuti (dipende dalla grandezza del faldone). Dopo che l archivio è stato generato, compare una pagina bianca con un icona in alto a sinistra, cliccandoci sopra sarà possibile scaricare il file.