GESTIONE CANDIDATURA ON-LINE dalla scadenza del bando al contratto finanziario

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1 GESTIONE CANDIDATURA ON-LINE dalla scadenza del bando al contratto finanziario 1. Dopo la scadenza del bando Verificare se gli studenti presenti nell'area web Gestione OGS abbiano consegnato la versione cartacea. a) In merito alle candidature non inserite nell'area Gestione OGS: comunicare al Settore in un'unica richiesta ( /fax), i dati (nominativo - matricola - eventuale problema riscontrato in fase di login) di coloro i quali non sono riusciti ad effettuare la compilazione on-line. b) In presenza di candidature on-line non confermate mediante la consegna del documento cartaceo: si rimette alla Facoltà l'eventuale accettazione della candidatura. c) Nel caso in cui gli studenti abbiano richiesto correzioni e/o aggiunte, premesso che gran parte dei dati sono ricavati dalle segreterie amministrative competenti (rif. allegato documento), occorre: - verificare la validità delle richieste (es. nuovo domicilio; voto/credito esame sostenuto, etc.) - procedere all'aggiornamento mediante l'area Gestione OGS - stampare il nuovo cartaceo (cliccando sul pulsante copia della domanda posto nel menu in alto) per sottoporlo alla firma della studente - comunicare all'indirizzo candidaturaerasmus@uniroma1.it gli eventuali problemi riscontrati nell'aggiornamento d) Cancellare eventuali doppi inserimenti servendosi della domanda consegnata dallo studente e) Verificare la cittadinanza degli studenti candidati 2. Prima della selezione Per la predisposizione del file dati: a) effettuare le operazioni indicate al punto 1 b) scegliere il report (Report Wizar o Report Vari) più adatto da Gestione OGS c) procedere alla valutazione delle candidature come da procedura abituale della Facoltà e sulla base dei criteri indicati nel Bando 3. Prima di pubblicare le graduatorie: assegnazione pre-accettazione dall'area Gestione Studenti OGS maschera INFO BORSA, per ciascun studente: a) attribuire la sede assegnata dall'elenco a tendina del campo Borsa b) spuntare il pulsante "Assegnatario" c) con la spunta del pulsante "Assegnatario" si consente allo studente di accedere alla propria pagina personale (link d'accesso: d) nella pianificazione di come acquisire l'accettazione dello studente fissando tempi e modi di ricezione delle risposte, scegliere uno dei seguenti percorsi: d.1 comunicare agli studenti la possibilità di: - indicare via web il periodo generico previsto per la partenza; - accettare o meno la sede assegnata mediante la pagina personale La scelta effettuata verrà acquisita in automatico da Gestione OGS nel campo Accettazione. Oppure:

2 d.2 acquisire le accettazioni come da prassi di Facoltà e spuntare il campo Accettazione da Gestione Studenti OGS maschera INFO BORSA in entrambi casi NON cliccare sul pulsante Assegnazione Terminata prima di aver concluso gli step precedenti (operazione comunque reversibile e da richiedere all'ufficio Erasmus centrale). 4. Dopo la pubblicazione delle graduatorie a) verificare se tutte le accettazioni sono pervenute b) informare gli studenti che non hanno fornito alcun riscontro che si considera la mancata risposta come rinuncia c) comunicare alle istituzioni partner, secondo i tempi e le modalità di queste ultime, la documentazione (Application Form, Learning Agreement, etc.) relativa agli studenti assegnatari e) attendere la restituzione del Learning Agreement controfirmato dal partner prima di procedere alla stipula del contratto finanziario g) acquisito il Learning Agreement controfirmato cliccare sul pulsante ASSEGNAZIONE TERMINATA (Gestione Studenti OGS maschera INFO BORSA) 5. Stipula del contratto finanziario Procedere alla stipula del contratto finanziario dopo aver effettuato gli step di cui al punto 4 Intervenire sulla modifica della data temporanea di partenza prima da Gestione Studenti OGS maschera INFO SOGGIORNO Varie a) Lo studente dalla pagina personale studenti può: - accettare/rifiutare la borsa come da punto 3 step d) - informare genericamente sul periodo di partenza digitando nell'apposito campo Mese e anno - completare o compilare ex novo il proprio Learning Agreement - consultare i documenti e le informazioni inserite dalla Facoltà mediante l'area Gestione Pagina personale b) La Facoltà nei casi necessari può visionare la pagina personale dello studente mediante il link presente nell'area Collegamenti posta nel menu verticale a sinistra c) Se la Facoltà consente agli studenti "non accettanti" la presentazione di successive candidature ai possibili futuri bandi di Facoltà, occorre: cancellare i dati dello studente interessato, previa acquisizione della specifica richiesta.

3 Come procedere all assegnazione della destinazione: - Selezionare la funzione Elenco Candidature dal menu principale - Cliccare su Applica filtro - Cliccare su Assegna borsa in corrispondenza dello studente vincitore di borsa (figura n. 1 Elenco candidature) Figura n. 1 Elenco candidature Filtri Studenti di Facoltà Studenti: Assegnatario: Si No Tutti Contratto Finanziario firmato: Si No Tutti ECONOMIA Facoltà: Applica filtro COGNOME NOME MATRICOLA SEMESTRE ORDINAMENTO CODICE BORSA FACOLTA_STUDENTE Mario Rossi II Nuovo - Specialistica Assegna borsa ECONOMIA Dalla Sezione Info Borsa (figura n. 2. Maschera studente) selezionare la sede di destinazione contenuta nel campo Borsa - Selezionare il campo Assegnatario - Cliccare su Salva modifiche Lo studente verrà abilitato ad accedere nella propria Area personale - L accettazione o rifiuto della destinazione da parte dello studente mediante la propria pagina personale verrà registrata, rispettivamente, nel campo Accettazione o Rifiuto. L indicazione della data di partenza verrà registrata nel Sezione Info Soggiorno Il Contratto Finanziario potrà essere stampato dal campo Genera documentazione. - Per eliminare una candidatura errata cliccare sul pulsante Elimina Studente - Cliccare su Assegnazione terminata solo se lo studente ha effettivamente accettato la borsa. La selezione di questo pulsante non permetterà di effettuare ulteriori modifiche.

4 Figura n. 2 Maschera studente << Torna all'elenco Elimina Studente Studenti OGS Contratto finanziario studenti Certificati: Genera documentazione: Nome: Mario Cognome : Rossi Matricola:xxxxxx Sesso: M Nato/a il: xx/xx/xxxx Luogo di nascita: ROMA (RM)ITALIA Codice fiscale:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nazionalità: ITALIA Studente disabile: Autorizza comunicazione recapiti ad altri studenti: Anagrafica Dati Accademici Info Borsa Info Soggiorno Accommodation Info Finanziarie Domanda Erasmus Progetto Studi Autocertificazione Note Pagato Note Salva modifiche Annulla Informazioni sulla borsa di studio Facoltà banditrice: ECONOMIA Studente della facoltà di: ECONOMIA Data domanda Erasmus: Borsa: 16/02/2007 Assegnatario Disposto a partire senza contributo Contratto Finanziario firmato Semestre: II Altro: Accettazione Rinuncia Contratto Ricevuto Promemoria chiusura pratica Referente fuori facolta: Codice area fuori facolta: Riserve Posizione Riserva: Lingua Riserva: ASSEGNAZIONE TERMINATA

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