GUIDA PER L ESERCITAZIONE DI BUSINESS INTELLIGENCE CON BUSINESS OBJECTS a cura di Ettore Bolisani e Luca Dioli Versione

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1 GUIDA PER L ESERCITAZIONE DI BUSINESS INTELLIGENCE CON BUSINESS OBJECTS a cura di Ettore Bolisani e Luca Dioli Versione MACCHINA VIRTUALE E AVVIO DELL ESERCITAZIONE Questa prima parte fornisce indicazioni generali sull ambiente operativo. Il computer lavora con due sistemi operativi: windows XP in background e windows XP in forma virtualizzata. Il sistema è già avviato in virtualizzazione: vedete in full screen la schermata di windows XP virtualizzata. Per ridurre la schermata di XP virtualizzata e visualizzare il desktop schiacciare i tasti ctrl + alt. Per ripristinare la modalità full screen cliccare sulla barra in alto di VMWare il tasto Full screen. Evitare di cliccare su altri tasti, e soprattutto NON chiudere la finestra del sistema virtuale (cliccando sul tasto rosso - in alto a sx se presente o sul tasto X rosso in alto a dx): chiudono il sistema operativo virtuale VMWare, e bisogna far ripartire il tutto con gran spreco di tempo! Anche al termine dell esercitazione NON cliccare su tali tasti. Se non ci sono stati problemi di avvio, dovreste già trovare aperta il sistema la macchina virtuale del sistema operativo XP in cui lavora Business Objects: Per condurre l esercitazione dovete a questo punto: - cliccare due volte sull icona di Business Objects - attendere la schermata di immissione username e password - inserire (attenzione: maiuscolo e minuscolo così come sono qui!) come username: BoAdmin come password: manager Si dovesse inavvertitamente chiudere il programma, si portà farlo ripartire allo stesso modo Prima di dare invio si consiglia inoltre di controllare che sia spuntata la casella funzionamento offline subito sotto (se non è spuntata potrebbe dare problemi di riconoscimento password). A questo punto compare la schermata Benvenuti ovvero Creazione di un nuovo report. Selezionare Generare un report standard e poi cliccare su Inizia. Si può a questo punto realizzare un nuovo report. (NB: Nel caso si voglia invece aprire un report esistente, annullare la schermata e selezionare File Apri e poi cercare il file). REALIZZAZIONE DI UN REPORT PRELIMINARI Per generare un nuovo report, nella schermata Accesso ai dati selezionare Universo e poi tra gli universi disponibili Freeway gestione ordini vendita (universo). Cliccare su Fine. A questo punto si può selezionare le dimensioni dell ipercubo (che sono indicati con quadratini azzurri) e i dati quantitativi per la creazione dei report (- dati elementari delle celle - pallini rosa). ALCUNI REPORT SUGGERITI PER TESTARE LA FUNZIONALITA DELLO STRUMENTO Quello che segue riproduce a grandi linee quanto illustrato nella lezione di presentazione dell esercitazione. Primo report: valore netto ordinato per cliente per provincia Cliccare sul pannello di destra (Classi e oggetti) su Gestione ordini di vendita. Cliccare su testata ordini e poi su Dati cliente. Selezionare col mouse Ragione sociale e trascinarlo nel pannello in alto al centro (Oggetti risultato) NB in alternativa si può cliccare due volte su Ragione sociale. Rilasciare il tasto del mouse. Ripetere l operazione con Provincia. Nel caso si voglia cancellare una dimensione, basta cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare rimuovi. Cliccare sul pannello di sinistra su Righe Ordini, poi Valori in valuta poi trascinare valore netto ordinato sul pannello in alto al centro. Per verificare lo stato del report, cliccare su Esegui (menù in basso a destra). Compare il report in forma tabellare. Per ritornare al menù dove si selezionano i dati cliccare in alto sul pulsante Modifica il fornitore dei dati. (NB: l operazione indicata - Esegui e poi Modifica il fornitore dei dati - può essere usata in corso d opera per verificare lo stato di avanzamento del progetto di un report). Se si desidera, si può già lavorare al formato di questo semplice report (v poi per i dettagli) oppure passare a un affinamento successivo. 1

2 Affinamento del primo report: aggiungere una condizione per filtrare i dati di un anno specificato Selezionare nel pannello di destra Testata ordine e poi Anno ordine. Trascinare nel pannello in basso al centro (Condizioni). Compare a sinistra il menù operatori : cliccare due volte su Uguale a. Compare il menù operandi : cliccare due volte su elenco valori. Selezionare un anno (ad es. 2007) poi OK. Poi Esegui in basso a destra. Compare il report in forma tabellare. (NB: per vedere il report a schermo più grande disattivare il tasto report manager nella riga comandi in alto). Formattazione del primo report Cliccare due volte sulla zona Titolo del report e inserire un titolo ad es. Ordinato per cliente anno 2007) o altro titolo che si ritiene utile e significativo. Provare le seguenti formattazioni: - selezionando una colonna, trascinarla per cambiare di posizione nella tabella. Ad es. portare la provincia come prima colonna - Allargare o restringere righe e colonne (si usano le stesse tecniche di MS Excel) - Modificare caratteri e colori (idem come sopra) A questo punto, ottenuto il formato gradito si può anche salvare questo primo report: - selezionare dalla riga comandi in alto file salva con nome. - Selezionare il Desktop (nella macchina virtuale) e creare una propria cartella (con nome o nickname al quale aggiungere in fondo GIAR09: esempio cartella ETTOREGIAR09 ) - Digitare un nome per il file nel campo appropriato - Cliccare su OK - Il file viene salvato con estensione.rep Secondo report Otteniamo ora un nuovo report come modifica e ulteriore miglioramento del report precedente. Se non aperto, aprire il file precedente (File Apri) ricercandolo nella propria cartella. Selezionare, nel caso sia necessario, la visualizzazione Report Manager con l appropriato tasto sulla riga di comando in alto. Posizionarsi sul pannello Condizioni e cliccare su 2007 evidenziandolo. Cliccare due volte su Digitare un nuovo prompt sul pannello a sinistra: questo comando inserisce un campo bianco nel pannello condizioni dove è possibile collocare un appropriata domanda che verrà visualizzata quando verrà eseguito il calcolo del report, ad esempio: Quale anno?. Cliccare poi su Esegui. Si noti come nel report compare ora il calcolo relativo al solo Nel report però non compare alcuna indicazione relativa all anno calcolato. Migliorare allora il report nel modo seguente. Ritornare a Report Manager con il solito pulsante. Selezionare nel pannello di sinistra Testata ordini e poi Anno Ordine. Trascinare l elemento nel pannello Oggetti Risultato in alto. Cliccare esegui. Così formattato il report non è ancora adatto. Conviene spostare l indicazione dell anno in testa al report, evitando di ripetere lo stesso numero in tutte le righe. Per far ciò: - cliccare una volta su uno dei numeri della colonna Anno - cliccare sul tasto destro del mouse e selezionare imposta come master A questo punto è necessario riformattare l indicazione dell Anno, eliminando i decimali e il punto. A tale scopo: - cliccare una volta sul numero 2007 evidenziando così il valore - cliccare su formato nella barra comandi in alto, poi selezionare celle, numeri, numero. - Cliccare su 0 e poi OK Si può a questo punto salvare il nuovo report con un nome diverso da quello del precedente. Una variante è impostare questo report anche suddividendo i dati degli ordini su base provinciale. Riprendere il report precedente (eventualmente riaprendolo dalla cartella). Selezionare la colonna provincia facendo un click su un qualsiasi dato, poi selezionare con il tasto destro imposta come master. Compare un report con tabelle separate per provincia. Terzo report Qui costruiamo un report per visualizzare le vendite totali per provincia nell anno Si può ottenere come modifica dal secondo report creato in precedenza oppure come report nuovo. Indichiamo qui questo secondo procedimento (v. sopra nel caso di dubbi). 2

3 - Cliccare su file nuovo - selezionare generare un report standard - selezionare Universo e poi tra gli universi disponibili Freeway gestione ordini vendita (universo). Cliccare su Fine. - Selezionare i seguenti oggetti e collocarli nel pannello Oggetti risultato: o Dati cliente Provincia o Valori in valuta valore ordinato - Selezionare Anno ordine trascinandolo nel pannello in basso (Condizioni), selezionare l operatore uguale a e poi l operando digitare nuovo prompt e immettere la domanda Quale anno? o simili. - Cliccare su Esegui e indicare Immettere un titolo appropriato per il report. - Impostare Anno ordine come master e riformattare il dato togliendo decimali e punto. - Cliccare su un dato della colonna Valore netto ordinato per selezionare l intera colonna. Cliccare su Σ%. Compare una nuova colonna con i totali percentualizzati. Togliere 100% nell ultima riga della colonna Valore netto ordinato - Selezionare i valori della colonna Valore netto ordinato. Cliccare sul tasto destro poi su calcoli e su Σ. Compare una nuova riga con il totale ordinato del Modificare l intestazione della colonna Valore netto ordinato cliccando sulla cella di intestazione e inserendo ad es. o altra indicazione a scelta. Centrare il dato (v. barra menù come in MS Office). Modificare analogamente l intestazione della colonna Percentuale inserendo invece % - Cancellare il contenuto della cella con scritto Percentuale (penultima riga). - Sostituire il contenuto della cella con scritto Somma (ultima riga) mettendo invece Totale. - Cliccare ora su un dato della colonna % poi con il tasto destro poi inserisci ordinamenti e decrescente. Verificare l effetto sul report. Inseriamo ora un segnalatore: - cliccare su un dato della colonna poi sul pulsante segnalatori (barra in alto). Selezionare aggiungi. - Inserire nel campo nome un nome appropriato ad es. inferiore alle attese. - Scegliere la cartella condizioni, poi l operatore 1 < e il valore 10000, poi OK, Applica, poi ancora OK. Si noti che nella colonna alcuni valori risultano ora in rosso, per segnalare un problema con alcune provincie. Inseriamo infine un grafico: - cliccare sulla cella di intestazione % poi dal menù a tendina scegliere inserisci grafico. Compare un cursore di formato differente. Posizionarlo in un area vuota del foglio e dimensionare un area sufficientemente vasta per realizzare un grafico visibile. Compare un nuovo menù. Selezionare utilizzare i dati già esistenti nel documento poi inizia. Tenendo premuto il tasto CTRL selezionare le variabili provincia e valore netto ordinato, poi cliccare su Avanti. Scegliere un tipo di grafico dal menu a sinistra (ad es. torta) poi un sotto-tipo (ad es. torta con etichette), poi Fine. Dimensionare eventualmente il grafico ottenuto usando i tipici strumenti MS Office. Salvare il report nella propria cartella. Quarto report In quest ultimo report esplodiamo i dati di dettaglio analizzando ( drill down ) alcune dimensioni critiche. Per esempio, vogliamo verificare quali agenti hanno lavorato in una certa provincia che ha avuto dei risultati critici. Cliccare su drill nella barra comandi; il cursore cambia forma. Cliccare su un punto della colonna Provicia. Compare un menù a tendina. Si noti che contemporaneamente è stato generato un nuovo report derivato dal precente (vedi riga in basso nella schermata). Cliccare con il tasto destro sulla cella MI della colonna Provincia, poi selezionare Drill su. Selezionare Ragione sociale agente 1 poi OK poi anno 2007 e ancora OK. Come si nota, compare nel nuovo report il dato che interessa conoscere (quale agente è responsabile delle vendite nel 2007 nella provincia di Milano). 3

4 Salvare il report con un nuovo nome nel formato.rep e.pdf. STAMPA Si può stampare direttamente un rapporto usando la stampate DELL di laboratorio. Dal menù di Business Objects lanciare la stampa di un rapporto. Usare la stampante di default, oppure verificare che la stampante selezionata sia Dell1720dn su TeSI03. Si consiglia di visualizzare prima i relativi file.rep con Anteprima di stampa per verificare eventuali problemi di formattazione (ad es. margini, posizione nella pagina, ecc.). ULTERIORI SUGGERIMENTI - Potete salvare i report nella vostra cartella in formato.rep, ma potete anche salvarli in formato pdf, e a questo punto esportarli. Potete ad esempio salvarli in una vostra pendrive (però solo se il sistema operativo la vede); oppure spedirvele per posta elettronica a un vostro account aprendo internet explorer dentro la macchina virtuale oppure trascinando fuori il file su Windows originario v. sotto. - I file in formato.pdf possono servire anche per la stampa. Prima di salvare i file nel formato.pdf, si consiglia però di visualizzare i relativi file.rep con Anteprima di stampa per verificare eventuali problemi di formattazione. - Se dovessero non essere presenti barre di strumenti nei menù in alto, si può fare come in MS Office: cliccare in una zona della barra strumenti con il tasto destro e aprire i menù strumenti prescelti. - Nel caso di dubbi si può sempre cliccare il tasto Aggiorna dati. - Nel caso si sia sbagliato un report e non si riesce più a venirne fuori, si può sempre ripetere da zero la procedura, eventualmente recuperando l ultima versione salvata. PROCEDURA DI STAMPA ALTERNATIVA (nb: solo se necessario) Una volta terminata l esercitazione e salvati tutti i file.pdf che si desidera stampare, si proceda in questo modo: - Chiudere il programma Business Objects. - Aprire la propria cartella dal Desktop. - Deselezionare eventualmente la schermata Full Screen di Vmware (tasti ctrl + ALT) - Cliccare sulla penultima casellina in alto a destra nella riga blu di Vmware per ridimensionare la schermata. - Selezionare (cliccando con il tasto ctrl premuto) tutti i file.pdf che si desidera stampare - Trascinare i file FINO AL DESKTOP DEL SISTEMA OPERATIVO IN BACKGROUND. - Verificare che compaia nel desktop in background l icona dei file copiati, altrimenti ripetere i punti precedenti - Ridurre a icona la schermata di Vmware (NB: si consiglia di cliccare sulla relativa icona Windows XP demo nella riga in basso del desktop windows. - Cliccare due volte sui file appena copiati. Si apriranno con Acrobat Reader. - Stampare i file con la stampante di rete del laboratorio 4

5 SECONDA PARTE Si ipotizzi ora che il datawarehouse si riferisca a un azienda generica e si consideri la porzione di organigramma dell azienda che si riferisce alla funzione commerciale (il resto dell organigramma non ha rilevanza) come da figura: direttore generale altre funzioni... DIRETTORE COMMERCIALE altre funzioni... CAPO AREA 1 CAPO AREA 2 BO BZ de carli Pellini Rodomonti L Area 1 comprende le province di BL CR GO MI MN PN TS TV UD VA ed ESTERO (che corrisponde al Campo provincia vuoto-bianco); l Area 2 comprende le province di BO BZ PD VE VI VR. Usando Business Objects si chiede di provare a usare il concetto di gerarchia di aggregazione per generare un insieme di rapporti sintetici che permetta ai diversi livelli della funzione commerciale (nonché al direttore generale) di ottenere informazioni significative. Si suggerisce di costruire rapporti su gerarchie di aggregazione con riferimento alle VENDITE cercando di evidenziare aspetti quali: - quale agente vende di più, in quale provincia, quale area, per quale prodotto, per quale cliente, in quale periodo (anno, trimestre, mese...),ecc. Si suggerisce di provare a impostare un report per ogni livello di aggregazione. Si suggerisce inoltre di impostare prima il report sulla carta, e poi di implementarlo con il sistema. NON SI FACCIA CASO ALLA SIGNIFICATIVITA DEI DATI: DIPENDONO DAL DATABASE, CHE E STATO CREATO AD ARTE. 5

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