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1 Addition is a web application which utilises all the capabilities offered by IBM Lotus Domino in order to manage business documents and processes within a secure, integrated, collaborative system. Caratteristiche principali:

2 Caratteristiche generali di Addition Personalizzazione, flessibilità e sicurezza. Questi sono i principali vantaggi di Addition, soluzione per la gestione documentale e il Business Process Management costruita con Lotus Domino. X DataNet ha progettato e sviluppato questo applicativo Web, di classe enterprise, per sfruttare appieno la piattaforma IBM e, allo stesso tempo, integrarsi con altri sistemi aziendali. Fruibile con qualsiasi browser in tutte le sue funzionalità, Addition supporta un ampio numero di utenti e volumi molto elevati di contenuti, garantendo sempre la massima sicurezza e scalabilità. Inoltre, offre la possibilità di disegnare workflow dinamici per automatizzare l elaborazione di documenti, supportando le fasi di approvazione ma anche processi aziendali più complessi. Con una soluzione multilingua con funzionalità di BPM come Addition, gli utenti possono mettere in relazione vari tipi di informazioni e consultarli attraverso il loro raggruppamento in viste, cartelle personalizzate e query avanzate oppure attraverso funzionalità speciali come i favoriti e le sottoscrizioni. Soluzione multi-server e clusterizzabile, rappresenta un sistema ideale per migliorare la produttività, mettendo in relazione uffici e sedi decentrate in modo semplice e sicuro. Addition punta su intuitività e personalizzazione. Grazie agli Addlet, widget presenti in home page, si può accedere in modo mirato a singoli contenuti/funzionalità. Sono disponibili in un catalogo (ricerca librerie, documenti favoriti, documenti per workflow, news, link e altri), integrando informazioni del prodotto o accedendo ad applicativi di utilità esterni. Possono essere parametrizzati e configurati per facilitare l uso delle informazioni. In più, la soluzione raccoglie e organizza tutte le informazioni personali nella community. Inoltre, si possono gestire organigrammi di ogni tipologia: funzionali, di processo, organizzativi.

3 Elementi principali di Addition Esempio di home page Homepage PUNTO D ACCESSO AD ADDITION PER TROVARE LE INFORMAZIONI DOCUMENTALI O DI ALTRO GENERE L home page è strutturata per facilitare l usabilità del software. L home page è il vero punto di accesso alle Librerie, ossia i contenitori che si occupano di raccogliere e gestire i nostri documenti, ma anche un area di lavoro a 360 gradi, dato che può essere configurata per gestire anche dati esterni (link, news, etc.). In questo modo è possibile avere una visione trasversale su tutte le informazioni legate alla propria attività, anche se sono contenute in Librerie diverse. Dalla homepage si accede, per i profili autorizzati, all area di configurazione dell applicativo e tutto è gestibile via browser. HOME PAGE DECISE DALL AZIENDA O PERSONALIZZATE DAGLI UTENTI Addition permette di disporre di una o più home page. Possono essere composte per area di business, per tematica o per specifica esigenza. Le varie aree di lavoro possono essere configurate per essere di tipo pubblico, ossia decise dall azienda e distribuite a tutti o a gruppi di utenti, oppure personali, decise dal singolo per propria utilità. SINGOLA HOME PAGE ORGANIZZABILE DINAMICAMENTE (COLONNE E WIDGET/ADDLET) Ogni singola home page può essere organizzata dinamicamente attraverso la scelta del numero di colonne e del numero di oggetti grafici specializzati nella gestione dei dati, denominati Addlet (i widget dell applicazione). Con Addition viene fornito un ampio catalogo di Addlet che possono essere configurati e utilizzati per gestire le informazioni contenute nelle Librerie (ossia i veri e propri contenitori di documenti) ma anche dati diversi, esterni al software come link e news.

4 Community Set-up (configurazioni) INTRODUZIONE AL CONCETTO DI COMMUNITY IN ADDITION: Si tratta del componente più social di Addition, che permette di gestire le persone e le loro connessioni all interno dell azienda. È un elemento fondamentale per la componente di gestione delle sicurezze all interno del software. PERSONE Grazie alla community possono essere gestiti i profili e i dati anagrafici degli utenti, le loro competenze all interno dell azienda e i Curriculum Vitae, potendo anche sincronizzare (sistema pull & push ) e facilitare il loro accesso a dati aggiornati. AMBIENTE CENTRALIZZATO CON DIVERSI PROFILI DI ACCESSO The system has been developed to allow different user profiles (developer, systems analyst, safety manager, product manager, etc.) to configure all the Addition functions centrally and with a guided approach, including both basic and advanced functions and features. AMBIENTE DI GESTIONE DI ADDITION All interno di questo ambiente sono presenti sistemi specifici che permettono di controllare, distribuire, aggiornare e organizzare tutte le componenti della gestione documentale, quali tipologia di documenti, presentazione di documenti, workflow, etc. RUBRICA Il software mette a disposizione diverse modalità per cercare, trovare e connettere le varie persone all interno del sistema. ORGANIZZAZIONE DI STRUTTURE Si possono definire organigrammi aziendali o funzionali, pubblici o privati, a supporto dei processi di business, assegnando poi i flussi approvativi a uffici o ruoli specifici.

5 LIBRERIE LE LIBRERIE SONO I VERI E PROPRI RACCOGLITORI DI DOCUMENTI Sono il vero cuore di Addition, dato che si occupano di organizzare e gestire i documenti. È possibile creare infiniti oggetti di questo tipo, adattandosi alle necessità di ogni azienda. Le Librerie si possono suddividere per anno, per argomento o scegliendo altre logiche, simulando di fatto un organizzazione reale della documentazione ma facilitando notevolmente il lavoro di ricerca e di ordinamento dei documenti. CONTENITORI NEI QUALI POSSONO ESSERE DEFINITE INFINITE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI Ogni Libreria viene costituita assemblando e organizzando oggetti di diverso tipo (viste, colonne, campi di applicazione, set di ricerca e le tipologie di documento), i quali potranno essere riutilizzati per crearne altre. L organizzazione delle informazioni nelle Librerie permette non solo di ordinare i contenuti ma anche per collegarli tra loro. Non sono contenitori chiusi e statici ma assolutamente dinamici, dove i documenti possono essere collegati tra loro, sia all interno della stessa Libreria che verso altre. Diversi modi per accedere ai documenti: VISTE Offrono un quadro ordinato e logico dei documenti da cercare, in modo simile al sommario di un libro. Fanno vedere le informazioni che riguardano il contenuto e la posizione di un documento e lo classificano in modo ordinato e pulito. CARTELLE Sono i classici faldoni da cliente in formato digitale, possono essere di tipo privato, condiviso e pubblico, il tutto rispettando criteri di sicurezza molto precisi in termini di accesso alle informazioni. Ogni utente può aggiungere vari documenti in una cartella, a prescindere dalle Librerie nella quale sono salvati, e può accedervi trasversalmente da più Librerie.. RICERCHE Offrono la possibilità di cercare documenti e informazioni (anche gli allegati, in pdf o altri formati, possono essere indicizzati) usando una o più parole chiave. Si possono fare ricerche semplici o avanzate. Nell ambiente di gestione è possibile creare set di ricerche da mettere a disposizione dei singoli utenti all interno delle Librerie, senza la necessità che questi debbano conoscere come è stata strutturata la singola Libreria.

6 Esempio di Libreria CREAZIONE DELLE VARIE CLASSI DI DOCUMENTI ATTRAVERSO I MODULI Le classi di documento definiscono le informazioni e i dati che si devono gestire all interno del singolo documento che verrà creato. Queste si possono adattare a Librerie diverse, venendo incontro alle necessità di persone che hanno ruoli e necessità eterogenee. Le classi di documento possono essere costruite dal cliente in modo personalizzato o utilizzando l ampio catalogo di moduli presenti in Addition: Allegati - Con questo modulo si possono gestire file allegati anche di grosse dimensioni, con possibilità di drag & drop, in-place editing (possibilità di modificare e salvare il contenuto dei file direttamente dall applicazione) e integrazione con scanner. Campi configurabili - Elemento che permette di disegnare i propri moduli direttamente a livello di configurazione, scegliendo tra più tipologie di campi. Check in/out This module allows users to extract a document from the system (leaving a copy available for reference purposes) and edit it separately, deciding afterwards whether or not to save the new content (new version and working copy options are available); Collegamenti al documento Sistema che permette di creare collegamenti tra documenti eterogenei, non solo tra Librerie diverse ma anche tra specifiche versioni dei documenti stessi. Editor avanzato This module allows users to add text content which requires advanced formatting (tables, styles, etc.). Discussione Permette di partecipare a forum/conversazioni legate ai documenti, dando all utente la possibilità di sottoscrivere notifiche specifiche anche su parti della discussione. Etichette Elemento specializzato per apporre specifici tag ai documenti per trovarli più facilmente. Griglie dati Modulo che consente di disegnare tabelle in modo analogo rispetto a quello dei Campi configurabili. Storico (audit log esteso) Modulo per la consultazione dei log, che offre la possibilità di

7 interrogare cos è avvenuto all interno di un singolo documento nel corso della sua storia di vita (informazioni su autore, data e ora di creazione, note, modifiche dei singoli campi, dettagli relativi agli step del workflow, storico dei documenti allegati, eventi di lettura e modifica, check-in/out, versioni e copie di lavoro). Elenchi di informazioni correlate al documento Consente di creare automaticamente all interno di un documento un collegamento dinamico con altre informazioni residenti su una o più Librerie, per vederle e navigarle in modo strutturato e organizzato. Wiki Editor avanzato per la creazione di pagine Wiki. Importazione - Questa interfaccia permette di connettersi a varie caselle di posta elettronica, navigandone i contenuti e le cartelle e potendo scegliere se importare in Addition messaggi (o parti di essi) e allegati. Protocollo Gestisce in modo avanzato varie logiche di attribuzione di protocolli e numerazioni univoche ai documenti, sia a livello manuale che automatizzato. Moduli personalizzati - Gli sviluppatori di un azienda hanno la possibilità di creare porzioni di documento all interno dei quali definire quali informazioni gestire e tutte le logiche di comportamento dei dati. Esempio di documento

8 GESTIONE WORKFLOW Il Workflow è l elemento che definisce la storia del documento. In base a una determinata classe di documento e alle informazioni contenute, Addition determina, seguendo le regole definite a livello di configurazione, quale sia il workflow da applicare. Il workflow si occupa della gestione del ciclo di vita del documento (definizione degli step di avanzamento) e della sua sicurezza (determinando i diritti di accesso in lettura/scrittura e approvazione/rigetto). Il sistema gestisce inoltre il versioning del workflow e la sua validità temporale. In ogni step si possono definire gli autori e i possibili lettori e approvatori del documento, con la creazione di notifiche da inviare via alle persone selezionate quando si passa da uno step a un altro. A livello di singolo step di workflow, possono essere impostati dei timer e fare in modo di prevedere delle procedure automatiche al superamento dei tempi stabiliti (avvisi di sollecito, avanzamento automatico a un altro step). Addition consente l avanzamento da uno step a un altro anche nel caso in cui questo sia legato a condizioni esterne. Il workflow definisce anche le fasi di evoluzione del documento, in un ottica di versioning (gestione versione sostanzialmente modificata rispetto alla precedente) e workingcopy ( minor version del documento, con modifiche non sostanziali delle informazioni contenute), specificando quando e in che modo può cambiare la versione (manuale o automatico). Esempio di workflow

9 Parte sistemistica Add-on GESTONE PIÙ SERVER E CLUSTER Essendo un prodotto di classe enterprise di nuova concezione, Addition prevede la replicabilità dei contenuti tra sistemi remoti e la possibilità di accedere dall esterno a documenti contenuti nelle Librerie. Il software può essere installato su più server e prevede un clustering facile da configurare per ottenere alti livelli di affidabilità e scalabilità. WEB SERVICE Addition è stato sviluppato per adattarsi al meglio ai sistemi già presenti in azienda e per interfacciarsi con gli altri documenti. Grazie all utilizzo di Web Service, è possibile integrare il sistema con fonti esterne mantenendo sempre elevati i livelli di sicurezza e protezione delle informazioni. AMBIENTE CONFIGURATO PER INTEGRARSI CON LA POSTA ELETTRONICA Il software permette di accedere direttamente alla posta elettronica dell utente, utilizzando il protocollo di comunicazione IMAP. In più, si può integrare facilmente con i client IBM e Microsoft Outlook. WHITE LIST E NOTIFICHE DEL SISTEMA Addition dispone di una modalità di controllo delle notifiche che permette, su certe Librerie, di avere un elenco di destinatari più controllato rispetto alle configurazioni del workflow. A livello pratico, si ha la certezza che, indipendentemente dalle configurazioni stesse, le arrivano solo alle persone selezionate nella white list. In più, se certi utenti non vogliono ricevere notifiche da quella Libreria, possono non essere inclusi in quella lista controllata. INTEGRAZIONE CON PIATTAFORME ERP (SAP E MICROSOFT DYNAMICS NAV) Il software prevede l integrazione con le piattaforme SAP (utilizzando il modulo SAP ArchiveLink) e Microsoft Dynamics NAV, a conferma della sua predisposizione ad adattarsi ai sistemi già presenti in azienda. Grazie a un connettore sviluppato X DataNet, i documenti sono consultabili da Addition e dalla piattaforma ERP e possono essere archiviati automaticamente prendendo le informazioni direttamente dall ambiente SAP o Microsoft Dynamics NAV. REDOC È un applicativo dedicato che permette di generare automaticamente documenti attingendo da varie fonti, come , file system e documenti cartacei, scansionando le parole chiave (OCR) e i codici a barre. Prevede anche funzionalità di firma digitale e firma elettronica avanzata. Grazie a questo software, è possibile gestire, ordinare e archiviare le varie informazioni in modo ordinato e coerente. ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Utilizzando Addition, è possibile integrarsi con un sistema che «smaterializza» i documenti cartacei e li conservarli digitalmente, mantenendone inalterata la validità legale. Questa soluzione gestisce l invio del documento digitalizzato, l apposizione della firma e della marca da bollo temporale e la sua archiviazione, in modo tale da renderlo disponibile anche per eventuali verifiche fiscali.

10 Lingue/traduzioni: SOLUZIONE MULTILINGUA Essendo un software di classe enterprise, sviluppato per aziende medio/grandi con numerose sedi, prevede un numero illimitato di lingue configurabili, in modo tale che ogni utente possa leggere i contenuti nella propria lingua. Oltre ad adattarsi anche ad altri sistemi già presenti in azienda, Addition rende le informazioni omogenee e coerenti tra loro dal punto di vista linguistico, oltre che tecnico. l. DEFINIZIONE DI SET DI TRADUZIONI È possibile prevedere l utilizzo di una terminologia specializzata per la singola Libreria o la singola tipologia di documento. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si utilizzano contenuti con terminologia tecnica.

11 Copyright X DataNet - All rights reserved - All names and trademarks of other products mentioned are trademarks of their respective companies X DataNet S.r.l. Via Punta 13/ Mirandola (MO) - Italy Tel Fax

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