Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Novembre Anno VI - nr. 62 Link Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra CRM & Offer Management è l applicativo software leader in Italia per l Organizzazione delle Attività Commerciali e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia da Softeam, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni connesse alle relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra?... Ma se siamo in crisi!... Di ritorno dalla fiera? Formato DOCX di Microsoft Word 2007 Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 1 di 8

2 Lyra?... Ma se siamo in crisi!... E mentre finanzieri, analisti economici e riviste specializzate si scervellano per capire se la crisi che ci ha colpito è come quella del 29 oppure no, se ci sarà la recessione o la ripresa, se l andamento sarà a V oppure a L, mentre assistiamo sgomenti ieri al crollo ed oggi al rally degli indici di borsa, mentre controlliamo e ricontrolliamo con il nostro home banking la situazione del nostro estratto conto e malediciamo il giorno in cui la banca ci ha rifilato quel fondo di investimento proviamo anche a fare qualche ragionamento relativo agli investimenti aziendali nel settore informatico, e visto che questa newsletter, non a caso, si chiama Lyra News, vediamo come un software come Lyra può essere più o meno utile in un momento di difficoltà economiche, come quello che stiamo attraversando. Partiamo dalla constatazione che quando il mercato va a gonfie vele, o comunque nei periodi di vacche grasse, si vende quello che si produce, nel senso che di solito è la produzione che fa fatica a stare dietro ai ritmi delle vendite, che si vende e si margina senza grossi problemi, che in fondo in fondo, se si vende e si margina, magari non è poi così necessario organizzare meglio la propria attività commerciale, e quindi uno strumento per il CRM e l organizzazione dell attività commerciale potrebbe essere visto come una complicazione inutile, di cui magari si potrebbe anche fare a meno. Al contrario, nei periodi di magra, quando il mercato si fa difficile, allora si produce quello che si vende, vale a dire che organizzare in modo efficace la parte commerciale e sapere cogliere ogni minima opportunità di vendita, diventa non solo fondamentale, ma addirittura vitale. È in questi periodi che il Direttore di Produzione guarda con una certa sottile tensione all evolversi dell attività commerciale. I commerciali non sono più dei fastidiosi rompiscatole che sollecitano le date di consegna, non sono più i guastafeste che, cogliendo le esigenze dei clienti, chiedono modifiche in corso d opera, non sono più quelli che stressano l Assistenza perché prestino l attenzione dovuta al Cliente: ci sono anche loro e il successo delle loro trattative diventa un elemento determinante per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il Cliente è sempre centrale per un Azienda, ma quanto lo sia lo si capisce soprattutto in momenti come questo. Dimenticarsi di richiamare un contatto, dimenticarsi una mail che si doveva inoltrare, arrivare in ritardo a cogliere l attimo per sollecitare una risposta ad un offerta, non avere il polso delle offerte aperte, non essere in grado di capire su quali trattative spingere e su quali sia inutile perdere tempo perché lo storico delle attività ci fa capire che il Cliente non vuole o non può decidere, sbagliare nello stendere un offerta perché il copia e incolla qualche volte fa brutti scherzi e la tensione nervosa peggiora la situazione. tutto questo può fare la differenza tra una trattativa conclusa positivamente e la delusione di un opportunità persa. Ecco allora che un software come Lyra può contribuire in maniera determinante al successo del commerciale, mettendo a disposizione della struttura di vendita tutti gli strumenti utili per arrivare in maniera più rapida e precisa a stendere la propria offerta, a presentare al meglio il valore aggiunto delle proprie proposte commerciali, a cogliere anche le opportunità meno evidenti e più marginali, ad avere sotto controllo, in ogni momento, l evolversi del portafoglio offerte e delle trattative in corso. info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 2 di 8

3 Di ritorno dalla fiera? Di ritorno da BiMu? Tecnargilla?.. Marmomacc?... settembre e ottobre sono stati due mesi intensi per le fiere.. e poi c è il meeting, il convegno, l openhouse sono numerose le occasioni in cui ci si ritrova con un mazzetto di biglietti da visita, che poi il più delle volte restano sparsi sulla scrivania, o finiscono i loro giorni in qualche cassetto. La soluzione oggi esiste, è semplice ed economica, e si chiama Lyra Business Card, un modulo opzionale di Lyra che permette di acquisire i dati anagrafici direttamente dai biglietti da visita dei clienti, aggiornando automaticamente l anagrafica dei vostri contatti. Come funziona? Innanzi tutto serve uno scanner: il modello CardScan è sufficientemente piccolo da poterlo portare con sé o lasciare sulla scrivania. Alimentato tramite USB, non necessita di nessun cavo di alimentazione e acquisisce un biglietto da visita a colori in circa 3 secondi. La tecnologia OCR (Optical Character Recognition) è dotata di migliaia di regole di riconoscimento dei campi dei biglietti da visita, allo scopo di individuare facilmente qualsiasi sfumatura di una corretta lettura di tutti i tipi di biglietti da visita. Ad esempio, il software di CardScan riconosce una vastissima quantità di modi di segnalazione del numero telefonico sui biglietti da visita, come telefono, tel:, T:. Una volta scannerizzato e interpretato il testo del biglietto da visita, tocca a Lyra Business Card. Il software confronta i dati acquisiti con quelli presenti nell anagrafica di Lyra, verificando se si tratta di un nuovo contatto da aggiungere oppure di un contatto già presente, per il quale eventualmente aggiornare solo alcuni dati. E magari, una volta acquisiti i nominativi degli ospiti che sono passati a trovarci in fiera, è possibile, utilizzando Lyra Mass Mailing, inviare una personalizzata di ringraziamento ai visitatori del nostro stand! Lyra Business Card e Lyra Mass Mailing sono moduli opzionali di Lyra. Per ogni informazione o per ricevere un offerta specifica vi invitiamo a contattare la Direzione Commerciale Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 3 di 8

4 Formato DOCX di Microsoft Word 2007 Per la produzione dei documenti di offerta, Lyra fa ampio uso di Microsoft Word. Se fino alla versione 2003 di Office non c erano grossi problemi di coesistenza tra le diverse versioni di Word incluse nei corrispondenti pacchetti Office (a partire da Office 97, e poi 2000, XP, ), la diffusione di Office 2007 sta invece creando qualche problema di compatibilità con le sue versioni precedenti. Questa incompatibilità deriva, ad esempio, dal fatto che Word 2007 salva i files in un nuovo formato Microsoft Open Office XML Format" caratterizzato dall'estensione DOCX, che non può essere aperta con le versioni precedenti di Word, che utilizzano invece l estensione DOC. Considerato che Office 2007 non ha ancora raggiunto una diffusione significativa, è importante fare in modo di assicurare la compatibilità di un file salvato con Word 2007, in maniera da renderlo leggibile anche da chi utilizza ancora una versione precedente di Word. La maniera più semplice ed efficace per fare in modo che Word 2007 salvi automaticamente in formato DOC è quella di configurare correttamente questa funzione da Word 2007: aperto il programma, cliccare sul simbolo Office (in alto a sinistra), dal relativo Menù selezionare il pulsante Opzioni di Word e nella finestra che si apre scegliere Salvataggio dal menù verticale sulla sinistra, e nella prima casella specificare il formato di salvataggio desiderato (nel caso considerato, si intende il formato di Office 2003). In questo modo qualunque versione Office precedente, potrà senza alcun problema operare su un documento generato da Word Ma che fare se si ha ancora una versione precedente di Office e si riceve un file nel nuovo formato? In questo caso ci viene comunque in aiuto Microsoft, che rende disponibile un tool Compatibility Pack, che risolve questo problema e consente non solo di aprire file ricevuti nel nuovo formato, ma anche di modificarli e salvarli, consentendo così di beneficare dei vantaggi del nuovo formato anche ai non possessori di Office Per chiarimenti sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a scrivere una a. info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 4 di 8

5 Tips & Tricks... (consigli per l uso) D.: Nelle nostre offerte, ci succede spesso di completare la proposta di fornitura con prodotti di terze parti (in particolare si tratta di etichettatrici, e pesatrici all interno dei nostri impianti di packaging). Queste apparecchiature, che potremmo assimilare ad accessori, sono teoricamente proponibili in quasi tutte le nostre tipologie di offerta. D altra parte, per scelta aziendale, nel configuratore di prodotto, che utilizziamo anche per la stampa dei listini, non vorremmo inserire componenti che non siano di nostra produzione R.: La soluzione migliore, già sperimentata da diversi clienti, è quella di creare, da Configurazione-Tabelle- Offerte, una specifica famiglia di prodotti (Es. terze parti ) e le relative sottofamiglia (Es. etichettatrici, pesatrici ), andando a rappresentare la relativa componentistica nel configuratore di prodotto con strutture distinte, evitando in questo modo di sporcare gli alberi che fanno riferimento alla produzione aziendale. In questo modo, pur non essendo etichettatrici, pesatrici, ecc. rappresentate nell albero master di un offerta, sarà possibile inserirle con una sorta di copia/incolla in fase di creazione di ogni singola offerta. Vediamo come. Nella forma Struttura Offerta (3 di 4) evidenziare il componente al di sotto del quale si desidera inserire il prodotto esterno ; scegliere la prima icona in alto a sinistra e selezionare l opzione Importa Ramo. segue info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 5 di 8

6 Si apre la finestra Gestione Prodotti da cui è possibile selezionare la struttura del componente esterno (Pesatrice, nell esempio) e da Strumenti cliccare su Seleziona Ramo. Dal prodotto corrispondente alla riga selezionata, sarà possibile selezionare un ramo da inserire all interno dell offerta in lavorazione. Sul ramo importato, e su tutti i suoi componenti, sarà eventualmente possibile operare a tutti gli effetti con i normali strumenti disponibili secondo il Profilo Utente dell operatore (selezione/deselezione nodi, modifiche su descrizioni, prezzi, sconti, documenti associati ). Per chiarimenti sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a scrivere una a. info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 6 di 8

7 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare dieci distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria ACIMAC (macchine e attrezzature per ceramica) ACIMALL (macchine per la lavorazione del legno) ACIMGA (macchine per l'industria grafica, cartaria e affini) ACIMIT (macchine per l'industria tessile) ASSOMAC (macchine e stampi per materie plastiche e gomma) ASSOCOMAPLAST (macchine per calzature, pelletteria e conceria) CONFINDUSTRIA MARMOMACCHINE (macchine e attrezzature per la lavorazione delle pietre naturali) GIMAV (macchine e accessori per il vetro) UCIMA (macchine per confezionamento e imballaggio) UCIMU (macchine utensili, robot e automazione rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (info riservate agli Associati Federmacchine): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 7 di 8

8 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Giugno Luglio/Agosto Settembre Ottobre Il configuratore grafico di Lyra ClickYes per Lyra Mass Mailing Antivirus? Si, ma aggiornato! Tips & Tricks (consigli per l uso). Attività categorizzate e Progetti A luglio compri Lyra con il bonus La stazione meteo più alta del mondo è un cliente Lyra! Skype in azienda. Nuova versione 3.0 Tips & Tricks (consigli per l uso). Find&Replace sull anagrafica Nooo, guardi siamo già a posto! Nuovo indirizzo per l assistenza Lyra Foxit Reader: e dimenticatevi Acrobat! Tips & Tricks (consigli per l uso). Filtrare le ricerche sull anagrafica Al via i lavori su Lyra Service Rinnovata la certificazione Oracle di Softeam Microsoft Windows Search Tips & Tricks (consigli per l uso). Controllare un componente in offerta La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News - novembre Pag. 8 di 8