GRAM 231. Global Risk Assessment & Management. Approccio metodologico ed informatico all applicazione del D.Lgs. 231/2001

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1 GRAM 231 Global Risk Assessment & Management Approccio metodologico ed informatico all applicazione del D.Lgs. 231/2001

2 Sommario Proposta di applicazione pratica... 3 Quadro normativo... 3 Una soluzione... 3 Attività per l attuazione delle disposizioni di legge... 4 I vantaggi di GRAM GRAM 231 : un esempio concreto Caratteristiche tecniche del Sistema Requisiti di sistema Hardware: Software: Ulteriori note: Architettura del sistema

3 Articoli 6 e 7 del Decreto Legislativo 231/2001 Proposta di applicazione pratica Quadro normativo Gli articoli 6 e 7 del Decreto Legislativo 231/2001 prevedono il coinvolgimento dell Organismo di Vigilanza nelle attività di: a. Vigilanza sull effettività del Modello Organizzativo, che si sostanzia nella verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il Modello costituito; b. Disamina in merito all adeguatezza del Modello, ossia della sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire i comportamenti non voluti; c. Analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello Organizzativo; d. Cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del Modello Organizzativo, nell ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni ed aggiornamenti, attraverso: a. Presentazione di proposte di adeguamento del Modello Organizzativo verso gli organi/funzioni aziendali in grado di dare la loro concreta attuazione nel tessuto aziendale; b. Follow-up, ossia verifica dell attuazione e dell effettiva funzionalità delle soluzioni proposte. Per dare concreta attuazione al disposto legislativo l Organismo di Vigilanza deve: - Verificare periodicamente la mappa delle aree a rischio reato allo scopo di adeguarla ai mutamenti dell attività e/o della struttura aziendale; - Effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici, posti in essere nell ambito di aree e attività a rischio; - Condurre indagini interne per l accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello Organizzativo, portate all attenzione da segnalazioni o nel corso da attività di vigilanza; - Raccogliere, elaborare e conservare informazioni in ordine al rispetto del Modello Organizzativo. Una soluzione COGITEK ha realizzato una metodologia che prevede una serie di passi logici per la migliore applicazione degli articoli 6 e 7 del Decreto Legislativo 231 ed offre consulenza specifica in materia. 3

4 Oltre alle esperienze finalizzate agli adempimenti legislativi è stato anche realizzato un apposito modello informatico, denominato GRAM 231, strumento in grado di agevolare l attività di compliance dell Organismo di Vigilanza. Attività per l attuazione delle disposizioni di legge Per dare concreta attuazione alle attività previste dalle norme di legge COGITEK ha previsto una serie di passi logici. Le attività identificate sono: 1. Elenco dei processi sensibili (operativi e strumentali); 2. Definizione del Piano di Monitoraggio 3. Predisposizione di test di compliance per la verifica sistematica, ancorché a campione, del rispetto delle procedure e dei comportamenti; 4. Svolgimento dei test di controllo; 5. Esiti dei test e documentazione a supporto delle attestazioni; 6. Reportistica 7. Analisi dei flussi informativi predisposti dai gestori dei processi a rischio reato; 8. Definizione di azioni correttive. Come già indicato, al fine di razionalizzare ed ottimizzare l attività di test COGITEK ha realizzato un modello informatico, denominato GRAM 231, a supporto all attività dell Organismo di Vigilanza. Tale strumento guida metodologicamente gli operatori, fornendo, con la mappatura dei principali processi aziendali sensibili e con l indicazione delle principali check-list standard tipiche di ogni processo, un sostegno fondamentale per lo svolgimento strutturato ed organico della compliance al D.Lgs. 231/01, atta a tutelare l azienda dai reati considerati ed a garantire l operatività dell Organismo di Vigilanza. 1. Elenco dei processi (operativi e strumentali) Raccordo con l analisi dei rischi e conseguente definizione dell insieme dei controlli. COGITEK ha individuato i controlli standard relativamente ai processi sensibili di staff e di supporto, suddivisi in processi operativi e processi strumentali. Partendo da questi processi standard COGITEK realizzerà le necessarie personalizzazioni per adattare ciascun ciclo alle specifiche esigenze e realtà aziendali L approccio processivo costituisce il filo conduttore dell analisi e garantisce una maggiore puntualizzazione della sequenza delle attività interessate, nonché una migliore precisione nell individuazione dei punti di controllo esistenti o da implementare. GRAM 231 consente di gestire le descrizioni dei processi e dei controlli/test. 2. Definizione del Piano di Monitoraggio Definizione di un piano complessivo che indichi, in riferimento ai singoli Processi, la tempificazione dei controlli. 4

5 GRAM 231 permette di gestire facilmente il Piano di Monitoraggio, attraverso l indicazione per ciascun processo, della collocazione temporale dei controlli. 3. Predisposizione di test di compliance per la verifica sistematica, ancorché a campione, del rispetto delle procedure e dei comportamenti In relazione ai Processi interessati COGITEK ha previsto l effettuazione di specifici test. Per ognuno dei test vengono definiti: l oggetto e l obiettivo del controllo, il livello di criticità, la frequenza, il responsabile incaricato della sua effettuazione, la base documentale necessaria per lo svolgimento del controllo e la relativa evidenza. Inoltre viene definita la tipologia del test; si definisce cioè se il test in questione è di tipo Sì/No, oppure se è da svolgere su Base documentale, o infine se si tratta di un test A campione. In tal modo viene predisposta una guida per i soggetti chiamati allo svolgimento dei test. GRAM 231 consente di predisporre le informazioni di supporto all attività di test in modo rapido ed organico. 4. Svolgimento dei test Sulla base delle informazioni predisposte, l esecutore dei test dovrà controllare le informazioni richieste e indicare l esito del test con eventuali commenti. GRAM 231 consente una gestione rapida, sicura ed efficiente delle informazioni scaturite dall attività di test. 5. Esiti dei test e raccolta della documentazione a supporto delle attestazioni Le risultanze dei test consentiranno di ottenere le informazioni necessarie per esprimere un giudizio sull affidabilità delle procedure che riguardano aspetti di rilievo in ottica D.Lgs. 231/2001. In particolare per ciascun processo (ed ogni sua eventuale articolazione) e con riferimento alla periodicità indicata nel Piano di Monitoraggio GRAM 231 riporterà: - il numero complessivo dei test effettuati; il numero complessivo dei test con esito positivo; eventuali note in cui sintetizzare le anomalie riscontrate; - per ciascun test il numero complessivo delle informazioni controllate con il relativo numero di esiti positivi. GRAM 231 consente inoltre di acquisire e conservare informaticamente la documentazione utilizzata per lo svolgimento dei test. 5

6 6. Reportistica GRAM 231 prevede una modulistica in grado di documentare le risultanze dell intera attività di compliance svolta dall Organismo di Vigilanza (o da altri soggetti incaricati dall Organismo di Vigilanza). Sono previsti infatti report che riportano le informazioni di singolo test (con annotazione delle informazioni di dettaglio a livello di singoli campioni controllati), a livello di processo (con inserimento di commenti e note), a livello di periodo di valutazione (sintesi che riportano le anomalie rilevanti riscontrate nel corso dell analisi). Gram 231 prevede collegamenti automatici tra questi report, così da consentire una risalita automatica delle informazioni dai singoli campioni al test, dai test al processo, dai processi al periodo (trimestre). Nei report di periodo sono inoltre indicate le misure correttive da attuare in riferimento alle criticità emerse nell analisi. 7. Analisi dei flussi informativi predisposti dai gestori dei processi a rischio reato Analisi dei flussi informativi, che contengono le informazioni indicate nel Modello Organizzativo e vengono inviati all Organismo di Vigilanza, che, dopo la verifica, provvede alla loro archiviazione e conservazione. GRAM 231 consente il presidio delle informazioni contenute nella reportistica indirizzata all Organismo di Vigilanza attraverso la predisposizione di controlli e test. GRAM 231 prevede inoltre controlli e test mirati alla rilevazione ed all analisi delle segnalazioni diverse da quelle previste dai moduli per l Organismo di Vigilanza. 8. Definizione di azioni correttive A fronte delle criticità emerse in ogni periodo di valutazione l OdV può richiedere l attivazione di azioni correttive. L esito delle verifiche, con evidenza delle mancanze ed i suggerimenti delle azioni correttive da intraprendere, sono inclusi nei report di periodo che l Organismo di Vigilanza predispone per il C.d.A. GRAM 231 prevede una semplice interfaccia grafica che riporta le criticità segnalate e consente di definire, in relazione ad esse le misure correttive da attuare. 6

7 I vantaggi di GRAM 231 GRAM 231 permette di adempiere a quanto disposto dalle norme di legge e presenta le seguenti caratteristiche: - possibile interfacciabilità con i dati presenti nei sistemi informativi dell azienda; - semplicità di utilizzo; - guida metodologica costante per l operatore nello svolgimento dei test; - tracciabilità dei controlli eseguiti, con evidenza di tutti i controlli eseguiti e dei documenti presentati; il sistema permette inoltre la tracciabilità di tutti i controlli eseguiti da uno stesso operatore; - reportistica relativa agli esiti dei test ed ai soggetti che li hanno svolti; - indicazione numerica, per ciascun processo, degli esiti dei testi; - indicazione delle azioni correttive da attuare in relazione alle criticità emerse dai controlli effettuati. 7

8 GRAM 231 : un esempio concreto Il Modello GRAM 231, conformemente all approccio metodologico descritto, prevede i seguenti passi logici: 1. Indicazione dei processi sensibili e loro eventuale articolazione 2. Predisposizione per ciascun processo dei controlli attesi e dei test da svolgere 3. Definizione del Piano di Monitoraggio 4. Svolgimento dei test di controllo 5. Verifica dei risultati ottenuti e relativa documentazione 1. Indicazione dei processi sensibili e loro eventuale articolazione Sulla base della mappature dei processi sensibili del Modello Organizzativo vengono individuati i processi da sottoporre all attività di compliance. COGITEK dispone, per i processi di staff e di supporto, di checklist relative ai controlli da svolgere. 2. Predisposizione per ciascun processo dei controlli attesi e dei test da svolgere A titolo esemplificativo, si riporta l articolazione del processo Consulenze, con evidenza dei relativi controlli ed un esempio di test. 8

9 Il soggetto chiamato a gestire i controlli ai fini della compliance al D.Lgs. 231 è l Organismo di Vigilanza; tuttavia altri soggetti possono essere incaricati di gestire l operatività dei controlli per conto dell Organismo di Vigilanza (ad esempio Internal Auditing). Grazie alla gestione di idonei profili di accesso GRAM 231 consente un acceso riservato ai vari attori, visualizzando per ciascun soggetto solo i dati e i test di sua competenza. 9

10 La Pagina1 riporta l elenco dei processi sensibili (operativi e strumentali) da analizzare ed i relativi controlli/test da svolgere. La profondità di articolazione dei processi è opzionale, per cui i processi possono essere descritti nei loro sottoprocessi, fasi e sottofasi. Nell esempio ci si è fermati alla mera enunciazione del processo. Nell alberatura vengono indicati i controlli ed i relativi test. In questa Pagina opera soltanto l Organismo di Vigilanza (o l incaricato dall Organismo di Vigilanza), cui compete il compito di impostare una tantum l attività per chi andrà ad eseguire in concreto i test. 10

11 Cliccando su un test si apre una finestra che consente di predisporre le informazione che nel seguito dell analisi saranno di guida e di supporto per l operatore chiamato al concreto svolgimento del test. In primo luogo si deve definire il tipo di test. GRAM 231 ne propone di 3 tipi: 1. controlli sì/no 2. controlli su base documentale 3. controlli su campione Nell esempio è stato definito un test su campione. Sono state inoltre predisposte le informazioni circa: il tipo di documento da controllare ( Tipo Documento ) il numero di documenti da scegliere ( Numero di documenti ) le modalità della scelta ( Modalità di scelta ) le informazioni da controllare ( Informazioni controllate ) i trimestri in cui si vuole effettuare il test ( Trim. ). Queste informazioni vengono predisposte per tutti i test. 11

12 3. Definizione del Piano di Monitoraggio La Pagina2 propone il Piano di Monitoraggio Nella colonna Processo vengono proposti in automatico tutti i processi sensibili descritti a Pagina1. In riferimento a ciascun processo viene indicato il periodo (trimestre) in cui devono essere svolti i controlli/test. E possibile prevedere uno svolgimento dei test diluito su più trimestri. Una colonna Stato riporta per ciascun processo il numero di test effettati ed il numero di test con esito positivo. La conclusione di tutti i test (relativi ad un processo ed a un periodo) viene evidenziata con un indicazione (Y) a fianco del mese di riferimento. Anche in questa pagina opera fondamentalmente l Organismo di Vigilanza (o il suo incaricato). 12

13 4. Svolgimento dei test di controllo Previa selezione del processo e del periodo di valutazione, cliccando sul pulsante di svolgimento test si apre una finestra che riporta in automatico tutti i controlli/test predisposti a Pagina1. Nell esempio sono riportati tutti i test previsti per il primo trimestre relativamente al processo Consulenze. Nelle colonne a destra sono riportate informazioni su conteggi relativi a ciascun test ed eventuali note. In questa finestra opera l esecutore dei test. 13

14 Selezionando un test e cliccando su Dettaglio si apre una finestra che riporta le informazioni di dettaglio del test. Nella parte alta della finestra vengono riportate le informazioni che contestualizzano il test: processo e fase cui si riferisce il test, obiettivo del controllo, frequenza, responsabile, esecutore. Nella tabella Base documentale del controllo vengono riportate le informazioni predisposte a Pagina1, che indicano all operatore chiamato a svolgere il test quali documenti ed informazioni deve ricercare. La tabella Elenco documenti controllati è riservata allo svolgimento del test. Ogni riga corrisponde ad un campione esaminato. L operatore riporta i dati e le rilevazioni, indicando anche l esito per ciascuna delle informazioni da controllare (riproposte in automatico da quanto predisposto a Pagina1). Nel corso dell esecuzione dei test è possibile acquisire e archiviare documenti oggetto di analisi (da file). GRAM 231 mette a disposizione una stampa che riporta le informazioni di dettaglio di ciascun test. 14

15 5. Evidenza dei risultati ottenuti e relativa documentazione GRAM 231 fornisce per ciascun processo una visualizzazione dei risultati emersi dai test; in particolare vengono proposte in automatico tutte le note/osservazioni relative ai test del processo considerato, con la possibilità di inserire un commento di sintesi sul processo in generale. Analogamente a livello di periodo (trimestre) GRAM 231 consente una visualizzazione delle risultanze dell attività di test dei vari processi del periodo in questione. In particolare vengono proposte in automatico tutte le note/osservazioni relative ai test dei processi considerati e anche tutti i commenti di sintesi dei vari processi del periodo. Anche in questa circostanza viene fornita la possibilità di inserire un commento di sintesi a livello di periodo considerato (trimestre). I controlli/test effettuati possono, nel corso dell attività di compliance, mettere in evidenza delle carenze nelle procedure o nella loro concreta attuazione. A fronte di tali criticità GRAM 231 consente di definire delle misure/azioni correttive. A Pagina3 si può inoltre attivare la finestra per la predisposizione della bozza della relazione di periodo da inviare al CdA. 15

16 Nella parte alta della finestra, sotto il titolo Analisi flussi informativi, vengono inseriti i commenti e le osservazioni relative alla modulistica indirizzata all Organismo di Vigilanza. Nella parte centrale della finestra, sotto il titolo Monitoraggio, vengono riportate in automatico le segnalazioni di sintesi relative al periodo in esame. In questa sezione vengono acquisite le risultanze dell analisi svolta con i test e pertanto non è possibile modificare il testo. Infine nella sezione Provvedimenti richiesti possono venire definite, laddove la situazione lo richieda, le azioni correttive da attuare. GRAM 231 produce una reportistica che documenta a vari livelli l attività di test svolta in riferimento ai dettami del D.Lgs. 231/01. Il sistema mette infatti a disposizione degli utenti stampe che vanno dalle informazioni di dettaglio dei singoli test ai risultati dei test a livello di singolo processo. La reportistica si 16

17 riferisce inoltre alle valutazioni complessive a livello di trimestre, nelle quali vengono segnalate le risultanze più significative a livello di processo. Infine sono predisposte delle stampe che riportano le informazioni relative alla definizione di eventuali azioni correttive. 17

18 1. Caratteristiche tecniche del Sistema 1.1. Requisiti di sistema Per l'installazione di GRAM RISCHI i requisiti hardware/software necessari sono: Hardware: - Computer Pentium 4 (o equivalente) 2GHZ con 1 GB di RAM o superiore, con lettore CD, video con risoluzione 1024* Software: - Sistema Operativo Windows 2000 / XP / Vista / 2003 / 2008 server, browser web come Internet Explorer 6 o Netscape, Firefox. - Sul computer non devono essere installati altri server WEB che utilizzino il servizio HTTP (porta 80 o 8080), ad esempio Microsoft IIS o Apache. - Eventuali Firewall devono consentire l'accesso al server, o al computer locale, sul servizio HTTP (porta 80 o 8080) - Il programma necessita dell'installazione dell'ambiente Java, sia sul server che sul client: sul server, sarà necessario installare il JDK 1.4, mentre sul client si dovrà installare il JRE o successivo (come illustrato nel seguito). E' consigliabile non avere installato sul computer nessuna versione precedente di Java. - L'installazione prevede l'uso del programma MySQL; nel caso fosse già installato non è quindi necessario reinstallarlo, ma è sufficiente caricare il DB, come indicato sul manuale di installazione Ulteriori note: L'installazione ha una architettura client / server, quindi il GRAM può essere installato su un server centralizzato e utilizzato da vari client collegati in rete, oppure può essere installato e utilizzato su un singolo computer in locale. In ogni caso sul client è sufficiente avere installato il Java Run Time versione o successive (JRE, presente sul disco di installazione). 18

19 1.2. Architettura del sistema Il sistema GRAM è basato sull architettura client/server a tre livelli rappresentata nella figura sottostante e costituita in particolare dal Presentation Layer, che si occupa della presentazione dei dati all utente finale, dal Business Layer, che elabora le informazioni fornite dal cliente ed applica la logica del sistema, e dal Database Layer, che rappresenta il livello di accesso ai dati persistenti. Presentation Layer Business Layer Database Layer HTML Java Applet Java Servlet MySQL L interazione dell utente con il sistema avviene attraverso l utilizzo di un comune browser (ad es. Internet Explorer). L interfaccia grafica è costituita da Applet Java e da pagine HTML sia statiche sia generate dinamicamente (mediante l utilizzo delle Servlet Java). La base dati del sistema è attualmente realizzata con il DMBS MySQL. L'utilizzo del linguaggio di programmazione Java garantisce la completa indipendenza dalla piattaforma utilizzata nonché dal DBMS scelto per la gestione della base dati. GRAM può quindi essere installato sia su piattaforma Microsoft sia su piattaforma Linux ed il tipo di database può essere scelto tra i vari DB relazionali presenti sul mercato (Oracle, Postgres,...). Il passaggio da un database all'altro a sistema avviato può essere facilmente gestito con una procedura di export/import che consenta il travaso dei dati. Ritornando all'attuale implementazione, le soluzioni tecnologiche adottate sono tutte open source e sono riassunte nella seguente tabella: DataBase Management System MySQL Servlet container Tomcat Java Virtual Machine J2SDK

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