GUIDA OPERATIVA CGM PH-NET CGM PH-NET. CompuGroup Medical Italia spa 1 di 16

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1 GUIDA OPERATIVA 1 di 16

2 INDICE INTRODUZIONE INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE Prerequisiti Verifiche preliminari Attivazione su postazione medico Attivazione su postazione segreteria Configurazione Configurazione - Abilitazione accesso ai colleghi Configurazione - Invio archivio al server remoto (solo la prima volta) UTILIZZO APERTURA CARTELLA CLINICA GESTIONE CARTELLA CLINICA SINCRONIZZAZIONE Sincronizzazione - Sincronizza archivio remoto Sincronizzazione - Altre modalità ALTRE FUNZIONALITA di 16

3 1 1.1 INTRODUZIONE rappresenta l estensione naturale di Phronesis per rispondere in perfetta coerenza a quanto previsto dal S.S.N. per le forme di associazionismo di Medicina in Rete o Miste (Gruppi e Reti, Nuclei di Cure Primarie, ecc ) e per tutte le esigenze di accesso ai dati di altri operatori sanitari all interno della stessa organizzazione associativa territoriale, nel pieno rispetto delle normativa in termini di Tutela dei dati Sensibili. I Medici di Medicina Generale che attivano i servizi hanno a disposizione una propria area all interno della quale possono trasferire, aggiornare, gestire e condividere le informazioni cliniche dei propri assistiti con i colleghi in associazione, opportunamente autorizzati. è la soluzione ideale per sollevare il Medico di Medicina Generale e l intera organizzazione associativa dalla gestione di problematiche infrastrutturali, organizzative e tecnicolegali insite nella disponibilità geografica dei dati sensibili. 1.2 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE Prerequisiti Prima di procedere con l installazione di è necessario verificare i requisiti minimi del sistema: Prerequisiti Hardware Processore: Pentium IV 1,4 Ghz (minimo) - Pentium IV 2Ghz o superiore (consigliato) Memoria RAM: 1Gb (minima) - 4Gb (consigliata) Disco rigido: almeno 20 Gb di spazio su disco disponibile Unità di backup (masterizzatore, unità di memorizzazione USB, ecc.) Mouse compatibile Microsoft Risoluzione video 1024*768 o superiore Stampante compatibile Microsoft Connessione Internet ADSL attiva e funzionante. Prerequisiti Hardware Sistema Operativo (piattaforma 32 o 64 bit): MS Windows XP Home/Professional SP3, MS Windows Vista SP2, MS Windows 7, MS Windows 8/8.1, MS Windows 8/8.1 Pro, MS Windows Server 2003, MS Windows Server 2008 Browser: Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o superiore. Per maggiori dettagli e/o per aggiornare la versione di Microsoft Internet Explorer installata, fare riferimento al sito della Microsoft Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 o successiva. 3 di 16

4 1.2.2 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione e l utilizzo del modulo è necessario verificare di avere ricevuto da CompuGroup Medical Italia gli identificativi (Username e Codice di accesso) di primo accesso al servizio. ATTENZIONE Gli identificativi si ricevono da CompuGroup Medical Italia SpA dopo aver opportunamente sottoscritto il contratto Attivazione su postazione medico Le componenti di sono già presenti su un computer dove è installato Phronesis, non esistono file installativi diversi. Tali componenti poi si attivano quando si sottoscrive il contratto del servizio NET e al propria licenza del software base viene abilitata anche sui server dei servizi NET. Di fatto non è necessario eseguire procedure di installazione particolari se non quelle di configurazione delle opzioni del modulo NET, così come spiegeremo successivamente Attivazione su postazione segreteria Per chi lavora in multiutenza si precisa che l installazione/configurazione del modulo è possibile anche su postazioni di segreteria solo e soltanto se è stato richiesto lo specifico CPI Net per l utenza di segreteria. La procedura da eseguire in tal caso è la medesima di cui al paragrafo Configurazione Dopo aver sottoscritto il contratto del servizio NET e avendo ricevuto comunicazione da CGM Italia che la propria licenza del software base risulti attiva anche sui server dei servizi NET, è possibile procedere alla configurazione del modulo accedendo alla sezione Strumenti, Configura Phronesis Net 4 di 16

5 In questa sezione è necessario impostare: Indirizzo IP del Server = secure.phronesisnet.com (valore predefinito) Archivio associato al Server = l archivio che si vuole condividere sul NET Al termine premere il pulsante in alto Salva ed Esci Configurazione - Abilitazione accesso ai colleghi Affinché i colleghi possano accedere alle proprie cartelle presenti sul server del Net, è necessario abilitarne l accesso operando come segue: posizionarsi all interno del programma sull archivio definito come associato al server (cioè l archivio che verrà inviato al NET) accedere al menù Archivio, Utenti e privilegi di accesso ed inserire il codice di accesso 5 di 16

6 inserire come Nuovo utente (medico associato) ciascuno dei colleghi facenti parte della Medicina di Rete, attraverso la voce di menù Azioni, Nuovo Utente oppure premendo il pulsante Nuovo utente 6 di 16

7 ATTENZIONE Prima di eseguire tali operazioni, assicurarsi di avere i dati reali del medico che si desidera abilitare all accesso ai propri archivi (Nome, Cognome, Codice Fiscale, Codice di accesso, Codice Timbro, ecc.). al termine delle operazioni, premere il pulsante Invia i dati dei medici al server per rendere effettive sui server del NET le modifiche effettuate. ATTENZIONE La funzione Invia i dati dei medici al server deve essere necessariamente utilizzata ogni qual volta si eseguono modifiche nei dati utente (propri o dei colleghi) nella sezione Privilegi di Accesso. Nella medesima sezione è anche possibile associare a ciascun collega un colore (di default il giallo) che identifica poi le registrazioni nuove e/o modificate da quell utente quando lavora sul NET 7 di 16

8 1.2.7 Configurazione - Invio archivio al server remoto (solo la prima volta) Per rendere disponibile il proprio archivio ai colleghi facenti parte della medicina di rete è necessario inviarlo (solo la prima volta) ai server del NET, operando come segue: accedere alla voce di menù Archivio, Invia archivio al server remoto assicurarsi che l agenda non sia attiva e che effettivamente ci si trovi sul computer dove sono presenti fisicamente gli archivi e cliccare su OK inserire le credenziali di accesso al NET fornite da CompuGroup Medical Italia e cliccare su OK 8 di 16

9 cliccare su Sì ed attendere il termine delle operazioni 2 - UTILIZZO 2.1 APERTURA CARTELLA CLINICA Il cuore di è la possibilità di gestire in maniera completa, 24h su 24, le cartelle cliniche dei colleghi, presenti sui server di medicina di rete. Per aprire la cartella clinica di un paziente di un collega basta semplicemente accedere alla sezione Paziente, Apri cartella in remoto in alternativa premere il pulsante Apri cartella in remoto oppure attraverso la combinazione rapida da tastiera CTRL+F7. Se la connessione internet è attiva, compare la maschera di inserimento credenziali 9 di 16

10 Qualora, dopo aver inserito le credenziali, si biffasse con un clic l opzione Ricorda i miei dati, il programma permette di non inserire nuovamente le credenziali alla riapertura di una nuova scheda, sin quando Phronesis non venga chiuso e nuovamente riaperto. In fase di Invio dati al server e/o Sincronizzazione, tale opzione è disattiva in quanto quei processi per loro natura ed organizzazione, sono strutturati in maniera differente dal servizio che permette di accedere alle cartelle cliniche sul NET. Dopo aver avuto l accesso al server di medicina di rete, compare la finestra di ricerca di una cartella clinica. Digitando le iniziali del paziente di cui si desidera aprire la cartella clinica in remoto, vengono proposte tutte le cartelle dei pazienti i cui cognomi iniziano con le lettere digitate. Selezionando la riga corrispondente alla cartella da aprire e premendo il tasto INVIO sulla tastiera oppure facendo doppio clic, viene aperta automaticamente la cartella clinica. 10 di 16

11 2.2 GESTIONE CARTELLA CLINICA Dopo la sua apertura, il programma riceve dal server remoto, in tempo reale, i dati della cartella clinica in questione, li copia in un archivio locale temporaneo, e la rende disponibile come se si stesse lavorando su un archivio in locale: a questo punto è possibile gestire quella cartella clinica operando come di consueto avviene nell applicativo Phronesis. Oltre alla possibilità di vedere le registrazioni fatte da altri colleghi evidenziate in un colore diverso, è possibile, accedendo alla sezione Gestione, Appunti per i colleghi, utilizzare un nuovo diario In questa sezione è possibile specificare tutto ciò che è stato registrato, ex novo o modificato, in quella cartella clinica e rendere così facilmente visibile tale informazione al medico a cui essa è in carico. Nella maschera è possibile specificare diversi campi, tra cui: Visto (V): biffare la voce se tale appunto è stato visionato dal medico interessato Data: data di registrazione Rivolto a: collega al quale rivolgere il commento Commento: corpo del messaggio che può essere un testo libero oppure un dato codificato quale diagnosi, sintomo, segno o problema 11 di 16

12 Se una cartella clinica contiene una registrazione ancora non vista dal medico (cioè per cui non è stata biffata l opzione Visto/V), all apertura di quella cartella clinica compare un alert di notifica a riguardo 2.3 SINCRONIZZAZIONE Si intende per sincronizzazione l aggiornamento delle cartelle cliniche. Tale operazione è bidirezionale, cioè: sul server remoto verranno inviate tutte le modifiche realizzate sul proprio archivio in locale sul computer locale vengono riportate tutte le modifiche realizzate dai colleghi sul proprio archivio presente sul server di Medicina in rete. La sincronizzazione riguarderà la singola registrazione clinica. Ci sono diverse possibilità per effettuare una sincronizzazione: attraverso la procedura dedicata avviabile dall interno di Phronesis 12 di 16

13 all apertura/chiusura del programma avendo aperto una cartella clinica in remoto, si cerca di aprirne o crearne una nuova oppure di chiudere quella precedentemente richiamata Sincronizzazione - Sincronizza archivio remoto Il modo più comune per eseguire la sincronizzazione dei dati è sicuramente la procedura avviabile dall interno di Phronesis, accedendo alla sezione Archivio, Sincronizza archivio remoto Dopo la consueta richiesta di accesso (maschera di inserimento credenziali), compare a video la griglia indicante le cartelle modificate ed eventualmente il tipo di modifica effettuata e l utenza che ha eseguito l operazione 13 di 16

14 Si può decidere se stampare le modifiche effettuate prima di sincronizzare l'archivio premendo il pulsante Stampa, in alternativa accedendo al menù in alto Azioni, Stampa o premendo il tasto funzione F2 sulla tastiera. La sincronizzazione verrà eseguita premendo il pulsante Sincronizza ora, in alternativa accedendo al menù in alto Azioni, Sincronizza ora o premento il tasto funzione F10 sulla tastiera. Al termine delle operazioni comparirà a video il messaggio che indicherà la fine della sincronizzazione Sincronizzazione - Altre modalità 1) Di default in Phronesis, è attiva l opzione che permette di eseguire la sincronizzazione dei dati in rete ogni qual volta venga eseguita l apertura (o chiusura) del programma. 14 di 16

15 Tale opzione, chiamata Sincronizza ad ogni accesso, è presente e modificabile all interno della sezione Strumenti, Configura Phronesis NET Mentre l opzione Verifica sincronizzazione ogni... giorni consente di specificare dopo quanti giorni si desidera che il programma chieda la sincronizzazione automatica. 2) Quando, avendo aperto una cartella clinica in remoto, si cerca di aprirne o crearne una nuova oppure di chiudere quella precedentemente richiamata, viene richiesto di eseguire una sincronizzazione per salvare i dati appena inseriti/modificati/cancellati. Rispondendo Sì, i dati vengono inviati direttamente al server di rete e salvati. Rispondendo No i dati memorizzati verranno persi e compare un ulteriore alert 15 di 16

16 Ovviamente, per salvare i dati e sincronizzarli occorre avere attiva la connessione internet. 2.4 ALTRE FUNZIONALITA Tra le opzioni di configurazione di CGM-PHNET è possibile inibire l'accesso al proprio archivio durante il proprio orario di studio. In questa maniera, qualsiasi collega cerchi di accedere ad una cartella di un paziente presente nell'archivio è inibito all'accesso sull'archivio stesso. Per attivare tale opzione, selezionare la voce di menu Strumenti, Configura Phronesis NET. Nella finestra che compare è possibile specificare l'inibizione attivando con un clic l opzione Inibire l accesso al proprio archivio durante la sessione. 16 di 16

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