AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE

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1 Documento Sistema di Gestione Qualità ISO 900:000 Area Settore/ Servizio Processo Rev. Data AA-GG PE 0 0 AMMINISTRAZIONE DEL TIPO DI PROCEDURA: di supporto AREA DI RIFERIMENTO: Affari Generali DEFINIZIONE DEL PROCESSO: Gestione di tutti gli adempimenti amministrativi riguardanti il personale in servizio: ferie, periodi di malattia, permessi, retribuzioni, previdenza, trattamenti di fine servizio o fine rapporto. INPUT: necessità di governare le pratiche amministrative relative al personale OUTPUT: erogazione di retribuzioni, permessi, certificati, pratiche previdenziali e di modifica/chiusura del rapporto di lavoro. FORNITORI: dipendenti, altri enti, ufficio personale CLIENTI: dipendenti, altri enti. INDICATORI: - % di assenze, permessi, malattie dei dipendenti / anno RESPONSABILE DEL PROCESSO Lorenza Mauri Tel RESPONSABILE DELLA QUALITA Silvia Ornago Tel DIREZIONE Roberta Brambilla Tel

2 . RIFERIMENTI LEGISLATIVI Vedi specifica scheda con elenco cogenze di Area/Settore. Diagramma di flusso. LISTA DELLE REVISIONI REV. 0 gg/mm/aaaa MOTIVO REV. 0/06/008 Aggiornamento flussi e scheda a seguito di audit interno del Rev. 0 Ottobre 009 Aggiornamento scheda a seguito di audit del 7/0/009 Rev. 0 Aggiornamento processo a seguito di audit del /5/0 4. TABELLA DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Processo Numero TITOLO 0 IO 0 Stipendi 0 IO 0 Istruzione Operativa 0 PA04, Legge9, RiscattoLaurea 0 IO 0 Istruzione Operativa 0 Ferie, permessi 5. TABELLA DELLA STICA CODICE TITOLO Luogo di archiviazione Responsabile dell archiviazione e dell eliminazione Periodo di conservazione MD 00 Richiesta ferie permessi assenze Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO MD 00 Autorizzazione preventiva per Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO missione MD 0 Permesso studio MD 0 Visite mediche Ufficio Personale Valeria Barzaghi 5 ANNI MD 0. Assistenza a familiari per visite Ufficio Personale Valeria Barzaghi 5 ANNI mediche MD 0 Matrimonio MD 0 Permesso breve Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO MD 04 Lutto Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO Congedo casi MD 05 particolari MD 7 Terapia salvavita MD 7 Seggio elettorale Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO MD 75 Giudice popolare MD 0. Flessibilità congedo maternità Congedo MD 0 maternità Congedo MD 0 paternità Congedo MD 0 parentale MD 04 Riposo giornaliero Malattia figlio < MD 05 anni

3 Malattia figlio > MD 05. anni Legge 04 figli MD 40. minori Legge 04 parenti MD 40. affini Legge 04 MD 40 lavoratore disabile MD 40. Legge 5 fratelli MD 40 Legge 5 figli MD 404 Aspettativa motivi personali MD 405 Aspettativa amministratori locali MD 406 Aspettativa dottorato di ricerca MD 407 Permesso non retribuito lav. tempo determinato MD 499 Aspettativa altri motivi MD 50 Permesso sindacale Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO retribuito MD 50 Permesso sindacale non Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO retribuito MD 504 Permesso sindacale retribuito organismi direttivi Ufficio Personale Valeria Barzaghi ANNO 6. TABELLA DEGLI INDICATORI INDICATORE % di assenze, permessi, malattie dei dipendenti / anno Responsabile rilevazione Valeria Barzaghi Modalità di rilevazione Foglio excel Frequenza di rilevazione mensile Valore attuale Valore atteso

4 Amministrazione del personale: ferie e permessi UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE Dipendente Referente gestione personale nell'area Responsabile servizio Ufficio Personale Compilazione modulo richiesta assenza per ferie e permessi vari m m Istruzione Operativa 0 Ferie, permessi Istruzione Operativa 04 Trasferte e utilizzo mezzo proprio Modulo 00 Richiesta ferie permessi assenze Modulo 00 Autorizzazione preventiva per missione Consegna modulo al proprio referente di Area m m STICA SPECIFICA PERMESSI no Verifica compilazione: è tutto corretto? m m si 4 Firma per ricevuta e inoltro al Responsabile di servizio per autorizzazione no 5 La richiesta è approvata? 0,5 0,5 si 6 Restituzione richieste autorizzate Fasi eventualmente da m,0 modificare a seguito della sperimentazione delle nuove modalità previste nel Piano di Razionalizzazioni 0 7 Consegna all'ufficio Personale 5 m 5 m 8 Data e firma per ricevuta m m 9 Fotocopia richiesta (e successiva archiviazione) m m solo per gli uffici che lo richiedono 0 Restituzione originale richiesta m m Inserimento richieste e loro trattamento secondo quanto previsto dal software di gestione del personale 5 m 5 m

5 Amministrazione del personale: stipendi UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE Inizio anno: chiusura archivi anno precedente e apertura anno in corso Inserimento in gestione contabile paghe di:impegni, accertamenti, creditori e debitori Chiusura stipendi mese precedente e apertura stipendi mese in corso. SERVIZI COMUNALI RAGIONERIA INPS AEGNZIA ENTRATE o,5 g g g g o,5 g 4 Inserimento dati: nuovi dipendenti o cessazioni di servizio, eventi, voci fisse e continuative, voci variabili. 7gg 4 gg Stipendi punto A 5 6 Elaborazione e prima stampa provvisoria dei cedolini Controllo e modifica di eventuali errori o inserimento di voci ulteriormente pervenute h h 7 Verifica contabile per disponibilità su capitoli (ad esempio per straordinari) e adeguamento impegni di spesa 0,5 h Verifiche di tipo fiscale: imponibili e contributi INPS 8 EX GESTIONE INPDAP e INPS Predisposizione del file 9 finale e passaggio a Ufficio Ragioneria Controlli nel programma di contabilità, incrocio con i 0 dati dell'ufficio personale e soluzione di eventuali incongruenze Conferma finale da Ufficio Ragioneria e stampa cedolini Predisposizione prospetti per tesoreria e provvedimenti di liquidazione per firma Dirigente/Responsabile 4 Stampa cedolini definitiva e loro consegna ai dipendenti Estrazione con programma INPS EX GESTIONE INPDAP dei dati relativi a prestiti, ricongiunzioni e riscatti e loro verifica h h h Stipendi punto B Stipendi punto C Fase eventualmente da modificare a seguito della sperimentazione delle nuove modalità previste nel Piano di Razionalizzazioni 0 Stipendi punto D

6 Amministrazione del personale: stipendi UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE SERVIZI COMUNALI RAGIONERIA INPS AEGNZIA ENTRATE Autorizzazioni a banche per pagamenti e predisposizione versamenti per finanziarie Predisposizione prospetto per versamenti sindacati e assicurazioni da effettuarsi mediante bonifico bancario e prospetto riepilogativo imponibili e contributi Passaggio del documento cartaceo a Ufficio Ragioneria Predisposizione di mandati e reversali per la banca Predisposizione conguaglio 9 IRPEF Controllo generale della 0 quadratura di entrate e spese Predisposizione di prospetto F4 EP Enti Pubblici e invio telematico all'agenzia delle Entrate h h Stipendi punto E Modulo F4 EP telematico Alle scadenze di legge: predisposizione CUD e gg

7 Amministrazione del personale: TFR e TFS UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE ARCHIVIO RESPONS.AREA PROTOCOLLO ALTRI ENTI DIPENDENTE Si distingue il TFS dal TFR a seconda che il rapporto di lavoro sia iniziato prima o dopo il /5/00 Acquisizione domanda di cessazione rapporto di lavoro (pensionamento, dimissioni, decesso) Reperimento fascicolo personale del dipendente e verifiche periodi lavorati e iscrizione INADEL Acquisizione dati retribuzioni di tutto il periodo lavorato / dell'ultimo anno di lavoro 4 5 Acquisizione atti di assunzione e cessazione dal rapporto di lavoro Compilazione specifici modelli per TFS o TFR Modello 50 P o Modello TFR 6 Firma modelli 7 Trasmissione pratica a INPS EX GESTIONE INPDAP con apposita lettera protocollata In caso di passaggio del dipendente ad altra PA (per mobilità o nuova assunziuone) il modello TFR va trasmesso al nuovo ente anziché all'inps EX GESTIONE INPDAP - In caso di TFS si trasmette il foglio aggiuntivo al modello 50 P 8 Eventuale aggiornamento pratica in caso di applicazione nuovo CCNL in data successiva alla compilazione dei modelli TFS o TFR Infatti l'applicazione del nuovo CCNL potrebbe avere dei riflessi sul TFS o TFR 9 Archiviazione fascicolo negli schedari dell'ufficio Personale

8 Amministrazione del personale: previdenza UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE ARCHIVIO RESPONS.AREA PROTOCOLLO ALTRI ENTI DIPENDENTE Predisposizione modello riassuntivo della carriera contributiva del dipendente Istruzione Operativa 0 punto A Mod. PA 04 Elaborazione pratica per eventuali ricongiungimenti previsti per legge Istruzione Operativa 0 punti B e C Apertura pratica pensione e inserimento dati desunti dal modello PA04 Utilizzo software INPDAP PENS S7 4 Verifica correttezza dei dati e calcolo dei contributi ai fini pensionistici 5 Calcolo definitivo pensione 6 Stampa modelli 755 e 756 Utilizzo software INPDAP PENS S Compilazione domanda pensione e moduli relativi a: detrazioni, accredito pensione, assigni familiari Stampa completa del modello Creazione file pratica completa e invio telematico a INPS EX GESTIONE INPDAP 0 Acquisizione del file da parte dell'inps EX GESTIONE INPDAP che invia ricevuta di ritorno Trasmissione a INPS EX GESTIONE INPDAP della corrispondente pratica cartacea, firmata da dipendente e Responsabile di Area Elaborazione pratica da parte dell'inps EX GESTIONE INPDAP Comunicazione da parte dell'inps EX GESTIONE INPDAP della messa in pagamento della pensione

9 Amministrazione del personale: previdenza UFFICIO ALTRI UFFICI ORGANI ESTERNI T A NOTE ARCHIVIO RESPONS.AREA PROTOCOLLO ALTRI ENTI DIPENDENTE 4 Eventuale aggiornamento pratica in caso di applicazione nuovo contratto di lavoro durante il collocamento a riposo Occorre infatti un nuovo calcolo delle retribuzioni e quindi anche un nuovo calcolo ai fini pensionistici Archiviazione fascicolo dipendente in schedari presso l'ufficio personale in attesa di provvedimento definitivo di conferimento trattamento pensionistico Comunicazione trattamento definitivo di pensione da parte dell'inps EX GESTIONE INPDAP Archiviazione definitiva del fascicolo in archivio

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