MedManager. PrepStation. Il sistema completo e innovativo per i processi di logistica e di medicazione

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1 MedManager PrepStation Il sistema completo e innovativo per i processi di logistica e di medicazione

2 Wiegand Medication Safety al servizio della sanità pubblica L ampia conoscenza e l esperienza pluridecennale fanno della Wiegand un partner competente nell ambito della consulenza, della pianificazione e realizzazione di soluzioni logistiche e mediche innovative basate sull informatica. 45 anni fà la Wiegand creò i piccoli dispenser giornalieri per la facile e sicura distribuzione dei farmaci negli ospedali. Da allora l azienda a carattere familiare è sinonimo di soluzioni moderne, pratiche e flessibili per la sanità pubblica, soprattutto per lo stoccaggio del materiale, la gestione dei farmaci e l approvvigionamento dei pazienti. Oggi la Wiegand sviluppa e produce soluzioni logistiche convincenti per l approvvigionamento di ospedali e case di cura dallo stoccaggio centrale all allestimento d in- fermerie e farmacie fino alla distribuzione individuale dei farmaci al letto del paziente. Il dialogo diretto con i collaboratori degli ospedali, dei centri d assistenza e delle istituzioni di riposo permette di ottimizzare i processi esistenti e di sviluppare nuove soluzioni. 2

3 Inseparabili processi di medicazione e sicurezza del paziente Gli errori di medicazione sono un rischio enorme per i pazienti, ecco perché la distribuzione della medicazione diventa la premessa fondamentale per la loro sicurezza. I processi sostenuti dal computer riducono al minimo questo rischio, oltre a semplificare il lavoro e ad alleggerire il personale infermieristico. Numerose statistiche rivelano che gli errori della medicazione sono il rischio più frequente per la sicurezza del paziente, a cominciare dalle ricette confuse o illeggibili, dagli errori durante la preparazione dei farmaci fino alla distribuzione al paziente sbagliato le fonti d errore sono molteplici. Le conseguenze per i pazienti in questione possono essere spiacevoli o nocive, talvolta addirittura fatali. Per gli ospedali esse sono causa di cure supplementari e soggiorni prolungati, ma possono anche sfociare in casi giudiziari generando delle spese non indifferenti. I processi complessi sono legati ad alte esigenze I processi di medicazione sono complessi perché coinvolgono numerose fasi. In primo luogo il medico scrive la ricetta per un farmaco. Se necessario, il personale infermieristico spedisce l ordine alla farmacia interna o esterna. La farmacia o il medico consegnano il farmaco all infermeria del reparto o alla farmacia centrale. Basandosi sulla documentazione delle cure, i farmaci sono preparati secondo le ricette per un giorno o per un intera settimana e sono pronti per la distribuzione. Il cerchio si chiude con la conferma che il farmaco è stato distribuito. 3

4 Stazione elettronica con supporto per il dispenser e touchscreen per la preparazione giornaliera. La PrepStation Day WIEGAND per la sicurezza della quotidianità ospedaliera La quotidianità degli ospedali è molto spesso frenetica a causa di ricette modificate frequentemente e di degenze sempre più brevi. La PrepStation semplifica il processo di medicazione, lo rende sicuro e alleggerisce il personale infermieristico. Negli ospedali d urgenza la medicazione di ogni paziente cambia giornalmente secondo il trattamento e lo stadio di guarigione. Nuovi farmaci, un altra posologia rispetto a quella prescritta, una pausa o la revoca di un farmaco rappresentano la quotidianità. Il personale infermieristico si trova di fronte a nuove misure in continuo mutamento e il tempo a disposizione è contato. È importantissimo garantire che questi compiti di routine non diventino un fattore a rischio. La PrepStation Day supporta la preparazione di tutti i farmaci, ne ottimizza la gestione e ne garantisce la fatturazione. Inoltre tutte le tappe dei processi diventano ripercorribili. La ricetta elettronica mostra tutte le informazioni sul farmaco, la sua preparazione e somministrazione. La PrepStation Day guida l utente in modo semplice, assiste il processo di distribuzione e aumenta notevolmente la sicurezza del paziente. La logistica è automatizzata e resa più efficiente. In seguito alla preparazione su base elettronica di tutti i farmaci e prima della loro somministrazione, il codice a barre del dispenser e il bracciale del paziente sono scannerizzati e attualizzati automaticamente. La regola dei 5 dati giusti paziente giusto, farmaco giusto, giusta dose, giusto orario e giusta applicazione è facile da seguire e i dati sono reinseriti nel sistema. Ecco che l intero processo è registrato in modo completo ed è sempre rintracciabile. 4

5 La PrepStation Week WIEGAND nelle istituzioni di riposo e di cura Il processo di medicazione per l approvvigionamento dei pazienti a lunga degenza è diverso da quello di un ospedale d urgenza. Solitamente i farmaci sono preparati e conservati per un intera settimana con la PrepStation in modo semplice e sicuro. Nelle istituzioni di riposo e di cura l approvvigionamento moderno dei farmaci avviene in modo centrale. I farmaci sono procurati dalle farmacie esterne o dai medici distribuenti. Le terapie medicamentose sono a lungo termine e le ricette sono valide per più di una settimana. La preparazione dei farmaci esige alta concentrazione: la ricetta, il farmaco e il dispenser coincidono con il nome del paziente? Gli orari di distribuzione sono indicati correttamente? Inoltre è indispensabile assicurarsi che il farmaco sia somministrato al paziente giusto nel momento giusto e che non sia dimenticato nulla. La PrepStation Week permette di attribuire i farmaci al paziente in modo sicuro e nel periodo esatto. Un vassoio settimanale contiene i farmaci per sette giorni per un paziente, suddivisi negli scomparti in modo chiaro e igienico. I farmaci che non possono essere collocati nel dispenser sono preparati per una settimana in un recipiente individuale e personalizzato per ogni paziente. Grazie a questo procedimento, la preparazione dei farmaci si concentra su un periodo corto e prevedibile, cosa che semplifica i processi e alleggerisce il personale. Stazione elettronica per la preparazione settimanale. La guida LED aiuta a riempire correttamente gli scomparti del dispenser. 5

6 Integrazione semplice, processi di medicazione efficienti e sicuri Sostenere tutte le fasi complesse dei molteplici processi può diventare una sfida con la PrepStation è semplicemente possibile. I sistemi moderni d informazione e di documentazione permettono ai medici e al personale infermieristico di avere una visione completa ed attuale delle diagnosi e delle terapie di tutti i pazienti. La PrepStation si connette direttamente a questi sistemi e sostiene la corretta esecuzione delle prescrizioni, risparmiando al personale i lavori dispendiosi di logistica. La connessione ai sistemi già esistenti di prescrizioni e di gestione della merce così come all amministrazione dei pazienti è semplicemente possibile. Integrazione di hardware specializzato La PrepStation è in grado di gestire anche componenti come armadi a chiusura elettronica, macchine per i blister e distributori. L integrazione semplice di tali sotto-sistemi permette l appoggio continuo e poco impegnativo dei processi. Linterfaccia per l utente è chiara e omogenea attraverso tutti i sistemi. L uso è semplice e intuitivo. Anche il lavoro di formazione ne trae vantaggio. Integrazione PrepStation Sistema per le ricette Ricette Fatture Amministrazione dei pazienti Farmaco Distribuzione PrepStation Preparare, distribuire, ordinare Trasferimenti Ordini Dati di base dei farmaci* Farmaco Informazione per l acquisto Articoli Gestione della merce e acquisti * p.es: HospIndex (CH), ABDAMED (D) ecc. 6

7 La nuova generazione per il sostegno dei processi Dei sistemi innovativi sono necessari per il sostegno di processi complessi come quelli che si trovano quotidianamente in ospedali e nelle istituzioni di riposo e di cura. La PrepStation risponde alle esigenze più alte grazie al suo uso semplice e alle possibilità d integrazione individuale. Alta sicurezza della medicazione Pazienti, ricette e distribuzione a colpo d occhio Stato attuale del processo di medicazione di ogni paziente importante nel cambio di turno Stazioni di lavoro specializzate per la preparazione dei farmaci Processi sicuri dalla ricetta fino al paziente Interessante dal punto di vista economico Riduzione dei costi di logistica Riduzione delle scorte Minore richiesta di spazio Possibilità di leasing Processi semplici per la gestione della merce Ordini automatizzati Le scorte dei farmaci corrispondono effettivamente al fabbisogno Visione delle scorte di tutti i reparti Gestione degli stupefacenti Controllo del LOT e della data di scadenza I farmaci specifici di ogni paziente possono essere ordinati e registrati direttamente Sostegno costante dei processi Visione costante della situazione Rintracciabilità di tutte le fasi del processo Integrazione di sotto-sistemi Controllo di legittimità e diritto d accesso Preparazione di un dispenser. Visione dei farmaci di una paziente. 7

8 MedManager WIEGAND per soluzioni innovatrici tutto-in-uno Con il MedManager la Wiegand offre la base a soluzioni individuali per una medicazione sicura e una logistica efficiente. Il MedManager copre in modo completo i processi di medicazione e di logistica: dall acquisto centrale, dalla sterilizzazione centrale, dalla farmacia fino alla somministrazione al letto del paziente. Può trattarsi della semplice gestione di un armadio per la farmacia del reparto oppure del sostegno costante del processo per l intera gestione e distribuzione dei farmaci. I sistemi di gestione della merce come il SAP, il Navision ecc. possono essere ampliati individualmente con il MedManager esattamente come i sistemi d informazione di una clinica o di documentazione delle cure. Tutto è possibile Oltre alla PrepStation, il MedManager include anche Auto- Inventory, Kanban e Tracking: tutti sistemi complementari per la gestione del materiale e per l approvvigionamento che si lasciano combinare tra loro a piacere. Gli impianti già esistenti possono essere automatizzati e ampliati progressivamente, secondo l adattamento desiderato ed il budget disponibile. Tutti componenti possono essere utilizzati nel MedManager, sia singolarmente o in combinazione tra loro. Le interfacce per il corrispondente sistema di gestione della merce devono essere implementate una volta sola. Componenti del MedManager AutoInventory PrepStation Kanban Tracking 8

9 Gli strumenti adeguati facilitano il lavoro I tablets, i computer tascabili e gli smartphones sono ideali per il lavoro nei reparti di un ospedale o al letto del paziente. Grazie al CockPit e al MedMan il personale ha accesso su tutte le informazioni importanti, in qualsiasi momento ed ovunque. CockPit sul computer o su un tablet. CockPit Il CockPit MedManager è attivato attraverso un browser e permette di guidare e di controllare tutti i processi riprodotti dal MedManager. Oltre alla supervisione in tempo reale dell intero processo di medicazione di ogni paziente è possibile fare degli ordini e controllare al computer o sul tablet la merce in entrata. Il CockPit inoltre fornisce una valutazione dettagliata di tutti i dati che può essere esportata sul file Excel. MedMan App basta solo uno Smartphone con lo scanner. MedMan L unica premessa per utilizzare il MedMan, l App sviluppato dalla Wiegand, è uno smartphone con uno scanner. Lo smartphone dotato del MedMan può essere portato nella tasca del camice per registrare e usufruire delle diverse informazioni scaturite dal MedManager in qualsiasi momento sia nel reparto sia al letto del paziente. PrepStation PrepStation Day con supporto per il dispenser nell armadio. Pannello PrepStation montato a muro o con supporto per tavolo. 9

10 AutoInventory WIEGAND una soluzione innovatrice per la logistica Il materiale necessario al momento giusto ed al posto giusto AutoInventory allevia il personale, minimizza il lavoro di logistica e riduce le scorte. È indispensabile che il materiale necessario sia presente laddove richiesto. Scorte insufficienti obbligano a ordini d urgenza mentre scorte abbondanti vincolano il capitale e rubano spazio. I processi logistici ottimizzati dall AutoInventory riducono le scorte fino al 70 per cento e il personale non deve più occupare tempo prezioso nel gestire il materiale. Lo spazio guadagnato può essere sfruttato altrimenti. L AutoInventory è un sistema di logistica interna che trasmette automaticamente le richieste dei reparti al sistema centrale per la gestione della merce. Grazie al controllo costante delle scorte con le bilance elettroniche è possibile individuare la quantità effettiva del materiale in qualsiasi momento. Il sistema calcola automaticamente la quantità degli articoli necessari. Il controllo delle scorte e il lavoro di ordinazione diventano superflui. Dopo una breve introduzione, l AutoInventory si gestisce in gran parte da sé e può essere comandato da qualunque posto di lavoro grazie al CockPit. Il sistema si distingue per la sua semplice messa in opera e per la possibilità d ampliamento graduale dei magazzini. 10

11 Kanban e Tracking abbinamento perfetto all AutoInventory Il MedManager offre dei sistemi che corrispondono a tutte le esigenze e che possono essere messi in opera individualmente o in modo complementare. Kanban la gestione semplice dell armadio Kanban è un sistema elettronico semplice e vantaggioso per la gestione del materiale che impiega dei cartoncini per gli articoli. La quantità da ordinare così come il momento dell ordine sono predefiniti sulla base del fabbisogno effettivo della merce. Per eseguire un ordine, il personale rimuove il cartoncino bianco corrispondente e ne scannerizza il codice, trasmettendo così l ordine al magazzino centrale o alla farmacia. Il cartoncino giallo segnala che il rifornimento è già stato ordinato. La dinamica configurazione delle scorte permette a Kanban di ottimizzare la quantità della merce da ordinare sulla base del consumo, tenendo conto anche dei fine settimana e dei giorni festivi. Tutte le informazioni sulle quantità ed i periodi di rotazione degli articoli registrati sono disponibili in qualsiasi momento. Tracking gestione delle scorte e fatturazione tutto-in-uno Tracking permette non solo di attribuire ma anche di fatturare il materiale direttamente al paziente o al residente. Secondo il tipo di gestione delle scorte, la fatturazione segue immediatamente all ordine. Se il magazzino si trova nel reparto, il materiale è attribuito come prestazione al rispettivo caso. Tracking si presta perfettamente per la gestione di impianti, cateteri, stents, ecc. che sono attribuiti e fatturati direttamente al paziente. Smartphone con scanner integrato. 11

12 Soluzioni convincenti per applicazioni complesse Certified Management System ISO 9001 : 2008 Wiegand AG Schlosserstrasse 5 CH-8180 Bülach Tel.: Fax: wiegand@wiegand.ch Wiegand System GmbH Bühlinger Str. 56 DE Neustadt/Wied Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) kundendienst@wiegandsystem.de br.dl it