Il Consiglio Nazionale Forense (C.N.F.), l Organismo Unitario dell Avvocatura (O.U.A.), l Associazione Italiana Giovani Avvocati (A.I.G.A.

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1 Il Consiglio Nazionale Forense (C.N.F.), l Organismo Unitario dell Avvocatura (O.U.A.), l Associazione Italiana Giovani Avvocati (A.I.G.A.), l Unione Camere Civili (U.C.C.), l Unione Camere Penali Italiane (U.C.P.I.), congiuntamente sottopongono al Garante per la protezione di dati personali, affinché ne valuti la conformità a leggi e regolamenti e ne curi quindi la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e l allegazione al Codice Privacy, con Decreto del Ministro di Giustizia (nella specie sub «A.6»), il presente CODICE DI BUONA CONDOTTA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN - PREAMBOLO considerati a) l'art. 27 Dir. 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del , che incoraggia l'elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificità settoriali, alla corretta applicazione delle norme nazionali d attuazione degli Stati membri dell Unione Europea; b) l art. 12 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.L.vo n. 196), che attribuisce al Garante Privacy il compito di promuovere, nell'ambito delle categorie interessate e nell'osservanza del principio di rappresentatività, la sottoscrizione di tali codici; c) l art. 135 del Codice in materia di protezione dei dati personali, volto all adozione di regole di disciplina del trattamento effettuato dai liberi professionisti per lo svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla L n. 397 o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria; d) la Deliberazione n. 3 del Garante per la protezione dei dati personali (pubblicata in G.U., Serie gen., n. 50 del ) con cui, nel disporre la formale riapertura dei lavori sul codice ex art. 135 D.L.vo n. 196/03, i rappresentanti di categoria dell avvocatura e le associazioni forensi tutte sono state sollecitate a partecipare ai lavori per la sua stesura; ritenuta e) la necessità d evitare gli equivoci lessicali che potrebbero insorgere in relazione alle Pag. 1 di 1

2 norme comportamentali introdotte dal Codice ex art 135 T.U. Privacy, attinenti alla buona condotta da serbare nell espletamento del mandato ricevuto da parte del professionista forense, già comunque vincolato da norme di natura deontologia stricto sensu intese non presenti per altri settori sociali - di cui al Codice Deontologico Forense; affermano che f) per l Avvocatura riveste primario interesse la materia della tutela del segreto professionale e della protezione dei dati personali, attese le interferenze sulla privacy che derivano dall esercizio del diritto alla prova nell attività giurisdizionale, dallo svolgimento delle investigazioni difensive nel processo penale e, più in generale, del diritto di difesa nelle sue varie esplicazioni ed ambiti, in particolare dopo l entrata in vigore del D.L.vo n. 196/2003 di riordino della disciplina; g) il testo che segue è frutto di una meditata intesa tra i su indicati soggetti, all esito degli incontri tenutisi a Roma, presso l Ufficio del Garante Privacy il 19 luglio 2006 e presso il C.N.F. il 05 e 26 gennaio 2007, il 22 e 23 febbraio 2007 e il 13 marzo 2007, ed appare adeguato in rapporto alle esigenze dovute alle peculiarità dell attività forense e alla spesso contrapposta tutela dei dati personali, tenuto anche conto delle Regole di comportamento del penalista nelle investigazioni difensive ex L. n. 397/2000, approvate da U.C.P.I e divenute nel tempo un utile punto di riferimento etico condiviso per questa particolare attività di patrocinio svolta in sede penale. Capo I - Principi generali, Ambito di applicazione e Definizioni Art. 1. Principi generali 1. Le specificità dell attività forense rendono indispensabile che, a tutela dei diritti della persona e a salvaguardia del diritto di difesa, alcuni aspetti della professione forense vengano regolamentati in modo uniforme. 2. Le presenti disposizioni vengono sottoscritte con l obiettivo di conferire maggior certezza e chiarezza alla materia della protezione dei dati personali, che può interferire con l esercizio del diritto di difesa. 3. Il trattamento dei dati personali nell esercizio dell attività forense non necessita di autorizzazione da parte del Garante, che ne ha rilasciate alcune di carattere generale, con validità erga omnes, periodicamente rinnovate, né di regola di notificazione. 4. Il presente codice concorre a disciplinare le attività di investigazione difensiva svolte ai sensi della Legge. n. 397/2000 e le altre prestazioni professionali dell Avvocato, di ricerca, acquisizione e utilizzo di dati, notizie e documenti, in relazione agli istituti e ai principi generali del trattamento dei dati personali. 5. Le disposizioni che seguono sono volte ad integrare le norme del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.L.vo n. 196/03, esclusa ogni rilevanza dei dati anonimi. 6. L esercizio del diritto di difesa della persona, costituzionalmente tutelato ex art. 24 cost., è prevalente rispetto alla protezione dei dati personali e della riservatezza, in Pag. 2 di 1

3 quanto il primo è sempre da considerarsi di rango superiore, in particolare quando afferisca alla tutela in sede penale sia del diritto di difesa dell imputato o indagato, sia della persona offesa, del danneggiato civile da reato o dell ente che agisca ex art. 91 c.p.p., nonché alla salvaguardia in sede civile, penale, amministrativa e tributaria di diritti inerenti alla persona, alla famiglia, ai minori, al patrimonio e ad altre libertà fondamentali e diritti inviolabili dell individuo. 7. È fatta espressamente salva l autonoma valenza del Codice Deontologico Forense, con particolare riguardo alla materia della tutela del segreto professionale e delle garanzie da apprestare in occasione delle operazioni costituenti trattamento dei dati personali. 8. Il trattamento dei dati personali da parte degli esercenti la professione forense va effettuato secondo liceità e correttezza e nel rispetto delle presenti norme di comportamento, la cui violazione può assumere rilevanza deontologica, quale illecito disciplinare. Art. 2. Ambito di applicazione 1. Sono sottoposti alle disposizioni del presente Codice: a) gli iscritti agli Albi territoriali forensi e ai relativi Registri, Sezioni ed Elenchi, tenuti dai Consigli degli Ordini degli Avvocati, nonché gli Avvocati stranieri legittimamente esercenti la professione legale in Italia, come singoli o anche in forma associata o societaria; b) l attività giurisdizionale e quella di consulenza e assistenza stragiudiziale riservata, ancorché svolte tramite collaboratori, dipendenti o ausiliari. Art. 3. Definizioni 1. Per Avvocato vengono intesi i soggetti di cui al precedente art. 2 lett. a). 2. Per dato personale s intende ai sensi dell art. 4 lett. b) Codice in materia di protezione dei dati personali, ogni tipo d informazione concernente un individuo, una persona giuridica, un ente o un associazione, ivi compresi numeri e codici ancorché riferibili a soggetti non immediatamente identificabili; peraltro la disciplina generale si applica a prescindere dal fatto che si tratti di dati comuni, identificativi, sensibili, giudiziari, biometrici o di altri dati diversi che presentino rischi specifici nel trattamento, qualunque sia il supporto che li contiene. 3. Per trattamento s intende l attività riconducibile alle operazioni specificate dall art. 4, comma 1 lett. a), D.L.vo n. 196/03 ancorché effettuata con mezzi diversi da quelli elettronici concernenti sia le attività di investigazione difensiva svolte ai sensi della legge. n. 397/2000, sia le indagini per la ricerca, acquisizione e utilizzo di dati, notizie e documenti funzionali all incarico professionale conferito. 4. Per interessato s intende colui a cui i dati personali si riferiscono e che possono essere conosciuti dal professionista nello svolgimento della difesa, quale cliente, assistito o terzo, ovvero soggetto i cui dati personali emergano a qualsiasi titolo nell ambito dell attività professionale. 5. Per titolare del trattamento s intende, ai sensi dell art. 28 D.L.vo n. 196/03, il singolo professionista con nomina fiduciaria od officiosa, l associazione o la società Pag. 3 di 1

4 professionale, quali soggetti muniti di autonomo potere decisionale e di controllo, che procedono al trattamento dei dati personali e alla loro protezione. Sono titolari del trattamento anche i codifensori della stessa parte assistita nonchè gli avvocati che, al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati dal cliente a concorrere all opera professionale in qualità di consulenti o domiciliatari. 6. Per responsabile del trattamento s intende, ai sensi dell art. 29 D.L.vo n. 196/03, l esperto che effettua il trattamento e le altre operazioni, anche in tema di misure di sicurezza, sulla base delle direttive impartite dal titolare che lo ha designato. 7. Per incaricato del trattamento, s intende, si sensi dell art. 30 T.U. Privacy, la persona fisica che svolge le singole operazioni secondo le istruzioni ricevute dal titolare e/o dal responsabile e sotto la loro vigilanza, quale persona addetta alla segreteria dello studio legale, praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, collaboratore anche dedito a compiti amministrativi, ausiliario, sostituto processuale, stagista. Peraltro, ove non sia autonomo titolare, anche il consulente tecnico di parte o comunque il perito o altri ausiliari concorrenti all attività professionale possono assumere la figura d'incaricato dell Avvocato per il trattamento dei dati personali. 8. Per informativa s intende la comunicazione, scritta od orale, fornita ex art. 13 T.U. Privacy all interessato affinché possa procedersi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, salvo quando, ai sensi della legge 196/2003, l obbligo di informativa non si applica; questa: a) dev essere di regola previamente fornita all atto della registrazione o, se successiva, della prima comunicazioni dei dati personali; b) deve possedere il requisito della idoneità, dovendo essere congrua rispetto agli scopi informativi imposti dalla legge in capo a colui che effettua il trattamento; c) deve sinteticamente indicare: finalità e modalità del trattamento; natura obbligatoria o no del conferimento dei dati; conseguenze della mancata risposta; nome del responsabile se designato e delle categorie d incaricati a cui i dati possono venire comunicati; diritti dell interessato ex art. 7 T.U. Privacy; estremi d identificazione del titolare; d) può consistere, in particolare allorquando venga data al cliente e alla parte assistita, in formule sintetiche e colloquiali, senza necessità che vengano indicati elementi già noti all interessato, precisandogli però sin da subito se verranno raccolti i suoi dati presso terzi; e) sono fatte salve le eccezioni previste ai fini dell esecuzione di obbligo normativo nazionale o comunitario, anche di natura regolamentare, ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive in sede penale di cui all art. 13, co. 5 lett. b) della legge 196/2003,, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, arbitrale o di conciliazione, e comunque per le attività prodromiche a tutelare, anche in sede amministrativa, l interesse giuridicamente rilevante dell assistito ancorché in attività extraprocessuale. 9. Per consenso s intende la manifestazione di volontà, resa liberamente in modo specifico, occorrente ex art. 23 T.U. Privacy perché possa effettuarsi il trattamento o, comunque, una o più operazioni sui dati personali, sul presupposto che l interessato abbia ricevuto una valida informativa. Il trattamento: a può prescindere dal consenso nei casi previsti dalla legge, per l esecuzione di un Pag. 4 di 1

5 obbligo normativo nazionale o comunitario, anche di natura regolamentare, e ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive in sede penale o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, arbitrale o di conciliazione, e comunque per le attività prodromiche a tutelare, anche in sede amministrativa, l interesse giuridicamente rilevante dell assistito ancorché in attività extraprocessuale; b richiede che il consenso venga documentato da chi lo riceve, ove già non sia rilasciato per iscritto da chi lo presta, nei casi in cui i dati personali siano trattati in deroga al principio di necessità o per finalità scientifico giuridiche volte a coadiuvare la formazione permanente del professionista forense. Capo II Regole di condotta e cautele nella conservazione dei dati personali Art. 4. Regole generali di condotta 1. Nel trattamento dei dati, per scopi determinati e legittimi, l Avvocato adotta, nell'esercizio della sua attività professionale e in armonia con la legge, i regolamenti e la normativa deontologica, le misure atte a garantire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali i dati si riferiscono; 2. Nell'ipotesi in cui più Avvocati usufruiscano di spazi comuni per il separato esercizio delle rispettive attività professionali, essi dovranno adottare gli accorgimenti necessari affinché i dati non pervengano nella sfera di conoscenza di altri soggetti non aventi titolo al trattamento. 3. L'Avvocato adotta nel proprio studio professionale, a protezione dei dati personali, ogni misura idonea a tutelare la loro integrità, evitando ogni azione diretta a modificare le informazioni e i documenti e a impedire la loro distruzione, cancellazione, accesso indebito o trasmissione non autorizzata o il mancato tempestivo ripristino, e a tale scopo: a) assicura il più diligente rispetto delle misure minime di sicurezza prescritte dall'allegato B al D.L.vo n. 196/03, in particolare evitando lo scambio di corrispondenza, se contenente dati sensibili o giudiziari, senza adeguata protezione; b) garantisce idonee protezioni, nell esercizio delle facoltà defensionali che si traducano nell'acquisizione anche informale di notizie, dati e documenti connotati da un elevato grado di riservatezza o da rischi specifici, in particolare: - nel trattamento dei dati effettuato nelle investigazioni difensive svolte in sede penale ai sensi della legge n. 397/00, con particolare riguardo al materiale deliberatamente non utilizzato in alcun procedimento e/o giudizio ai sensi dell art. 327 bis, I co. c.p.p.; - nell acquisizione di nastri, supporti digitali, registrazioni occulte di conversazioni tra presenti, tabulati telefonici, documenti elettronici, consulenze tecniche e perizie, Pag. 5 di 1

6 relazioni di investigatori privati autorizzati, dati biometrici o genetici disaggregati. Art. 5. Acquisizione di dati personali mediante indagine e loro trattamento 1. Nell acquisizione dei dati personali, anche in via preventiva, per scopi determinati e legittimi, l Avvocato adotta, nell'esercizio della sua attività professionale e in armonia con la legge, i regolamenti e la normativa deontologica, le misure atte a garantire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali i dati si riferiscono. In tali casi l Avvocato può raccogliere dati personali, anche prima della pendenza di un procedimento, purché ritenuti funzionali alla conoscenza degli elementi rilevanti per lo svolgimento del suo incarico. 2. I dati acquisiti ex art 391-quater c.p.p. o contenuti nelle dichiarazioni rese da persone intervistate ex art. 391 bis c.p.p. o emergenti dalle attività ex art. 391-sexies c.p.p. e altri assimilabili, anche se non pertinenti, eccedenti o non proporzionali rispetto alle esigenze difensive, possono essere raccolti e utilizzati dall Avvocato e, anche a prescindere dalla utilizzazione processuale, devono sempre essere documentati in forma integrale e, se vi sia la riproduzione almeno fonografica, anche in forma riassuntiva. 3. Fuori dei casi di cui al comma 2, i dati raccolti dall Avvocato, seppure integralmente documentati, possono essere utilizzati solo se funzionali all esercizio del diritto di difesa, ancorché il trattamento possa concernere dati non pertinenti, eccedenti o non proporzionali. 4. Prima dell acquisizione della fonte di prova l Avvocato deve rendere edotto anche oralmente l intervistato della sua qualità, della finalità defensionale dell espletanda attività, indicandogli i fatti oggetto dell indagine ed informandolo che le informazioni e i dati forniti possono essere utilizzati e conservati anche senza suo previo consenso, in conformità delle norme vigenti e delle previsioni del presente Codice, dando avvertenza che quanto oggetto del trattamento rimarrà materia riservata fino all atto dell eventuale utilizzo nel procedimento o nel processo, ovvero in via permanente in caso di non utilizzo. 5. L Avvocato, nei rapporti con la stampa e con soggetti terzi può rilasciare informazioni, non coperte dal segreto professionale e nei limiti in cui le stesse siano conformi ad un dovere di correttezza e necessarie alla tutela del proprio assistito. 6. L Avvocato nel corso delle investigazioni difensive, a tutela dei dati e delle notizie inerenti l'assistito, può richiamarsi al segreto professionale, e conseguentemente omettere di comunicare gli estremi del fatto oggetto del procedimento o il contenuto dell'atto di nomina a coloro a cui rivolga proprie istanze di colloquio, di ostensione o richiesta di acquisizione documentale o informatica. 7. L Avvocato non deve consegnare copia o estratto del verbale delle dichiarazioni Pag. 6 di 1

7 rilasciate ai sensi dell'art. 391-bis c.p.p. alla persona sentita, nè all'eventuale difensore di questa e al proprio assistito. 8. L Avvocato ha titolo ad accedere agli atti dello stato civile e trarne copia, quando sia in corso o vi sia la finalità anche solo di promuovere un giudizio, anche non contenzioso, che afferisca alla salvaguardia in sede civile, amministrativa e tributaria di diritti inerenti alla persona, alla famiglia, ai minori, al patrimonio e ad altre libertà fondamentali e diritti inviolabili dell individuo. Art. 6. Regole particolari per la protezione dei dati personali 1. L Avvocato, successivamente alla estinzione del procedimento e del sottostante rapporto di mandato incarico professionale, può conservare atti e documenti attinenti l oggetto della difesa, sia in formato carteceo che in formato elettronico e tanto sia ai fini di successive e non preventivabili esigenze processuali, sia per finalità scientificogiuridiche volte a coadiuvare la formazione permanente del professionista forense. 2. L Avvocato può conservare anche in copia per un periodo di tempo non preventivamente determinabile, in relazione ad esigenze difensive che possono sopravvenire, le informazioni e i dati personali raccolti nell'ambito delle investigazioni difensive di cui alla legge n. 397/00 e più in generale della difesa in sede penale. 3. Fermo restando l obbligo di restituzione al cliente dell originale degli atti da questi ricevuti, l Avvocato può distruggere, cancellare o consegnare all'avente diritto o ai suoi eredi o aventi causa la documentazione dei fascicoli degli affari trattati. In caso di revoca o di rinuncia al mandato fiduciario o del patrocinio officioso, l Avvocato rimette solo al nuovo difensore che subentri formalmente nella difesa, la documentazione acquisita in forza della Legge n. 397/ L Avvocato resta titolare del trattamento per la protezione e tutela dei dati anche in caso di sua sospensione, cancellazione, radiazione o cessazione definitiva dell attività professionale. In caso di sopravvenuta incapacità o morte del difensore, la documentazione dei fascicoli degli affari da lui trattati, in assenza di sostituto, dovrà essere consegnata al Consiglio dell'ordine a cui apparteneva l iscritto, ai fini della conservazione per le finalità difensive. Capo III Garanzie e diritti nell accesso dei dati personali Art. 7. Guarentigie spettanti al difensore 1. In occasione di verifiche inerenti il rispetto delle disposizioni che regolano la protezione dei dati personali, spettano all'avvocato le medesime garanzie previste dal codice di procedura penale per il difensore. In nessun caso tali verifiche possono estendersi alla lettura, consultazione, acquisizione o estrazione di copie cartaceee o informatiche- relative ad atti di indagine difensiva, siano essi stati utilizzati o meno nel Pag. 7 di 1

8 procedimento 2. Le garanzie involgono senza eccezioni gli accertamenti che abbiano luogo presso l Avvocato il suo studio legale, i suoi collaboratori e ogni altro luogo o strumento nella sua disponibilità. 3. Ai fini dell accesso alle banche dati dei fornitori di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico relativamente a comunicazioni telefoniche in entrata, ai sensi dell'art. 8, comma 2, lett. f), del D.L.vo n. 196/03, compete all Avvocato, nell'esercizio dell attività di difesa, valutare la sussistenza o no di un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive. Art. 8. Accesso e esercizio dei diritti dell'interessato 1. L interessato al trattamento può chiedere all Avvocato che gli vengano comunicate in forma intellegibile le informazioni relative alla conferma dell'esistenza o no di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, esercitando altresì gli altri diritti di cui al Titolo II del D.L.vo n. 196/ L Avvocato è esonerato dal fornire riscontro all interessato quando i dati sono coperti dal segreto professionale e in ragione del non preventivabile carattere di attualità dell utilizzo del materiale acquisito, e reputi sussistenti caso per caso, con rigore e scrupolo e secondo le leggi vigenti, le esigenze di tutela nel tempo della posizione dell'assistito, che sono da ritenersi prevalenti alle richieste di ostensione formulate. 3. Nel caso di indagini difensive il diritto alla difesa ed al segreto professionale sono sempre prevalenti sul diritto di accesso ai dati personali, anche in relazione a quanto previsto dall art- 8, co. II, lett. f) della legge 196/ Può ritenersi sempre sussistente il pregiudizio effettivo e concreto che legittima il diniego all'accesso, anche dopo la formazione del giudicato, l archiviazione, la sentenza di non luogo o non doversi procedere, ai fini della revisione, della riapertura del caso; dell opposizione di terzo, della revocazione. Pag. 8 di 1