DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO

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1 All. C alla DL/23 del 18/02/2014 PO FSE ABRUZZO Obiettivo Competitività regionale e Occupazione CCI 2007IT052PO001 DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO Relazione articolo 71 Regolamento (CE) N. 1083/2006 Febbraio 2014

2 Premessa DATI GENERALI Informazioni presentate da: Le informazioni fornite descrivono la situazione al (gg/mm/aa) Struttura del sistema (informazioni generali e un diagramma indicante i rapporti organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema di gestione e controllo) Autorità di Gestione (denominazione, l indirizzo e il referente dell autorità di gestione): Organismi Intermedi (denominazione, l indirizzo e il referente degli Organismi Intermedi): Autorità di certificazione (denominazione, l indirizzo e il referente dell Autorità di certificazione) Autorità di audit e organismi di controllo (denominazione, indirizzo e referente dell autorità di audit e degli altri organismi di controllo) Orientamenti forniti alle autorità di gestione e di certificazione nonché agli organismi intermedi per garantire la sana gestione finanziaria dei Fondi strutturali (data e riferimento) AUTORITA DI GESTIONE L autorità di gestione e le sue funzioni principali Data e forma della designazione formale che autorizza l autorità di gestione a svolgere le proprie funzioni Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall autorità di gestione Funzioni formalmente delegate dall autorità di gestione (funzioni, organismi intermedi, tipo delega) Organismo intermedio per l attuazione della Sovvenzione Globale Reti per l accompagnamento all inserimento socio-lavorativo di soggetti svantaggiati Organismi intermedi - Amministrazioni Provinciali Organismo intermedio per l attuazione della Sovvenzione Globale Più Ricerca e innovazione Organizzazione dell autorità di gestione Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) Procedure scritte elaborate per il personale dell autorità di gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento) Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle procedure destinate a garantire la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di attuazione [articolo 60, lettera a), del regolamento (CE) n. 1083/2006] Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006] Trattamento delle domande di rimborso / attestazioni di spesa Descrizione del modo in cui l autorità di gestione trasmette le informazioni all autorità di certificazione All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 2

3 2.2.7 Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo Appalti pubblici, aiuti di Stato, pari opportunità, norme ambientali Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili (data e riferimento) Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili, per esempio controlli relativi alla gestione, verifiche, audit Pista di controllo Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell art. 15 saranno applicate al programma e/o a singole priorità Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento) Irregolarità e recuperi Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti (data e riferimento) Descrizione della procedura (compreso il diagramma) per conformarsi all obbligo di segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell articolo Progetti retrospettivi e overbooking Strumenti di ingegneria finanziaria ORGANISMI INTERMEDI L organismo intermedio e le sue funzioni principali Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli organismi intermedi Organizzazione di ciascun organismo intermedio Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) Organismo Intermedi0: RTS Ernst & Young Financial Business Advisors S.p.A. Sovvenzione globale Organismo Intermedio: Provincia di Chieti Organismo Intermedio: Provincia dell Aquila Organismo Intermedio: Provincia di Pescara Organismo Intermedio: Provincia di Teramo Organismo Intermedi0: Ass.for.SEO - Sovvenzione Globale Più Ricerca e Innovazione Procedure scritte elaborate per il personale dell organismo intermedio (data e riferimento) Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni (se non già fornite al punto 2.2.3) Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006] (se non già descritta al punto 2.2.4) Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5) AUTORITA DI CERTIFICAZIONE L Autorità di Certificazione e le sue funzioni Data e forma della designazione formale che autorizza l Autorità di Certificazione a svolgere le proprie funzioni Indicazione delle funzioni svolte dall autorità di certificazione All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 3

4 Funzioni formalmente delegate dall Autorità di Certificazione (funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) Organizzazione dell Autorità di Certificazione Organigramma e funzioni delle unità (compreso il numero) Procedure scritte elaborate per il personale dell autorità di certificazione (data e riferimento) Certificazione delle dichiarazioni di spesa Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione, e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione Descrizione dei provvedimenti presi dall Autorità di Certificazione per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all art. 61 del regolamento (CE) n. 1083/ Disposizioni riguardanti l accesso dell Autorità di Certificazione alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati dall Autorità di Gestione, dagli organismi intermedi e dall Autorità di Audit Sistema contabile Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come base per la certificazione delle spese alla Commissione Grado di dettaglio del sistema contabile Importi recuperati Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno comunitario Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare AUTORITA DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO Descrizione dei principali compiti e delle interconnessioni dell autorità di audit con gli organismi di controllo sotto la sua responsabilità Organizzazione dell autorità di audit e degli organismi di controllo sotto la sua responsabilità Organigrammi Disposizioni volte a garantire l indipendenza Qualifiche o esperienze richieste Descrizione delle procedure per controllare l attuazione delle raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell autorità di audit (se pertinente) Rapporto Annuale di controllo e dichiarazione di chiusura Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura Designazione dell organismo di controllo coordinatore Descrizione del ruolo dell organismo di controllo, se pertinente SISTEMA INFORMATICO Descrizione del sistema informatico compreso il diagramma (sistema centrale e comune di reti o sistema decentrato con collegamento tra i sistemi) All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 4

5 Premessa Il presente documento rappresenta la descrizione dei sistemi di gestione e controllo ai sensi del Regolamento 1083/2006 redatto in conformità all allegato XII del Reg. 1828/2006 Descrizione dei sistemi di gestione e di controllo, aggiornata al 30/03/2012. In riferimento alla versione trasmessa alla Commissione Europea via SFC in data 27/02/2009 insieme al parere dell IGRUE (in qualità di Organismo nazionale di coordinamento sulla conformità dei sistemi di gestione e controllo alla normativa comunitaria in base agli artt del Reg. 1083/2006) e successivamente accettata dalla Commissione Europea con comunicazione prot del 03/07/2009, sono intervenute le seguenti modifiche che riguardano sia l Autorità di Gestione (A.d.G.) che gli Organismi Intermedi (OI): con Revisione trasmessa all Autorità di Audit con nota RA/257729/DL del 16/11/ l adeguamento dell organigramma dell A.d.G. a seguito del processo di riorganizzazione interna introdotto con Deliberazioni G.R. n.823 del 31 dicembre 2009 e successiva integrazione con Deliberazione G.R. n.172 del 15 marzo 2010; - l aggiornamento del Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione con Deliberazione G.R. n.164 del 7 marzo 2011 e delle Linee guida per l attuazione operativa degli interventi con Determinazione DL15 del 9 marzo 2011; - la descrizione della struttura e dei compiti dell Organismo Intermedio individuato per la gestione della Sovvenzione globale Reti per l accompagnamento all inserimento sociolavorativo di soggetti svantaggiati ; - aggiornamento del punto sugli aiuti di Stato con la nuova normativa comunitaria, nazionale e regionale sul tema; Inoltre, sono intervenute le seguenti modifiche ed integrazioni regolamentari: - Regolamento (UE) n. 1311/2011 recante modifica del regolamento (CE) n. 1083/2006 per quanto riguarda talune disposizioni in materia di gestione finanziaria per alcuni Stati membri che si trovano o rischiano di trovarsi in gravi difficoltà relativamente alla loro stabilità finanziaria; - Regolamento (UE) n. 1310/2011 recante modifica del regolamento (CE) n. 1083/2006 per quanto riguarda gli aiuti rimborsabili e l'ingegneria finanziaria e alcune disposizioni relative alla dichiarazione di spesa; - Regolamento CE n. 539/2010 (per quanto riguarda la semplificazione di taluni requisiti e talune disposizioni relative alla gestione finanziaria) e Regolamento CE n. 284/2009 (per quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria) che modificano il Regolamento CE n. 1083/2006; - Regolamento CE n.396/2009 (per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del Fse) che modifica il Regolamento CE n. 1081/2006; - Regolamento CE N. 846/2009 che modifica il Regolamento CE n. 1828/2006. Tali modifiche sono state sottoposte all Autorità di Audit che ha espresso un parere di conformità positivo Protocollo n RA/297775/SF del 19/12/2012 caricato nell apposita sezione dell applicativo SFC con Revisione approvata con DL85 del 23/04/2013 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 5

6 - l adeguamento dell organigramma dell A.d.G. a seguito del processo di riorganizzazione interna introdotto con Deliberazione di Giunta Regionale n.510 del 3 agosto 2012 e successiva Deliberazione di Giunta Regionale n.203 del 18 marzo 2013; - la descrizione della struttura e delle funzioni degli Organismi Intermedi individuati nelle Amministrazioni Provinciali di Chieti, L Aquila, Pescara e Teramo, per l attuazione di alcuni compiti dell A.d.G., in particolare per la promozione dell Orientamento, dell Istruzione e Formazione Professionale e delle Politiche Attive del Lavoro; Precedentemente alla suddetta revisione è intervenuto l aggiornamento sia del Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione che delle Linee guida per l attuazione operativa degli interventi approvati con Determinazione DL/45 del 4 aprile Tale documentazione è stata sottoposta all Autorità di Audit che ha espresso un parere di conformità senza riserve (Protocollo n RA/ del 25/07/2013) caricato nell apposita sezione dell applicativo SFC Al fine di dare seguito alle raccomandazioni espresse dall Autorità di Audit nell incontro avvenuto in data 08/07/2013 con l AdG e all individuazione del nuovo Organismo intermedio, il Si.ge.co. è stato oggetto di ulteriori modifiche di seguito sintetizzate: - la descrizione della struttura e dei compiti dell Organismo Intermedio individuato per la gestione della Sovvenzione globale Più Ricerca e Innovazione ; - rappresentazione dell organigramma dell AdG sulla base delle funzioni attribuite alle diverse unità; - aggiornamento delle procedure per la verifica delle operazioni, articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006, e per il trattamento delle domande di rimborso; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 6

7 1. DATI GENERALI 1.1. Informazioni presentate da: Stato membro: ITALIA Titolo del programma Programma Operativo Fondo Sociale Europeo Obiettivo Competitività Regionale e Occupazione Regione Abruzzo Numero CCI: 2007IT052PO001 Denominazione del referente principale, compresi e numero di fax: (organismo responsabile del coordinamento delle descrizioni) Autorità di Gestione del PO FSE Abruzzo , il referente dell Autorità di Gestione è il Direttore regionale preposto alla Direzione Politiche Attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali con sede in Viale Bovio n.425, Pescara tel , fax , direpalfi@regione.abruzzo.it 1.2. Le informazioni fornite descrivono la situazione al (gg/mm/aa) 20/01/ Struttura del sistema (informazioni generali e un diagramma indicante i rapporti organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema di gestione e controllo) Nel rispetto del principio della separazione delle funzioni di cui all art. 58, lettera b), del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, al fine di garantire l efficace e corretta attuazione del Programma Operativo e il corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo, sono individuate tre Autorità: l Autorità di Gestione, l Autorità di Certificazione e l Autorità di Audit, di cui nel seguito si illustrano le funzioni. Eventuali modifiche nella denominazione, nei recapiti e nell'indirizzo di posta elettronica delle autorità e degli organismi indicati vengono comunicati alla Commissione e al Comitato di Sorveglianza del Programma operativo. I rapporti fra l'autorità di Gestione e l Autorità di Certificazione sono definiti da apposite procedure dell A.d.G. e meglio definite nelle Linee guida per l attuazione degli interventi. L Autorità di Audit è funzionalmente indipendente sia dall Autorità di Gestione che dall Autorità di Certificazione. Le tre richiamate Autorità, inoltre, ai sensi degli articoli 60, 61 e 62 del Reg.(CE) 1083/2006 sono responsabili nei confronti della Commissione di tutta una serie di adempimenti formali aventi cadenze periodiche (rapporto annuale di esecuzione, certificazione di spesa e domanda di pagamento, strategia di audit, relazione e parere annuale di controllo), nonché di quelli finali inerenti la chiusura del Programma. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 7

8 Di seguito si riporta lo schema grafico generale degli Organismi attualmente partecipanti al sistema di gestione e di controllo Autorità di Gestione (denominazione, l indirizzo e il referente dell autorità di gestione): L Autorità di Gestione è responsabile della gestione e dell attuazione del programma operativo conformemente al principio della sana gestione finanziaria. Essa garantisce l espletamento degli obblighi e delle funzioni previste dall articolo 60 del Regolamento (CE) 1083/2006, nonché delle ulteriori specificazioni di cui agli articoli 13 e 19 del Regolamento (CE) 1828/2006. L Autorità di Gestione del PO FSE della Regione Abruzzo è collocata presso la Direzione Politiche Attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali con sede in Viale Bovio 425, Pescara. Il Referente dell Autorità di Gestione è il Direttore Regionale preposto alla suddetta Direzione. Tel Fax Posta elettronica: direpalfi@regione.abruzzo.it All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 8

9 1.3.2 Organismi Intermedi (denominazione, l indirizzo e il referente degli Organismi Intermedi): Denominazione: R.T.I costituito da Ernst & Young Financial Business Advisors S.p.A. (mandataria), Eventitalia S.c.ar.l. (mandante), Dierreform S.r.l. (mandante), Studio come S.r.l. (mandante) Referente: Dott. Antonio Cocco Indirizzo: sede legale: via Isidoro e Lepido Facii/Strada Statale Teramo Telefono: (+39) Fax: da chiedere Posta elettronica: antonio.cocco@it.ey.com Denominazione: Provincia di Chieti Referente: Dott. Rodolfo Rispoli Dirigente del Settore 4 Formazione Professionale - Politiche Attive del Lavoro - Informatica e Telefonia - Istruzione - Pari opportunità Indirizzo: Via B. Spaventa, Chieti Telefono: (+39) Fax: (+39) Posta elettronica: r.rispoli@provincia.chieti.it; PEC: rodolfo.rispoli@pec.provincia.chieti.it Denominazione: Provincia dell Aquila Referente: Dott. Tiziano Amorosi Direttore del Dipartimento II Sviluppo Lavoro e Formazione e Dirigente del Settore 2.1 Politiche del Lavoro, Formazione Professionale e Politiche di Finanziamento Indirizzo: Via della Crocetta L'Aquila Telefono: (+39) Fax: (+39) Posta elettronica: lavoro@provincia.laquila.it; PEC: urp@cert.provincia.laquila.it Denominazione: Provincia di Pescara Referente: Dott. Tommaso Di Rino Dirigente del Settore VII- Politiche del Lavoro e della Formazione professionale Indirizzo: Via Passolanciano Pescara Telefono: (+39) Fax: (+39) Posta elettronica: tommaso.dirino@provincia.pescara.it ; PEC: provincia.pescara@legalmail.it All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 9

10 Denominazione: Provincia di Teramo Referente: Dott.ssa Renata Durante Dirigente del Settore B8- Lavoro e Formazione Indirizzo: Via Taraschi, 9 Teramo Telefono: (+39) Centralino 3311 Fax: (+39) 0861/ Posta elettronica: r.durante@provincia.teramo.it ; PEC: provincia.teramo@legalmail.it Denominazione: Raggruppamento Temporaneo di Imprese tra: Società consortile Ass.For.SEO a r.l. (mandataria) e KPMG Advisory S.p.A. e Metron S.r.l (mandanti). Referente e Legale rappresentante dell Organismo Intermedio: Dott. Paolo Luci, Ass.For.SEO Società Consortile a r. l Indirizzo: Via Giovanni Andrea Badoero, 51 Sc. B, Roma Telefono: (+39) ; Fax: (+39) Posta elettronica: info@assforseo.it; Autorità di certificazione (denominazione, l indirizzo e il referente dell Autorità di certificazione) L Autorità di Certificazione è responsabile della corretta certificazione delle spese erogate a valere sui fondi comunitari/statali per l attuazione del programma operativo. La funzione di Autorità di Certificazione del PO FSE della Regione Abruzzo è attribuita al dirigente pro tempore del Servizio Autorità Certificazione della Direzione Riforme Istituzionali, Enti locali, Bilancio, Attività sportive, con sede in via L. Da Vinci 6, L Aquila. Posta elettronica: servautcert@regione.abruzzo.it Tel Fax Autorità di audit e organismi di controllo (denominazione, indirizzo e referente dell autorità di audit e degli altri organismi di controllo) L Autorità di Audit è responsabile della verifica dell efficace funzionamento dei sistemi di gestione e controllo. L Autorità di Audit del PO FSE della Regione Abruzzo è la Struttura Speciale di Supporto Controllo Ispettivo Contabile, con sede in via L. Da Vinci 6, L Aquila. Il Referente dell Autorità di Audit è il Dirigente della suddetta Struttura. Posta elettronica: servcontisp@regione.abruzzo.it All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 10

11 Tel Fax Orientamenti forniti alle autorità di gestione e di certificazione nonché agli organismi intermedi per garantire la sana gestione finanziaria dei Fondi strutturali (data e riferimento) La Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE, organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di audit designate per ciascun Programma Operativo, svolge un azione di orientamento e di impulso diretta a garantire la corretta applicazione dei sistemi di gestione e di controllo previsti dalla normativa comunitaria, anche attraverso l emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria (Deliberazione CIPE N. 36 del 15 giugno 2007). L IGRUE nello specifico ha presentato delle Linee Guida, a carattere orientativo e quindi non vincolante, frutto di uno studio sui modelli organizzativi e procedurali ipotizzabili per la gestione ed il controllo degli interventi socio-strutturali. In vista dell attività di valutazione della conformità alla normativa comunitaria dei sistemi di gestione e controllo attivati dalle Amministrazioni titolari dei Programmi Operativi, l IGRUE ha inoltre predisposto un Manuale i cui contenuti ed impostazione sono stati condivisi a livello nazionale. Funzionale a garantire la sana gestione dei fondi strutturali, infine, è la norma generale sui Costi ammissibili ai fondi strutturali, il DPR n.196 del 3 Ottobre 2008 Regolamento di esecuzione del Reg. (CE) n.1083/2006", approvato ai sensi dell art. 56 c. 4 del regolamento generale, nonché il Vademecum per la spesa del FSE per i PO nella versione del 2 novembre 2010 approvata a livello nazionale e formalizzata dalla Commissione Europea in occasione dell incontro annuale Di seguito si riportano i dati di identificazione della documentazione nazionale. Linee Guida sui Sistemi di gestione e controllo per la programmazione Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE Manuale di conformità dei sistemi di gestione e controllo - dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - IGRUE Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell Economia e delle Finanze Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato IGRUE; DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 3 ottobre 2008, n. 196 Regolamento di esecuzione del regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione. Circolare n.2/2009 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che individua le tipologia di soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività rendicontate a costi reali cofinanziate dal fondo sociale europeo nell ambito dei programmi operativi nazionali (P.O.N.); All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 11

12 Circolare n.40/2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che individua i costi ammissibili per Enti in house nell ambito del fondo sociale europeo ; Vademecum per la spesa del FSE per i PO Le direttive e gli orientamenti forniti a livello regionale sono contenute nella manualistica dell A.d.G. e dell A.d.C.. I documenti, relativi al precedente periodo di programmazione di cui si è tenuto conto nella stesura della manualistica dell A.d.G., per quanto di perdurante attualità, sono, in particolare, quelli di seguito elencati: L.R. n. 27 del 17 luglio 2001 recante Norme concernenti la revisione contabile e finanziaria, la semplificazione e certificazione in materia di corsi di formazione professionale finanziati a decorrere dall anno 1997 Deliberazione G.R. 03/08/2006, n. 890, pubblicata nel B.U.R.A. n. 80 Speciale del 1/09/02006, recante POR Abruzzo Ob /2006 FSE Piano degli Interventi 2006 Strumento unitario di programmazione a supporto della conclusione del Programma Direttive gestionali e strumenti operativi per l attuazione ; Deliberazione G.R. 29/01/2007, n 52, pubblicata nel B.U.R.A. n. 11 ordinario del 28 febbraio 2007 concernente Indirizzi all azione amministrativa in materia di controllo nella fase conclusiva del POR Abruzzo Ob /2006 e per l avvio della nuova programmazione 2007/2013; modifiche alla DGR n 890 del 3 agosto 2006 POR Abruzzo Ob /2006 FSE Piano degli Interventi 2006 Strumento unitario di programmazione a supporto della conclusione del Programma Direttive gestionali e strumenti operativi per l attuazione Determinazione Direttoriale n. DL/71 del 8/6/2007, pubblicata nel B.U.R.A. n. 37 ordinario del 29 giugno 2007, concernete DGR 29 gennaio 2007 n. 52: adozione Primo Disciplinare attuativo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 12

13 2 AUTORITA DI GESTIONE 2.1 L autorità di gestione e le sue funzioni principali Data e forma della designazione formale che autorizza l autorità di gestione a svolgere le proprie funzioni La Deliberazione di Giunta n. 16 del 14/01/2008 concernente P.O. FSE Abruzzo Obiettivo Competitività Regionale e Occupazione approvato dalla Commissione Europea con Decisione N. C(2007)5495 dell 8 novembre Presa d atto da parte della Giunta Regionale e comunicazione degli esiti del negoziato al Consiglio regionale ha ratificato la previsione, contenuta nel programma, che colloca l Autorità di Gestione del PO FSE della Regione Abruzzo presso la Direzione Politiche Attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche sociali con sede a Pescara e ne individua il referente nella persona del Direttore Regionale preposto alla medesima Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente dall autorità di gestione L Autorità di Gestione adempie a tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità attuative definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006. In particolare essa: - garantisce che le operazioni siano selezionate conformemente alle norme in vigore; - informa il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica di cui al par ; - si accerta, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e nazionali; - garantisce l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo, e assicurare la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; - garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative all operazione; - garantisce che le valutazioni del Programma Operativo siano svolte conformemente all art. 47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006; - stabilisce procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto previsto dall art. 90, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 13

14 tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; - garantisce che l Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese, ai fini della certificazione; - fornisce informazioni per Asse sul ricorso alla complementarietà tra i Fondi strutturali (art. 34 Reg. (CE) 1083/06); - organizza i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo; - elabora e presentare alla Commissione Europea, previa approvazione del Comitato di Sorveglianza, i rapporti annuali e finali di esecuzione, nei termini previsti e in accordo con le richieste della Commissione; - garantisce il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/ nel quadro dell iniziativa Regions for economic change : prevede, i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta; prevede almeno una volta l anno un punto all OdG del Comitato di Sorveglianza nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per il Programma. L'Autorità di Gestione assicura altresì l'impiego di sistemi e procedure per garantire l'adozione di un'adeguata pista di controllo, nonché di procedure di informazione e di sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati Funzioni formalmente delegate dall autorità di gestione (funzioni, organismi intermedi, tipo delega) Organismo intermedio per l attuazione della Sovvenzione Globale Reti per l accompagnamento all inserimento socio-lavorativo di soggetti svantaggiati Con DGR n. 255 del 29/03/2010, ai sensi di quanto previsto dal paragrafo P.O. FSE Abruzzo Obiettivo Competitività regionale ed occupazione e degli articoli 2, paragrafo 6. e 59, paragrafo 2., di cui al Regolamento CE n. 1083/2006, è stato emanato un avviso pubblico per la selezione dell Organismo Intermedio della Sovvenzione Globale Reti per l accompagnamento all inserimento socio-lavorativo di soggetti svantaggiati. Con lo stesso atto è stato approvato anche lo schema di Accordo tra la Regione Abruzzo e l Organismo Intermedio in cui vengono esplicitati gli obblighi di quest ultimo per la gestione della Sovvenzione Globale. Entro il 17/05/2010, data di scadenza per la presentazione delle offerte, sono pervenute alla Direzione regionale 5 candidature. Il Servizio Programmazione e Innovazione delle Politiche attive del lavoro, formative e sociali. Governance. Sistema normativo ha proceduto alla verifica delle condizioni di ammissibilità delle candidature pervenute e a trasmettere le risultanze al nucleo di valutazione, All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 14

15 costituito con Determina Direttoriale DL/82 del 04/06/2010, per l esame di merito delle candidature ammesse. Successivamente, con Determinazione Dirigenziale n. 38/DL22 del , l Amministrazione Regionale ha approvato le risultanze del lavoro svolto dal Nucleo di valutazione (verbale di valutazione di merito del 28/07/2010 trasmesso con nota prot. n RA DL/P/int. Del 29/07/2010 al Servizio competente) e ha individuato, il R.T.I. Ernst&Young Finacial Business Advisors S.p.A quale Organismo Intermedio. In data 05/10/10 è stato stipulato l Accordo, tra la Regione Abruzzo Direzione Politiche attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali e l Organismo Intermedio. Successivamente, con Determinazione Dirigenziale n. 44/DL22 del 06/10/2010, è stata affidata alla R.T.I. Ernst&Young Finacial Business Advisors S.p.A, in qualità di Organismo Intermedio, la gestione della Sovvenzione Globale Reti per l accompagnamento all inserimento sociolavorativo di soggetti svantaggiati. La durata della Sovvenzione globale è, a meno di proroghe, biennale a partire dalla data di stipula dell accordo, eventualmente estensibile per un ulteriore biennio, con apposito atto, sulla base della verifica degli obiettivi raggiunti e dei risultati conseguiti, in relazione alle effettive disponibilità finanziarie. In attuazione di quanto previsto dalla Determinazione 44/DL22/2010 è stato costituito, con Determinazione 50/DL22/2010, il Comitato di Pilotaggio che rappresenta l organo a partecipazione congiunta di Responsabili Regionali e Responsabili del R.T.I. e a cui sono attribuiti i compiti di concertare, monitorare e valutare le azioni attuative dell Accordo, nonché di effettuare una verifica degli schemi dei bandi/avvisi relativi ad azioni della Sovvenzione globale, preliminare alla ratifica con atto dell A.d.G.. Di seguito si riportano, in sintesi, gli obblighi e le responsabilità in capo all Organismo intermedio esplicitati dettagliatamente nell Accordo: procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il quadro delle competenze e risorse assegnate, nel rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale, delle disposizioni contenute nel PO FSE Abruzzo Obiettivo CRO e degli indirizzi e delle priorità formulate dall Autorità di Gestione; garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano conformi alle norme comunitarie, nazionali e regionali applicabili per l intero periodo di attuazione L Organismo prevede che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri approvati dal Comitato di Sorveglianza, relativi agli appalti pubblici di servizi, agli avvisi per il finanziamento di attività in concessione con cui procedere all assegnazione di contributi per le attività formative, work experience e di orientamento, nonché agli avvisi per l assegnazione di contributi con cui finanziare le azioni di incentivazione, i servizi alle persone e alle imprese. In linea generale, l Organismo Intermedio: A) farà sempre ricorso ad avvisi pubblici, ovvero a procedure aperte, per la selezione dei progetti da affidare in regime concessorio (relativi principalmente ad attività formative), ovvero per l'assegnazione di voucher; al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l accesso ai finanziamenti per le attività formative sarà garantito nel rispetto delle norme in materia di concorrenza ed in linea con quanto stabilito dal sistema di All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 15

16 accreditamento, secondo le previsioni contenute nella normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente; B) nella misura in cui, per le attività non formative, le azioni finanziate diano luogo all affidamento di appalti pubblici, si applicheranno, invece, le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del Programma Operativo, (in particolare, D. Lgs. n.163/2006 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e successive modificazioni), ivi compresa la giurisprudenza europea in materia. Le procedure di evidenza pubblica potranno trovare applicazione anche in forma di "procedure accelerate a sportello", con valutazione di ammissione ed eventuale predisposizione di graduatorie a scorrimento per l assegnazione dei finanziamenti. Tenuto conto della necessità di operare con procedure aperte di selezione, per le linee d intervento per le quali ai fini dell accesso ai finanziamenti è richiesto l accreditamento, i soggetti non accreditati potranno avvalersi delle procedure di accreditamento a sportello aperto, secondo quanto previsto da apposite disposizioni approvate dalla Giunta Regionale; garantire che i contributi concessi a titolo di Aiuti di Stato siano disciplinati nell ambito degli aiuti di importo limitato (regola de minimis ) ai sensi di quanto stabilito dal Regolamento 1998 del 15 dicembre 2006, ovvero se concessi entro il 31 dicembre 2010 nel rispetto della Decisione della Commissione Europea C(2009) 4277 relativa alla notifica n. 248/2009 sugli Aiuti temporanei di importo limitato e compatibile (art. 3 del DPCM del 3 giugno 2009). In questo secondo caso la concessione degli Aiuti temporanei deve garantire la stretta osservanza di tutte le disposizioni: - della Comunicazione della Commissione Europea - Quadro di riferimento temporaneo comunitario per le misure di Aiuto di Stato a sostegno dell accesso al finanziamento delle imprese nell attuale situazione di crisi finanziarie ed economica del 22 gennaio 2009, come modificata dalla Comunicazione, di analogo contenuto, del 25 febbraio 2009; - del DPCM del 3 giugno 2009; - nonché di tutte le condizioni contenute nella citata Decisione e degli impegni assunti dalle autorità italiane nella fase di interlocuzione con la Commissione Europea nel corso dell istruttoria sugli aiuti temporanei sopra indicati e riportati nella relativa Decisione comunitaria; garantire che le azioni finanziate concorrano al conseguimento dell obiettivo globale del POR e dei pertinenti obiettivi specifici. L Organismo Intermedio è tenuto, altresì, al puntuale rispetto di indirizzi, criteri, priorità e target di spesa definiti dall Autorità di Gestione; garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito della Sovvenzione Globale, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all operazione; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 16

17 stabilire procedure adeguate per far si che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006, per i tre anni successivi alla chiusura del Programma Operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dall art. 69 del Regolamento Generale n. 1083/2006, dalla Sezione 1 del Reg. CE n. 1828/2006 e dalle disposizioni regionali; sorvegliare l attuazione degli interventi al fine di garantire un evoluzione della spese, evitando il disimpegno automatico delle risorse comunitarie previsto dalla Sezione 7 del regolamento generale n. 1083/2006; adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quanto previsto nel Regolamento CE n. 1083/2006, nel Regolamento di applicazione n. 1828/2006, nonché con il documento che reca la descrizione degli assetti relativi al sistema di gestione e controllo, comprendente, in particolare, l organizzazione e le procedure relative alle Autorità di Gestione, di Certificazione e di Audit; verificare, attraverso gli opportuni controlli di primo livello, che i servizi e i prodotti, limitatamente alle attività selezionate dallo stesso tramite avviso, siano forniti e che le spese certificate siano state effettivamente sostenute; procedere, quando necessario, alla revoca totale o parziale dell impegno e/o della liquidazione del pagamento e, se pertinente, al recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni, informando tempestivamente l Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua competenza; assicurare la stabilità delle operazioni di cui all art. 57 del Regolamento CE n. 1083/2006 al fine di consentire all Autorità di Gestione di svolgere ed esercitare le funzioni di controllo; adoperarsi a collaborare al fine di consentire l espletamento dei controlli documentali, in loco o di altro tipo, che saranno disposti dalle competenti autorità comunitarie, nazionali e regionali, la sorveglianza e la valutazione delle attività; garantire l implementazione del sistema informativo attraverso la registrazione dei dati finanziari, fisici e di avanzamento procedurale relativi agli interventi attuati nell ambito del POR , assicurando la raccolta di tutti i dati relativi all attuazione e necessari per la gestione finanziaria, per la sorveglianza, per le verifiche, per gli audit e per la valutazione, secondo gli standard definiti a livello comunitario, nazionale e regionale. L Organismo Intermedio garantisce la correttezza, l affidabilità e la congruenza dei dati di monitoraggio sopra richiamati. L Organismo intermediario garantisce che l Autorità di Gestione riceva tutte le informazioni necessarie e relative alle linee di attività per elaborare il rapporto annuale di esecuzione e il Rapporto finale di esecuzione del POR, nonché qualsiasi altra informazione richiesta ai sensi della normativa comunitaria e nazionale; inviare alla Direzione Politiche attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali della Regione Abruzzo Autorità di Gestione, lo schema di All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 17

18 ciascun bando antecedentemente alla sua approvazione definitiva al fine di ottenere il nulla-osta da parte dell Autorità di Gestione da rilasciare con apposito atto. Quest ultima è tenuta a provvedere entro 15 giorni dal ricevimento del bando/provvedimento. Il bando dovrà necessariamente indicare l Asse, l Obiettivo specifico, la Categoria di spesa e l attività finanziabile e dovrà essere accompagnato dalla scheda indicativa degli elementi di informazione delle procedure di selezione delle operazioni previste dalle diverse attività di cui al documento I criteri di selezione degli interventi, approvato dal Comitato di Sorveglianza del 1 febbraio 2008, ai sensi dell art. 65, lett. a) del Reg. (CE) n. 1083/2006. In particolare, il Bando deve obbligare i soggetti attuatori/beneficiari finali a fornire tutte le informazioni necessarie ai fini dell implementazione del sistema di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale, ai sensi della normativa regionale, nazionale e comunitaria; garantire l assolvimento di ogni altro onere ed adempimento previsto dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale in vigore nel corso del periodo di attuazione del PO FSE Abruzzo Organismi intermedi - Amministrazioni Provinciali La Giunta Regionale con la Deliberazione 27 dicembre 2012, n.914, ai sensi di quanto previsto dal paragrafo del P.O. FSE Abruzzo Obiettivo Competitività regionale ed occupazione e degli articoli 2, paragrafo 6. e 59, paragrafo 2., di cui al Regolamento CE n. 1083/2006, ha approvato lo schema di Intesa Interistituzionale tra la Regione Abruzzo e le Province di Chieti, L'Aquila, Pescara e Teramo per la promozione dell'orientamento, dell'istruzione e formazione professionale e delle politiche attive del lavoro, sottoscritta dalle parti in data 8 gennaio Con tale Intesa la Regione Abruzzo ha individuato quali Organismi intermedi cioè, organismi pubblici designati a svolgere una parte dei compiti dell AdG, le Province di Chieti, L'Aquila, Pescara e Teramo. Successivamente con la Deliberazione n.138 del 21/02/2013 è stato approvato lo schema di Accordo bilaterale elaborat0 nel rispetto del citato Reg. 1828/2006. Tale Accordo contiene la descrizione delle attività conferite ad ogni singola Provincia e disciplina gli adempimenti cui è sottoposto l Organismo Intermedio nella gestione delle linee di intervento, cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo, previste nel Quadro Operativo - Allegato A all Accordo. In particolare ciascun Amministrazione provinciale in qualità di Organismo intermedio deve: assicurare un adeguato raccordo con l Autorità di Gestione; procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il quadro delle competenze e risorse assegnate, nel rispetto dei contenuti del Quadro operativo, della normativa comunitaria, nazionale e regionale, delle disposizioni contenute nel PO FSE Abruzzo Obiettivo CRO e degli indirizzi e delle priorità formulate dall Autorità di Gestione; garantire che le azioni finanziate siano conformi alle norme comunitarie, nazionali e regionali applicabili per l intero periodo di attuazione; garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri approvati dal Comitato di Sorveglianza, All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 18

19 relativi agli appalti pubblici di servizi, agli avvisi per il finanziamento di attività in concessione con cui procedere all assegnazione di contributi per le attività formative e di orientamento, nonché agli avvisi per l assegnazione di contributi con cui finanziare le azioni di incentivazione, i servizi alle persone e alle imprese; ricorrere sempre ad avvisi pubblici, ovvero a procedure aperte, per la selezione dei progetti da affidare in regime concessorio (relativi principalmente ad attività formative), ovvero per l'assegnazione di voucher; al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l accesso ai finanziamenti per le attività formative sarà garantito nel rispetto delle norme in materia di concorrenza ed in linea con quanto stabilito dal sistema di accreditamento, secondo le previsioni contenute nella normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente. Le procedure di evidenza pubblica potranno trovare applicazione anche in forma di "procedure accelerate a sportello", con valutazione di ammissione ed eventuale predisposizione di graduatorie a scorrimento per l assegnazione dei finanziamenti. Per le linee d intervento per le quali ai fini dell accesso ai finanziamenti è richiesto l accreditamento, i soggetti non accreditati potranno avvalersi delle procedure di accreditamento a sportello aperto, secondo quanto previsto da apposite disposizioni approvate dalla Giunta regionale. applicare, per le attività non formative, le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del Programma Operativo, (in particolare, il D.Lgs. n.163/ c.d. Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e successive modificazioni), ivi compresa la giurisprudenza europea in materia. garantire che i contributi concessi a titolo di Aiuti di Stato siano disciplinati nell ambito degli aiuti di importo limitato (regola de minimis ) ai sensi di quanto stabilito dal Regolamento 1998 del 15 dicembre 2006, ovvero nell ambito degli aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli artt. 87, 88 del Trattato, ai sensi del Regolamento (CE) 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 (Reg. generale di esenzione per categoria); garantire che le azioni finanziate concorrano al conseguimento dell obiettivo globale del PO FSE Abruzzo e dei pertinenti obiettivi specifici; garantire il puntuale rispetto di indirizzi, criteri, priorità e target di spesa definiti dall Autorità di Gestione; garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito dell Accordo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all operazione; stabilire procedure adeguate per far si che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006, per i tre anni All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 19

20 successivi alla chiusura del Programma Operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dall art. 69 del Regolamento Generale n. 1083/2006, dalla Sezione 1 del Reg. CE n. 1828/2006 e dalle disposizioni regionali; sorvegliare l attuazione degli interventi al fine di garantire un evoluzione della spese, evitando il disimpegno automatico delle risorse comunitarie previsto dalla Sezione 7 del Regolamento Generale n. 1083/2006; adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quanto previsto nel Regolamento CE n. 1083/2006, nel Regolamento di applicazione n. 1828/2006, nonché con il documento che reca la descrizione degli assetti relativi al sistema di gestione e controllo, comprendente, in particolare, l organizzazione e le procedure relative alle Autorità di Gestione e di Certificazione, e alle Autorità di Audit; verificare attraverso opportuni controlli di primo livello, che i servizi e i prodotti, oggetto del finanziamento del PO FSE Abruzzo , siano forniti e che le spese certificate siano state effettivamente sostenute; procedere, quando necessario, alla revoca totale o parziale dell impegno e/o della liquidazione del pagamento e, se pertinente, al recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni e a quant altro di propria competenza, informando tempestivamente l Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua competenza; assicurare la stabilità delle operazioni di cui all art. 57 del Regolamento CE n. 1083/2006 al fine di consentire all Autorità di Gestione di svolgere ed esercitare le funzioni di controllo; prestare la propria collaborazione al fine di consentire l espletamento dei controlli documentali, in loco o di altro tipo, che saranno disposti dalle competenti autorità comunitarie, nazionali e regionali, la sorveglianza e la valutazione delle attività; garantire l implementazione del sistema informativo attraverso la registrazione dei dati finanziari, fisici e di avanzamento procedurale relativi agli interventi attuati nell ambito del POR , assicurando la raccolta di tutti i dati relativi all attuazione e necessari per la gestione finanziaria, per la sorveglianza, per le verifiche, per gli audit e per la valutazione, secondo gli standard definiti a livello comunitario, nazionale e regionale; garantire la correttezza, l affidabilità e la congruenza dei dati di monitoraggio sopra richiamati; garantire che l Autorità di Gestione riceva tutte le informazioni necessarie e relative alle linee di attività per elaborare il rapporto annuale di esecuzione e il Rapporto finale di esecuzione del PO FSE Abruzzo , nonché qualsiasi altra informazione richiesta ai sensi della normativa comunitaria e nazionale; inviare alla Direzione Politiche attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali della Regione Abruzzo Autorità di Gestione - lo schema di All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 20

21 ciascun bando di evidenza pubblica antecedentemente alla sua approvazione definitiva al fine di ottenere il nulla-osta da parte dell Autorità di Gestione. Quest ultima è tenuta a provvedere entro 15 giorni dal ricevimento del bando/provvedimento. Il bando dovrà necessariamente indicare l Asse, l Obiettivo specifico, la Categoria di spesa e l attività finanziabile e dovrà essere accompagnato dalla scheda indicativa degli elementi di informazione delle procedure di selezione delle operazioni previste dalle diverse attività di cui al documento I criteri di selezione degli interventi, approvato dal Comitato di Sorveglianza del 1 febbraio 2008, ai sensi dell art. 65, lett. a) del Reg. (CE) n. 1083/2006. In particolare, il Bando deve obbligare i soggetti attuatori/beneficiari finali a fornire tutte le informazioni necessarie ai fini dell implementazione del sistema di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale, ai sensi della normativa regionale, nazionale e comunitaria. garantire l assolvimento di ogni altro onere ed adempimento previsto dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale in vigore nel corso del periodo di attuazione del PO FSE Abruzzo Organismo intermedio per l attuazione della Sovvenzione Globale Più Ricerca e innovazione Con Determinazione Dirigenziale n. 119/DL22 del 05/12/2011, ai sensi di quanto previsto dal paragrafo P.O. FSE Abruzzo Obiettivo Competitività regionale ed occupazione e degli articoli 2, paragrafo 6. e 59, paragrafo 2., di cui al Regolamento CE n. 1083/2006, è stata indetta la gara a procedura aperta, ai sensi dell art.55 del d.lgs 163/06, per l individuazione di un Organismo Intermedio cui affidare la gestione di una Sovvenzione globale Più Ricerca e innovazione finalizzata alla creazione di una comunità della conoscenza che contribuisca alla crescita imprenditoriale e allo sviluppo regionale. La Commissione giudicatrice, costituita con Determinazione Direttoriale nr 48/DL, ha trasmesso al responsabile del procedimento gli atti relativi alla formulazione della graduatoria finale e la proposta di aggiudicazione provvisoria al costituendo RTI Soc. Cons. ASS.FOR.SEO a.r.l (mandataria) e KPMG Advisory S.p.A. e Metron S.r.l (mandanti) classificatosi al 1 posto con punteggio pari a 78,19. Successivamente, con Determinazione Dirigenziale n. 141/DL22 del 29/11/2012 è stata approvata l aggiudicazione definitiva della gara in favore del costituendo RTI Soc. Cons. ASS.FOR.SEO a.r.l (mandataria) e KPMG Advisory S.p.A. e Metron S.r.l (mandanti). In data 11 luglio 2013 è stato firmato il contratto per l affidamento dell attuazione della Sovvenzione Globale Più ricerca e innovazione ;, tra la Regione Abruzzo Direzione Politiche attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali e l Organismo Intermedio. Successivamente, con Determinazione direttoriale DL/163 del 21 novembre 2013, l Autorità di Gestione ha provveduto a rendere effettivo il ruolo di Organismo Intermedio del RTI per la gestione della Sovvenzione Globale Più ricerca e innovazione, a seguito di verifica dei requisiti formali necessari per la qualificazione di Organismo Intermedio del richiamato RTI. La durata della Sovvenzione globale è, a meno di proroghe, biennale a partire dalla data di stipula del contratto. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 21

22 Di seguito si riportano, in sintesi, gli obblighi e le responsabilità in capo all Organismo intermedio esplicitati dettagliatamente nell Accordo: procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il quadro delle competenze e risorse assegnate, nel rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale, delle disposizioni contenute nel PO FSE Abruzzo Obiettivo CRO e degli indirizzi e delle priorità formulate dall Autorità di Gestione; garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano conformi alle norme comunitarie, nazionali e regionali applicabili per l intero periodo di attuazione. L Organismo prevede che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri approvati dal Comitato di Sorveglianza, relativi agli appalti pubblici di servizi, agli avvisi per il finanziamento di attività in concessione con cui procedere all assegnazione di contributi per le attività formative nonché agli avvisi per l assegnazione di contributi con cui finanziare le azioni di incentivazione, i servizi alle persone e alle imprese. In linea generale, l Organismo Intermedio: A) farà sempre ricorso ad avvisi pubblici, ovvero a procedure aperte, per la selezione dei progetti da affidare in regime concessorio (relativi principalmente ad attività formative), ovvero per l'assegnazione di voucher; al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l accesso ai finanziamenti per le attività formative sarà garantito nel rispetto delle norme in materia di concorrenza ed in linea con quanto stabilito dal sistema di accreditamento, secondo le previsioni contenute nella normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente; B) nella misura in cui, per le attività non formative, le azioni finanziate diano luogo all affidamento attraverso appalti pubblici, pur attualmente non previsti, si applicheranno, invece, le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del Programma Operativo, (in particolare, D. Lgs. n.163/2006 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e successive modificazioni), ivi compresa la giurisprudenza europea in materia. Le procedure di evidenza pubblica potranno trovare applicazione anche in forma di "procedure accelerate a sportello", con valutazione di ammissione ed eventuale predisposizione di graduatorie a scorrimento per l assegnazione dei finanziamenti. Tenuto conto della necessità di operare con procedure aperte di selezione, per le linee d intervento per le quali ai fini dell accesso ai finanziamenti è richiesto l accreditamento, i soggetti non accreditati potranno avvalersi delle procedure di accreditamento a sportello aperto, secondo quanto previsto da apposite disposizioni approvate dalla Giunta Regionale; garantire che i contributi concessi a titolo di Aiuti di Stato siano disciplinati nell ambito degli aiuti di importo limitato (regola de minimis ) ai sensi di quanto stabilito dal Regolamento 1998 del 15 dicembre 2006, ovvero nell ambito degli aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli artt. 87, 88 del Trattato, ai sensi del Regolamento (CE) 800/2008 della Commissione del 6 agosto 2008 (Reg. generale di esenzione per categoria); garantire che le azioni finanziate concorrano al conseguimento dell obiettivo globale del POR e dei pertinenti obiettivi specifici. L Organismo Intermedio è tenuto, altresì, al puntuale rispetto di indirizzi, criteri, priorità e target di spesa definiti dall Autorità di Gestione; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 22

23 garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito della Sovvenzione Globale, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all operazione; stabilire procedure adeguate per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006, per i tre anni successivi alla chiusura del Programma Operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale; garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dall art. 69 del Regolamento Generale n. 1083/2006, dalla Sezione 1 del Reg. CE n. 1828/2006 e dalle disposizioni regionali; sorvegliare l attuazione degli interventi al fine di garantire un evoluzione della spese, evitando il disimpegno automatico delle risorse comunitarie previsto dalla Sezione 7 del regolamento generale n. 1083/2006; adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quanto previsto nel Regolamento CE n. 1083/2006, nel Regolamento di applicazione n. 1828/2006, nonché con il documento che reca la descrizione degli assetti relativi al sistema di gestione e controllo, comprendente, in particolare, l organizzazione e le procedure relative all attuazione della Sovvenzione globale; verificare, attraverso gli opportuni controlli di primo livello, che i servizi e i prodotti, limitatamente alle attività selezionate dallo stesso tramite avviso, siano forniti e che le spese certificate siano state effettivamente sostenute; procedere, quando necessario, alla revoca totale o parziale dell impegno e/o della liquidazione del pagamento e, se pertinente, al recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni, informando tempestivamente l Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua competenza; assicurare la stabilità delle operazioni di cui all art. 57 del Regolamento CE n. 1083/2006 al fine di consentire all Autorità di Gestione di svolgere ed esercitare le funzioni di controllo; adoperarsi a collaborare al fine di consentire l espletamento dei controlli documentali, in loco o di altro tipo, che saranno disposti dalle competenti autorità comunitarie, nazionali e regionali, la sorveglianza e la valutazione delle attività; garantire l implementazione del sistema informativo attraverso la registrazione dei dati finanziari, fisici e di avanzamento procedurale relativi agli interventi attuati nell ambito del POR , assicurando la raccolta di tutti i dati relativi all attuazione e necessari per la gestione finanziaria, per la sorveglianza, per le verifiche, per gli audit e per la valutazione, secondo gli All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 23

24 standard definiti a livello comunitario, nazionale e regionale. L Organismo Intermedio garantisce la correttezza, l affidabilità e la congruenza dei dati di monitoraggio sopra richiamati. L Organismo intermediario garantisce che l Autorità di Gestione riceva tutte le informazioni necessarie e relative alle linee di attività per elaborare il rapporto annuale di esecuzione e il Rapporto finale di esecuzione del POR, nonché qualsiasi altra informazione richiesta ai sensi della normativa comunitaria e nazionale; inviare alla Direzione Politiche attive del Lavoro, Formazione ed Istruzione, Politiche Sociali della Regione Abruzzo Autorità di Gestione, lo schema di ciascun bando antecedentemente alla sua approvazione definitiva al fine di ottenere il nulla-osta da parte dell Autorità di Gestione, sentito il parere dell Ufficio competente della Direzione. Il bando dovrà necessariamente indicare l Asse, l Obiettivo specifico, la Categoria di spesa e l attività finanziabile e dovrà essere accompagnato dalla scheda indicativa degli elementi di informazione delle procedure di selezione delle operazioni previste dalle diverse attività di cui al documento I criteri di selezione degli interventi, approvato dal Comitato di Sorveglianza del 1 febbraio 2008, ai sensi dell art. 65, lett. a) del Reg. (CE) n. 1083/2006. In particolare, il Bando deve obbligare i soggetti attuatori/beneficiari finali a fornire tutte le informazioni necessarie ai fini dell implementazione del sistema di monitoraggio fisico, finanziario e procedurale, ai sensi della normativa regionale, nazionale e comunitaria; garantire l assolvimento di ogni altro onere ed adempimento previsto dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale in vigore nel corso del periodo di attuazione del PO FSE Abruzzo Organizzazione dell autorità di gestione Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)1 Le funzioni svolte dal personale dell A.d.G., compreso il referente, sono: - Programmazione, attuazione e gestione finanziaria delle attività connesse con la realizzazione del Programma Operativo; - Indirizzo e coordinamento per gli Organismi Intermedi in relazione alle materie delegate connesse con la realizzazione del Programma Operativo. - Informazione e sorveglianza nei casi in cui l Organismo responsabile affida l esecuzione dei compiti a un altro Organismo; - Organizzazione, conduzione e coordinamento delle attività di monitoraggio e del sistema informativo con riferimento al FSE; - Organizzazione e conduzione delle attività connesse ai controlli di I livello; - Organizzazione e conduzione delle attività connesse alle irregolarità ed ai recuperi; 1 L assetto organizzativo descritto è stato introdotto con Deliberazioni G.R. n.510 del 03 agosto 2012 e successiva integrazione con Deliberazione G.R. n.203 del 18/03/2013. Il personale regionale totale è di 91 unità. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 24

25 - Organizzazione e conduzione delle attività connesse con l informazione e la pubblicità non delegate agli Organismi Intermedi. L Autorità di Gestione, per esercitare le proprie funzioni di gestione e attuazione del Programma Operativo compreso il coordinamento delle attività delle strutture implicate nell attuazione, si avvale del supporto dell assistenza tecnica e di adeguate risorse umane e materiali. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 25

26 ORGANIGRAMMA DELL AUTORITÀ DI GESTIONE DEL P.O. ABRUZZO F.S.E OB. COMPETITIVITÀ REGIONALE E OCCUPAZIONE All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 26

27 2.2.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell autorità di gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento) Con DGR n. 718 del 01/08/2008 è stato approvato Il Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione - versione 2.0 che ha tenuto conto anche di quanto già disposto e mutuabile dal precedente periodo di programmazione. Il suddetto manuale è oggetto di costante revisione al fine di renderlo coerente con l assetto organizzativo vigente. I cambiamenti, le modifiche, le integrazioni, l'eliminazione di procedure sono disposti con Deliberazioni di Giunta. Tale documento contiene la descrizione delle procedure a cui dovrà uniformarsi il personale dell A.d.G. nell attuazione del Programma. Inoltre, al fine di garantire massima efficacia e trasparenza alle procedure e agli strumenti di intervento, di omogeneizzare i comportamenti di tutti i soggetti che intervengono nell attuazione, trasferendo in tal modo alla comunità regionale una percezione coordinata e unitaria delle politiche promosse dalla Regione Abruzzo, sono state adottate con determinazione 148 del 19/12/2008 dall Autorità di Gestione le Linee guida per l attuazione operativa degli interventi, che costituiscono uno strumento di supporto operativo alla redazione dei dispositivi attuativi, alla valutazione delle istanze progettuali ed ai successivi adempimenti gestionali. A seguito delle modifiche ed integrazioni del Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione l A.d.G procede, se necessario, alle conseguenti modifiche delle Linee guida per l attuazione operativa degli interventi Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni nonché delle procedure destinate a garantire la conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l intero periodo di attuazione [articolo 60, lettera a), del regolamento (CE) n. 1083/2006] In linea generale: A) si farà sempre ricorso ad avvisi pubblici, o ad altra procedura di evidenza pubblica, per la selezione dei progetti da affidare in regime concessorio (di norma in materia di attività formative), ovvero per l'assegnazione di voucher; al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l accesso ai finanziamenti per le attività formative sarà garantito nel rispetto delle norme in materia di concorrenza ed in linea con quanto stabilito dal sistema di accreditamento, secondo le previsioni contenute nella normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente. Allo stesso modo si procederà per la concessione di aiuti alle persone, ed in particolare di voucher formativi o di servizio; B) nella misura in cui le azioni da finanziare richiedano l espletamento di gare di appalto, si applicheranno, invece, le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del Programma Operativo, (in particolare, D. Lgs. n. 163/2006 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE e successive modificazioni), ivi compresa la giurisprudenza europea in materia; C) nel rispetto delle norme e dei principi comunitari e nazionali in materia di appalti pubblici e di concessione, eventuali situazioni specifiche di rilevanza generale sono preventivamente esaminate e sottoposte alla approvazione del All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 27

28 Comitato nazionale del QSN dedicato alle risorse umane, di intesa con la Commissione Europea. Laddove abbiano una dimensione solo regionale sono preventivamente esaminate e sottoposte all approvazione del Comitato di Sorveglianza del Programma Operativo interessato d intesa con la Commissione Europea. Le procedure di evidenza pubblica potranno trovare applicazione anche in forma di "procedure a sportello", con valutazione di ammissibilità ed eventuale predisposizione di graduatorie per l assegnazione dei finanziamenti. Nel caso in cui i beneficiari degli interventi cofinanziati siano rappresentati da imprese, sarà comunque applicata, la disciplina comunitaria vigente in materia di regimi di aiuto. Ove per l accesso ai finanziamenti sia richiesto l accreditamento, i soggetti non accreditati potranno avvalersi delle procedure di accreditamento a sportello aperto, secondo quanto previsto da apposite disposizioni approvate dalla Giunta regionale. In riferimento all'affidamento da parte dell Autorità di Gestione di parte delle attività di gestione e attuazione del Programma Operativo ad Organismi Intermedi attraverso lo strumento/procedura della Sovvenzione Globale - secondo la previsione contenuta nel Regolamento (CE) n. 1083/2006 -, qualora l attribuzione riguardi soggetti interamente pubblici, anche strutturati come società o altre forme di diritto privato aventi il carattere di strutture in house, la Regione, potrà procedere al trasferimento diretto di risorse, sulla base di accordi negoziali e attraverso atti amministrativi. Allorché l attribuzione interessi, invece, soggetti pubblici non aventi il carattere di struttura in house dell Amministrazione o soggetti privati con competenze specialistiche, la Regione selezionerà tali soggetti ricorrendo a procedure di evidenza pubblica conformi alla normativa comunitaria in materia di appalti pubblici, ovvero nel rispetto dei principi di trasparenza, non discriminazione, mutuo riconoscimento, proporzionalità, parità di trattamento. Le iniziative oggetto di procedure concessorie di selezione saranno valutate per i profili di ammissibilità dai Servizi competenti della Direzione; per i profili di merito la valutazione sarà affidata a qualificati prestatori di servizi selezionati attraverso procedure di appalto di servizi o, in alternativa, ad appositi nuclei formalmente individuati che potranno essere costituiti all interno dell Amministrazione procedente, essere formati da esperti esterni o integrati da essi Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006] Descrizione delle procedure di verifica L Autorità di Gestione, ai sensi dell art. 60 del regolamento generale, nell ambito del sistema dei controlli integrato, esegue verifiche sulle operazioni e sui beneficiari per tutto il periodo di attuazione del Programma. Con riferimento ai beneficiari, si assicura che essi dispongano di un sistema di contabilità separata e di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative alle singole operazioni. Per le attività formative è verificata altresì la conformità ai dispositivi regionali in materia di accreditamento in attuazione del All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 28

29 D.M. 166/2001. Riguardo alle operazioni nella fase di selezione, è verificata la coerenza con la finalità dell intervento ed effettuata una valutazione dell appropriatezza e correttezza delle voci di preventivo o del budget previsto. In itinere, l A.d.G. si accerta dell effettività delle operazioni selezionate attraverso verifiche in loco su un campione rappresentativo di operazioni scelto conformemente ad un apposita metodologia allegata alle Linee guida per l attuazione delle operazioni. L A.d.G. monitora, inoltre, supportata dal sistema informatico ed informativo, l avanzamento procedurale e finanziario dell operazione attraverso l analisi documentale amministrativo contabile. Prima di procedere al pagamento l A.d.G. sottopone le operazioni a verifica amministrativo-contabile; i controlli sono volti a verificare la congruità e l ammissibilità delle spese dichiarate nel rispetto dei principi generali internazionali di contabilità e delle norme comunitarie, nazionali e regionali in materia. Affinché l Autorità di Certificazione, ai sensi dell art. 61 lett. b) c.1, possa attestare che le certificazioni delle spese, basate su documenti giustificativi verificabili, l A.d.G. verifica la correttezza e la completezza di tutte le domande di rimborso/attestazioni di spesa prodotte dai beneficiari, nonché, su base campionaria, i relativi documenti contabili. Più precisamente, per ciascuna domanda di rimborso/attestazione di spesa, l A.d.G., attraverso gli uffici preposti al monitoraggio e controllo amministrativo degli interventi, nel rispetto del principio della separazione delle funzioni, verifica: - che l importo dichiarato non superi quello approvato; - che siano indicati in apposito elenco, redatto in forma di autodichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 445/2000, i relativi giustificativi di spesa; - che l importo totale delle fatture riepilogate nell elenco (tenendo conto della pertinente ripartizione dei costi) corrisponda a quanto dichiarato nella domanda di rimborso; - che le copie scannerizzate delle fatture quietanzate e dei relativi mandati di pagamento, allegate alle domande di rimborso, corrispondano a quanto riportato nell elenco riepilogativo; - su un campione dei documenti giustificativi di spesa indicati nell elenco unito alla domanda di rimborso, che le spese siano ammissibili ai sensi della normativa comunitaria, nazionale e regionale. L Autorità di Gestione esegue a campione verifiche in loco sulle operazioni. Nella fase conclusiva, i controlli sono volti a verificare la congruità e l ammissibilità delle spese dichiarate nel rispetto dei principi generali internazionali di contabilità e delle norme comunitarie, nazionali e regionali in materia. Il sistema informativo consente la registrazione degli esiti dei controlli eseguiti sulle operazioni e fornisce informazioni circa le verifiche eseguite (data, luogo, nominativo del controllore, ecc.). Di seguito viene illustrato con un diagramma il flusso rappresentativo dei processi di verifica. Tali procedure di verifica sono meglio definite e dettagliate nel Manuale dell A.d.G. e nelle Linee guida per l attuazione operativa degli interventi. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 29

30 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 30

31 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 31

32 Organismi che effettuano le verifiche Al fine di garantire una adeguata separazione delle funzioni in conformità all art. 58, lettera b) del regolamento (CE) n. 1083/2006 occorre distinguere i casi in cui l Autorità di Gestione sia o meno anche beneficiario nel quadro del programma operativo. Nel primo caso sia le verifiche di tipo amministrativo di tutte le domande di rimborso presentate o stati di avanzamento lavori che le verifiche in loco di singole operazioni, su base campionaria, vengono effettuate dal Servizio preposto alla Vigilanza e Controllo nel secondo caso dagli uffici di monitoraggio e controllo istituiti all interno dei singoli Servizi che curano la gestione delle attività ma funzionalmente indipendenti dagli stessi. Nel secondo caso le verifiche di tipo amministrativo di tutte le domande di rimborso/attestazioni di spesa presentate vengono effettuate dagli uffici preposti al monitoraggio e controllo amministrativo degli interventi dei singoli Servizi che curano la gestione delle attività. Le verifiche in loco, su base campionaria, vengono effettuate dal Servizio preposto alla Vigilanza e Controllo. Il campionamento è effettuato definendo i fattori di rischio relativi al tipo di beneficiari e di operazioni interessate, come prescritto dal Regolamento (CE) 1828/2006. In particolare, l analisi dei rischi è finalizzata a individuare diversi livelli di rischio associati alla spesa rendicontata ammissibile, in funzione dei quali viene determinata l ampiezza del campione da sottoporre a controllo. La metodologia di campionamento e la relativa analisi del rischio sono allegate alle Linee- guida. Le verifiche in loco si avvalgono di apposite check list, differenziate in relazione a ciascuna tipologia di macroprocesso, allegate alle citate Linee guida per l attuazione operativa degli interventi. Qualora dalle verifiche condotte sia riscontrata l inammissibilità della spesa sostenuta, il Servizio competente emetterà una validazione limitata alla parte di spesa ritenuta ammissibile, evidenziando nelle check list le cause di inammissibilità della spesa restante. Le spese non ammesse di una singola domanda di rimborso, potranno essere oggetto di una successiva dichiarazione di spesa nella quale il Beneficiario dovrà far riferimento alla dichiarazione originaria, alla irregolarità riscontrata dal Servizio competente, e alle azioni intraprese per sanarle. Gli esiti delle verifiche sono conservati nel fascicolo di progetto e registrati nella banca dati gestita dalla Servizio competente. Successivamente saranno inseriti anche nel sistema informativo regionale. Procedure scritte (riferimento a manuali) pubblicate per le attività Come specificato nel precedente punto 2.2.2, è stato redatto il Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione e conseguentemente le Linee guida per l attuazione operativa degli interventi. Nella citata documentazione vengono specificate le check list, le procedure di campionamento e, in generale, le procedure di controllo utilizzate per le attività di verifica. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 32

33 2.2.5 Trattamento delle domande di rimborso / attestazioni di spesa Descrizione delle procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso / attestazioni di spesa dei beneficiari nonché delle procedure di autorizzazione, esecuzione e iscrizione nei conti dei pagamenti ai beneficiari (incluso il diagramma indicante tutti gli organismi interessati) Per la descrizione delle procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso / attestazioni di spesa dei beneficiari e delle procedure di autorizzazione, esecuzione e iscrizione nei conti dei pagamenti, si tiene conto delle tre fasi del ciclo di vita di un operazione: avvio (domanda di rimborso corrisponde alla richiesta di anticipazione dietro presentazione di polizza fideiussoria); realizzazione (domanda di rimborso/attestazione di spesa corrisponde all avanzamento delle attività); conclusione (domanda di rimborso corrisponde alla richiesta di saldo.) Secondo i tempi e le modalità previste negli atti di affidamento delle attività o di acquisizione di beni e servizi (Concessione/Contratto), il Beneficiario predispone e trasmette al Responsabile della linea di attività le domande di rimborso/attestazione di spesa /SAL. In caso di affidamento mediante procedure concessorie, all atto della ricezione delle domande di rimborso/attestazione di spesa, il Servizio competente la Struttura competente svolge le verifiche amministrative descritte al punto precedente, avvalendosi degli appositi strumenti di controllo, previsti dal manuale e dalle Linee guida. Si procede, inoltre, secondo quanto evidenziato nel successivo schema all estrazione di un campione di operazioni pari al 10% della spesa oggetto dell attestazione di spesa periodica su cui effettuare le verifiche in loco anche di natura contabile. In caso di affidamento per gare di appalto, all atto della ricezione delle domande di rimborso, il Servizio competente, secondo le procedure descritte nel Manuale delle procedure dell A.d.G., verifica l effettività dell avanzamento addotto della spesa esaminando gli allegati titoli di spesa. Una volta eseguite le verifiche, il Responsabile delle linee di attività trasmette all Organismo responsabile dell esecuzione dei pagamenti l ordinativo di pagamento a favore del Beneficiario/attuatore. L Organismo responsabile dell esecuzione dei pagamenti predispone il relativo mandato di pagamento e lo trasmette alla Tesoreria che accredita l importo dovuto sul conto bancario intestato al Beneficiario/attuatore e invia conferma dell avvenuto pagamento al Responsabile della linea di attività. La somma delle domande di rimborso/attestazioni di spesa/stati avanzamento attività prodotti dai beneficiari, verificati e quindi validati concorre a determinare l ammontare della dichiarazione di spesa che l A.d.G. inoltrerà all Autorità di Certificazione per la predisposizione della domanda di pagamento. Organismi responsabili di ogni fase del trattamento della domanda di rimborso / attestazione di spesa Per l indicazione degli organismi coinvolti nelle procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso/attestazione di spesa dei beneficiari e delle procedure di autorizzazione, esecuzione e iscrizione nei conti dei pagamenti, si All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 33

34 rimanda a titolo esemplificativo al seguente schema, che tiene conto delle tre fasi del ciclo di vita di un operazione: avvio; realizzazione; conclusione All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 34

35 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 35

36 Procedure scritte (riferimento a manuali) pubblicate per tale attività Come specificato nel precedente punto 2.2.2, è stato redatto il Manuale delle procedure dell Autorità di Gestione e conseguentemente le Linee guida per l attuazione operativa degli interventi. Nella citata documentazione vengono specificate le check list, le procedure di campionamento e, in generale, le procedure di controllo utilizzate per le attività di verifica Descrizione del modo in cui l autorità di gestione trasmette le informazioni all autorità di certificazione Affinché l A.d.C. possa predisporre la dichiarazione certificata delle spese e la relativa domanda di pagamento, l Autorità di Gestione rende disponibili attraverso il Dispositivo Telematico, unitamente ai dati di spesa, le check list con i relativi verbali di verifica di corretta esecuzione delle procedure di attuazione finanziaria delle singole operazioni cofinanziate, nonché di ammissibilità della spesa al cofinanziamento comunitario. Ai fini della certificazione delle spese alla Commissione Europea, l A.d.G. trasmette, trimestralmente, utilizzando il Dispositivo Telematico, la dichiarazione di spesa all A.d.C. corredata dai dati di avanzamento finanziario (coerenti quanto più possibile con quelli trasmessi al sistema nazionale di monitoraggio del QSN) e in particolare: i dati analitici per operazione delle spese sostenute dai beneficiari con l indicazione specifica degli eventuali importi inerenti recuperi, recuperi pendenti e ritiri/soppressioni; i dati aggregati per asse prioritario, nonché gli esiti delle verifiche amministrative e in loco effettuate nel trimestre di riferimento. Inoltre, l Autorità di Gestione comunica all A.d.C., sempre attraverso il Dispositivo Telematico, le irregolarità segnalate alle competenti strutture nazionali e comunitarie. La procedure di aggregazione delle domande di rimborso ricevute dai Responsabili delle linee di attività è descritta nel Manuale delle procedure dell A.d.G. e ulteriormente declinata nelle Linee guida Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al programma operativo In conformità con la struttura programmatoria del Quadro Strategico Nazionale (approvato con Decisione n. CCI 2007 IT 16 1 UNS 001 del 13 luglio 2007), è stato istituito un gruppo di lavoro sull ammissibilità dei costi, composto da rappresentanti delle Amministrazioni regionali e nazionali del FESR e del FSE, coordinato dal Ministero per lo Sviluppo Economico e dal Ministero del Lavoro, che ha portato all elaborazione congiunta, in data 26/07/2007, della Norma generale per l Ammissibilità della spesa, nel rispetto dell artt. 11 del regolamento 1081/2006 e dell art. 7 del regolamento 1080/2006. Ai sensi dell art. 56 c. 4 del regolamento generale, con Decreto del Presidente della Repubblica 3 ottobre 2008, n. 196, pubblicato nella G.U.R.I. Serie Generale n. 294 del 17 dicembre 2008, è stato approvato il Regolamento di esecuzione del regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 36

37 In considerazione del carattere generale della Norma in materia di ammissibilità della spesa, le Amministrazioni responsabili del Fondo Sociale Europeo hanno convenuto sull importanza di definire congiuntamente gli aspetti rilevanti connessi alla regolarità e all ammissibilità della spesa delle operazioni finanziate con risorse pubbliche e rientranti nell ambito di intervento del FSE. Le Regioni hanno, pertanto, definito il Vademecum per la spesa del FSE per la programmazione , nella versione del 2 novembre 2010 approvata a livello nazionale. Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Amministrazioni responsabili dei PO uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento nell amministrazione degli interventi FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale. Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali nonché come riferimento per l individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e problematiche trasversali che potranno emergere nel corso della programmazione, costituisce un riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti della programmazione FSE Le Linee-Guida hanno disposto l'applicazione del suddetto Vademecum, conformandosi all'art. 11 del reg. (CE) 1081/ commi 2 e 3. Per quanto concerne il ricorso ad un aliquota forfetaria dei costi indiretti, nel Manuale delle procedure dell'a.d.g., nei paragrafi 2.4 e 3.1 è previsto tale utilizzo, la cui quantificazione (comunque compatibile con il tetto massimo del 20% di quelli diretti nel rispetto dell art del Reg. (CE) 1081/2006 e dell art. 2.8 del D.P.R. 3 ottobre 2008, n. 196, ovvero nei limiti determinati da successive disposizioni comunitarie) sarà definita nel Regolamento precedentemente richiamato e, nelle more di esso, nelle Linee-guida. Infine, in relazione all utilizzo della clausola di flessibilità, l A.d.G. nella definizioni dei piani annuali/triennali e soprattutto nei singoli dispositivi attuativi, farà esplicito riferimento all art. 7 del Reg.(CE)1080/2006 nei casi in cui si riterrà opportuno farvi ricorso. 2.3 Appalti pubblici, aiuti di Stato, pari opportunità, norme ambientali Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili (data e riferimento) Appalti - Regolamento (CE) n. 1177/2009 del 30 novembre 2009, che modifica le Direttive del Parlamento europeo e del Consiglio 2004/17/CE, 2004/18/Ce e 2009/81/CE riguardo alle soglie di applicazione in materia di procedure di aggiudicazione degli appalti; - Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 Regolamento di esecuzione ed attuazione del Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163 e successive modifiche ed integrazioni ; - Decreto Legislativo n. 53 del 20 marzo 2010, recante l attuazione della direttiva 2007/66/CE che modifica le direttive 89/665/CEE e 92/13/CEE per quanto riguarda il miglioramento dell'efficacia delle procedure di ricorso in materia di aggiudicazione degli appalti All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 37

38 - Decreto legislativo 12/04/2006, n. 163, Codice dei contratti pubblici di lavori, forniture e servizi e successive integrazioni e modifiche; - Direttiva 2004/18/CE del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi; - Decreto-Legge 4/07/2006, n. 223 (Decreto Bersani) articolo 13 covertito in Legge n.248 del 4/08/ Decreto-Legge 28/03/1997, n. 79 articolo 5 convertito in Legge n.140 del 28/05/1997. Aiuti di Stato - Regolamento (CE) n. 306/2012 relativo all applicazione degli articoli 107 e 108 del trattato sul funzionamento dell'unione europeaagli aiuti di importanza minore («de minimis») concessi ad imprese che forniscono servizi di interesse economico generale; - Decisione della Commissione Europea C(2010)9496 del 20 dicembre 2010 relativa alla notifica SA 32036(N/2010) sugli aiuti compatibili di importo limitato; - Comunicazione della Commissione Europea del 1 dicembre 2010 Quadro temporaneo dell unione per le misure di aiuto di stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale situazione di crisi economica e finanziaria - Regolamento (CE) n. 800/2008 che dichiara alcune categorie di aiuti compatibili con il mercato comune in applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato (regolamento generale di esenzione per categoria); - Disciplina Comunitaria in materia di aiuti di stato a favore di Ricerca, Sviluppo e Innovazione (2006/c 323/01); - Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato agli aiuti d importanza minore («de minimis»); - Orientamenti in materia di aiuti di stato a Finalità Regionale (2006/C 54/08); - Regolamento (CE) n. 1627/2006 che modifica il regolamento (CE) n. 794/2004 relativamente ai moduli standard per la notifica degli aiuti; - Regolamento (CE) n. 1860/2004. Applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato CE agli aiuti de minimis nei settori dell agricoltura e della pesca; - Regolamento (CE) n. 794/2004 Disposizioni di esecuzione del Regolamento (CE) n. 659/99 del Consiglio recante modalità di applicazione dell'art.93 del Trattato CE; - Regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio Modalità di applicazione dell art.93 del Trattato CE; - Regolamento (CE) n. 994/98 del 7 maggio 1998 del Consiglio sull'applicazione degli articoli 92 e 93 del trattato che istituisce la Comunità europea a determinate categorie di aiuti di stato orizzontali; - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 23 dicembre Dipartimento Politiche Comunitarie - che disciplina le modalità di All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 38

39 applicazione della Comunicazione della Commissione Europea Quadro temporaneo dell unione per le misure di aiuto di stato a sostegno dell'accesso al finanziamento nell'attuale situazione di crisi economica e finanziaria del 1 dicembre 2010; - Linee guida per l'applicazione Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 23 dicembre Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 23/05/2007 Disciplina delle modalità con cui è effettuata la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, concernente determinati aiuti di Stato, dichiarati incompatibili dalla Commissione europea, di cui all'articolo 1, comma 1223, della legge 27/12/2006, n. 296; - Linee interpretative per i nuovi regolamenti CE in materia di aiuti di stato, predisposte dal Coordinamento delle Regioni e condivise con il Ministero del Lavoro (Coord. 449/01, Protocollo 109/01 inviato in data ); - Linee interpretative del Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo agli aiuti di importanza minore, condivise dal Coordinamento della IX Commissione. (inviato in data 19/04/07 All. al prot.1300/07/coord). Pari opportunità - Indicazioni operative del dipartimento pari opportunità per l integrazione della dimensione di genere nella valutazione ex ante dei programmi operativi programmazione (luglio 2006) - Linee guida - Attuazione del principio di pari opportunità per uomini e donne e valutazione dell impatto equitativo di genere nella programmazione operativa. fondi strutturali , elaborate dal Dipartimento per le pari opportunità (giugno 1999) - il documento ufficiale del Workshop "Pari Opportunità", definito dal Dipartimento per le pari opportunità in collaborazione con le Amministrazioni Centrali capofila (Ministero Economia e Finanze Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione e Ministero del Welfare e delle Politiche Sociali (3 novembre 2005) Norme ambientali Ove ne ricorra la necessaria applicazione: - Linee guida per la valutazione ambientale strategica (Vas) Fondi strutturali Supplemento al mensile del Ministero dell Ambiente l ambiente informa n Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili, per esempio controlli relativi alla gestione, verifiche, audit L A.d.G. provvederà a diffondere a tutti i soggetti coinvolti nella gestione delle operazioni informazioni, orientamenti e documentazione omogenea e dettagliata al fine di assicurare una sana gestione finanziaria dei Fondi. Normative appalti All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 39

40 Controlli a campione nel caso in cui l appalto non venga direttamente gestito dalla Amministrazione regionale. Aiuti di stato La presenza dei registri de minimis, le richieste di autocertificazioni alle imprese beneficiarie ed i controlli a campione per verificare il rispetto dei criteri de minimis e del cosiddetto impegno Deggendorf. Pari opportunità La Regione Abruzzo, nel rispetto dell art. 16 del Regolamento 1083/2006 e dell art. 6 del Regolamento 1081/2006, assicura la promozione delle pari opportunità e della parità di genere in tutte le fasi che caratterizzano il Programma Operativo, anche attraverso l Autorità regionale preposta in materia di pari opportunità. L A.d.G. garantisce altresì il pieno rispetto del principio di non discriminazione fondata sul sesso, la razza, l origine etnica, la religione e le convinzioni personali, la disabilità, il censo, l età o l orientamento sessuale durante tutte le fasi dell attuazione dei Fondi, prestando particolare attenzione alle fasi concernenti l accesso agli stessi. Per agevolare l accesso a tutti agli interventi del POR, l A.d.G. farà ricorso a forme di comunicazione differenziate rispetto a specifici target (donne, immigrati, soggetti in condizioni di povertà, etc.). In particolare, in riferimento alla popolazione disabile l A.d.G. promuoverà il ricorso a strumenti, soluzioni o modalità di erogazione dei servizi, che, accompagnando tutte le fasi di attuazione del Programma Operativo, ne garantiscano la piena fruizione da parte dei soggetti disabili. A partire dalla fase di divulgazione informativa, la previsione di specifiche modalità di informazione e pubblicità potrà assicurare la completa accessibilità delle azioni del POR alla varietà dell utenza disabile. In riferimento all attuazione degli interventi in coerenza con la normativa nazionale e secondo il principio di complementarietà tra i Fondi FESR e FSE (art. 34 del Reg. n. 1083/06) si potrà provvedere alla realizzazione di eventuali interventi di A.d.A.ttamento infrastrutturale, volti ad attribuire adeguato soddisfacimento alle peculiari esigenze del target da raggiungere. Anche in relazione alle attività di monitoraggio e valutazione potranno essere adottati, inoltre, specifici strumenti e modalità di analisi, in grado di misurare l efficacia prodotta dagli interventi realizzati dal POR a sostegno dei soggetti portatori di disabilità. Al fine di garantire l integrazione della prospettiva di genere e del principio di non discriminazione, l A.d.G. attiverà la consultazione degli organismi di parità presenti nelle sedi istituzionali di confronto e garantirà la partecipazione di rappresentanti delle politiche di genere nel Comitato di Sorveglianza del POR. Sempre nell ottica di garantire l applicazione concreta del principio, l A.d.G. ricorrerà a criteri di valutazione premianti che incentivino il rispetto delle pari opportunità e della non discriminazione nell ambito delle proposte progettuali che saranno candidate ai finanziamenti del POR. Importante contribuito sarà anche fornito dalla creazione di un osservatorio mirato all analisi delle problematiche di genere e di quelle connesse ai più generali fenomeni di discriminazione sul territorio regionale. L efficace attuazione delle priorità sarà monitorata e sorvegliata costantemente attraverso specifici indicatori e criteri/modalità di verifica. Oltre alle informazioni prodotte dal sistema di monitoraggio e dall osservatorio, l A.d.G. acquisirà ulteriori elementi di conoscenza da approfondimenti tematici ad hoc che saranno affidati al Valutatore Indipendente del POR. Il Comitato di Sorveglianza sarà informato periodicamente, con cadenza almeno annuale, delle risultanze del monitoraggio e delle valutazioni. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 40

41 Norme ambientali Data la natura del FSE, che si concentra su operazioni di natura immateriale legate allo sviluppo delle risorse umane, il presente programma operativo non costituisce un quadro per la realizzazione di operazioni suscettibili di produrre effetti ambientali significativi, come progetti infrastrutturali, in particolare quelli elencati negli allegati 1 e 2 della Direttiva 85/337/EEC come modificata. Qualora nel seguito fossero previsti progetti infrastrutturali, in particolare nell ambito della clausola di flessibilità dell art del Reg. (CE) n. 1083/2006, la necessità di una Valutazione Ambientale Strategica sarebbe rivista. Di conseguenza, l Autorità di Gestione considera e le autorità nazionali concordano che, al momento, non vi è la necessità di una Valutazione Ambientale Strategica per il presente programma operativo. Tale circostanza non pregiudica eventuali determinazioni di screening che fossero considerate necessarie in base alle leggi nazionali o ad altre misure per l attuazione della Direttiva 2001/42/CE. 2.4 Pista di controllo Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell art. 15 saranno applicate al programma e/o a singole priorità In aderenza ai principi generali dei sistemi di gestione e controllo dettati dall art. 58 del Reg. 1083/06 e alle funzioni di cui all art. 60, lettera f) del medesimo Regolamento, l Autorità di Gestione definisce le procedure gestionali e di controllo di tutte le attività da porre in essere per avviare, eseguire e concludere le operazioni nell ambito del Programma. Tutto il percorso e gli apporti dei vari soggetti nelle singole fasi di attività, comprese le funzioni di controllo ai vari livelli di responsabilità, viene rappresentata mediante Piste di controllo. Le piste di controllo rispettano, al fine della loro adeguatezza, i criteri di cui all art. 15 del Regolamento 1828/2006. Le piste di controllo, che derivano da quelle elaborate per il precedente periodo di programmazione in quanto ne condividono in larga misura la struttura, verranno definite a livello di PO in funzione dei seguenti criteri: - la tipologia di operazioni; - la titolarità della responsabilità gestionale. In relazione al primo criterio per il FSE, si distinguono tre tipologie di operazioni: - acquisizione di beni e servizi da parte della Pubblica Amministrazione; - erogazione di finanziamenti e/o servizi a singoli Beneficiari; - formazione. In relazione al secondo criterio, si distinguono due forme di responsabilità gestionale: - operazioni a titolarità dell Amministrazione che gestisce il Programma; - operazioni a regia dell Amministrazione che gestisce il Programma. Nella loro prima stesura, le piste di controllo sono state predisposte in via generale seguendo i modelli standard forniti dall IGRUE nelle Linee guida. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 41

42 Successivamente, in seguito all emanazione dei vari dispositivi attuativi, saranno declinate a livello operativo. Le piste di controllo di carattere generale relative alla tipologia di operazioni Acquisizione di beni e servizi e Formazione a titolarità sono allegate alle Linee guida per l attuazione delle operazioni. Esse saranno aggiornate periodicamente da parte dell A.d.G.. Gli aggiornamenti saranno portati a conoscenza di tutti gli attori del sistema attraverso la pubblicazione nel sito regionale nello spazio dedicato alla programmazione FSE. Le piste di controllo saranno trasmesse all Autorità di certificazione e all Autorità di Audit Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento) - Indicazione del periodo di conservazione Ai sensi dell art. 90 del regolamento generale e dell art. 19 del regolamento di attuazione l A.d.G. assicura che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del programma operativo in questione siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti per i periodi specificati nelle richiamate normative e, a tal fine, provvederà a diffondere a tutti i soggetti coinvolti nella gestione apposite direttive, contenute nel Manuale dell A.d.G. e ulteriormente declinate nelle Linee guida, in merito alla corretta conservazione e disponibilità della citata documentazione. L Autorità di Gestione assicura, inoltre, che siano disponibili i dati relativi all identità e all ubicazione degli organismi che conservano i documenti giustificativi relativi alle spese e agli audit compresi tutti i documenti necessari per una pista di controllo adeguata e che tale documentazione sia disponibile per le persone e gli organismi che ne hanno diritto: il personale autorizzato dell'autorità di gestione, dell'autorità di certificazione, dell'autorità di audit nonché i funzionari autorizzati della Comunità e i loro rappresentanti autorizzati. - Formato in cui i documenti vanno conservati. La documentazione relativa alle operazioni è conservata principalmente in formato cartaceo, anche se come già detto alcuni documenti (ad esempio check list) sono resi disponibili anche telematicamente. 2.5 Irregolarità e recuperi Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti (data e riferimento) Il Regolamento (CE) n. 1083/2006, all art. 70, lett. b), attribuisce agli Stati membri la responsabilità di prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati. La responsabilità della procedura di gestione delle irregolarità spetta, quindi, all Autorità di Gestione in quanto soggetto deputato alla raccolta dei dati riferiti alle verifiche e ai relativi esiti ai sensi dell art. 60, lett. c) del Regolamento (CE) 1083/2006. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 42

43 In riferimento alla comunicazione delle irregolarità, la Regione tiene conto: dell accordo Governo, Regioni Province autonome, Province, Comuni e Comunità montane sulle modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e frodi comunitarie, siglato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007; della circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per le politiche europee, pubblicata nella GU n. 240 del 15 ottobre 2007, recante Modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e frodi a danno del bilancio comunitario. In riferimento alla rettifica delle irregolarità e alla registrazione e recupero delle somme irregolari, la Regione tiene conto di quanto contenuto nel: CDRR/05/0012/01: Orientamenti in materia di deduzione degli importi recuperati dalla successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento e di compilazione della relativa appendice ai sensi dell art. 8 del Reg. n. 438/01 (Appendice 3 Orientamenti per la chiusura degli interventi ); documento condiviso dal Coordinamento Tecnico delle Regioni nel 2006 Gestione delle somme soggette a procedure di recupero ; Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE PO Ai sensi dell art. 13 par.4 del Reg. (CE)1828/2006, l A.d.G. oltre a stabilire per iscritto norme e procedure relative alle verifiche documentali, deve tenere una documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate. Inoltre, in conformità con quanto disposto dall'art. 29 del reg.(ce)1828/2006, l'a.d.g. segnala immediatamente alla Commissione e, ove necessario, agli altri Stati membri interessati tutte le irregolarità accertate o sospette qualora sussista il pericolo che tali irregolarità possano avere rapide ripercussioni al di fuori del suo territorio o se denotano il ricorso a nuove pratiche scorrette Per quanto concerne la gestione dei recuperi, l A.d.C. è il soggetto responsabile della tenuta della contabilità degli importi recuperati, ritirati e dei recuperi pendenti in apposito registro ed ha l obbligo di comunicare annualmente tali informazioni alla Commissione Europea; ha inoltre l obbligo di procedere alla restituzione al bilancio generale dell UE degli importi indebitamente versati mediante la detrazione dalle certificazioni di spesa. Il registro contiene: - recuperi: procedimenti conclusi tesi alla riacquisizione di un contributo comunitario (o parte di esso), già corrisposto al Beneficiario ma non utilizzato nelle modalità previste; - recuperi pendenti: procedimenti di recupero avviati ma non ancora conclusi; - soppressioni: procedimenti attuati, in via cautelativa, per dedurre dalla spesa certificata gli importi oggetto di irregolarità, destinando le risorse comunitarie ad altre operazioni, senza avviare il procedimento di recupero. Tale procedura consentirà, quindi, all A.d.C. di rendere la Dichiarazione Annuale alla Commissione Europea, ai sensi dell art del Reg.(CE) 1828/2006, a partire dal 2008, entro il 31 marzo di ogni anno, secondo il formato indicato nell allegato XI del Reg (CE) 1828/2006. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 43

44 2.5.2 Descrizione della procedura (compreso il diagramma) per conformarsi all obbligo di segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell articolo 28 La Regione, attraverso le strutture coinvolte ai diversi livelli nell attività di implementazione del POR, opera per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati, in applicazione dell art. 70 del regolamento generale e delle modalità di applicazione adottate dalla Commissione. In particolare la Regione, ogni qualvolta risulti una violazione del diritto comunitario che possa arrecare pregiudizio al bilancio generale dell Unione Europea, avendone fatto oggetto di un primo atto di accertamento amministrativo o giudiziario, provvede ad informare la Commissione entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre con una apposita scheda. La comunicazione trimestrale sulle irregolarità viene effettuata anche se di contenuto negativo. La struttura regionale incaricata di raccogliere le informazioni da tutti gli uffici e di comunicarla alla Commissione attraverso la competente amministrazione centrale dello Stato è l Autorità di Gestione, che vi provvede attraverso il Servizio preposto alla Vigilanza e Controllo (con sede in Via Raffaello 137, Pescara) della Direzione P.A.L.F.I.P.S.. Nello specifico le fasi operative possono essere schematizzare secondo un ordine puramente cronologico, nel modo seguente: - identificazione dell irregolarità; - raccolta della documentazione che attesta il verificarsi dell irregolarità, e segnalazione all organo/struttura dell Amministrazione incaricata di procedere alla valutazione dei fatti ed all accertamento della stessa; - trasmissione delle schede di segnalazione, comunicando quelle per le quali non ci sono aggiornamenti, utilizzando il previsto Sistema I.M.S. (Irregularities Management System) come richiesto dalla Commissione Europea O.L.A.F - se del caso informativa agli organi di controllo esterni. Tale procedure è puntualmente declinata all interno del Manuale delle procedure dell A.d.G.. Di seguito, a titolo esemplificativo, vengono riassunte le fasi sopra descritte All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 44

45 AdG (Servizi competenti) OI AdC AdA Organismi di controllo (GdF, ecc) Autorità capofila di Fondo MLPS Dipartimento politiche comunitarie DPC Commissione Verifiche amministrative e in loco Verifiche amministrative e in loco Verifiche AdC Controlli di II livello Controlli a vario titolo Raccolta esiti verifiche /segnalazione irregolarità DB condiviso dei dati delle verifiche e irregolarità Identificazione irregolarità Identificazione irregolarità Accertamento/ valutazione irregolarità Accertamento/ valutazione irregolarità Misure correttive rettifiche /recuperi Misure correttive rettifiche /recuperi Comunicazione AdG entro i due mesi successivi alla fine di ogni trimestre Inserimento in DB dell irregolarità e del provvedimento adottato pese dichiarate Comunicazione irregolarità nei casi previsti Comunicazione irregolarità Comunicazione irregolarità Procedimenti avviati All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 45

46 2.6 Progetti retrospettivi e overbooking L'autorità di gestione si avvale della possibilità di ammettere alla rendicontazione a valere sul PO FSE Abruzzo i progetti retrospettivi nel rispetto delle previsione e secondo le modalità dettate dalla Nota COCOF del 21/03/2012 e delle disposizioni vigenti contenute nei capitoli 5 e del QSN. A tal fine l AdG: assicura che tutte le disposizioni normative in materia e le condizioni di cofinanziamento delle operazioni retrospettive siano state rispettate; in particolare, verifica che le spese dichiarate siano conformi alle norme dell'unione e nazionali applicabili e siano state sostenute in relazione alle operazioni selezionate per il finanziamento, conformemente ai criteri applicabili al programma e conformi alle norme dell'unione europea e nazionali assicura che i beneficiari (e se del caso i destinatari finali) siano messi a conoscenza degli aiuti comunitari, non appena l'operazione sia stata ammessa a rendicontazione sul PO FSE Abruzzo o, successivamente all inserimento del presente paragrafo nella Descrizione dei sistemi di gestione e controllo, per le operazioni già certificate; si impegna, in considerazione del maggiore grado di rischio che contraddistingue tali progetti, ad effettuare controlli in loco su una percentuale maggiore, le ad aumentare le verifiche di gestione delle operazioni in questione, a cooperare strettamente con le autorità nazionali di controllo nel follow up delle operazioni retrospettive; si impegna a consentire la loro facile identificazione e ad informare l'autorità di Audit esplicitamente circa la presenza e volume. L AdG effettua le verifiche sulla base di apposita Check list Allegato 43 alle Linee Guida redatta in base agli elementi da controllare elencati nella succitata nota COCOF e nel QSN- Come auspicato dalla Commissione europea, per massimizzare l'utilizzo del Fondo Sociale Europeo, l Autorità di Gestione si avvale altresì di certificare progetti in overbooking da intendere come lo sviluppo di un flusso di progetti più grande in volume rispetto alla portata finanziaria del programma, selezionati, sviluppati ed implementati fin dall'inizio, al fine di soddisfare i requisiti applicabili al programma operativo. 2.7 Strumenti di ingegneria finanziaria A seguito della modifica al Programma Operativo, l Autorità di Gestione si è avvalsa della possibilità di finanziare strumenti di ingegneria finanziaria a valere sull Asse 2 Occupabilità e sull Asse 3 - Inclusione Sociale. L Autorità di Gestione assicura la gestione ed in controllo degli strumenti di ingegneria finanziaria sulla base delle seguenti previsioni comunitarie e nazionali applicabili: Articoli 44, 44 bis e 78 e 78bis del Reg CE n. 1083/2006 e ss.mm.ii.; Articoli del Reg. CE 1828/ e ss.mm.ii2.; Nota COCOF EN del 8/02/2012 (revised version)3; 2 Le disposizioni comunitarie in materia di ingegneria finanziaria hanno subito modifiche ed integrazioni, in particolare: - le modifiche apportate al Regolamento CE n. 1083/2006 dai Regolamenti (CE) n. 539/2010 e n. 1310/2011; - le modifiche apportate al Regolamento CE n. 1828/2006 dai Regolamenti n. 846/2009; n. 832/2010 e n. 1236/2011; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 46

47 Art. 2 par.3 DPR 196/2008 Regolamento (CE) 1998/2006 (DE MINIMIS) Con deliberazione 27/09/2010, nr. 744, la Giunta regionale ha approvato il Piano Operativo che prevede il Progetto Speciale Multiasse Sviluppo del Microcredito a sostegno della crescita e dell occupazione, connesso all utilizzo di strumenti di ingegneria finanziaria sotto forma di: - erogazione di microcrediti, fino ad un massimo di ,00, per supportare l autoimprenditorialità di soggetti in condizioni di svantaggio e per realizzare nuovi investimenti per sostenere microimprese, così come definite nella raccomandazione della Commissione del 6 maggio 2003, che si trovano in difficoltà ad accedere ai canali tradizionali del credito; - copertura, attraverso una specifica garanzia prestata dal Fondo, dell'80% dei prestiti erogati da intermediari finanziari a favore di soggetti che si trovano in difficoltà ad accedere ai canali tradizionali del credito; Con la DGR n. 846 del è stato istituito il Fondo Microcredito FSE per le finalità di cui al richiamato Progetto Speciale Multiasse Sviluppo del Microcredito a sostegno della crescita e dell occupazione con una dotazione complessiva del Fondo Microcredito FSE di ,00 ed è stato stabilito che la gestione del Fondo fosse affidata all Organismo in house Abruzzo Sviluppo S.p.A. Sono parte integrante e sostanziale della presente Descrizione del sistema di Gestione e controllo del programma operativo i seguenti documenti: - l Accordo di Finanziamento sottoscritto tra la Regione Abruzzo e Abruzzo Sviluppo SpA il (Registrato all Agenzia delle Entrate Direzione Provinciale di Pescara in data , Serie 3, al numero 11325), il cui schema è stato approvato con la Deliberazione di Giunta Regionale DGR n. 846 del redatto in conformità all articolo 43(3) del regolamento CE n. 1828/2006 e ss.mm.ii. - il Regolamento di Gestione del Fondo Microcredito FSE con le annesse disposizioni operative, approvato con DL 38 del ; La corretta gestione del Fondo Microcredito è assicurata grazie ai seguenti strumenti di controllo allegati alle Linee Guida per l attuazione operativa degli interventi : 1. le check list dei controlli di I livello relativa alle fasi di avvio (per verificare la corretta costituzione del Fondo), gestione (controllo di sistema sull organismo gestore del Fondo finalizzato a verificare il rispetto delle previsioni della normativa comunitaria succitata, dell Accordo di Finanziamento e del regolamento di gestione) e conclusione del fondo Microcredito; 2. le check list utilizzate dal soggetto gestore del fondo in base al regolamento di gestione del Fondo. 3 Tale nota sostituisce la COCOF EN del 21/02/2011. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 47

48 3 ORGANISMI INTERMEDI 3.1 L organismo intermedio e le sue funzioni principali Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli organismi intermedi La denominazione degli Organismi intermedi è riportata al paragrafo mentre l indicazione delle funzioni svolte al paragrafo del presente documento. 3.2 Organizzazione di ciascun organismo intermedio Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) Organismo Intermedi0: RTS Ernst & Young Financial Business Advisors S.p.A. Sovvenzione globale Il Raggruppamento Temporaneo di Imprese tra Ernst & Young Financial Business Advisors S.p.A. (mandataria capogruppo) con sede legale in Milano, via F. Wittgens n.6, in persona della Dott.ssa Marina Rotili, nata a Matelica (MC) il 14/08/1965, in qualità di procuratore speciale, EVENTITALIA S.c.a.r.l. (mandante), Dierreform S.r.l. (mandante), Studio Come S.r.l. (mandante), è stato costituito con scrittura privata del 13/08/2010 (n REP, n RACC. del Dott. Biagio Ciampini, notaio in Sant Egidio alla Vibrata, prov. Teramo) e registrato a Giulianova (TE) il 13/08/2010 al n. 923 serie 1T. Attraverso lo strumento della Sovvenzione Globale, la Regione Abruzzo ha inteso sperimentare percorsi ed interventi per una crescita sostenibile del settore sociale, al fine di contribuire a sviluppare il settore dell economia sociale, attraverso il sostegno delle iniziative promosse dai diversi attori locali impegnati nella promozione e nell integrazione sociale di soggetti disabili, svantaggiati o a rischio di emarginazione. Gli interventi affidati nell ambito della Sovvenzione globale sono riconducibili a più obiettivi specifici dell Asse 1 Adattabilità, dell Asse 2 Occupabilità e dell Asse 3 - Inclusione Sociale del PO Abruzzo FSE Obiettivo CRO. Le linee di intervento a valere sull avviso sono suddivise in due macrotipologie: Macrotipologia A: comprende le linee di intervento finanziabili a cura dell Organismo Intermedio gestore della Sovvenzione Globale a seguito di presentazione di progetti a favore dei destinatari da parte di soggetti proponenti ammissibili; Macrotipologia B: comprende le linee di intervento a gestione diretta da parte dell Organismo intermedio. La gestione della Sovvenzione Globale è realizzata secondo le seguenti linee di attività: All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 48

49 Macrotipologia Linee di attività Linea 1 Percorsi integrati finalizzati all inserimento lavorativo dei soggetti svantaggiati Linea 2 Azioni di rafforzamento delle competenze degli operatori Macrotipologia A Linea 4 Aiuti alle imprese Linea 6 Incentivi all assunzione Linea 7 Interventi formativi a favore di soggetti disabili occupati Linea 3 Studio e ricerca di modelli organizzativi innovativi; Macrotipologia B Linea 5 Azioni di sensibilizzazione e informazione Linea 8 - Messa a punto e sperimentazione di metodologie di intervento Tale articolazione, tuttavia, è suscettibile di ulteriori modifiche che si dovessero rendere necessarie in corso di realizzazione della SG. La struttura e la composizione dell OI sono definite al fine di garantire lo svolgimento delle funzioni formalmente delegate di cui al par L organigramma di seguito sintetizzato mette in evidenza l organizzazione generale dell OI con le Unità e/o macroaree di riferimento, con relativa articolazione interna, e i principali nessi operativi intercorrenti tra le stesse. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 49

50 Comitato di pilotaggio Capo progetto Segreteria organizzativa Gestione ed Assistenza tecnica Amministrazione e Bilancio Controlli I livello L Aquila Pescara Chieti Teramo Agente di rete Agente di rete Agente di rete Agente di rete Linea 1 Linea 2 Responsabile coordinamento percorsi integrati e inserimento lavorativo Esperto in procedure ad evidenza pubblica Responsabile azioni di rafforzamento territoriali Linea 3 Linea 4 Linea 5 Linea 6 Linea 7 Linea 8 Responsabile azioni di ricerca di modelli organizzativi Esperto in organizzazione aziendale Responsabile aiuti alle imprese Responsabile informazione e sensibilizzazione Esperto informazione e pubblicità Responsabile azioni di incentivazione Esperto ins. Lavorativo svantaggiati Esperto alla creazione impresa Responsabile interventi formativi Esperto interventi formativi Responsabile politiche creazione di impresa Esperto in creazione di impresa Sistema di gestione e controllo Esperto in procedure amministrative; Esperto in informazione e diffusione; Esperto in diversity management; Esperto in politiche di pari opportunità e conciliazione; Responsabile del Monitoraggio; Responsabile del Controllo; Responsabile della Valutazione L organigramma dell Organismo Intermedio prevede al vertice il Capo Progetto, quale organo decisionale, da cui dipendono la Segreteria organizzativa, i Responsabili della Gestione ed Assistenza Tecnica, dei Controlli di I livello 4 e dell Amministrazione e Bilancio. Le figure di Capo progetto e Segreteria organizzativa assicurano un project management strutturato, che garantisce un interazione continua e feedback con l amministrazione regionale. 4 Con riferimento all art 58 lettera b del del Reg. (CE) 1083/2006, è garantita la separazione delle funzioni di gestione e controllo tramite assegnazione a differenti strutture dell OI. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 50

51 Le figure di Responsabile ed Esperto dedicati alle linee garantiscono la gestione della SG con una propria organizzazione autonoma. Le figure di Responsabile ed Esperto trasversali alle linee garantiscono un supporto specialistico su singole tematiche anche rendendo disponibili team di esperti in grado di fornire expertise. Gli Agenti di rete garantiscono una visione integrata e unitaria delle istanze e tematiche raccolte sul territorio di riferimento favorita da una organizzazione trasversale alle linee di intervento per specifiche aree territoriali. Di seguito vengono riportate indicazioni precise delle funzioni e dei compiti delle singole Unità: COMITATO di PILOTAGGIO È l organo a partecipazione congiunta di Responsabili regionali e Responsabili del RTI. Ad esso sono attribuiti i compiti di concertare, monitorare e valutare le azioni attuative dell accordo nonché di effettuare una verifica degli schemi di bando/avvisi relativi alle azioni della Sovvenzione Globale, preliminare alla ratifica con atto dell AdG. CAPO PROGETTO assicura la coerenza dell impostazione metodologica e scientifica delle attività svolte, garantendo l attuazione e la gestione a regime delle attività; partecipa alle riunioni indette dalla Regione (Comitato di Pilotaggio) e in caso di oggettivo impedimento delega il Responsabile operativo e/o altro membro del Comitato di coordinamento; partecipa alle riunioni del Comitato di coordinamento interno al RTI; recepisce gli ordinamenti e le direttive della Comitato di Pilotaggio assicurandone la corretta e coerente applicazione nelle singole aree di attività; svolge costantemente l attività di supervisione progettuale e condivide periodicamente lo stato di attuazione del progetto esecutivo rispetto alle singole Unità funzionali; esamina le evoluzioni e le problematiche attuative che coinvolgono le Unità funzionali e propone al Comitato di Pilotaggio eventuali azioni correttive. trasmette gli esiti dei controlli all Autorità di Gestione. SEGRETERIA ORGANIZZATIVA Supporta le attività del Comitato di Pilotaggio e del Capo Progetto; fornisce supporto tecnico alla gestione delle candidature, alla organizzazione dei materiali, alla predisposizione degli archivi elettronici e cartacei; cura la gestione organizzativa e documentale del processo di valutazione delle domande; definisce le modalità organizzative generali, i flussi e le procedure, in particolare, per quanto riguarda gli aspetti amministrativi e burocratici; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 51

52 supporta i Responsabili regionali della Direzione competente nella predisposizione dei verbali delle sedute della Comitato di Pilotaggio; assicura la trasmissione delle decisioni del Comitato di Pilotaggio a tutta la struttura operativa del RTI; è incaricata della gestione amministrativa, finanziaria e contrattuale della Sovvenzione Globale; gestisce ed organizza l archivio documentale; cura tutti i servizi di segreteria richiesti dalle Unità e funzioni della SG. GESTIONE ED ASSISTENZA TECNICA Svolge tutte le attività di assistenza tecnica sia agli operatori che ai destinatari; definisce la documentazione per lo start up, per la realizzazione e termine delle attività formative e non; svolge attività specialistica di natura giuridico-amministrativa per la costituzione dell'organismo Intermedio (regolamenti interni); svolge attività legale e coordina gli aspetti formali e giuridici nella definizione della struttura degli Avvisi pubblici e dei contratti; cura la consulenza legale per tutte le funzioni della SG e garantisce l archiviazione e l invio agli interessati dei pareri legali acquisiti; svolge le attività di istruttoria per le procedure di ammissione e valutazione delle domande di contributo all assunzione e alla formazione; si occupa di assistenza e segreteria nella fase di istruttoria degli Avvisi pubblici e back office di valutazione; valuta eventuali richieste di proroga da parte del/i destinatario/i titolare/i del contributo a valere sugli Avvisi pubblici banditi dall OI, purché opportunamente motivate, per la conclusione delle attività rispetto a quanto previsto nelle proposte progettuali/candidature ed in caso di rigetto ovvero di ammissione della richiesta di proroga, ne effettuano notifica al/i destinatario/i, sia esso/i soggetto/i singolo/i, impresa/e e/o Ente/i di Formazione; può ricevere eventuali comunicazioni di rinuncia del contributo da parte del/i destinatario/i, dell /e impresa/e e/o dell /gli Ente/i di Formazione, tramite sistema informativo; segue tutte le attività di monitoraggio; raccoglie ed elabora i dati; redige la reportistica per l Autorità di Gestione e gli stakeholders; elabora le funzionalità di gestione, amministrazione e finanza del sistema informativo della SG; gestisce la banca dati degli Avvisi (domande pervenute, esiti della valutazione, parco progetti delle iniziative ammesse) ed archivia la documentazione pervenuta; rileva i dati dei destinatari degli interventi della SG; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 52

53 rileva i dati degli Enti di Formazione accreditati che svolgeranno le attività formative; rileva i dati dei contributi e delle attività formative presentate, approvate, realizzate e concluse; redige specifici rapporti di monitoraggio per la Regione Abruzzo e in relazione alle richieste del Comitato di Sorveglianza del POR FSE e dell Autorità di Gestione; elabora i rapporti relativi al monitoraggio delle iniziative per la gestione della SG e delle attività oggetto della stessa(contributi), sia trimestrali per la Regione Abruzzo che semestrali; elabora le informazioni in input provenienti dal sistema informativo della SG (nel sistema verranno inserite, in collaborazione con le attività di valutazione, tutte le informazioni ritenute utili ad ampliare la base dati ed elaborare i report di monitoraggio contenenti i dati finanziari e procedurali); monitora l avanzamento fisico, procedurale e finanziario della Sovvenzioni Globale. verifica periodicamente la correttezza e completezza dei dati; elabora soluzioni in tempo reale ad eventuali criticità che si dovessero verificare in fase di attuazione della SG. CONTROLLI I LIVELLO Effettua le verifiche amministrative documentali, controlli effettuati sulla documentazione contabile relativa alle domande di rimborso/attestazioni di spesa, e su quella di altra natura che accompagna l intero processo di attuazione delle operazioni dalla selezione alla conclusione; effettua le verifiche in loco: controlli effettuati su base campionaria o su segnalazione di sospetta irregolarità, sia in itinere sia a conclusione degli interventi, finalizzati al controllo fisico e finanziario dell operazione. Il controllo effettuato è sia contabile (mira cioè ad accertare la completezza, la coerenza e la correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista civilistico, contributivo e fiscale) sia amministrativo (verifica della coerenza, correttezza e completezza degli atti inerenti l esecuzione dell intervento, della corretta tenuta e archiviazione di essi etc). predispone una nota (compilazione di una specifica check list) a seguito dei controlli effettuati in loco, che verrà controfirmata dagli interessati; richiede agli interessati eventuali chiarimenti e/o integrazioni che si rendessero necessari durante i controlli di I livello, in seguito alla ricezione dei quali formalizza l esito dei controlli nella check-list sul sistema informativo; trasmette gli esiti dei controlli all Autorità di Gestione, dando rilievo delle eventuali segnalazioni di irregolarità riscontrate, unitamente alla documentazione trasmessa per il rimborso delle spese; espleta, a conclusione delle attività formative, le verifiche amministrative funzionali al pagamento della domanda di liquidazione del saldo, All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 53

54 direttamente sui documenti caricati in formato digitale sul sistema informativo e inviati all OI; verifica la conformità del percorso svolto, ossia il rispetto degli obblighi giuridico amministrativi (es. presenza e correttezza della documentazione presentata, delle comunicazioni, rispetto della tempistica prevista, etc) e gli adempimenti derivanti dalle prescrizioni (es. caricamento dati nel sistema informativo, vincoli previsti dall avviso, etc); verifica la regolarità del percorso svolto, attraverso l analisi di eventuali rilevazioni di soddisfazione da parte dei destinatari e della coerenza del percorso realizzato rispetto a quanto contenuto nel percorso presentato e approvato; provvede, in caso di mancanza/incoerenza di alcuni dati, ad effettuare le opportune segnalazioni e richieste di integrazione; compila una check-list a conclusione dell iter con la formalizzazione dell esito sul sistema informativo; può convocare, in caso di eventuali irregolarità ritenute rilevanti, il destinatario e/o l Ente di Formazione e/o l impresa oppure richiedere approfondimenti tramite l espletamento di verifiche in loco: la liquidazione è, in tal caso, subordinata all esito di questi incontri e/o ulteriori verifiche; blocca il pagamento a seguito di irregolarità riscontrate; trasmette gli esiti dei controlli al Capo Progetto. AMMINISTRAZIONE E BILANCIO progetta e realizza il sistema di "contabilità generale" (CG), "contabilità analitica" (CA), e rendicontazione; progetta e realizza il sistema dei pagamenti dei beneficiari dei finanziamenti dell Organismo Intermedio; si occupa del coordinamento amministrativo e organizzativo della funzione amministrazione nei rapporti interni al RTI; coordina ed organizza gli uffici amministrativi; controlla l attività amministrativa per tutta la durata della Sovvenzione Globale; gestisce i budget e gli Stati Avanzamento economico-finanziari; procede alla liquidazione degli importi, previa autorizzazione del Capo Progetto, a seguito degli esiti positivi delle verifiche a cura della funzione di monitoraggio sotto riportata- riportati nel sistema informativo; predispone i rendiconti periodici (trimestrali) e finali alla Regione Abruzzo. RESPONSABILE DI LINEA Predispone la documentazione a supporto delle riunioni del Comitato di Pilotaggio; cura il coordinamento e la supervisione delle attività e dei prodotti previsti nella propria Linea di pertinenza con particolare riferimento alla All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 54

55 individuazione dei nodi critici, alla proposta di azioni correttive, alla identificazione dei potenziali target ed alla selezione dei canali di maggiore efficacia per la diffusione delle azioni della SG; individua le tematiche di rilevanza strategica per il raggiungimento degli obiettivi fissati dalla Sovvenzione Globale ed elabora le proposte di intervento; coordina lo sviluppo di relazioni con le istituzioni locali, il partenariato economico e sociale, e gli stakeholders in generale, con particolare riferimento alle opportunità offerte dalla SG; supporta l Unità Gestione e Assistenza Tecnica nell attività di elaborazione e pubblicazione degli Avvisi pubblici a valere sulla SG. Nella tabella sotto riportata sono evidenziate le figure professionali (corrispondenti a circa 30 unità) impegnate nell attuazione della Sovvenzione globale in relazione alle linee di intervento. Figure professionali Linea 1 Linea 2 Capo progetto X X X X X X X X Resp. Valutazione X X X X X X X X Resp. Monitoraggio X X X X X X X X Resp. Controllo X X X X X X X X Responsabile Coordinamento inserimento lavorativo Responsabile Coordinamento azioni territoriali Agenti di rete Responsabile Coordinamento azioni formative X Esperti in politiche formative X Esperti in politiche di conciliazione X Responsabile Coordinamento azioni di ricerca X Esperto in organizzazione aziendale X Responsabile coordinamento aiuti alle imprese X Segreteria organizzativa X X X X X X X X Responsabile Coordinamento azioni informative X Esperto in informazione/diffusione X X X X X X X X Esperto in diversity management X Responsabile Coordinamento azioni di incentivazione X Esperto in procedure ad evidenza pubblica X X Esperto in inserimento lavorativo soggetti svantaggiati Esperto in creazione di impresa Responsabile Coordinamento creazione d'impresa Esperti in creazione d'impresa/lav. autonomo Linea 3 Linea 4 Linea 5 Linea 6 Linea 7 X X X X X Linea 8 X X All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 55

56 Organismo Intermedio: Provincia di Chieti PROVINCIA DI CHIETI SETTORE N. 4 Politiche Attive del Lavoro Formazione Professionale, Istruzione, Centri per l impiego, Informatizzazione e Telefonia Dirigente di settore SETTORE N. 2 Politiche per personale e Sviluppo Organizzativo Gestione RU URP Ufficio Statistico Provinciale Dirigente di settore SERVIZIO P.O. FSE ABRUZZO SERVIZIO GESTIONE SILUS L. 68/1999 SERVIZIO VIGILANZA E CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO ATTIVITA P.O. FSE ABRUZZO GESTIONE P.O. FSE ABRUZZO N. persone coinvolte tot 3 a tempo pieno 3 CONTROLLO AMMINISTRATIV O E DOCUMENTALE N. persone coinvolte tot 1 a tempo pieno 1 PROGRAMMAZIO NE POLITICHE DEL LAVORO E FORMAZIONE N. persone coinvolte tot 3 a tempo pieno 3 COORDINAMENTO E MONITORAGGIO POLITICHE DEL LAVORO E FORMAZIONE N. persone coinvolte tot 2 a tempo pieno 2 N. persone coinvolte tot 2 a tempo pieno 1 N. persone coinvolte tot 3 a tempo pieno 3 CPI CHIETI N. persone coinvolte tot 7 a tempo pieno 7 CPI ORTONA N. persone coinvolte tot 8 a tempo pieno 8 CPI LANCIANO N. persone coinvolte tot 12 a tempo pieno 12 CPI VASTO N. persone coinvolte tot 15 a tempo pieno 15 AGENZIA FRANCAVILLA AL MARE N. persone coinvolte tot 12 a tempo pieno 12 AGENZIA CASTIGLIONE M.M. N. persone coinvolte tot 3 a tempo pieno 3 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 56

57 L assetto organizzativo rappresentato dall organigramma è stato approvato con Deliberazione della Giunta provinciale n. 118 del 17/4/2013 e prevede lo svolgimento delle seguenti attività. Il Servizio Gestione P.O. FSE Abruzzo: A) Attività Programmazione Politiche del lavoro e formazione Coordinamento delle attività di analisi dei fabbisogni formativi nel territorio provinciale Definizione delle linee attuative per gli Assi del PO di competenza; Redazione di bandi e avvisi e loro pubblicizzazione; Svolgimento delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni; Predisposizione degli atti di impegno delle risorse; Predisposizione e stipula contratti/convenzioni/affidamenti; Registrazione e conservazione dei dati relativi a ciascuna operazione nel sistema informativo. B) Attività Gestione Politiche del lavoro e formazione Redazione di documentazione e note di orientamento per i beneficiari e i soggetti attuatori relativamente alle modalità di gestione dei progetti cofinanziati, all adozione di un sistema contabile distinto, conformemente a quanto adottato dall AdG; Esecuzione delle procedure e del sistema di raccolta ed archiviazione dei documenti giustificativi relativi alle spese e dei dati di attuazione degli interventi per la predisposizione del RAE per le parti di competenza e delle informative da presentare al CdS; Elaborazione delle piste di controllo adeguate alla sorveglianza degli interventi nel rispetto del principio di sana gestione finanziaria; Comunicazione all AdG sulle irregolarità riscontrate nonché su importi da recuperare o revocati. Per le attività di diretta attuazione dell OI: Accertamento di entrata sulla disponibilità dei fondi sui capitoli dedicati. Per le attività indirette: Formulazione di proposte di aggiornamento del sistema di gestione e controllo; Ricezione delle domande di prefinanziamento, pagamento intermedio e saldo e verifica della correttezza e completezza della documentazione; Predisposizione riepilogo trimestrale per operazione e aggiornamento del sistema informativo; Predisposizione ed emissione delle liquidazioni relative ai prefinanziamenti, pagamenti intermedi e saldi; Realizzazione delle procedure gestionali connesse con la selezione delle operazioni (generazione CUP, vidimazione registri, autorizzazione rimodulazioni progettuali e di piano economico, rilascio attestati, etc.); C) Attività Coordinamento e monitoraggio Politiche del lavoro e formazione All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 57

58 Alimentazione del Sistema informativo ai fini del monitoraggio dell avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni; Aggiornamento del sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del Programma Operativo; Verifica della completezza e coerenza dei dati inseriti nel sistema informativo; Elaborazione e trasmissione all AdG dei dati monitoraggio finanziario, procedurale e fisico secondo le modalità convenute con l AdG; Elaborazione delle attestazioni periodiche di spesa e trasmissione all AdG di tutta la documentazione a supporto secondo le modalità convenute con l AdG; D) Attività Controllo amministrativo e documentale per le operazioni in cui il Beneficiario è diverso dalla Provincia di Chieti Controllo amministrativo e documentale sulla dimostrazione, da parte del beneficiario/attuatore, di aver sostenuto spese, in relazione al prefinanziamento; Controllo amministrativo e documentale on desk sul 100% delle domande di rimborso/attestazioni di spesa intermedi; Controllo amministrativo e documentale su un campione di giustificativi in originale rappresentativo di una spesa pari al 10% di ciascuna domanda di rimborso/attestazione di spesa; Il Servizio Vigilanza e controlli di I livello attività P.O. FSE Abruzzo: Verifiche in loco sulla base del campione di operazioni estratto inizialmente secondo la metodologia di campionamento adottata dall AdG ed aggiornato sulla base dell analisi dei rischi; Controllo sull effettivo aggiornamento del sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili; Adozione degli atti necessari a fronte di carenze/irregolarità riscontrate nel corso dei controlli di I livello; Comunicazione all AdG di eventuali irregolarità rilevate in corso di valutazione e relativo follow up sui controlli effettuati e sui provvedimenti adottati; Comunicazione all AdG circa eventuali procedimenti di carattere giudiziario, civile, penale o amministrativo in cui sono coinvolte le operazioni cofinanziate dal PO; Esame dei controlli effettuati dall AdA e definizione di interventi migliorativi e misure correttive sulla base delle segnalazioni dell AdA; Predisposizione della documentazione funzionale (es. check list) alla certificazione di spesa; Per le attività di diretta attuazione dell OI: Verifiche del rispetto della normativa relativa all informazione e pubblicità; Verifiche sulla corretta attuazione e di ammissibilità delle operazioni; Verifica della correttezza e completezza della documentazione afferente alle prestazioni eseguite ai fini del pagamento e della successiva rendicontazione; Verifica della sussistenza della documentazione amministrativa e contabile (SAL, fatture o altro documento contabile avente forza probatoria All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 58

59 equivalente, certificati di pagamento, documentazione relativa alle spese progettuale, normativa civilistica e fiscale, etc ) relativa alle prestazioni; Per le attività indirette: Analisi dei rischi e campionamento; Verifica delle procedure di selezione ed approvazione delle operazioni nel rispetto dei criteri di selezione approvati dal CdS e dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale; Verifiche in loco; Trasmissione degli esiti delle verifiche alla struttura competente per gli adempimenti susseguenti; Verifica amministrativa, documentale e contabile dei rendiconti finali e definizione del saldo; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 59

60 Organismo Intermedio: Provincia dell Aquila PROVINCIA DELL AQUILA DIPARTIMENTO II SVILUPPO LAVORO E FORMAZIONE SETTORE 2.1 POLITICHE DEL LAVORO, FORMAZIONE PROFESSIONALE E POLITICHE COMUNITARIE - Soggetto Responsabile O.I. - PROGRAMMAZIONE, COORDINAMENTO E MONITORAGGIO P.O. F.S.E. ABRUZZO N. Persone coinvolte 1 Cat.D3 1 Cat.C Tot. 2 COORDINAMENTO CENTRI PER L IMPIEGO AGENZIE FORMATIVE (Centri Provinciali di Formazione Professionale) VIGILANZA E CONTROLLO P.O. F.S.E. ABRUZZO N. Persone coinvolte 2 Cat.D 2 Cat.C oltre a 2 Cat.D Resp.li CFP 1 Cat.D CFP 2 Cat.C CFP 1 Cat.B3 CFP per le verifiche in loco Tot. 10 GESTIONE P.O. F.S.E. ABRUZZO N. Persone coinvolte 2 Cat.D 4 Cat.C 1 Cat.B3 Tot. 7 oltre ai dipendenti dei CPI per le attività di diffusione, animazione e supporto e per i servizi specialistici all impiego. CPI L AQUILA N. Persone coinvolte Tot. 19 CPI AVEZZANO N. Persone coinvolte Tot. 40 CPI SULMONA N. Persone coinvolte Tot. 25 CPI CASTEL DI SANGRO N. Persone coinvolte Tot. 8 CPFP L AQUILA N. Persone coinvolte Tot. 16 CPFP AVEZZANO n. Persone coinvolte Tot. 5 CPFP SULMONA N. Persone coinvolte Tot. 4 CPFP TAGLIACOZZO N. Persone coinvolte Tot. 3 2 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 60

61 L assetto organizzativo rappresentato dall organigramma è stato approvato con Deliberazione della Giunta Provinciale n. 9 del 3 gennaio 2011 e prevede lo svolgimento delle seguenti attività. Funzioni proprie dell Organismo Intermedio incardinate nell unità Programmazione, Coordinamento e Monitoraggio Progettazione degli interventi; Organizzazione delle attività; Predisposizione e manutenzione piste di controllo; Coordinamento monitoraggio e sistemi informativi. Funzioni proprie dell Organismo Intermedio incardinate nell unità Gestione FSE Istruttoria Avvisi pubblici; Animazione e informazioni; Selezione/valutazione; Gestione operativa degli interventi finanziati; Adozione piste di controllo per le attività di gestione; Verifiche amministrative e documentali per l erogazione del prefinanziamento; Inserimento dati sistemi informativi; Attestazioni periodiche della spesa ed elaborazione del rendiconto finale; Istruttoria preparatoria alla verifica della rendicontazione della spesa dei beneficiari terzi; Liquidazioni; Registrazione, archiviazione e conservazione dati e documenti di riferimento ai fini delle verifiche ispettive delle Autorità competenti. Funzioni proprie dell Organismo Intermedio incardinate nell unità Vigilanza e controllo Verifiche amministrative documentali laddove il beneficiario è la Provincia stessa; Adozione piste di controllo per le attività di vigilanza e controllo; Verifica amministrativo-contabile della rendicontazione della spesa presentata dai beneficiari terzi; Verifiche documentali propedeutiche alle verifiche in loco (in itinere ed ex post); Verifiche in loco su base campionaria; Verifiche amministrative documentali sulle attestazioni di spesa/domande di rimborso presentate dai beneficiari terzi; Comunicazione di eventuali irregolarità riscontrate; Registrazione, archiviazione e conservazione dati e documenti di riferimento ai fini delle verifiche ispettive delle Autorità competenti; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 61

62 Organismo Intermedio: Provincia di Pescara All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 62

63 Dal combinato disposto della Deliberazione di Giunta Provinciale n. 172 del 7 novembre 2012 e della Deliberazione di Giunta Provinciale n. 21 del 28 marzo 2013, l assetto organizzativo dell Organismo Intermedio è coerentemente inquadrato nell ambito dell assetto organizzativo dell Ente. Funzione proprie dell Organismo Intermedio incardinate nel Servizio Programmazione degli Interventi del Settore VII Programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il quadro delle competenze e risorse assegnate, nel rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale, delle disposizioni contenute nel PO FSE Abruzzo Obiettivo CRO e degli indirizzi e delle priorità formulate dall Autorità di Gestione; Predisposizione degli atti necessari per la previsione in bilancio, su capitoli dedicati, delle somme assegnate alla Provincia per l attuazione delle azioni cofinanziate FSE; Individuazione e adozione delle procedure di accesso ai finanziamenti in funzione della specifica tipologia di intervento da attivare nel rispetto delle disposizioni contenute nel PO FSE Abruzzo , dei criteri di selezione approvati dal CdS e, più in generale della normativa comunitaria, nazionale e regionale. Si farà sempre ricorso a procedure di evidenza pubblica attivando procedure di selezione delle operazioni in regime concessorio ovvero in regime contrattuale a seconda della tipologia dell intervento. Nel caso di operazioni selezionate in regime concessorio in cui i beneficiari degli interventi cofinanziati siano le imprese, sarà applicata la disciplina comunitaria vigente in materia di aiuti di stato. Accertamento e impegno delle risorse necessarie all attivazione delle operazioni; Selezione e approvazione delle operazioni in conformità con quanto stabilito nel dispositivo attuativo e facendo ricorso ad appositi nuclei di valutazione che procedano alla verifica dei profili di ricevibilità/ammissibilità e alla valutazione di merito e conseguente predisposizione, approvazione e pubblicazione delle graduatorie/aggiudicazione della gara; Verifica dell andamento delle attività complessive e dei singoli interventi messi in campo, supervisione e controllo budget complessivo (anche in itinere) ed eventuale riprogrammazione e/o rimodulazione; Acquisizione del CIG per gli affidamenti di servizi. Funzione proprie dell Organismo Intermedio incardinate nel Servizio Gestione degli Interventi del Settore VII Acquisizione del CUP per le operazioni ammesse; Predisposizione degli atti per l affidamento delle attività (o in alternativa stipula del contratto) ai Soggetti Attuatori/Aggiudicatari selezionati; Verifiche amministrative delle domande di prefinanziamento inoltrate dal beneficiario/soggetto attuatore; Verifica della presentazione della dimostrazione delle spese sostenute con il prefinanziamento, da parte del beneficiario/attuatore; Controllo della polizza fideiussoria preliminare alla stipula del contratto in esito all aggiudicazione; Controllo della polizza fideiussoria preliminare all erogazione del primo pagamento richiesto (prefinanziamento/pagamenti a rimborso/saldo) dal Beneficiario/Soggetto attuatore; Acquisizione e gestione di tutti i dati di monitoraggio fisico, procedurale e finanziario e alimentazione del Sistema di monitoraggio regionale; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 63

64 Gestione di tutti i rapporti con i Soggetti Attuatori selezionati (es. vidimazione registri; comunicazioni intermedie; modifiche dei preventivi e progettuali; etc); Predisposizione dell atto per l erogazione del finanziamento e trasmissione all organismo di pagamento (Settore II Economico e Finanziario); Istruttoria preliminare all approvazione dei rendiconti e trasmissione delle risultanze alla struttura competente per la parifica del rendiconto; Disposizione, qualora necessario, della revoca dell affidamento con conseguente revoca totale o parziale dell impegno e/o della liquidazione del pagamento e, se pertinente, del recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari e agli altri organismi coinvolti nell attuazione delle azioni, informando tempestivamente l Autorità di gestione per gli adempimenti di sua competenza; Conservazione ed archiviazione informatizzata dei dati contabili relativi a ciascuna operazione e dei dossier di tutte le operazioni contenenti tutti i dati relativi all attuazione necessari per la gestione finanziaria, per la sorveglianza, per le verifiche, per gli audit e per la valutazione, secondo gli standard definiti a livello comunitario, nazionale e regionale; Predisposizione per il successivo invio da parte dell RLA all AdG dell attestazione periodica di spesa alle scadenze stabilite; Predisposizione delle richieste di acconto e di tutta la documentazione necessaria e invio all AdG; Predisposizione della rendicontazione finale delle spese sostenute e di tutta la documentazione necessaria allegata e invio all AdG; Predisposizione ed invio della domanda di rimborso del saldo spettante, corredata dalla necessaria documentazione; Predisposizione e invio alla AdG delle informazioni necessarie relative alle linee di attività per elaborare il Rapporto Annuale di Esecuzione e il Rapporto finale di esecuzione del POR, nonché qualsiasi altra informazione richiesta ai sensi della normativa comunitaria e nazionale; Protocollazione della corrispondenza in entrata/uscita sul Protocollo informatico; Attuazione degli interventi informativi e pubblicitari nel rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dall art.69 del Regolamento generale e dagli artt. da 2 a 10 del Regolamento di Attuazione; Diffusione dei risultati e valorizzazione delle iniziative particolarmente significative. Funzione proprie dell Organismo Intermedio incardinate nel Servizio Vigilanza e Controllo del Settore I Verifica amministrativo-contabile della dimostrazione, da parte del beneficiario/attuatore, di aver sostenuto spese, in relazione al prefinanziamento, nei termini e con le modalità previste dalle Linee Guida vigenti; Verifica amministrativo-contabile on desk sul 100% delle domande di rimborso/attestazioni di spesa sia per le operazioni per le quali il Beneficiario è la Provincia di Pescara, sia per le operazioni per le quali il Beneficiario è diverso dalla Provincia di Pescara; Verifica su un campione di giustificativi in originale rappresentativo di una spesa pari al 10% di ciascuna domanda di rimborso/attestazione di spesa; Verifica della adozione da parte dei beneficiari di un sistema di contabilità separata e di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative alle singole operazioni; Verifica ed approvazione del rendiconto finale ; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 64

65 Determinazione del saldo spettante; Trasmissione degli atti di approvazione del rendiconto alla struttura competente per l erogazione del saldo; Verifiche in loco su base campionaria, sia in itinere che a conclusione degli interventi (ex-post), finalizzate al controllo contabile ed amministrativo delle operazioni; Trasmissione degli esiti delle verifiche alla struttura competente per gli adempimenti susseguenti; Disposizione, qualora necessario, della proposta di revoca dell affidamento e trasmissione al servizio gestione per gli adempimenti conseguenti. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 65

66 Organismo Intermedio: Provincia di Teramo All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 66

67 L assetto organizzativo rappresentato dall organigramma è stato approvato con Deliberazione di Giunta Provinciale (DGP) n. 485 del 09/09/2011 integrata dalla DGP n. 492 del 13/09/2011e successivamente dalla DGP n. 144 del 18 aprile 2013, che ne prevede lo svolgimento delle seguenti attività. Funzioni proprie dell Organismo Intermedio incardinate nell area Progettazione e Gestione interventi, Coordinamento, Mobilità, Collocamento Obbligatorio e SILUS, Settore B8 Politiche del Lavoro e Formazione (i) ai fini della Programmazione: programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il quadro delle competenze e risorse assegnate, nel rispetto della normativa comunitaria, nazionale e regionale, nell ambito della programmazione FSE e degli indirizzi e delle priorità formulate dall AdG; predisposizione degli atti necessari per la previsione in bilancio delle somme assegnate alla Provincia per l attuazione delle azioni cofinanziate dal FSE; individuazione e adozione delle procedure di accesso ai finanziamenti in funzione della specifica tipologia di intervento, da attivare nel rispetto dei criteri di selezione approvati dal CdS nonché delle disposizioni di cui alla normativa comunitaria, nazionale e regionale. selezione e approvazione delle operazioni in conformità al disposto del dispositivo attuativo, attraverso il ricorso ad apposite Commissioni di Verifica dei criteri di ammissibilità e ricevibilità delle candidature nonché, quando previsto, ad appositi Nuclei di Valutazione; predisposizione, approvazione e pubblicazione delle graduatorie/aggiudicazioni. (ii) ai fini della Gestione: acquisizione CIG/CUP e affidamento delle attività/stipula del contratto; verifiche amministrative delle domande di prefinanziamento inoltrate dal beneficiario/soggetto attuatore; Verifica della presentazione della dimostrazione delle spese sostenute con il prefinanziamento, da parte del beneficiario/attuatore; controllo della presenza e della validità delle polizze fideiussorie all atto della stipula del contratto e della erogazione del pagamento; attivazione, qualora necessario, delle procedure di revoca totale o parziale dell impegno e/o della liquidazione del pagamento e, se pertinente, del recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari; attività di verifica documentale e di istruttoria preliminare all approvazione dei rendiconti; predisposizione dell attestazione periodica di spesa e invio all AdG; predisposizione delle richieste di acconto e di tutta la documentazione necessaria e invio all AdG; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 67

68 predisposizione della rendicontazione finale delle spese sostenute e di tutta la documentazione necessaria allegata e invio all AdG; predisposizione ed invio della domanda di rimborso del saldo corredata dalla necessaria documentazione; protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita sul Protocollo Informatico dell Ente; predisposizione e invio all AdG di tutte le necessarie informazioni per l elaborazione del Rapporto Annuale di Esecuzione e per il Rapporto Finale di Esecuzione del PO, nonché qualsiasi altra informazione richiesta ai sensi della normativa nazionale e comunitaria; acquisizione e gestione di tutti i dati di monitoraggio fisico, procedurale e finanziario e alimentazione del Sistema di monitoraggio regionale; conservazione ed archiviazione informatizzata dei dati contabili relativi a ciascuna operazione e dei dossier di tutte le operazioni contenenti tutti i dati relativi all attuazione necessari per la gestione finanziaria, per la sorveglianza, per le verifiche, per gli audit, per la valutazione, secondo gli standard definiti a livello comunitario, nazionale e regionale; attuazione degli interventi informativi e pubblicitari nel rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dall art. 69 del Regolamento generale e dagli artt. Da 2 a 10 del regolamento di attuazione; Funzioni proprie dell Organismo Intermedio incardinate nel servizio Vigilanza e Controllo Fondo Sociale Europeo, Settore B7 Finanza e Contabilità, Politiche Comunitarie (iii) ai fini della Vigilanza e del Controllo delle operazioni: verifica amministrativo-contabile-finanziaria della dimostrazione, da parte del beneficiario/attuatore, di aver sostenuto spese, in relazione al prefinanziamento, nei termini e con le modalità previste dalle Linee Guida vigenti; verifica amministrativo-contabile-finanziaria on desk sul 100% delle domande di rimborso/attestazioni di spesa sia per le operazioni per le quali il Beneficiario è la Provincia di Teramo, sia per le operazioni per le quali il Beneficiario è diverso dalla Provincia di Teramo; verifica su un campione di giustificativi in originale rappresentativo di una spesa pari al 10% di ciascuna domanda di rimborso/attestazione di spesa; verifica della adozione da parte dei beneficiari di un sistema di contabilità separata e di una codificazione contabile adeguata per le transazioni relative alle singole operazioni; verifica ed approvazione dei rendiconti finali; determinazione dei saldi spettanti; trasmissione degli atti di approvazione dei rendiconti alla struttura competente per l erogazione del saldo; verifiche in loco su base campionaria, sia in itinere che a conclusione degli interventi (ex-post), finalizzate al controllo contabile ed amministrativo delle operazioni; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 68

69 trasmissione degli esiti delle verifiche alla struttura competente per gli adempimenti susseguenti; disposizione, qualora necessario, della proposta di revoca dell affidamento e trasmissione al servizio gestione per gli adempimenti conseguenti.; comunicazione al RLA di eventuali irregolarità riscontrate per gli adempimenti conseguenti e le comunicazioni agli organismo preposti. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 69

70 Organismo Intermedi0: Ass.for.SEO - Sovvenzione Globale Più Ricerca e Innovazione La Sovvenzione Globale Più ricerca e innovazione è finalizzata alla creazione di una comunità della conoscenza che contribuisca alla crescita imprenditoriale e allo sviluppo regionale e comprende le seguenti linee di intervento: - Linea di intervento A: a) Attività A.1 - Promozione e realizzazione di progetti di ricerca industriale, trasferimento tecnologico e sviluppo precompetitivo; b) Attività A.2 - Promozione e realizzazione di progetti di impresa ad alto contenuto tecnologico e/o innovativo; c) Attività A.3 - Promozione e realizzazione di progetti di mobilità interregionale e/o transnazionale; d) Attività A.4 - Promozione e realizzazione di progetti di innovazione organizzativa e manageriale; - Linea di intervento B: e) Attività B.1 - Sistema di assistenza e di supporto adeguato ai profili e ai fabbisogni dei destinatari (rete territoriale degli Innovation Points); f) Attività B.2 Servizi trasversali (promozione e animazione territoriale; attuazione, monitoraggio e controllo della Sovvenzione Globale) Si riporta di seguito l organigramma e funzionigramma dell Organismo Intermedio, con indicazione delle funzioni delle unità e del numero dei posti assegnati a tali Unità. Direttore del Progetto Svolge funzioni di direzione e coordinamento Unità Gestione Numero di posti assegnati: 14 esperti Unità Controllo Numero di posti assegnati: 5 esperti Svolge le seguenti funzioni: Svolge le seguenti funzioni: Attuazione e gestione delle Linee di intervento della Sovvenzione Globale Monitoraggio Attestazione e certificazione della spesa all Autorità di Gestione Verifiche di gestione, amministrative e in loco, di cui all Art. 13 del Reg. (CE) n. 1083/2006 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 70

71 L Organismo Intermedio Responsabile dell attuazione delle operazioni per la Sovvenzione Globale Più ricerca e innovazione è rappresentato dal Referente dell Organismo Intermedio, Direttore del Progetto, ed è organizzato in due Unità operative, una di Gestione e l altra di Controllo. Infatti, nel rispetto del principio di separazione delle funzioni, di cui agli Artt. 58 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006, le funzioni di gestione, monitoraggio e rendicontazione sono attribuite ad una Unità Gestione, mentre è attribuita all Unità Controllo la realizzazione delle verifiche di cui all Art. 13 del Regolamento (CE) n. 1083/2006, in attuazione dell Art. 60, lettera b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e tenendo conto delle pertinenti disposizioni del Manuale e delle Linee Guida dell Autorità di Gestione e relative checklist e modulistica. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 71

72 2.1.2 Procedure scritte elaborate per il personale dell organismo intermedio (data e riferimento) Le procedure scritte per il personale dell Organismo Intermedio sono quelle descritte nel Manuale delle procedure dell A.d.G. e nelle Linee Guida operative per l attuazione degli interventi vigenti Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle operazioni (se non già fornite al punto 2.2.3) Le procedure di cui al punto sono le stesse per l Amministrazione e per l OI Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006] (se non già descritta al punto 2.2.4) Le procedure di cui al punto sono le stesse per l Amministrazione e per l OI Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5) Le procedure di cui al punto sono le stesse per l Amministrazione e per l OI. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 72

73 4. AUTORITA DI CERTIFICAZIONE 4.1. L Autorità di Certificazione e le sue funzioni Data e forma della designazione formale che autorizza l Autorità di Certificazione a svolgere le proprie funzioni Con Deliberazione della Giunta Regionale della Regione Abruzzo n. 567 dell 11 giugno 2007 è stato istituito il Servizio Autorità di Certificazione e lo stesso è stato autorizzato allo svolgimento delle proprie funzioni in relazione ai programmi operativi della programmazione comunitaria Dal 10 maggio 2012 il Dirigente del Servizio è la Dott.ssa Francesca Iezzi Indicazione delle funzioni svolte dall autorità di certificazione L Autorità di Certificazione (A.d.C.) adempie a tutte le funzioni attribuite a tale organo dal Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006, secondo le modalità definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e dalla normativa nazionale. In particolare essa è incaricata dei compiti seguenti: a) elaborare e trasmettere alla Commissione le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di pagamento; b) certificare che: - la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili; - le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e nazionali; c) garantire, ai fini della certificazione, di aver ricevuto dall'autorità di Gestione (A.d.G.) informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle dichiarazioni di spesa; d) tener conto, ai fini della certificazione, dei risultati di tutte le attività di audit svolte dall'autorità di Audit o sotto la sua responsabilità; e) mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione; f) tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati sono restituiti al bilancio generale dell'unione europea prima della chiusura del programma operativo detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva. L A.d.C. trasmette inoltre, entro il 30 aprile di ogni anno, alla Commissione Europea, per il tramite dell Organismo Nazionale di Coordinamento per la Trasmissione (IGRUE), una previsione estimativa degli importi inerenti le domande di pagamento per l esercizio finanziario in corso e per quello successivo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 73

74 L A.d.C. predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento siano inoltrate, per il tramite dell Amministrazione Capofila di Fondo, alla Commissione Europea, con cadenza periodica, nella misura del possibile tre volte l anno. Affinché la Commissione possa procedere ad un pagamento entro l anno in corso, la domanda di pagamento è presentata, al più tardi, entro il 31 ottobre, con la possibilità di presentare un ulteriore domanda di pagamento, ove necessaria per evitare il disimpegno automatico delle risorse, entro il 31 dicembre di ogni anno. I rapporti tra l A.d.G. e l A.d.C. sono definiti da apposite procedure scritte Funzioni formalmente delegate dall Autorità di Certificazione (funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) Non pertinente Organizzazione dell Autorità di Certificazione Organigramma e funzioni delle unità (compreso il numero) Il Servizio A.d.C. è stato istituito nell ambito della Direzione Riforme Istituzionali, Enti Locali, Bilancio, Attività Sportive e svolge le funzioni di Autorità di Certificazione per il POR FSE, il POR FESR, il PAR FAS e l IPA Adriatico. DIREZIONE RIFORME ISTITUZIONALI, ENTI LOCALI, BILANCIO E ATTIVITA SPORTIVE SERVIZIO AUTORITA DI CERTIFICAZIONE UFFICIO CERTIFICAZIONE E PAGAMENTO 1 UFFICIO CERTIFICAZIONE E PAGAMENTO 2 La dotazione attuale del personale è composta da un Dirigente quale Autorità di Certificazione, da n.2 dipendenti di Cat. D, da n. 2 dipendenti di Cat. C, da n. 2 dipendenti di Cat. B. Al servizio è stata richiesta l assegnazione di altro personale in considerazione dei compiti attribuiti. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 74

75 Il servizio è supportato da una Assistenza tecnica specialistica. Relativamente alle funzioni di Autorità di Certificazione del POR FSE, il Servizio svolge le seguenti attività: - effettua controlli di sistema sull Autorità di Gestione e sugli Organismi Intermedi e controlli documentali a campione; - tiene una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione; - tiene la contabilità degli importi ritirati, recuperati e i recuperi pendenti e trasmette alla Commissione Europea la relativa dichiarazione annuale; - predispone la certificazione della spesa ed elabora le domande di pagamento intermedie e finali, tenendo conto dei recuperi e delle soppressioni, nonché degli esiti dei controlli dell A.d.G. e dell A.d.A.; - effettua le comunicazioni di previsione di spesa per l esercizio in corso e per quello successivo. Sulla base delle risultanze contabili dell A.d.C., i Servizi Risorse Finanziarie e Ragioneria effettuano, per le parti di relativa competenza, l accertamento in entrata delle quote di cofinanziamento statale e comunitario, la riscossione e l assegnazione dei rimborsi e provvedono alla verifica dell equilibrio di bilancio Procedure scritte elaborate per il personale dell autorità di certificazione (data e riferimento) Con deliberazione n. 680 del è stato approvato dalla Giunta Regionale, per la programmazione 2007/2013, il Manuale delle procedure dell A.d.C. nel quale sono state definite e codificate le procedure interne adottate dal personale dell A.d.C., in relazione alle funzioni attribuite dai Regolamenti comunitari, dalla normativa nazionale e regionale di settore e dallo stesso POR FSE, nonché gli strumenti di controllo (check list) che verranno utilizzati per i diversi adempimenti. Il Manuale è stato pubblicato sul Bura n. 63 Speciale del e, in formato elettronico, nel Sito Internet della regione Abruzzo all interno della sezione dedicata alla struttura della Direzione programmazione risorse umane finanziarie e strumentali, all interno della quale opera il Servizio A.d.C.. In data 26 novembre 2008 il Manuale è stato ufficialmente presentato, nel corso di un apposito incontro, all A.d.G. del POR FSE. L A.d.C. ha, inoltre, indirizzato alle altre autorità e strutture coinvolte nella gestione e controllo del POR FSE le circolari applicative di seguito elencate: o Circolare nn. 1 e 2 del aventi ad oggetto, rispettivamente, il processo di certificazione della spesa cofinanziata dal FSE e il sistema dei controlli dell A.d.C. o Circolare n.1 del 11 dicembre 2009 avente ad oggetto Programmi operativi FESR e FSE Abruzzo Istruzioni per la certificazione delle spese e la trasmissione dei dati relativi a irregolarità, recuperi e soppressioni. In data 12 Ottobre 2009 con Determinazione n.db6/9 l A.d.C. ha provveduto all integrazione delle Piste di Controllo (Flow charts del circuito finanziario e All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 75

76 certificazione della spesa) e del metodo di campionamento contenenti le indicazioni proposte dall Autorità di Audit (a seguito dell audit di sistema del 30 marzo 2009 e che sostituiscono quelli definiti nel Manuale approvato con deliberazione n. 680 del Certificazione delle dichiarazioni di spesa Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione, e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione Le procedure relative alla redazione, alla certificazione e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione prevedono i seguenti passaggi principali: L A.d.G. inserisce le informazioni relative alle operazioni finanziate a valere sul PO, tenendo conto del livello minimo di informazioni richiesto dall articolo 15 e dall allegato III del Reg. (CE) 1828/2006. Le informazioni inserite in banca dati, dovranno riportare il dettaglio dei singoli giustificativi di spesa, compresi i dati relativi alle quietanze di pagamento; L A.d.G., registra e archivia le dichiarazioni di spesa ricevute dai responsabili di linee di attività., verifica le spese ammissibili per ciascuna operazione e, dopo aver fatto tutti i propri controlli di competenza, valida i dati di spesa del periodo, predispone un riepilogo generale delle spese certificabili e trasmette la proposta di certificazione all A.d.C., corredata da una dichiarazione di regolarità delle spese. L A.d.G. dichiara: la conformità delle spese ai criteri di ammissibilità stabiliti dall articolo 56 del regolamento CE 1083/2006 e dall art. 11 del regolamento CE 1081/2006, alla normativa comunitaria, nazionale, regionale e la compatibilità con il PO; la corrispondenza delle spese sostenute dai beneficiari alle operazioni selezionate nel quadro del programma operativo conformemente alle condizioni relative alla concessione di contributi pubblici a norma dell articolo 78, paragrafo 1 del regolamento (CE) n. 1083/2006 e la loro conformità alle norme comunitarie e nazionali applicabili e in particolare: - le norme sugli aiuti di Stato; - le norme relative alla giustificazione degli anticipi nel contesto degli aiuti di Stato a norma dell articolo 87 del trattato coperti dalle spese sostenute dal beneficiario entro un termine di tre anni; - le norme sugli appalti pubblici (se pertinente); la presenza di documenti giustificativi verificabili e rintracciabili. l A.d.C. protocolla il riepilogo generale e procede alle proprie verifiche,, come descritto in dettaglio nel paragrafo l A.d.C. elabora le dichiarazioni certificate di spesa e le relative domande di pagamento nel formato previsto dall allegato X del Regolamento CE 1828/2006 e le trasmette alla Commissione Europea, tramite l IGRUE, attraverso il sistema SFC La presentazione delle Certificazioni di spesa avverrà con cadenza periodica almeno una volta l anno; Prima di presentare la certificazione delle spese, l A.d.C. provvede ad effettuare eventuali detrazioni, alla luce dell avanzamento dei recuperi o delle soppressioni All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 76

77 totali o parziali, che saranno riportate annualmente in maniera analitica nell allegato XI del regolamento CE 1828/2006, tenendo conto anche degli interessi recuperati. L A.d.C. comunica all Autorità di Gestione l avvenuta certificazione delle spese dichiarate nonché le spese ritenute non certificabili, indicandone le motivazioni. la Commissione Europea e l IGRUE ricevono la dichiarazione certificata di spesa e la corrispondente domanda di pagamento e svolgono l attività istruttoria rispettivamente sulla quota di contributo FSE e nazionale; la Commissione Europea rimborsa tramite l IGRUE la quota di contributo FSE; l IGRUE riceve la quota di contributo FSE ed eroga la quota di contributo FSE e la quota di contributo nazionale a favore dell A.d.C.. Il diagramma sottostante riepiloga i processi, le procedure e le funzioni dell A.d.C. in ordine alla dichiarazione e certificazione dei pagamenti. Flussogramma delle Procedure relative alle attestazione di spesa Beneficiario Responsabile linea di attività Autorità di Gestione Autorità di Certificazione MLPS - IGRUE Commissione Europea Descrizione dei provvedimenti presi dall Autorità di Certificazione per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all art. 61 del regolamento (CE) n. 1083/2006 Così come richiesto dall articolo 61 del regolamento CE 1083/2006 del Consiglio dell 11 luglio 2006, tra i compiti più importanti dell A.d.C. di un programma All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 77

78 operativo vanno annoverati l elaborazione e la trasmissione alla Commissione Europea delle dichiarazione certificate delle spese e delle domande di pagamento, una tenuta della contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione ad un operazione e la restituzione al bilancio generale dell Unione Europea degli importi recuperati prima della chiusura del programma operativo attraverso la detrazione degli stessi dalla prima dichiarazione di spesa successiva al recupero. L A.d.C. verifica la correttezza e la fondatezza delle spese e delle operazioni dichiarate ed in particolare effettua le seguenti verifiche: 1. verifiche di correttezza e fondatezza della spesa; 2. verifiche di qualità sistema; 3. verifiche a campione delle operazioni su base documentale Tenuto conto delle modifiche ed integrazioni apportate al Reg. (CE) 1083/2006 del Consiglio dai regolamenti (CE) n.85/2009 del 18/01/2009 e n.204/2009 del 7/04/2009 ed al Reg. (CE) n.1828/2006 della Commissione dal Reg. (CE) n.846/2009 del 1/09/2009, con Circolare n.1 del 11/12/2009 il Servizio AdC ha ritenuto di aggiornare le procedure descritte nel Manuale, volte alla certificazione della spesa e alle elaborazioni delle domande di pagamento, nonché quelle finalizzate alla corretta tenuta del Registro dei Recuperi e alla trasmissione annuale alla Commissione Europea dei dati relativi agli importi ritirati e recuperati, ai recuperi pendenti e agli importi non recuperabili. Nella stessa Circolare n.1/2009, altresì è stato precisato che gli allegati da 7 a 14 del Manuale delle procedure dell Autorità di Certificazione, devono intendersi modificati ope legis in conformità agli allegati IV e V del Regolamento (CE) n.846/2009 della Commissione. Al fine di migliorare l intero processo di Certificazione, l A.d.C. con nota prot. n. RA/ del 2/07/2012 ha provveduto a definire la tempistica di inoltro da parte dell A.d.G. della Dichiarazione di spesa e della necessaria documentazione a corredo, stabilendo che tale documentazione debba essere trasmessa entro il 30 giorno precedente alla scadenza programmata/fissata di volta in volta per la Certificazione e per la domanda di pagamento. In considerazione delle recenti disposizioni della Commissione europea in merito al trattamento dell assistenza retrospettiva, come da nota COCOF EN, qualora l A.d.G. opti per un finanziamento retrospettivo dovrà provvede a inviare all A.d.C. tutta la documentazione a supporto dell ammissibilità dell operazione, comprese apposite check-list adeguatamente compilate. Tale documentazione dovrà essere trasmessa all A.d.C. secondo i termini stabiliti nella nota prot. n. RA/ del 2/07/2012 sopra richiamata. Verifiche di correttezza e fondatezza della spesa Le verifiche sono finalizzate in particolare ad assicurare che le dichiarazioni delle spese dell A.d.G. siano corrette, provengono da sistemi di contabilità affidabili, siano basate su documenti giustificativi verificabili, siano state sottoposte a un controllo di ammissibilità alla normativa comunitaria, nazionale e regionale e siano state selezionate in base a criteri di selezione prestabiliti, nel rispetto della normativa. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 78

79 Ricevuta la proposta di certificazione da parte dell A.d.G., l A.d.C., in primo luogo, verifica la correttezza e completezza della proposta di certificazione, della documentazione di supporto e la corrispondenza dei dati di spesa ammissibile, risultanti dal riepilogo generale della dichiarazione di spesa dell A.d.G., con la documentazione presentata a corredo (comprese le attestazione di spesa dei singoli Responsabili di Linea) e con i dati inseriti nel sistema informativo regionale. Inoltre, l A.d.C. verifica che gli importi di spesa a livello di ciascuna operazione, indicati nelle dichiarazioni di spesa ricevute dall A.d.G., siano coerenti con le informazioni registrate nel sistema informatizzato di cui all art. 60 lettera c), ed in particolare: - importi dei singoli documenti giustificativi di spesa, - importo di spesa ammissibile risultante dal controllo di primo livello, - valore del contributo ammissibile erogato, - estremi dell atto ufficiale dell A.d.G. relativo all approvazione della lista progetti contenente l operazione in esame. Questi controlli avverranno prevalentemente attraverso un sistema di verifica incrociato sui dati inseriti nel sistema informativo contabile e sulla presenza delle condizioni essenziali per l ammissibilità della spesa tenendo anche conto dei risultati delle attività di controllo, di verifiche di audit poste in essere dall A.d.G. e dall A.d.A.. Verifiche di qualità di sistema I controlli di qualità (verifiche di qualità del sistema) riguardano la correttezza, l efficacia e l affidabilità dei sistemi di gestione e controllo; si svolgono presso l A.d.G., gli altri Uffici regionali responsabili dell attuazione del POR FSE Abruzzo , nonché presso gli organismi intermedi. I principali aspetti oggetto di controllo saranno: la verifica della separazione delle funzioni, l applicazione di una sana gestione finanziaria, l esistenza di una adeguata pista di controllo, la coerenza fra spese rendicontate all A.d.C. e la documentazione contabile a sostegno, la rispondenza delle procedure di selezione dei progetti applicate rispetto a quanto preventivato, la correttezza dei tassi di cofinanziamento applicati, la coerenza con le politiche comunitarie, la realizzazione dei controlli di I livello previsti, l informazione diffusa e la relativa pubblicità, la notifica dei regimi d aiuto, la contabilità degli importi da recuperare, i fattori di rischio inerenti. In particolare si provvede a verificare: - l organizzazione preposta alla gestione e al controllo (di primo livello) delle operazioni; - i processi e le attività gestionali; - le attività di controllo di primo livello; - i sistemi di monitoraggio, di contabilità, di archiviazione dei risultati di controllo; - gli strumenti di controllo, in particolare le check list allegate alle Dichiarazioni di spesa dell A.d.G.. La verifica di sistema avrà inizio con l acquisizione e l analisi della corrispondente pista di controllo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 79

80 La pista di controllo, in quanto descrizione scritta delle procedure amministrative poste in essere dall A.d.G., permette di ricostruire il percorso di attuazione dell azione. Sulla base delle indicazioni fornite dalla pista di controllo, il controllore, presa visione della documentazione generale del Programma presso l A.d.G. della Regione Abruzzo, verifica le procedure poste in essere dall A.d.G. e dai soggetti responsabili dei controlli di I livello. Tale valutazione sarà quindi testata attraverso le verifiche su singole operazioni scelte casualmente, accertando la conformità di quanto realizzato con la descrizione fornita nella pista di controllo, nonché l esattezza delle rendicontazioni di spesa presentate. La verifica di qualità del sistema viene effettuata attraverso l utilizzo di un apposita check list (cfr. Allegato 3 del Manuale delle Procedure dell Autorità di Certificazione ) e le conclusioni di tali analisi verranno riportate in un verbale (cfr. Allegato 4 Manuale delle Procedure dell Autorità di Certificazione ). La check list contiene gli elementi principali che dovranno essere valutati, nel verbale confluiranno, invece, tutte le osservazioni sul sistema di gestione e controllo analizzato. Le verifiche di qualità del sistema verranno effettuate ogni qual volta l A.d.C. lo riterrà opportuno, in seguito a modifiche del sistema di gestione e controllo e alla luce dell andamento e dei risultati dei controlli effettuati anche da altri soggetti (A.d.A., Guardia di Finanza, Commissione Europea, Corte dei Conti, etc.). Verifiche a campione delle operazioni su base documentale Le verifiche a campione su base documentale, sono finalizzate ad assicurarsi che: - le informazioni sottostanti alle Dichiarazioni di spesa dell A.d.G. alle check list di controllo di primo livello e alle registrazioni sul sistema informatizzato siano convalidate dalla documentazione giustificativa di spesa; - la documentazione giustificativa di spesa è corretta e conforme alla normativa; - le spese risultanti dalla documentazione giustificativa sono ammissibili ai sensi della normativa comunitaria e nazionale; - le operazioni sono state selezionate in conformità ai criteri di selezione prestabiliti e concretamente soddisfano tali criteri. I controlli, come meglio descritto nel Manuale delle procedure dell A.d.C., saranno effettuati attraverso apposite check list, e saranno volti a verificare: che la spesa sia stata sostenuta nel periodo di ammissibilità previsto dalla normativa, dal Programma Operativo, dal bando o avviso pubblico per la selezione dell operazione, dal contratto o convenzione di riferimento; che la spesa sia relativa alle categorie ammissibili stabilite dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale, dal Programma Operativo, dal bando o avviso pubblico per la selezione delle operazioni e, ove previsto, dal contratto o convenzione stipulato; che la spesa sia relativa a un operazione correttamente inserita nell elenco dei progetti, prodotto dall A.d.G.; che il contributo erogato per l operazione in esame sia stato correttamente misurato rispetto a quanto stabilito nel bando o avviso pubblico e nel All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 80

81 contratto o convenzione di riferimento nonché rispetto all importo di spesa rendicontata e considerata ammissibile; presenza e completezza anche consultando il sistema informativo gestionale - delle check list dei controlli di primo livello allo scopo di accertare la correttezza e la corrispondenza dei dati inseriti; registrazione nel sistema informatizzato e avvenuta comunicazione alle Autorità competenti delle irregolarità rilevate durante i controlli, con particolare riferimento alla compilazione e trasmissione e aggiornamento delle schede OLAF, previste ai sensi dell art. 28 e 30 del Regolamento CE 1083/2006; che la dichiarazione di spesa contenga l indicazione esatta della spesa ammissibile per l operazione da essa sottoposta a verifica; che la spesa rendicontata dal soggetto beneficiario e ritenuta ammissibile e il contributo erogato e correttamente calcolato per l operazione siano rilevabili nel sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione di cui alla lettera c) dell art. 60 del Reg. (CE) 1083/2006; che tutti i documenti giustificativi di spesa siano correttamente archiviati in originale o sottoforma di copia conforme presso gli uffici indicati nella pista di controllo. L A.d.C. assicurerà inoltre la tenuta di una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione. La Contabilità sarà tenuta, partendo dai dati analitici contenuti nel database dell A.d.G., previsto ai sensi dell art. 60 comma 3 del Regolamento CE 1083/2006, e conterrà tutti i dati relativi alle certificazioni delle spese trasmessi alla Commissione Europea. Il sistema contabile è descritto dettagliatamente nel paragrafo e 2. Metodologia di campionamento L A.d.C. procederà, all estrazione di un campione di progetti da sottoporre a controllo documentale. Il campione, nella misura almeno del 5% della spesa per la quale l A.d.G. richiede la certificazione, è selezionato tra i progetti inseriti nella Dichiarazione di spesa dell A.d.G. sulla base di un campionamento statistico casuale. La procedura di selezione dovrà soddisfare i seguenti requisiti: (a) tutti i progetti avranno una probabilità non nulla di entrare a far parte del campione; (b) ogni progetto sarà individuato attraverso un codice unico di progetto che rimarrà invariato nel corso di tutto il ciclo di vita del progetto stesso e quindi in tutte le fasi del controllo. Nel determinare il campione, l A.d.C. accerterà che le sue verifiche non si sovrappongono con quelle dell A.d.A. o di altri Organismi di controllo. Nel caso in cui, a seguito del controllo, vengano rilevati errori nel campione gli stessi saranno proiettati sulla popolazione. A tal fine si calcolerà, rispetto all operazione campionata in cui è presente l errore, l incidenza in termini percentuali della spesa irregolare sul totale della spesa da certificare. L operazione verrà ripetuta per ogni errore nel campione. La somma degli errori così proiettati rappresenterà l importo irregolare che ci si può aspettare nella popolazione. Il All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 81

82 tasso di errore atteso a livello di programma sarà dato, pertanto, dal rapporto tra l importo irregolare e il valore finanziario dell intero elenco delle operazioni da certificare e dovrà essere inferiore al 2%. In caso contrario (tasso di errore superiore al 2%) si procederà ad un approfondimento del controllo e ad un analisi delle cause e la procedura di certificazione verrà temporaneamente sospesa. La sospensione della certificazione sarà comunicata formalmente all A.d.G. che dovrà fornire tutti gli elementi necessari per la risoluzione delle criticità riscontrate. Una volta sanate le eventuale criticità si procederà alla certificazione della spesa e all inoltro della domanda di pagamento alla Commissione Europea Disposizioni riguardanti l accesso dell Autorità di Certificazione alle informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati dall Autorità di Gestione, dagli organismi intermedi e dall Autorità di Audit L A.d.C. ha accesso al sistema informativo dell A.d.G. dal quale risultano il dettaglio delle operazioni finanziate, conformemente a quanto previsto dall articolo 15 e dall allegato III del Reg. (CE) 1828/2006. Dal sistema informativo, l A.d.C. avrà accesso all informazione relativa agli esiti dei controlli di 1 livello realizzati da parte dell A.d.G.. L A.d.A. assicurerà la trasmissione periodica all A.d.C. degli esiti dei controlli effettuati sia a livello di sistema che a livello delle operazioni, secondo le modalità che saranno concordate tra le due autorità Sistema contabile Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come base per la certificazione delle spese alla Commissione La Regione provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria, nazionale e regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria. Il sistema contabile a livello di Programma Operativo è fondato su due linee: 1. Il bilancio regionale e relativa contabilizzazione di entrate e pagamenti. La gestione del sistema contabile regionale è articolata in Capitoli competenza cassa. Le registrazioni contabili sono curate dalla Ragioneria. 2. Il sistema contabile del POR fondato su impegni ed attestazioni di spesa per i Beneficiari. Questo sistema è utilizzato per il monitoraggio finanziario e rappresenta la base dati per la certificazione delle spese alla Commissione. Dal punto di vista informatico, le operazioni sono supportate dai sistemi attivati presso gli Uffici di Ragioneria e di Bilancio della Regione e da apposita integrazione tra il sistema gestionale-contabile ed il sistema informativo gestionale a livello regionale, nonché di colloquio tra detto sistema ed il sistema nazionale IGRUE. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 82

83 Grado di dettaglio del sistema contabile L articolo 61 lettera b) del Reg. 1083/2006 stabilisce che l A.d.C., nell elaborazione delle domande di pagamento, deve certificare che la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili. A tal fine, come previsto dall art. 60 lettera d) del Reg. 1083/2006, l A.d.G. ha la responsabilità di garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione adeguata per tutte le transazioni relative all operazione, ferme restando le norme contabili nazionali. In particolare il sistema contabile fornirà almeno le seguenti informazioni: Titolo dell operazione; Codice di Monitoraggio di riferimento; Codice Unico di Progetto (ai sensi della L. 3/2003); Importo di spesa programmato; Importo ed estremi dell atto o degli atti di impegno di spesa relativi all operazione; Importo, tipologia ed estremi dei documenti relativi alla spesa sostenuta (fatture quietanzate o documenti contabili avente forza probatoria equivalente); Importo, tipologia e estremi dei titoli di pagamento o delle quietanze liberatorie; Estremi di registrazione nei libri contabili obbligatori o nella contabilità pubblica; le operazioni sospese o revocate totalmente o parzialmente, in particolare per irregolarità o frodi; le operazioni oggetto di controlli effettuati, sia documentali che in loco, da parte del responsabile dell attuazione, delle Unità di Controllo e degli uffici periferici dell amministrazione regionale, nonché di qualunque altro organismo di ispezione e controllo comunitario, nazionale, regionale, le relative check list e gli esiti dei controlli; il livello degli impegni giuridicamente vincolanti; le spese sostenute per ogni operazione con l indicazione dell asse, della categoria, del beneficiario, del percettore e relativo codice fiscale o partita IVA, dell ubicazione del progetto, di quello delle anticipazioni a norma dell articolo 87, della data in cui la spesa è stata sostenuta, dell importo, estremi, descrizione e ubicazione dei documenti giustificativi; Il sistema informativo contabile in corso di finalizzazione è stato strutturato sulle reali esigenze della Regione nel suo complesso e delle diverse Autorità coinvolte nella gestione degli interventi. Il sistema contabile è stato attuato sulla base dei seguenti elementi: All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 83

84 miglioramento e semplificazione delle procedure di trasferimento a tutti i livelli, al fine di rendere le risorse più rapidamente disponibili per i beneficiari finali, attraverso la massima informatizzazione delle procedure e la riduzione dei tempi di accreditamento della Tesoreria, anche mediante specifiche disposizioni per le azioni cofinanziate dal programma; la creazione di strumenti più efficienti per la raccolta dei dati inclusi nelle dichiarazioni di spesa e la definizione di procedure di controllo incrociato che assicurino la coerenza tra le informazioni di carattere finanziario contenute nei rapporti annuali e le dichiarazioni di spesa stesse, prima della loro presentazione alla Commissione Europea. Ciò anche attraverso l attività di un sistema centrale di monitoraggio interno, composto da una struttura di risorse umane qualificate che raccolga in un unica sede i dati finanziari elaborati nell ambito dei vari livelli sottostanti e controlli la coerenza di dette informazioni. Il sistema di gestione e di controllo è finalizzato a: la definizione delle funzioni degli organismi coinvolti nella gestione e nel controllo e la ripartizione delle funzioni all'interno di ciascun organismo; l'osservanza del principio della separazione delle funzioni fra tali organismi e all'interno degli stessi; procedure atte a garantire la correttezza e la regolarità delle spese dichiarate nell'ambito del programma operativo; sistemi di contabilità, sorveglianza e informativa finanziaria informatizzati; disposizioni per la verifica del funzionamento dei sistemi; sistemi e procedure per garantire una pista di controllo adeguata; procedure di informazione e sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati. In particolare le linee di sviluppo seguite per il sistema sono state indirizzate verso la possibilità di permettere la gestione di dati e per consentire la cooperazione fra i diversi soggetti coinvolti nel processo di programmazione, gestione, monitoraggio, rendicontazione e controllo degli investimenti. Il sistema è stato scelto con lo scopo di assicurare la possibilità di colloquio con i sistemi di monitoraggio della Regione e nazionali, garantendo la disponibilità di tracciati informativi contabili conformi alle specifiche di colloquio definite su scala nazionale. le caratteristiche valutate al fine di strutturare il sistema sono di seguito riportate: 1. UNICO: il sistema è concepito come un gestore di progetti. Esso costituisce l unità di base per le funzionalità di gestione, di monitoraggio e di certificazione INDIPENDENTEMENTE dal programma o dalla fonte che ne assicura il finanziamento. Tale caratteristica consente di gestire l intero ciclo di vita delle operazioni, e rappresenta lo strumento di riferimento unico per il controllo degli investimenti finanziati con risorse europee, nazionale e/o regionali. 2. SPECIFICO: è prevista la gestione di set informatici specifici per tipologia di operazione e per modalità di gestione. Tale caratteristica consente di assicurare a ciascuna fattispecie progettuale un set informativo adeguato e All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 84

85 realmente rispondente alle esigenze di gestione, monitoraggio e certificazione dei progetti. 3. COOPERATIVO: il sistema è un applicativo web, che consente di far si che chi produce l informazione la imputa, cooperando alla stratificazione di un pacchetto di informazioni che saranno impiegate ai fini della gestione, monitoraggio e successiva certificazione della spesa. Il trattamento delle informazioni imputate nel sistema è soggetto ad uno specifico workflow concepito in conformità al percorso amministrativo dell informazione. 4. INTEROPERABILE: è un applicativo aperto, che consente il colloquio con gli altri sistemi. Sarà ovviamente necessario definire preventivamente i protocolli di interoperabilità con gli applicativi con i quali si intende colloquiare. 5. GESTIONALE: l utente è supportato nelle proprie attività quotidiane di gestione, al fine di produrre le informazioni occorrenti al monitoraggio e quindi all A.d.C.. Il ciclo di vita delle entità è gestito e supportato mediante specifiche funzionalità. Il sistema nel suo complesso deve essere in grado di consentire l integrazione delle attività di controllo eseguite dalle diverse Autorità coinvolte (A.d.G., A.d.C., e A.d.A.) che, aggiornato con gli esiti dei singoli controlli, permette l aggregazione delle analisi disponibili per un costante ed adeguato flusso informativo. Il sistema così strutturato può assicurare la trasparenza e la tracciabilità delle informazioni necessarie ad alimentare il sistema di controllo per garantire all A.d.C., ai sensi dell art. 61 del regolamento, di assicurarsi della correttezza e dell ammissibilità delle dichiarazioni di spesa. Il sistema deve essere organizzato con funzionalità tali da consentire una serie di controlli incrociati da parte dell A.d.C. tali da garantire che i dati inseriti nelle dichiarazioni di spesa da inoltrare alla Commissione poggino su sistemi affidabili, tenendo anche conto dei risultati delle attività di controllo, di verifiche e di audit posti in essere dall A.d.G. e dall A.d.A Importi recuperati Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno comunitario Contestualmente alla segnalazione dell irregolarità da parte dell organo decisionale competente l A.d.G. procede al recupero delle risorse indebitamente erogate emanando gli atti di sospensione e revoca del finanziamento indebitamente corrisposto al beneficiario. Parallelamente, anche attraverso il caricamento dei dati nel sistema informativo, l A.d.G. provvede ad informare l A.d.C. della irregolarità e della procedura di recupero avviata. L A.d.C. ha il compito di: tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione ad un operazione; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 85

86 restituire, dopo il recupero, gli importi relativi a pagamenti irregolari, maggiorati degli interessi di mora a fronte delle operazioni dell AdG effettuate in merito, deducendo l importo in questione nella successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento presentate alla Commissione ovvero, se l importo dedotto è insufficiente, rimborsare la differenza alla Commissione; trasmettere alla Commissione Europea entro il 31 marzo di ogni anno, ex art. 20 del Reg. (CE) 1828/2006 della Commissione, del testo modificato dal Reg. (CE) n.846/2009 della Commissione del 1 Settembre 2009 una dichiarazione nel formato indicato nell Allegato XI del citato regolamento (CE) che indichi, per ogni Asse prioritario del Programma Operativo: a) gli importi ritirati dalle dichiarazioni di spesa presentate nel corso dell anno precedente a seguito della soppressione totale o parziale del contributo pubblico a un operazione; b) gli importi recuperati che sono stati detratti dalle dichiarazioni di spesa presentate l anno precedente; c) una dichiarazione relativa agli importi da recuperare entro il 31 dicembre dell anno precedente, elencati in base all anno in cui sono stati emessi gli ordini di riscossione; d) un elenco degli importi per i quali è stata stabilita l impossibilità di un recupero nell anno precedente o per i quali il recupero non è previsto, classificati in base all anno in cui sono stati emessi gli ordini di riscossione. Ai fini del primo comma, lettere a), b) e c), gli importi complessivi corrispondenti alle irregolarità segnalate alla Commissione conformemente all art.28 sono comunicati per ciascun asse prioritario. Ai fini del 1 comma lettera d) gli importi corrispondenti a una irregolarità segnalata alla Commissione a norma dell art.28 sono identificati con il numero di riferimento di tale irregolarità o con un altro metodo adeguato. Il par.2bis della succitata norma dispone che per ciascuno importo di cui al paragrafo 2, primo comma, lettera d), l A.d.C. indica se chiede che la parte comunitaria sia finanziata dal bilancio generale dell Unione Europea. Se, entro un anno dalla data di presentazione della dichiarazione la Commissione non chiede informazioni ai fini dell art.70, par.2 del Reg. (CE) n.1083/2006, non informa gli Stati Membri per iscritto della sua intenzione di aprire un inchiesta su tale importo o non chiede allo Stato Membro di continuare la procedura di recupero, la parte comunitaria è finanziata dal bilancio generale dell Unione Europea. Il termine di un anno non si applica in caso di frode sospettata o accertata.. L A.d.C., una volta ricevuta l informativa da parte dell A.d.G., procede all iscrizione della somma nel registro dei recuperi ed alla detrazione della somma recuperata dalla prima certificazione delle spese utile considerando gli eventuali interessi di mora maturati risultanti dalle operazioni dell AdG in merito. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 86

87 Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare Il procedimento di recupero viene avviato in presenza di un irregolarità che è definita come qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario, derivante da un azione o un omissione di un operatore economico, che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale della Comunità europea mediante l imputazione di spese indebite al bilancio generale (art. 2, comma 7, del Reg. 1083/2006). La tenuta del registro dei recuperi è di competenza dell A.d.C., che dovrà pertanto avere tutte le informazioni relative e i dati di identificazione della somma da recuperare (data ordine di recupero, scadenza, importo soppresso, soggetto che ha emesso l ordine di recupero, motivo per cui l importo è stato revocato, segnalazione all OLAF, ecc..). L A.d.C. terrà distinti gli importi ritirati, recuperati, ai recuperi pendenti e agli importi non recuperabili, anche al fine di compilare la dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e recuperati e ai recuperi pendenti (allegato XI del Regolamento 1828/2006). Il registro dei debitori sarà integrato all interno del sistema operativo della Regione e consentirà all A.d.G. di aggiornare le informazioni in merito all avanzamento del recupero e all A.d.C. di raccogliere in maniera dettagliata ed analitica (per asse e per beneficiario e tipologia di recupero) le informazioni necessarie per trasmettere la dichiarazione annuale prevista dall allegato X del Reg. 1828/2006, tenuto conto, altresì, delle eventuali specifiche indicate dall IGRUE. L A.d.C. deve essere in grado di assicurare attraverso il sistema informativo un sistema di follow-up in modo da essere sempre informata tempestivamente dell andamento dell azione di recupero da parte dell A.d.G.. Ai sensi di quanto previsto dai regolamenti comunitari, l A.d.C. distinguerà le informazioni sui recuperi a seconda che le spese oggetto di irregolarità siano già state certificate o meno alla Commissione Europea e nel caso di soppressioni. Spese irregolari già certificate alla Commissione Nel caso in cui la spesa è gia stata certificata alla Commissione, verrà seguita la seguente procedura: L Organismo responsabile del recupero emette un provvedimento di recupero della quota capitale, maggiorata degli interessi legali maturati dalla data di erogazione della somma stessa alla data di restituzione (art. 17 l. 144/99 e s.m.i.).; La restituzione dell importo dovuto (quota capitale più la quota interesse legale) deve avvenire entro 60 giorni dalla richiesta; Se il debitore non adempie alla restituzione entro la scadenza stabilita, l Amministrazione competente chiederà gli interessi di mora sulla quota capitale, a partire dalla scadenza del termine, in aggiunta agli interessi legali precedentemente maturati; All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 87

88 A seguito della restituzione da parte del debitore, la quota capitale, comprensiva degli interessi di mora (se ed in quanto dovuti), verrà rimborsata alla Commissione Europea, mentre l A.d.G. tratterrà la quota di interessi legali maturati (che saranno utilizzati per gli scopi del programma come sopra evidenziato). Le somme recuperate saranno detratte, ai sensi delle disposizioni comunitarie, nella successiva dichiarazione di spese e saranno fornite tutte le informazioni sui recuperi effettuati nella dichiarazione annuale relativa agli importi recuperati, ritirati ed ai recuperi pendenti ai sensi dell art. 20 e dell all. XI del Reg. (CE) 1828/06. Per quanto riguarda invece il recupero della quota di cofinanziamento a carico del Fondo di rotazione, a seguito della restituzione da parte del debitore, la quota capitale, comprensiva di tutti gli interessi maturati, verrà rimborsata al Ministero dell Economia e delle Finanze, ai sensi dell art. 6 della legge n. 183/87, diversamente da quanto avviene per la quota del FSE. Spese irregolari non ancora certificate alla Commissione o restituzione di importi non connessi alle irregolarità Nel caso in cui le spese irregolari non sono state certificate alla Commissione, o si tratta di restituzione di importi non connessi ad irregolarità, le operazioni connesse con la restituzione dell importo non investono l A.d.C., ma vengono gestite esclusivamente a livello di bilancio regionale, attraverso escussione della polizza fidejussoria, compensazione o emanazione di provvedimenti di richiesta di rimborso. Soppressioni (importi ritirati) Nel caso di soppressioni, quando cioè l A.d.G. decide di eliminare, in via cautelativa, la spesa irregolare dal Programma, prima dell effettivo recupero dell importo dal beneficiario (ossia prima dell avvenuta restituzione della somma irregolare), al fine di destinare le risorse comunitarie ad altre operazioni, l A.d.C. deduce l importo irregolare dalla successiva domanda di pagamento e ne dà comunicazione alla Commissione nella dichiarazione annuale relativa agli importi recuperati e ritirati ed ai recuperi pendenti ai sensi dell art. 20 e dell all. XI del Reg. (CE) 1828/06. La restituzione (ossia il recupero nei confronti del beneficiario) sarà gestita successivamente a livello di bilancio regionale, tramite, a seconda del caso, escussione di polizza fidejussoria, compensazione degli importi, oppure emanazione di provvedimenti di richiesta di rimborso da parte dell A.d.G.. 5. AUTORITA DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO 5.1. Descrizione dei principali compiti e delle interconnessioni dell autorità di audit con gli organismi di controllo sotto la sua responsabilità La Struttura Speciale di Supporto Controllo Ispettivo Contabile individuata quale responsabile dell Autorità di Audit si avvale di una unità organizzativa denominata All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 88

89 Ufficio Controllo e Certificazione attività Cofinanziate U.E.. Attualmente sono in forza all Ufficio: - n. 1 responsabile d ufficio; - n. 3 dipendenti di cui n. 1 di categoria D1 laureato e n. 2 di categoria C entrambi laureati. Il personale della Struttura, che utilizza e valorizza le esperienze sviluppate nella precedente programmazione, si occupa delle attività di Audit relative al Programma Operativo POR FSE 2007/2013. Per il supporto e l affiancamento all attività di verifica l Ufficio si avvarrà di n. 3 dipendenti a tempo determinato di categoria D1 laureati in economia e con adeguata esperienza nei controlli, come evidenziato nel documento di richiesta del 4 aprile 2008 relativo alle esigenze di risorse umane della S.S.S Controllo Ispettivo Contabile. I dipendenti saranno individuati tramite ricorso a procedura selettiva ad evidenza pubblica; i relativi fondi di copertura sono già stati regolarmente iscritti nel bilancio regionale dell esercizio finanziario 2009 per il quale è stato approvato l esercizio provvisorio con L.R n. 1 del 03/01/2009. Tale personale espleterà i compiti che gli verranno affidati relativi allo svolgimento delle verifiche sulle operazioni del POR FSE. La presente Autorità è inoltre impegnata, limitatamente alle sue funzioni, anche nell implementazione del POR FESR ed è stata nominata Autorità di Audit unica per il Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA -Adriatico. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 89

90 5.2. Organizzazione dell autorità di audit e degli organismi di controllo sotto la sua responsabilità Organigrammi Autorità di Audit Struttura speciale di supporto ispettivo contabile 1 DIRIGENTE Segreteria Ufficio controllo e certificazione Attività cofinaziate UE 1 RESP. D UFFICIO Unità di audit POR FESR 1 Dip. cat. D1 2 Dip. Cat.. C 3 Dip. Cat.D1 da selezionare Organico: 1 Dirigente Unità di audit POR FSE 1 Dip. cat. D1 2 Dip. Cat.. C 3 Dip. Cat.D1 da selezionare Unità di audit IPA Adriatico Posizioni coperte: 1 Dirigente 1 Responsabile di ufficio 1 Dipendente cat D 2 Dipendenti cat C 1 Responsabile di ufficio 1 Dipendente cat D 2 Dipendenti cat C Il Dirigente della Struttura, quale Autorità di Audit, segue ed è responsabile direttamente delle attività di controllo relative ai programmi e indirizza, coordina e verifica lo svolgimento delle attività dell Ufficio. L Ufficio Controllo e Certificazione attività Cofinanziate U.E. coadiuva il Dirigente nelle attività di cui sopra e in particolare: predisposizione e monitoraggio della strategia di audit (3 addetti dipendenti già in forza alla Struttura); controlli di sistema e reportistica (3 addetti dipendenti già in forza alla Struttura); campionamenti (3 addetti dipendenti già in forza alla Struttura); controlli documentali e reportistica (3 addetti da selezionare e 3 addetti già in forza alla Struttura); All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 90

91 controlli in loco e reportistica (3 addetti da selezionare e 3 addetti già in forza alla Struttura). È in fase di approvazione, per la programmazione , il Manuale dell autorità di Audit con lo scopo di definire e codificare le procedure interne adottate dal personale dell autorità di Audit, in relazione alle funzioni attribuite dai Regolamenti comunitari e dalla normativa nazionale e regionale di settore e dello stesso POR. Tale Manuale viene approvato con Determinazione del Dirigente della Struttura ed è: portato a conoscenza del personale interno addetto ai controlli; trasmesso dalla Struttura Speciale di Supporto Controllo Ispettivo Contabile alle altre Autorità coinvolte nella gestione e controllo del POR FSE; diffuso sull area intranet del sito della Regione Abruzzo Disposizioni volte a garantire l indipendenza La Regione Abruzzo, con Legge 77/1999 ex art. 28, ha affidato il compito di controllare e certificare tutte le attività cofinanziate con le risorse dell Unione Europea alla Struttura Speciale di Supporto, che, in quanto tale, è dotata di autonomia funzionale e di indipendenza non essendo incardinata in nessuna Direzione. Viene garantita in tal modo l assoluta indipendenza funzionale dall Autorità di Gestione e da quella di Certificazione nel pieno rispetto dell art. 59 Reg. CE 1083/ Qualifiche o esperienze richieste L Autorità di Audit assicura che i controlli siano eseguiti conformemente alle norme standard internazionali IIA, e si impegna che il personale da selezionare di categoria D1, in possesso di laurea specialistica o V.O in economia e di adeguata esperienza nei controlli, sia indipendente ed esente da qualsiasi rischio di conflitto di interessi. Il personale addetto al controllo dovrà possedere conoscenze nelle seguenti materie: controlli sulle opere pubbliche, sull acquisizione di beni e servizi, sull erogazione di finanziamenti a singoli destinatari con particolare riferimento agli aiuti alle imprese; normativa comunitaria in materia di fondi strutturali; normativa e procedure in materia di informazione e pubblicità, di concorrenza, di aggiudicazione di appalti, di assegnazione di finanziamenti; contabilità generale dello Stato e degli Enti Pubblici in particolare dell Ente Regione; procedure di revisione e controllo amministrativo-contabile; modalità e tecniche di reporting e di monitoraggio; utilizzazione dei mezzi informatici e suoi programmi. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 91

92 Descrizione delle procedure per controllare l attuazione delle raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit L Autorità di Audit, nel redigere i rapporti di verifica, siano essi volti al funzionamento dei sistemi di gestione e controllo o sulle singole operazioni finanziate dai Fondi comunitari, è tenuta ad evidenziare le carenze e le irregolarità rilevate determinando sia l ammontare della spesa riguardante tali irregolarità, sia le somme da recuperare; è tenuta inoltre a rilasciare i pareri sulla efficacia dei sistemi di gestione e controllo dei programmi controllati. I rapporti di audit vengono inviati, laddove riscontrata una irregolarità, sia essa di natura occasionale o sistemica all Autorità di Gestione e a quella di Certificazione con l obbligo di comunicare, entro termini definiti, le azioni intraprese per il recupero delle somme non ammissibili o per il miglioramento del sistema. Qualora l A.d.G. ritenga, in merito alle anomalie riscontrate, di formulare delle controdeduzioni derivanti da elementi di valutazione aggiuntivi, le trasmette all Autorità di Audit la quale si esprime formulando un definitivo giudizio. Se il periodo che intercorre fra la comunicazione di irregolarità e la risposta da parte dell Autorità competente dovesse divenire troppo lungo, attraverso un sistema di monitoraggio informatizzato, verranno intraprese azioni di sollecito fino alla risoluzione della presunta irregolarità e dei conseguenti provvedimenti che verranno adottati. L esito dei controlli viene inserito in appositi data base, attualmente già esistenti, i cui dati, vengono utilizzati nel sistema informativo e di monitoraggio unico, in corso di implementazione, in modo da assicurare la disponibilità di dati analitici, funzionali alle attività di controllo e, in merito alle irregolarità riscontrate, alla verifica delle azioni correttive intraprese e concluse nonché all effettivo recupero. Tale procedura, già ampiamente collaudata nella programmazione 2000/2006, è dettagliatamente illustrata nel Manuale per i Controlli di II livello e nelle check list, ad esso allegate, adottato dalla Struttura con determinazione N. DD14/01 del Attualmente la Struttura ha predisposto una prima versione del Manuale di Audit relativo alle operazioni del POR FSE Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell autorità di audit (se pertinente) Con Determinazione n. SF/21 del 24/07/2008 del Dirigente della Struttura Speciale di Supporto Controllo Ispettivo Contabile è stata adottata una apposita strategia di audit in cui sono state specificate le procedure da mettere in atto per lo svolgimento dell attività di A.d.A.. Per l assolvimento e la descrizione di tale attività, comunque, la Struttura si avvale, implementandola, della metodologia adottata nella precedente programmazione che ha prodotto una buona supervisione del lavoro affidato ai revisori esterni ai quali la struttura impartiva istruzioni, intratteneva con gli stessi rapporti continui e di raccordo con l Autorità di Gestione o Organismi Intermedi, fino al controllo sul conclusivo verbale di verifica che inviava per le relative comunicazioni. La stessa A.d.A. non si avvale di altri organismi di controllo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 92

93 5.3. Rapporto Annuale di controllo e dichiarazione di chiusura Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura Il rapporto annuale di audit, previsto dall art. 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e dall art.18 del Reg. (CE) n. 1828/2006 viene compilato utilizzando il modello riportato nell allegato VI e deve evidenziare le risultanze delle attività di audit effettuate nel corso dell anno e riguarda essenzialmente i seguenti punti: modifiche dei sistemi di gestione e di controllo; modifiche relative alla strategia di audit; audit dei sistemi; audit sulle operazioni su base campionaria; seguito riservato all attività di audit degli anni precedenti; altre informazioni pertinenti; tabella relativa alle spese dichiarate e agli audit dei campioni. Le predette attività di controllo si articolano nelle seguenti fasi operative secondo le metodologie e le procedure riportate nel manuale di controllo di II livello approvato con DD14/01 del e, così come già segnalato, nel nuovo Manuale di Audit in fase di adeguamento: individuazione degli obiettivi del controllo e degli ambiti dello stesso; pianificazione delle attività di auditing e di controllo; effettuazione verifiche generali dei sistemi di gestione e controllo presso l Autorità di Gestione, l Autorità di Certificazione ed eventuali Organismi Intermedi che potranno essere individuati, secondo la seguente metodologia: acquisizione delle piste di controllo e verifica della loro completezza, della coerenza e dell efficacia; effettuazione degli audit di sistema presso le Autorità di Gestione, di Certificazione ed eventuali Organismi Intermedi se individuati; analisi dei risultati dei controlli di I livello; analisi e valutazione dei rischi, predisposizione dei report relativi e redazione delle relazioni conclusive; campionamento della spesa da sottoporre a controllo. Il campione, sulla base della valutazione globale del rischio a seguito dell audit del sistema, viene estratto con cadenza periodica almeno ogni 12 mesie basato su un metodo di campionamento statistico che include operazioni di vario tipo e di varie dimensioni e che è in fase di implementazione da parte della Struttura; esso è rappresentativo degli eventuali fattori di rischio, prendendo in considerazione la concentrazione delle operazioni in capo a determinati beneficiari o organismi intermedi. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 93

94 I controlli in loco sul suddetto campione comprendono: verifiche documentali e contabili presso gli uffici dei responsabili di Attività, degli eventuali organismi intermedi se individuati, dei beneficiari, nonché le verifiche presso le località sedi delle operazioni cofinanziate. In presenza di irregolarità e qualora le stesse appaiano di carattere sistemico e pertanto tali da comportare un rischio per le altre operazioni nel quadro del programma operativo, l Autorità di Audit assicura che vengano effettuati ulteriori controlli. Periodicamente vengono redatti dei report sulla situazione delle verifiche di sistema e dei controlli a campione effettuati evidenziando le criticità e irregolarità emerse dagli audit e le corrispondenti risposte da parte dei soggetti responsabili (ex all art.62 del Reg. (CE) 1083/2006). Sulla base della documentazione di indirizzo della Commissione Europea e del MEF vengono predisposte e compilate le check-list. Nella nuova programmazione è possibile procedere, ai sensi del Reg. (CE) n. 1083/2006, alla chiusura parziale di un Programma Operativo, ovvero alla chiusura delle sole operazioni completate entro il 31 dicembre dell anno precedente. Per operazione completata si intende un operazione per la quale tutte le spese dei beneficiari sono state sostenute e il relativo contributo pubblico è stato erogato. L A.d.A., in caso di chiusura parziale, è tenuta a redigere una dichiarazione di spesa nella quale si attesti la legittimità e la regolarità della spesa in questione secondo il modello di cui all Allegato IX del Regolamento (CE) n. 1828/2006 e sulla base della dichiarazione di spesa dell A.d.C.. Entro il 31 marzo 2017 l Autorità di Audit presenta alla Commissione una dichiarazione di chiusura che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese, accompagnata dal rapporto di controllo finale. La dichiarazione di chiusura viene redatta conformemente al modello dell allegato VIII del Regolamento di attuazione Designazione dell organismo di controllo coordinatore Descrizione del ruolo dell organismo di controllo, se pertinente L organismo di controllo coordinatore è stato individuato a livello nazionale nell IGRUE. Conformemente a quanto stabilito nel QSN, nella delibera CIPE, e nei PO, il MEF-IGRUE, Organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di Audit, esercita il proprio ruolo attraverso un azione di orientamento e di impulso finalizzata ad assicurare la corretta attivazione dei sistemi di gestione e controllo previsti dalla normativa comunitaria. Tale Organismo provvede, inoltre, ad esprimere il parere sulla descrizione dei sistemi di gestione e controllo delle Amministrazioni, corredata da una relazione. A tal proposito è stato condiviso con le Amministrazioni un apposito Manuale, da utilizzare come riferimento per esprimere il suddetto parere di conformità. Nell ambito delle procedure per la valutazione di conformità dei sistemi di gestione e controllo ai sensi dell articolo 71 del Regolamento (CE) n.1083/06, il MEF- All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 94

95 IGRUE ha diramato la Circolare n. 34 (dell 8 novembre 2007) che contiene indicazioni sulle fasi, i tempi e la documentazione necessari per soddisfare tale adempimento. L IGRUE, infine, ha elaborato apposite linee guida, a carattere orientativo e non vincolante, sull organizzazione, le procedure e le metodologie di riferimento per i sistemi di gestione e controllo. Il flow chart di seguito riportato corrisponde alla pista di controllo del processo di audit. La pista di controllo costituisce la base di riferimento per il conseguimento di due obiettivi: 1. rappresentare correttamente i processi gestionali al fine di determinare, con un maggior grado di dettaglio, le procedure di gestione della singola operazione; 2. rappresentare i punti di controllo corrispondenti ad alcune attività gestionali e supportare la verifica della corretta esecuzione dei controlli previsti. Di seguito viene riportato altresì un diagramma che sintetizza le attività dell Autorità di audit da espletare nel corso dell intero periodo di programmazione ai sensi della relativa normativa di riferimento. Il diagramma evidenzia una fase programmatica, che si conclude con la stesura del modello di strategia di audit, una fase di attuazione per ciascun anno di programmazione e una fase conclusiva delle attività di controllo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 95

96 Diagramma procedure di audit STRATEGIA DI AUDIT Entro 9 mesi approvazione P.O. f e e d b a c k Verifica a campione delle operazioni Obiettivi, gestione rischi, risorse, tempistica Verifica sistemi di gestione e controllo Eventuale campione suppletivo 30/06/n 30/06/n+1 T<21 mesi PARERE ANNUALE RAPPORTO ANNUALE 30/06/2015 Anni successivi Verifica sistemi di gestione e controllo Verifica a campione delle operazioni Eventuale campione suppletivo 31/12/2015 DICHIARAZIONE DI CHIUSURA RAPPORTO FINALE 31/03/2017 All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 96

97 3 SISTEMA INFORMATICO 3.1 Descrizione del sistema informatico compreso il diagramma (sistema centrale e comune di reti o sistema decentrato con collegamento tra i sistemi) L articolo 60, lett. c) del Reg. (CE) 1083/2006 stabilisce che l Autorità di gestione deve garantire l esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell ambito del Programma Operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione. La Regione Abruzzo, con Dgr 281 del 2 Maggio 2011, ha approvato un protocollo di intesa e relativi allegati per il riuso del Sistema Informativo SISPREG tra Regione Autonoma della Valle d Aosta e la Regione Abruzzo. La medesima stabilisce che per la definizione, implementazione e adattamento del sistema provvede un gruppo tecnico ristretto, formato da: Servizio Programmazione e Sviluppo Autorità di Gestione Autorità di Certificazione Autorità di Audit Struttura Speciale di Supporto Sistema Informativo Regionale. Il sistema dovrà gestire e monitorare tutti i programmi, il FSE, il FESR ed il FAS, con l obiettivo di assicurare un approccio unitario alla programmazione, all attuazione e alla valutazione permanente degli interventi. Attualmente dopo una fase di testing, si sta provvedendo all implementazione massiva dei dati storici, già presenti in SRTP. A breve, dopo un adeguato periodo di rodaggio e formazione delle utenze, il sistema potrà essere utilizzato a pieno regime. Il nuovo sistema informativo regionale si compone di due sezioni distinte. La prima, denominata Monitoraggio strategico, riguarda propriamente il monitoraggio della strategia unitaria regionale. La seconda, invece, è denominata Monitoraggio Operativo ed è funzionale al monitoraggio strategico perché serve essenzialmente a fornire i dati necessari al sistema di monitoraggio strategico. Questa parte del sistema assicura la registrazione e la conservazione dei dati richiesti dal Reg. (CE) 1083/2006 e dal Reg. (CE) 1828/2006 (in particolare i campi previsti dall Allegato III al Regolamento stesso) e fornirà il necessario supporto informativo all Autorità di gestione e attualmente gestisce: i dati di interesse comune relativi al Programma Operativo; i dati relativi al monitoraggio ed alla sorveglianza del Programma Operativo. SISPREG prevede un apposita sezione che riporta i dati relativi ai flussi finanziari e i dati contabili relativi alle singole operazioni del Programma Operativo. All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 97

98 Sistema Informativo Unico Regionale (SISPREG) Dati anagrafici essenziali Programma Progetto - Titolo Asse Beneficiario Obiettivo specifico Monitoraggio Strategico Reportistica Strategica (Strumenti di Business Intelligence) Programmazione operativa Analisi Indicatori Monitoraggio Operativo Dati finanziari Totale del costo Impegni di spesa Pagamenti Protocolli di Colloquio inviati al Ministero dell Economia Dati Fisici Specifici per Autorità di Gestione Monitoraggio Versamenti UE/Stato Il processo di certificazione delle spese è gestito dall applicativo SISPREG in modo autonomo rispetto al monitoraggio dei progetti. In particolare le registrazioni dei pagamenti effettuate ai fini del monitoraggio possono essere incluse liberamente nei processi di certificazione indipendentemente dal loro esito nel monitoraggio. Il sistema informativo prevede, la gestione delle irregolarità attraverso l utilizzo delle funzionalità del sistema già evidenziate in precedenza per la certificazione delle spese. L eventuale segnalazione di irregolarità verrà gestita nelle note del progetto o dei singoli pagamenti, per poter tracciare in modo più completo questi eventi nella transazione. Il Sistema informatico è conforme a quanto previsto dall art. 14 del Reg. (CE) 1828/2006 in quanto, tramite appositi profili di accesso, viene garantita la consultazione all Autorità di gestione, all Autorità di certificazione e all Autorità di audit. Il Sistema dispone di ampie funzionalità di reporting in grado di assicurare la rapida e facile estrazione delle informazioni eventualmente richieste dalla Commissione per consentire ad essa lo svolgimento di controlli documentali o in loco e l invio delle stesse entro 15 giorni dal ricevimento della richiesta o entro un altro periodo concordato. Il Sistema garantisce, infine, la trasmissione dei flussi telematici verso il Ministero dell Economia e delle Finanze - Dipartimento Ragioneria generale dello Stato IGRUE, per il successivo inoltro dei dati richiesti al sistema di gestione SFC 2007 della Commissione europea. Relativamente alla trasmissione delle domande di pagamento e come indicato nel Quadro nazionale di riferimento, nel periodo di programmazione , è già utilizzato dalle Autorità di certificazione un sistema di elaborazione e trasmissione delle domande predisposto dall Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l Unione Europea della Ragioneria Generale dello Stato. Tale sistema è operativo a livello nazionale e prevede la partecipazione al processo di tutti soggetti interessati. La domanda viene immessa nel sistema dall Autorità di certificazione, ottiene per via informatica la validazione dell Autorità nazionale capofila del fondo strutturale pertinente e avvia la procedura per il pagamento della quota nazionale da parte dell Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l Unione Europea della Ragioneria Generale dello Stato. L inoltro della domanda di pagamento alla Commissione europea sarà effettuato, attraverso il descritto sistema informatizzato, dall Organismo nazionale di coordinamento per All. C alla DL/23 del 18/02/ DESCRIZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO 98