REGOLAMENTO SUI CRITERI E MODALITA OPERATIVE PER L UTILIZZO DEGLI STRUMENTI INFORMATICI, DEL SERVIZIO INTERNET E DI POSTA ELETTRONICA
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- Giuseppina Luciani
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1 REGOLAMENTO SUI CRITERI E MODALITA OPERATIVE PER L UTILIZZO DEGLI STRUMENTI INFORMATICI, DEL SERVIZIO INTERNET E DI POSTA ELETTRONICA Approvato con Delibera dell Amministratore Unico n. 23 del 23/12/2013
2 INDICE Art. 1 Oggetto... 3 Art. 2 - Definizioni... 3 Art. 3 - Utilizzo del personal computer... 4 Art. 4 - Internet... 4 Art. 5 - Modalità di accesso e di utilizzo... 5 Art. 6 - Posta Elettronica... 5 Art. 7 - Monitoraggio e Controlli...5 Art. 8 - Sanzioni Disciplinari... 6 Art. 9 - Diffusione del Disciplinare...7 Art Revisione Regolamento... 7 Allegati Istruzioni operative 2
3 Art. 1 Oggetto La presente procedura, e le allegate istruzioni operative che ne costituiscono parte integrante e sostanziale, nel rispetto della vigente normativa sulla privacy, è adottata per assicurare la funzionalità e il corretto impiego dei dispositivi elettronici aziendali in genere, della posta elettronica e di internet da parte dei dipendenti di Acqua Spa ( nel prosieguo Società ) nonché di tutti gli altri soggetti che a vario titolo prestano servizio o attività per conto e nelle strutture della Società. A tal fine, definisce le modalità d uso di tali strumenti nell organizzazione dell attività lavorativa e di controllo. Le regole che disciplinano l utilizzo dei dispositivi elettronici aziendali, della posta elettronica e di internet ed i relativi controlli si conformano ai seguenti principi generali: - Principio di necessità: i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi o opportune modalità che permettano di identificare l interessato solo in caso di necessità. Per quanto riguarda l attività di controllo, essa può essere intrapresa solo in caso di fondato sospetto di compimento di attività illecite da parte di utenti o per esigenze legate alla sicurezza del sistema informatico aziendale. - Principio di correttezza: le caratteristiche essenziali del trattamento sono rese note ai lavoratori. - Principio di pertinenza e non eccedenza: la Società deve trattare i dati nella misura meno invasiva possibile e per uno scopo predeterminato, esplicito e legittimo. Le attività di controllo sono svolte dai soggetti preposti e devono essere mirate sull area di rischio, tenendo conto della normativa sulla protezione dei dati e, se pertinente, del principio di segretezza della corrispondenza. - Principio di trasparenza: la sua applicazione esclude la possibilità di controllo informatico all insaputa del lavoratore, gravando sul datore di lavoro l onere di indicare, chiaramente ed in modo particolareggiato, quali siano le modalità di corretto utilizzo degli strumenti messi a disposizione e se, in che misura e con quali modalità vengano effettuati i controlli. Art. 2 - Definizioni Nel presente documento il termine: - UTENTE INTERNET (BASE): persona autorizzata ad accedere alla lista di siti istituzionali preventivamente selezionati dalla Società; - UTENTE INTERNET (AMPIO): persona autorizzata ad accedere al servizio internet al di là dei siti istituzionali preventivamente selezionati dalla Società, con la possibilità di prevedere limiti temporali giornalieri di utilizzo; - UTENTE DI POSTA ELETTRONICA: persona autorizzata ad accedere al servizio di posta elettronica; 3
4 - WHITE LIST: elenco di siti direttamente e immediatamente accessibili da tutti gli utenti internet (base) - BLACK LIST: elenco di siti non accessibili da nessun utente - POSTAZIONE DI LAVORO: personal computer collegato alla rete regionale tramite il quale l utente accede ai servizi. Art. 3 - Utilizzo del personal computer Il Personal computer affidato al dipendente è uno strumento di lavoro. Ogni utilizzo non inerente all attività lavorativa può contribuire ad innescare disservizi, costi di manutenzione e, soprattutto, minacce alla sicurezza. Le apparecchiature informatiche devono essere utilizzate solo per scopi aziendali e non privati. I personal computer e i loro componenti devono essere custoditi con cura e diligenza dai dipendenti. L accesso al personal computer ed ai programmi (applicativi) avviene attraverso l utilizzo di parole chiavi riservate. Le impostazioni dei personal computer e dei relativi programmi sono predisposti dagli addetti informatici all uopo incaricati, in funzione della qualifica del dipendente, delle mansioni cui questi è adibito, nonché delle decisioni e della politica di utilizzo di tali strumenti stabiliti dalla società stessa. Tali impostazioni non sono modificabili dai dipendenti che li utilizzano. L installazione sui personal computer di sistemi operativi e programmi applicativi e, in generale, di software avviene ad opera dei tecnici informatici incaricati, che operano seguendo i necessari criteri di sicurezza. Art. 4 - Internet Tutti gli utenti cui è assegnata dalla Società una postazione di lavoro possono utilizzare internet, limitatamente ad una lista di siti istituzionali preventivamente individuati (WHITE LIST) a mezzo apparati firewall presenti sulla RUPAR e previa identificazione con le modalità di cui alle allegate istruzioni operative. La lista dei siti (WHITE LIST) potrà essere aggiornata e/o implementata nel tempo. L utilizzo ampio di internet, non limitato cioè alla lista di siti individuata come sopra, è autorizzato per ogni singolo utente dal Direttore Generale, previa richiesta, adeguatamente motivata, al Centro Tecnico Regionale di seguito denominato CTR. Al fine di prevenire il rischio di utilizzi impropri della rete, il CTR potrà utilizzare un sistema di filtri che impediscono l accesso diretto a siti che non hanno natura istituzionale (BLACK LIST). Le modalità di individuazione e di applicazione dei filtri sono poste in essere dai Sistemi Informativi della RUPAR. L utente è direttamente responsabile dell uso del servizio di accesso a internet, dei contenuti che vi ricerca, dei siti che contatta, delle informazioni che vi immette e delle modalità con cui opera. 4
5 Art. 5 - Modalità di accesso e di utilizzo Per accedere ai servizi informatici da una postazione di lavoro l utente deve utilizzare un codice identificativo (id utente) e una parola chiave segreta (password), l autenticazione è effettuata, obbligatoriamente, utilizzando un apposita smart card, fornita a tal scopo dalla Regione Basilicata e un certificato di sicurezza installato sulla macchina assegnata all utente in fase di inserimento della stessa nel dominio. Superato il sistema di autenticazione l utente è collegato alla rete aziendale e ad internet senza ulteriori formalità. L utente è tenuto a conservare nella massima segretezza la parola di accesso alla rete ed ai sistemi e qualsiasi altra informazione legata al processo di autenticazione. Le postazioni di lavoro sono preventivamente individuate ed assegnate personalmente a ciascun utente; il collegamento alla rete da una postazione diversa da quella assegnata avviene solo in caso di esigenze di servizio preventivamente autorizzate e con l utilizzo della smart card personale. Di qualsiasi azione o attività svolta utilizzando il codice identificativo e/o la password assegnata è responsabile l utente assegnatario del codice. Art. 6 - Posta Elettronica L utilizzo del servizio di posta elettronica è consentito solo per ragioni di servizio agli utenti identificati con le modalità precedentemente illustrate, ai quali la Società, attraverso il CTR, assegna una casella di posta personale e nominativa. L indirizzo di posta elettronica aziendale è composto da iniziale nome.cognome@acquaspa.basilicata.it. L abilitazione alla posta elettronica deve essere preceduta da regolare richiesta del Direttore Generale al CTR. La Società, rispetto all utilizzo del servizio di posta elettronica ed in osservanza dei principi di pertinenza e non eccedenza, si riserva la facoltà di adottare alcune misure di tipo organizzativo/tecnologico quali, a titolo esemplificativo: - consentire che, qualora si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica in caso di assenza improvvisa o prolungata e per necessità lavorative, il Direttore Generale, previa autorizzazione dell interessato, possa individuare un collaboratore e verificare il contenuto dei messaggi e inoltrare quelli significativi per l attività lavorativa Art. 7 - Monitoraggio e Controlli La Società, facendo uso sia del CTR che degli incaricati dei Sistemi Informativi aziendali, si riserva ampia facoltà di effettuare controlli in conformità alla legge e nel rispetto della vigente normativa sulla privacy, anche saltuari o occasionale, sia per eseguire verifiche sulla funzionalità e sicurezza del sistema sia per verificare il corretto utilizzo da parte dei propri dipendenti tanto della rete internet quanto della posta elettronica. I predetti controlli si svolgeranno in forma graduata: 5
6 1) In via preliminare la Società provvederà ad eseguire dei controlli su dati aggregati, riferiti all intera struttura lavorativa ovvero a sue aree e dunque ad un controllo anonimo che potrebbe concludersi con un avviso generalizzato inerente al rilevato utilizzo anomalo degli strumenti aziendali; 2) In assenza di successive anomalie non si effettueranno controlli su base individuale. 3) Nel perdurare delle anomalie si procederà a controlli su base individuali o per postazioni di lavoro. 4) In caso di abusi singoli e reiterati si procederà all invio di avvisi individuali e si eseguiranno controlli nominativi o su singoli dispositivi e /o postazioni di lavoro. 5) In caso di riscontrato e reiterato uso non conforme delle risorse informatiche, gli incaricati dei Sistemi Informativi aziendali, segnaleranno il comportamento al Direttore Generale per l attivazione del provvedimento disciplinare in applicazione del CCNL di settore. I dati anonimi aggregati, riferibili all intera struttura o a sue aree, sono a disposizione della Società per le valutazioni di competenza e riguardano: - per ciascun sito/dominio visitato le seguenti informazioni: il numero di utenti che lo visitano, il numero delle relative pagine richieste e della quantità di dati scaricati; - per ciascun utente le seguenti informazioni: il numero di siti visitati, la quantità totale di dati scaricati, e le postazioni di lavoro utilizzate per la navigazione. I dati personali contenuti possono essere trattati in via eccezionale e tassativamente nelle seguenti ipotesi: - per corrispondere ad eventuali richieste della polizia postale e/o dell autorità giudiziaria; - su richiesta della Società quando si verifichi un evento dannoso o una situazione di pericolo che richieda un immediato intervento; - su richiesta della Società limitatamente al caso di utilizzo anomalo degli strumenti da parte degli utenti di una specifica struttura/area (rilevabile esclusivamente dai dati aggregati) e reiterato il mese successivo nonostante un necessario esplicito invito agli utenti da parte della Società ad attenersi ai compiti assegnati ed alle istruzioni impartite. I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza da parte della Società, comunque non superiore a sei mesi, e sono periodicamente cancellati automaticamente dal sistema. Art. 8 - Sanzioni Disciplinari L inosservanza delle norme comportamentali, descritte nella presente procedura, può comportare l applicazione delle sanzioni disciplinari previste dalle vigenti disposizioni del 6
7 CCNL FederGasAcqua ovvero di altre misure di tutela del caso previste dalla normativa civile e penale vigente. Art. 9 - Diffusione del Disciplinare I dipendenti della Società e gli altri soggetti interessati saranno informati dell adozione della presente procedura tramite apposita circolare e la stessa sarà affissa nella bacheca aziendale in formato cartaceo e resa disponibile in formato elettronico all interno del NAS nella cartella pubblica. Tutti i dipendenti ed i collaboratori sono pregati di prenderne visione e rilasciarne una copia controfirmata per accettazione presso la Direzione Generale. Art Revisione Regolamento La procedura potrà essere aggiornata ove se ne ravvisi l opportunità e di tali revisioni sarà data tempestiva comunicazione ai soggetti di cui sopra. 7
8 Allegato ISTRUZIONI OPERATIVE 8
9 PREMESSA Al fine di disciplinare la funzionalità e il corretto utilizzo dei personal computer, della posta elettronica aziendale e della rete internet, Acqua Spa adotta il regolamento sui criteri e modalità operative per l utilizzo degli strumenti informatici, del servizio internet e di posta elettronica, di cui le seguenti istruzioni operative costituiscono parte integrante e sostanziale. In applicazione dei principi civilistici che regolano il rapporto di lavoro, l utilizzo delle predette risorse informatiche deve avvenire nell ambito del contesto generale di diligenza, fedeltà e correttezza che caratterizzano il rapporto di lavoro, adottando tutte le cautele e precauzioni necessarie per evitare le possibili conseguenze dannose che un utilizzo non avveduto degli strumenti in questione può provocare. PERSONAL COMPUTER Il personal computer affidato al dipendente è uno strumento di lavoro. Ognuno, è pertanto, responsabile dell utilizzo delle dotazioni informatiche ricevute in assegnazione. L accesso al personal computer e ai programmi (applicativi) è protetto da autenticazione tramite smart card con certificato di protezione su rete RUPAR gestita dalla Regione Basilicata. Le password assegnate sono personali e non devono essere divulgate a terzi ed all esterno della società e devono essere custodite dall assegnatario con la massima diligenza. E tassativamente proibito installare programmi provenienti dall esterno né utilizzare programmi diversi da quelli distribuiti ed installati ufficialmente. Tutti i software caricati sul sistema operativo non possono essere disinstallati o manomessi, salvo quando questo sia richiesto dai sistemi informativi per compiere attività di manutenzione o aggiornamento. L unità di rete (NAS) è un area di condivisione di informazioni strettamente aziendali e non possono essere in alcun modo utilizzate per scopi diversi. Su questa unità possono essere svolte regolarmente attività di controllo, amministrazione e back up da parte dei sistemi informativi che, in qualunque momento, possono procedere alla rimozione di ogni file o applicazione che riterranno pericolosi per la sicurezza o non inerenti all attività lavorativa. Costituisce buona regola la periodica pulizia degli archivi, con cancellazione dei files obsoleti o inutili. Particolare attenzione deve essere prestata alla duplicazione dei dati. Il personal computer deve essere spento ogni sera prima di lasciare gli uffici e comunque protetto nelle pause durante l orario di lavoro. Il dipendente avrà cura di effettuare la stampa dei dati solo se strettamente necessaria. Le medesime prescrizioni, precauzioni e cautele, laddove applicabili e pertinenti rispetto allo specifico strumento utilizzato, devono essere osservate anche per tutti gli altri dispositivi elettronici aziendali di cui si fa uso. INTERNET Il dipendente abilitato alla rete internet, preso atto che la conoscenza della password da parte di terzi consente agli stessi l accesso alla rete aziendale, l utilizzo dei relativi servizi in nome dell utente titolare e l accesso ai dati cui il medesimo è abilitato, con possibilità di 9
10 gestione degli stessi (ad es. visualizzazione di informazioni riservate, distruzione o modifica dei dati, lettura della propria posta elettronica, uso indebito di servizi ecc.), si impegna a: - non cedere, una volta superata la fase di autenticazione, l uso della propria postazione a personale non autorizzato, in particolar modo per quanto riguarda l accesso a internet e ai servizi di posta elettronica; - non lasciare incustodita ed accessibile la propria postazione una volta connesso al sistema con le proprie credenziali di autenticazione; - conservare la password nella massima riservatezza e con la massima diligenza; - non utilizzare credenziali (user-id e password) di altri utenti, nemmeno se fornite volontariamente o di cui si ha casualmente conoscenza; - mantenere la corretta configurazione del proprio computer non alterando le componenti hardware e software predisposte allo scopo né installando ulteriori software non autorizzati; - non salvare file audio, video e file non istituzionali di qualsiasi tipo nelle connessioni di rete; - non fruire di contenuti audio/video sia in modalità streaming (es. radio) sia in modalità download; - servirsi o dar modo ad altri di servirsi della stazione di accesso a internet per attività non istituzionali, per attività poste in essere in violazione del diritto d autore o altri diritti tutelati dalla normativa vigente; - scaricare software dalla rete se non dietro esplicita e formale autorizzazione del Direttore Generale; - usare la rete in modo difforme da quanto previsto dal presente documento e dalle leggi penali, civili e amministrative in materia di disciplina dell attività e dei servizi svolti sulla rete. L installazione di software o la modifica della configurazioni, la configurazione dei servizi di accesso ad internet e di posta elettronica viene eseguita esclusivamente dal personale incaricato dalla Società. Il dipendente è civilmente responsabile di qualsiasi danno arrecato alla Società e/o a terzi in dipendenza della mancata osservazione di quanto previsto dalla presente procedura. Il dipendente può essere chiamato a rispondere civilmente, oltre che per i propri fatti illeciti, anche per quelli commessi da chiunque utilizzi il suo codice identificativo e/o password, con particolare riferimento all immissione in rete di contenuti critici o idonei a offendere l ordine pubblico o il buon costume. La violazione delle presenti disposizioni può comportare infine l applicazione delle sanzioni disciplinari previste dal vigente CCNL FederGasAcqua, rimanendo ferma ogni ulteriore forma di responsabilità penale. 10
11 POSTA ELETTRONICA La casella di posta assegnata dalla Società al dipendente è uno strumento di lavoro. Le persone assegnatarie delle caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse. L utilizzo degli strumenti di comunicazione telematici deve necessariamente fare riferimento alle procedure in essere per quanto attiene alla verifica e circolazione delle comunicazioni prodotte e ricevute. In generale, ogni comunicazione deve essere visionata e autorizzata dalla direzione di appartenenza. Al dipendente assegnatario di una casella di posta elettronica aziendale, non è consentito: - utilizzare tecniche di mail spamming cioè di invio massiccio di comunicazioni a liste di distribuzione extra aziendali o di azioni equivalenti; - utilizzare il servizio di posta elettronica per inoltrare catene di S. Antonio, appelli e petizioni (anche se possono sembrare veritieri e socialmente utili), giochi, scherzi, barzellette e altre e mail che non siano di lavoro; - allegare al testo delle comunicazioni materiale potenzialmente insicuro, così come file di dimensioni eccessive. E buona norma evitare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti e prevedendo, se del caso, l archiviazione su supporti esterni (ad es. cd, dvd, ecc.). Le comunicazioni via posta elettronica devono avere un contenuto espresso in maniera professionale e corretta, utilizzando il format di seguito indicato. Stile firma da inserire in calce ad ogni creata: 11
12 Nome e Cognome (Century Gothic px 9 Bold) Logo Dim.; Alt 1.18 cm x Largh cm Indirizzo (Century Gothic px 7) TEL. (Century Gothic px 7 Bold) numero (Century Gothic px 7) FAX. (Century Gothic px 7 Bold) numero (Century Gothic px 7) (Century Gothic px 7 Bold) nome.cognome@acquaspa.basilicata.it (Century Gothic px 7) Web (Century Gothic px 7 Bold) (Century Gothic px 7) TESTO (Century Gothic px 10.- interlinea singola) Le predette comunicazioni devono contenere, altresì, un avvertimento ai destinatari del seguente tenore: (Century Gothic px 6 Colore carattere blu) Nel rispetto delle disposizioni di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, informiamo che il contenuto di questo messaggio e degli eventuali allegati è confidenziale e riservato esclusivamente al/ai destinatario/i in indirizzo. Se ne vieta, pertanto, l utilizzo, la divulgazione o la riproduzione da parte di soggetti terzi non autorizzati. Qualora questo messaggio sia pervenuto per errore, invitiamo cortesemente a provvedere alla sua cancellazione, dopo averne dato avviso al mittente. Grazie. Nonostante si provveda sistematicamente a scansionare ogni messaggio con il software antivirus in dotazione, si declina ogni responsabilità in merito ad eventuali perdite di dati o danneggiamenti conseguenti alla ricezione del messaggio. Il destinatario è pertanto invitato ad utilizzare il proprio software antivirus. This and any attachments included are protected by legal privilege and contain confidential information. They are intended solely for the addressee and access to this e- mail by anyone else is unauthorized. If you are not the intended recipient, please, do not copy or disclose its contents but notify the sender and delete the message from your system. Thank you. Whilst we run anti-virus software on all Internet s we are not liable for any loss or damage. The recipient is advised to run his own anti-virus software. 12
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