Azienda con Sistema Qualità Certficato secondo UNI EN ISO 9001:2000 REG. N: 1216-A da Cermet

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1 Azienda con Sistema Qualità Certficato secondo UNI EN ISO 9001:2000 REG. N: 1216-A da Cermet

2 CONTABILITÀ FINANZIARIA Indice UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA pag 2 CONTABILITA ORDINARIA, REGISTRAZIONI IN PARTITA DOPPIA E CONTROLLO DI GESTIONE pag 14 CONTABILITÀ IVA pag 15 FATTURAZIONE pag 17 INVENTARIO DEI BENI pag 18 ECONOMATO pag 21 ORDINI E MAGAZZINO pag 24 NOTIZIE SULLA HALLEY informatica Halley informatica è specializzata nella produzione di software per Comuni. Oltre Comuni italiani utilizzano i programmi Halley. Lo sviluppo del prodotto avviene a Matelica (MC), sede centrale dell azienda. Un unico gruppo di programmatori realizza tutte le procedure. Da questa organizzazione derivano le caratteristiche peculiari dei programmi Halley: - Qualità ed elevato standard industriale. - Grande quantità di funzioni automatizzate. - Semplicità d uso. - Completa integrazione delle procedure. - Stessa interfaccia utente per tutte le funzioni. La grande diffusione dei prodotti e la loro industrializzazione permettono di offrire anche condizioni di acquisto e di assistenza estremamente vantaggiose. pag 1 di 26

3 Contabilità UFFICIO RAGIONERIA Finanziaria CONTABILITÀ FINANZIARIA Integrazione completa con le procedure della gestione del personale, degli atti amministrativi, dell economato, dell IVA, della fatturazione, degli ordini e magazzino, dei mutui, dell inventario beni, della tesoreria, della contabilità ordinaria in partita doppia, per l interscambio di dati al fine di evitare il duplice caricamento. Elaborazione in automatico del Bilancio di Previsione e del Pluriennale. Per la creazione i dati vengono letti dai piani di ammortamento dei mutui, dalla previsione del personale, dai budget, dagli impegni/accertamenti pluriennali e dal pluriennale dell anno precedente, opportunamente aggiornato tramite le variazioni al pluriennale. Gestione dei certificati al bilancio di previsione e al conto del bilancio, con la possibilità di creare il floppy/file da inviare agli organi competenti. Elaborazione in automatico dei prospetti che compongono il Rendiconto di Gestione con la completa integrazione tra il Conto di Bilancio, il Prospetto di Conciliazione, il Conto Economico e il Conto del Patrimonio. Possibilità di consultare un numero illimitato di esercizi precedenti, anche quelli gestiti con il DPR 421/1979. Elaborazione dei budget di spesa e di incasso per il monitoraggio dell azione amministrativa per il raggiungimento degli obiettivi fissati dall organo di governo dell ente. Gestione del mastro e dell estratto conto clienti/fornitori Possibilità di parametrizzare l accesso dei singoli operatori in base ad un profilo personalizzato. Gestione del patto di stabilità. Gestione dei limiti di cassa: per il controllo quotidiano sui limiti imposti dal patto di stabilità. Gestione dei codici SIOPE con la possibilità di leggerli automaticamente dai capitoli, dai clienti/fornitori, dagli impegni/accertamenti, dai subimpegni/sub-accertamenti e dalle liquidazioni e, ovviamente, dai mandati/ ordinativi. Creazione automatica dei modelli e dei file XML da inviare alla Corte dei Conti. pag 2 di 26

4 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA Trasmissione dei dati alla tesoreria per la gestione del mandato informatico, dei dati della distinta, del bilancio e delle variazioni. Acquisizione dei dati delle carte contabili (regolarizzazioni) e dei dati sui pagamenti/riscossioni effettuati presso la tesoreria. Consultazione della situazione delle fatture nel sito dell ente: ogni impresa può accedervi con un login e una password e può consultare la situazione delle proprie fatture. Gestione delle insussistenze, ecc e storicizzazione delle variazioni ad impegni/accertamenti, sub-impegni/sub-accertamenti e liquidazioni. Consultazione in linea (ON-LINE) delle informazioni più utilizzate dall utente, senza dover interrompere il lavoro che si sta svolgendo. Creazione automatica dei mandati e degli ordinativi dalle buste paga della Gestione del Personale, dai rimborsi e dalle restituzioni dell Economato, dalle Carte Contabili (regolarizzazioni) trasmesse dalla tesoreria, alla scadenza delle fatture, in base agli atti associati a impegni/accertamenti, sub-impegni/sub-accertamenti e liquidazioni, e dalle rate dei mutui. Collegamento della fattura con la contabilità ordinaria in partita doppia, con l IVA, con l ordine di riferimento e con l Inventario Beni. Gestione dei mutui contratti dall Amministrazione. Previsione del piano di ammortamento di un mutuo da contrarre (per i mutui della Cassa DD.PP. e similari) Creazione automatica degli impegni dalle rate dei mutui. Un potente strumento (statistiche) consente l estrazione dei dati esportabili in qualsiasi formato (Excel, Word, Access DB3, XML, PDF, ecc ). Gestione di un agenda memorandum che segnala l imminenza delle scadenze per un certo periodo di tempo. pag 3 di 26

5 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA Certificato al Bilancio di Previsione Certificato al Conto di Bilancio Dettaglio del P.E.G. (per la gestione del P.E.G. e del controllo delle performance finanziarie) Patto di Stabilità CUD Certificazione per soggetti con ritenuta d acconto Modello 770 Mandati e Ordinativi sia su carta bianca che su prestampato Bilancio di previsione e pluriennale e relativi allegati Rendiconto di Gestione (Conto di Bilancio, Conto Economico e Conto del Patrimonio e relativi allegati) Mastro delle voci di bilancio Estratto conto dei clienti/fornitori Elenco dei residui per anno Elenchi dei diversi movimenti presenti (fatture, impegni, mandati, ecc ) ordinati per voce di bilancio, per progressivo di inserimento, ecc. Giornale di cassa Verifica periodica di cassa. Consultazione e stampa del Fondo di Cassa Partitario dei creditori e dei debitori Albo dei beneficiari con provvidenze di natura economica. Allegato all Atto di Riaccertamento dei Residui Allegato all Atto di Liquidazione Capacità di indebitamento dell Ente Previsione del Piano di Ammortamento di un mutuo da contrarre Situazione storica dei mutui pag 4 di 26

6 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA: EFFICIENZA E TRASPAREN- ZA La Procedura di Gestione Finanziaria della Halley Informatica è conforme alla normativa disciplinata dal Nuovo Testo Unico degli Enti locali D.Lgs. 267/2000, anche se mantiene la possibilità di utilizzare il D.P.R. n. 421/1979. Si consente il mantenimento contemporaneo dei Bilanci sia in base al D.P.R. 421 che al D.Lgs. 267/00. FACILE NAVIGAZIONE TRA LE OPERAZIONI La Procedura della Contabilità Finanziaria della Halley Informatica rende semplice la navigazione tra le operazioni collegate. Passare da un impegno alla liquidazione collegata o al mandato, conoscere la situazione di un impegno con tutto ciò che risulta collegato, diventa veloce e immediato. GESTIONE CONTABILITA ECONOMICA-PATRIMONIALE Il Software Halley fornisce diverse soluzioni applicative per realizzare la Contabilità Economico-Patrimoniale: - gestione della Contabilità Finanziaria con rettifiche, ratei e risconti che, attraverso il Prospetto di Conciliazione e il collegamento con la procedura Inventario Beni, associa l aspetto finanziario con quello economico-patrimoniale, assolvendo completamente l adempimento legislativo; - gestione della Contabilità Finanziaria integrata alla Contabilità Ordinaria con un sistema di registrazione dei dati in partita doppia. Tale soluzione è applicabile se gli obiettivi da raggiungere sono diversi dalla mera compilazione del Rendiconto di Gestione e tendono alla rilevazione analitica dei costi e dei ricavi dei diversi servizi. La Procedura consente poi il monitoraggio e l analisi degli obiettivi della gestione finanziaria e contabile dell Ente. INTEGRAZIONE DELLA CONTABILITA FINANZIARIA CON LE ALTRE PROCEDURE DEL PACCHETTO HALLEY IN- FORMATICA La Contabilità Finanziaria risulta fortemente integrata con le altre procedure fornite dalla Halley Informatica. Di seguito vengono dettagliate tutte le integrazioni esistenti (vedi fig. 1). INTEGRAZIONE CON LA CONTABILITA ORDINARIA (RE- GISTRAZIONE IN PARTITA DOPPIA) Con la semplice registrazione delle fatture, degli impegni e degli accertamenti viene automaticamente generata una scrittura in Partita Doppia. Per eventuali rettifiche o scritture extracontabili, è possibile registrare le scritture direttamente tramite l inserimento della prima nota. Eseguendola registrazione periodica dei prodotti resi dall ente, si ha modo di effettuare una rilevazione analitica dei Costi e dei Ricavi per i Servizi Produttivi e del Prodotto Reso per i Servizi non Produttivi (vedi figura 2). Fig.2 INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA DI ATTI AMMINI- STRATIVI La procedura consente l acquisizione in automatico di tutti i dati amministrativi e finanziari da Proposte, Delibere e Determinazioni, in tutte le fasi dell Entrata e della Spesa con consultazioni a video o in stampa. E attivo il trasferimento da Impegni Provvisori a Definitivi in automatico in base al parere della proposta. Dalla gestione delle Proposte, delle Delibere, delle Determinazioni e degli Atti di Liquidazione è possibile l inserimento automatico delle operazioni di Entrata e di Uscita nella Contabilità Finanziaria (Accertamenti, Prenotazioni di Spesa, Impegni provvisori, Impegni definitivi, Proposte liquidazione, Liquidazioni). La situazione contabile di un anno evidenzia tutte le operazioni con un tipo di consultazione simile al mastro ecc. La procedura elabora inoltre le Liquidazioni ed i Mandati in automatico una volta che l atto è stato reso definitivo. Fig.1 pag 5 di 26

7 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA GESTIONE DEL PERSONALE La procedura consente l emissione automatica dei Mandati e degli Ordinativi di Incasso dopo l elaborazione mensile dei cedolini. I dati della Previsione del Personale vengono acquisiti per creare in automatico il Bilancio di Previsione, relativamente alle voci di Bilancio imputate. La procedura gestisce integralmente ed automaticamente tutti i modelli 770 per la consegna degli stessi su file all Amministrazione Finanziaria. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA INVENTARIO BENI Con la registrazione della fattura in Finanziaria e richiamando il Modello dell Inventario viene automaticamente aggiornato lo stesso e conseguentemente il Conto del Patrimonio, i cui dati vengono poi acquisiti per la creazione del Rendiconto di Gestione. La procedura permette inoltre la stampa dell Allegato per il Conto del Bilancio e la stampa dell Allegato dei Beni Ammortizzati per Servizio (sia per il DPR 421 che per il DL 267). INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA ORDINI E MA- GAZZINO La procedura fornisce i dati delle Voci di Bilancio, degli Impegni, dei Fornitori ecc. contenuti in un unico archivio. Contestualmente all inserimento di una fattura in Finanziaria, l Ordine relativo si chiude in automatico e viene evaso. Acquisisce inoltre i dati degli Ordini per il Mastro e il Controllo della disponibilità. Gestione del magazzino (Carico mediante gli Ordini e Scarico mediante i Buoni di Consegna). INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA ECONOMATO La procedura fornisce i dati delle Voci di Bilancio, degli Impegni e accertamenti, dei sub-impegni e dei sub-accertamenti, delle liquidazioni, dei Fornitori ecc. da imputare nell emissione delle bollette economali. Vengono emessi in automatico Mandati di Rimborso e Ordinativi di Restituzione fatti mensilmente, trimestralmente, ecc. INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA IVA Con la registrazione della fattura in Finanziaria, collegandola al Servizio IVA corrispondente, viene automaticamente aggiornato il Registro IVA. Anche nel caso di fattura ad esigibilità differita, la procedura provvede automaticamente allo scarico nella liquidazione periodica IVA. INTEGRAZIONE CON LA PARTITA DOPPIA Con la semplice registrazione degli impegni e degli Accertamenti (o Mandati a Spesa Fissa e Ordinativi a Incasso Obbligatorio) automaticamente viene generata una scrittura in Partita Doppia. In questo modo è possibile effettuare una rilevazione analitica dei Costi e dei Ricavi per i Servizi Produttivi e dei Costi e del Prodotto Reso per i Servizi non Produttivi. INTEGRAZIONE CON L ANAGRAFE E possibili acquisire i creditori-debitori direttamente dall archivio della procedura Anagrafe. INTEGRAZIONE CON IL MODULO RELAZIONE PREVISIO- NALE PROGRAMMATICA La procedura consente di effettuare la preparazione dei dati da trasferire al modulo della RELAZIONE PREVISIONALE E PROGRAMMATICA. INTEGRAZIONE CON IL MODULO RELAZIONE TECNICA DEL BILANCIO DI PREVISIONE La procedura consente di effettuare la preparazione dei dati da trasferire al modulo della RELAZIONE TECNICA DEL BILANCIO DI PREVISIONE. INTEGRAZIONE CON IL MODULO PIANO TRIENNALE DELLE OPERE PUBBLICHE La procedura consente di effettuare l acquisizione dei dati dal modulo del PIANO TRIENNALE DELLE OPERE PUB- BLICHE. INTEGRAZIONE CON IL MODULO RELAZIONE AL RENDI- CONTO DI GESTIONE La procedura consente di effettuare la preparazione dei dati da trasferire al modulo della RELAZIONE AL RENDICONTO DI GESTIONE. INTEGRAZIONE CON L E_GOV (SITO DELL ENTE) - Ogni impresa può consultare la situazione delle proprie fatture direttamente da Internet. L utente può consultare la lista delle proprie fatture dal sito dell ente e può verificarne immediatamente lo stato contabile. Ciò comporta un doppio vantaggio sia per l utente che per l ente: l utente non ha più bisogno di contattare l ente per conoscere a che punto sono i pagamenti delle proprie fatture e l ente non deve più rispondere a questo tipo di domande e può quindi dedicare il proprio tempo ad altre attività. (vedi figura 3) - Il cittadino può consultare i bilanci pubblicati dall ente INTEGRAZIONE CON LA PROCEDURA FATTURAZIONE La procedura fatturazione consente di emettere le fatture di vendita dell Ente e di registrarle automaticamente sia nelle Entrate della Contabilità Finanziaria, sia nella Contabilità IVA. TRASMISSIONE/ACQUISIZIONE DEI DATI ALLA/DALLA TESORERIA E possibile trasmettere i dati relativi al Bilancio, alla Distinta del Tesoriere e alle Variazioni al Bilancio, mentre si possono acquisire dalla tesoreria i dati relativi a carte contabili e pagamenti/riscossioni. PATTO DI STABILITÀ (vedi figura 4) Sono gestiti gli obiettivi programmatici, il controllo della previsione con gli obiettivi e le rilevazioni trimestrali del Patto di Stabilità, desumendo i dati dalla previsione e dal pluriennale, dagli impegni, mandati, ordinativi e accertamenti caricati. LIMITI DI CASSA La gestione dei limiti di cassa è indispensabile per controllare in maniera capillare l andamento della spesa e delle entrate in relazione agli obiettivi imposti dal patto di stabilità. pag 6 di 26

8 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA Fig.3 Fig.4 Fig.5 pag 7 di 26

9 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA MASTRO Il mastro è costruito sia per essere consultato attraverso il sistema ad albero e sia per consultare direttamente il capitolo: ciò facilita la visualizzazione e la consultazione dei dati. Il mastro diventa il centro del sistema contabile da cui l operatore può verificarne la situazione e può consultare e modificare direttamente tutti movimenti presenti. (vedi figura 5) BILANCIO DI PREVISIONE E PLURIENNALE Il bilancio di previsione/pluriennale può essere generato partendo dai Budget di Spesa e di Incasso elaborate per Servizio (obiettivi dei responsabili), dai piani di ammortamento dei mutui, dalla previsione del personale, dagli impegni/accertamenti pluriennali e dal pluriennale dell anno precedente, aggiornato con le variazioni apportate, con la possibilità di effettuare le dovute modifiche e personalizzazioni. Attraverso l incremento dei singoli importi in percentuale si rende facile la modifica automatica di importi appartenenti allo stesso codice di bilancio. A corredare il prodotto sono presenti stampe e grafici che illustrano la situazione dell ente. CERTIFICATO AL BILANCIO DI PREVISIONE Il modulo applicativo prevede la possibilità di completamento manuale ed, in automatico, i controllo incrociati ministeriali al fine di eliminare le incongruenze rilevabili dal Ministero. Abilitata la stampa su carta bianca in base all autorizzazione ministeriale e, in base a questo, la consegna tramite floppy disk o file. (vedi figura 6) CERTIFICATO AL CONTO DI BILANCIO Il modulo applicativo prevede la riclassificazione automatica dei dati del Bilancio, la possibilità di completamento manuale ed, in automatico, i controllo incrociati ministeriali al fine di eliminare le incongruenze rilevabili dal Ministero. Abilitata la stampa su carta bianca in base all autorizzazione ministeriale e, in base a questo, la consegna tramite floppy disk o file. RENDICONTO DI GESTIONE La procedura crea in automatico il Rendiconto di Gestione: le informazioni vengono desunte dal Conto di Bilancio e, dove è installata, dalla procedura dell INVENTARIO BENI. Viene attribuita loro una dimensione economica in base alle operazioni di rettifica/integrazione effettuate nel corso dell esercizio. Queste confluiscono automaticamente nel Conto Economico e nel Conto del Patrimonio. BUDGET DI SPESA E DI INCASSO (OBIETTIVI DEI RE- SPONSABILI) La procedura in esame permette di gestire il Budget richiesto con possibilità di verifica successiva degli obiettivi da raggiungere ed analisi del trend storico. Costituisce, inoltre, la base di lavoro per il PEG ed il Controllo di Gestione. Nel corso dell anno si potrà monitorare l effettivo raggiungimento degli obiettivi prefissati. GESTIONE CODICE SIOPE Integrazione completa per la gestione del SIOPE oltre che nei mandati/ordinativi, anche nei capitoli, impegni, accertamenti, liquidazioni e creditori/debitori. TRASMISSIONE FILE XML ALLA CORTE DEI CONTI (vedi figura 7 e 8) E attiva la consultazione, la stampa e la trasmissione dei dati in formato XML da inviare alla Corte dei Conti. FATTURE O ALTRI DOCUMENTI Durante l inserimento delle fatture è possibile inserire direttamente i beni in Inventario ed indicare i dati per la contabilità ordinaria e per l IVA. La procedura permette inoltre di indicare una data di scadenza ai fini della creazione automatica dei Mandati e degli Ordinativi di Incasso (esempio bolli auto, assicurazioni, fitti ecc.). Dagli Ordini vengono desunti in automatico i dati relativi al fornitore, all importo, all ufficio ecc.; la procedura provvede inoltre ad evadere gli Ordini. Le fatture possono essere imputate a più voci di bilanci o operazioni. IMPEGNI, ACCERTAMENTI E LIQUIDAZIONI Gli impegni possono essere gestiti anche come Provvisori e Prenotazioni; inoltre è consentito il trasferimento in definitivi in automatico; se si è in possesso della procedura Atti Amministrativi è possibile caricarli desumendo gran parte dei dati dell Atto. E abilitato il collegamento con le fatture e la stampa dell Attestazione di Copertura Finanziaria. Gli Impegni e gli Accertamenti possono essere creati in automatico dai Budget di Spesa o di Incasso (obiettivi dei responsabili). IMPEGNI E ACCERTAMENTI PLURIENNALI Le suddette funzioni consentono la gestione delle Operazioni che saranno create in automatico ad ogni inizio esercizio (esempio lavori pubblici o appalti pluriennali per le pulizie). Permettono inoltre la creazione automatica del Bilancio Pluriennale. MANDATI E ORDINATIVI DI INCASSO I Mandati e gli Ordinativi di Incasso vengono elaborati quasi tutti in modo automatico attraverso le seguenti procedure: gestione del personale, mutui alla scadenza della rata, economato, scadenza delle fatture; l elaborazione avviene in automatico anche dagli atti e dalle Carte Contabili. La procedura consente inoltre la creazione in automatico degli Ordinativi di Incasso relativi alle ritenute operate relativamente ai Mandati con ritenuta d acconto. E prevista la gestione di differenti creditori con più fatture, o altri documenti, su un unica operazione. La stampa può avvenire sia su prestampato che su carta bianca, con possibilità di stampa diretta, differita, ristampa anche a più copie. MANDATO-ORDINATIVO INFORMATICO Il mandato-ordinativo informatico ha validità amministrativa e contabile, che sostituisce, a tutti gli effetti, il mandato di pagamento e l ordinativo di incasso cartaceo prodotto dall Ente. Il mandato-ordinativo informatico è stato introdotto con il DPR n.367 del 20 aprile 1997 e garantisce anche l identificazione dei sottoscrittori e l integrità del documento (grazie alla firma digitale). La Halley Informatica ha prodotto dei tracciati standard che l ente può mettere a disposizione pag 8 di 26

10 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA Fig.6 Fig.7 Fig.8 pag 9 di 26

11 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA di qualsiasi tesoreria che ha intenzione di attivare il mandatoordinativo informatico. Come funziona, in generale, il mandato-ordinativo informatico? (vedi figura 9) - attraverso un apposito programma della tesoreria, vengono letti i dati da trasmettere al tesoriere (mandati e ordinativi), Fig.9 - viene riprodotto su file il documento su cui il responsabile dei servizi finanziari mette la propria firma digitale, - viene inviato il documento alla tesoreria, - il tesoriere acquisisce i dati, - mette la propria firma digitale - e ritrasmette i documenti all ente, che li conserverà in un apposita cartella dati. (vedi schema sottostante) PROFESSIONISTI ED ASSIMILATI 770 La procedura, una volta emessi i mandati con ritenuta d acconto, FUNZIONI OPERAZIONI IN ENTRATA Gestione documenti e corrispettivi Accertamenti/sub-accertamenti Gestione accertamenti/sub-accert. Accertamenti pluriennali Adeguam. accertamenti/sub sfondati Ordinativi e incassi Gestione ordinativi Ordinativi alla scadenza documenti Ordinativi automatici da atti Ordinativi da carte contabili Elenchi accertamenti/sub-accert. Accertamenti/sub-accertamenti Residui per anno entrate consente di stampare le relative certificazioni: CUD, Certificato Riepilogativo, Modello 770. Permette inoltre il trasferimento automatico dei dati contenuti nel modello 770 alla procedura Gestione del Personale della Halley Informatica. CREDITORI E DEBITORI Senza dover uscire dalla pratica che su cui si sta operando (ad esempio l inserimento di fatture o di mandati), la procedura permette l inserimento o la correzione dei nominativi. La procedura applica il controllo di nominativi inseriti più volte o con stesso codice fiscale/partita iva e l eventuale accorpamento in un unico codice con recupero del duplicato. E consentita l acquisizione dei dati dall Anagrafe della Halley Informatica. Il modulo applicativo prevede la stampa dell Albo dei Beneficiari Provvidenze di natura economica (art. 22 legge 412/91), delle Etichette con gli indirizzi, della rubrica telefonica e degli elenchi fatti in vari modi. É previsto anche l Elenco relativo alla Legge Antimafia GESTIONE DEI MUTUI Tutti i mutui contratti dall Ente sono gestiti e monitorati dalla procedura con calcolo automatico del Piano di Ammortamento. È possibile archiviare i dati relativi ai mutui rinegoziati. È possibile stampare la previsione di un Piano di Ammortamento di un mutuo che si intende contrarre, per prevedere la spesa da sostenere (anche in sede di Bilancio di Previsione e Pluriennale). È prevista la stampa del prospetto che attesta, in base ai dati dei bilanci, la Capacità di Indebitamento dell Ente, per quanto riguarda i Mutui da contrarre. Vengono stampati gli allegati al Bilancio di Previsione con la possibilità di essere accorpati per: Voce di Bilancio (Interessi o Capitale), Ente Mutuante o Anno. È prevista la consultazione o la stampa di tutti gli ordinativi di incasso e dei mandati collegati direttamente al mutuo: in tal modo si ottiene uno storico del mutuo in esame. È prevista la creazione automatica degli impegni per le quote interessi e per le quote capitali. È prevista la creazione in automatico (nel caso in cui ci sia la disponibilità) dei mandati alla scadenza delle rate, con possibilità di selezionarne solo alcuni. Controllo accertamenti plurienn. Variazioni agli accertam./sub-accert. Elenchi ordinativi Stampa in differita Ordinativi annullati Ordinativi per capitolo/risorsa/v.e. Ordinativi insoluti Giornale di cassa entrate Menù rapido OPERAZIONI IN USCITA Gestione documenti Impegni/sub-impegni Prenot.di impegni/impegni provv. pag 10 di 26

12 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA Gestione impegni/sub-impegni Impegni pluriennali Liquidazioni Proposte di liquidazione Liquidazioni Mandati e pagamenti Gestione mandati Mandati alla scadenza documenti Mandati automatici da atti Mandati alla scadenza mutui Mandati da carte contabili Elenchi impegni Prenot. di impegno/impegni provv. Impegni/Sub-impegni Residui da riportare divisi per anno Controllo impegni pluriennali Variazioni agli impegni/sub-impegni Elenchi liquidazioni Proposte di liquidazione Liquidazioni Variazioni alle liquidazioni Elenchi mandati Stampa in differita Mandati annullati Mandati per capitolo/interv./v.e. Mandati insoluti Giornale di cassa uscite Ordini e Magazzini (vedere apposito modulo) Menù rapido BILANCI E GEST. CORRENTE Gestione mastro Consultazione mastro Mastro anni archiviati Gestione voci di bilancio Gestione voci Controllo voci di bilancio Proposte e variazioni di bilancio Proposte e variazioni al bilancio Elenchi storni e variazioni Stampa equilibrio di bilancio Gestione residui conservati Capitoli da aggiornare Aggiornamento autom. residui cons. Modifica manuale residui conservati Stampa capitoli aggiornati Estrazione dati sui bilanci Statistiche sui bilanci Riepilogo per titoli di bilancio Verifiche di cassa Verifica periodica di cassa Consultazione fondo di cassa Giornale di cassa giornaliero Elenchi SIOPE Stat. Trimestrale cassa (DPR 421) Limiti di Cassa Elenchi Limiti di Cassa Partite vincolate Gestione partite vincolate Elenco partite vincolate Situazione analitica Situazione riepilogativa Patto di stabilita` Gestione operazioni pluriennali Chiusura esercizio provvisorio C.TO DI BILANCIO E RENDIC. Conto di bilancio Certificato al conto di bilancio Rendiconto di gestione Ratei, risconti e altre rettif. Riclass. oper. sul patrimonio Calcolo automatico rendiconto Prospetto di conciliazione Conto economico Conto del patrimonio Stampa prospetto di conciliazione Stampa conto economico Stampa conto del patrimonio Trasmissione a Corte dei Conti Controllo di gestione Gestione degli obiettivi annuali Controllo raggiungimento obiettivi Prosp. per servizi/programmi Prosp. per aggregaz./classif. Quadro generale riassuntivo Altri allegati al conto di bilancio Gestione prodotti Rilevazione periodica Elaborazione risultato servizio Gestione tipologie di prodotti Unita` di misura Contabilità Direzionale Relazione al rendiconto di gestione pag 11 di 26

13 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA PREVISIONE E PLURIENNALE Gestione budget Creazione previsione e pluriennale Gestione previsione e pluriennale Stampe previsione e pluriennale Indicatori sulla previsione-plurien. Relazione previs. e programm. Certificato bilancio di previsione BENEFICIARI E RITENUTE Estratto conto Beneficiari Gestione beneficiari Cambio beneficiari Controllo quietanze Elenchi beneficiari Elenco beneficiari Elenco per legge antimafia Partitario beneficiari Beneficiari recuperabili Beneficiari doppi Stampa etichette indirizzi Elenchi documenti Documenti da pagare-incassare Documenti per data Documenti per capitolo Documenti per ufficio Documenti per beneficiario Documenti per progressivo Protocollo interno Elenco documenti per numero Elenco documenti per beneficiario Albo beneficiari (provvidenze) Ulteriori beneficiari nell albo Stampa albo beneficiari Ritenute Gestione codici ritenuta Stampa codici ritenute e tabelle Riepilogo per codice tributo Elenco imposte I.R.A.P. Elenco deduzioni operate Scaglioni IRPEF - IRE Addizionali regionali Certificazioni Certificato singolo Certificato riepilogativo C.U.D. Stampa di controllo del 770 Trasferimento dati 770 ALTRE PROCEDURE Mutui Gestione mutui Situazione storica mutui Elenco impegni da mutui Gener. impegni in corso d anno Previsione piano ammortamento Piano ammort. mutui inseriti Capacità d indebitamento Allegato mutui (previsione) Allegato mutui (pluriennale) Archiv. allegato previsione Allegato prev. anni prec. Elenco residui dei mutui Coefficienti per annualità Correttivi mutui antec Stampe per la tesoreria Preparaz. e stampa di prova distinta Stampa definitiva della distinta Ristampa delle distinte Avvisi di riscossione Avvisi di pagamento Avvisi di riscossione su modello Avvisi di pagamento su modello Bollettini postali CH8-bis Trasferimento dati tesoreria Trasf. dati distinta e mandato inf. Trasferimento dati bilancio Trasferimento dati variazioni Acquisizione carte contabili Acquisizione pagam.-riscossioni Assegna manualm. avv. pag. risc. Gestione carte contabili Stampa carte contabili Gestione pagam. - riscossioni Stampa pagamenti - riscossioni Controllo progressivi di tesoreria Tabella tipo elenco Atti Consultazione proposte Consultazione atti definit. Situaz. contabile proposte-atti Visto su preliminari/atti in attesa Stampa provvisori approvati pag 12 di 26

14 CONTABILITÀ FINANZIARIA UFFICIO RAGIONERIA Trasferimento provv. approv. Allegato atto di liquidaz. Elenco operazioni per atto Controllo collegamenti PF/AT Personale Stampa di controllo dal personale Modifica archivio per mand./ord. Creazione mand./ord. dal personale Economato Controllo da economato Creazione mand./ord. da economato Testi Agenda - scadenzario Protocollo interno impegni-sub-liq. MANUTENZIONE Dati generali procedura Chiusura e riapertura esercizio Creazione archivi nuovo anno Creazione del bilancio Trasf. a residui nel nuovo anno Gener. impegni da mutui Riporti partite vincolate Trasf. fatture assoc. a nuovo Creazione operaz. pluriennali Apertura esercizio nuovo anno Stampa corrispondenza residui Trasf.colleg.capitoli cont.economica Lavori su archivio operazioni Controlli sui progressivi Progressivi pagato-incassato Pag.-inc.-liq. sulle operazioni Progressivi voci di bilancio Movimenti su bilanci Caricamento manuale Caricamento bilancio Trasferimenti tra bilanci Parametri accesso al bilancio BLOCCO GESTIONE DELL`ANNO Codici della procedura Uffici Serv. di settore (budget) Descrizioni standard Tipologia di spesa-incasso Tipi di atto Tipi bollo Codici della procedura Codici di bilancio Configurazione bilancio Codici Bilancio D.Lgs.267/00 Programmi Progetti Codici classificazione Codici raggruppamento Codici aggregazione Codici statistici Ulteriori codici x bilancio Responsabili Gestione ex DPR 421 Conv. DPR 421 -> DL77 Titoli DPR 421 Categorie DPR 421 Sez.-Rubr.-Funz. DPR 421 Recupero proposte di bilancio Controllo pagam./inc. da Economato Log errori SQL Caricamento estratto conto COLLEGAMENTI - Gestione del Personale - Segreteria - Economato - Contabilità Iva - Fatturazione - Ordini e Magazzino - Inventario - Tesoreria pag 13 di 26

15 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ FINANZIARIA Contabilità ordinaria, Registrazioni in partita doppia e controllo di gestione Permette di generare una contabilità sia nella forma Costi/Ricavi che nella forma Costi/Punti prodotto reso. Rilevazione dei costi in automatico dalle registrazioni in Contabilità Finanziaria. Funzioni specifiche per l inserimento dei ricavi sia in forma di valuta che di punti di prodotto reso. Rilevazione analitica dei costi e dei ricavi per i servizi produttivi. Rilevazione analitica dei costi e del prodotto reso per i servizi non produttivi. Bilanci di verifica della produttività dei servizi. Bilanci a tre livelli di immediata consultazione. CONTABILITÀ IN PARTITA DOPPIA E CONTABILITÀ FINAN- ZIARIA (vedi figura 10) Le operazioni eseguite in Finanziaria generano delle registrazioni automatiche in partita doppia. Tali registrazioni vengono create in fase d inserimento delle fatture, gli Impegni e degli Accertamenti. Eventuali rettifiche si possono apportare inserendo direttamente la registrazione in prima nota. RILEVAZIONE DEI COSTI E DEL PRODOTTO RESO Oltre alle rilevazioni in valuta mediante le quali si registrano Costi e Ricavi, sono possibili registrazioni in termini di punti di PRODOTTO RESO. La rilevazione dei punti di prodotto reso si rende indispensabile per effettuare il CONTROLLO DI GESTIONE sui servizi non produttivi; ossia quei servizi che, per la natura dell attività svolta, non hanno ricavi propri. VERIFICA DELLA PRODUTTIVITÀ DEL SERVIZIO Mediante stampe dedicate, è possibile verificare, confrontando periodi o esercizi diversi, la produttività del servizio. Per i servizi non produttivi, ad esempio, è possibile valutare l andamento dell indicatore costo/ punto del prodotto reso nel tempo. La struttura flessibile delle funzioni permette la misurazione della produttività dei servizi dell Ente mediante un qualsiasi metro quantitativo o qualitativo si voglia utilizzare. contabilità per ciascun esercizio. PIANO DEI CONTI Il Piano dei Conti utilizzato per le registrazioni si struttura su tre livelli. FACILITÀ D USO: REGISTRAZIONI CODIFICATE Apposite funzioni permettono di codificare tipi di registrazioni e causali. Per ogni causale o tipo di registrazione codificato è possibile memorizzare i conti movimentati. Si possono così effettuare registrazioni in Partita Doppia, tramite Operazioni e Causali automatiche, molto più veloci e con minori possibilità di errore. Tale utilità permette di demandare il lavoro di registrazione anche a persone che non hanno una specifica preparazione sulla Partita Doppia Fig.10 GESTIONE DI PIÙ CON- TABILITÀ Si possono gestire contemporaneamente più pag 14 di 26

16 CONTABILITÀ Contabilità IVA IVA UFFICIO RAGIONERIA Integrazione con le procedure Contabilità Finanziaria, Economato e Fatturazione. Gestione registrazione IVA in regime normale ed in regime ad esigibilità differita. Dichiarazione IVA automatizzata: acquisizione dati dalla contabilità e compilazione automatica dei modelli con possibilità di rettifiche manuali. Dichiarazione Unico e modello IRAP stampati su laser e predisposizione dei dati per l invio telematico. Possibilità di gestire più servizi in regime di contabilità semplificata e ordinaria per ciascun servizio. Possibilità di gestire la liquidazione unica o separata. Dichiarazione IVA annuale stampata su laser e predisposizione del dati per invio telematico. Liquidazione IVA Stampa di controllo registrazioni Registri IVA Dichiarazione IVA e UNICO su laser Bilanci Mastrini Partitari LIQUIDAZIONE UNICA O SEPARATA La procedura contabilità IVA Halley permette di eseguire il calcolo dei versamenti per singolo servizio (liquidazione separata) oppure il calcolo dei versamenti per il totale di tutti i servizi contemporaneamente (liquidazione unica). Fig.11 REGISTRAZIONI AUTOMATICHE (vedi figura 11) La registrazione delle fatture in contabilità finanziaria genera, automaticamente, le seguenti scritture in IVA: - Fatture acquisto/vendita in regime normale - Fatture acquisto/vendita in regime esigibilità differita - Fatture acquisto/vendita in regime di esenzione d imposta (servizi esenti) - Corrispettivi registrati su prospetto giornaliero - Corrispettivi registrati su prospetto mensile pag 15 di 26

17 UFFICIO RAGIONERIA CONTABILITÀ IVA ASSEGNAZIONE AUTOMATICA DEL PROTOCOLLO IVA Fino a quando non vengono effettuate le stampe sui bollati è possibile eseguire qualsiasi tipo di correzione compreso il passaggio da un servizio ad un altro. Automaticamente viene assegnata la numerazione di protocollo IVA ripartiti per servizio ed ordinata per data di registrazione. DICHIARAZIONE IVA ANNUALE SU STAMPANTE LASER Il programma permette la compilazione di tutti i quadri relativi alla dichiarazione IVA annuale e la stampa dei modelli direttamente FUNZIONI DATI GENERALI Dati generali servizi Dati generali procedura GESTIONE DOCUMENTI Gestione documenti PRIMA NOTA Prima nota Eliminazione prime note BILANCI E PARTITARI Mastrini Stampa mastrini Stampa bilanci Variazioni ai bilanci Riclassificazione bilanci Stampa bilanci riclassificati Partitari clienti/fornitori OPERAZIONI PERIODICHE Stampa controllo documenti Stampa documenti differiti Stampe controllo CLIENTI-FORNITORI Stampa registri IVA Stampa giornale Stampa liquidazione IVA Calcolo acconto IVA Altre stampe OPERAZIONI ANNUALI Calcolo IVA annuale tramite stampante laser. Automaticamente vengono gestiti i supporti magnetici per l invio telematico della dichiarazione. DICHIARAZIONE UNICO E QUADRO IQ RELATIVO ALL IRAP La procedura Contabilità IVA Halley permette la compilazione dei quadri interessati e la stampa del modello tramite stampante laser. Automaticamente vengono gestiti i supporti magnetici per l invio telematico della dichiarazione. Completamento IVA annuale Stampa su modello IVA annuale Calcolo UNICO Completamento UNICO Stampa su modello UNICO Dichiarazione TELEMATICA Chiusure contabilita Aperture contabilita Stampa controllo righi VE-VF Invio solo dati Irap Stampa elenchi CLIENTI/FORNITORI PIANO DEI CONTI E CODICI Gestione piano dei conti Codici IVA Codici operazioni Codici causali UTILITA Apertura archivi servizi Eliminazione archivi servizi Rigeneraz. progressivi stampa Riordino progressivi Ricalcolo saldi mastrini Parametri scrittura P.N. Eliminazione movimenti Controllo pagamenti/riscossioni Controllo CODICI IVA/ESIGIBILITA REGISTR. AUTOM. FATTURAZIONE Registrazioni automatiche Gestione beneficiari COLLEGAMENTI - Contabilità Finanziaria - Economato - Fatturazione pag 16 di 26

18 CONTABILITÀ FINANZIARIA Fatturazione UFFICIO RAGIONERIA Integrazione con le procedure Contabilità Finanziaria e Contabilità IVA. Descrizioni, merci e servizi oggetto della fatturazione memorizzati per una più veloce gestione. Registrazione automatica delle fatture emesse nelle altre procedure contabili. Stampa della fattura emessa direttamente su carta bianca Stampa delle note di credito STAMPA DELLA FATTURA EMESSA SU CARTA BIANCA Il programma è stato progettato affinché possa stampare la fattura anche su un foglio completamente bianco. Questo per velocizzare l emissione di una sola fattura su richiesta dell utente senza dover per questo cambiare la carta sulla stampante. REGISTRAZIONE AUTOMATICA Le fatture e le note di credito emesse vengono registrate in automatico sia nella Contabilità Finanziaria che nella Contabilità Iva semplificando e velocizzando il lavoro dell operatore. ESTREMA VELOCITÀ NELL EMETTERE UNA FATTURA La possibilità di memorizzare descrizioni, servizi ed eventualmente merci permette di emettere una fattura molto velocemente. Un particolare comando copia fattura permette di duplicare interamente la fattura precedente, in questo modo solo cambiando pochi dati si può emettere un altra fattura. FUNZIONI EMISSIONE FATTURE BOLLETTAZIONE RIEPILOGO DELLE BOLLE REGISTRAZIONI AUTOMATICHE ANAGRAFICHE CREDITORI STAMPA ANAGRAFICHE CREDITORI ARTICOLI DI MAGAZZINO STAMPA LISTINO PREZZI MODALITA DI PAGAMENTO ANAGRAFICHE AGENTI ANAGRAFICHE VETTORI SCAGLIONI BOLLI NOTIZIE PUBBLICITARIE CANCELLAZIONE FATTURE COLLEGAMENTI - Contabilità Finanziaria pag 17 di 26

19 UFFICIO Inventario RAGIONERIA dei beni INVENTARIO BENI Gestione dell allocazione dei beni dell ente a partire dall acquisizione sino all eventuale alienazione o dismissione; conseguente creazione di un archivio di informazioni utilizzabile a livello contabile, amministrativo e statistico-gestionale. Caricamento dei dati dei beni direttamente all atto dell inserimento della fattura in Finanziaria. Gestione di beni immobili, mobili e di altra natura. Gestione particolareggiata delle strade, con la possibilità di indicare ulteriori dettagli. Gestione delle variazioni e delle dismissioni di ogni singolo bene al fine di ottenere una situazione storica dello stesso. Elaborazione automatica dei verbali di consegna Elaborazione automatica degli ammortamenti per funzione e servizio, del conto del consegnatario dei beni e del conto del patrimonio. Tutti i modelli previsti Verbali di consegna Scheda dei beni mobili per ambiente Variazioni dei beni Elenco dettagliato delle strade Ammortamento Conto del consegnatario Conto del patrimonio GESTIONE COMPLETA DI TUTTI I BENI (vedi figura 12) È possibile gestire informazioni di qualsiasi tipo relative ai beni inseriti, annotare eventuali variazioni intervenute durante l anno, ammortamenti ed eventuali dismissioni. Tutte le modifiche apportate verranno archiviate al fine di ottenere la situazione storica di qualsiasi bene. Il caricamento dei dati relativi ai beni è possibile anche dalla procedura di Gestione Finanziaria al momento dell inserimento delle Fatture. GESTIONE DEGLI AMMORTAMENTI SUI BENI La suddetta gestione consente l elaborazione delle quote ammortizzate per Servizio. Inoltre è possibile effettuare la stampa degli ammortamenti da allegare al bilancio di previsione divisi per funzione/servizio e l elaborazione del conto del patrimonio per la parte relativa all Inventario Beni. GESTIONE DEI VERBALI DI CONSEGNA La procedura consente la creazione e la stampa in automatico dei verbali di consegna. Attraverso la gestione dei verbali, viene elaborato il CONTO DEL CONSEGNATARIO. SCHEDA DEI BENI MOBILI SUDDIVISI PER AMBIENTE La procedura è abilitata alla stampa dell elenco dei beni presenti in ogni ambiente (ufficio) che dovrà essere obbligatoriamente affisso dietro ogni porta. STAMPA DEL MODELLO DEI BENI È consentita la stampa di ogni Modello su carta bianca con tutti i dati necessari ed i relativi riepiloghi. È inoltre possibile stampare anche un allegato contenente tutte le Variazioni o Dismissioni apportate sui beni. STATISTICHE Le funzioni in esame consentono di estrarre qualsiasi dato, o combinazione di dati, relativi a tutte le tabelle della procedura; è abilitata la stampa o il trasferimento dei risultati ottenuti su file in vari formati. GESTIONE DELLE STRADE La Gestione delle Strade è una mini procedura (utilizzabile ad esempio dall Ufficio Tecnico) che consente di gestire, analizzare e stampare i dati relativi ad ogni strada dell Ente. pag 18 di 26

20 INVENTARIO BENI UFFICIO RAGIONERIA Fig.12 FUNZIONI IMMOBILI USO PUBBLICO PER NATURA Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Inserimento verbale di consegna Stampa verbale di consegna Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni IMMOBILI USO PUBBLICO PER DESTINAZIONE Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Inserimento verbale di consegna Stampa verbale di consegna Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni IMMOBILI PATRIMONIALI Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Inserimento verbale di consegna Stampa verbale di consegna Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni BENI MOBILI DI USO PUBBLICO Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Inserimento verbale di consegna Stampa verbale di consegna Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni BENI PATRIMONIALI DISPONIBILI Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Inserimento verbale di consegna Stampa verbale di consegna Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni CREDITI DELL ENTE Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni DEBITI, ONERI E ALTRE PASSIVITA Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Trasferimento mutui da Finanziaria pag 19 di 26

21 UFFICIO RAGIONERIA INVENTARIO BENI Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni TITOLI ED ATTI Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni COSE DI TERZI AVUTE IN DEPOSITO Gestione dei beni Variazioni ai beni Dismissione dei beni Stampa prima nota dei beni Stampa etichette dei beni Stampa allegato variazioni Stampa su modello dei beni MODELLO I Riassunto generale CONTO DEL PATRIMONIO E CONTO DEL CON- SEGNATARIO Conto del patrimonio Stampa controllo collegamenti Conto del consegnatario GESTIONE DELLE STRADE Gestione delle strade Prima nota delle strade Elenco strade inserite Strade per codici classificazione Stampa modello delle strade AMMORTAMENTI SUI BENI Beni giunti a fine ammortamento Previsione quote di ammortamento Quote ammortizzate per servizio Ammortamenti D.Lgs 77/95 Calcolo ammortamenti D.Lgs- 77/95 SCHEDA MOBILI PER AMBIENTE STAMPA COPIA AUTENTICA ALLEGATO AL CONTO CONSUNTIVO CHIUSURE E RIAPERTURE GESTIONE TABELLE PROCEDURA Percentuali di valorizzazione Nominativi vari Consegnatari Tipologie Categorie Codici Corpo Stradale Descrizioni standard Codici funzione Codici servizio Codici raggruppamento Elenco nominativi vari Consegnatari Elenco tipologie categorie Codici della procedura Ambienti Uffici Edifici STATISTICHE (Data-base) Modello A Modello B Modello C Modello D Modello E Modello F Modello G Modello H Modello L Strade Corpo Stradale Variazioni e Dismissioni Nominativi vari e consegnatari Ambienti Tipologie e categorie beni Edifici Ammortamenti D.Lgs. 77/95 UTILITA Dati generali della procedura Ampliamento archivi Gestione archivi ISAM Ricalcolo valore beni Eliminazione verbali Eliminazione archivi annuali Consistenza iniziale = valore originario Ricalcolo consistenza iniziale Assegnazione funzione/servizio ACQUISIZIONE DEI DATI (TERMIN., FLOPPY) TESTI/CIRCOLARI INVENTARIO COLLEGAMENTI - Contabilità Finanziaria pag 20 di 26

22 ECONOMATO Economato UFFICIO RAGIONERIA Integrazione con le procedure Contabilità Finanziaria e Contabilità IVA. Verifica della situazione di cassa in tempo reale Elaborazioni automatiche dei rimborsi e delle restituzioni. Gestione SIOPE nelle bollette. Verifica simultanea, in fase di inserimento delle bollette, della disponibilità della cassa economale e della disponibilità di bilancio. Conto dell Economo Conto della Gestione dell Agente Contabile Stampa delle bollette di entrata e di uscita personalizzabili Estratto Conto Giornale Movimenti Nota contabile Allegato agli Ordinativi di Restituzione e ai Mandati di Rimborso BOLLETTE PROVVISORIE (vedi figura 13) Possibilità di gestire bollette provvisorie (ad esempio le anticipazioni su missioni), che potranno essere in seguito trasformate in bollette definitive. PARAMETRIZZAZIONE TOTALE DEL MODELLO DI STAMPA DELLE BOLLETTE Massima personalizzazione delle bollette di entrata, di uscita e provvisorie, compresa la possibilità di indicare il logo dell ente. RIMBORSO E RESTITUZIONE DELLE BOLLETTE IN FI- NANZIARIA La procedura permette la gestione totalmente automatica del rimborso delle bollette in uscita e la restituzione di quelle in entrata. E infatti possibile generare sia i mandati di rimborso che gli ordinativi di restituzione; contemporaneamente potranno essere generati gli accertamenti che fanno parte dell Atto di restituzione o gli impegni e liquidazioni che fanno parte dell Atto di rimborso.in questo modo si evita qualsiasi tipo di inserimento manuale. L aggiornamento delle Bollette Restituite o Rimborsate e della Cassa Economale viene eseguito automaticamente. STAMPA ALLEGATO AI MANDATI E AGLI ORDINATIVI DI INCASSO Le Bollette rimborsate tramite un mandato o restituite tramite un ordinativo sono elencate e raggruppate per operazione. GESTIONE SEPARATA DI PIU CASSE È prevista la gestione separata di più casse: quelle relative ai servizi mensa, scuolabus ecc.. che non influiscono sulla cassa economale. GESTIONE CODICE SIOPE E possibile gestire il SIOPE nelle bollette per la creazione pag 21 di 26

23 UFFICIO RAGIONERIA ECONOMATO dei mandati di rimborso e degli ordinativi di restituzione in Finanziaria. CONSULTAZIONE DELLA CASSA IN TEMPO REALE È possibile consultare la situazione della cassa economale e delle altre casse in tempo reale. Selezionando la data di consultazione è viene ricostruita la situazione di cassa al medesimo giorno. STATISTICHE La procedura prevede la possibilità di estrarre e stampare qualsiasi dato o combinazione di dati relativi alle bollette, secondo le esigenze dell utente. Fig.13 FUNZIONI BOLLETTE Bollette Entrata Bollette Uscita Bollette Provvisorie STAMPA BOLLETTE Stampa bollette in differita Stampa elenco bollette CONSULTAZIONE E STAMPE Stampa estratto conto Consultazione giornale Stampa giornale movimenti Stampa note riassuntive Stampa conto dell economo Stampa conto agente contabile TABELLE Progressivi bollette Gest. Conti e partite vincolate Gest. Causali x Boll. Econom. FINANZIARIA Consultazione mastro Gestione beneficiari Estratto conto Situaz. Contabile proposte-atti Entrate Gestione documenti e corrispettivi Gestione accertamenti/sub-accert. Uscite Gestione documenti Gestione impegni/sub-impegni Liquidazioni pag 22 di 26

24 ECONOMATO UFFICIO RAGIONERIA RESTITUZIONI E RIMBORSI Elaborazioni Finanziaria Aggiornamento bollette Allegati ordinativi/mandati Ristampa allegati ordinativi/mandati CHIUSURE E RIAPERTURE Apertura nuovo anno UTILITA Associazione a Finanziaria COLLEGAMENTI - Contabilità Finanziaria - Contabilità IVA pag 23 di 26

25 UFFICIO Ordini RAGIONERIA e Magazzino ORDINI E MAGAZZINO Il pacchetto applicativo consente di gestire le fasi della spesa in perfetta aderenza al dettato normativo, documentando e quindi formalizzando il collegamento che esiste tra l assunzione dell atto di spesa e l arrivo della fattura del fornitore. Integrazione diretta con la procedura Finanziaria relativamente alla gestione degli impegni, del bilancio, delle fatture, dei fornitori e alla chiusura di un ordine. Gestione di più magazzini da diverse postazioni. La gestione degli ordini e dei buoni di consegna consente di tenere contestualmente la contabilità dei magazzini dell ente. Ordine da inviare al fornitore Buono di consegna per lo scarico del materiale Mastro degli ordini per la voce di bilancio Mastro dei magazzini Elenchi degli ordini in varie forme Elenchi dei buoni di consegna in varie forme GESTIONE DEGLI ORDINI (vedi figura 14) La stampa dell Ordine instaura il collegamento tra l assunzione di un Atto di Spesa ed il Fornitore, che si concluderà nel momento in cui giungerà la sua Fattura. Quest ultima verrà registrata in Finanziaria, desumendo automaticamente gran parte dei dati dall Ordine stesso; verrà inoltre evaso l Ordine in modo parziale o integrale ed aumenterà la consistenza in magazzino. La gestione degli Ordini prevede l aggiornamento in automatico del Mastro della Procedura Finanziaria. GESTIONE DEI BUONI DI CONSEGNA Quando del materiale acquistato dall Ente viene consegnato ad un Ufficio viene redatto e stampato il Buono di Consegna, con il quale si attesta l avvenuto scarico; la registrazione di questo documento andrà a diminuire la consistenza in magazzino. GESTIONE DEL MAGAZZINO (vedi figura 15) Attraverso la gestione degli Ordini e dei Buoni di Consegna è possibile conoscere, in ogni momento, la consistenza in magazzino dei vari beni. La procedura è inoltre abilitata alla consultazione degli ultimi prezzi di acquisto e alla segnalazione della necessità di procedere al riordino delle scorte quando risultano inferiori alla quota minima impostata. VERIFICA DELLA DISPONIBILITÀ AD ORDINARE Mediante il collegamento con la Procedura Finanziaria, viene effettuato un controllo sulla disponibilità ad ordinare dell impegno di riferimento e sulla Voce di Bilancio. MASTRO DEGLI ORDINI La procedura consente di consultare e stampare la situazione sintetica ed analitica di tutti gli Ordini relativi ad una determinata Voce di Bilancio con i relativi totali. MASTRO DEL MAGAZZINO La procedura è abilitata alla consultazione ed alla stampa della situazione sintetica ed analitica di un articolo in relazione al carico e allo scarico, ovvero agli Ordini ed ai Buoni di Consegna ad esso collegati. pag 24 di 26