Cos è Clima Database relazionale Multipiattaforma, Multiaziendale, compatibile con i sistemi di gestione della qualità ISO 9000.

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1 PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA Cos è Clima Database relazionale Multipiattaforma, Multiaziendale, compatibile con i sistemi di gestione della qualità ISO Perché Clima Oltre ad ottemperare agli obblighi di legge, rappresenta uno strumento avanzato per l organizzazione aziendale. A chi si rivolge Sia alle piccole/medie imprese che alle strutture operanti su scala industriale e alle reti in franchising. Adattabilità Grazie alla sua modularità e ai brevi tempi di sviluppo (sia per le personalizzazioni che per gli adeguamenti alle nuove disposizioni di legge), Clima rappresenta uno strumento versatile adatto alle più svariate esigenze di gestione aziendale. Supporto e consulenza Il team Eskimo segue il Cat in tutte le fasi di avviamento, dall installazione alla formazione e consulenza direttamente presso la sede del cliente; servizio assistenza telefonica e in accesso remoto. Aggiornamenti mensili online. Chiamata Straordinaria MOBILE GESTIONE FLOTTE Agende Fatturazione Appuntamento Intervento Pagamenti Manutenzione Programmata Powerd by... tutto in un unico strumento Clima è stato sviluppato in 4th Dimension, database relazionale multipiattaforma client/server ad interfaccia grafica, il cui ambiente fornisce al utente finale una gamma completa di strumenti per la gestione aziendale integrata; la caratteristica multitasking di Clima coniuga potenza e semplicità d uso permettendo di effettuare simultaneamente ricerche, ordinamenti, macro-procedure da applicare a grandi volumi di dati. Report: Generatore di formati di stampa personalizzati Label: Graph: Query Editor: Sort Editor: 4D Tools: Connectivity: Generatore di formati etichette Componente per la generazione di dati statistici Creazione di criteri multipli di ricerca relazionali su qualsiasi archivio/campo del db Ordinamenti a più livelli anche su campi non indicizzati Set di funzioni per la manutenzione del db: recuperabilità, compattazione spazio inutilizzato, controlli di integrità referenziale, ordinamenti permanenti. Interfacciamento con soluzioni esterne tramite i protocolli Oracle, ODBC, XML, ecc. REQUISITI MINIMI Monoutenza o postazione Client Processore: Intel Pentium III o superiore Motorola G4 o superiore OS: RAM: Risoluzione video: Processore: OS: RAM: Win2000 SP4 WinXP SP2 Mac OSX MB Minima 512 MB Consigliata 800 x 600 Minima 1024 x 768 Consigliata Server Intel Pentium IV o superiore Motorola G5 Windows 2003 Server SP1 o R2 Mac OSX Server MB Minima 1024 MB Consigliata 4 th Dimension è un marchio registrato di 4D, Inc. - Clima è un marchio registrato di Eskimo Srl.

2 ...è in arrivo il sereno. Via del Lazzaretto, 168/ Prato Tel Fax

3 PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA RISCALDAMENTO E CONDIZIONAMENTO Il sistema informativo per la gestione dei centri di assistenza impianti di riscaldamento e condizionamento

4 Principali Moduli Disponibili A1 A1. Reperimento automatico scheda cliente. B1 B1. Movimentazione con barcode. A A. Modulo Base Per organizzare tutte le fasi del flusso di gestione del CAT: dalla codifica delle anagrafiche clienti, alla gestione delle chiamate, agende appuntamenti, manutenzione programmata, registrazione interventi, scarico pezzi di ricambio, gestione scadenze attrezzature. B B. Documenti Magazzino e Fatturazione Per gestire la movimentazione di magazzino, l emissione di ordini a fornitore, DDT, fatture e i preventivi. Per effettuare la gestione dei pagamenti.. Integrazione contabilità Esportazione dati verso i più diffusi pacchetti gestionali. C. Word processing Gestione integrata testi per comunicazioni aziendali. C H H. Clima Mobile Soluzione palmare per il tecnico. Permette la registrazione dell intervento, la stampa dell allegato H/G/Fattura/Ricevuta fiscale, e lo scambio dati con la sede tramite connessione remota. PROCEDURA GESTIONALE CENTRI ASSISTENZA RISCALDAMENTO E CONDIZIONAMENTO D. Statistiche Grafici e statistiche riepilogative della gestione aziendale. D G. Commesse grandi impianti Per preventivare e pianificare i servizi di conduzione, manutenzione e terzo responsabile grandi impianti. Per avere in forma sintetica e analitica la redditività delle commesse. G F. Sms Per comunicare ai tecnici le chiamate straordinarie. F E E. Rete CAT Per i centri assistenza con sede centrale e più filiali sul territorio.

5 A. Modulo Base Anagrafiche Schede impianti di riscaldamento, condizionamento, trattamento aria e acqua, pannelli solari, refrigerazione. Schede cantieri, clienti, fornitori, centri assistenza, conduttori, installatori, progettisti, amministratori, spedizionieri, tecnici interni ed esterni. Privati e aziende. Posizionamento scheda impianto per zona/comune, quartiere/frazione e condominio/agglomerato di edifici e macrozone. Inserimento facilitato indirizzo da elenco toponimi esistenti nel database. Integrabilita con sistemi di gestione flotte per visualizzazione posizionamento cliente sul territorio (GPS). Visualizzazione e gestione situazione impianto con accesso immediato allo storico manutenzioni, ricambi sostituiti e rilevazioni effettuate. Dati di fatturazione con condizioni pagamento standard, gestione iva al 4% e 10% per condomini e privati, banche appoggio, C/C, e CIN. Storico inquilini, proprietari, progettisti, terzi responsabili dell impianto. Stampa libretto centrale (riscaldamento) e libretto impianto (riscaldamento e refrigerazione). Gestione dati di fatturazione (condizioni di pagamento, sconti particolari, esenzioni IVA ecc.) Intestatario impianti per gestione commesse di amministrazioni provinciali e comunali. Elenco personale dell azienda cliente con dati indirizzo, (invio messaggi di posta elettronica) e HTTP (collegamento al sito WEB). Gestione segnalazioni compatibile con Vision 2000 (reclami, non conformità e valutazione fornitori) provenienti da richiesta e/o da intervento con azioni di chiusura (lettera di avviso inviata, intervento ecc.). Immagine con foto impianto. Elenco impianti con singolo apparecchio e grandi impianti. Gestione potenze complessive sottoimpianti. Apparecchi con modello o parti impianto (centrale termica, vasi di espansione, fancoil, pompe, UTA ecc.). Modelli apparecchio con dati tecnici (potenza, combustibile ecc.), di legge, per garanzie e fatturazioni rimborsi. Classificazione modelli per tipologia (caldaia murale, bollitore, addolcitore, ventilconvettore, split ecc.) e per famiglia o serie di produzione. Caratteristiche apparecchio: installazione, prima accensione, modello, matricola, identificativo apparecchio per ente controllore, locale, combustibile, ecc. Gestione parametrica descrizioni componenti impianto. Storico allegati DPR 551/99 e DL 192/05 (allegati H, H bis, G e F) e analisi di combustione. Storico allegati DPR 147/06 per condizionamento/refrigerazione. Storico abbonamenti con contratti di manutenzione e copertura attuale. Immagine apparecchio e/o impianto. Collegamento alle schede tecniche del costruttore in vari formati (PDF, Word, JPEG ecc.) per la consultazione immediata a video della struttura e delle funzioni disponibili sul modello dell apparecchio (scheda tecnica, pannelli controllo, esplosi e libretti istruzione). Manutenzioni programmate Gestione stato avanzamento apparecchio per manutenzioni e controlli. Stato avanzamento con aggiornamento automatico su base periodica annuale e/o multipli di mesi. Proposta emissione autocertificazione (bollino) su base periodica, fascia di potenza e analisi. Periodi di servizio per commesse grandi impianti. Funzioni di ricerca elenco apparecchi da manutenere nel periodo. Creazione automatica appuntamenti di manutenzione con elenco dei servizi da effettuare compilati in automatico. Distribuzione automatica appuntamenti a tecnici e assegnazione date di prenotazione con ottimizzazione degli spostamenti. Visualizzazione immediata a video dell elenco degli appuntamenti di manutenzione da programmare per la chiamata al cliente. Stampa elenco manutenzioni con dati dell apparecchio e dell appuntamento. Chiamate straordinarie Gestione tipologie guasti segnalati dal cliente con quantificazione oraria. Creazione automatica scheda anagrafica e richiesta intervento per nuovi clienti. Segnalazione cliente da richiamare. Gestione tecnico da avvertire. Clienti disponibili all anticipo e gestione conferme appuntamenti. Segnalazione manutenzioni in scadenza. Appuntamenti Appuntamento per squadra o per singolo tecnico. Agenda settimanale con riepilogo del carico di lavoro per tecnico suddiviso per mattina/pomeriggio e segnalazione appuntamenti della stessa zona o zone limitrofe. Agenda giornaliera con appuntamenti suddivisi per mattina/pomeriggio. Ricerca del tecnico piu vicino per mezzo di filtri su agenda per zona, quartiere, condominio, indirizzo, zona territoriale. Integrabilita con sistemi GPS per posizionamento automezzo sul territorio. Agenda sintetica giornaliera per distribuzione appuntamenti da parte responsabile area tecnica. Proposta tecnico in base a criteri di scelta per zona, ultimo intervento o preferito dal cliente. Esito chiamata telefonica (preso appuntamento, spostamento prenotazione, cliente da richiamare, informazioni tecniche, risoluzione problemi). Gestione cancellazione appuntamenti con storico motivazioni. Scelta tecnico per l appuntamento direttamente da agenda. Richiamo autocertificazione da emettere per interventi di manutenzione. Gestione periodi assenze e chiusura CAT con motivazione. Elenco appuntamenti aperti visualizzato all avvio della procedura. Stato appuntamento: aperto, da completare, con chiusura intervento. Stampa schede di uscita complete di storico e situazione impianto/apparecchio. Stampa allegati H, H Bis, G, F per centrali, rapporti di lavoro su foglio bianco A4 e su prefincato. Interventi Esiti negativi (interventi non effettuati), intermedi, positivi. Registrazioni tempi intervento e tempi trasferta. Gestione squadre tecnici e automezzi. Copertura intervento (abbonamento, commessa, senza contratto e garanzie casa costruttrice). Stipule e rinnovi contratti. Castelletto importi intervento con diritti fissi, quota abbonamento, ricambi, manodopera e abbuoni. Diritti fissi di chiamata legati a contratto o calcolati sulla base della distanza del cliente dalla sede del CAT. Doppia copertura intervento per contratti e garanzie. Registrazione elenco ricambi sostituiti con prezzi e garanzie. Gestione lotti di carico e pezzi in prova. Registrazione elenco manodopere (manutenzioni e straordinarie). Gestione listini manodopera e tipologie intervento. Gestione condizioni di pagamento per fatturazione differita. Gestione residui pagamento da incassi a rimessa diretta. Registrazioni costi interventi su tre voci: ricambi, manodopera, trasferta. Costi ricambi su ultimo costo acquisto o listino. Costi manodopera per qualifica tecnico o costo medio aziendale operatore. Costi trasferta composti: autostrada, costo chilometrico automezzo, vitto, alloggio e parcheggio. Ritorni tecnico per completamento lavori e correzione problemi. Registrazione dati Allegato H, H bis, G e F con dati dell analisi di combustione. Registrazione rapporto di controllo condizionamento/refrigerazione. Registrazione stato dell apparecchio (stato coibentazioni, canna fumaria ecc.). Gestione autocertificazione per comuni e province. Gestione estesa bollino e ricevute ente controllore con tipo pagamento (incasso manutentore, bollettino postale, bolletta, diretto cliente) e fino a 6 fasce di potenza. Produzione file per trasmissione dati allegato (H, G, F) all ente di competenza. Chiusura raccomandazioni e prescrizioni. Gestione scarico deposito automezzo. Gestione pezzi in prova. Registrazione segnalazioni (reclami e non conformità). Lettura consumi. Contratti e Garanzie Listini contratti. Contratti periodici annuali (anche contratti decennali). Gestione contratti a tacito rinnovo. Servizi e/o ricambi coperti da contratto. Estensioni garanzia casa costruttrice. Contratti stipulati alla prima accensione. Diritto fisso di chiamata a costi fissi o calcolato su distanza o su fasce di urgenza. Abbuono diritti fissi e/o manodopera dopo manutenzione o rinnovo. Gestione sconti su contratto. Gestione competenze (ratei e risconti) annuali per importi abbonamenti. Tipologie commesse grandi impianti con ricarichi base per preventivazione (con servizio terzo responsabile e gestione calore). Gestione garanzie casa costruttrice per privati e aziende. Gestione rimborsi ricambi in garanzia e manodopere interventi in garanzia. Storico rinnovi contratti per singolo apparecchio. Fatturazione anticipata contratti, rinnovi a mezzo bollettino postale, rinnovi su intervento. Gestione clienti senza contratto. Magazzino base Schede depositi (magazzini centrali e automezzi). Schede articolo per pezzi di ricambio e apparecchi. Dati tecnici dell articolo: quantità per confezione standard, scaffale e posizione su magazzino centrale e automezzo, unità di misura ecc. Gestione scorta minima per singolo deposito e generale. Ricerca sottoscorta per somma depositi o singolo deposito. Quantità minima di riordino a fornitore. Produttore e fornitore abituale. Gestione codici alternativi e corrispondenti del costruttore (per codifiche interne). Articoli fuori inventario. Articoli fuori produzione. Elenco modelli su cui è possibile sostituire il pezzo di ricambio (distinta base). Elenco giacenze e disponibilità per deposito. Gestione movimenti di magazzino di carico e scarico. Stampa inventario manuale. Listini prezzi di acquisto vendita, a terzi con funzioni di aggiornamento percentuale e importazione dati da file esterni (per listini ufficiali di vendita a cliente finale del costruttore). Gestione multilistino con definizione dei prezzi dello stesso articolo su più listini. Listini per dipendenti. Listini attivi per periodo. Listini collegabili a singolo fornitore o cliente. Attrezzature Scadenze attrezzature (automezzi, analizzatori ecc.) a chilometri o temporali. Tipologie scadenze a due livelli per la gestione di bolli, assicurazione, tagliandi, revisioni, ricarica gas ecc. Assegnazione competenze per tipologia a singolo operatore. Stato scadenza: scaduta, in scadenza, chiusa, futura. Elenco scaduti o in scadenza all accensione del programma. Gestione schede carburante con importi e calcolo consumi. Notifica scadenze automezzi su presa appuntamento. Gestione date Memo del CAT.

6 A1. Riconoscimento automatico scheda cliente Collegamento a periferiche di telefonia per identificazione del numero chiamante e apertura automatica della scheda anagrafica corrispondente. Composizione automatica del numero di telefono direttamente dalla scheda anagrafica. E necessario che le periferiche telefoniche (telefoni analogici/digitali, soluzioni centralino con tecnologia TAPI, modem) supportino determinate caratteristiche tecniche. B. Documenti Magazzino e Fatturazione DDT di entrata, uscita, acquisto, vendita. Ordini a fornitore e ordini clienti. Gestione partite aperte di magazzino per evasione ordini, DDT in conto lavoro, DDT a costruttore pezzi di ricambio in garanzia ecc. Codifica lotti di carico. Creazione automatica riordino a fornitore per articoli sottoscorta. Creazione automatica DDT per garanzie a fornitore/costruttore con estrapolazione dati da schede interventi in garanzia. Gestione giacenze, disponibilità, venduto, inventario, totale materiale caricato e scaricato ecc. Situazione depositi a video, su stampa e estrapolazione su file per rielaborazione su foglio elettronico. Inventario di fine anno con valorizzazione a ultimo costo di acquisto, prezzo medio, listino di acquisto. Stampa inventario. Estrapolazione dati inventario per rielaborazione in foglio elettronico. Fatture differite da intervento. Fatture differite da DDT di consegna. Fatturazione prime accensioni. Fatturazione alla casa costruttrice per rimborsi pezzi di ricambio sostituiti in garanzia al cliente. Fatturazione rimborsi manodopere in garanzia casa costruttrice. Fatturazione notule con calcolo ritenuta d acconto. Fatturazione manutenzioni per condomini con ritenuta al 4%. Fatturazione anticipata contratti su singoli apparecchi. Gestione scadenze di pagamento attive e passive, da fatturazione (RIBA, Bonifici ecc.) e ricevuta (pagamenti immediati con residuo). Elenco scadenze aperte visualizzato all avvio della procedura. Produzione file per trasmissione elettronica alla banca delle scadenze di pagamento in formato ABI (home banking). Preventivi per installazione. Stampa documenti su formato A4 con e senza intestazione, con e senza logo aziendale. Gestione dismissione automezzi con ricarico pezzi in magazzino o altro deposito. Rintracciabilità pezzi di ricambio presso cliente. B1. Movimentazione con barcode Gestione della movimentazione di magazzino e degli interventi a mezzo di lettori. Stampe su etichette del codice a barre in formati per busta, scatola, scaffale. Gestione codice a barre per uso interno e del fornitore/costruttore. Carico scarico automatico automezzi/magazzino con terminale cordless. C. Word processing Integrazione del testo con funzioni di estrapolazione dati del database (mail merge): indirizzo del cliente, data di prenotazione appuntamento manutenzione, importo contratto ecc. Gestione mailing a cliente per rinnovi contratti, pianificazione manutenzioni, pubblicità. Gestione mailing a installatori o CAT per corsi di aggiornamento. Lettere di sollecito pagamento. Lettere per notifica di non conformità rilevate sugli impianti. Scheletro base per preventivi e contratti di commessa. Selezione lettere da inviare disponibile su tutti gli elenchi/archivi (schede anagrafiche, elenco apparecchi, elenco appuntamenti, ecc.). Gestione storico invio lettere con data stampa, data invio e archiviazione opzionale in forma elettronica del documento. D. Statistiche Estrapolazione dati su file per integrazione con foglio elettronico. Statistiche: mensile stipule e rinnovi contratti, clienti per zona, clienti per costruttore, contratti attivi per costruttore, apparecchi installati e clienti per installatore, collaudi per zona, modelli clienti attivi e non, consumi per periodo e apparecchio, redditività commessa, importi netti intervento, abbonamenti manodopere e ricambi interventi, interventi ordinari e straordinari per modello, importi per condizioni pagamento, annuale ricambi sostituiti su modello, ritorni su appuntamento non chiusi, segnalazioni e tipologie di assenze per tecnico e totali, produttività periodica tecnico, rinnovi contratti. Statistica guasti e manodopera da inviare al produttore su base tabellare definita dal produttore. Grafici immediati con parametrizzazione formati di visualizzazione. Grafici: apparecchi per costruttore, clienti e apparecchi, mensile prime accensioni, interventi per periodo, mensile interventi per tecnico e totale, segnalazioni, residui pagamento su ricevuta, scadenze pagamento aperte e chiuse, pagamenti per periodo. E. Rete CAT Gestione multiazienda centralizzata con definizione di una struttura gerarchica fra le aziende. Gestione azienda madre e filiali sul territorio. Gestione per reti in franchising per servizi post-contatore. Gestione Call Center centralizzato (con o senza numero verde). Gestione appuntamenti centralizzata e locale. Distribuzione immediata al Cat di competenza del singolo appuntamento. Accessi e sicurezza multilivello per la gestione degli operatori remoti e amministratori di sistema. Parco clienti suddiviso per singolo CAT e centralizzato. Visualizzazione delle sole schede clienti e agende del CAT per gli operatori locali. Gestione listini contratti, ricambi, manodopera centralizzata o localizzata per ogni singolo CAT. F. SMS Invio di comunicazioni relative agli appuntamenti via SMS direttamente da cellulare collegato al PC. Gestione centralizzata invio SMS (per installazioni multiutenti del database con presenza di una macchina server). Invio dati principali dell appuntamento: nominativo, indirizzo, località e motivi dell intervento. G. Commesse grandi impianti Codifica grandi impianti (centrali termiche, sistemi di trattamento aria e refrigerazione). Codifica componenti dell impianto e parti di impianto su cui effettuare i servizi offerti da contratto. Codifica schede cantiere e depositi temporanei. Preventivi con calcolo costi manodopere, ricambi e costi trasferta. Importi per manodopere esterne e ricarichi in percentuale su netto commessa. Lettera preventivo e contratto integrata direttamente nel documento (integrazione con il modulo C di word processing). Gestione commesse di conduzione, manutenzione ordinaria e straordinaria (apertura cantiere). Gestione calore (fornitura combustibile ed energia). Gestione servizio di terzo responsabile. Stato preventivo: analisi offerta, in attesa di preventivo, offerta inviata al cliente (con numero e data protocollo), offerta accettata, offerta non accettata. Pianificazione e programmazione manutenzioni per periodo di servizio. Riepilogo servizi da effettuare su grafico giornaliero, mensile e settimanale. Creazione automatica appuntamenti con raggruppamento elenco servizi del singolo apparecchio. Stampa scheda appuntamento con riepilogo servizi da effettuare e storico apparecchio. Richiesta approvvigionamento materiale per commesse straordinarie su cantiere. DDT di consegna materiale. Aggiornamento stato avanzamento servizi e chiusura servizi con registrazione rapporti di lavoro. Gestione consegne dirette materiale a cantiere. Chiusura lavori cantiere con creazione automatica DDT di rientro materiale. Gestione sospensione commessa per rilevamento non conformità o altro. Fatturazione importi commessa a corpo con importo distribuibile su più documenti. Redditività commessa con calcolo utile su costi suddivisi per manodopera, ricambi, trasferte e fatture di acquisto. Per emissione di DDT e fatture è necessario il modulo B. H. Clima Mobile Software per palmari realizzato per supportare il tecnico nella gestione/registrazione degli interventi, rendendo disponibili e facilmente consultabili tutte le informazioni necessarie (dati cliente e apparecchio, storico degli interventi effettuati, magazzino automezzo, listino prezzi), riducendo notevolmente la documentazione cartacea. Registrazione dell intervento, dei ricambi sostituiti, manodopera, esiti del controllo, rilevazioni delle analisi dei fumi (possibilità, con analizzatori compatibili, di importare automaticamente i valori), nonchè stipula e rinnovo dei contratti di abbonamento. Stampa su formato A4 dell allegato G/H, ricevuta fiscale e/o fattura, rapporti e documenti personalizzati utilizzando una stampante di peso e ingombro estremamente ridotto. Scambio dati con il sistema Clima tramite connessione diretta o con comunicazione remota (GPRS). Trasmissione da remoto dei dati riguardanti un intervento straordinario e urgente (i dati sul palmare vengono aggiornati senza dover passare in sede). Gestione del servizio di reperibilità festiva con interrogazione remota del database centrale. In clima i dati registrati e trasferiti da palmare vengono acquisiti e controllati in maniera automatica, con notevole risparmio di tempo e risorse. Integrazione con alcuni programmi di navigazione satellitare. Interfaccia grafica realizzata appositamente per garantire la semplicità d uso e la facilità di apprendimento. Soluzione hardware appositamente studiata per ridurre l ingombro al minimo senza necessità di una valigetta aggiuntiva.. Integrazione contabilità Collegamento verso i più diffusi software gestionali presenti sul mercato italiano. Gestione contropartite di ricavo su DDT, fatture e ricevute. Esportazione dati verso contabilità con informazioni del conto cliente e delle contropartite di ricavo per ricambi, manodopere ecc. Gestione chiusura pagamenti con aggiornamento scheda cliente su Clima.

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