Organizzazione aziendale Lezione 23 Adonis. Ing. Marco Greco Tel Stanza 1S-28

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1 Organizzazione aziendale Lezione 23 Adonis Ing. Marco Greco Tel Stanza 1S-28

2 Creazione di un nuovo processo Per creare un nuovo modello in qualunque momento basta cliccare su model, quindi su New

3 Creazione di un nuovo processo Usiamo sempre Business process diagram (BPMN) come model type. Riempiamo il campo name con il nome del modello Il campo version è facoltativo (ma consigliato) Clicchiamo sulla cartella models, poi sul tasto Create.

4 L area di lavoro La parte centrale grande è rappresentata dall area di lavoro Subito a sinistra dell area di lavoro c è la barra degli strumenti Nella parte sinistra c è l elenco dei modelli creati

5 La barra degli strumenti Strumento selezione: si usa per selezionare gli oggetti, spostarli,etc..

6 La barra degli strumenti Servono a creare le Swimlanes: Polls (partecipanti) Lanes (corsie) N.B.: sono tutti oggetti facoltativi

7 La barra degli strumenti Servono a creare gli eventi: Start - Inizio Intermediate event (boundary) eventi intermedi collegati ad un attività Intermediate event (sequence flow) eventi intermedi collegati al flusso End Fine N.B.: L evento Inizio e l evento Fine devono sempre essere presenti in diagramma di processo. Gli eventi intermedi sono facoltativi.

8 La barra degli strumenti Servono a creare le attività: Task attività Sub-process - sottoprocesso N.B.: ci deve essere almeno un task in un diagramma di processo.

9 La barra degli strumenti Servono a creare i gateways: Exclusive esclusivo Non exclusive non esclusivo o parallelo Non exclusive (converging) - non esclusivo o parallelo (di unione) N.B.: servono a gestire il flusso del processo.

10 La barra degli strumenti Servono a creare i connettori: Subsequent Flusso sequenziale Message flow messaggio di flusso N.B.: L uso delle frecce di flusso sequenziale è obbligatorio.

11 Importazione ed esportazione di modelli ADONIS permette l importazione e l esportazione di modelli attraverso i file adl. È possibile importare/esportare più modelli attraverso lo stesso file. Questo consente di poter scambiare agevolmente modelli tra i vari uffici, gruppi, etc. permettendo ad esempio di lavorare sugli stessi file di sottoprocesso.

12 Importazione di modelli da file adl Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle

13 Importazione di modelli da file adl Clicchiamo sul pulsante adl import

14 Importazione di modelli da file adl Cliccando su browse andiamo ad individuare il file.adl da importare. Dopo clicchiamo su ok

15 Importazione di modelli da file adl Nella parte di sinistra, sotto models in file, c è l elenco dei processi presenti nel file. Selezioniamo i modelli che vogliamo importare (di default sono selezionati tutti), quindi clicchiamo sulla cartella di destinazione (Models). Infine clicchiamo su Import

16 Importazione di modelli da file adl Nell elenco dei modelli presenti sul pc compariranno i file importati

17 Creazione degli oggetti Per creare un oggetto basta cliccare sul tipo di oggetto che vogliamo creare (in questo caso un evento Inizio): il cursore del mouse sullo schermo diventa a forma di penna. Basta poi cliccare di nuovo sull area di lavoro per far apparire l oggetto desiderato.

18 Creazione degli oggetti Se vogliamo creare più oggetti dello stesso tipo, basta cliccare più volte sull area di lavoro.

19 Creazione degli oggetti Allo stesso modo è stato creato un attività ed un evento Fine.. Nella slide successiva andiamo a vedere come si collegano gli oggetti tra loro (inserimento delle frecce di flusso sequenziale)

20 Inserimento delle frecce di flusso Cliccando nella barra degli strumenti sulla freccia di flusso sequenziale, il cursore diventa a forma di penna. Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull oggetto da cui parte il flusso ed una seconda volta sull oggetto a cui arriva il flusso.

21 Inserimento delle frecce di flusso Per collegare due oggetti tra loro, basta cliccare una volta sull oggetto da cui parte il flusso ed una seconda volta sull oggetto a cui arriva il flusso.

22 Inserimento delle frecce di flusso Allo stesso modo colleghiamo l attività con l evento Fine. Una volta che due oggetti sono collegati, anche se li spostiamo, le frecce si spostano di conseguenza (restano ancorate all oggetto)

23 Cancellazione di un oggetto Se vogliamo cancellare un oggetto, clicchiamo sulla freccia di selezione, poi con il tasto destro del mouse sull oggetto da cancellare, quindi clicchiamo su Delete

24 Spostamento di un oggetto Se vogliamo spostare un oggetto, clicchiamo sulla freccia di selezione, poi con il tasto sinistro del mouse sull oggetto da spostare, e sempre tenendo premuto il tasto sinistro, lo portiamo nella posizione desiderata

25 Descrizione di un oggetto Per accedere alle proprietà di un oggetto sono disponibili tre modi (sempre dopo aver cliccato sullo strumento selezione): - doppio clic con il tasto sinistro sull oggetto; - Un clic con il tasto sinistro e poi preme il tasto invio della tastiera; - Clic con il tasto destro sull oggetto, poi cliccare su Notebook.

26 Descrizione di un oggetto Nel primo campo (Name) è possibile cambiare il nome dell oggetto Oppure inserire una descrizione (description) dell oggetto. Questo campo è facoltativo.

27 Inserimento dati frequenza di un processo Apriamo le proprietà di un evento Inizio, Clicchiamo su Simulation data. Inseriamo la frequenza del processo (numero di volte in cui si ripete il processo nell arco di un anno) nel campo Quantity

28 Descrizione di un oggetto - attività Si consiglia fortemente di assegnare un nome che sia indicativo del tipo di attività svolta, ad esempio: «scrittura documento». Ovviamente, il nome deve essere univoco all interno dello stesso processo: non possono cioè esistere due attività con lo stesso nome, all interno dello stesso processo

29 Inserimento dati tempo di esecuzione di un attività È obbligatorio inserire sempre un dato relativo alla durata del processo. Se stiamo modellando un attività che non ha durata (l ufficio non impiega tempo a compiere l attività), forse non è il caso di inserirla all interno del processo, e considerarla insieme ad un altra attività. Ad esempio le attività scrittura del documento e firma del documento da parte del responsabile, possono essere considerate come un attività unica, se il visto del responsabile è una consuetudine che occupa poco tempo.

30 Inserimento dati tempo di esecuzione di un attività Il valore da inserire è relativo al tempo effettivamente impiegato per eseguire una singola attività (esempio scrittura documento: quanto tempo impiego a completare la scrittura di un documento in questo processo). Il valore è per forza di cose un valore approssimato (possono essere presenti casi in cui impiego mezz ora per completare un documento e casi in cui impiego un giorno): il valore da indicare è allora quello più probabile, vale a dire il tempo che più frequentemente impiego per completare questa attività. Nota che si deve indicare il tempo in cui effettivamente lavoro su questa attività, eventuali ritardi (esempio non arriva la pratica dall ufficio accanto, o la comunicazione dal ministero arriva in ritardo) non vanno considerati qui. Se stiamo modellando attività di durata molto breve (esempio 10 minuti), ci dobbiamo chiedere se sono attività appartenenti ad un processo a frequenza elevata (ad esempio: protocollo) oppure se non è il caso di accorparlo ad un altra attività al fine di semplificare il processo.

31 Pubblicazione documento ufficiale Scrittura bozza 50 min Attesa presso responsabile 3 gg 25min Approvazione da parte del responsabile 10 min Invio a gazzetta ufficiale 30 gg Pubblicazione su gazzetta ufficiale

32 Inserimento dati tempo di esecuzione di un attività Apriamo le proprietà di un attività (task), Clicchiamo su Times/Costs. Clicchiamo sul quadrato in corrispondenza di Execution time.

33 Inserimento dati tempo di esecuzione di un attività Nella finestra inseriamo i valori relativi al tempo di esecuzione di una singola attività (quanto tempo si lavora per completare un attività) in anni (Year), giorni (Days), ore (Hours), minuti (Minutes), secondi (Seconds).

34 Salvataggio del modello Per salvare le modifiche basta cliccare sul pulsante a forma di dischetto nella barra superiore

35 Gateway

36 Gateway esclusivi (or esclusivo) Inseriamo un gateway di tipo esclusivo allo stesso modo di un attività e colleghiamolo al resto del processo..

37 Gateway esclusivo modifica proprietà Per accedere alle proprietà del gateway, clicchiamo due volte su una delle frecce in uscita.

38 Gateway esclusivo modifica proprietà È possibile specificare il nome del percorso nel campo Denomination, ad esempio «semplice»

39 Gateway esclusivo modifica proprietà Nel campo Transition condition scriviamo la probabilità che si verifichi la condizione, seguito da «: si». Ad esempio, se il 50% delle volte i certificati sono di tipo semplice, scrivo 0.5 : si. Nel campo transition probability, ripeto il valore della probabilità dell evento. Nell esempio: 0.5 Clicco poi su close per chiudere la finestra

40 Gateway esclusivo modifica proprietà Ripetiamo lo stesso procedimento per l altra freccia. Nel campo Transition condition scriviamo la probabilità che si verifica la condizione, seguito da «: no». Ad esempio, se il 50% delle volte i certificati sono di tipo non-semplice, scrivo 0.5 : no. Nel campo transition probability, ripeto il valore della probabilità dell evento. Nell esempio: 0.5 Attenzione al fatto che la somma delle probabilità faccia sempre 1.

41 Gateway esclusivo Risultato finale

42 Gateway esclusivo Come calcolo le probabilità del mio processo: Il modo più semplice è quello di andare a vedere lo storico. Quanti documenti di tipo1 e quanti di tipo2 ho scritto nell anno precedente? Se l anno precedente ho scritto 30 documenti di tipo1 e 10 documenti di tipo2, la probabilità associata al primo ramo (semplice) sarà: 30 / (30+10) = 0.75 Allo stesso modo la probabilità associata al secondo ramo sarà: 10 / (30+10) = 0.25 =

43 Gateway non-esclusivi (paralleli and) Inseriamo un gateway di tipo non esclusivo allo stesso modo di gateway esclusivo, e lo colleghiamo al resto del processo..

44 Gateway non-esclusivi (paralleli and) In questo caso le attività creazione fascicolo ed invio fax cineca vengono eseguite contemporaneamente. Per ogni gateway non-esclusivo inserito, è necessario inserire un gateway non-esclusivo convergente usando l icona in figura.

45 Gateway non-esclusivi (paralleli and) Il collegamento con le altre attività avviene come negli altri casi.. In questo modo l attività archiviazione è eseguita solo al termine di entrambe le attività precedenti: creazione fascicolo ed invio fax cineca

46 Gateway non-esclusivi (paralleli and) Se invece vogliamo che l attività archiviazione parta non appena una delle due attività precedenti è completata, dobbiamo accedere alle proprietà del gateway non-esclusivo convergente. Clicchiamo su Object properties e come gateway type selezioniamo Inclusive. Infine clicchiamo su close.

47 Gateway non-esclusivi (paralleli and) Il risultato finale è quello in figura. In questo modo l attività archiviazione è eseguita non appena termina una delle attività precedenti: creazione fascicolo o invio fax cineca.

48 Sottoprocesso Ai fini di favore la semplificazione ed il riutilizzo dei processi, è utile far ricorso ai sottoprocessi. Un sottoprocesso non è altro che un insieme di attività che per convenienza sono raggruppate.

49 Sottoprocesso Non è necessario che l intero sottoprocesso sia eseguito dallo stesso ufficio.

50 Sottoprocesso

51 Sottoprocesso La prima cosa da fare è creare il sottoprocesso in un file separato, come un qualunque altro processo (clicchiamo su models, poi new).

52 Sottoprocesso Ricordiamoci di assegnare tempi di esecuzione e risorse alle attività. Non bisogna invece assegnare la frequenza all evento di inizio (poiché dipenderà dal processo principale). Salviamo il tutto cliccando su save.

53 Sottoprocesso Per inserire il sottoprocesso creato nel modello principale, utilizziamo l apposito pulsante evidenziato cliccandoci sopra, poi come nei casi precedenti, clicchiamo nell area di disegno.

54 Sottoprocesso Naturalmente va collegato al resto del processo.. Per accedere alle proprietà, facciamo doppio clic sul sottoprocesso.

55 Sottoprocesso Specifichiamo il nome nel campo Name Per collegare al sottoprocesso che abbiamo creato in precedenza, clicchiamo sul +

56 Sottoprocesso Nell elenco dei processi clicchiamo sul sottoprocesso che abbiamo creato in precedenza (miosottoprocesso). Dopo clicchiamo su Add

57 Sottoprocesso Chiudiamo la schermata cliccando su close

58 Controllo sulla validità del modello Per eseguire il controllo sulla validità del modello, clicchiamo su Model nella barra superiore, quindi su Check cardinalities

59 Controllo sulla validità del modello Se è tutto ok, viene visualizzato il messaggio di conferma come in figura

60 Messaggi di errore più comuni restituiti dalla verifica del modello Mancanza di una freccia: l attività non ha una connessione in uscita (ogni attività deve avere almeno una connessione in uscita)

61 Messaggi di errore più comuni restituiti dalla verifica del modello L attività 1 ha due frecce in uscita (le biforcazioni vanno gestite attraverso i gateway)

62 Messaggi di errore più comuni restituiti dalla verifica del modello L attività 2 non ha un flusso di ingresso (solo l evento start non ha nessuna freccia in ingresso)

63 Messaggi di errore più comuni restituiti dalla verifica del modello L evento start ha 2 frecce in uscita: devo utilizzare un gateway appropriato (le attività 1 e 2 sono alternative o devono essere eseguite entrambe?)

64 Salvataggio modello creazione di nuove versioni All occorenza può essere utile salvare un modello in più versioni: ad esempio perché si è aggiornato il processo ma si vuole conservare la versione precedente. Clicchiamo su model, poi su Save as..

65 Salvataggio modello creazione di nuove versioni Inseriamo un nuovo numero a Version (si consiglia fortemente di usare numeri progressivi in modo da individuare sempre la versione più recente), quindi clicchiamo su Save

66 Esportazione di modelli in file adl Clicchiamo sul pulsante a forma di puzzle

67 Esportazione di modelli in file adl Clicchiamo sul pulsante adl export

68 Esportazione di modelli in file adl Dall elenco dei modelli selezioniamo quali modelli vogliamo esportare (selezioni multiple sono possibili tenendo premuto il tasto ctrl della tastiera e cliccando). Mettiamo il segno di spunta come in figura su Including models e Including referenced models. Scriviamo il nome del file sotto Export file (se vogliamo salvarlo in una cartella particolare utilizziamo il tasto Browse). Creiamo il file cliccando su Export

69 Pools / lanes Pools e lanes aiutano nella comprensione grafica della mappatura dei processi eseguita, permettendo di capire in modo intuitivo chi sono i partecipanti ad un processo e come interagiscono.

70 Pools / lanes Supponiamo che nel caso illustrato la prima e la terza attività siano eseguite dall ufficio1 mentre la seconda attività è eseguita dall ufficio 2. Creiamo un pool attraverso l apposito pulsante.

71 Pools / lanes L oggetto pool creato è in ADONIS un mero oggetto grafico, che va sovrapposto o meno alle attività che vanno considerati appartenenti al pool. Per modificare il nome del dobbiamo cliccare due volte sul nome e modificare il campo name. Dato che protocollo non appartiene al pool lo spostiamo più in basso

72 Pools / lanes Allo stesso modo creiamo il pool per l ufficio 2.

73 Chiusura dei processi Per chiudere un processo basta cliccare sulla x evidenziata in figura oppure andare su model e cliccare su close.

74 Chiusura dei processi Se ci sono modifiche apportate al modello, comparirà un messaggio che chiede se si vogliono salvare le modifiche prima di chiudere.

75 Stampa su carta dei processi Per stampare un modello bisogna andare su model quindi cliccare su print

76 Stampa su carta dei processi Per stampare tutto in una pagina orizzontale, occorre selezionare landscape e Fit one page come in figura. Per avviare la stampa, cliccare su print.

77 Eventi intermedi L inserimento di eventi intermedi avviene come per gli altri oggetti attraverso l apposita icona.

78 Eventi intermedi È possibile specificare il tipo di evento intermedio dal menù Event type, accessibile dal menù dell oggetto.

79 Eventi intermedi - simulazione Se dobbiamo simulare il ritardo di tre mesi inserito con l evento intermedio, dobbiamo farlo attraverso il task immediatamente successivo.

80 Eventi intermedi - simulazione Dallo stesso menù dove abbiamo inserito il tempo di esecuzione, inseriamo il ritardo nella voce Resting time

81 Altre proprietà di una attività È possibile specificare la tipologia di una attività dopo essere entrati nel menù delle proprietà, attraverso Task type

82 Altre proprietà di una attività È possibile accedere all aiuto dei comandi del software attraverso il pulsante i (in inglese).