STEPOVER: IL CASO DEL SUCCESSO IN DEBEKA. Richieste di assicurazione senza carta

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1 STEPOVER: IL CASO DEL SUCCESSO IN DEBEKA Richieste di assicurazione senza carta

2 Debeka dichiara guerra alla documentazione cartacea La riforma della legge tedesca sul contratto di assicurazione (VVG) dell anno 2008 ha i suoi inconvenienti, nonostante una maggior protezione dei consumatori. La grande trafila burocratica causa ancora più spese di amministrazione nelle società assicuratrici. Per evitare ciò, il Gruppo Debeka ha introdotto l anno scorso la firma elettronica nel sistema di richieste e con esso ha completato il vuoto esistente in un processo di richieste completamente elettronico Sin dai suoi inizi, un obiettivo fondamentale del Gruppo Debeka è stato l ottimizzazione dei suoi processi aziendali. La riduzione di documenti cartacei e l organizzazione digitale dei processi interni sono aspetti fondamentali per raggiungerlo. Da più di dieci anni, il servizio esterno di Debeka lavora dal primo contatto fino alla presentazione della richiesta con un sistema di servizio esterno appositamente sviluppato per questo fine. Mentre i dati di richiesta già da molti anni si trasmettevano elettronicamente all amministrazione centrale dove venivano introdotti nei sistemi centrali, la richiesta ancora doveva essere stampata, soprattutto a causa della firma. La riforma della legge tedesca sul contratto di assicurazione (VVG) La legge tedesca sul contratto di assicurazione (VVG) dell anno 2008 che rafforzò i diritti degli assicurati e creò maggior trasparenza per i consumatori, forzò, oltre ad ampliare gli obblighi di consulenza e documentazione da parte dei consulenti, anche il raggiungimento dell obiettivo di mettere fine allo scontro dei mezzi. Nel caso del servizio esterno di Debeka, la spesa addizionale era ciò che suppon va la stampa di circa 10 milioni di fogli di carta! Il primo passo per ridurre questo consumo di carta era l introduzione della memoria USB e la registrazione di CD nei quali si consegnavano al cliente tutte le informazioni e condizioni del contratto, così come la copia della richiesta. Purtroppo le richieste bisognava ancora stamparle dovuto alla firma, alla documentazione successiva e all archivio. Quest ultimo aspetto dello scontro di mezzi doveva risolversi con l implementazione della firma elettronica. La ricerca di un socio esperto nell ambito della firma elettronica per l implementazione portò alla scelta di StepOver. StepOver GmbH Telefono: / Pagina 1

3 Una corretta preparazione è fondamentale Nella cornice di uno studio precedente si stabilirono i pilastri del progetto successivo. Grazie a una buona pianificazione, il lancio avvenne solo quattro mesi dopo la decisione di scegliere StepOver come socio per il progetto. Così i primi pads di firma iniziarono ad utilizzarsi nel luglio del Affinché le firme registrate del cliente e dell agente commerciale appaiano nel posto desiderato nella richiesta elettronica e vengano salvate in modo sicuro e protette dall abuso, è stato integrato senza divergenze il software di cattura di firme StepOver nel software del servizio esterno. Cioè, l agente commerciale non rifarà i processi che si stanno realizzando dopo la loro applicazione. Il documento di richiesta viene creato automaticamente nell applicazione richiesta mettendo a disposizione la possibilità di includere la firma. In questo momento, il cliente deciderà se firmare la richiesta elettronicamente o su carta - e inoltre deciderà se ricevere i suoi documenti in un supporto di dati o cartacei. Successivamente, i dati della richiesta compresa la firma elettronica verranno replicati nei sistemi esistenti di Debeka. La richiesta trasmessa elettronicamente potrà essere presa in analisi immediatamente nel rispettivo dipartimento specializzato. In questo modo, il cliente riceverà il suo certificato di assicurazione più velocemente rispetto al modo convenzionale, generalmente in un lasso di tempo che va da uno a tre giorni dopo la firma di richiesta. La sicurezza giuridica e la capacità di prova Della firma elettronica occupano un ruolo centrale nel settore delle assicurazioni, in quanto le firme autografe e le sue caratteristiche biometriche sono dati molto sensibili che richiedono una solida protezione. Il dipartimento giuridico di Debeka analizzò in questo senso i diversi sistemi di firma elettronica autografa esistenti sul mercato per quanto riguardava la cattura e la codifica delle firme e classificò la sicurezza della soluzione di StepOver come molto alta. Soprattutto, la trasmissione codificata dei dati biometrici dal dispositivo al computer fu un criterio fondamentale per la decisione. Anche i clienti, la cui reazione è stata positiva sin dagli inizi, si fidano della sicurezza di questa forma moderna di firma. In questo senso, sanno riconoscere il vantaggio del risparmio dei tempi e dei costi. StepOver GmbH Telefono: / Pagina 2

4 Un primo bilancio intermedio Gli obiettivi stabiliti nello studio previo sono stati raggiunti. Quasi tutti i dipendenti del servizio esterno possiedono già i pads di firme naturasign dell azienda StepOver. In questo modo, tutti i dipendenti possono realizzare il processo di richiesta completamente in modo elettronico evitando gli scontri dei mezzi. Inoltre, sono stati riscontrati altri miglioramenti qualitativi grazie alla possibilità di avere le richieste in formato PFD invece di un immagine scansionata del documento originale. Di conseguenza, il processo di scansione non è più necessari. Del tempo risparmiato, ne beneficia non solo il dipendente, bensì anche il cliente il quale riceverà il suo certificato di assicurazione in un periodo di tempo che va da uno a tre giorni. Il bilancio provvisorio può valutarsi nell insieme positivamente. Sono state superate le aspettative stabilite da Debeka nella fase di pianificazione del progetto, in parte grazie all appoggio del suo socio, StepOver, nel progetto. È un grande passo verso l obiettivo di Debeka, che consiste nell impiegare questo sistema di firma per l 80 e 90 per cento di tutte le richieste. StepOver GmbH Telefono: / Pagina 3

5 Avviso Legale: Tutti i nomi e le marche menzionate sono proprietà dei rispettivi proprietari. I testi e le immagini sono protette dal copyright. Non è permessa la riproduzione, la trasmissione e cose simili senza il permesso espresso di StepOver GmbH. StepOver GmbH Tutti i diritti sulle informazioni e le immagini sono riservati. Il Gruppo Debeka Il gruppo Debeka con la sua offerta di assicurazioni e servizi finanziari si trova tra i Top Ten del settore di assicurazioni e risparmio edilizio. È stato fondato nel 1905 e si è poi sviluppato passando da essere una semplice assicurazione sanitaria per dipendenti statali fino a diventare un gruppo che offre copertura per tutti i privati. Oggigiorno, è uno dei gruppi assicurativi con più successo in Germania. L obiettivo dell azienda di offrire a tutti i suoi membri il massimo rendimento per i contributi pagati costituisce la base per tutte le decisioni del gruppo. Tutto il surplus ottenuto, per principio, si ripercuote sui membri. Di conseguenza, i bassi costi, ad esempio di amministrazione, e una politica efficace di investimento sono la base per una relazione eccellente prezzoqualità di tutti i prodotti di Debeka, cosa che viene confermata abitualmente per riviste economiche indipendenti e gruppi di protezione dei consumatori. Impressum: StepOver GmbH Otto-Hirsch-Brücken Stuttgart Germania StepOver GmbH StepOver GmbH è leader nel mercato europeo e su scala mondiale nell area della firma elettronica scritta. L azienda con sede a Stoccarda sviluppa e produce dispositivi per catturare le firme nella sua propria fabbrica. Inoltre, con la sua gamma di software, offre integrazioni semplici e applicazioni per fornire un sistema di firma elettronica scritta o biometrica sicuro. Ogni anno, più di un milione di firme vengono realizzate con soluzioni di firma elettronica di StepOver evitando lo scontro di mezzi tra il processo elettronico di dati e la carta. I principali vantaggi dell applicazione sono il risparmio enorme che comportano, così come la conservazione delle nostre risorse naturali. StepOver GmbH Telefono: / Pagina 4

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