Visual Management: una comunicazione chiara, immediata ed esaustiva per coinvolgere e creare sinergie

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1 Vicenza, 22 Novembre Centro Produttività Veneto Visual Management: una comunicazione chiara, immediata ed esaustiva per coinvolgere e creare sinergie Visual Management e strumenti informativi: integrazione e non contrapposizione Michele Riccioni m.riccioni@jmac.it

2 Visual Management Visual Management: The placement in plain view of all tools, parts, production activities, and indicators of production system performance, so the status of the system can be understood at a glance by everyone involved. (Lean Lexicon, Fourth Edition, Lean Enterprise Institute). 2 Alcuni utilizzi del visual management: 1. Identificazione (es. Segnalazione anomalie) 2. Informazione (es. Visualizzazione delle performance) 3. Formazione (es. Scomposizione prodotti) 4. Guida operativa (es. segnali a terra) 5. Pianificazione (es. Visible Planning ) 6. Analisi e condivisione (es. Tabelloni di gruppi di lavoro)

3 Metodi antidiluviani? 3

4 Non solo un insieme di tabelloni Gli strumenti sono solo apparentemente semplici. In realtà sotto la superficie c è un mondo di filosofia e style di management senza il quale, ogni tool diventa sterile [John Shook, CEO LEI] John Shook Lean Summit Italy 2011 Se non si sottolinea bene cosa c è dietro lo strumento visuale, si potrebbe ottenere una forte resistenza al cambiamento dalle persone coinvolte. 4

5 Strumenti visuali vs strumenti elettronici Punti di forza del Visual Management Semplicità Superano barriere linguistiche e di competenza (es. 5S) Possibilità di coinvolgere le persone nella fase progettuale e di miglioramento degli strumenti Costringono le persone ad incontrarsi davanti agli strumenti visuali Non disallineabili. What you see is what you get Punti di forza degli strumenti elettronici Sono utilizzabili anche se le persone sono fisicamente dislocate in diversi stabilimenti Possono essere integrati tra loro Quantità di dati elaborabili. Con il passare del tempo nascono sempre più strumenti ibridi (es. Andon collegati all ERP, lavagne elettroniche, smart board etc..) 5

6 Strumenti visuali vs & strumenti elettronici Gli strumenti visuali NON SONO ALTERNATIVI ai sistemi elettronici ma devono essere INTEGRATI con essi per superarne alcuni limiti. Cosa aggiungono gli strumenti visuali a quelli elettronici? Il confronto diretto: l va interpretata, durante un incontro diretto se ci sono dubbi emergono subito e possono essere affrontati. Le espressioni facciali aiutano ad identificare fraintendimenti. La prova che le informazioni inviate sono state elaborate: inviando un piano via mail non sono sicuro che gli altri lo abbiano preso in carico, con un tabellone visuale sì Tempestività di aggiornamento: l aggiornamento dell informazione, se il tabellone ed i meccanismi di coordinamento sono stati ben progettati è perfino più rapida che in casi di utilizzo di file scambiati via mail Necessità di integrazione: La complessità attuale non consente di rinunciare definitivamente al supporto di strumenti informativi Gli strumenti visuali, consentono però di cogliere e presidiare aspetti non governabili con strumenti IT (comunicazione vis-a-vis, selezione delle informazioni da trasferire a monte / valle, efficacia della comunicazione, esplicitazione dei problemi,..) Immaginate le espressioni legate a queste affermazioni: OK! Mmm.ok. Uffff ok. 6

7 Visual Management Componente Hard e componente Soft Componente soft Componente hard Gestione elettronica pura 7

8 Le dimensioni sulle quali agisce il Visible Planning Il Sistema di governo del processo Piani di progetto e controllo avanzamento Front Loading ed anticipazione Gestione anticipata dei rischi di progetto Carico di lavoro (problemi intercettati e risolti, rischi gestiti ) ANTICIPAZIONE know-how lavoro tempo Visible Planning I comportamenti Abbattimento delle barriere tra funzioni Comunicazione pull Proattività La capitalizzazione della conoscenza Velocità nella diffusione della conoscenza del processo delle regole gestionali del prodotto 8

9 Specificità dovute al campo di applicazione I principi del visual management restano gli stessi in tutti i campi di applicazione, tuttavia è utile approfondire alcune specificità: Macro-tipologia Campo di applicazione Specificità Orizzontale (lungo un processo) Verticale (su una funzione/reparto) Sviluppo prodotto Processi transazionali Produzione Gestione a commessa Miglioramento di una funzione Progetti non ripetitivi Necessità di gestire l anticipazione dei problemi Rendere visibile flussi non fisici (es. informazioni) Necessità di sistemi di controllo in tempo reale per aumentare la reattività alle anomalie Aumentare la consapevolezza degli operatori In supporto al ruolo del project manager Crescita del team Attenzione alla qualità della comunicazione tra colleghi e tra riporti gerarchici 9

10 L aspetto comune a tutte le applicazioni 10

11 Punti di attenzione: come ridurre la resistenza al cambiamento 1. Partire dai bisogni. Raccogliere le aspettative che le persone hanno dall applicazione dello strumento di visual management. Dopo la messa in funzione, verificare la copertura delle aspettative 2. Coinvolgere le persone nella progettazione dello strumento di visual management Adapt it, don t adopt it. Lasciate che le persone coinvolte trovino il loro formato e lo migliorino continuamente. 3. Definire un meccanismo di coordinamento: Come si deve interagire con lo strumento visuale (es. tabellone). Chi deve aggiornarlo, chi deve intervenire, etc.. (può essere utile seguire lo schema 5W-1H) 4. Formalizzare le modalità di utilizzo in una One-Point-Lesson, formare e registrare la formazione E buona norma, una volta che lo strumento di visual management è a regime, formalizzare una OPL (one point lesson), appendendo il documento vicino alla zona di utilizzo per lasciare un riferimento agli utilizzatori. 5. Associare uno o più indicatori al sistema di visual management Legati al tabellone che aiutino a verificare che il tabellone sta portando dei benefici. 6. Accompagnare l avvio Essere presenti per aiutare i nuovi utilizzatori a capire sottolineando casi corretti e scorretti di utilizzo. 11

12 Meccanismi di coordinamento Un tabellone è inutile se non si presidiano le modalità di interazione con esso TABELLONE 1. Attività in programma 2. Risultati attesi 3. Differenza fra 1 e 2 4. Cause della criticità Com'è la situazione? Quali sono le cause del ritardo? Il tabellone è lo strumento per visualizzare anomalie o criticità e intervenire velocemente! 12

13 Non esiste il magic tool Non esiste un SW che risolva problemi di processi non ben definiti o comportamenti delle persone Non basta visualizzare per risolvere i problemi. La visualizzazione è una condizione necessaria ma non sufficiente al miglioramento dei processi. 13

14 Non solo un insieme di tabelloni ORGANIZZAZIONE (ruoli, competenze, comportamenti, capacità...) Change Management (supporto al cambiamento, condivisione degli obiettivi, formazione, gestione delle resistenze, etc..) PROCESSI (sviluppo mercato, processo di sviluppo prodotto, processo di approvvigionamento, processo di produzione, processo di distribuzione, ) STRUMENTI (strumenti informatici, strumenti visuali, tabelloni visible planning, tabelloni Setsuban kanri..) 14

15 I casi che vedremo oggi Caso aziendale CAREL FOC Schedulazione e dispatching Spunti di interesse Strumenti visuali introdotti a supporto di un approccio sempre più trasversale ai processi Visual Management come strumento di base della Lean Trasformation Strumento visuale introdotto in un periodo di forte cambiamento della cultura manageriale in azienda Approccio trial&error Heijunka box, un sistema visual per comunicare in modo semplice il piano di lavoro agli operatori 15

16 per Contatti: Michele Riccioni JMAC Europe Milano S.p.A. Via Fieno 1, Milano Tel (Segreteria) Cell