ORGANISMO INTERMEDIO - PROVINCIA DI MATERA. Area Politiche Attive del Lavoro e Formazione

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1 ORGANISMO INTERMEDIO - PROVINCIA DI MATERA Area Politiche Attive del Lavoro e Formazione Allegato B CRITERI PER L INDIVIDUAZIONE DEI FATTORI DI RISCHIO E LA DEFINIZIONE DEL CAMPIONE DELLE OPERAZIONI DA SOTTOPORRE AL CONTROLLO IN LOCO Il presente documento relativo ai CRITERI PER L INDIVIDUAZIONE DEI FATTORI DI RISCHIO E LA DEFINIZIONE DEL CAMPIONE DELLE OPERAZIONI DA SOTTOPORRE AL CONTROLLO IN LOCO, viene adottato, in via preliminare, in correlazione alle indicazioni contenute nella Valutazione di affidabilità del sistema di gestione e controllo predisposto per il P.O. FSE , ai sensi dell articolo 62 del Reg.(CE) n 1083/2006-Follow Up System Audit. La metodologia di analisi dei rischi predisposta dall AdG è contenuta nell ultima versione del Manuale delle Procedure della Autorità di Gestione P.O. Basilicata FSE Al fine di corrispondere, e fatta salva la necessità di successivi adattamenti in correlazione alla tipologia di programmazione e dei beneficiari definita dall O.I. è adottata la seguente procedura: Premessa di riferimento Nella Descrizione dei sistemi di gestione e di controllo PO FSE 2007/ Regione Basilicata maggio 2009 sono contenute le seguenti formulazioni: a) Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del Regolamento (CE) n. 1083/2006]; D) Il campionamento delle spese per le verifiche in loco. Il Responsabile di Asse ha l obbligo di svolgere le verifiche in loco su singole operazioni, sulla base sia di un campione definito dalla Struttura Sistemi Informativi e Monitoraggio che delle criticità, sia rilevate attraverso specifica procedura prevista

2 nelle check list di cui al Manuale dell Autorità di Gestione. In particolare, il campionamento viene effettuato sull universo dei progetti presenti nel sistema informativo SIRFO. Al fine di poter definire il campione, la struttura effettua una analisi dei rischi riferita a tale spesa, individuando i fattori di rischio relativi al tipo di beneficiari e di operazioni interessate, come prescritto dal Regolamento (CE) 1828/2006. In particolare, l analisi dei rischi è finalizzata a individuare diversi livelli di rischio associati alla spesa, in proporzione ai quali viene determinata l ampiezza del campione da sottoporre a controllo. L analisi dei rischi si basa principalmente sulla valutazione di una delle seguenti componenti: IR (Inherent Risk o rischio intrinseco) o CR (Control Risk o rischio di controllo interno). b) Verifica Amministrativa e in Loco (Controlli di 1 livello) Particolare attenzione è stata posta all implementazione di moduli che contengono tutti gli elementi informativi connessi alle attività di verifica amministrativa e in loco poste in essere dalle strutture preposte. Gestione Controlli Amministrativi Gli organismi di formazione inviano al sistema informatico, per via telematica e con firma digitale, le informazioni relative ai destinatari delle attività formative, le comunicazioni, le fatture e certificazioni di spesa scannerizzate. Tali dati vengono associati in automatico al singolo progetto a cui si riferiscono e la ricezione viene notificata al responsabile del procedimento. Alcuni controlli amministrativi sono eseguiti in automatico dal sistema (ad esempio l inoltro della stessa certificazione di spesa) che segnala l eventuale errore, altri, invece, richiedono l'intervento del funzionario. Per ogni progetto sarà implementata un apposita sezione con le check list previste Manuale dell AdG, al fine di rendere sempre rintracciabili e consultabili gli esiti delle verifiche amministrative da parte degli organismi di controllo coinvolti nel PO. Gestione Controlli in Loco Il Sistema SIRFO 2007 prevede una libreria di modalità di campionamento che può essere aggiornata periodicamente e che consente di associare una metodologia diversa, secondo le criticità rilevate, ai singoli Avvisi Pubblici e la predisposizione di modelli di check list ad hoc. Sulla base del metodo di campionamento definita annualmente dall AdG sull intero universo delle operazioni o relativamente alle operazioni di ogni Avviso Pubblico e delle soglie di rischio tollerate, il sistema SIRFO2007 seleziona

3 i progetti (estraendo il campione oltre la soglia di rischio). I progetti campionati per il controllo in loco, vengono portati in evidenza ai funzionari che gestiscono il relativo procedimento sotto forma di messaggio interno. Per i progetti selezionati si attiva nel sistema la sezione CONTROLLI IN LOCO della scheda progetti che consente ai funzionari che effettuano la verifica in loco di compilare, tramite internet, la check list predisposta. Terminata la compilazione della check list e la redazione del verbale che riassume gli esiti del controllo, il sistema genera un messaggio per l AdG che riporta il codice del progetto, il titolo, la data, il luogo, il nome del funzionario che ha espletato il controllo e gli esiti. I Controlli in loco ex Art b) Reg. 1828/2006-Generalità Ai sensi dell art b) del Reg.(CE)1828/2006, l ufficio competente per i controlli di primo livello ha il compito di effettuare controlli in loco a campione con le modalità di seguito descritte, al fine di verificare la veridicità delle dichiarazioni rilasciate dai Beneficiari in riferimento alla documentazione di spesa (regolarità finanziaria) nonché la corretta e conforme realizzazione da parte dei beneficiari dei progetti approvati in rapporto alle disposizioni regionali, statali e comunitarie (regolarità dell esecuzione e conformità alle norme). I controlli in loco verranno effettuati su un campione di operazioni estratto dall universo dei progetti che nel periodo di riferimento hanno presentato dichiarazione di spesa (domanda di rimborso) e riguarderanno sia la verifica della correttezza della documentazione amministrativo-contabile sia quanto certificato periodicamente dai soggetti beneficiari nella dichiarazione stessa (domanda di rimborso). L oggetto del controllo sarà quindi: la documentazione a supporto della dichiarazione di spesa al fine di verificare che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e quindi la veridicità delle dichiarazioni rilasciate dai Beneficiari ai sensi del DPR 445/2000; le attività in corso al fine della verifica del loro regolare svolgimento nel rispetto di tutti gli adempimenti previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale. Il funzionario competente per il controllo di primo livello informerà preliminarmente il beneficiario circa la data della visita e evidenziare la documentazione che sarà necessario visionare per effettuare il controllo. Analogamente ai controlli sul 100% delle dichiarazioni di spesa (domande di rimborso) anche i controlli in loco verranno condotti con il supporto di verbali e di check list, che verranno inseriti nel Sistema SIRFO2007, al fine di consentirne l accesso all A.d.G., all A.d.C. e all A.d.A. Il sistema informativo conterrà i format degli strumenti operativi

4 descritti e sarà in grado di registrare gli esiti di tutti i controlli svolti e di fornire informazioni circa le verifiche eseguite (data, luogo, nominativo del controllore, ecc). Il controllo può dar luogo ad un giudizio di parziale regolarità. Le criticità rilevate non sono tali da compromettere in maniera automatica la regolarità e l ammissibilità della spesa, ma sono necessarie azioni correttive per eliminare la criticità riscontrata; in tal caso, si aprirà la fase del contraddittorio, e si procederà alla predisposizione di un verbale provvisorio. Il contraddittorio si apre con la trasmissione, al soggetto controllato, al funzionario responsabile del controllo gestionale sull operazione e per conoscenza all autorità di gestione, del verbale provvisorio e/o finale con un tempo fino al massimo di 30 giorni per fornire eventuale integrazioni o ulteriore documentazione utile. La successiva procedura da attivarsi in caso di rilevazione di una sospetta irregolarità sarà trattata secondo le disposizioni che verranno emanate dall AdG P.O. FSE Regione Basilicata. Modalità di campionamento-analisi dei rischi Entro il 30 Settembre di ogni anno, sarà calcolata l ampiezza del campione dei progetti da sottoporre a controllo in loco; questo sarà pari ad almeno il 7% delle spese dichiarate nelle domande di rimborso ricevute aventi come riferimento temporale l anno precedente. La percentuale potrà essere modificata sulla base dell analisi del rischio che dovrà essere effettuata annualmente, anche sulla base del tasso di errore riscontrato dai controlli. Infatti, i parametri per la scelta del campione di operazioni sui quali effettuare il controllo in loco sono: - l analisi di rischio legata alla tipologia di beneficiario; - la rappresentatività di progetti di assi diversi; - la rappresentatività di progetti di avvisi diversi; - la rappresentatività di progetti di dimensioni finanziarie diverse; - l esigenza di verificare tutti i beneficiari sui quali si concentrano un maggior numero di operazioni. Analisi dei rischi

5 Relativamente all analisi dei rischi, come previsto dall art del Reg.(CE) 1828/06 essa sarà svolta in modo da consentire di valutare il rischio connesso al tipo di beneficiario ed alle singole operazioni. Una volta calcolata la percentuale di spesa da campionare, le operazioni da selezionare nell universo dei progetti verrà effettuata dal Sistema informativo SIRFO Nel caso si tratti di operazioni affidate in regime contrattuale, in cui l Organismo Intermedio è il beneficiario, esse riceveranno almeno un controllo in loco a progetto concluso. L Analisi dei rischi si basa sulla individuazione di due campioni: Primo campione: Per il primo campione è prevista un analisi di rischio semplificata, che assuma quale unico riferimento la tipologia di beneficiari, associando a questi un fattore di rischio teorico più o meno elevato (che si riverbera sull ampiezza del campione) in ragione della natura pubblica o privata e delle sue caratteristiche operative. La scelta è quella di associare a ciascuno dei possibili beneficiari (come declinati nel PO) i seguenti parametri di rischiosità: a) imprese = 1,2 b) strutture del sistema sociale = 1,2 c) organismi di formazione accreditati e agenzie accreditate = 1 d) organismi di ricerca = 0,75 e) sistema scolastico, università e amministrazione pubbliche = 0,5. I parametri sono assunti come fattori di ponderazione che agiscono sull entità del campione. Ciascun fattore di rischio identifica uno strato; all interno di ogni strato si estrae un campione casuale semplice senza ripetizione di ampiezza pari ad NH. In questo modo si hanno perciò tanti campioni semplici quanti sono gli strati. Tali campioni sono indipendenti e hanno dimensioni campionarie differenti determinate in funzione del livello di rischio associato allo strato. Assumendo quale percentuale minima standard del campione il 7% della spesa, questo dato può essere superato o ridotto a seconda della composizione dei beneficiari all interno dell Avviso/Asse oggetto di controllo. Gli Avvisi per i quali si attiveranno i controlli sono quelli che, dall'inizio della programmazione alla data di estrapolazione del campione, risultano avviati o avviati e conclusi. Per avviati si intendono i progetti per i quali sono stati effettuati trasferimenti dall OI e/o pagamenti degli stessi beneficiari, come da dichiarazioni di spesa trasmesse. Per l'estrapolazione del primo campione, secondo la % calcolata avendo come unico riferimento il rischio derivante dalla tipologia di beneficiario, si dovrà procedere in modo

6 casuale dal sistema informativo garantendo, all'interno di ogni ASSE, la selezione di almeno un'operazione per Avviso, anche se ciò comporterà un valore delle operazioni sottoposte a controllo superiore a quello calcolato. Saranno, se presenti, sottoposti a tale campionamento sia le operazioni affidate in regime concessorio, quelle affidate in regime contrattuale, quelle a gestione diretta. In ogni caso per l estrapolazione del primo campione si procederà in modo casuale garantendo all interno di ciascun ASSE la selezione di almeno una operazione per avviso; per tale ragione è possibile l innalzamento del valore delle operazioni sottoposte a controllo rispetto alla percentuale calcolata. Acquisita tale tipologia di campione, si procederà ad una successiva stratificazione che tenga conto dei seguenti parametri: 1. durata dell intervento : riferimento 12 mesi ; 2. n. allievi/destinatari intervento : rif. n. 10 unità; Considerata la natura della programmazione e dei Beneficiari finali, del Contratto di Servizio definito con l Ente in house della Provincia la determinazione del campione sulle operazioni in capo all OI, la percentuale derivata dal calcolo del rischio per tipologia di beneficiario non sarà approssimata per eccesso, se non per quella che consenta di sottoporre a controllo almeno un'operazione per tipologia d'intervento (Linea 1, Linea 2.) all'interno di ogni Asse. Revisione del metodo di campionamento L analisi dei rischi sarà aggiornata a cadenza annuale, per tenere conto dei controlli documentali via via effettuati e dei loro esiti. In sede di secondo campionamento, si utilizzeranno le risultanze dei controlli precedentemente effettuati, inserendo uno specifico elemento di rischio nel singolo strato del campione. La rappresentatività di Assi e Avvisi diversi sarà sempre assicurata assumendo queste chiavi di catalogazione come ulteriore stratificazione del campione. Nella definizione dei campioni successivi al primo, inoltre, si terrà conto anche del rischio specifico associato alla dimensione finanziaria di ciascuna operazione. L analisi di rischio sarà condotta in maniera approfondita solo dopo aver consolidato una base di controlli eseguiti, in virtù dei quali poter esprimere i necessari giudizi in merito alla qualità delle informazioni riportate nel monitoraggio, alla rilevanza degli errori o irregolarità riscontrate nelle varie tipologie di azioni in cui si articolano gli assi, alle modalità di tenuta delle scritture contabili e a quant altro possa essere di ausilio. La percentuale di spesa ed i relativo ammontare da controllare all'interno dell'asse viene determinata sempre secondo il criterio di classificazione del rischio sulla base del

7 beneficiario (strato). In questa occasione, si farà riferimento al valore complessivo dichiarato dai Beneficiari dalla data di elaborazione dell ultimo campione, per Asse e non all impegno. In tal modo il valore percentuale da controllare si riferirà alla spesa dichiarata, ad integrazione dei controlli documentali già effettuati. La modalità di estrazione per singolo strato individuato avverrà, precisando che le operazioni selezionate saranno, in via prioritaria, quelle che non sono mai state sottoposte a controllo in loco, nel seguente modo: 1. verrà selezionata, in modo casuale, almeno una operazione per beneficiario per il quale è stata rilevata una non conformità nell ambito dei precedenti controlli documentali; 2. verrà selezionata, in modo casuale, almeno una operazione per beneficiario diverso dall OI, che gestisce o gestito da un minimo di 2 operazioni in poi sull intero PO FSE ,come da Programma dell OI; 3. verrà selezionata, in modo casuale, almeno 1 operazione per Avviso contenuto nel singolo Asse, anche se con beneficiario identico ad altri Avvisi dello stesso Asse; 4. verranno selezionate tutte le operazioni di importo dichiarato superiore a ,00; 5. verranno selezionate tutte le operazioni affidate regime contrattuale che risultano chiuse e che non sono mai ricadute in un campione precedente. L estrazione per strato summenzionata dovrà essere sempre garantita anche se ciò dovesse comportare l individuazione di una percentuale di spesa superiore a quella calcolata sulla base della rischiosità del beneficiario; considerata la modalità di estrazione dei punti precedenti, le operazioni da controllare per coprire l eventuale valore residuo saranno individuate in modo casuale semplice senza ripetizione garantendo la stratificazione iniziale per beneficiario. Modalità Il campione delle operazioni da sottoporre a controllo verrà selezionato sulla base di tali parametri e registrato con apposito verbale. Il verbale di campionamento, darà atto delle procedure di estrazione del campione, della popolazione di riferimento e dei punteggi assegnati e indicherà l elenco analitico dei progetti che saranno sottoposti a verifica in loco e la corrispondente spesa campionata. L esito dei controlli sarà adeguatamente verbalizzato, documentato, classificato e sistematizzato al fine di utilizzarlo per la determinazione della revisione annuale del campione.

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