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1 Novità Platform 4.6

2 1. Completamento automatico Quando si inizia a scrivere nella casella di testo del numero da chiamare, il client cerca tra le ultime 1000 chiamate inviate e ricevute e propone in un menù a tendina tutte le corrispondenze trovate. Le corrispondenze vengono trovate: 1.1. digitando il numero o parte di esso 1.2. digitando il nome, cognome o parte di essi a patto che la risoluzione numero nome sia stata eseguita con successo almeno una volta. Nel pannello Opzioni (Opzioni Impostazioni Opzioni) c è la sezione Scarica dal PBX in cui si trova il Checkbox Cronologia. Abilitando questa opzione il file della cronologia chiamate viene: scaricato dal PBX al login postato sul PBX ad ogni modifica locale avvenuta (circa un minuto dopo l ultima modifica effettuata) 1.3. In questo modo la cronologia segue l utente anche se si logga su macchine diverse NB. Quando si effettua il login presso una differente postazione, si deve abilitare il download della cronologia dal PBX (vd. sopra) e chiudere il Client prima che passino 60 secondi. Avviare quindi il Client per permettere il download della cronologia Ricordiamo che il completamento automatico non funziona con il tandem in cui un telefono è SIP: ossia se fate una chiamata al numero X dal telefono SIP in tandem, quando tornerete a chiamare il numero X dal client, il completamento automatico non vi proporrà il numero nome completo Quando il completamento automatico vi propone una serie di corrispondenze potete: Uscire dal completamento premendo il tasto Esc della tastiera del PC Scorrere la lista con i tasti Freccia su e Freccia giù della tastiera per selezionare il numero Iniziare una chiamata verso il numero correntemente selezionato premendo il tasto Invio 2

3 2. Frase di stato Ogni Voice client sarà in grado di impostare la propria frase di stato ossia una frase che descriva e completi la modalità utente correntemente impostata e/o lo stato in cui l utente si trova. Esempio: se l utente si trova in modalità pausa, potrà impostare come frase di stato sto prendendo un caffè, oppure si trova in modalità Divert verso cellulare e la frase di stato potrà essere sono in banca mi trovate al cellulare ecc. (1) (2) (3) 2.1. La frase di stato si può impostare: 3

4 dal popup menu che compare facendo click con tasto destro nella barra di stato del VOIce Client, alla voce La mia frase di stato (1) dal popup menu della Systray in basso a destra della barra delle applicazioni di windows, alla voce La mia frase di stato (2) dal menu File alla voce Modalità utente La mia frase di stato (3) 2.2. Facendo click su La mia frase di stato compare una text box con la frase di stato corrente Scrivendo la nuova frase e premendo Ok, la frase compare nella status bar del Client di fianco allo stato dell utente La nuova frase di stato viene trasmessa al server che, non prima di 2 minuti dall ultima modifica, la propaga a tutti gli altri VOIce Client Nei Client la frase di stato degli utenti è visibile nel pannello stato utenti: In visualizzazione Icone compare lasciando il mouse sopra l icona per qualche secondo sotto forma di hint In visualizzazione dettagli compare nella colonna Informazioni addizionali 2.6. La frase di stato si propaga via WAN ai soli utenti condivisi (vedi caratteristica Condivisione parziale degli utenti su rotte WAN) 3. Barra di notifica Appena sopra la casella di composizione numero è stata inserita una barra di notifica costituita dalle seguenti icone: 3.1. Notifica SMS: questa icona non si deve accendere ad ogni ricezione di sms, ma solo al login qualora ci siano stati inviati degli sms mentre eravamo spenti; quindi ha il significato di Hai dei nuovi messaggi da leggere, inviati mentre eri spento. Cliccando sull icona accesa, si apre la sezione messaggi, dove saranno visibili in grassetto i messaggi nuovi da leggere. N.B. L icona di notifica si spegne automaticamente entrando nella sezione messaggi senza fare click sull icona stessa Notifica chiamata persa: si accende quando abbiamo ricevuto una chiamata alla quale non abbiamo risposto. Cliccando sull icona accesa, questa si spegne e veniamo rediretti alla sezione chiamate ricevute, dove sarà essere visibile la chiamata persa. N.B. L icona di notifica si spegne automaticamente entrando nella sezione chiamate ricevute senza fare click sull icona stessa Notifica messaggio vocale: abbiamo un nuovo messaggio vocale da ascoltare nella nostra casella personale. Cliccando sull icona accesa, si accede alla sezione casella vocale, dove sarà visibile in 4

5 grassetto, il nuovo messaggio da ascoltare. N.B. L icona di notifica si spegne automaticamente entrando nella sezione casella vocale senza fare click sull icona stessa Indicatore di qualità: il VOIce Client esegue un controllo sulla qualità della conversazione corrente e la visualizza in un indicatore che va da 1 a 6 (il valore è direttamente proporzionale alla qualità). Si tratta di un misuratore del ritardo con cui arrivano i pacchetti audio dalla LAN rispetto al valore nominale di 40 millisecondi. 4. Info carrier\rotta e interfaccia durante la chiamata Utilizzando il VOIce Client, durante una chiamata da\verso un numero X viene visualizzato nel pannello chiamata, l interfaccia di rete usata e quale eventuale carrier\rotta si sta utilizzando. La sintassi sarà Nome Interfaccia Nome carrier\rotta. 5. Condivisione parziale di utenti su rotta WAN Nel pannello di configurazione della rotta WAN è possibile scegliere il grado di condivisione degli utenti tra le seguenti possibilità: nessuna condivisione, la rotta serve solo a scopo di routing per determinati prefissi e numeri condivisione totale degli interni: tutti gli interni di questa sede verranno visti e rilevati dalla sede remota condivisione parziale degli utenti: in questo caso compare una lista di utenti tra cui scegliere quelli che si vuole far rilevare dalla sede remota. Gli effetti più evidenti della condivisione parziale sono: Nei client della sede remota, nella lista degli utenti da installare nella sezione Stato utenti compariranno solo gli utenti che sono stati condivisi. 5

6 Se in seguito rendiamo non condivisibile un utente X che prima era condiviso, nei Client della sede remota che lo avevano aggiunto tra le icone di stato comparirà con il punto interrogativo ossia, come utente sconosciuto Nel pannello di configurazione delle rotte wan della sede remota, se si esplode la lista degli interni si devono vedere solo quelli condivisi dal PBX locale; ovviamente ogni modifica della lista dei condivisi nel PBX locale non si ripercuote in tempo reale sulla sede remota; gli effetti descritti nei punti precedenti necessitano almeno di 2 minuti di tempo per convergere. 6. Rendere utente Nascosto Nel pannello configurazione utenti è possibile impostare un utente come Nascosto. Questo significa che non sarà più possibile inserire l utente tra gli speedbutton del VOIce Client (in quanto non più visibile) e il suo stato (nel caso in cui sia stato precedentemente inserito) non sarà più passato. Questa opzione è utile ad esempio per utenti creati a scopi particolari come ad esempio per l utente creato per il citofono, oppure per utenti che non si vogliono far raggiungere o non vogliono far conoscere il proprio stato agli altri utenti dell azienda (vd. AD). 7. Forzare relogin dei Client Nella pagina "Utenti" del web admin è ora possibile selezionare un insieme di utenti (tramite checkbox) e - tramite il pulsante "Forza login" - comunicare ai client di eseguire in maniera automatica logout / login. Tale comando può anche essere invocato da un'applicazione esterna tramite interfaccia services.cgi (vedi documentazione services.cgi). Tale funzione è particolarmente utile quando si vuole fare in modo che tutti i 6

7 client in giro eseguano nuovamente il download di tutte quelle impostazioni che di solito vengono scaricate al login. 8. Definizione dinamica del numero uscita ISDN nel profilo utente Nel profilo utente è specificatamente indicato "Numero uscita ISDN", a differenza della vecchia dicitura "Numero uscita". Prima tale numero di uscita poteva solamente essere specificato staticamente, ora è possibile selezionare se il numero è statico oppure costruito dinamicamente prendendo le ultime N cifre (dove N è configurabile accanto) dell'interno. Questa caratteristica è particolarmente utile quando si vuole dare a molti utenti lo stesso profilo, ma con numeri di uscita costruiti in funzione dell'interno, ad esempio quando si ha la seleziona passante e il numero di uscita deve essere NUMERO BASE + INTERNO (o ultime N cifre dell'interno). Di solito quando si ha la selezione passante si hanno molti utenti e creare un profilo per ognuno di loro è lungo e macchinoso, ora non è più necessario. Anzi si può utilizzare la funzione di creazione automatica degli utenti associando sempre lo stesso profilo, che costruisce il numero di uscita in ad hoc per ciascun utente. 9. Miglioramento funzione Divert Nelle versioni Platform antecedenti alla 4.6, un utente poteva impostare il Divert verso un numero X qualunque. La limitazione consisteva nel fatto che se il numero X faceva capo ad un gruppo con N canali, veniva chiamato solo il primo di essi, dando luogo spesso a disappunto da parte dell utilizzatore che percepiva questo comportamento come un malfunzionamento Dalla versione 4.6 questa limitazione è stata rimossa rendendo possibili deviazioni a cascata: un numero X può ora deviare ad un numero Y associato ad un gruppo con i canali Z, T e W. A loro volta ciascun Z, T e W possono deviare ad altri gruppi o numeri semplici e cosi via. Ad ogni richiesta di Divert viene fatto un controllo a ritroso per evitare possibili cicli infiniti ( Loop ) 9.2. Nel pannello di configurazione gruppo è stato inserita l opzione Disabilita Divert all interno del gruppo se selezionata, tutte le richieste di Divert dei membri del gruppo, quando chiamati come tali, verranno ignorate. 7

8 9.3. Dopo il primo divert, tutti gli eventuali controlli sugli eventi dei gruppi, vengono bypassati. Es. il numero A e B facenti parte del gruppo X. C e D facenti parte del gruppo Y configurato con Rifiuta la chiamata su Quando scade durata massima squillo. B in deviazione verso Y. La chiamata arriva al gruppo X, B inoltra a Y (in questo momento quindi staranno squillando gli utenti A, C e D). Al raggiungimento del limite durata squillo, C e D smetteranno di squillare ma A continuerà a squillare. 10. Miglioramento gestione FAX Queste sono le nuove funzionalità del fax introdotte nella versione Client fax Invio di documenti multipli 8

9 Con il nuovo client è possibile stampare più documenti ed inviarli tutti in un unico fax. Per effettuare una stampa multipla, stampare i documenti tramite qualsiasi applicazione utilizzando la stampante Fax PBX. Al termine di ciascuna stampa il nome del documento verrà accodato nella finestra Documento da inviare del client fax (Es.: Documento.doc + Schema.rtf + Lista.txt). L anteprima mostrerà il risultato finale unendo tutti i documenti, mentre Invia fax invierà il documento composto, eventualmente munito di copertina. ATTENZIONE! Chiudendo l applicazione non verrà annullata la stampa in corso, ma verrà semplicemente nascosta la finestra nella system tray. Per eliminare i documenti in attesa nella coda di stampa del client fax premere il tasto Annulla. Quando la coda di stampa del client fax contiene qualche documento e la finestra è nascosta, facendo doppio click sull icona nella system tray appare la finestra con la coda di stampa integra. 9

10 Integrazione con la rubrica del PBX Il client fax Platform può usare, oltre alla rubrica Outlook, anche quella di VOIspeed, permettendo di condividere le informazioni sui contatti già inserite e visibili dai client voce o dall area utente. In particolare, l informazione condivisa comprende nome, cognome, azienda e numero del fax. ATTENZIONE! Vengono considerati soli i contatti inseriti nella rubrica VOIspeed che hanno il numero di fax compilato. Per utilizzare la rubrica è necessario spuntare l opzione Usa rubrica locale dalla finestra di configurazione e inserire l indirizzo IP del server, quindi riavviare il client fax per rendere effettive le impostazioni. Nella rubrica, oltre alle usuali cartelle dei contatti Outlook (se l opzione è stata attivata) si troverà anche la cartella Rubrica PBX, la quale contiene i contatti VOIspeed. Poiché i contatti VOIspeed prevedono un solo numero fax questo viene visualizzato nel campo Fax lavoro, mentre gli altri numeri restano vuoti. 10

11 La selezione dei contatti avviene nel solito modo, tramite doppio click o tasto destro del mouse Aumentato il numero dei destinatari Il numero dei destinatari inseribili per ogni singolo fax è stato portato a Per implementare questa caratteristica è stato cambiato il formato dei file interni relativi al fax, per cui è necessario aggiornare sia il client fax che il server PBX. ATTENZIONE! I fax in attesa di essere inviati, inseriti nella coda di invio da una versione precedente alla 4.6 non verranno più riconosciuti, per cui è bene provvedere al loro invio o alla loro rimozione prima di procedere con l aggiornamento alla versione Invio automatico di un documento fax tramite il client FAX Quando serve inviare un grande numero di fax è comodo automatizzare la procedura usando un applicazione esterna per pilotare direttamente il client FAX. Tramite il meccanismo illustrato si può inviare un documento già esistente oppure una stampa generata al momento. Per inviare un documento esistente creato con un applicazione tipo Word, Excel, Acrobat Reader, ecc. è necessario che la rispettiva applicazione, o un altra compatibile e in grado di stampare il documento, sia installata sulla macchina in questione. Il meccanismo funziona così: l applicazione Fax monitor, utilizzata per inviare fax, controlla periodicamente nella cartella fax delle impostazioni personali voispeed, (la cartella raggiunta dal Menu Start->Voice client->configurazione avanzata->fax) la presenza di un file di testo chiamato faxsend.ini. Questo file contiene i comandi riguardanti il documento da inviare, la modalità di invio e i destinatari. Quando il trasferimento di tutti i file che compongono il fax verso il server PBX è completo, il file faxsend.ini viene rimosso e il client FAX è pronto per il prossimo invio. Il server PBX inserisce i fax nella coda di invio mano a mano che vengono ricevuti dal client FAX ed è in seguito possibile monitorare lo stato dell invio dall interfaccia del server stesso. Se il fax contiene molte pagine e/o l invio coinvolge molti destinatari, il trasferimento dei file e il successivo accodamento nel server possono richiedere diverso tempo Descrizione del file faxsend.ini E un file di testo che segue la struttura dei comuni file.ini ed è organizzato in sezioni il cui nome è racchiuso tra parentesi quadre e chiavi. Queste sono le sezioni e le chiavi da creare: [Settings] DocPathName={DocPathName} CoverPathName={CoverPathName} 11

12 Subject={Subject} Notes={Notes} Priority={Priority} [Recipients] RecipientsTot={RecipientsTot} RecipientName1={RecipientName1} RecipientNumber1={RecipientNumber1} RecipientNameN={RecipientNameN} RecipientNumberN={RecipientNumberN} Descrizione delle sezioni {DocPathName} percorso completo e nome del documento da inviare. se questa riga non viene compilata, il fax client rimane in attesa della prima stampa (inviata a mano da un documento di testo). {CoverPathName} opzionale percorso completo e nome della copertina da utilizzare (file.cov) {Subject} opzionale soggetto da includere nella copertina {Notes} opzionale note da includere nella copertina {Priority} priorità di invio del documento (LOW, NORMAL, HIGH) {RecipientsTot} numero totale dei destinatari {RecipientNameN} opzionale nome del N-esimo destinatario (N parte da 1 fino a RecipientsTot) {RecipientNumberN} numero di telefono del n-esimo destinatario (N parte da 1 fino a RecipientsTot) NOTA BENE: le parentesi graffe non devono essere incluse! Invio di un documento esistente Assicurarsi dell esistenza del documento e che questo possa essere stampato dalla macchina locale. Creare il file faxsend.ini compilando tutti i parametri necessari e 12

13 posizionarlo nella cartella fax. La procedura di invio partirà in automatico entro pochi secondi richiedendo un tempo variabile in base alla dimensione del documento, all utilizzo della copertina e al numero dei destinatari Invio di un stampa generata al momento Avviare la stampa del documento sulla stampante Fax PBX quindi creare il file faxsend.ini senza indicare il nome del documento (non inserire la voce DocPathName=) e posizionarlo nella cartella fax. La procedura di invio partirà in automatico entro pochi secondi richiedendo un tempo variabile in base alla dimensione del documento, all utilizzo della copertina e al numero dei destinatari. Da notare che con questa modalità, una volta letti i comandi dal file faxsend.ini, il client FAX invia il primo documento presente nella coda di stampa della stampante Fax PBX. Se la coda è vuota il client FAX attende l arrivo di un documento Client voce Gestione dei propri fax inviati/ricevuti/in coda dal client voce Nel client voce è presente la nuova tab Fax nella quale vengono visualizzati i propri fax inviati e ricevuti. E possibile consultare questa vista anche loggandosi nell area utente della gestione web del PBX PBX Gestione stampanti separate per numero Nel nuovo server VOIspeed non esiste più la selezione univoca della stampante per tutti i fax bensì 13

14 è possibile instradare i fax ricevuti verso diverse stampanti in base al numero destinatario. Per fare ciò indicare, nelle impostazioni del fax e per ogni numero fax, la stampante desiderata. Se non si desidera stampare il fax è possibile lasciare la casella stampante vuota Re-invio (via mail) del fax ricevuto Dalla pagina dei fax ricevuti è possibile sapere se un certo fax sia stato inviato via al destinatario. In qualsiasi momento è possibile inoltrare una copia del fax via mail al destinatario Re-invio (via mail) della ricevuta di consegna del fax Dalla pagina dei fax inviati è possibile sapere se la ricevuta, o notifica, di consegna di un fax sia stata inviata via al mittente del fax. In qualsiasi momento è possibile inoltrare una copia della ricevuta al mittente Informazioni sui fax inviati/ricevuti memorizzate nel DB e non più nei file di testo Questa caratteristica, sebbene non evidente dal punto di vista dell utente, permette una gestione più efficiente delle informazioni sui fax inviati/ricevuti. Grazie a questa gestione è possibile conoscere lo stato della consegna via dei fax e relative notifiche. 14

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