Relatore: Ing. Luca Scaramelli

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1 Convegno A.R.E. Rimini 2009 L acquisto e la gestione del farmaco Governare il post-gara: magazzini farmaceutici interaziendali e problematiche relative alla gestione logistica efficiente del contratto Relatore: Ing. Luca Scaramelli Pj Manager Consorzio Evolve

2 FOCUS DELL INTERVENTO Rappresentare le principali problematiche relative alla gestione del farmaco/dmc nel sistema di sanità pubblica e fornire un modello di reingegnerizzazione della Supply Chain come fattore fondamentale di razionalizzazione ed efficienza

3 IL MODELLO LOGISTICO MULTIMAGAZZINO PRESIDIO OSPEDALIERO RICHIESTE DI APPROVIGIONAMENTO U.O. FARMACIA 1 U.O. ECONOMATO 1 FORNITORE INVIO PRODOTTI PRESIDIO TERRITORIALE PRESIDIO OSPEDALIERO CONSEGNE AI REPARTI RICHIESTE DI APPROVIGIONAMENTO U.O. FARMACIA 2 U.O. ECONOMATO 2 FORNITORE INVIO PRODOTTI PRESIDIO TERRITORIALE PRESIDIO OSPEDALIERO CONSEGNE AI REPARTI RICHIESTE DI APPROVIGIONAMENTO U.O. FARMACIA 3 U.O. ECONOMATO 3 FORNITORE INVIO PRODOTTI PRESIDIO TERRITORIALE CONSEGNE AI REPARTI

4 PROCESSI LOGISTICI TRADIZIONALI IN OSPEDALE MAGAZZINO REPARTO CONTROLLO FARMACI COMPILAZIONE RICHIESTE TRASMISSIONE RICHIESTE TRASPORTO FARMACI CONTROLLO QUALITA E CONFEZIONA MENTO FARMACI RIORDINO FARMACI INVENTARIO FARMACI PICKING MANUALE CONTROLLO RICHIESTE MAGAZZINO FARMACIA o CENTRALIZZATO RICEZIONE RICHIESTE

5 I LIMITI PRINCIPALI DELLA GESTIONE DIRETTA TRADIZIONALE - Frammentazione degli ordini di approvvigionamento e scarso controllo delle giacenze presenti nei vari magazzini - Ridotto utilizzo di sistemi informatizzati di gestione dei magazzini aziendali - Limitata disponibilità di dati statistici su consumi e scorte (scarsa prontezza) - Risorse strumentali scarsamente idonee - Ridotta possibilità di sfruttare economie di scala per introdurre nuove tecnologie (automazione) - Limitata adeguatezza del personale impiegato nei magazzini per accogliere le nuove tecnologie implementabili e difficoltà nella gestione delle risorse umane (sostituzioni per ferie, malattie, ) Si concretizza l opportunità di centralizzare i magazzini anche in outsourcing

6 LA RIORGANIZZAZIONE DELLA CATENA DI FORNITURA DEL FARMACO/DISPOSITIVO MEDICO-CHIRURGICO FORNITORE MAGAZZINO CENTRALIZZATO PAZIENTE

7 VERSO IL SUPPLY-CHAIN MANAGEMENT: IL MODELLO LOGISTICO DI MAGAZZINO CENTRALIZZATO PRESIDIO OSPEDALIERO FORNITORE INVIO INVIO PRODOTTI PRODOTTI CONSEGNE CONSEGNE AI AI REPARTI REPARTI RICHIESTE DI INVIO PRODOTTI APPROVIGIONAMENTO OUTSOURCER FORNITORE INVIO PRODOTTI INVIO PRODOTTI CONSEGNE CONSEGNE AI AI REPARTI REPARTI PRESIDIO TERRITORIALE FORNITORE

8 SCHEMA A BLOCCHI DELLA SUPPLY CHAIN CON MAGAZZINO CENTRALIZZATO Aziende farmaceutiche Magazzino Centralizzato Approvvigionamento scorte di magazzino Approvvigionamento scorte di magazzino Riordino Centri di Responsabilità territoriali Richieste validate Centri Richiedenti Reparti (U.O.) Altri fornitori Farmacisti ospedalieri

9 PRINCIPALI PROCEDURE GESTIONALI Gestione delle scorte ed emissione proposte d ordine a Fornitore; Emissione ordini a Fornitore (Azienda); Gestione portafoglio ordini; Ricevimento merci; Controllo in accettazione; Gestione dei prodotti non conformi; Gestione dei resi a fornitore; Gestione materiale in transito; Stoccaggio della merce in idonee zone di magazzino con logica FIFO; Controllo delle condizioni di conservazione del materiale depositato; Gestione materiale da alienare o obsoleto; Effettuazione inventari periodici; Piano d emergenza per il ritiro dal mercato di farmaci e dispositivi medici; Piano di emergenza in caso di non funzionamento del magazzino.

10 SCHEMA DEI PROCESSI DEL MAGAZZINO CENTRALIZZATO Ricezione merci Riordino e approvvigionamento (da fornitori ASL/AO) Identificazione / controllo in accettazione Analisi dati / controllo di gestione / reportistica Allocazione per idonea conservazione Gestione scorte Distribuzione ai Reparti/CdC

11 TECNOLOGIE HW/SW UTILIZZABILI IN MAGAZZINO Sistema Gestionale SW DI MAGAZZINO PICKING AUTOMATICO SEMIATOMATICO E MANUALE

12 PROCEDURE GESTIONALI VERSO IL REPARTO/CDC E TECNOLOGIE SW Generazione delle richieste informatizzate da parte dei reparti/cdc; Validazione informatica; Preparazione e confezionamento relativi alle richieste dei reparti/cdc; Allestimento delle spedizioni; Trasporto e consegna ai reparti/cdc; Gestione prodotti non conformi e resi. SW (tecnologia web) per l emissione delle richieste di riordino dalle U.O. Proposta automatica: basata sullo storico dei consumi Controllo dello stato di avanzamento della richiesta: in tempo reale

13 PRINCIPALI VANTAGGI DI UNA STRUTTURA CENTRALIZZATA - Economie di scala - maggior potere di contrattazione in fase di acquisto (concentrazione ordini) - minor immobilizzo di risorse economiche e finanziarie (minori scorte) - Riduzione costi complessivi di gestione - riduzione dei tempi di processamento delle singole operazioni - razionalizzazione delle scorte (sia centralizzate che decentrate) - riduzione degli scaduti - razionalizzazione/qualificazione del personale operativo - Miglioramento della qualità del servizio - maggiore pianificazione delle attività (riduzione delle urgenze/emergenze) - miglior controllo della gestione farmaceutica - riduzione degli errori per la possibilità di impiego dell automazione - Significativa riduzione del rischio clinico - completa tracciabilità/rintracciabilità dei prodotti (fino al reparto) - controllo adeguato delle modalità di conservazione dei prodotti

14 ESPERIENZE DI EVOLVE NELLA LOGISTICA DI FARMACI / D.M.C. PER ASL E AO Grazie alle esperienze nella progettazione, implementazione e gestione di prodotti sanitari ed economali delle maggiori Aziende Sanitarie e Ospedaliere della Regione Umbria e Toscana, EVOLVE ha sviluppato capacità progettuali, realizzative e gestionali nella logica del Supply- Chain Management (SCM) in Sanità. I punti focali di razionalizzazione prevedono la centralizzazione del magazzino dei prodotti sanitari ed economali, con l ausilio di armadi di reparto e tecnologie informatiche a supporto di tutti i processi. Esperienze più significative: USL N. 2 dell Umbria: Azienda Ospedaliera di Perugia: ESTAV Centro Toscana: ASL 8 di Cagliari: Gestione del magazzino farmaceutico Anno 2000 Servizio di gestione dinamica dei prodotti economali e farmaceutici Anno 2002 Service della progettazione, realizzazione ed implementazione di un sistema per lo stoccaggio centralizzato e per la distribuzione di farmaci ospedalieri Anno 2006 Gestione della logistica di beni sanitari ed economali Anno 2009

15 I CENTRI LOGISTICI DI EVOLVE Il Centro Logistico dell Umbria Il Centro Logistico della Toscana

16 UNO SGUARDO A VALLE UN APPROCCIO PAZIENTE-CENTRICO IL RISPETTO DELLE 3 G 1. Giusta prescrizione 2. Giusta somministrazione 3. Giusta delocalizzazione/gestione delle scorte decentrate TECNOLOGIA & AUTOMAZIONE INFORMATION TECNOLOGY (IT)

17 L ECCELLENZA A VALLE DEL MAGAZZINO 3 Giusta delocalizzazione / gestione delle scorte decentrate ARMADIO ROBOTIZZATO 1 2 Giusta prescrizione Giusta somministrazione SOFTWARE DI PRESCRIZIONE / SOMMINISTRAZIONE 4 Identificazione e tracciabilità BRACCIALETTO AL PAZIENTE

18 L ECCELLENZA VISIONE DINAMICA DEL CICLO DI PRESCRIZIONE/SOMMINISTRAZIONE Flusso informativo (agenda delle terapie) INFERMIERE Flusso informativo (conferma delle somministrazioni) Braccialetto identificativo ARMADIO ROBOTIZZATO SOFTWARE DI PRESCRIZIONE / SOMMINISTRAZIONE PAZIENTE Flusso fisico di prodotti Calcolo dei fabbisogni per le somministrazioni ed eventuali integrazioni Flusso informativo (inserimento della terapia e approvazione) CARRELLO DI REPARTO MEDICO FARMACISTA Flusso fisico di prodotti

19 L ECCELLENZA VISIONE DINAMICA DEL CICLO DI RIFORNIMENTO MAGAZZINO Flusso fisico di prodotti Flusso informativo (richiesta di approvvigionamento informatizzata e automatica) ARMADIO ROBOTIZZATO SOFTWARE DI PRESCRIZIONE / SOMMINISTRAZIONE PAZIENTE

20 QUALI POSSIBILI IMPIEGHI DELI ARMADI ROBOTIZZATI? ARMADIO DI REPARTO (1 modulo con numero ridotto di referenze e sufficiente autonomia) ARMADIO MULTIREPARTO (più moduli per aumentarne la capacità e con sistemi di trasporto adattabili ) ARMADIO DI PRESIDIO (punto farmacia di presidio : per pazienti in dimissione e come scorta per urgenze / emergenze)

21 L ARMADIO ROBOTIZZATO DI REPARTO O MULTIREPARTO PRODOTTI FAST MOVING (canali a gravità) PRODOTTI SLOW MOVING (canali a dimensionamento variabile) MODULARE (espandibile) PICKING AUTOMATICO: mediante sistema robotizzato (fronte armadio) SISTEMA DI CARICAMENTO: posteriore manuale (con indirizzamento sul canale) SISTEMI DI PRELIEVO: locale o trasportato SISTEMI DI TRASPORTO: pneumatico, a nastro trasportatore, a scivolo

22 L ARMADIO ROBOTIZZATO DI PRESIDIO (O DI FARMACIA) PRODOTTI FAST MOVING (canali a gravità) PRODOTTI SLOW MOVING (ripiani con postazioni di stocking/picking ottimizzate) PRODOTTI DA FRIGORIFERO MODULARE (espandibile) PICKING AUTOMATICO: mediante 2 robot cartesiani (interni all armadio) SISTEMA DI CARICAMENTO: semiautomatico o automatico SISTEMI DI PRELIEVO: locale o trasportato SISTEMI DI TRASPORTO: pneumatico, a nastro trasportatore, a scivolo

23 I VANTAGGI DELL ARMADIO ROBOTIZZATO Ottimizzazione della gestione delocalizzata delle scorte - Stoccare e compattare al meglio i farmaci riducendo gli scaffali - Supportare al meglio il servizio di distribuzione diretta - Controllare in tempo reale le scadenze - Trasferire i prodotti anche a distanza con sistema pneumatico integrato - Preparare automaticamente e velocemente le ceste per i reparti - Garantire un servizio durante la chiusura della farmacia (notte, festivi) - Eliminare il via vai di personale sanitario alla ricerca di farmaci mancanti Riduzione del rischio clinico

24 IL SOFTWARE IN FASE DI PRESCRIZIONE Gestione delle anagrafiche dei pazienti, delle terapie e dei profili terapeutici Farmacista on-line Foglio terapia stampabile su carta Rintracciabilità completa di tutte le prescrizioni effettuate

25 L HARDWARE IN FASE DI PRESCRIZIONE Tablet PC utilizzabile con una penna Touch-screen per la prescrizione di terapia direttamente presso il letto del paziente, evitando trascrizioni errate E IN FASE DI SOMMINISTRAZIONE?

26 IL SOFTWARE/HARDWARE DI SOMMINISTRAZIONE Agenda di somministrazione per paziente con tutte le informazioni necessarie: - Paziente giusto - Farmaco giusto - Dosaggio giusto - Via di somministrazione giusta - Data e ora di somministrazione giuste Terminale portatile WiFi Pennino su touch-screen

27 IL BRACCIALETTO DI IDENTIFICAZIONE DEL PAZIENTE (integrazione con il software di cartella clinica) Braccialetto con barcode (codice identificativo univoco del paziente) RFID con trasmissione MHz (stampante per etichetta adesiva per il tag del RFID)

28 FINE Grazie dell attenzione!

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