Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Comune di Bologna, Settore Comunicazione e rapporti con i cittadini Firma del responsabile della candidatura Anna Rita Iannucci - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Sviluppo Intranet Responsabile: Cognome: Iannucci Nome: Anna Rita Telefono: Ruolo: Direttrice settore Comunicazione e rapporti con i cittadini Referente: Cognome: Avezzù Nome: Gilberto Telefono: Ruolo: Responsabile progetto intranet Durata dell intervento in mesi : 11 Periodo di realizzazione: da 02/01/2009 a 30/11/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali) 0 Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Gestione on-line dei seguenti servizi rilasciati a tutto il personale: 1) pubblicazione di tutti i documenti riguardanti il rapporto di lavoro, riorganizzati per singole voci; 2) distribuzione e consultazione dei cedolini buste paga e dei cartellini presenze del personale; 3) rubrica e agenda personali; 4) richieste assistenza manutenzione e acquisto materiali hardware, software e tlc; lettura a video fatturazioni per consumi di telefonia mobile aziendale; area dove scaricare le regole e le istruzioni per la gestione dell immagine coordinata e l autoproduzione di carta intestata e modelli per presentazioni a video di documenti. Gestione on-line dei seguenti servizi rilasciati finora al personale dei tre settori pilota: 1) richiesta e approvazione ferie; 2) accesso alla bacheca virtuale di settore. Accesso a teamroom virtuali per gruppi d interesse o d inquadramento professionale, finora riservati a: 1) dirigenti; 2) personale dei quartieri; 3) personale addetto a servizi avanzati di ICT

6 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Estendere i servizi on-line di amministrazione del personale e miglioramento della comunicazione interna, specie del personale decentrato e di gruppi distinti per profili d inquadramento, già sperimentati con successo in settori pilota, per: 1) ridurre i costi di gestione e migliorare l efficienza amministrativa, 2) ridurre i costi di produzione e archiviazione della documentazione cartacea e di gestione delle risorse prenotabili; 3) ridurre in generale l utilizzo della carta. Adottare nuove soluzioni rese disponibili dal mondo open source e in ottica web 2.0 per: 1) rafforzare e diffondere il senso d appartenenza alla comunità aziendale; 2) agevolare il flusso circolare delle informazioni al fine di garantire un ritorno anche al centro e al vertice delle informazioni generate alla periferia e alla base, 3) individuare migliori soluzioni organizzative orientate ai bisogni dell utente. 2ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: A diversi livelli organizzativi sono stati creati i seguenti gruppi di lavoro dedicati: 1) un gruppo di progetto composto dai direttori dei tre settori pilota, Comunicazione, Sistemi Informativi, Personale; 2) un team di sviluppo composto da funzionari dei settori Sistemi informativi e Comunicazione diretto da un dirigenti dei S.I.; 3) un team di manutenzione composto da uno staff informatico che si avvale anche di collaborazioni esterne; 4) gruppi redazionali decentrati che operano in diversi settori

7 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): - Analisi dei bisogni e delle attese dei nuovi servizi espressi da testimoni significativi individuati nei singoli settori d intervento. - Benchmarking sulle intranet esistenti a livello nazionale e internazionale. - Seminari formativi condotti da esperti nazionali del settore e rivolti ai gruppi dedicati. dati di funzionamento (specificare quali): Analisi dei dati statistici sull accesso e l uso dei servizi offerti dal portale. Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) - Ridurre i costi di amministrazione del personale e di gestione delle risorse prenotabili. - Abbattere i costi di produzione e conservazione del materiale cartaceo e di gestione del software operativo e dell hardware. - Ottenere un maggior coinvolgimento del personale in fase di utilizzo e gestione dei servizi interni loro offerti per migliorarne l efficienza e l efficacia. - Migliorare la comunicazione e l interazione interna. - Rafforzare il senso d appartenenza alla comunità professionale. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) - Rilascio a tutto il personale delle funzioni di gestione online della matricola (richiesta/approvazione ferie e altre assenze) già consolidate nei settori pilota. - Estensione a tutto il personale del servizio di prenotazione on-line dalla propria postazione di lavoro delle risorse disponibili (auto aziendali, sale ecc) data la nuova situazione logistica creatasi con l apertura delle nuova sede, nella quale sono stati concentrati numerosi uffici precedentemente sparsi nel territorio. - Estensione a tutto il personale della bacheca virtuale di settore e generale incentivazione dell utilizzo di tecnologie di tipo social-media (teamroom, mappe interattive con informazioni georeferenziate sui servizi disponibili nel territorio) sperimentate con successo in settori e gruppi di lavoro pilota. Contribuire in maniera significativa all eliminazione della carta. - Rafforzamento e divulgazione, tramite l intranet aziendale, del processo di progressiva migrazione dall uso di programmi proprietari alla piattaforma open-office. - Realizzazione nell ambito della Intranet della nuova Rubrica del personale in servizio presso i diversi uffici integrata con i diversi strumenti di comunicazione ( , sms, ) ed integrazione con il sistema di gestione della Organizzazione. Graduale introduzione di un processo di virtualizzazione dei server. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento - Semplificazione delle procedure di gestione del personale con eliminazione della carta e riduzione del numero degli uffici matricola. Riduzione del numero di autovetture a disposizione del personale ubicato nella nuova sede con relativa riduzione dei costi di gestione dei mezzi. - Migliore utilizzo delle sale riunioni e delle relative attrezzature in esse disponibili (accessi alla rete, video proiettori e ecc.). - Costituzione in ogni settore di redazioni autonome per lo sviluppo della comunicazione interna. - Riduzione degli spostamenti giornalieri del personale assegnato alla nuova sede, alla sede storica e alle sedi di quartiere. - Miglioramento della comunicazione interna anche a beneficio delle sedi decentrate con aumento delle conoscenze e della consapevolezza dei servizi a disposizione del personale e delle abilità nell uso delle nuove tecnologie per l informazione. - Consolidamento del senso di appartenenza alla comunità professionale

10 - Riduzione dei costi di gestione e manutenzione dei programmi proprietari di software operativo e dei server. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Sviluppo di una intranet aziendale ricca di servizi interattivi (in ottica Web 2.0) sempre più orientata alle esigenze degli utenti e non solo all organizzazione che contribuisca alla riduzione dei costi di gestione e amministrazione

11 2LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Realizzazione ed attivazione per tutto il personale del servizio di prenotazione on-attivazionline dalla propria postazione di lavoro delle risorse aziendali disponibili (autonuova funzionalitànumero di richieste di prenotazione dellanumero di utenti attivati aziendali, sale ecc). per tutti gli utenti effettuate Realizzazione dei nuovi servizi facenti capo agli uffici matricola e rilascio a tutto ilattivazione dellanumero di servizi attivati personale delle funzioni di gestione online della matricola (richiesta/approvazionenuova funzionalitànumero di utenti attivati ferie e altre assenze) in parte già consolidate nei settori pilota. per tutti gli utenti Numero di richieste effettuate Estensione a tutto il personale della bacheca virtuale di settore e generaleattivazione dellanumero di utenti attivati (raggiunti incentivazione dell utilizzo di tecnologie di tipo social-media (teamroom, mappenuova funzionalitàdai nuovi strumenti) interattive con informazioni georeferenziate sui servizi disponibili nel territorio) per tutti gli utenti sperimentate con successo in settori e gruppi di lavoro pilota. Rafforzamento e divulgazione, tramite l intranet aziendale, del processo diintegrazione conavvio in Esercizio della nuova progressiva migrazione dall uso di programmi proprietari alla piattaforma open-opeoffice e contestuale migrazione della Intranet da piattaforma proprietaria aattivazione della Office eversione della Intranet piattaforma Open. nuova versione Open della Intranet Realizzazione nell ambito della Intranet della nuova Rubrica del personale inattivazione dellanumero di utenti attivati (raggiunti servizio presso i diversi uffici integrata con i diversi strumenti di comunicazionenuova funzionalitàdai nuovi strumenti) ( , sms, ) ed integrazione con il sistema di gestione della Organizzazione per tutti gli utenti

12 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Eliminazione della documentazione cartacea per richiesta/autorizzazione ferie e altri motivi d assenza. Riduzione del 28% del numero di autovetture a disposizione del personale assegnato alle nuova sede. Riduzione acquisto e manutenzione video proiettori e altro materiale per riunioni a disposizione dei singoli uffici. Costituzione di 33 redazioni decentrate in altrettanti settori dell Amministrazione Riduzione dei server in uso nell Amministrazione, del loro consumo e relativa manutenzione Indicatore (descrizione e unità di misura) Almeno una decina di richieste l anno per le persone abilitate all uso della intranet aziendale Riduzione dalle attuali 63 a 45 autovetture a disposizione del personale dislocato nella nuova sede Almeno 3 richieste anno per ciascuno dei 18 settori Due o tre nuovi abilitati alla redazione di contenuti della intranet aziendale per settore senza aumenti del personale. Il redattore infatti è un operatore assegnato anche ad altre mansioni. Riduzione del 50% dei server operanti con relativa riduzione del 10% dei costi di manutenzione hardware e software. Target Tutto il personale abilitato all accesso alla rete aziendale. Circa 1200 persone operanti nella nuova sede Tutti gli uffici dei 18 settori ubicati nelle nuova sede Personale dei 33 settori/quartieri finora non inclusi nel processo redazionale dei contenuti di settori e dell Amministrazione Tutte le circa 3500 postazioni informatiche presenti in Amministrazione 3LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 12 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti - 4 Definizione delle policy e 30 coordinamento delle attività Funzionari - 6 Sviluppo e applicazione delle policy 240 Altro personale - 2 Sviluppo e aggiornamento del sistema informatico Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) - 30 dirigenti per le funzioni di coordinamento e sviluppo delle attività mirate alla creazione delle bacheche virtuali di settore e alla costituzione delle rispettive redazioni e dei piani redazionali funzionari/operatori referenti della comunicazione per ciascun settore/quartiere dell Amministrazione. - Un referente della società informatica esterna incaricata dello sviluppo del sistema

13 4LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) - Scambio di buone pratiche e organizzazione di seminari in collaborazione con la Regione Emilia Romagna. - Scambio di buone pratiche con altri Comuni. - Partecipazione a seminari specifici organizzati dal Politecnico di Milano. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza - Supporto da parte del fornitore di servizi applicativi per la progettazione e lo sviluppo della nuove funzionalità della Intranet e la gestione delle migrazioni su piattaforma Open. - Consulenze occasionali per lo sviluppo di nuovi strumenti di social-media. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione E stato costituito un Comitato Guida del progetto composto dalle Direzioni dei settori Comunicazione, Personale e Organizzazione, Sistemi Informativi che ha il compito di definire le linee guida del progetto e di mantenerle coerenti con le strategie aziendali, curando il rapporto con la Direzione Generale e il Comitato di Direzione Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento delle attività viene assicurato dal gruppo di lavoro operativo che è stato costituito attraverso la individuazione di alcuni operatori dei settori guida. Il gruppo di lavoro supporta il responsabile del progetto in tutte le attività di programmazione e conduzione delle attività e cura il coinvolgimento delle altre strutture organizzative coinvolte nelle attività di progetto

14 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Definizione del piano delle attività e monitoraggio dello stato di avanzamento delle stesse attraverso incontri periodici Analisi periodica delle statistiche sugli accessi on-line ai servizi proposti. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti - Incontri periodici dei gruppi di lavoro dedicati. - Relazioni ai Comitati di Direzione. - Seminari formativi per i componenti delle redazioni decentrate. - Pubblicazione dei risultati raggiunti per ogni singolo step e per ogni servizio rilasciato nelle sezioni informative della intranet rivolte a tutti i dipendenti e nelle bacheche virtuali di settore. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi - Reale coinvolgimento degli utenti nelle fasi di sviluppo e realizzazione dei nuovi servizi mirando a garantire la soddisfazione e la visibilità degli operatori coinvolti, soprattutto a quelli cui si chiede una attività supplementare e non esclusiva. - Superamento delle resistenze al cambiamento per gli operatori meno abituati all utilizzo delle nuove tecnologie

15 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Gantt relativo alla tempistica del piano Fase 1 gen-09 feb-09 mar-09 apr-09 mag-09 giu-09 lug-09 ago-09 set-09 ott-09 nov-09 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase

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