MODALITA OPERATIVE PER L ADESIONE E LA GESTIONE DELLA POLIZZA SANITARIA.

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1 MODALITA OPERATIVE PER L ADESIONE E LA GESTIONE DELLA POLIZZA SANITARIA. 1. GENERALITA Come comunicato con CC SM n. 52/2014 del 23/12/2014, dal 1 gennaio 2015 la copertura sanitaria integrativa per i dipendenti di Banca CARIGE S.p.A., Banca CARIGE ITALIA S.p.a., Cassa di Risparmio di Savona S.p.A., Cassa di Risparmio di Carrara S.p.a. e Banca Cesare Ponti S.p.A. sarà fornita attraverso la Cassa Mutua CARDEA. Come evidenziato nella suddetta precedente comunicazione circolare, si ricorda che: le prestazioni restano immutate rispetto alla precedente copertura le Strutture Sanitarie e i Professionisti convenzionati con CARDEA sono i medesimi già previsti dalla precedente copertura il concetto di nucleo familiare resta inalterato rispetto a quanto fin qui in atto, e pertanto ricomprende: - il dipendente - il coniuge fiscalmente o non fiscalmente a carico purché convivente, ovvero il convivente more-uxorio che abbia costituito con il dipendente una famiglia di fatto stabile e consolidata - i figli fiscalmente a carico (anche non conviventi). Tutte le prestazioni e le modalità di rimborso sono elencate nel cosiddetto Sussidio Sanitario (documento in precedenza denominato Disciplinare ) che è visibile sulla NIC seguendo il percorso PERSONALE->Prodotti e servizi agevolati->polizza Sanitaria->Normativa assistenza sanitaria CARDEA. Di seguito vengono illustrate le modalità operative di adesione alla polizza e di gestione delle richieste di rimborso. 2. ADESIONE ALLA POLIZZA SANITARIA L eventuale adesione alla polizza sanitaria può essere effettuata esclusivamente tramite accesso alla procedura web all indirizzo La Cassa Mutua CARDEA il giorno 19 Gennaio p.v. invierà a tutti i dipendenti dall indirizzo di posta una mail contenente le credenziali per effettuare l accesso al portale. N.B. Per il titolare anche solo il mero accesso al portale web comporta automaticamente l adesione alla polizza sanitaria. Quindi, chi desidera non aderire non deve accedere al portale web.

2 Solo per il primo accesso, una volta inserito il codice Utente, la procedura richiede l impostazione di una nuova password (Fig. 1). Prima di procedere a qualsiasi operazione, nell Home Page della procedura bisogna spuntare la casella di consenso al trattamento dei dati personali (Fig. 2). La possibilità di aderire alla polizza sarà limitata al periodo 19/01/ /02/2015.

3 3. INSERIMENTO / MODIFICA NUCLEO FAMILIARE L inserimento e/o la modifica del nucleo familiare è possibile selezionando questa icona. Per ogni componente del nucleo familiare occorre inserire i seguenti dati: Cognome Nome Codice Fiscale Sesso Data di nascita Luogo di nascita Parentela Tipo Familiare_(Fig.3). Si ricorda che due dipendenti tra loro coniugati (o che costituiscano una famiglia di fatto stabile e consolidata) hanno la possibilità di fruire di un unica copertura per il nucleo familiare (compresi i figli, rientranti nel concetto di nucleo familiare). In questo caso, il contributo verrà posto interamente a carico della Banca anche se la procedura web indicherà il costo di 130. Per inserire in copertura i figli fiscalmente non a carico ma conviventi, è necessario selezionare tale voce nel campo Tipo familiare. In caso di inserimento nel nucleo familiare di un figlio fiscalmente non a carico ma convivente, la procedura richiede inoltre l autorizzazione all incremento del contributo dovuto ed è necessario spuntare il campo di autorizzazione all addebito per perfezionare l inserimento del figlio in copertura (Fig. 4).

4 L eventuale modifica dei dati anagrafici di un componente del nucleo familiare già inserito è possibile selezionando l icona presente a fianco del nominativo interessato. Per procedere all eventuale eliminazione di un componente del nucleo familiare è necessario contattare direttamente l assistenza al n o inviare una mail a come da messaggio. 4. MODIFICA COORDINATE BANCARIE Tramite l icona è possibile verificare ed eventualmente variare il codice IBAN da utilizzare per i rimborsi. Al momento dell adesione, l IBAN del conto corrente precaricato è quello sul quale viene versato lo stipendio. 5. MODIFICA RECAPITI Tramite l icona è possibile verificare ed eventualmente variare i dati relativi ai recapiti (Domicilio Posta elettronica Contatto telefonico). Al momento dell adesione sono precaricati i seguenti dati: Domicilio: indirizzo del domicilio ufficialmente comunicato all Azienda (dato obbligatorio) Posta elettronica: indirizzo mail aziendale (dato obbligatorio) Contatto telefonico: nulla (dato facoltativo)

5 Gli eventuali futuri cambi di domicilio comunicati alla Banca sono anche da riportare sul portale web a cura del dipendente. E possibile sostituire l indirizzo mail aziendale con un indirizzo mail privato. E in facoltà del dipendente inserire un recapito telefonico. 6. MODULISTICA L icona permette di visionare l elenco delle strutture convenzionate. La medesima icona permette inoltre di accedere ai moduli di richiesta di rimborso e ai moduli di richiesta di presa in carico. 7. GESTIONE PRATICHE A partire dal 16 Febbraio p.v., tramite l icona sarà possibile accedere direttamente al portale per la gestione delle pratiche di rimborso o per l attivazione dell assistenza diretta. Le credenziali per accedere al portale sono le medesime utilizzate per accedere alla procedura di gestione dei dati anagrafici. Effettuato l accesso, la prima schermata evidenzierà tutte le pratiche gestite per l intero nucleo (Titolare e Familiari). L accesso al portale è l unica possibilità di conoscere lo stato delle proprie pratiche e l eventuale accettazione di assistenza diretta. Si consiglia pertanto, ove necessario, di accedere periodicamente al suddetto portale per avere informazioni sulle proprie pratiche di rimborso o sulle richieste di autorizzazione all assistenza diretta. Lo stato di lavorazione delle singole pratiche è identificato dal colore della relativa icona di riferimento posta al fianco di ognuna: - GIALLO: pratica non ancora definita, in fase di lavorazione - ARANCIONE: pratica di rimborso spese definita ed in fase di pagamento - VERDE SCURO: pratica di rimborso pagata - ROSSO: pratica diretta non autorizzata o pratica in forma indiretta sulla quale non è stato accordato il rimborso (respinta) - BLU: indica richieste di rimborso in stato Sospeso, in quanto l ufficio liquidazione è in attesa di ricevere documentazione integrativa necessaria al rimborso. - VERDE CHIARO: Presa in carico in forma diretta Autorizzata In caso di pratica incompleta (BLU) o respinta (ROSSO), il dipendente riceverà una mail contenente i motivi della sospensione/respinta della pratica. Cliccando sul tasto info presente a fianco della colonna stato pratica, è possibile consultare la dicitura corrispondente ad ogni colore:

6 Ponendo il cursore sull icona dello Stato della Pratica, apparirà un messaggio di informazione sullo stato di lavorazione della singola pratica (es. pratica in lavorazione, autorizzata, etc.). Cliccando sull icona dello Stato Pratica è inoltre possibile visualizzare il dettaglio delle relative prestazioni e/o fatture di riferimento.

7 Cliccando sull icona proprie pratiche. è possibile inoltre visualizzare e stampare il resoconto di tutte le Si riporta a seguire il Prospetto delle Pratiche che è possibile estrarre e/o visualizzare: 8

8 Cliccando invece sul bottone è possibile visualizzare e/o scaricare la documentazione allegata e relativa alla singola pratica. Nei casi in cui il dipendente non avesse allegato la documentazione, viene visualizzata la seguente icona. 8. ULTERIORI INFORMAZIONI SULLE PROPRIE PRATICHE Il numero di pratica indicato nella seconda colonna identifica la singola richiesta presentata dall Assistito e consente di tracciare la pratica nel corso di tutto il processo di gestione, sino alla sua definizione. La data di accadimento indica invece la data di effettuazione della prestazione (ad es. se si tratta di ricovero con/senza intervento, la data del ricovero; se si tratta di prestazione extraricovero, la data di relativa effettuazione. La data di presentazione coincide con la data di ricezione, da parte della Centrale Salute, della richiesta di rimborso o della richiesta di presa in carico in forma diretta. 8

9 9. REGOLARIZZAZIONE DELLA RICHIESTA DI RIMBORSO (FORMA INDIRETTA) IN STATO SOSPESO Qualora la pratica risulti in stato SOSPESO (identificata con l icona di colore BLU vedi precedente paragrafo 7) è possibile procedere alla integrazione della documentazione richiesta dalla Centrale Salute, entro 60 giorni dalla data di sospensione della stessa, cliccando sul tasto Regolarizza Richiesta e selezionando la pratica da integrare. Una volta individuata la pratica, sarà possibile caricare la documentazione mancante (ad esempio referto/diagnosi/prescrizione medica/cartella clinica, altro richiesto). Il tasto Aggiungi documenti consente di individuare il file da caricare (preferibilmente in formato.pdf). Scelto il file, terminare l operazione selezionando Start Caricamento files. Mediante il tasto Delete, è possibile annullare l operazione di caricamento e/o effettuarne una nuova in sostituzione. Una volta terminata l operazione di caricamento del documento, ricordarsi sempre di selezionare il tasto SALVA PRATICA. Il file verrà in questo modo inviato al sistema di gestione ai fini della lavorazione. 9

10 A seguito di valutazione dell ulteriore documentazione inoltrata, lo stato della pratica verrà successivamente modificato e tale modifica sarà registrata dal sistema (il colore dell icona della relativa pratica varierà nella schermata Stato Pratiche ). Attenzione:! La documentazione da inoltrare dovrà essere riferita alla pratica SOSPESA;! I tempi per la definizione delle richieste di rimborso decorreranno dalla data di regolarizzazione della stessa, mediante invio della documentazione completa;! Al fine di una corretta definizione, se si utilizza il canale web, l Assistito non dovrà utilizzare contemporaneamente altri canali per l inoltro della medesima documentazione (i tempi di lavorazione, altrimenti, potranno essere più lunghi). 10. PRESENTAZIONE DI UNA RICHIESTA DI RIMBORSO (FORMA INDIRETTA) La procedura di caricamento on line delle richieste di rimborso (forma indiretta) è guidata ed è fortemente consigliata poiché consente la riduzione dei tempi di definizione delle richieste stesse rispetto all invio delle richieste con altri mezzi (e- mail o via fax). Dal Menù principale dell Area riservata, selezionare Nuova Richiesta 10

11 L Assistito deve sempre autorizzare il trattamento dei dati. Si dovrà sempre identificare il soggetto (Titolare della copertura o Suo familiare) per il quale si richiede il rimborso (cioè colui che ha beneficiato della prestazione sanitaria e al quale sono intestate le fatture). Se si seleziona familiare, una tabella evidenzierà i soggetti titolati tra i quali scegliere quello corretto. 11

12 Una volta caricati tutti i dati, la richiesta verrà inoltrata tramite selezione del tasto INVIA RICHIESTA. La pratica verrà definita a decorrere dalla data di ricezione della documentazione COMPLETA ricevuta. La documentazione potrà essere inoltrata direttamente sul sito, mediante caricamento della stessa selezionando il tasto Aggiungi documenti che consente di individuare il file da caricare. I formati consentiti sono:! Documento di Adobe Acrobat o Adobe Reader (.pdf);!.jpg/jpeg/giff (Immagine singola);!.tif (Immagine multi pagina). Si consiglia in ogni caso di caricare i documenti in formato.pdf; la dimensione massima del file che si intende allegare non deve superare i 20 MB. In caso in cui il file eccedesse tale limite occorrerà dividere il documento in più file in modo da non superare il limite di 20MB per ogni documento allegato. A caricamento completato apparirà una schermata con i dati di riepilogo. Attenzione: E assolutamente opportuno, nell inserimento delle pratiche, aver cura di inserire un unica richiesta di rimborso per Assistito (Titolare o familiare) e per evento (ricovero o per ciclo di cura attinente a medesima patologia): è necessario, quindi, non caricare documentazione relativa a più persone, ovvero relativa a più eventi di ricovero ovvero relativa ad accertamenti/cicli di cure riconducibili a più patologie. 12

13 In fase di definizione delle richieste, un utilizzo non corretto della procedura (vedi esempi sopra descritti) porterebbe tecnicamente all apertura di più pratiche di rimborso con conseguente difficoltà da parte dell Assistito di rintracciabilita su Stato della pratica e di riconciliazione dei successivi pagamenti. Si prega inoltre di verificare SEMPRE nel Sussidio Sanitario quale sia la documentazione necessaria ai fini della definizione della pratica onde evitare che la stessa sia sottoposta a SOSPENSIONE con richiesta di ulteriore documentazione e ritardo dei tempi di liquidazione. Nel caso di caricamento on line della documentazione, è opportuno non reiterare la richiesta (aprendo ulteriori pratiche per la medesima richiesta di rimborso) e non inviare la stessa via posta/fax/mail. In caso contrario saranno possibili disservizi e/o ritardi nella definizione delle pratiche. Inviata correttamente la richiesta, il sistema consente la stampa del RIEPILOGO RICHIESTA SPESE MEDICHE Di seguito il format del Riepilogo visionabile e/o scaricabile. 13

14 11. PRESA IN CARICO DI PRESTAZIONI PRESSO STRUTTURE SANITARIE DEL NETWORK CONVENZIONATO (ACCESSO AL SERVIZIO DI PAGAMENTO IN FORMA DIRETTA). Prima di inoltrare una richiesta di presa in carico, l Assistito dovrà:! Individuare la Struttura sanitaria tra quelle aderenti al Network (vedi precedente paragrafo 6) e prenotare autonomamente la prestazione sanitaria (data e ora);! Nel caso di interventi chirurgici/ricoveri verificare tramite il numero verde della Centrale Salute (vedi infra), ovvero direttamente con la Struttura, che anche l Equipe medico- chirurgica abbia aderito al convenzionamento. Dopo aver effettuato le azioni di cui sopra, sarà possibile inserire on line la richiesta di presa in carico. L inserimento dovrà essere effettuato almeno 3 giorni lavorativi (72 ore esclusi Sabato/Domenica e giorni festivi) prima della data presunta della prestazione. L Assistito deve sempre autorizzare il trattamento dei Dati: Successivamente dovranno essere compilati tutti i campi contenuti nella seguente maschera: 14

15 Si dovrà sempre identificare il soggetto - Titolare della copertura o Suo familiare - per il quale si richiede la presa in carico (cioè colui che deve fruire della prestazione sanitaria e al quale saranno intestate le fatture). Se si seleziona familiare, una tabella evidenzierà i soggetti titolati tra cui individuare quello corretto. Completata la maschera di richiesta di presa in carico, la documentazione potrà essere inoltrata direttamente sul sito, mediante caricamento della stessa selezionando il tasto Aggiungi documenti che consente di individuare il file da caricare. I formati consentiti sono:! Documento di Adobe Acrobat o Adobe Reader (.pdf);!.jpg/jpeg/giff (Immagine singola);!.tif (Immagine multi pagina). Si consiglia in ogni caso di caricare i documenti in formato.pdf; la dimensione massima del file che si intende allegare non deve superare i 20 MB. In caso in cui il file eccedesse tale limite occorrerà dividere il documento in più file in modo da non superare il limite di 20MB per ogni documento allegato. Successivamente si dovrà selezionare il tasto Avvia il caricamento di tutti i files e quindi il tasto esegui il caricamento. Tramite il tasto Annulla sarà possibile eliminare i file caricati e ripresentare quelli corretti. Infine, la richiesta verrà inoltrata tramite il tasto Invia Richiesta. 15

16 Attenzione: Per utilizzare correttamente la procedura è necessario che l Assistito abbia cura di inserire un unica richiesta di Presa in Carico per Assistito (Titolare o familiare) e per evento (ricovero o prestazione attinente a medesima patologia), almeno 3 giorni lavorativi (72 ore esclusi Sabato/Domenica e giorni festivi) prima della data della prestazione: è necessario quindi, non effettuare richieste di Presa in Carico cumulative ovvero relative a più persone o a più eventi. In particolare, per evitare SOSPENSIONI O MANCATE AUTORIZZAZIONI, le prestazioni richieste dovranno essere congruenti con la patologia (accertata o presunta) certificata da medico. Si prega di consultare sempre il Sussidio Sanitario in merito alla documentazione da produrre ai fini della presa in carico. Nel caso di richiesta di presa in carico avvenuta in modalità on line, è opportuno non reiterare la richiesta (aprendo ulteriori prese in carico per la stessa prestazione) e non inviare la stessa via fax e/o mail, al fine di evitare disservizi e/o ritardi nella definizione delle pratiche. Al termine dell operazione, il sistema fornirà conferma del buon esito della stessa: 17

17 Tutti gli Assistiti hanno a disposizione il supporto della Centrale Salute della CARDEA, operativa attraverso il Numero Verde specificamente dedicato al personale del Gruppo Banca Carige -, attivo dal Lunedì al Venerdì dalle ore 9,00 alle ore 13,00 e dalle ore 15,00 alle ore 17,00 per: informazioni generiche sui sussidi della CARDEA e sull operatività delle garanzie e dei servizi; informazioni sulle Strutture Sanitarie Convenzionate; informazioni relative alle modalità di accesso alle prestazioni in forma diretta e indiretta; informazioni relative allo stato delle pratiche di rimborso e/o pratiche dirette (autorizzazioni); informazioni per l erogazione dei sussidi in emergenza della sezione; offrire l accesso diretto alle strutture sanitarie convenzionate. Sarà possibile quindi contattare e/o scrivere alla Centrale Salute per ricevere i servizi/prestazioni del Sussidio Sanitario tramite: Numero Verde ( se si chiama dall Italia): Numero telefonico ( se si chiama dall Estero): Fax: : (per il servizio di presa in carico) (per inoltro richieste di rimborso, regolarizzazione documentazione) (per ogni altro genere di informazioni) o o o Chi desiderasse segnalare strutture sanitarie o professionisti da convenzionare con CARDEA, può indirizzare le relative segnalazioni all U/Amministrazione Rapporti di Lavoro (808) all indirizzo 18

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