il gestionale NUOVO per le imprese del terzo millennio

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1 il gestionale NUOVO per le imprese del terzo millennio

2 Il Prodotto ONDA2001 Le aziende di oggi chiedono strumenti di gestione sempre più evoluti, che possano ben interpretare le esigenze crescenti di realtà impegnate ad affrontare un mercato globale. L applicativo gestionale si trasforma e, da semplice mezzo in supporto alle attività aziendali, diviene elemento fondamentale su cui basare le decisioni strategiche dell impresa. Per i produttori la scommessa del nuovo millennio è coniugare tecnologia all avanguardia e funzionalità approfondite, ottenendo applicativi aperti al mondo esterno, scalabili, personalizzabili secondo le esigenze di ogni azienda. EdiSoftware, forte dell esperienza acquisita con uno dei primi gestionali in ambiente Windows rivolto alle piccole e medie imprese, presenta ora al mercato ON- DA2001, un prodotto che unisce caratteristiche innovative ad una grande semplicità e flessibilità nell utilizzo. ONDA2001 è un applicativo Windows di seconda generazione, progettato con la più attuale tecnologia Microsoft al fine di ottenere un gestionale davvero aperto al mondo esterno ed in grado di offrire ampie possibilità di integrazione. ONDA2001 nasce dalle conoscenze acquisite sul campo e dai riscontri provenienti da oltre 4.500* aziende che ogni giorno utilizzano i prodotti EdiSoftware; è quindi un gestionale costruito con una grande cura verso le esigenze dei clienti a cui è rivolto. Particolare attenzione è stata posta nel rendere l applicativo davvero semplice nell utilizzo; questa caratteristica essenziale, unita ad un analisi funzionale molto accurata, permette all utente di ottenere qualsiasi informazione ad ogni livello del prodotto in modo semplice ed intuitivo. ONDA2001 offre un ampia disponibilità di moduli indipendenti che soddisfano le tipiche esigenze delle piccole e medie imprese; ad essi sono state aggiunte alcune funzioni innovative quali, ad esempio, la possibi- lità di gestire il catalogo dei prodotti on line e di ricevere gli ordini direttamente via Internet. Oltre alle funzionalità di base del prodotto sono disponibili moltissime verticalizzazioni create dai V.A.R. di EdiSoftware, che rispondono alle necessità di specifiche nicchie di mercato. Scegliere ONDA2001 significa investire per migliorare la produttività della propria azienda anche in previsione di una futura crescita, grazie alla perfetta scalabilità del prodotto con OCEANO, la soluzione gestionale di EdiSoftware per la media impresa. * Dati aggiornati a Dicembre 2000 Le principali caratteristiche di ONDA2001 EdiSoftware pone da sempre grande attenzione nella scelta degli strumenti per lo sviluppo dei prodotti; occorre valutare, oltre alle potenzialità tecniche che essi sono in grado di offrire, i vantaggi che derivano dalla scelta di applicazioni leader nel loro segmento di mercato. Per ONDA2001 le scelte tecnologiche di EdiSoftware si sono basate su strumenti all avanguardia, che rappre- 1

3 Il Prodotto ONDA2001 sentano nel contempo lo standard di mercato: una garanzia di evoluzione, anche in prospettiva futura. Ambiente Windows. EdiSoftware, fin dalla sua nascita, ha individuato nell ambiente di Microsoft le caratteristiche più idonee per i suoi prodotti. ONDA2001 aderisce completamente agli standard Windows ed è stato progettato con tecnologia a componenti (COM/ COM+). L applicativo è progettato per la nuova famiglia di prodotti Windows2000 ed è stato ideato nell ottica di una perfetta integrazione con altre applicazioni e con il mondo web. Linguaggio di sviluppo. Visual Basic rappresenta sicuramente la scelta ottimale, per le sue caratteristiche di semplicità unite al grande numero di strumenti disponibili ed alla facilità con cui è possibile creare personalizzazioni. Visual Basic è il linguaggio più utilizzato nel mondo per la realizzazione di applicazioni gestionali che necessitano di una particolare attenzione di semplicità verso l utente unita ad una grande produttività nello sviluppo di verticalizzazioni. Stampe. Crystal Reports è il prodotto leader per la gestione delle stampe, adottato dalle maggiori case di software del mondo. Consente di personalizzare agilmente i report e di effettuare esportazioni avanzate, anche via web, con estrema semplicità. Scalabilità. ONDA2001 offre all azienda grande scalabilità e versatilità. Per consentire questo sono state create due versioni del prodotto: Professional, che utilizza il Database MSDE (Microsof Data Engine) e Server Platform, basata su SQL Server. Grazie alle caratteristiche di scalabilità di ONDA2001 e di SQL Server è possibile configurare e gestire aziende anche con molti posti di lavoro e grandi moli di dati. La migrazione da una versione all altra sia del prodotto che del database risulta completamente trasparente e di facilissima applicazione per l azienda. Sorgenti. La disponibilità dei sorgenti, unita ad un ambiente di sviluppo specificatamente creato per il settore, consente la creazione di facili verticalizzazioni e personalizzazioni per l utente finale. La figura denominata Application Developer nasce con l obiettivo di soddisfare le particolari esigenze del cliente, arricchendo ONDA2001 con un vasto numero di soluzioni verticali perfettamente integrate con l applicazione e con le stesse caratteristiche tecnologiche e di interfaccia utente. Tool di Personalizzazione. Oltre ad una grande flessibilità del prodotto gestionale EdiSoftware ha voluto creare un apposito modulo mirato esclusivamente alle necessità di personalizzazione delle aziende; il mercato a cui EdiSoftware si rivolge, infatti, spesso è costituito da realtà che possiedono soluzioni gestionali personalizzate attraverso la modifica del codice sorgente. Il Tool di personalizzazione ha il preciso compito di fornire soluzioni per una vasta gamma di esigenze tipiche delle aziende ad un costo estremamente contenuto, con tempi di realizzazione brevissimi e soprattutto garantendo una perfetta e totale compatibilità con tutti gli aggiornamenti successivi del prodotto. Alcuni esempi significativi sono: l esportazione delle informazioni, la personalizzazione delle griglie di visualizzazione dei dati, la possibilità di gestire informazioni specifiche dell azienda, la libera parametrizzazione delle richieste dati per la stampa, la possibilità di nascondere e disabilitare 2

4 Il Prodotto ONDA2001 campi e moltissime altre caratteristiche. ONDA2001 ed il Tool di Personalizzazione costituiscono una reale soluzione per un vastissimo numero di aziende che evolvono anche con il supporto di un applicazione gestionale che le aiuta nella crescita. Comunicazione. Oggi la comunicazione rappresenta una componente essenziale in ogni aspetto della vita di tutti i giorni. Le aziende che vogliono essere competitive nel nuovo mercato globale chiedono strumenti che possano rispondere alle loro necessità di apertura al mondo esterno. ONDA2001 rappresenta la soluzione ideale, perché è stato progettato per comunicare con il massimo numero di applicazioni possibile: tutti i prodotti della suite Office e, più genericamente, con qualsiasi applicazione appartenente al mondo Microsoft. I dati presenti nel gestionale possono essere esportati su Word, Excel oppure in un web browser, o ancora via posta elettronica con la massima semplicità, basta un clic del mouse. E- commerce. Per incontrare le esigenze delle imprese di oggi, sempre più orientate al mondo Internet, ON- DA2001 è stato arricchito di un modulo per la gestione di un catalogo on-line dei prodotti. Questa funzione può essere utilizzata sia per operare in ambito business to business, sia per gestire le vendite rivolte al mercato consumer. È possibile arricchire il proprio catalogo con le immagini dei prodotti, pubblicando direttamente sul web i nuovi articoli censiti a magazzino. L accesso al catalogo on-line può essere libero, oppure protetto da password. Gli ordini ricevuti via web vengono controllati e quindi acquisiti direttamente dal gestionale; ogni utente può controllare lo stato di avanzamento degli ordini effettuati in qualsiasi momento. Caratteristiche del prodotto Sistema operativo Windows: 98, Nt, 2000 e ME. Progettato con tecnologia a componenti COM/COM+. Pronto per interfacciarsi con il mondo web. Rapidità e semplicità di installazione. Affidabilità, flessibilità, semplicità di utilizzo. Moduli separati, perfettamente integrabili tra loro, per consentire un adeguata configurazione del prodotto. Gestione completa dell Euro. Visualizzazione delle informazioni nel loro insieme oppure nel singolo dettaglio attraverso la navigazione nella base dati. Richiamo diretto dei dati da qualsiasi altra applicazione (Word, Excel ). Possibilità di inviare documenti via Internet. Gestione multiaziendale. Funzioni di personalizzazione dei menu e delle maschere operative attraverso l aggiunta libera di campi, la definizione dei criteri di ricerca dei dati, la configurazione dei browser di ricerca. 3

5 Area Contabile Vengono qui raggruppate tutte le funzionalità legate al settore amministrativo dell azienda, che comprendono sia gli adempimenti fiscali veri e propri che quelli gestionali aziendali. La scelta della divisa base aziendale consente una totale gestione delle problematiche legate alla moneta LIRE, EURO ed al periodo di transizione. Tutti i criteri di calcolo, di arrotondamento e di precisione relativi alla divisa sono parametrizzabili ed impostabili in fase di creazione di una nuova ditta. Nel suo complesso l applicazione prevede, oltre alla completa gestione delle normative fiscali, un ampio spettro di funzionalità indirizzate al controllo ed alla previsione degli andamenti della società. Tra le caratteristiche più significative citiamo: Multidivisa. Multiaziendale. Gestione di modelli per il controllo e la rapidità negli inserimenti di dati. Gestione delle informazioni comuni tra clienti, fornitori, vettori, agenti, contatti. Controllo di quadratura con la gestione delle scadenze. Completa gestione dell esercizio temporaneo, con chiusura ed apertura automatica. Piano dei conti dinamico, completamente configurabile nel numero di livelli e di caratteri. Contabilità Generale ed Iva Affronta tutte le esigenze contabili e comprende una serie di strumenti, ad esempio la gestione di modelli e proprietà, che agevolano notevolmente le operazioni e diminuiscono gli errori di inserimento dati. Ad un piano dei conti completamente configurabile nella struttura è stata associata una gestione dello scadenzario molto efficace, con la possibilità di aprire o chiudere le scadenze direttamente dalle prime note. Alcuni esempi della flessibilità nella gestione delle scadenze sono la possibilità di compensare le rate di una nota di accredito con una fattura emessa oppure la possibilità di chiudere le scadenze, anche parzialmente, da un documento emesso. Vengono gestiti inoltre tutti gli adempimenti fiscali relativi al plafond, all Iva ad esigibilità differita, alla ventilazione, all Iva 74 ter, all Iva periodica, ai regimi di indetraibilità, 4

6 Area Contabile ma non ancora movimentati contabilmente ed effettuare, sulla base dei dati inseriti, controlli di tipo previsionale sui flussi di cassa e di banca. ai corrispettivi e molto altro ancora. A fianco di questo ampio panorama strettamente fiscale possiamo trovare una vasta gamma di reportistica per il controllo e l elaborazione delle informazioni riguardanti la situazione contabile aziendale e l esposizione nei confronti di clienti, fornitori e banche. Si possono registrare sia prime note contabili sia prime note documenti di tipo provvisorio. I movimenti inseriti (ad esempio registrazioni di affitti, leasing o fatture da ricevere) possono essere raggruppati secondo diversi criteri e quindi essere trasformati in definitivi; il programma effettua un controllo sull andamento delle operazioni di consolidamento, segnalando eventuali errori di elaborazione. Alle interrogazioni presenti nel modulo di contabilità generale viene associata la possibilità di includere anche i movimenti provvisori, effettuando quindi analisi sull andamento aziendale anche in prospettiva futura. Riclassificazioni di Bilancio La definizione dei criteri di riclassificazione è libera. Oltre agli schemi standard richiesti dalle direttive CEE, l utente può crearne un numero illimitato a proprio piacimento. È possibile prendere in considerazione solo le registrazioni contabili effettive, solo le provvisorie od entrambe aggregando o meno i vari conti di appartenenza. Il risultato dell elaborazione è ottenibile, oltre che come normale stampa, anche su un foglio di calcolo di Microsoft Excel. Movimenti e Scadenze provvisorie Permette di gestire i costi e i ricavi programmati 5

7 Area Contabile Incassi e pagamenti È uno strumento veloce e di semplice utilizzo che affronta le esigenze legate alla registrazione di incassi provenienti da clienti e pagamenti a fornitori. Oltre a consentire di rilevare automaticamente le scadenze da saldare, permette di effettuare incassi e pagamenti massivi. Per la parte legata ai pagamenti vengono generati automaticamente l ordine di bonifico in formato elettronico e la lettera di accompagnamento per la banca e per i beneficiari. Le scritture contabili possono essere registrate in modalità provvisoria oppure come movimenti contabili definitivi. Effetti Attivi Gli effetti attivi di ONDA2001 rappresentano un vero fiore all occhiello per la gestione dell azienda; essi infatti costituiscono un primo importante mattone verso una futura gestione della tesoreria. La gestione degli effetti consente la creazione di diverse distinte di presentazione effetti alle Banche sia in modalità provvisoria che definitiva. Durante la prima fase è possibile bilanciare e stabilire nel modo più appropriato i flussi economici sulle diverse banche, anche in funzione del castelletto disponibile. Al momento della conferma definitiva e della relativa emissione della distinta vengono generate automaticamente tutte le registrazioni contabili e di scadenzario, compreso anche il file standard di invio tramite il remote-banking. Vengono gestite le spese di presentazione e di insoluto, che generano anche le opportune registrazioni contabili al fine di automatizzare completamente la procedura degli effetti attivi. Gestione Intrastat Risolve le necessità relative agli scambi con i Paesi membri della CEE attraverso la compilazione automatica degli elenchi riepilogativi di acquisti e cessioni. L inserimento dei dati Intrastat pregressi e la gestione di eventuali rettifiche da apportare a dichiarazioni già presentate avviene attraverso un apposita maschera. Le informazioni relative alle causali, alla natura delle transazioni, al trasporto e alle nomenclature Intrastat sono già contenute in archivi predefiniti. La compilazione degli elenchi Intrastat viene effettuata direttamente dai documenti di vendita e di acquisto. 6

8 Area Contabile Percipienti I Percipienti di ONDA2001 gestiscono i compensi relativi alle prestazioni di lavoro autonomo ed alle parcelle dei professionisti. L inserimento delle parcelle avviene, per i soggetti Iva, dalle prime note documenti, mentre per i percipienti esenti da imposta le operazioni di registrazione si effettuano dalle prime note contabili. L impostazione della causale percipiente consente di calcolare automaticamente tutti i valori della parcella: scaglione INPS di appartenenza, codice tributo per il pagamento dell IRPEF, eventuale maggiorazione per la Cassa Previdenza o l Albo, esenzione Iva. All atto della rilevazione dei pagamenti il programma genera automaticamente le scritture relative alle Parcelle, con la possibilità di gestire parzialmente i pagamenti, anche con multiple rate. Sono disponibili varie stampe di controllo delle Parcelle registrate e dei contributi INPS e IRPEF da versare, oltre alla stampa della certificazione per i soggetti contemplati nel DPR 600/93. Solleciti di Pagamento Costituisce un efficace mezzo di controllo dei pagamenti, occupandosi di inviare automaticamente degli avvisi di sollecito ai clienti per i quali risultino ritardi nell adempimento dei pagamenti. Possono essere gestiti diversi livelli di avviso; ad ognuno viene associato un testo nel quale vengono riportati automaticamente la scadenza e l importo da saldare. Al cliente sollecitato può essere assegnato un eventuale blocco degli ordini e dell evasione della merce: in questo caso il prodotto visualizza un messaggio di avviso durante la compilazione di un documento, impedendo all utente di proseguire nell inserimento dell ordine o del documento di trasporto. Gestione Ammortamenti Il modulo ammortamenti di ONDA2001 consente la rilevazione dei beni materiali ed immateriali con la ripartizione contabile dei costi su più esercizi. Per ogni bene ammortizzato vengono gestite le informazioni relative alle spese di manutenzione straordinaria e ad eventuali rivalutazioni. Ad ogni cespite viene attribuita una categoria che contiene le aliquote di ammortamento, i dati relativi all ammortamento anticipato ed i conti di riferimento per la registrazione delle prime note; ad ogni esercizio è possibile intervenire manualmente, personalizzando il calcolo delle quote, quindi riducendo o accelerando l ammortamento. È possibile effettuare il carico automatico del cespite direttamente dalle procedure di acquisto, in fase di registrazione delle fatture fornitore. 7

9 Area Vendite La gestione del processo di vendita costituisce una delle aree fondamentali dell azienda dove la flessibilità, l integrazione e l elaborazione delle informazioni sono elementi chiave della gestione stessa. ONDA2001 propone una gestione delle vendite che parte dalla creazione dell offerta per proseguire con l evasione della merce ed infine con la fatturazione immediata e differita. La trasformazione tra un documento ed il successivo è completamente automatica e sincronizzata e garantisce una totale integrità delle informazioni gestionali. A fianco del processo di vendita si innestano una vasta gamma di funzionalità che consentono di parametrizzare in modo flessibile le politiche commerciali, di controllare l esposizione ed il fido dei clienti ed infine di effettuare analisi dei dati di vendita con grande semplicità e versatilità. In tutti i documenti di vendita è possibile richiamare un menu pop-up che permette di accedere a svariate funzioni: visualizzazione delle quantità articolo, importazione dalla distinta base, importazione da altri documenti, dati Intrastat, visualizzazione delle scadenze e molto altro ancora. una nota di accredito, é possibile compensare automaticamente con una o più fatture direttamente in fase di emissione del documento dalle vendite. Tra le caratteristiche più interessanti citiamo anche: Gestione dei modelli per definire dei prototipi di documenti di vendita. Registrazione dei documenti, con dati sempre aggiornati in tempo reale. Gestione di matrici di sconto e promozioni limitate nel tempo. Gestione archivio dei servizi. Controllo globale del fido cliente (ordinato, evaso, fatturato, scoperto, ecc). Gestione agenti con capo area e provvigioni sull incassato. Delle funzionalità sopra elencate evidenziamo, oltre alla possibilità di visualizzare le scadenze di una fattura, l opportunità da parte dell utente di modificare ogni tipo di dato relativo alle scadenze: numero, data, importo, tipologia e note. In realtà da un documento emesso, ad esempio 8

10 Area Vendite vendita. In ONDA2001 è possibile impostare tutte le informazioni sulla spedizione della merce e sulle modalità di fatturazione, eventualmente ereditate in automatico, secondo le caratteristiche contenute nelle proprietà del documento stesso. Spedizione e Bollettazione Gestione Offerte Il modulo consente di gestire la fase di prevendita attraverso la stesura di preventivi in formato Word, che possono essere agevolmente inviati al richiedente via fax o via posta elettronica. Nell anagrafica dei contatti vengono censiti i dati di chi ha richiesto il preventivo. Il livello di dettaglio dei dati che verranno riportati nell offerta può essere liberamente definito dall utente; allo stesso modo è possibile scegliere tra diversi modelli di documento la tipologia di offerta da presentare. Nel momento in cui l offerta si concretizza, l anagrafica del contatto viene trasformata in anagrafica cliente e viene generato automaticamente l ordine. Il modulo spedizione e bollettazione di ON- DA2001 consente di gestire le operazioni relative all invio di merci ed all aggiornamento del magazzino. Con l emissione del documento di trasporto si passa da una situazione di impegnato (ordine) allo scarico della merce e al relativo aggiornamento dei valori di disponibilità e giacenza a magazzino. È possibile accorpare gli ordini relativi ad un determinato cliente in un unico documento di trasporto oppure evadere le singole righe di un ordine da cliente. Ordini da Clienti Una corretta compilazione dell ordine da cliente permette di semplificare ed automatizzare tutte le fasi successive di emissione dei documenti di 9

11 Area Vendite Fatturazione È la procedura che conclude il ciclo delle vendite attraverso la generazione della fattura, in seguito alla quale il programma registra automaticamente la prima nota in contabilità ed apre la partita del cliente, determinando le rate a seconda delle condizioni di pagamento impostate. In ONDA2001 le fatture possono essere inserite ex novo, oppure è possibile importare i dati -anche le singole righe - dagli ordini e dai D.D.T. Per rendere più veloci le operazioni di emissione dei documenti il modulo è stato dotato della funzionalità di fatturazione differita, che consente di accorpare più documenti secondo criteri diversi e di effettuare stampe di prova e di controllo. La fatturazione di ONDA2001 contiene anche la gestione delle note di credito, da cui è possibile importare automaticamente la fattura di riferimento, chiudendo la relativa partita. Sconti La gestione delle politiche commerciali e di tutte le regole/parametrizzazioni dell area vendite costituisce uno dei punti di forza del prodotto. Obiettivo di ONDA2001 è consentire una grande libertà di scelta nella definizione di prezzi, sconti e condizioni di vendita in genere. Per quanto riguarda i prezzi e gli sconti è possibile definire una matrice, per categoria cliente oppure per categoria articolo, che si può combinare o sommare ai normali listini. In aggiunta a questo una flessibile gestione delle promozioni di vendita può essere abbinata in modo automatico sulla base di una definizione del periodo di validità. La promozione può essere espressa sia in termini di prezzo speciale che di sconto aggiuntivo. Nei documenti di vendita é possibile gestire fino a quattro sconti in cascata per ogni singola riga. Infine, durante la fase di emissione di un documento, è possibile controllare e risalire alla complessa logica della politica commerciale applicata ed eventualmente alle particolari condizioni del cliente. Fido Cliente La gestione del fido consente di controllare ed eventualmente bloccare un eventuale situazione di esposizione finanziaria nei confronti di un cliente. I parametri di calcolo e di aggiornamento del fido sono impostabili in modo da tenere 10

12 Area Vendite Agenti ONDA2001 prevede la gestione di due agenti nei documenti di vendita e del relativo capo area con le relative provvigioni; queste possono essere proposte sulla base di una quota fissa oppure di una matrice tra categoria cliente e categoria articolo. Il calcolo delle provvigioni maturate viene effettuato direttamente basandosi sulla situazione dello scadenzario cliente. La parte di estrazione delle informazioni è particolarmente dettagliata e comprende una vasta gamma di report sullo stato delle provvigioni, con diversi livelli di dettaglio: agente, articolo, cliente, ecc. in considerazione lo scoperto reale, le fatture da emettere, la merce in spedizione e gli ordini ancora da evadere. Il calcolo del fido può essere effettuato in tempo reale od in modo programmato; l eventuale superamento dell importo può essere un semplice avviso oppure un blocco dell inserimento dati durante l emissione di un documento di vendita. Ovviamente nel documento di vendita é possibile richiamare e quindi consultare il dettaglio delle informazioni che compongono il calcolo dello scoperto del cliente. 11

13 Area Magazzino La gestione del magazzino costituisce uno dei mattoni fondamentali su cui si basa un buon numero di procedure aziendali. Alcuni esempi sono le vendite, gli acquisti, il conto lavoro, la distinta base, la produzione e così via. Per tali ragioni è assolutamente necessaria una grande flessibilità e possibilità di paramterizzazione del magazzino, nonché delle tabelle ad esso correlate. La struttura di base dell area è composta da un archivio anagrafico (codice articolo max 20 caratteri), da un organizzazione per depositi e magazzini fiscali e da causali per la parte di movimentazione. Le causali possono essere configurate anche per operazioni particolari e complesse quali le uscite per lavorazione conto terzi, i prelievi di magazzino o i movimenti merce interni. Nelle causali è possibile definire liberamente dei progressivi personalizzati e dinamici in modo da effettuare dei controlli oppure delle analisi in tempo reale sulle situazioni di magazzino; un tipico esempio potrebbe essere un progressivo di pezzi rotti o scartati in produzione. I progressivi che vengono definiti nelle causali di magazzino sono dinamici, in quanto non esiste nessuna operazione di ricalcolo. Questo consente innanzitutto di evitare ogni possibile errore di valutazione sulle situazioni di magazzino ed in secondo luogo permette di avere istantaneamente proiezioni nel futuro e nel passato semplicemente cambiando una data. Per quanto riguarda la parte fiscale vengono gestite le valorizzazioni ad ultimo costo, costo standard, costo medio e LIFO a scatti sulla base della defnizione dei magazzini fiscali. Vediamo ora le caratteristiche più significative contenute nell area magazzino: Multideposito e multimagazzino. Codice articolo fino a 20 caratteri con 6 possibili varianti. Gestione articoli equivalenti. Gestione codice articolo del fornitore e del cliente. Gestione lotti e tracciabilità del prodotto. Multiple unità di misura legate all articolo. Gestione informazioni legate al cliente/articolo ed al fornitore/articolo. Codice a barre legato all articolo. 12

14 Area Magazzino Anagrafica Articoli L anagrafica articoli ha il principale compito di descrivere al meglio le caratteristiche dei prodotti e di raccogliere tutte le informazioni legate all articolo che possono essere utilizzate in tutte le altre gestioni dell azienda. La grande quantità di informazioni può essere suddivisa in tre tipologie: la prima riguarda i dati di base dell articolo (unità di misure, peso, cubaggio, colli, prezzo di vendita, sconti, costo di acquisto, contropartite, categoria statistica, merceologica, natura e molte altre ancora); la seconda concerne i dati accessori (descrizioni in lingua, articoli equivalenti, dati intrastat, codici a barre e le unità di misura multiple con gli opportuni fattori di conversione) ed infine la terza riguarda i progressivi e le informazioni legate al deposito. tipiche dell articolo: lo spessore, il colore, il tipo di cottura, il bagno, il modello o la scelta ne costituiscono validi esempi. In commercio esistono molti settori merceologici ad esempio l abbigliamento, le materie plastiche, le ceramiche, i prodotti chimici e gli utensili - che trattano un insieme anche ampio di articoli che hanno una base comune di informazioni. Per quanto riguarda le unità di misura derivate é interessante annotare il fatto che possono essere utilizzate anche nei casi di confezionamento del prodotto. La quantità base, quella derivata ed il relativo coefficiente vengono proposti e memorizzati in tutti i documenti di vendita, di acquisto e nei movimenti di magazzino consentendo una notevole semplificazione in fase di estrazione dei dati. Varianti del codice articolo A fronte di un codice articolo di magazzino si possono definire fino ad un massimo di sei varianti in cascata per gestire caratterizzazioni 13

15 Area Magazzino La ricerca dell articolo per codice a barre può essere effettuata anche dai documenti di vendita e di acquisto. Gestione Lotti L impostazione delle varianti viene gestita attraverso la definizione di opportuni modelli che possono essere definiti in modo libero dall utente. A questo punto la generazione delle varianti può avvenire sia in modo automatico che manuale. In entrambe le situazioni le movimentazioni di magazzino prendono in esame il massimo dettaglio della variante. Codici a barre Ad ogni articolo è possibile associare e quindi gestire più codici a barre a fronte di diversi produttori o di diverse esigenze dell azienda. A livello di anagrafica articolo è possibile visualizzare direttamente in modalità grafica l etichetta del codice a barre; si possono stampare le etichette di carico sulla base dei movimenti registrati. Nella fase di inserimento degli articoli nei movimenti di magazzino è possibile interpretare il codice direttamente da un lettore ottico in emulazione tastiera, o ancora da un file ASCII generato da opportuni dispositivi con memoria. ONDA2001 consente di effettuare una gestione a lotti per ogni articolo censito a magazzino. Tale impostazione prevede uno stretto controllo della merce in entrata e in uscita con la tenuta di informazioni aggiuntive specifiche del lotto di appartenenza. Ad ogni carico di merce il programma richiede l inserimento di una serie di informazioni: data di produzione, data di scadenza del lotto, note e quantità. Al momento dell evasione della merce l operatore ha la possibilità di consultare ed eventualmente selezionare il lotto appropriato per la consegna. L attribuzione di un particolare lotto può essere effettuata anche in automatico, sulla base della data di scadenza. L intera gestione garantisce, ovviamente, la piena tracciabilità delle informazioni relative ad un lotto di produzione o di commercializzazione del prodotto. E quindi possibile risalire dal cliente e dalla merce consegnata al lotto di appartenenza con tutte le specifiche fino al fornitore o produttore di acquisto; questa opzione risulta fondamentale per le aziende che necessitano della certificazione ISO. 14

16 Area Magazzino Gestione Terzisti La problematica del terzista o del conto lavoro interessa tutte quelle aziende che distribuiscono prodotti i quali, a loro volta, vengono manipolati o lavorati da fornitori o terzisti senza gestire un vero e proprio processo produttivo. Il caso più tipico o classico di conto lavorazione avviene in tre passi fondamentali: 2) L azienda invia tramite un ddt il materiale al terzista per effettuare la lavorazione. 3) Il terzista consegna i prodotti finiti all azienda alla quale seguirà fattura per la prestazione fornita. Da questa ipotesi si possono avere alcune varianti: ad esempio il materiale al terzista non viene inviato dall azienda, oppure il materiale al terzista viene inviato prima ed in un modo indipendente dall ordine di lavorazione, o ancora il terzista potrebbe mandare il prodotto finito ad un secondo terzista per una successiva lavorazione, infine può essere presente una quantità di sfrido significativa. L intera gestione si basa sull associazione deposito-fornitore, in quanto è necessario creare un deposito logico (ma anche fisico) per la gestione della merce in conto lavoro. Un secondo elemento in gioco di assoluta importanza è l utilizzo delle causali di magazzino, che permettono di effettuare tutti i passaggi nel modo corretto e successivamente consentono di estrarre le informazioni. 1) L azienda compila un documento chiamato ordine di lavorazione dove elenca il materiale da inviare al terzista, i prodotti finiti desiderati e le lavorazioni richieste. La gestione del terzista si accentra sul coordinamento delle informazioni, dei documenti e del relativo materiale tra l azienda ed il fornitore del servizio. L ordine del conto lavoro è l oggetto scatenante di un processo che va ad influenzare la gestione del magazzino e la parte di spedizione e ricezione del materiale. 15

17 Area Acquisti La gestione ed il relativo controllo dei processi di acquisto sta assumendo, negli ultimi anni, un importanza sempre maggiore all interno dell azienda. In passato l ordine fornitore era completamente slegato dalla fattura ricevuta, che veniva trattata soltanto sotto l aspetto puramente contabile, con una conseguente difficoltà nel controllare l effettiva congruenza dei documenti. L Area Acquisti di ONDA2001 propone una gestione integrata, completa e per alcuni aspetti simmetrica rispetto a quella delle vendite. Il flusso delle informazioni è continuo ed inizia con l emissione dell ordine a fornitore per passare al carico automatico della merce ed alla conseguente chiusura dell ordine, che può essere parziale o totale. Infine, si passa alla registrazione della fattura ricevuta con relativa generazione automatizzata delle scritture contabili e di scadenzario. Nel corso dei passaggi appena descritti è possibile effettuare in qualsiasi momento controlli delle quantità, degli importi e delle condizioni di consegna, in genere basati sul documento di ordine a fornitore che formalizza l accordo nella sua globalità. Questo grado di integrazione della gestione degli acquisti, oltre a consentire una totale verifica del processo, permette di risolvere un problema assolutamente fondamentale per le aziende che hanno la necessità di gestire il magazzino. Nello specifico, la registrazione della fattura ricevuta è in grado di aggiornare automaticamente i valori di carico del corrispondente movimento di magazzino, permettendo di avere una situazione allineata e corretta delle valorizzazioni di magazzino sia gestionali che fiscali. Tra le caratteristiche più interessanti citiamo anche: Gestione dei modelli per definire prototipi di documenti di acquisto. Registrazione dei documenti in tempo reale per avere sempre dati aggiornati. Gestione archivio dei servizi. Liste di controllo di congruenza tra i documenti. Proposte di ordini a fornitore sulla base della situazione di magazzino. Gestione dati intrastat automatica ed integrata nel documento di acquisto. 16

18 Area Acquisti Ordini a Fornitori L emissione dell ordine a fornitore può essere effettuata in modo manuale oppure automatico sulla base delle situazioni di magazzino selezionate applicando un criterio di ultimo fornitore o fornitore preferenziale. La perfetta integrazione con l Area Vendite consente di generare automaticamente l ordine a fornitore sulla base di un ordine da cliente. Contestualmente all emissione del documento è possibile ottenere tutte le informazioni legate alle condizioni di fornitura tipiche ed ultime con quel particolare fornitore (pagamenti, tempi di consegna, prezzi, sconti ecc). Ricevimento Merci Durante la fase di registrazione vengono aggiornate tutte le informazioni legate al magazzino ed al rapporto con il fornitore; mantenendo uno stretto legame con l ordine è possibile controllare che la merce ricevuta corrisponda effettivamente ai quantitativi richiesti. Fatture Fornitori Dal punto di vista operativo la registrazione della fattura ricevuta rappresenta l ultima fase del processo di acquisto. Essa avviene semplicemente richiamando il documento di trasporto ricevuto oppure l ordine del servizio; successivamente, effettuati gli opportuni controlli, vengono aggiornate tutte le informazioni a livello di scadenzario, prime note contabili, magazzino e di eventuali dati Intrastat. Anche per quanto riguarda i documenti ricevuti, in caso di errore o di necessità di modifica, è sufficiente correggere il documento e registrarlo nuovamente. ONDA2001 si occupa di effettuare in modo totalmente automatico tutte le variazioni necessarie agli archivi coinvolti: la situazione contabile, i bilanci, il magazzino, gli scadenzari e così via risultano contenere informazioni perfettamente aggiornate. Il ricevimento della merce viene effettuato generando un vero e proprio documento che può essere collegato o meno ad un ordine a fornitore. 17

19 Area Produzione Le funzionalità dell area produzione sono indirizzate principalmente ad aziende che hanno una forte necessità di semplicità di gestione e di dinamicità del processo produttivo. Uno degli obiettivi principali della produzione di ONDA2001 è fornire all azienda differenti soluzioni parametriche ed in alternativa fra di loro nella determinazione dei fabbisogni legati ai materiali. L integrazione della distinta base, del magazzino, degli ordini di produzione, del conto lavoro, dei documenti di acquisto e di vendita costituisce uno dei punti di forza di una gestione della produzione semplice ed al tempo stesso molto versatile. Elenchiamo le caratteristiche più significative: Distinta base multilivello illimitata. Gestione delle date di validità dei componenti. Gestione costi fissi e variabili. quello di descrivere la struttura di un prodotto finito. Quest ultimo viene definito in livelli gerarchici, in cui vengono inserite concettualmente due entità di base: i semilavorati e le materie prime. Nella definizione della distinta base è possibile aggiungere molte altre informazioni, ad esempio i costi fissi o variabili che si inseriscono nella struttura per la determinazione dei costi finali del prodotto finito. Un secondo obiettivo della distinta base è la fornitura degli strumenti di analisi sulla struttura stessa; in particolare è possibile effettuare analisi in tre principali direzioni: esplosioni scalari e multilivello, valorizzazioni ed implosioni. Le prime consentono di ottenere stampe strutturali del prodotto finito a singolo livello, a multilivello od accorpate al fine di visualizzare le informazioni secondo diversi aspetti; la seconda consente di analizzare il costo del prodotto finito ed infine la terza ha lo scopo di individuare gli impieghi di una materia prima. Esplosione delle distinte nei documenti di vendita. Analisi dei fabbisogni dei materiali. Proposte di ordini a fornitore. Distinta Base L obiettivo primario della distinta base è 18

20 Area Produzione Produzione La gestione della produzione di ONDA2001 nasce con due principi fondamentali: fornire uno strumento operativo per il controllo e l avanzamento del processo di produzione ed offrire una serie di funzionalità per l analisi dei fabbisogni di produzione, principalmente rivolta ai materiali (MRP I - Material Requirements Plannig)). Gli ordini di produzione costituiscono l elemento base per la gestione ed il monitoraggio dello stato di avanzamento. Essi possono essere inseriti manualmente, oppure generati con esplosioni automatiche delle distinte basi, o ancora possono essere derivati dagli ordini da clienti. Nell ordine di produzione vengono memorizzate le sequenze delle lavorazioni (interne od esterne), i materiali necessari, i tempi di lavorazione del prodotto e tutte le informazioni relative ai depositi interessati per le movimentazioni. La seconda area nell ambito della produzione riguarda la pianificazione dei fabbisogni e delle politiche di approvvigionamento dei materiali (MRP). La pianificazione costituisce uno strumento di previsione efficace ed indispensabile per tutte quelle aziende in cui i consumi dei materiali risultino essere irregolari. L analisi per la pianificazione può essere definita partendo dagli ordini da cliente, dagli ordini a fornitore, dalla situazione di magazzino e dagli ordini di produzione, al fine di fornire una vasta gamma di informazioni e di dettagli che possono anche portare a proposte di riordino a fornitore automatiche. Tali proposte possono essere confermate od annullate dall utente per ripetere l intero processo di analisi. Grazie ad un ampia gamma di estrazioni è possibile ottenere la stampa dei buoni di prelievo, dei cicli di lavorazione, lo scheduling degli ordini ed ogni altra informazione correlata agli ordini di produzione. 19

21 Area Analitica normali criteri di gestione dei dati aziendali I risolvono le problematiche relative alle normative civilistiche e fiscali in essere, non tenendo spesso in considerazione aspetti di gestione fondamentali per la determinazione e il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Storicamente, lo strumento per analizzare il reddito di un azienda da un punto di vista strettamente gestionale è la contabilità analitica. Le funzionalità legate a quest area offrono quindi uno strumento per analizzare i dati secondo criteri direttamente collegati alla gestione aziendale. Risulta quindi evidente come l elemento base della contabilità analitica sia dalla nella costituito duttilità rilevazione dei dati, allo scopo di configurare le analisi in funzione dell attività aziendale e della struttura dei costi e dei ricavi. ONDA2001 offre, nella contabilità analitica, uno strumento per organizzare e controllare i dati dell impresa, riorganizzandoli secondo un analisi per commessa o per centro di costo. I campi di azione presi in analisi da ONDA2001 sono: Conto analitico. Centri di costo. Commesse. Seguendo la filosofia con cui ONDA2001 è stato progettato, anche nella contabilità analitica la compilazione delle informazioni avviene senza la necessità di un intervento operativo da parte dell utente. L integrazione del modulo analitico è presente nei documenti del ciclo passivo e del ciclo attivo, nei movimenti di magazzino e naturalmente nelle prime note contabili e di documento, siano esse provvisorie o definitive. La contabilità analitica nasce con l obiettivo di gestire gli elementi sopra elencati avvalendosi dell assegnazione di un periodo di competenza, che differisce dal principio puramente contabile poiché è strettamente legato all effettivo manifestarsi del costo e del ricavo e non all andamento documentale che manifesta il costo o ricavo stesso. 20

22 Area Analitica La memorizzazione automatica del conto economico collegato alla singola riga del movimento analitico consente di mantenere le quadrature con i dati derivanti dalla contabilità generale; il risultato è un totale controllo della situazione analitica riferita ai dati contabili. movimentazione del piano dei conti analitico, è possibile ottenere una diversa visione dei dati di contabilità generale posti in stretta relazione con il bilancio analitico. Il concetto di quadratura obbligatoria è legato alla configurazione dell applicazione, in modo da offrire la massima elasticità in funzione delle necessità dell utente. L indicazione di un apposita causale sulla singola riga del mov imento consente di gestire con grande flessibilità la classificazione dei dati analitici memorizzati nel sistema. L insieme delle informazioni viene esaminato nella sezione di analisi dei movimenti analitici in funzione dell oggetto che si vuole considerare: il centro di costo, la commessa o il singolo conto analitico, oppure la composizione strutturata dei diversi dati memorizzati nel sistema. Attraverso un apposito bilancio, che presenta la 21

23 Area Analitica Commesse L analisi della commessa risulta una delle prerogative fondamentali per esercitare il controllo da parte delle aziende che operano con questo tipo di gestione. In ONDA2001 le commesse sono integrate nei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo, nei movimenti di magazzino e nei movimenti contabili, provvisori o definitivi. L impostazione dei dati di default relativi alla movimentazione per commessa è un sicuro ausilio per la generazione automatica di movimenti che, affiancati alla movimentazione analitica pura, consentono di ottenere una precisa e completa determinazione della situazione di ogni singola commessa e del suo impatto sulla redditività aziendale. Dalla causale analitica si determina il tipo di ripartizione che deve essere applicata al movimento analitico, ossia se trattasi di una suddivisione a costi o a ricavi. Chiaramente questa differenza risulta fondamentale non essendo la movimentazione analitica legata ad un sistema in partita doppia, ma secondo criteri gestionali. Ad esempio, in partita doppia lo storno di un conto acceso ai costi può essere eseguito movimentando in avere il conto stesso oppure movi- 22

24 Area Analitica conto economico di contabilità generale ed offre grandi potenzialità sul controllo di gestione. Affiancando i movimenti manuali a quelli automatici si arriva alla determinazione di un vero e proprio bilancio analitico, che evidenzia le modalità con cui si è ottenuto il reddito d esercizio. mentando un conto di rettifica. Nella movimentazione analitica é necessario rilevare lo storno di un costo con una movimentazione negativa del costo stesso, essendo questo un dato da evidenziare in sede di analisi della commessa, in quanto il campo di azione e di controllo della stessa é legato non al risultato finale ma in funzione dei singoli dati che compongono il risultato. Centri Di Costo La determinazione dei costi e ricavi per centri di costo è uno dei principali strumenti per il controllo gestionale che consente di determinare eventuali fattori correttivi da applicare all organizzazione aziendale. La soluzione di ONDA2001 per l analisi dei centri di costo è integrata direttamente nei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo e nei movimenti contabili provvisori e definitivi. La definizione dei valori percentuali riferiti ai centri di costo è strettamente collegata al 23

25 La gestione globale dell azienda In ONDA2001 ogni funzione è perfettamente integrata per consentire all azienda di interfacciarsi nel modo migliore possibile con i suoi principali interlocutori. 24

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