AMBASCIATORI DEL TERRITORIO

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1 AMBASCIATORI DEL TERRITORIO Guida operativa

2 LAGO MAGGIORE MEETING INDUSTRY Sommario CI PRESENTIAMO 4 1. IL VALORE DEI CONVEGNI 8 2. CONOSCETE IL VOSTRO TERRITORIO? PERCHÈ ESSERE AMBASCIATORI? CONVENTION, CONGRESSI, CANDIDATURE IL PROCESSO DI CANDIDATURA COSA OFFRIAMO AGLI AMBASCIATORI I SERVIZI CONGRESSUALI IN SINTESI 24

3 CI PRESENTIAMO LAGO MAGGIORE MEETING INDUSTRY Lago Maggiore Meeting Industry è l organizzazione che promuove la destinazione congressuale che si affaccia sul Lago Maggiore e le sue valli (province di Varese, Novara, Verbano Cusio Ossola e locarnese). Il Lago Maggiore coniuga bellezze naturali ed artistiche con servizi location e ricettività. Si tratta di poco meno di 400 strutture alberghiere e 500 sale per un totale di circa posti a sedere, accessibili anche grazie ai 350 voli nazionali ed internazionali che atterrano giornalmente a Malpensa. Grazie al Programma Operativo di Cooperazione Transfrontaliera Italia Svizzera è in corso un progetto di promozione della destinazione congressuale Lago Maggiore. La Camera di Commercio del Verbano Cusio del progetto che vede coinvolti tre convention bureau e un totale di 12 partner pubblici e privati italo-elvetici. Lago Maggiore Meeting Industry è un progetto coordinato da: Camera di commercio Industria Artigianato Agricoltura del VCO Tel e.mail: promozione@vb.camcom.it 4 5

4 CI PRESENTIAMO LAGO MAGGIORE CONFERENCE Lago Maggiore Conference è l associazione senza scopo di lucro costituita dagli operatori congressuali del Lago Maggiore, del Lago d Orta e del Lago di Mergozzo che vi aiuterà nella presentazione delle candidature, alleggerendo il vostro impegno di Ambasciatori del territorio. È stata costituita nel 2005 dalle 13 principali strutture congressuali dell area del Lago Maggiore e Lago d Orta con il supporto della Camera di Commercio del Verbano Cusio Ossola. Oggi conta più di 30 associati tra hotel congressuali, ristoranti, catering, dimore storiche, società di trasporti, di servizi tecnologici, Management Company, agenzie di viaggi, golf club. I nostri numeri Majestic, Hotel La Palma, Hotel San Rocco, Hotel Splendid, Regina Palace Hotel I principali eventi negli ultimi anni LAGO MAGGIORE CONFERENCE Villa Fedora- SS. Sempione, 4 c/o Camera di Commercio Baveno (VB) Italy info@lagomaggioreconference.com

5 1. IL VALORE DEI CONVEGNI I convegni rappresentano una grande ricchezza per le località che li ospitano. seminari vengono esposte le teorie e le pratiche più innovative di ciascuna scienza e professione. I cittadini delle località che ospitano convegni hanno di conseguenza maggiori opportunità di apprendere i nuovi metodi, le ultime scoperte e le nuove tendenze della propria professione e questo avvantaggia l intera cittadinanza. Basti pensare alla medicina, dove continuamente si sperimentano nuovi protocolli e farmaci i cui risultati vengono esposti durante congressi. I medici più aggiornati possono curare meglio i propri pazienti e questo esempio vale in tutti i campi e le professioni. Ma l arricchimento che i convegni portano alla città che li ospita è anche di carattere economico e in questo senso molto tangibile. macchina organizzativa che porta lavoro a molte imprese e persone in ruoli diversi. In particolare le località turistiche ne traggono grande vantaggio mettendo a frutto per un periodo più lungo gli ingenti investimenti dedicati al turismo, come le infrastrutture a volte utilizzate per pochi mesi l anno. Congressi e convegni si svolgono in base ad una stagionalità complementare al turismo di vacanza e questo consente di creare posti di lavoro annuali e non più solo stagionali. 8 9

6 2. CONOSCETE IL VOSTRO TERRITORIO? Vi sono importanti città in cui si svolgono congressi di grande richiamo mediatico e spesso siamo portati ad associare esclusivamente queste località ai grandi eventi. Attorno al Lago Maggiore si trovano palazzi dei congressi, dimore storiche, alberghi dotati di sale anche molto capienti, spazi espositivi ed aree adeguate ad accogliere i servizi complementari. La vicinanza con l aeroporto di Malpensa rappresenta inoltre un grande di raggiungere la sede del convegno comodamente e senza perdite di tempo. Il collegamento con navette dall aeroporto viene assicurato con facilità dagli organizzatori del convegno o dall albergo in cui gli ospiti soggiorneranno. Sono numerose le associazioni e le imprese che hanno già scelto di organizzare i propri eventi sul Lago Maggiore. Informazioni più dettagliate sulle risorse disponibili nel territorio di Novara e Verbano Cusio Osssola possono essere reperite anche su: Lago Maggiore Conference è a disposizione, per approfondimenti e per visite alle strutture, al numero o info@ lagomaggioreconference.com

7 3. PERCHÈ ESSERE AMBASCIATORI? Gli Ambasciatori del Lago Maggiore sono professionisti che per motivi di lavoro partecipano a convention, congressi, viaggi incentive, lavorano o risiedono sul Lago Maggiore ed hanno l opportunità di proporre la sede del loro prossimo convegno. Possono essere Ambasciatori del Lago Maggiore coloro i quali si occupano di convegni all interno delle aziende per cui lavorano, ma anche i rappresentanti di Associazioni di categoria e sindacali, imprenditori, medici, professori, notai, commercialisti, architetti, ingegneri, avvocati e i professionisti iscritti ad un ordine/associazione nazionale e/o internazionale, atleti ed in generale personalità che lavorano o risiedono sul Lago Maggiore. Forse non ci avete mai pensato, ma se rientrate in una di queste categorie avete l opportunità di candidare la vostra città ad ospitare il prossimo evento in programma. Quali saranno i vantaggi di cui godrete? vostro territorio aumentare la visibilità e sviluppare nuove relazioni professionali a vantaggio della vostra carriera lavorativa Allora, perché non fare qualcosa di utile per voi e per il vostro territorio? Se non ci avevate ancora pensato questo è il momento giusto per farlo

8 4. CONVENTION, CONGRESSI, CANDIDATURE Gli eventi di comunicazione possono essere suddivisi sinteticamente in due macro categorie: eventi promossi da aziende per motivare, premiare, aggiornare, presentare nuovi prodotti a dipendenti, forza vendita, clienti. Sono le convention, i lanci di prodotto, i viaggi di incentivazione, i team building, ma anche seminari, tavole rotonde, forum professionali per aggiornare gli associati, presentare e discutere progetti, rinnovare le cariche associative. Ne fanno parte i congressi, le assemblee e,anche in questo caso, seminari, forum, tavole rotonde, conferenze. stessa e possiamo intervenire per suggerire una sede solo attraverso i responsabili aziendali. Così se vogliamo proporre di organizzare a Stresa la convention FIAT dovremo contattare il responsabile eventi interno. scegliere la sede del prossimo congresso organizzano gare nazionali o internazionali, a cui possono partecipare solo i soci. Per candidare il Lago Maggiore ad ospitare il Congresso Nazionale di Pediatria dovremo ottenere l approvazione e la partecipazione attiva di un membro della Federazione Italiana Medici Pediatri. Sarà quindi necessario preparare una candidatura, cioè un documento riepilogativo dell offerta corredato di budget (bid book), promuoverla, presentarla e sostenerla. Quel che chiediamo agli Ambasciatori è di valutare la possibilità di candidare il Lago Maggiore come sede di convegno, con il supporto operativo di Lago Maggiore Conference

9 5. IL PROCESSO DI CANDIDATURA Nel caso di congressi di associazioni l impegno richiesto agli Ambasciatori si focalizza in tre fasi: la prima è preliminare e riguarda la ricerca e valutazione, la seconda comporta la collaborazione sulla redazione del bid book, la terza la presentazione e il sostegno della candidatura. Prima Fase: ricerca e analisi L attività di ricerca si focalizza sulla storia dell evento che vogliamo ospitare: le città utilizzate in precedenza, il tipo di location (centro congressi, albergo, sede universitaria ), il numero di partecipanti e le variazioni in relazione alla sede, le esigenze tecniche, i motivi di soddisfazione e insoddisfazione, i criteri di rotazione, le tradizioni. Fa parte di questa ricerca anche l indagine sui sistemi di assegnazione del congresso. Non sempre queste informazioni sono pubbliche, in alcuni casi è necessario intervistare chi ha organizzato o ospitato precedentemente l evento. diramate dal promotore, consente di ridurre i margini di errore e di attivarsi per candidare la località solo in presenza di concrete possibilità di successo. Solo chi fa parte dell associazione o dell organismo decisionale, qualunque sia l ente promotore, può avere accesso a queste informazioni di errore. consentirà di capire se siamo in grado di ospitare l evento

10 5. candidatura - segue Seconda Fase: il Bid Book Il dossier di candidatura, o bid book, contiene nella maggior parte dei casi tre tipi di informazioni: 1. info sulla località, le sue caratteristiche, i motivi di interesse, il sistema di collegamenti, la sede congressuale, la ricettività alberghiera, le opportunità per il tempo libero. Questa parte del dossier viene realizzata da Lago Maggiore Conference, illustrata con immagini e 2. in alcuni casi l associazione richiede ai candidati di proporre un tema alla sua professione. Lago Maggiore Conference si limita ad una collaborazione operativa e all inserimento di questi contenuti nel bid 3. promotore. Lago Maggiore Conference si attiva per la redazione del budget e del conto economico, che saranno oggetto di valutazione insieme all Ambasciatore. Lago Maggiore Conference si attiva inoltre per ottenere lettere di supporto da parte degli amministratori pubblici quando richiesto e per raccogliere ed allegare materiale informativo e turistico. In questa fase il ruolo dell Ambasciatore è essenzialmente di confronto, 18 19

11 5. candidatura - segue Terza fase: sostegno e presentazione della candidatura Una volta presentato il dossier di candidatura è necessario attivarsi per ottenere l appoggio di chi dovrà scegliere tra la nostra proposta e quella dei contendenti. Le attività necessarie variano da un associazione all altra e spaziano tra: organizzazione di inspection visit, a cura e carico di Lago Maggiore promozione della candidatura attraverso attività di comunicazione e lobbying da sviluppare in collaborazione tra Lago Maggiore Conference presentazione orale della candidatura davanti alla commissione giudicatrice. Questa relazione viene normalmente supportata dalla Lago Maggiore Conference o dall Ambasciatore, in base alle indicazioni dell associazione. Lago Maggiore Conference predispone il materiale necessario, oltre alla documentazione che potrà essere distribuita alla giuria. Ma chi sostiene le eventuali spese? Candidarsi ad ospitare un congresso alle volte si rivela un operazione onerosa. Oltre al lavoro del personale specializzato possiamo andare incontro a costi quali: viaggio e ospitalità della commissione esaminatrice cartaceo, viaggio del gruppo che andrà a presentare e sostenere la Lago Maggiore Conference si adopererà per sostenere questi costi, anche attraverso la ricerca di contributi, dopo un attenta valutazione delle opportunità condivisa con l Ambasciatore

12 6. COSA OFFRIAMO AGLI AMBASCIATORI Il sostegno offerto agli Ambasciatori del Lago Maggiore è costituito da: Lago Maggiore Meeting Industry, un network professionale composto da Varese Convention Bureau, Lago Maggiore Turismo (Svizzera) e Lago Maggiore Conference una conoscenza approfondita della meeting industry, delle sue caratteristiche ed esigenze uno staff professionale dedicato, in rapporto costante con operatori e istituzioni locali un sistema di offerta integrato, costituito da 31 operatori privati che Lago Maggiore Conference una banca dati che consente di conoscere in maniera approfondita tutto il territorio e le risorse disponibili per i convegni e per il tempo libero dei partecipanti un sistema di relazioni nazionali ed internazionali con i principali operatori del settore il supporto della Camera di Commercio del Verbano Cusio Ossola impegnata fortemente nello sviluppo dell attività congressuale la collaborazione concreta e costante con le amministrazioni pubbliche locali e con gli organismi regionali dedicati alla promozione ed allo sviluppo del turismo In sintesi: A VOI chiediamo di proporre di organizzare il vostro congresso o meeting sul Lago Maggiore NOI ci occuperemo della preparazione e presentazione della candidatura

13 7. I SERVIZI CONGRESSUALI IN SINTESI Sedi congressuali di Novara e del Verbano Cusio Ossola Baveno e campo da calcetto. Lingue: inglese, francese, tedesco Hotel 4* con n. 7 sale, da 10 a 150 posti, dispone di 103 camere, health club con sauna, grotta salina, bagno turco, idromassaggio, palestra, piscina esterna, campo da tennis. Lingue: inglese, francese, tedesco Stresa Palazzo dei Congressi, n. 9 sale da 30 a 800 posti, capienza sala principale 800 posti piscine, centro benessere, campo da tennis, eliporto privato, approdo Lingue: inglese, francese, tedesco con affreschi, letti a baldacchino, mobili e lampadari d epoca, bagni con idromassaggio. Lingue: inglese, francese, tedesco Verbania Lingue: inglese, francese, tedesco Oleggio Castello cornice ideale per meeting e congressi, gala dinner, teambuilding e soggiorni business. Lingue: francese, inglese, tedesco, spagnolo,russo 24 25

14 7. servizi congressuali - segue Orta San Giulio, Lago d Orta benessere e piscina esterna. Lingue: francese, inglese, tedesco Dimore storiche Verbania Pallanza atterraggio elicotteri, n. sale 5 da 40 a 440 posti Servizi organizzativi e di intrattenimento Servizi di trasporto Due compagnie private di noleggio con conducente, di auto, minibus e autobus da 8 a 50 posti. Assistenza in aeroporto con staff plurilingue abilitato. Lingue: inglese, francese, tedesco Due compagnie private di trasporto su acqua, numero mezzi: 14 da 26, 28 e 30 posti. Lingue: inglese, francese, tedesco Catering Servizi: lunch a buffet o al tavolo, cene di gala, hospitality, open day, coffee-break, brunch cucina tradizionale italiana, creativa, dietetica e vegetariana. n. massimo coperti Luci, audio, proiezioni sonora, microfonia, service audio completi, traduzione simultanea, audio guide), video (videoproiezioni, grandi schermi ), illuminazioni Organizzazione congressi ed eventi Due compagnie private specializzate nell organizzazione di congressi, lanci di prodotto, viaggi incentive, creazione di eventi sportivi e serali, organizzazione di escursioni ed eventi intrattenimento, fornitura di singoli servizi nell ambito di eventi gestiti da terzi. Adventure Park cross. Apertura: da marzo a novembre. Lingue: francese, inglese, tedesco

15 7. servizi congressuali - segue Spettacoli pirotecnici Spettacoli da terra, su chiatte galleggianti, effetti speciali, lanci di fuoco naturale, scritte e disegni pirotecnici. Lingue: inglese, francese, tedesco, cinese, portoghese Come raggiungerci Aereo Aeroporto Milano Malpensa, distanza 57 km da Baveno collegamento Alibus aprile-ottobre, Trasporti SAF, Treno Autostrada Autostrada A8 Milano Laghi Autostrada A26 direzione Gravellona Toce 28 29

16 E FINITO IL CONVEGNO CHE SI FA? La presente guida è stata redatta dalla Camera di commercio del Verbano Cusio Ossola ed è stata curata da: Roberta Costi, Fabiana Acciaioli e Noris Bozzi In un ambiente così affascinante come quello del Lago Maggiore tra prati, piacevolmente, senza bisogno di aggiungere molto. Tuttavia chi volesse completare la giornata con una visita culturale, un intrattenimento, un attività sportiva o un escursione, può trovare tutte le informazioni utili presso Lago Maggiore Conference: tel Queste opportunità possono essere utilizzate anche per l organizzazione di una serata o di una escursione per l intero gruppo di partecipanti al convegno. Lago Maggiore Meeting Industry offre 160 proposte per il tempo libero e relative a cultura, wellness, sport, shopping. Per lo sport ad esempio la per vela, sci-nautico, canoa, windsurf, kayak, kytesurf. Oltre 1800 i km. di piste ciclabili. È possibile praticare bungee jumping, parapendio nei 2 parchi avventura Moltissime le escursioni per godere del panorama con 5 Siti Unesco, 2 spiagge bandiera blu e cinque località bandiera arancione. Il territorio vanta 17 ristoranti citati dalla guida Michelin ed un interessante offerta gastronomica. Non mancano poi le occasioni di shopping: ai 2 outlet multimarca si aggiungono quelli dei numerosi brand locali (Missoni, Alessi, Loro Piana, Tacchini ). Coordinamento a cura di Gabriella Ghigi Foto: Pag. 9: Castello dal Pozzo e Grand Hotel Dino Pag.11: Grand Hotel Majestic e Grand Hotel Bristol Pag.13: Palazzo dei Congressi e Hotel San Rocco Pag.15: Isola Madre e Isola San Giulio Pag.17: Isola Bella e Cascate del Toce Pag.19: Circolo golf Bogogno (NO) e Down hill Mottarone Pag.23: Basilica di San Gaudenzio Novara Pag.27: Regina Palace Hotel e Ente Giardini Botanici Villa Taranto Pag.29: Hotel La Palma e Adventure Park Pag.32: Isola Bella Fonte: Pag. 13: Palazzo dei Congressi di Stresa Pag. 15: Isola San Giulio - Archivio Distretto Turistico dei Laghi foto di Oreste Pastore Pag. 17: Isola Bella - Maggioni Tourist Marketing Pag. 17: Cascate del Toce - Archivio Distretto Turistico dei Laghi foto di Giancarlo Parazzoli Pag. 19: Circolo Golf Bogogno CCIAA di Novara Pag. 19: Down Hill - AS Bicico Pag. 23: Basilica di San Gaudenzio - ATL Novara Pag. 27: Villa Taranto - Archivio Distretto Turistico dei Laghi - Scenari srl Andrea Lazzarini Editore Pag. 32: Lago Maggiore Conference Pag : Associati Lago Maggiore Conference Le nostre 160 proposte sono dettagliate nel cd Lago Maggiore leisure time disponibile in versione italiana ed in versione inglese presso Lago Maggiore Conference e sul sito Riproduzione consentita dietro autorizzazione di: Camera di commercio del VCO S.S. Sempione Baveno (VB) promozione@vb.camcom.it Pubblicazione fuori commercio disponibile sul sito Finito di stampare nel mese di dicembre

17 Lago Maggiore Meeting Industry è un progetto coordinato da: Camera di commercio Industria Artigianato Agricoltura del VCO Tel e.mail: