COSTI TOTALI DI OCCUPAZIONE (TOC)

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1 COSTI TOTALI DI OCCUPAZIONE (TOC) APPLICATIVO INFORMATICO IPer LINEE GUIDA (art. 1, comma 387, della Legge 27 dicembre 2013, n. 147) 1

2 Premessa Come noto, l art. 1 comma 387 della Legge 27 dicembre 2013, n. 147 (Legge di Stabilità 2014), modificativo dell art. 2, comma 222 bis, della Legge 23/12/2009, n.191 (Legge Finanziaria 2010), ha disposto che Al fine di pervenire ad ulteriori risparmi di spesa, le Amministrazioni dello Stato di cui al comma 222 comunicano all'agenzia del Demanio, secondo le modalità ed i termini determinati con provvedimento del Direttore della medesima Agenzia, i dati e le informazioni relativi ai costi per l'uso degli edifici di proprietà dello Stato e di terzi dalle stesse utilizzati. Con provvedimenti del Direttore dell'agenzia del Demanio sono comunicati gli indicatori di performance elaborati dalla medesima Agenzia in termini di costo d'uso/addetto, sulla base dei dati e delle informazioni fornite dalle predette Amministrazioni dello Stato. Queste ultime, entro due anni dalla pubblicazione del relativo provvedimento nel sito internet dell'agenzia del Demanio, sono tenute ad adeguarsi ai migliori indicatori di performance ivi riportati. In caso di inadempimento dei predetti obblighi, l'agenzia del Demanio ne effettua la segnalazione alla Corte dei Conti per gli atti di rispettiva competenza (di seguito Norma TOC ). Le logiche che, nel più ampio quadro del contenimento della spesa pubblica, hanno indotto il Legislatore ad introdurre detti adempimenti in capo alle Amministrazioni dello Stato sono riconducibili alla necessità di ridurre i costi di gestione degli immobili strumentali attraverso un ottimale utilizzo degli spazi in uso, ciò in evidente continuità con le precedenti disposizioni normative che hanno individuato nell Agenzia del Demanio il soggetto istituzionale deputato al perseguimento di obiettivi di razionalizzazione degli immobili utilizzati dalle Amministrazioni statali. Ed è proprio in tale quadro che l Agenzia del Demanio, nell ambito dell iniziativa 1 volta a sensibilizzare le Amministrazioni all adozione di comportamenti virtuosi funzionali alla riduzione dei consumi/costi energetici, aveva, in modo del tutto autonomo, già progettato e realizzato l applicativo informatico IPer 2 nell intento di conoscere, sulla base dei dati comunicati dalle Amministrazioni e sottoposti all analisi dei Soggetti istituzionali del settore (MISE, ENEA e GSE), il loro andamento in un ottica di sostegno delle politiche di contenimento dei costi e dell efficienza energetica nell utilizzo degli immobili ad uso istituzionale da parte delle Amministrazioni centrali e periferiche dello Stato 3. Con l emanazione della Norma TOC si è indirettamente decretato il ricorso all applicativo IPer quale strumento attraverso il quale procedere all acquisizione dei dati e informazioni relativi ai costi per l uso degli edifici di proprietà dello Stato e di terzi. E di tutta evidenza come la portata dei contenuti della Norma TOC abbia imposto una generalizzata rivisitazione dell applicativo IPer, oggetto di un significativo potenziamento così da consentire all Agenzia del Demanio di attuare e rispettare il mandato attribuitole dal Legislatore. E quanto mai necessario, infine, rimarcare l importanza e la strategicità di quanto prescritto dalla Norma TOC, i cui principi fondanti si indirizzano verso un uso più efficiente degli immobili strumentali, così da realizzare il contenimento dei relativi costi di gestione ed alleggerirne il peso per il Bilancio dello Stato. 1 Riferimento a note prot. 2012/20494 del 16/07/2012, prot. 2013/3043 del 31/01/2013 e prot. 2013/8742 del 28/03/ Indici di Performance. Il Sistema è collocato all interno della Piattaforma PortalePA. 3 I dati caricati nella prima release di IPer, opportunamente rielaborati dal Ministero dello Sviluppo Economico, hanno rappresentato la base informativa utilizzata nell ambito dell Inventario previsto dalla Direttiva 2012/27/UE in materia di efficienza energetica. 2

3 Le Amministrazioni sono, quindi, chiamate ad assicurare la massima cura ed attenzione nella fase di inserimento su IPer dei dati richiesti, verificando la correttezza e la coerenza delle Fonti utilizzate (fatture, bollette, contatori ecc.) e rammentando che le informazioni rese rappresentano la base su cui verranno valutate le performance di utilizzo dell immobile e rispetto alle quali le Amministrazioni medesime dovranno adeguare ed attestare i propri comportamenti ai livelli delle migliori prestazioni rilevate tra le varie occupazioni prese a riferimento. Ambito soggettivo di applicazione Come disposto dal citato art. 2, comma 222 bis, rientrano nel campo di applicazione della Norma TOC le Amministrazioni dello Stato di cui all articolo 1, comma 2, del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, incluse la Presidenza del Consiglio dei Ministri e le Agenzie, anche Fiscali. Nei confronti delle predette Amministrazioni, la Norma TOC assume i connotati di una prescrizione avente carattere cogente atteso che le stesse sono tenute ad adeguarsi ai migliori indicatori di performance. e conseguentemente altrettanto imperativa diviene la fase di comunicazione dei dati gestionali ed energetici sulla base dei quali vengono appunto elaborati i citati indicatori. Di ciò se ne ha ulteriore riprova ove si consideri, altresì, che In caso di inadempimento dei predetti obblighi, l'agenzia del Demanio ne effettua la segnalazione alla Corte dei Conti per gli atti di rispettiva competenza. Applicativo Informatico IPer Il nuovo Sistema IPer, accessibile dal PortalePA unitamente al Manuale Operativo, nasce sull impalcatura della precedente versione implementata dall Agenzia del Demanio per consentire alle Amministrazioni il caricamento dei costi/consumi energetici al netto, quindi, delle altre voci di costo legate alla gestione ed occupazione dell immobile in uso. Gli adempimenti previsti nella Norma TOC hanno, dunque, comportato la necessità di ampliare il set delle informazioni sulle rispettive occupazioni che le Amministrazioni sono chiamate a comunicare. Nella Tabella che segue, sono rappresentate le principali tipologie di costo (la cui sommatoria determina il TOC - Total Occupancy Cost) che dovranno essere prese in considerazione. CONSUMI/COSTI UTENZE ACQUA (MC) MANUTENZIONE CALDAIE E IMPIANTI RISCALDAMENTO RAFFRESCAMENTO COSTI GESTIONALI MANUTENZIONE IMPIANTI SICUREZZA ANTINCENDIO ELETRICITA' (Kwh) MANUTENZIONE IMPIANTI ELETTRICI BIOMASSA CARBONE (T) MANUTENZIONE IMPIANTI IDRICO SANITARI GASOLIO (Lt) METANO (Smc) GPL (Lt) PULIZIA IGIENE AMBIENTALE SORVEGLIANZA CUSTODIA 3 MANUTENZIONE ORDINARIA MANUTENZIONE IMPIANTI TECNOLOGICI APPARECCHIATURE INFORMATICHE MANUTENZIONE VERDE MANUTENZIONE ASCENSORI ELEVATORI MONTACARICHI

4 La necessità di acquisire dati ed informazioni assolutamente puntuali da parte delle Amministrazioni - che, come anticipato in premessa, è di capitale importanza essendo indispensabili per l elaborazione degli Indici di performance cui le Amministrazioni medesime dovranno adeguarsi entro due anni - ha imposto di strutturare IPer prevedendo, altresì, un sistema di verifiche (sotto forma di Alert e basate anche sulla presenza di numerose Info) che consente di segnalare immediatamente all Utente l attendibilità/bontà delle informazioni inserite. Le funzionalità dell applicativo sono state ampliate così da consentire all Agenzia del Demanio di elaborare, come richiesto dalla Norma TOC, i livelli di prestazione di ciascuna occupazione che, attraverso la comparazione con quelli di altre Amministrazioni dello Stato aventi analoghi parametri di occupazione sotto il profilo tecnico amministrativo (macrotipologia, zona climatica, superfici, tipologia impianti ecc.), porterà all individuazione dei migliori valori di riferimento basati anche sul parametro Costo d uso al mq per addetto ed alla conseguente valutazione sulla convenienza economica delle modalità di utilizzo degli edifici occupati. Proprio in questo senso, l evoluzione del nuovo Sistema consente di mettere a confronto specifici Indicatori di performance elaborati per ciascuna voce di costo (energetici e gestionali) con valori di Benchmark interni elaborati dall applicativo e, laddove disponibili, con valori di Benchmark acquisiti da fonti esterne (es. Consip). Per quanto riguarda il secondo step operativo concernente il funzionamento degli Indicatori di performance nonché le modalità di comunicazione/rappresentazione degli stessi alle Amministrazioni destinatarie della Norma TOC, si provvederà nell arco di breve tempo ad un aggiornamento delle presenti Linee Guida per quel che attiene le necessarie istruzioni sulle modalità di utilizzazione dei predetti indicatori. Le Fasi comunicative Per la comunicazione dei dati, sarà messo a disposizione delle Amministrazioni un arco temporale di accesso continuativo all Applicativo IPer che va dal 1 Gennaio al 30 Giugno di ciascun anno successivo a quello cui i dati da comunicare si riferiscono. La suddetta durata consentirà alle Amministrazioni di acquisire informazioni più precise come nel caso di addebiti/accrediti di eventuali conguagli sulle utenze in essere ovvero di procurarsi i dati qualora gli stessi fossero in possesso di altri Soggetti. Nel caso in cui non si possa rispettare il predetto arco temporale per cause oggettivamente non riconducibili a ritardi dell Amministrazione (e, dunque, non passibili di segnalazione alla Corte dei Conti), essa provvederà, attraverso l apposita casella di posta elettronica dg.toc@agenziademanio.it, a segnalare l anomalia e chiedere l eccezionale apertura temporale del sistema per l inserimento dei dati. La stessa modalità andrà utilizzata ove ci sia una effettiva esigenza di apportare delle modifiche alle informazioni in precedenza inserite. Lo Start up La fase iniziale di avvio è così strutturata: Entro il mese di Novembre 2014: formale comunicazione da parte dell Agenzia del Demanio relativa alla data di apertura di IPer; 4

5 fino al 27 Febbraio 2015: le Amministrazioni comunicheranno i dati riferiti all anno 2013, completando, laddove non ancora provveduto, il caricamento delle informazioni relative all anno 2012; dal 1 Gennaio 2015 al 30 Giugno 2015: le Amminist razioni comunicheranno i dati relativi all esercizio