Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Verifica delle emissioni di gas ad effetto serra

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1 Titolo/Title Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Verifica delle emissioni di gas ad effetto serra Regulation for the accreditation of Verification Bodies verifying GHG (greenhouse gases) emissions Sigla/Reference RG-15 Revisione/Revision 01 Data/Date Redazione Approvazione Autorizzazione all emissione Entrata in vigore Il Direttore del Dipartimento Certificazione e Ispezione Il Consiglio Direttivo Il Presidente REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 1 di 49

2 INDICE Premessa Introduzione Scopo e campo di applicazione Riferimenti normativi Termini e definizioni Acronimi... 8 Parte 1 Prescrizioni relative al processo di accreditamento Criteri ed informazioni per l accreditamento Informazioni generali Presentazione e istruzione della domanda di accreditamento Processo di accreditamento Processo decisionale e concessione dell accreditamento Rinnovo e sorveglianza dell'accreditamento Estensione dell accreditamento Sospensione, revoca dell accreditamento Reclami e appelli Obbligazioni a carico dell organismo Obbligazioni a carico di Accredia Parte 2 - Prescrizioni relative agli organismi di verifica degli inventari di GHG in accordo alla UNI EN ISO Allegato Allegato Allegato Allegato Allegato Allegato Allegato Parte 3 - Prescrizioni relative agli organismi di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra in ambito cogente: Emission Trading Scheme (ETS) Parte 4 - Clausola di accettazione Allegato A criteri di adozione dei provvedimenti sanzionatori REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 2 di 49

3 PREMESSA Obiettivo di ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione è quello di contribuire alla creazione della fiducia nel sistema di valutazione della conformità chiamato a valutare ed attestare la conformità dei prodotti, processi, sistemi di gestione e persone, ai requisiti stabiliti dalle norme tecniche nazionali ed internazionali applicabili e di assicurare efficacia ed uniformità di approccio da parte degli Operatori del sistema, favorendo, in tal modo, la crescita della competitività del sistema produttivo nazionale ed il miglioramento del benessere dei cittadini. A tal fine, ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione, accredita gli Organismi di certificazione di Ispezione e di Verifica, accertando che questi possiedano e mantengano nel tempo i requisiti organizzativi, procedurali, tecnici e professionali richiesti, in termini tali da ingenerare, in tutte le parti sociali ed economiche interessate e, in particolare, negli utilizzatori e consumatori finali un elevato grado di fiducia nell operato di tali Soggetti e nel valore delle attestazioni di conformità da essi rilasciate. In coerenza con gli obiettivi sopra indicati e conformemente agli indirizzi espressi dai propri Organi statutari allo scopo di meglio assicurare l efficacia del processo di accreditamento e garantire l efficacia e l omogeneità dei comportamenti dei Soggetti accreditati ACCREDIA, Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione ha elaborato apposite regole e opportuni criteri di applicazione dei requisiti generali dei riferimenti normativi applicabili, formalizzati tramite l emissione del presente Regolamento (oltre che tramite altra documentazione applicabile da utilizzarsi congiuntamente al Regolamento stesso). 0.1 INTRODUZIONE Per promuovere l efficacia e la credibilità del processo di accreditamento, è pertanto necessario introdurre criteri applicativi specifici che, senza trascendere lo spirito e la lettera della norma, ne favoriscano la piena e sostanziale applicazione da parte dei Soggetti accreditati, costituendo al contempo riferimenti univoci, oggettivi ed imparziali per le valutazioni condotte dall Ente di Accreditamento nei confronti dei medesimi. Tale obiettivo può essere conseguito grazie alla corretta ed efficace applicazione del presente Regolamento che è stato elaborato, sia sulla base delle indicazioni esplicitamente espresse da un apposito Gruppo di lavoro comprendente ampia rappresentanza delle parti interessate alle attività di accreditamento e certificazione, sia tenendo conto del miglior stato delle conoscenze ed esperienze nel settore (stato dell arte). 0.2 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento si applica all accreditamento degli Organismi di Verifica delle emissioni di gas ad effetto serra (di seguito VB): - in ambito volontario: per le attività inerenti alla verifica delle asserzioni relative alla quantificazione e rendicontazione delle emissioni di gas ad effetto serra e della loro rimozione (di seguito inventari GHG) di un organizzazione, in accordo alla UNI EN ISO ; - in ambito cogente: Emission Trading Scheme o ETS. Eventuali prescrizioni aggiuntive e/o in contrasto con il presente Regolamento, possono essere formalizzate agli VB, in ambito contrattuale specifico. In particolare, stabilisce le condizioni e le procedure per la concessione, la sorveglianza, il rinnovo, la sospensione, la rinuncia e la revoca dell'accreditamento degli VB, nel rispetto delle norme e guide applicabili, con l introduzione di apposite precisazioni laddove il corpo normativo di riferimento non prevede specifici requisiti. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 3 di 49

4 Il presente Regolamento riveste, a tutti gli effetti, carattere di obbligazione contrattuale nel rapporto tra ACCREDIA e i Soggetti accreditati, in virtù della quale: - ACCREDIA si impegna a svolgere, con competenza, obiettività, diligenza, imparzialità e integrità professionale, la valutazione della conformità dell Organismo di Verifica, ai requisiti delle norme e dei documenti di riferimento e, in caso di esito positivo, a concedere l accreditamento, il mantenimento, il rinnovo del medesimo e, a provvedere all inserimento dell Organismo e relativi dati nell apposito Registro degli Organismi accreditati. - L Organismo si impegna a conformarsi alle prescrizioni qui contenute e a mantenere tale conformità durante tutto il ciclo di accreditamento. ACCREDIA non assume alcun obbligo, a priori, circa l esito positivo delle valutazioni condotte e, quindi, in merito alla concessione/mantenimento/rinnovo dell accreditamento. ACCREDIA ha la responsabilità di verificare nei limiti propri di valutazioni tipicamente campionatorie che l Organismo di Verifica disponga delle competenze richieste in termini di organizzazione, procedure ed altri documenti di lavoro/operativi, risorse umane e strumentali, che sia efficace nelle verifiche e quant altro applicabile per lo svolgimento della propria attività di verifica secondo le prescrizioni del presente Regolamento e di ogni altra prescrizione pertinente. È responsabilità dell Organismo di Verifica assicurare e mantenere la piena e sistematica conformità alle prescrizioni di cui sopra, in ogni momento e per ogni aspetto della propria attività. Il presente Regolamento consta di 4 parti, fra loro correlate e complementari e di un Allegato e precisamente: - Parte 1: contenente le condizioni quadro regolanti il processo di accreditamento e gli adempimenti correlati; - Parte 2: contenente le disposizioni generali relative al funzionamento dell Organismo di Verifica in riferimento ai requisiti della UNI EN ISO per la verifica degli inventari di GHG in accordo alla UNI EN ISO (ambito volontario); - Parte 3: contenente i riferimenti generali al funzionamento dell Organismo di Verifica per la verifica delle emissioni di gas ad effetto serra in ambito cogente: Emission Trading Scheme (ETS); - Parte 4: Clausola di accettazione; - Allegato A: recante i criteri alla base dell adozione di provvedimenti sanzionatori. (*) Nel presente Regolamento il termine verificatore viene utilizzato per indicare il personale dell Organismo di Verifica che svolge attività di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra del VB. Per il personale ispettivo di ACCREDIA, vengono utilizzati i termini ispettore o Addetto a verifica ispettiva (AVI) o Responsabile di Gruppo di Verifica Ispettiva (RGVI). Il presente Regolamento è sottoposto a specifica approvazione del Consiglio Direttivo di ACCREDIA (Art. 14 dello Statuto ACCREDIA), previo parere favorevole del Comitato per l attività di accreditamento e viene emesso sotto l autorità del Presidente ACCREDIA. 0.3 RIFERIMENTI NORMATIVI I riferimenti normativi da considerare per l applicazione del presente Regolamento sono riportati nel documento ACCREDIA LS-12 Norme e documenti di riferimento per l accreditamento degli Organismi di Verifica, nella revisione in vigore. Vanno altresì considerate le specifiche disposizioni mano a mano emesse da ACCREDIA, ove non ancora inglobate nel presente Regolamento o nei documenti di schema per quanto esistenti. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 4 di 49

5 Il presente Regolamento fa, altresì, riferimento, ove e per quanto applicabile, alle seguenti norme statutarie e regolamentari di ACCREDIA, nell ultima versione in vigore: - Statuto ACCREDIA (ST); - Regolamento Generale di applicazione dello Statuto (ST-01); - Regolamento di funzionamento del Comitato di Accreditamento (RG-04); - Regolamento di funzionamento dei Comitati Settoriali di Accreditamento (RG-04-DC); - Regolamento di funzionamento dei Sottocomitati Settoriali di Accreditamento (RG-04-01); - Regolamento di funzionamento del Comitato di Indirizzo e Garanzia (RG-05); - Regolamento di funzionamento della Commissione di Appello (RG-06); - Regolamento per l utilizzo del marchio di accreditamento ACCREDIA (RG-09); - Tariffario ACCREDIA (TA-00); - Convenzione di Accreditamento (CO-00); - Domanda di accreditamento (DA-00); - Domanda di accreditamento per gli Organismi di Verifica (DA-07); - Regolamenti Tecnici ACCREDIA applicabili; - Normativa cogente, ove applicabile; - Documenti EA, IAF e di altri schemi applicabili agli Organismi di Verifica. Per ciascuno dei documenti ACCREDIA citati vale l ultima revisione vigente e scaricabile liberamente dall area documenti istituzionali e di funzionamento e/o dall area Organismi di Certificazione e Ispezione del sito ACCREDIA. 0.4 TERMINI E DEFINIZIONI * Accreditamento: attestazione da parte di un organismo nazionale di accreditamento che certifica che un determinato organismo di valutazione della conformità soddisfa i criteri stabiliti da norme armonizzate e, ove appropriato, ogni altro requisito supplementare, compresi quelli definiti nei rilevanti programmi settoriali, per svolgere una specifica attività di valutazione della conformità (Reg. CE N. 765/2008 Capo 1, Art. 2, Comma 10). * Organismo Nazionale di Accreditamento: l unico organismo che in uno Stato Membro è stato autorizzato da tale Stato a svolgere attività di accreditamento (Reg. CE N. 765/2008 Capo 1, Art. 2, Comma 11). * Organismo di valutazione della conformità (CAB): Un organismo che svolge attività di valutazione della conformità, fra cui tarature, prove, certificazioni e ispezioni (Reg. CE N. 765/2008 Capo 1, Art. 2, Comma 13). Ai fini del presente regolamento per CAB si deve intendere Organismo di Verifica. * Organismo di Verifica: Organismo che effettua validazioni o verifiche delle asserzioni relative ai GHG in conformità alla presente norma internazionale (UNI EN ISO 14065, p.to 3.3.3). Per uniformarsi con la terminologia internazionale in ambito volontario e cogente viene di seguito usato l acronimo VB (Verification Body). * Dichiarazione di verifica: affermazione formale e scritta per l utilizzatore previsto, successiva alla verifica, che fornisce garanzie sulle dichiarazioni presenti nell asserzione relativa ai GHG della parte responsabile. (UNI EN ISO 14065, p.to 3.3.5). REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 5 di 49

6 * Verifiche Ispettive (VI): per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, tale dicitura, denominata dalla norma ISO/IEC valutazioni su campo, si riferisce ai differenti tipi di verifiche effettuate da ACCREDIA (iniziale, supplementare, di sorveglianza programmata o straordinaria, di rinnovo) che caratterizzano il processo di concessione, mantenimento e rinnovo dell'accreditamento. * Verifiche Ispettive in Accompagnamento (VA): per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, tale dicitura, denominata dalla norma ISO/IEC valutazioni su campo, si riferisce alle verifiche condotte da verificatori dell'organismo sulle entità sottoposte a valutazione alla presenza di ispettori (ed eventuali esperti) ACCREDIA. * Rilievi: per le prescrizioni contenute nel presente Regolamento, con la dizione generale rilievi si intendono i riscontri ottenuti da ACCREDIA nel corso delle verifiche ispettive condotte sul VB e formalizzati nei relativi rapporti di verifica. Il rilievo che viene formalizzato da ACCREDIA al VB può discendere da due diverse situazioni: a) Mancato soddisfacimento di un requisito applicabile (normativo, cogente, contrattuale) con conseguente formalizzazione di una Non Conformità o di una Osservazione. b) Individuazione di un attività del VB debole o potenzialmente carente che potrebbe determinare il verificarsi di una Non conformità/osservazione, o suggerire spunti di miglioramento. Tale situazione porta alla formalizzazione di un Commento. * Non conformità: rilievo che segnala la presenza di una deviazione/mancanza che: a) mette a rischio l affidabilità dei risultati/prestazioni/servizi prodotti dal VB e/o; b) inficia la capacità del sistema di gestione qualità (SGQ) del VB di mantenere il livello qualitativo stabilito delle prestazioni di valutazione della conformità o indica un blocco nel funzionamento del SGQ e/o; c) minaccia la credibilità della procedura di accreditamento o dell integrità/onestà di ACCREDIA e/o; d) evidenzia il mancato rispetto di requisiti cogenti applicabili. Questo tipo di rilievo richiede sempre l apertura di una azione correttiva, con l evidenza della verifica della chiusura prima della delibera (di concessione e di rinnovo) del Comitato Settoriale di Accreditamento. Il Comitato Settoriale di Accreditamento può emettere una delibera positiva, condizionata alla verifica della positiva attuazione dell Azione Correttiva. Per mantenimento e rinnovo, la NC deve essere chiusa entro tempi stabiliti (vedi par. successivo). Può rendersi necessaria una valutazione in campo per assicurarsi che le Azioni Correttive siano state effettivamente attuate, e/o l adozione di un provvedimento sanzionatorio descritto nel 1.7. * Osservazione: rilievo il cui risultato non inficia o non è suscettibile d inficiare direttamente o immediatamente la qualità delle prestazioni e dei risultati dell OdC. Una osservazione non chiusa alla verifica periodica successiva viene ri-classificata come Non Conformità. Questo tipo di rilievo richiede comunque l apertura di un trattamento/azione correttiva entro tempi definiti la cui attuazione verrà verificata nella visita successiva, o la cui evidenza di chiusura verrà valutata in forma documentale da parte di ACCREDIA se necessario. * Commento: il rilievo sollevato da ACCREDIA nei confronti dell OdC viene classificato come commento quando non è conseguente al riscontro di una situazione oggettiva di mancato soddisfacimento di un requisito, ma è finalizzato a prevenire che tale situazione si verifichi (in quanto potenzialmente realizzabile) e/o a fornire indicazioni per il miglioramento dei documenti e/o delle modalità operative dell OdC. Questo tipo di rilievo può essere gestito con l apertura di una Azione Preventiva / di miglioramento, o può essere non recepito; in questo secondo caso le ragioni devono essere registrate. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 6 di 49

7 * Gestione dei rilievi da parte dei VB: attività che devono essere condotte dai VB a fronte dei rilievi formalizzati da ACCREDIA. Tutte le non conformità e osservazioni formalizzate da ACCREDIA in base ai criteri sopra enunciati devono formare oggetto dei necessari trattamenti e azioni correttive da parte del VB, nei termini applicabili alle diverse fattispecie e approvati da ACCREDIA. Non è richiesto un immediato, formale, riscontro ai rilevi formulati in veste di commenti. Tuttavia, il grado di recepimento delle indicazioni fornite da ACCREDIA può essere verificato da ACCREDIA in occasione della prima verifica utile. Nel caso in cui suddette indicazioni non risultino adeguatamente valutate, il commento viene trasformato in osservazione e si applicano le condizioni di cui sopra. Come ulteriormente puntualizzato nel seguito del presente Regolamento, si precisa fin d ora che, in presenza di non conformità, l accreditamento non viene concesso fino alla conferma dell avvenuta applicazione dei necessari trattamenti, chiusura delle corrispondenti azioni correttive e relativa verifica di efficacia da parte di ACCREDIA. Ove le non conformità vengano evidenziate nell ambito dell attività di sorveglianza, si applicano le modalità specificate nei pertinenti paragrafi del presente Regolamento. * Schema di accreditamento: insieme di regole, procedure definite e attività svolte da ACCREDIA per la concessione, l estensione ed il mantenimento degli accreditamenti per le diverse categorie di attività coperte da accreditamento ACCREDIA e contraddistinte da differenziazioni significative ai fini delle procedure di accreditamento. Il presente Regolamento si riferisce esclusivamente allo schema relativo all accreditamento degli Organismi di Verifica * Sorveglianza intensificata: provvedimento sanzionatorio minore causato da evidenze non positive a carico di un VB, consistente nell esecuzione di verifiche ispettive supplementari o anticipate rispetto alle sorveglianze periodiche a carico dello stesso VB per accertare l effettiva implementazione dei trattamenti e azioni correttive richiesti entro limiti temporali definiti, in relazione ad un determinato schema/settore di accreditamento. * Blocco delle estensioni di accreditamento o di concessioni di nuovi accreditamenti: provvedimento sanzionatorio minore che prevede il blocco della concessione di estensioni dell accreditamento, per un periodo di tempo definito, in relazione a uno o più schemi e/o settori di accreditamento, nonché il blocco delle concessioni di accreditamento per nuovi schemi. * Sospensione dell'accreditamento: provvedimento sanzionatorio di sospensione dell'accreditamento di un Organismo per l intero schema di accreditamento per un periodo determinato. * Revoca dell'accreditamento: provvedimento definitivo di ritiro dell'accreditamento di un Organismo per l intero schema di accreditamento. * Tempo di adeguamento: periodo intercorrente tra la data di emissione (1 a emissione o revisione) di un qualsivoglia documento di prescrizioni ACCREDIA e la data di entrata in vigore delle prescrizioni medesime. * Servizi di consulenza sui gas serra: Erogazione di servizi di quantificazione di GHG per una specifica organizzazione o per uno specifico progetto, di monitoraggio e registrazione di dati GHG, di sistemi di informazione relativi ai GHG o di servizi di audit interno, o di formazione che supporta un asserzione relativa ai GHG (UN EN ISO 14065, p.to 3.1.3). REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 7 di 49

8 * Funzionario Tecnico Persona incaricata da ACCREDIA di gestire le fasi delle valutazioni ai fini dell accreditamento, sorveglianza, mantenimento, rinnovo, estensione, sospensione o revoca dell accreditamento, coordinando le attività degli Ispettori. * Ispettore Persona incaricata da ACCREDIA di eseguire, da solo o come parte di un gruppo di valutazione, la valutazione del sistema di gestione di un Organismo di Verifica. * Esperto Tecnico Persona incaricata da ACCREDIA di fornire specifica conoscenza o esperienza in merito alla valutazione dello schema. 0.5 ACRONIMI - ACCREDIA DC: Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione di ACCREDIA; - CSA: Comitato Settoriale di Accreditamento; - DDC: Direzione Dipartimento Organismi di Certificazione e Ispezione; - VB: Organismo di Verifica; - FT: Funzionario Tecnico. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 8 di 49

9 PARTE 1 PRESCRIZIONI RELATIVE AL PROCESSO DI ACCREDITAMENTO 1. CRITERI ED INFORMAZIONI PER L ACCREDITAMENTO 1.1 INFORMAZIONI GENERALI L'accreditamento e la conseguente iscrizione nel Registro, sono concessi agli Organismi che operano la certificazione di conformità, a fronte delle norme e dei documenti di riferimento loro applicabili e riportati nel documento ACCREDIA LS-12. L'accreditamento per le verifiche degli inventari GHG ai sensi della norma UNI EN ISO non è rilasciato su base settoriale Condizione perché un VB possa essere accreditato è che: sia conforme ai requisiti applicabili e definiti nel presente Regolamento, nelle norme e nei documenti di riferimento riportati nel documento ACCREDIA LS-12 e mantenga costantemente un comportamento ispirato a correttezza, trasparenza e collaborazione con ACCREDIA; al momento della Verifica iniziale presso la propria sede: a) in ambito volontario: sia operativo avendo emesso dichiarazioni di verifica degli inventari GHG da almeno dodici mesi. Tale clausola non è applicabile per VB già riconosciuti ad operare come VB nell ambito cogente dell Emission Trading (riconoscimento rilasciato tramite apposita Deliberazione del Comitato nazionale per la gestione della direttiva 2003/87/CE e per il supporto nella gestione delle attività di progetto del protocollo di Kyoto); b) in ambito cogente ETS: abbia un contratto in essere per le attività di verifica ETS il VB deve aver rilasciato: in ambito volontario: almeno tre dichiarazioni di verifica degli inventari GHG. Per i VB già riconosciuti ad operare come VB nell ambito cogente dell Emission Trading è sufficiente aver rilasciato una sola dichiarazione di verifica degli inventari GHG. Eventuali deroghe relative a casi particolari devono essere sottoposte ad apposita delibera del CSA pertinente. Abbia trasferito ai propri clienti, tramite adeguato documento contrattuale (Regolamento o simile), gli obblighi ad essi applicabili, ivi compreso il riconoscimento del diritto, degli ispettori ACCREDIA, di accedere alle sedi dei clienti medesimi (in accompagnamento al VB), anche con preavviso minimo, pena la mancata concessione della dichiarazione di verifica o la sospensione o revoca della stessa in caso di persistente inadempienza all obbligo medesimo. Al momento della verifica iniziale presso la propria sede, il VB deve avere, altresì, completato almeno una verifica ispettiva interna di tutto il proprio sistema di gestione e avere definito il relativo piano di azioni correttive, ove richiesto. Deve aver inoltre effettuato almeno un riesame del sistema ed avere pianificato le relative azioni correttive e preventive, ove applicabili L'Organismo deve dimostrare, tramite presentazione di apposita documentazione contabile (bilancio o documento equivalente con note integrative e relazione sulla gestione) di disporre delle o di essere, comunque, in grado di reperire le risorse finanziarie richieste per lo svolgimento delle attività di verifica degli inventari GHG almeno per il successivo periodo di accreditamento. Le eventuali fonti di finanziamento non derivanti dall'attività di verifica devono essere evidenziate e non devono compromettere l'indipendenza e l'imparzialità dell'organismo. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 9 di 49

10 Ove non direttamente deducibile dai dati di bilancio, tale informazione deve essere fornita tramite apposita documentazione (es.: nota integrativa al bilancio, altri documenti contabili richiesti dalla Direzione o dagli Ispettori ACCREDIA). L Organismo deve identificare, nella documentazione contabile di cui sopra, i proventi di ogni attività differente da quelle oggetto di accreditamento. Oltre a quanto precede, l Organismo deve trasmettere annualmente (entro il primo semestre dell anno) a ACCREDIA, tramite compilazione di apposito modulo disponibile nell area riservata Organismi del sito web di ACCREDIA, i seguenti dati relativi alle attività svolte sotto accreditamento in ambito volontario: - fatturato dell anno per attività di verifica degli inventari GHG; - n di addetti alle attività di verifica degli inventari GHG (interni); - n inventari GHG verificati; - giorni-uomo di verifica degli inventari GHG utilizzati nell anno; - ammontare delle t CO 2 e complessivamente verificate (inventari GHG). Le comunicazioni in ambito cogente (ETS) sono normate dal Regolamento 600/2012/CE. ACCREDIA si riserva la possibilità di estendere queste richieste ad altri dati ( es. fatturato per attività di formazione). Gli elementi e dati relativi al calcolo dei parametri di cui sopra, devono essere mantenuti a disposizione di ACCREDIA e/o dei suoi Ispettori L'Organismo (incluso tutto il suo personale permanente) non deve fornire e si impegna a non svolgere attività di consulenza, secondo la definizione di cui al 0.4. Nel caso di accertata violazione delle prescrizioni di cui sopra, (si veda anche l Allegato A, A.5) si applicano i provvedimenti sanzionatori di cui al Ove l'organismo assegni una o più attività inerenti allo schema accreditato a un soggetto esterno persona giuridica (outsourcing), deve assicurarsi ed essere in grado di dimostrare che tale soggetto sia competente per fornire il servizio in questione e, quando applicabile, soddisfi i criteri indicati nella norma UNI EN ISO I nominativi di tali soggetti devono essere comunicati a ACCREDIA preventivamente, in sede di domanda. 1.2 PRESENTAZIONE E ISTRUZIONE DELLA DOMANDA DI ACCREDITAMENTO La Domanda di accreditamento di un Organismo deve essere presentata a ACCREDIA -DC utilizzando gli appositi moduli DA-00 e DA-07, disponibili sul sito web di ACCREDIA, corredati della documentazione ivi richiesta. La domanda deve essere compilata con cura, chiarezza e completezza, fornendo tutte le informazioni e dati richiesti e motivando le eventuali inapplicabilità in caso di mancata compilazione, pena la non accettazione della domanda stessa Qualora la documentazione allegata alla domanda risulti completa e conforme alle richieste, DDC assegna la gestione della pratica ad un FT che entro 30 giorni solari dalla data del protocollo di ricezione, formalizza l accettazione della stessa e predispone un'offerta per le attività di accreditamento, che a seguito dell approvazione di DDC viene trasmessa a VB. Se la documentazione trasmessa dal richiedente è incompleta o non chiara o se non sussistono, comunque, tutte le condizioni applicabili, FT non accetta la domanda e, sempre entro il termine di 30 giorni di cui sopra, richiede per iscritto, le necessarie integrazioni documentali. Le integrazioni richieste devono essere fornite entro due mesi, pena la decadenza della domanda stessa. Se suddette integrazioni risultano adeguate, la domanda viene quindi accettata e viene predisposta l offerta come sopra. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 10 di 49

11 1.3 PROCESSO DI ACCREDITAMENTO Esame della documentazione A seguito dell'accettazione dell offerta da parte dell Organismo richiedente, viene avviato l iter di accreditamento con la verifica approfondita dei contenuti della relativa documentazione. L esame documentale di cui sopra viene effettuato entro un termine massimo di 60 giorni dalla data di accettazione dell offerta. Se l'esito delle verifiche sulla documentazione trasmessa dall Organismo è positivo, si procede all'esecuzione delle verifiche ispettive. Se l'esito delle verifiche documentali non è positivo, ACCREDIA-DC notifica al richiedente la necessità di procedere ai necessari adeguamenti della documentazione in funzione dei rilievi evidenziati. Trascorso il termine di tre mesi dalla richiesta di adeguamento, senza che l'organismo richiedente abbia provveduto in tal senso, la Domanda di accreditamento decade e dovrà essere ripresentata una nuova domanda di accreditamento con tutti gli oneri, anche economici, correlati. Ove, al fine di pervenire ad una situazione accettabile, si rendano necessari più di due adeguamenti successivamente all effettuazione dell esame documentale iniziale, si applicano le prescrizioni di cui al successivo punto Qualora dall esame della documentazione presentata nonché a seguito di eventuali contatti diretti con l Organismo richiedente risulti evidente che l Organismo non dispone di un sufficiente grado di preparazione, ACCREDIA- DC provvede a definire un periodo di tempo minimo che dovrà trascorrere prima che il richiedente possa presentare nuova domanda di accreditamento, essendo la prima da considerarsi decaduta Verifiche ispettive Ad avvenuto espletamento, con esito positivo, dell esame documentale di cui sopra, DDC dispone l effettuazione della Verifica Ispettiva (VI) iniziale presso la sede dell Organismo. Tale verifica deve essere condotta da un gruppo di verifica ispettiva (GVI) composto da almeno due ispettori ACCREDIA. Essa ha lo scopo di verificare che le prassi operative adottate dal VB, relativamente alle attività svolte, siano conformi alle prescrizioni del presente Regolamento, nonché ai regolamenti e alle procedure stabiliti dall Organismo stesso, così come formalizzati nella documentazione relativa al sistema di gestione del medesimo (Manuale, Regolamenti di certificazione, procedure, istruzioni, liste di controllo, qualifiche del personale, ecc..) Nel caso in cui vengano riscontrate e formalizzate una o più Non Conformità (secondo la definizione di cui al 0.4), si applicano le prescrizioni di cui al successivo Nel caso in cui i rilievi consistano in sole Osservazioni e Commenti, l iter di accreditamento procede tramite effettuazione di una o più Verifiche Ispettive in accompagnamento (VA). Il campionamento delle attività da verificare viene effettuato in ambito volontario tenendo in considerazione il numero e la complessità degli inventari GHG verificati dal VB e, in ambito cogente (ETS) tenendo in considerazione i settori riportati nell allegato 1 del Regolamento 600/2012/CE. La VA consiste nell osservazione del comportamento del gruppo di verifica del VB durante la conduzione delle attività di verifica delle emissioni di gas ad effetto serra (inventari GHG o in ambito cogente ETS) presso le organizzazioni verificate/verificande. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 11 di 49

12 Le verifiche ispettive in accompagnamento hanno i seguenti scopi: verificare l efficacia delle procedure del VB, con particolare riferimento alla messa in campo di verificatori provvisti delle necessarie esperienze e competenze; osservare il comportamento dei verificatori e la conformità di tale comportamento alle procedure dell Organismo e ad ogni altro riferimento normativo applicabile all Organismo stesso. La VA può consentire anche di valutare se l Organismo stesso ha, in precedenti verifiche presso la medesima organizzazione, formulato un giudizio corretto sull asserzione relativa all inventario GHG. In questo modo ACCREDIA può valutare non solo la qualità delle prestazioni rese al momento dal VB ma anche la qualità di prestazioni fornite precedentemente e quindi la capacità del VB di fornire, consistentemente, un servizio di verifica degli inventari GHG caratterizzato da un livello qualitativo adeguato ( qualità dei risultati ). Le VA sono eseguite da almeno un ispettore ACCREDIA. Tale ispettore può essere affiancato da un esperto scelto dall'apposito Elenco di cui al , ove ritenuto necessario per integrare le competenze del team di verifica. In casi eccezionali, giustificati da oggettive difficoltà nell organizzazione delle verifiche ispettive in accompagnamento, DDC può autorizzare l effettuazione di tali verifiche, prima dell effettuazione della verifica ispettiva iniziale presso la sede dell Organismo. In questi casi, l iter di accreditamento resta comunque sospeso fino al completamento della fase di verifica ispettiva presso la sede del VB I nominativi degli ispettori e degli esperti ACCREDIA-DC, qualificati sulla base delle procedure ACCREDIA, sono riportati nell'apposito Elenco. I nominativi degli ispettori e degli esperti designati per le attività di valutazione vengono comunicati preventivamente all'organismo, il quale ha facoltà di ricusarli, nei termini specificati nella comunicazione di notifica, motivandone per iscritto le ragioni Il VB deve permettere l'accesso dei componenti del GVI ACCREDIA alla sua sede e alla propria documentazione e deve prestare a essi la massima cooperazione. Analogamente, il VB deve adottare provvedimenti atti a consentire l accesso dei GVI ACCREDIA presso le sedi delle organizzazioni verificate o verificande Qualora, nel corso delle verifiche di ACCREDIA in sede e/o in accompagnamento, vengano riscontrate e formalizzate una o più Non Conformità, il processo di accreditamento viene sospeso fino alla conferma dell avvenuta applicazione dei necessari trattamenti, chiusura delle corrispondenti azioni correttive e relativa verifica di efficacia da parte di ACCREDIA- DC. Suddetti adempimenti possono essere verificati da ACCREDIA- DC tramite apposite verifiche supplementari. Il termine ultimo per l'attuazione delle azioni correttive e relativa dimostrazione di efficacia non deve superare sei mesi, pena l annullamento dell iter di accreditamento. Verifiche supplementari possono altresì essere disposte, a valle della concessione dell accreditamento, in presenza di un numero significativo di rilievi classificati come Osservazioni. 1.4 PROCESSO DECISIONALE E CONCESSIONE DELL ACCREDITAMENTO Al termine dell esecuzione delle verifiche ispettive di ACCREDIA di cui sopra e a fronte dell esito positivo finale delle stesse, FT predispone, secondo le procedure e con l utilizzo della modulistica in vigore, apposito documento riassuntivo delle valutazioni effettuate (scheda di accreditamento), che viene sottoposto con la proposta di DDC all esame del CSA di ACCREDIA per l assunzione delle relative delibere. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 12 di 49

13 Le verifiche ispettive di cui sopra, devono essere concluse in una data precedente ai 15 giorni lavorativi dalla data della riunione del CSA utile, ciò al fine di consentire la corretta e completa preparazione della relativa documentazione. La concessione dell accreditamento è di esclusiva pertinenza del CSA, che delibera esaminando gli esiti delle istruttorie condotte dalla struttura. In caso di delibera non positiva, il CSA deve registrare le motivazioni alla base della propria decisione, così come quando dispone verifiche aggiuntive, supplementari, o pone altre condizioni. La concessione dell accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell apposito Tariffario ACCREDIA In ambito volontario (inventari GHG) l accreditamento si intende rilasciato, solo ed esclusivamente, per lo specifico schema indicato nella delibera del CSA senza che vengano individuati specifici settori di operatività. In ambito cogente (ETS): l accreditamento è rilasciato in riferimento ai settori riportati nell allegato 1 del Regolamento 600/2012/CE La concessione dell'accreditamento viene formalizzata mediante un apposita Convenzione (CO-00) fra ACCREDIA-DC e il VB, con l'emissione del relativo Certificato di Accreditamento e corrispondente Allegato contenente la descrizione dello scopo di accreditamento e con l'iscrizione del VB nel "Registro dei Verificatori accreditati" e relativa pubblicazione sul sito web di ACCREDIA. L'accreditamento e la relativa convenzione hanno una validità di quattro anni. Nella convenzione vengono richiamate tutte le disposizioni regolanti la concessione e l uso dell accreditamento, incluse le condizioni per l utilizzo del marchio ACCREDIA, di cui all apposito Regolamento La sottoscrizione della convenzione e l'iscrizione nel Registro impegna l'organismo a mantenere la propria struttura organizzativa ed il proprio funzionamento conforme ai requisiti stabiliti nel presente Regolamento, nelle norme e nei riferimenti normativi applicabili Per quanto riguarda l uso di riferimenti all accreditamento e, in particolare, l utilizzo del marchio di accreditamento ACCREDIA, il VB è tenuto a conformarsi alle disposizioni dell apposito Regolamento In caso di mancata concessione dell'accreditamento, DDC comunica all Organismo richiedente, entro 15 giorni dalla data della delibera, le relative motivazioni e le eventuali condizioni per la prosecuzione o la ripresa dell iter di accreditamento. 1.5 RINNOVO E SORVEGLIANZA DELL'ACCREDITAMENTO Sorveglianza dell Accreditamento Generalità Nel periodo di validità dell'accreditamento, ACCREDIA- DC svolge, mediante apposite verifiche ispettive, attenta e continua attività di sorveglianza sull'organismo accreditato, sia tramite verifiche programmate (comunicate formalmente tramite un programma annuale di sorveglianza), sia mediante verifiche straordinarie (anche con breve preavviso), onde accertare il continuo rispetto delle prescrizioni del presente Regolamento, delle norme e guide internazionali e di ogni altro riferimento normativo applicabile. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 13 di 49

14 Ai fini di suddette verifiche, tutte le sedi dell'organismo come le sedi delle organizzazioni in possesso di dichiarazioni di verifica rilasciate dall VB devono essere aperte ai GVI ACCREDIA. Il VB deve comunicare ad ACCREDIA- DC gli aggiornamenti apportati alla sua organizzazione ed alla sua documentazione, rispetto alle informazioni e dati forniti con la domanda iniziale di accreditamento, che comportino mutamenti significativi nelle risorse e procedimenti utilizzati per l attività di verifica degli inventari GHG e attività di verifica ETS. In particolare, è tenuto a trasmettere le edizioni aggiornate del Manuale Qualità, dei Regolamenti di verifica degli inventari GHG e verifica ETS, degli Elenchi controllati dei verificatori qualificati e la composizione dei comitati interni. Tale documentazione può essere trasmessa, sia in formato cartaceo, sia in formato elettronico. In alternativa, può essere resa disponibile su apposito sito internet consultabile da ACCREDIA-DC. L attività di mantenimento dell accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell apposito Tariffario ACCREDIA Sorveglianza dell Accreditamento programmata Per quanto attiene alle verifiche programmate di ACCREDIA (concordate con il VB tramite offerta tecnico-economica inviata da ACCREDIA entro la fine di gennaio), la prima attività di sorveglianza consiste in una verifica presso la sede del VB effettuata dopo sei mesi dalla data di concessione dell accreditamento. In casi eccezionali DDC può derogare l effettuazione della prima attività di sorveglianza a 12 mesi, (es. nel caso in cui il VB non abbia acquisito alcuna nuova commessa). Le successive verifiche sono effettuate ad intervalli annuali a decorrere dalla data della 1 a verifica di sorveglianza e comprendono verifiche ispettive, sia in sede, sia in accompagnamento. Le verifiche in sede e in accompagnamento vengono pianificate in modo da permettere una completa copertura dell intero scopo di accreditamento, nell arco dei quattro anni di durata della convenzione e le caratteristiche (estensione e durate delle verifiche) sono stabilite sulla base di fattori quali ad esempio: - settori di operatività in ambito cogente ETS (settori riportati nell allegato 1 del Regolamento 600/2012/CE); - andamento qualitativo dell VB nel periodo precedente; - aree geografiche di operatività; - numero e complessità delle dichiarazioni/attestati di verifica rilasciati e relativo incremento; - considerazioni relative al rapporto tra fatturato e numero delle dichiarazioni/attestati di verifica emessi; - conoscenza da parte di ACCREDIA degli Auditor dell VB; - reclami o segnalazioni pervenute ad ACCREDIA. Ai fini della migliore efficacia delle VA di sorveglianza, ACCREDIA-DC si riserva il diritto di scegliere il gruppo di verifica del VB e/o l organizzazione valutata dal VB. ACCREDIA-DC provvederà ad effettuare delle giornate di verifica da svolgersi presso la sede dei VB, in numero uguale alle verifiche non pianificate. Altre tipologie di verifica presso le organizzazioni verificate possono essere disposte da ACCREDIA- DC (es. post GHG verification review). REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 14 di 49

15 Sorveglianza dell Accreditamento non programmata A partire dal programma annuale di cui sopra, l attività di sorveglianza (verifiche in sede e in accompagnamento) può essere intensificata in funzione del comportamento qualitativo dell Organismo di Verifica, in correlazione ai fattori di cui sopra. In particolare, verifiche supplementari e/o straordinarie, anche in forma di VA, possono essere disposte da ACCREDIA- DC, posteriormente alla concessione dell'accreditamento/estensione, a seguito dell identificazione di situazioni inadeguate, sia direttamente da parte di ACCREDIA, sia a fronte di segnalazioni e/o reclami scritti e oggettivamente motivati, pervenuti a ACCREDIA. Queste esigenze vengono segnalate tempestivamente all'organismo coinvolto, invitandolo innanzi tutto a provvedere, sia al trattamento dei rilievi, sia all'eliminazione delle corrispondenti cause, e preannunciando, se del caso, l effettuazione di una verifica ispettiva specifica. A tali verifiche che si configurano a tutti gli effetti come verifiche ispettive straordinarie si applica un preavviso minimo di 7 (sette) giorni lavorativi, entro i quali il VB può, se del caso, esercitare tempestivamente il diritto di ricusazione del GVI ACCREDIA. Un ulteriore forma di sorveglianza straordinaria è rappresentata da verifiche ispettive (sia in sede, sia accompagnamento) condotte nell ambito di un programma annuale definito da DDC e sottoposto all esame del CSA per approvazione, i cui costi vengono addebitati al VB solo nel caso in cui vengano individuate non conformità o riscontrato un numero elevato di osservazioni. In caso contrario, i costi sono sostenuti da ACCREDIA nell ambito di un budget annuale di spesa appositamente predisposto Processo decisionale e concessione del mantenimento dell Accreditamento Gli esiti delle attività di sorveglianza di cui sopra vengono analizzati da FT. A seguito delle risultanze delle valutazioni di sorveglianza (rapporti degli ispettori ACCREDIA), nonché delle successive analisi condotte da DDC, si procede come segue: a) Nel caso di assenza di Non Conformità: viene confermato il mantenimento dell accreditamento tramite semplici registrazioni di conferma degli esiti, con relative richieste di trattamenti e azioni correttive per le eventuali osservazioni; b) In presenza di una o più Non Conformità, il rilievo viene esaminato e confermato al VB da DDC. Nei casi di elevata gravità, il caso viene sottoposto all attenzione del CSA, come caso critico. Negli altri casi, si richiedono il trattamento e le azioni correttive, che devono essere attuate dal VB di norma entro 2 mesi. In caso di azioni correttive insoddisfacenti o non attuate in modo efficace, il caso viene sottoposto al CSA. Nel caso di Non Conformità del tipo di quelle richiamate nel presente Regolamento e ulteriormente specificate nell Allegato A: la Direzione di ACCREDIA, di concerto con il Presidente, adotta autonomamente i provvedimenti sanzionatori minori (di cui al successivo 1.7); c) Nel caso in cui venga riscontrata una situazione di non conformità particolarmente critica, in termini di numerosità e gravità delle violazioni, e/o nel caso in cui vengano rilevati, a carico del VB, comportamenti professionalmente scorretti: la pratica viene sottoposta direttamente al CSA per l assunzione dei provvedimenti sanzionatori maggiori di competenza del CSA stesso ( sospensione, revoca dell accreditamento). Nota: Per quanto riguarda l adozione di provvedimenti sanzionatori maggiori, si veda comunque ancora l Allegato A. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 15 di 49

16 Nel caso b), i trattamenti e le azioni correttive richiesti devono essere attuati di norma entro due mesi, pena la trasformazione del provvedimento da minore a maggiore. Nel caso di sospensione dell accreditamento (c), suddetti adempimenti devono essere espletati entro i tempi specificati al Variazione del campo di Accreditamento Nel caso le norme di riferimento utilizzate dagli VB per le attività di verifica di gas ad effetto serra, come riportate nel Certificato di accreditamento, vengano aggiornate / modificate, ACCREDIA procede alla verifica delle modifiche / integrazioni necessarie, in conformità alle disposizioni emesse dagli Enti preposti (ISO/EA/IAF, ecc.), oppure emesse da ACCREDIA stessa. Gli esiti di tali verifiche vengono sottoposti al CSA competente per la conseguente delibera Rinnovo dell Accreditamento Effettuazione del processo di rinnovo dell Accreditamento Almeno sei mesi prima dello scadere dei quattro anni di validità dell accreditamento, ACCREDIA- DC attiva la procedura di rinnovo (concordata con il VB tramite offerta tecnico-economica) che si svolge con un riesame completo della documentazione (a titolo oneroso per il VB) e con l esecuzione, di apposita verifica ispettiva in sede e in accompagnamento quando necessario. L'esito delle verifiche di rinnovo viene analizzato da FT, congiuntamente al riesame dell andamento complessivo del VB nel quadriennio di accreditamento, comprensivo dei dati relativi all attività di monitoraggio effettuata sull Organismo stesso (situazione reclami dai clienti e dal mercato, ecc..) Processo decisionale e concessione del rinnovo dell Accreditamento FT predispone, secondo le procedure e con l utilizzo della modulistica in vigore, apposito documento riassuntivo di tutte le valutazioni effettuate nel periodo di accreditamento (schede di accreditamento rinnovo) che viene sottoposto, con la proposta di DDC, all esame del CSA per l assunzione delle relative delibere. Le verifiche ispettive di cui sopra, devono essere concluse in una data precedente ai 15 giorni lavorativi dalla data della riunione del CSA utile, ciò al fine di consentire la corretta e completa preparazione della relativa documentazione. La concessione del rinnovo dell accreditamento è di esclusiva pertinenza del CSA, che delibera esaminando gli esiti delle istruttorie condotte dalla struttura. In caso di delibera non positiva, l accreditamento viene revocato e si applicano le prescrizioni di cui al Il CSA deve registrare le motivazioni alla base della propria decisione, così come quando dispone verifiche aggiuntive, supplementari, o pone altre condizioni. In caso di mancata concessione del rinnovo dell accreditamento, DDC comunica all Organismo interessato, entro 15 giorni dalla data della delibera, le relative motivazioni e le eventuali condizioni per la ripresa dell iter di accreditamento. Quando la verifica di rinnovo dovesse essere stata condotta in una data troppo ravvicinata alla riunione del pertinente Comitato Settoriale di Accreditamento, la validità dell accreditamento può essere prorogata da DDC o dal CSA oltre la data di scadenza e fino alla data della prima riunione del REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 16 di 49

17 CSA successiva alla scadenza stessa. L intervallo esistente fra le attività di rivalutazione non deve comunque essere superiore 5 anni. A seguito della concessione del rinnovo, viene aggiornato il Certificato di accreditamento, viene sottoscritta un nuova Convenzione e viene aggiornato il Registro degli Organismi accreditati. La concessione del rinnovo dell accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell apposito Tariffario ACCREDIA. 1.6 ESTENSIONE DELL ACCREDITAMENTO Informazioni generali In ambito volontario (inventari GHG): Non è prevista l estensione di accreditamento ad altri settori, in quanto l accreditamento è rilasciato in modo unitario per lo schema, fermo restando la richiesta che il VB assicuri l utilizzo di verificatori competenti per tutti i settori di attività in cui opera o dimostri l interesse di operare (ad es. emettendo offerte per attività di verifica GHG). In ambito cogente (ETS): Le estensioni vengono rilasciate in riferimento ai settori riportati nell allegato 1 del Regolamento 600/2012/CE. 1.7 SOSPENSIONE, REVOCA DELL ACCREDITAMENTO Provvedimenti Sanzionatori Minori Qualora gli esiti di verifiche ispettive in sede e in accompagnamento condotte nell ambito delle attività di sorveglianza o di procedimenti di estensione dello scopo di accreditamento forniscano chiare evidenze di situazioni tali da compromettere il valore delle dichiarazioni di verifica rilasciate dall Organismo contestualmente alle attività supplementari connesse alla verifica di adeguatezza e efficacia delle relative azioni correttive la Direzione ACCREDIA, di concerto con il Presidente, provvede a comminare al VB interessato sanzioni minori, quali: - rafforzamento delle attività ispettive condotte da ACCREDIA; - blocco delle richieste di accreditamento riferite ad altri schemi per un periodo di tempo stabilito; - obbligo di sospensione o revoca di dichiarazioni/attestati di verifica indebitamente rilasciati (con eventuale successiva ri-emissione, previi gli adeguamenti richiesti). Tali sanzioni minori vengono comunicate al VB interessato con lettera a firma del Presidente di ACCREDIA ed eventualmente successivamente pubblicate (senza ulteriori dettagli) sul sito web di ACCREDIA (ma non evidenziate sul Registro degli Organismi accreditati). Esse vengono riferite, per competenza, al CSA (che può eventualmente disporne la revisione) e altresì portate a conoscenza degli Organi statutari di ACCREDIA (Consiglio Direttivo e Comitato di Indirizzo e Garanzia), con tutte le informazioni del caso Provvedimenti Sanzionatori Maggiori Se dalle verifiche di sorveglianza, supplementari, straordinarie, di rinnovo o da altri controlli e accertamenti emergono situazioni di particolare gravità, sia sul piano tecnico, sia sul piano deontologico REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 17 di 49

18 viene disposta da ACCREDIA, in funzione della gravità della situazione stessa, la sospensione o la revoca dell'accreditamento. Fra suddette condizioni di particolare gravità, rientrano: * la mancata rimozione delle cause che hanno condotto all adozione di provvedimenti sanzionatori minori e il mancato adempimento degli obblighi correlati; * la mancata risoluzione delle non conformità in accordo alle procedure di ACCREDIA; * la mancata gestione dei reclami; * l uso improprio del marchio ACCREDIA; * i casi in cui il VB non consenta a ACCREDIA di effettuare le verifiche ispettive, secondo quanto previsto dal presente Regolamento. Conformemente al disposto delle norme statutarie e regolamentari suddetti provvedimenti sanzionatori maggiori vengono adottati su delibera del CSA. Ove ritenuto necessario, Il Presidente o il Direttore Generale di ACCREDIA possono richiedere che vengano indette apposite riunioni straordinarie del CSA per l assunzione di delibere in merito alla sospensione o revoca dell'accreditamento di un Organismo di Verifica. Le delibere del CSA vengono comunicate al VB interessato tramite lettera raccomandata A.R. a firma del Presidente di ACCREDIA La durata dei provvedimenti di sospensione dell accreditamento è stabilita dal CSA (nel rispetto dei vincoli di cui al seguito) contestualmente alla delibera del provvedimento. La sospensione dell accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di ACCREDIA. I provvedimenti di sospensione vengono revocati quando l'organismo ha dimostrato di avere rimosso le cause alla base dell adozione dei medesimi. Il provvedimento di sospensione può avere una durata massima di sei mesi. Trascorso tale termine come sopra, la sospensione viene automaticamente trasformata in revoca dell'accreditamento Nel periodo di vigenza della sospensione, l'organismo non deve rilasciare nuove dichiarazioni/attestati di verifica sotto accreditamento ACCREDIA. In suddetto periodo, il VB deve inoltre conformarsi alle prescrizioni di cui al Regolamento relativo all utilizzo del marchio ACCREDIA La sospensione dell accreditamento può essere disposta d ufficio dalla Direzione Generale di ACCREDIA, nel caso in cui il pagamento dei corrispettivi dovuti ad ACCREDIA venga ritardato di oltre 60 giorni rispetto alla data prevista dalle condizioni contrattuali (data di pagamento indicata nella fattura), nonostante il sollecito inviato da ACCREDIA allo scadere del 45esimo giorno di ritardo. Sono fatti salvi eventuali accordi di dilazione dei pagamenti, che devono essere autorizzati dalla Direzione Generale di ACCREDIA I provvedimenti di sospensione vengono pubblicati sul sito web di ACCREDIA e evidenziati nel Registro degli Organismi accreditati e in altre eventuali sedi applicabili L'accreditamento viene revocato in caso di: * mancanza di rimozione delle cause che hanno condotto al provvedimento di sospensione, entro i termini previsti; * comportamenti illeciti o dolosi o gravemente scorretti in termini di etica professionale; * mancato versamento delle somme dovute, qualora l Organismo persista nel suo inadempimento, trascorsi sei mesi dalla comunicazione del provvedimento di sospensione disposto d ufficio; REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 18 di 49

19 * uso dell accreditamento tale da portare grave nocumento e discredito ad ACCREDIA e/o al sistema di accreditamento e verifica delle emissioni di gas ad effetto serra. L'accreditamento decade altresì in caso di cessazione dell attività del VB, a seguito di chiusura o fallimento, e nel caso di rinuncia da parte dell'organismo A seguito di revoca o di decadenza dell'accreditamento, l'organismo deve immediatamente cessare di emettere dichiarazioni/attestati di verifica con riferimento all'accreditamento ACCREDIA, restituire ad ACCREDIA l'originale della dichiarazione/attestato di verifica in suo possesso, non utilizzare eventuali copie o riproduzioni dello stesso, nonché conformarsi alle disposizioni di cui al Regolamento relativo all utilizzo del marchio ACCREDIA. La revoca o decadenza dell accreditamento vengono pubblicate sul sito web di ACCREDIA. Il nominativo del VB viene cancellato dal Registro degli Organismi accreditati e da ogni altra sede applicabile In caso di revoca dell'accreditamento l'organismo non può presentare una nuova domanda di accreditamento prima di dodici mesi dalla data di adozione del provvedimento di revoca I provvedimenti sanzionatori di cui ai precedenti e possono essere revocati prima della scadenza stabilita (se applicabile), solo quando l Organismo ha dimostrato di aver rimosso le cause alla base delle non conformità che ne hanno determinato l adozione e con pronunciamento dell Organo che ha deliberato la sanzione La revoca dell'accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di ACCREDIA che si riserva di poter avviare le procedure di riscossione coattiva e di recupero delle spese, maggiorate di interessi, nelle forme previste dalla legge Sospensione richiesta dall Organismo di verifica Qualora il VB riscontri autonomamente di trovarsi, per vari motivi, in condizioni di non conformità rispetto alle norme ed alle regole di riferimento per l accreditamento, può richiedere alla Direzione di ACCREDIA l auto sospensione dell accreditamento per un periodo congruente con i tempi necessari al ripristino della piena conformità e comunque non superiore a dodici mesi, alla scadenza dei quali l auto sospensione viene trasformata in revoca. Le motivazioni e la durata connesse con la richiesta di auto sospensione, vengono valutate da DDC che può modificare e/o integrare le condizioni e i tempi previsti per il ripristino della conformità, disponendo in ogni caso gli accertamenti necessari alla verifica della piena conformità, al termine del periodo di auto sospensione. Dell auto-sospensione dell accreditamento vengono informati il CSA (nonché gli altri organi statutari secondo le procedure in vigore) e viene data notizia sul sito web di ACCREDIA e sul Registro degli Organismi accreditati Rinuncia all'accreditamento Un VB accreditato può rinunciare all accreditamento in qualunque momento e per qualsivoglia motivazione (es. non accettazione di variazioni del Tariffario, non accettazione di modifiche intervenute nelle prescrizioni regolanti l attività di accreditamento, ecc..). La vigenza dell accreditamento e gli obblighi correlati cessano a decorrere dai 60 giorni successivi alla comunicazione di rinuncia, termine entro il quale il VB deve adempiere alle obbligazioni connesse con la salvaguardia dei diritti e interessi delle entità certificate, favorendo, ad esempio, il trasferimento delle certificazioni ad altro soggetto accreditato. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 19 di 49

20 La rinuncia dell'accreditamento non comporta la decadenza degli obblighi contrattuali nei confronti di ACCREDIA che si riserva di poter avviare le procedure di riscossione coattiva e di recupero delle spese, maggiorate di interessi, nelle forme previste dalla legge. 1.8 RECLAMI E APPELLI Reclami I reclami in ordine alle attività operative di ACCREDIA DC (es. comportamenti degli ispettori, modalità di gestione delle pratiche, presunte disparità di trattamenti, ecc..) devono essere formalizzati per iscritto e vanno indirizzati a DDC che provvede a gestire il reclamo secondo le procedure in vigore, dando comunque risposta al reclamante entro un mese Appelli Qualora il VB accreditato, o in corso di accreditamento, intenda richiedere ad ACCREDIA di riconsiderare i provvedimenti presi a suo carico, può presentare appello, con le modalità descritte nel documento ACCREDIA RG OBBLIGAZIONI A CARICO DELL ORGANISMO I VB si impegnano a pagare i diritti annui di mantenimento dell'accreditamento previsti nel Tariffario I VB si impegnano a permettere le verifiche ispettive da parte dei GVI di ACCREDIA presso la propria sede e presso i luoghi ove si svolgono le attività ispettive I VB devono comunicare ad ACCREDIA variazioni significative della composizione societaria, trasferimento della titolarità dell accreditamento ad un nuovo soggetto giuridico, a seguito modifica della ragione sociale o di cessione di ramo d azienda ad altro VB. In tal caso ACCREDIA si riserva di procedere a tutte le valutazioni necessarie per verificare la permanenza delle condizioni richieste per l'accreditamento, incluso l esame dei documenti statutari e ogni altro documento applicabile, con riferimento a: - norme statutarie e regolamentari; - assetti organizzativi; - risorse umane (in termini quantitativi e di competenze); - ogni altra condizione applicabile Per tutto quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento vale quanto riportato all art.4 della Convenzione (CO-00) OBBLIGAZIONI A CARICO DI ACCREDIA Nel caso di variazione delle condizioni di accreditamento (ad esempio: modifica delle norme e delle prescrizioni in genere di riferimento per l accreditamento, nonché delle norme relative alle entità certificate), ACCREDIA- DC ne dà comunicazione all'organismo, il quale ha la facoltà di mantenere l'accreditamento, adeguando la propria organizzazione ed il proprio funzionamento ai nuovi riferimenti entro il termine indicato da ACCREDIA, o di rinunciare all'accreditamento stesso. ACCREDIA- DC provvederà a rinnovare la convenzione con i VB Nel caso di mantenimento dell'accreditamento, ACCREDIA -DC ha la facoltà di disporre l'attuazione di apposite verifiche per accertare la corretta implementazione degli adeguamenti richiesti. REGOLAMENTI GENERALI RG-15 rev. 01 Pag. 20 di 49