Allegato n. 1 REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL ESERCIZIO DELLE FUNZIONI DEGLI AGENTI CONTABILI A DENARO E A MATERIA

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1 Allegato n. 1 REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELL ESERCIZIO DELLE FUNZIONI DEGLI AGENTI CONTABILI A DENARO E A MATERIA 1

2 INDICE CAPO I - OGGETTO E FINALITA' Art. 1 Oggetto e finalità Art. 2 Qualifica e tipologia di agenti contabili Art. 3 Funzioni degli agenti contabili di diritto CAPO II AGENTI CONTABILI A DENARO Art. 4 Individuazione dei Servizi Aziendali ai quali assegnare gli agenti contabili a denaro: individuazione del Responsabile Coordinatore Art. 5 Cassa economale Art. 6 Agenti contabili a denaro: nomina Art. 7 Compiti degli agenti contabili a denaro CAPO III AGENTI CONTABILI A MATERIA Art. 8 Individuazione e nomina degli agenti contabili a materia e loro compiti Art. 9 I consegnatari di beni mobili ed immobili Art. 10 Inventari Art. 11 Consegnatari degli automezzi CAPO IV IL CONTO GIUDIZIALE Art. 12 Conto giudiziale: resa del conto, termini, attestazione di parifica Art. 13 Attestazione del Collegio Sindacale Art. 14 Trasmissione alla Corte dei Conti CAPO V DISPOSIZIONI FINALI Art Obblighi a carico di agenti contabili, a denaro ed a materia, interni ed esterni Art Norma di rinvio 2

3 CAPO I OGGETTO E FINALITA Art.1 Oggetto e finalità 1. L Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo con il presente Regolamento intende disciplinare la materia degli Agenti Contabili. La finalità del Regolamento è individuare all interno dell Azienda tali figure e di regolarne l attività secondo modalità volte a garantire la corretta esecuzione di tutte le operazioni di maneggio del denaro pubblico nonché di custodia e consegna dei beni acquisiti nella disponibilità dell Azienda. Art.2 Qualifica e tipologia di agenti contabili 1. Gli Agenti Contabili si identificano quali soggetti ai quali è affidato il maneggio di pubblico denaro o di beni o valori dell Azienda. La qualifica di agente contabile compete non solo ai pubblici dipendenti ma anche a tutti coloro che con l Azienda instaurano un rapporto di servizio. Tale qualifica può essere acquisita: - di diritto, sulla base di espressa attribuzione a seguito di provvedimento aziendale o atto convenzionale; - di fatto, mediante la materiale ingerenza nella gestione dei beni aziendali. Gli agenti contabili si distinguono rispetto alla natura dei mezzi avuti in gestione in: - agenti contabili a denaro, qualora maneggino denaro in qualità di consegnatari di somme; - agenti contabili a materia, qualora maneggino altri valori o beni mobili dell Azienda diversi dal denaro. Gli agenti contabili si distinguono anche in relazione all assetto organizzativo aziendale in: - agenti contabili interni, identificati in dipendenti dell Azienda incaricati di svolgere la propria attività esclusivamente nell ambito delle competenze istituzionali svolte all interno della organizzazione aziendale. - agenti contabili esterni, identificati in soggetti terzi, quali ad esempio il Tesoriere, e altri soggetti eventualmente incaricati del servizio di riscossione delle entrate e della custodia dei beni dell Azienda. 2. Più specificamente con la denominazione di Agente Contabile si identificano presso l Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo: a) il Tesoriere che riceve le somme incassate ed esegue gli ordinativi di pagamento dell Azienda sulla base di apposito incarico (contratto/convenzione); b) la Società di riscossione in base ai ruoli Equitalia Spa ; c) i Dipendenti incaricati della gestione del servizio di cassa economale; d) i Dipendenti incaricati della gestione del magazzino economale; e) i Dipendenti incaricati della gestione del magazzino afferente al Servizio Informativo Aziendale; f) i Dipendenti incaricati della gestione del magazzino farmaceutico; g) i Dipendenti incaricati della gestione di beni automezzi; h) la ditta Ferrero Olivier per quanto riguarda l'attività di gestione del magazzino ausili presidi sanitari dell ASL di Bergamo; 3

4 Art.3 Funzioni degli agenti contabili di diritto 1. La funzione di Agente contabile presso l Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo è esercitata esclusivamente da dipendenti o terzi appositamente individuati e designati. 2. La nomina di Agente contabile è disposta con provvedimento del Direttore Generale. 3. In caso di assenza o impedimento dell agente contabile formalmente nominato, la sostituzione della funzione è avocata dal superiore gerarchico in relazione all articolazione dell organizzazione prevista dal Piano di Organizzazione Aziendale. 4. In caso di cessazione dell Agente contabile l Azienda procederà alla nomina di un nuovo Agente contabile. L assunzione delle funzioni da parte dell Agente contabile successore deve essere preceduta dalle ricognizioni necessarie e risultare da processi verbali. 5. E vietato a chiunque non sia stato formalmente designato ad esercitare le funzioni di Agente contabile di ingerirsi nella gestione del denaro e dei beni dell Azienda. CAPO II AGENTI CONTABILI A DENARO Art. 4 Agenti contabili a denaro: individuazione del Funzionario Responsabile della Cassa Economale 1. L' attività aziendale a cui assegnare Agente contabile a denaro è la seguente: - Cassa Economale; 3. All'attività di cui al punto 1 è preposto un Funzionario Responsabile, debitamente individuato e nominato dal Direttore Generale quale Agente contabile a denaro. Compete al medesimo l adempimento al successivo articolo n. 12). Art. 5 Cassa Economale 1. Alla tenuta, gestione e rendicontazione di ogni movimento della cassa economale è preposto un Agente contabile a denaro, da individuarsi e nominarsi a cura del Direttore Generale. 2. L Agente contabile preposto alla tenuta della cassa economale è tenuto ad effettuare ogni operazione attraverso sistema informatico aziendale, con obbligo di annotazione, di tutte le operazioni effettuate, ivi compresa, la descrizione delle operazioni medesime. 3. L adeguata conservazione di tutta la documentazione a corredo delle spese effettuate tramite cassa economale, nonché la conservazione delle correlate autorizzazioni sono a cura del Servizio Approvvigionamenti. 4. L Agente contabile titolare di cassa economale é tenuto ad operare in ottemperanza allo specifico Regolamento aziendale di gestione della cassa economale. 4

5 Art. 6 Agenti contabili a denaro: nomina 1. L'Agente contabile a denaro è individuato come di seguito specificato: Responsabile cassa economale: per le attività ricomprese nella gestione della cassa economale. 2. L incarico di Agente contabile di cui al precedente articolo n. 4) è formalmente conferito a personale dipendente con rapporto di lavoro a tempo indeterminato o a tempo determinato dal Direttore Generale dell'azienda con apposito provvedimento. 3. In caso di assenza o impedimento dell Agente contabile formalmente nominato, la sostituzione della funzione è avocata dal superiore gerarchico in relazione all articolazione dell organizzazione prevista dal Piano di Organizzazione Aziendale. 4. Gli incarichi di cui al presente articolo devono essere conferiti in forma scritta ed accettati dai destinatari dell incarico. Art. 7 Compiti degli agenti contabili a denaro 1. I compiti, le funzioni, le attività e gli obblighi degli agenti contabili a denaro interni, nello specifico dell'agente contabile Responsabile della cassa economale dell'azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo, sono indicati nel vigente Regolamento per gestione della cassa Economale al quale si fa, nella presente sede, espresso rinvio. 2. I compiti, le funzioni, le attività e gli obblighi degli agenti contabili a denaro esterni sono identificati dalle disposizioni di legge che disciplinano l attività dei Terzi, ad es.: il Tesoriere, ai quali si fa espresso richiamo. CAPO III AGENTI CONTABILI A MATERIA Art. 8 Individuazione e nomina degli agenti contabili a materia e loro compiti 1. Tutti i Responsabili di Articolazioni Organizzative dell'azienda sono responsabili della custodia, vigilanza, manutenzione e gestione dei beni mobili e immobili loro assegnati per l'esercizio delle attività istituzionali e sono identificati quali consegnatari di tutti i beni presenti in ogni singolo luogo (stanza, ufficio, magazzino...), in relazione alle rispettive collocazioni, come da inventario. Per quanto attiene la gestione dei beni mobili vengono, in via principale, individuati quali agenti contabili interni a materia : - Il Responsabile del magazzino economale, identificato nel Dirigente del Servizio Approvvigionamenti; - Il Responsabile del magazzino farmaceutico, identificato nel Dirigente Servizio Farmaceutico Aziendale; - Il Responsabile dei beni afferenti al Servizio Informatico, identificato nel Dirigente del Servizio Informatico Aziendale; 5

6 - Il Responsabile dei beni mobili/automezzi iscritti nel registro cespiti, identificato nel Dirigente cui afferisce il servizio (Resp. DAMM); - Il Responsabile degli ausili presidi sanitari collocati nel magazzino protesica, iscritti nel registro cespiti, rappresentante legale della Ditta titolare del servizio manutenzione protesi e ausili. 2. L individuazione e la nomina degli Agenti contabili a materia interni di cui al punto n. 1) del presente articolo avviene ad opera del Direttore Generale. 3. In caso di assenza o impedimento dell Agente contabile formalmente nominato, la sostituzione della funzione è avocata dal superiore gerarchico in relazione all articolazione dell organizzazione prevista dal Piano di Organizzazione Aziendale. Nel caso della ditta esterna (protesi), la stessa nominerà un sostituto. Art. 9 Consegnatari di beni mobili ed immobili 1. Sono consegnatari di beni mobili ed immobili tutti coloro che verranno ritualmente individuati quali responsabili dell utilizzo di tutti i beni presenti in ogni singolo luogo (stanza, ufficio, magazzino, ecc.) di proprietà dell Azienda. 2. I Responsabili delle Articolazioni Aziendali dei beni mobili ed immobili sono, pertanto, responsabili, nei confronti dell Azienda, per la vigilanza e custodia e manutenzione, se di competenza del consegnatario, per i beni che sono depositati nei loro uffici, servizi, impianti, ecc. 3. I consegnatari riceveranno dal Servizio Approvvigionamenti un elenco di tutti i beni collocati nei locali di pertinenza e sottoscriveranno detto elenco, previa verifica della rispondenza al reale del medesimo, ai fini di avvenuta consegna. 4. In ipotesi di consegna di beni in corso di attività, detta consegna dovrà risultare da apposito verbale, secondo le modalità regolamentari interne. 5. I consegnatari forniscono al Servizio Approvvigionamenti ogni dovuta informazione in ordine alle variazioni della consistenza intervenuta sui beni mobili ed immobili durante l esercizio di riferimento; ciò al fine di consentire la regolarità nella gestione, tenuta e conservazione dei beni, nonché i dovuti aggiornamenti nel sistema informatico aziendale. Art. 10 Inventari Si rinvia al Regolamento per la tenuta dell'inventario la consegna e la custodia dei beni dell'azienda Sanitaria Locale della Provincia di Bergamo approvato con delibera del Direttore Generale n del 18/12/2014 e alle procedure ad esso connesse. 6

7 Art. 11 Consegnatari degli automezzi 1. Il Responsabile del Servizio Mobilità aziendale ha l obbligo di curare, secondo criteri di economicità e di buon andamento dell azione, tutto quanto attiene il consumo dei carburanti e dei lubrificanti, la manutenzione ordinaria, le piccole riparazioni, il pagamento di ogni dovuta imposta. 2. Gli automezzi di proprietà dell Azienda vengono consegnati ai dipendenti che facciano motivata richiesta, i quali sono responsabili dell utilizzo e della vigilanza sul mezzo ricevuto. CAPO IV Il CONTO GIUDIZIALE Art. 12 Conto giudiziale: resa del conto, termini, attestazione di parifica 1. I Soggetti di cui agli articoli precedenti hanno l obbligo di operare nel rispetto di tutte le disposizioni legislative e regolamentari di riferimento. Essi sono tenuti a garantire il buon andamento di tutta la gestione ai medesimi affidata ed hanno l obbligo di tenere costantemente aggiornati i risultati di detta gestione. La gestione loro affidata e gli esiti della medesima devono essere organizzati in modo tale da consentire, in ogni tempo ed in modo certo, chiaro ed inequivocabile, il collegamento delle risultanze con le scritture elementari e generali tenute dall Area Risorse Economiche (collegamento continuo dei flussi di notizie relativi alle operazioni svolte). 2. Gli Agenti contabili individuati trasmettono all Azienda Sanitaria il rispettivo conto giudiziale entro il termine di 30 (trenta) giorni dalla chiusura dell'esercizio finanziario. L Azienda Sanitaria, ottenuta l attestazione di parificazione da parte del Responsabile dell Area Risorse Economiche, lo trasmette alla competente Sezione giurisdizionale regionale della Corte dei Conti entro 60 (sessanta) giorni dall approvazione del conto giudiziale. 3. Il conto giudiziale dell'agente contabile deve contenere le informazioni relative al carico, costituito dalla consistenza iniziale della gestione e pari alle risultanze finali del precedente conto, lo scarico, costituito dalle risultanze della gestione che tengono conto dei movimenti effettuati nel corso della stessa. 4. Gli Agenti contabili dell'azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo, al fine della predisposizione del conto giudiziale, utilizzano, tenuto conto delle specifiche categorie di Agente contabile, i modelli di conto adattati dalla Regione Lombardia per le Aziende Sanitarie in contabilità economico-patrimoniale unitamente ad una nota di accompagnamento allegata alle Linee Guida regionali vigenti. 5. Gli Agenti contabili allegano al conto la documentazione di massima suggerita dalle Linee Guida regionali per ogni categoria di Agente contabile, interno ed esterno. La documentazione complessiva e di dettaglio deve essere custodita presso l Azienda e deve essere trasmessa al Giudice Contabile solo se espressamente richiesta in sede di esame del conto. 7

8 6. Qualora le risultanze dei conti redatte dagli Agenti contabili non corrispondano a quelle delle scritture contabili dell Azienda, il Responsabile dell Area Risorse Economiche comunicherà agli agenti interessati le difformità chiedendone motivazione e riscontro entro 15 giorni. 7. Il Responsabile dell Area Risorse Economiche certifica che i conti giudiziali sono conformi alle scritture contabili dell'azienda e rilascia l'attestazione di parifica. Art. 13 Attestazione del Collegio Sindacale Il Collegio Sindacale attesta, per ogni anno e conto giudiziale, le verifiche di parifica effettuate dal Responsabile dell Area Risorse economiche relative alla congruità dei conti giudiziali con le scritture contabili dell'azienda Sanitaria ovvero rileva eventuali disallineamenti nei propri verbali di verifica periodica e nel verbale di approvazione del Bilancio di Esercizio. Art. 14 Trasmissione alla Corte dei Conti Il conto giudiziale, accompagnato dall'attestazione di parifica e corredato dalla documentazione richiesta, deve essere approvato con apposito provvedimento formale del Direttore Generale e trasmesso alla Sezione Giurisdizionale Lombardia della Corte dei Conti a cura del Direttore Generale entro 60 giorni dalla sua approvazione. CAPO V DISPOSIZIONI FINALI Art. 15 Obblighi a carico di agenti contabili, a denaro ed a materia, interni ed esterni Gli agenti contabili di cui al presente Regolamento sono tenuti a conformare il proprio operato a tutto quanto di seguito elencato: principi di buon andamento e trasparenza dell azione amministrativa di cui all art. 97 della Carta Costituzionale; disposizioni di legge statuenti nella materia di cui al presente Regolamento; codice di comportamento dei pubblici dipendenti dell Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo; codice etico comportamentale dell Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo; disposizioni di legge in materia di trasparenza ed anticorruzione. Le disposizioni di cui al presente articolo, per buona parte pubblicate sul sito aziendale della Azienda Sanitaria della Provincia di Bergamo si danno per lette e conosciute da parte di tutti gli Agenti contabili. Art. 16 Norma di rinvio Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si rinvia alle disposizioni normative e regolamentari nazionali e regionali vigenti in materia e loro s.m.i. 8

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