Gli scadenzari e la gestione dei crediti e dei debiti

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1 MyErp - Software gestionale La soluzione del terzo millennio per la gestione aziendale automatizzare oltre il 70/80% della gestione amministrativa e contabile di un'azienda, inclusa la primanota molto di più di un software, e precisamente di un sistema di gestione nato e concepito in maniera totalmente informatica 1

2 Amministrazione e gestione monitorati i crediti recupero degli insoluti qualsiasi tipo di interrogazione sui dati inseriti sotto-aree integrazione tra loro dei moduli solamente da una contabilità precisa ed aggiornata è possibile avere un controllo completo ed efficace della gestione aziendale 2

3 Gli scadenzari e la gestione dei crediti e dei debiti 3

4 monitorare con precisione la situazione dei crediti clienti/fornitori effettuare le registrazioni in primanota generare il file CBI contenenti tutte le disposizioni di pagamento volute importato dai sistemi di Remote Banking autorizzazioni al pagamento ai fornitori versione semplificata 4

5 invio automatizzato di sollecito insoluti ritardo medio 5

6 Primanota lo scadenzario deriva automaticamente dalla primanota moduli di automazione interfacce ad inserimento rapido e semplificato sempre e totalmente modificabili ed eventualmente eliminabili da primanota 6

7 automatizzare oltre l'80-90% delle registrazioni bancarie 7

8 Quando il computer diventa ragioniere Alla base di tutto occorre partire dalla constatazione che il carico di lavoro in ambito amministrativo e contabile è composto per circa l'80% da (poche) tipologie di operazioni che si ripetono: fatture emesse, fatture ricevute per l'attività propria (p.es. merci destinate alla rivendita), corrispettivi, riscossioni, pagamenti, POS, Bancomat e carte aziendali, G/C conti RiBa ed anticipi, spese bancarie, eventuale gestione assegni bancari emessi, prelevamenti, versamenti sul fronte contabile; emissione fatture, invio fatture, invio copie conformi di fatture, controllo crediti clienti, sollecito insoluti, esecuzione pagamenti fornitori, controllo esposizione debitoria fornitori e banche sul più ampio fronte amministrativo. Queste operazioni devono pertanto potere essere gestite attraverso moduli specifici, che consentano ove possibile una totale o quasi totale automazione (com'è il caso delle operazioni bancarie), ovvero in mancanza attraverso interfacce rapide semplificate, che in pochissimo tempo consentono la registrazione delle operazioni, rispetto alla primanota tradizionale, ed inoltre sono accessibili anche da parte di persone senza una specifica formazione in ambito ragionieristico. È il software, pertanto, che sulla base dei dati inseriti, predispone ed inserisce le corrette registrazioni in partita doppia, con enorme risparmio di tempo, e con un netto miglioramento della qualità, per la diminuzione dell'errore umano, tanto più frequente quanto le operazioni da registrare sono di tipo ripetitivo. Naturalmente, oltre ai numerosi controlli eseguiti dal software al momento della registrazione, dalla primanota è sempre possibile visualizzare, controllare ed eventualmente modificare quanto inserito dal software, come qualsiasi altra registrazione. 8

9 La gestione degli utenti ed i controlli Per potere supportare un'automazione ed un'impostazione della gestione di questa portata, è necessaria una rigorosa gestione degli utenti nonché un'avanzata gestione dei controlli. Gli utenti sono abilitati ad utilizzare i moduli corrispondenti al proprio livello, questo significa che più il livello dell'utente è alto, più moduli e funzioni del programma è abilitato ad utilizzare. Ogni registrazione, inoltre, contiene l'indicazione dell'utente che l'ha inserita o modificata. Il programma effettua una serie di controlli per ogni registrazione, sia per quelle automatiche o semi-automatiche (ad interfaccia rapida semplificata), sia per quelle inserite manualmente in primanota. Sicuramente la gestione dei controlli è uno dei fiori all'occhiello di MyErp Software Gestionale, in quanto i controlli vanno a coprire ogni possibile anomalia della registrazione e derivano dalla grande esperienza di MyErp Sistema nel settore della gestiona dell'area amministrativa e contabile delle aziende e dal confronto quotidiano con la realtà del settore. La gestione dei controlli in MyErp Software Gestionale avviene sia in sede di inserimento/modifica primanota (anche attraverso i moduli di automazione e le interfacce rapide semplificate), sia attraverso uno specifico modulo di controllo. Per ogni registrazione sono disponibili tre esiti di controllo: -Controllo con errori bloccanti (non possono essere inseriti in nessun caso, p.es. totale Dare diverso da totale Avere, mancanza della data di registrazione, ecc.); -Controllo con anomalie medio-gravi che possono essere confermate dall'utente (forzatura), si tratta di cose che in alcuni, particolari, specifici casi potrebbero essere corrette (p.es. codice IVA non corrispondente con la tipologia di conto); -Controllo con anomalie lievi che possono essere confermate (si tratta di anomalie lievi, che spesso sono corrette, ma richiedono conferme per accertarsi che non si tratti di una svista dell'utente (p.es. differenza consistente tra data registrazione e data documento). Se l'utente conferma l'anomalia, questa viene comunque memorizzata. In questo modo l'admin (utente con funzione di supervisione ed amministrazione) può visualizzare, controllare ed eventualmente correggere le sole registrazioni con anomalie medio-gravi ovvero con tutte le anomalie. Allo stesso modo l'admin può visualizzare solo le registrazioni di un determinato utente, così come può combinare tra loro i sistemi, per visualizzare ad esempio per un utente solo le anomalie medio-gravi, mentre per un altro utente visualizzare anche le anomalie lievi, per un altro utente ancora magari tutte le registrazioni con o senza anomalie. Infine, uno specifico modulo di controllo aiuta ad individuare altri tipi di anomalie, dalla mancanza di fatture periodiche (p.es. utente, affitti, leasing, ecc.), ai saldi anomali dei conti (p.es. cassa negativa - che viene controllata anche in primanota - ma anche cassa con saldo troppo alto, ecc.). Come si può vedere la maggior parte dei controlli contabili che in una gestione contabile tradizionale sono svolti manualmente, possono in gran parte essere automatizzati. Gli esisti dei controlli possono poi essere esportati per essere ancora rielaborati. 9

10 nuovo know-how di tipo ragionieristico partite aperte su tutti i conti riconciliazione degli estratti conto bancari Il software consente inoltre un rigoroso controllo dell'avvenuta contabilizzazione dei documenti periodici (p.es. fatture di leasing, affitti, utenze), dei saldi dei conti e molti ulteriori controlli sulla gestione del tutto personalizzabili. 10

11 partite aperte "scomposizione" di ogni conto nelle sue partite gestione automatica di conti transitori assoluta corrispondenza dell'estratto conto bancario contabile con quello bancario riconciliazione tra banche e contabilità 11

12 Riclassificazioni e bilanci riclassificazioni contabili ed IVA numero illimitato di riclassificazioni, tra loro indipendenti ed alternative massima flessibilità può adattarsi a qualsiasi situazione interattivi tempo reale multiesercizio 12

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14 Beni ammortizzabili ammortamenti possono essere effettuati automaticamente 14

15 Interazione azienda-studio duplicazione di lavoro tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza una sola gestione contabile 15

16 Fatturazione e gestione documenti può essere ripreso formato PDF visualizzazione immediata 16

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18 Gli articoli ed i listini listini dettagliato gestione scontistica 18

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20 fatturazione periodica ad importo fisso importare i dati della fatturazione provenienti da software ERP o produzione servizi potentissimo add-on 20

21 La gestione del magazzino più magazzini parametri aggiuntivi lotti centri di costo controllo di scorta merce in partenza ed in arrivo in base agli ordini clienti e fornitori sottoscorta per poterli riordinare valorizzazione del magazzino 21

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23 La gestione degli agenti MyErp Software Gestionale gestisce anche la gestione degli agenti e degli intermediari (procacciatori di affari, ecc.) attraverso un modulo provvigioni molto potente e personalizzabile. Innanzitutto è possibile gestire un sistema di calcolo delle provvigioni anche complesso, ad esempio con provvigioni correlate alla scontistica applicata, alla categoria merceologica, con possibili deroghe per singoli articoli. In secondo luogo è possibile gestire un sistema provvigionale diverso agente per agente, ad esempio qualora le provvigioni fossero differenziate in base alla zona. Infine, la gestione delle provvigioni può avvenire con sistema derogatorio, già utilizzato in altri moduli del programma, che significa che il particolare prevale sul generale: è così possibile, ad esempio, indicare una provvigione generale, che poi viene derogata per taluni sconti, ovvero per talune categorie merceologiche o articoli, e così via. Le provvigioni possono essere calcolate sia sul venduto che sul maturato. È inoltre possibile generare un file PDF contenente l'estratto conto provvigioni ed inviare lo stesso automaticamente via agli agenti. Naturalmente è possibile associare l'agente ad ogni cliente in sede di anagrafica clienti. 23

24 Elaborazioni e stampe stampe contabili e di magazzino elaborazion formato PDF formato CSV Accanto alle elaborazioni già predisposte, con MyErp Software Gestionale è possibile gestire qualsiasi tipo di elaborazione dei dati del tutto personalizzata, attraverso un sofisticato generatore di queries (interrogazioni al database), destinato agli utenti avanzati, le quali possono poi essere ulteriormente personalizzate. Attraverso il generatore di queries è anche possibile importare queries in formato SQL. Queste queries possono pertanto essere realizzate anche da chi fornisce assistenza e supporto su MyErp Software Gestionale, permettendo una facile ed agevole elaborazione personalizzata dei dati. 24

25 Il risultato di ogni query può naturalmente essere esportato in formato CSV per poi essere importato e nuovamente elaborato con programmi di gestione di fogli di calcolo (LibreOffice, OpenOffice, ecc.). 25

26 Versioni e personalizzazioni MyErp Software Gestionale è disponibile in 4 versioni, dalla più semplice alla più completa: Klein - Profi - Plus - Voll. Tutte le versioni condividono lo stesso database, cambiano solamente i moduli abilitati. Pertanto in qualsiasi momento è possibile passare ad una versione più completa, senza alcun problema di passaggio dei dati. La Voll è inoltre disponibile anche solamente nella versione solo contabile, questo per offrire come detto un sistema software alle aziende che vogliono mantere il loro attuale software gestionale per la gestione del magazzino e produzione, ma vogliano utilizzare un software più efficiente per la gestione dell'amministrazione e la contabilità. Indipendentemente dalla versione, MyErp Software Gestionale prevede numerose possibilità di personalizzazione del software, su tre livelli: generale, per singola postazione, per ditta. Infine possono essere rilasciate versioni personalizzate di MyErp Software Gestionale per specifiche realtà o esigenze aziendali. MyErp Sistema by Studio Cortelli Per maggiori informazioni visitare il sito: Via Carlo Valliero n Bieno TN info@myerpsistema.com Numero Verde Tel Cell P.I