GIM. Global Information Management

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2 Agenda Cos è ARXivar Struttura Perchè usare ARXivar Archiviazione Gestione documentale Gestione Processi Conservazione sostitutiva Alcune referenze Demo

3 COS E ARXIVAR

4 ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano

5 ARCHIVIAZIONE FILE MS Office, Openoffice PDF Immagini, video MAIL PEC FAX CARTA Scanner Multifunzione Barcode ERP SAP MS Dynamics AS/400 ARXivar EVENTI

6 GESTIONE DOCUMENTALE MAIL, FAX Invio e ricezione Allegati PEC Invio e ricezione Gestione e archiviazione MODULISTICA Template aziendali Moduli Office, PDF, WEB ORGANIZZARE I DOCUMENTI Fascicoli Pratiche REVISIONI TIMBRI Configurabili dall utente WORKGROUP Condivisione Distribuzione CONTROLLO Log Sicurezza, criptazione

7 Workflow & BPM

8 UNICA SOLUZIONE

9 ACCESSO ALLE INFORMAZIONI UFFICIO WEB MOBILE

10 STRUTTURA ARXivar

11 DB: MS SQL, Oracle o MySQL Interfaccia Desktop, Web o Mobile Web services Modellatore Workflow Form / Template Applicazioni custom ARChitettura

12 Servizio Repository

13 Struttura dati Ogni documento archiviato viene separato in: PARTE LOGICA Profilo documento Archiviato nel DB PARTE FISICA File compresso File system Database LOGICA Profile DB DB FISICA File.doc

14 PERCHE USARE ARXIVAR

15 Ciclo Attivo Spool Recognition Ciclo Passivo Barcode Conservazione sostitutiva Sicurezza dati Condivisione Versioning Protocollo Modelli aziendali Integrazione mail / fax Approvazione fatture fornitori Emissione offerte Gestione Qualità Approvazioni fidi ARCHIVIAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE GESTIONE PROCESSI BPM

16 ARCHIVIAZIONE

17 INFORMAZIONI DESTRUTTURATE Scanner e Multifunzione Cartelle monitorate Ufficio protocollo Direttamente da Office Mail, Fax

18 INTEGRAZIONE MAIL ARCHIVIAZIONE MAIL MANUALE o AUTOMATICA Da Outlook, Exchange o Lotus Notes e POP3

19 INTEGRAZIONE FAX Integrandoci ai più noti programmi possiamo ricevere ed inviare i FAX direttamente da ARXivar

20 ARCHIVIAZIONE Ciclo attivo Automatico Qualsiasi gestionale Nessun intervento sviluppo Spool stampa o PDF Invio documenti via mail, fax o postalizzatore Ciclo passivo Integrazione semplice Etichette barcode Free form rocognition Ufficio protocollo

21 INTEGRAZIONE ERP Dynamics NAV SAP AS/400

22 CICLO ATTIVO Riconoscimento PDF Stampa fattura CICLO ATTIVO Acquisizione automatica dell output di qualsiasi sistema gestionale Archiviazione automatica

23 Registrazione fattura CICLO PASSIVO CICLO PASSIVO Aquisizione automatica attraverso la tecnica dei barcode delle fatture fornitori Stampa etichetta Archiviazione automatica

24 GESTIONE DOCUMENTALE

25 USO QUOTIDIANO Trovare un documento, aprirlo, modificarlo, salvarlo Gestione revisioni Log attività Distribuzione, workgroup Organizzare le informazioni Collegamenti, fascicoli e pratiche e relazioni Note, timbri

26 GESTIONE PROCESSI

27 Modellatore processi Semplice e intuitivo Gestibile dal cliente

28 Elementi base Task chi, cosa, come tempo Link decisioni Input, output, azioni Condizioni Instradamento e collegamento

29 Controllo qualità merci

30 Gestione ordini cliente

31 Approvazione fatture passive

32 Approvazione progetto

33 Non conformità

34 Piano di azione correttiva

35 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

36 Le Fasi del progetto 1 Archiviazione Fatture di vendita Fatture di acquisto DDT Registri iva Libri giornale LUL 2 Conservazione Firma digitale Marcatura temporale Invio della superimpronta

37 PROCESSO CONSERVAZIONE

38 Demo

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