Addì, 6 marzo 2015 Il Responsabile dr. Francesca Furlan ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE

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1 Letto, confermato e sottoscritto Il Sindaco f.to dr.ssa Elisabetta Pian Il Segretario Comunale f.to dr.ssa Ivana Bianchi Copia conforme all originale ad uso amministrativo. Addì, 6 marzo 2015 Il Responsabile dr. Francesca Furlan ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE La presente deliberazione è stata affissa all'albo comunale in data odierna e vi rimarrà per quindici giorni consecutivi, ai sensi dell'art. 1, comma 15, della L.R. 21/2003, fino al Addì, 6 marzo 2015 IL RESPONSABILE f.to dr. Francesca Furlan La presente deliberazione è stata affissa all albo comunale dal al senza reclami. Addì, 23 marzo 2015 Il Responsabile f.to ATTO IMMEDIATAMENTE ESECUTIVO ai sensi dell'art. 1, comma 19, della L.R. n. 21/2003. Addì, 2 marzo 2015 IL RESPONSABILE f.to dr. Francesca Furlan Inviata comunicazione ai capigruppo consiliari ai sensi art. 1, c. 16, L.R. 21/2003 il

2 COPIA n. 17 del reg. COMUNE DI SAGRADO Provincia di Gorizia Verbale di deliberazione della Giunta Comunale OGGETTO: Servizio di conservazione a norma dei documenti amministrativi informatici" ai sensi dell'art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Affidamento del servizio alla Regione Friuli Venezia Giulia. L'anno duemilaquindici il giorno due del mese di marzo alle ore 18.30, nella sala comunale, in seguito a convocazione comunicata ai singoli assessori, si è riunita la Giunta comunale. Intervennero i signori: - dr.ssa Elisabetta Pian - Sindaco - sig. Marco Vittori - Vice Sindaco - sig.ra Franca Zotti - Assessore - sig.ra Simonetta Visintin - Assessore Assiste il Segretario comunale dr.ssa Ivana Bianchi. Costatato il numero legale degli intervenuti, assume la presidenza la dr.ssa Elisabetta Pian, nella sua qualità di Sindaco, ed espone gli oggetti iscritti all'ordine del giorno e su questi viene adottata la seguente deliberazione. Visto il parere favorevole di regolarità tecnica ai sensi dell'art. 49, comma 1, e 147 bis D.Lgs. 267/2000. Addì, 2 marzo 2015 Il Titolare di P.O. Area Amministrativa-Finanziaria f.to dr. Paolo Bisanzi Visto il parere favorevole di regolarità contabile e di copertura finanziaria ai sensi dell'art. 49, comma 1, e 147 bis, D.Lgs. 267/2000. Addì, 2 marzo 2015 Il Titolare di P.O. Area Amministrativa-Finanziaria f.to dr. Paolo Bisanzi

3 OGGETTO: Servizio di conservazione a norma dei documenti amministrativi informatici" ai sensi dell'art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Affidamento del servizio alla Regione Friuli Venezia Giulia. RELAZIONE VISTO il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale, aggiornato ed integrato dal Decreto Legislativo n. 235/2010 (Nuovo CAD) che, all art. 42, prevede la possibilità di avviare un processo di dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni, nella duplice prospettiva da un lato di semplificare i procedimenti amministrativi evitando di produrre nuovi documenti cartacei, dall'altro di procedere alla dematerializzazione di documenti già generati in cartaceo e loro trasformazione in archivi digitali. VISTO che la gestione dematerializzata della documentazione prodotta dalle P.A. rappresenta un obiettivo strategico del Piano di e-government 2012 approvato dal Governo italiano nel gennaio 2009 e uno degli elementi di rilievo all'interno dei processi di riforma della gestione dell'attività amministrativa, descritti nel Nuovo Codice dell'amministrazione Digitale. VISTA la Deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004 con la quale il CNIPA (Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione) ha definito le Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantirne la conformità dei documenti agli originali, e ciò al fine di assicurarne l integrità, l immodificabilità, l accessibilità e, appunto, la conformità agli originali, fino a descrivere le modalità operative attraverso cui procedere alla distruzione fisica degli originali cartacei. EVIDENZIATO che sia il processo di dematerializzazione dei documenti da cartacei a digitali sia la creazione di archivi nativamente digitali espone questi al problema di essere conservati in maniera tale da garantirne la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l immodificabilità e l accessibilità da parte degli aventi diritto. RILEVATO che l art. 3 della citata Deliberazione del CNIPA disciplina il procedimento di Conservazione Sostitutiva di documenti informatici stabilendo che esso inizia con la memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il regolare svolgimento del processo. RILEVATO altresì che il successivo articolo 5 della citata Deliberazione CNIPA prevede che, ai fini dell'attivazione di un sistema di conservazione sostitutiva, venga nominato un Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva, al quale, tra gli altri, vengano affidati i seguenti compiti: definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare; organizzare il contenuto dei supporti ottici e garantire le procedure di sicurezza e tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione e che consentono l'esibizione di ciascun documento conservato; mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo

4 di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; verificare periodicamente l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. VISTO il Protocollo d Intesa per la prestazione di servizi forniti nell ambito del Sistema Informativo Integrato Regionale (S.I.I.R.) tra la Regione autonoma Friuli Venezia Giulia ed il Comune di Sagrado, periodo CONSIDERATO che nell'ambito del S.I.I.R. parte fondamentale viene rappresentata dal S.I.A.L., il Sistema informativo delle Amministrazioni Locali , nel cui Repertorio è presente altresì il Servizio di conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici, servizio che prestato con oneri gravanti sul bilancio regionale e quindi gratuitamente a favore dei Comuni. PRESO ATTO che la Regione Autonoma FVG eroga il servizio di conservazione sostitutiva a norma per il tramite della propria società in house Insiel S.p.A. previa sottoscrizione di accordo integrativo nel quale risultino rispettati i seguenti punti: avvenuta nomina del Responsabile della Conservazione ai sensi dell art. 3 della Deliberazione n. 11/2004 del CNIPA; adozione del Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici e relativo allegato Classi Documentali. EVIDENZIATO che il Comune di Sagrado intende recepire, nell ambito della propria programmazione, il miglioramento della qualità dei servizi attraverso l impiego diffuso dell ICT (Informati on & Communication Technologies), avviando un'ampia pratica di dematerializzazione documentale con la prossima messa in esercizio della piattaforma documentale OnePoint. EVIDENZIATO che, a seguito di detta pratica, tutta la documentazione gestita verrà esposta al problema della conservazione secondo modalità tali da garantirne la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l immodificabilità e l accessibilità da parte degli aventi diritto. RILEVATO che con atto del Sindaco n. 1 del è stato nominato, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, ai sensi dell'art. 3 della deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, per il solo Comune di Sagrado, nella persona del dr. Paolo Bisanzi, in qualità di Titolare di P.O. Area Amministrativa-Finanziaria. VISTO il Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici completo del relativo allegato Classi documentali, in cui, ai sensi dell'art. 3 della Deliberazione CNIPA n. 11/2004, vengono descritte le azioni di delega e le procedure operative attraverso le quali verrà gestita la Conservazione Sostitutiva dei documenti digitali. RILEVATO che l art. 5 della delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004, al comma 3, prevede che il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. RILEVATO che il Comune di Sagrado ha già avviato dei contatti con la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia con la società INSIEL S.pA., nell'ambito dei quali sono state approfondite le modalità tecniche di prestazione del servizio di conservazione a norma. CONSIDERATA la complessità e l'articolazione di tale servizio che non risulta possibile gestire internamente al Comune, in quanto presuppone il possesso di adeguati requisiti, di cui all'art 44 bis del Codice dell'amministrazione Digitale.

5 RILEVATO che la L.R. 9/2011 recante la Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia (S.I.I.R.), affida alla Regione lo sviluppo, la diffusione e l utilizzo integrato delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni. CONSIDERATO che nell ambito del S.I.I.R. parte fondamentale viene rappresentata dal S.I.A.L., il Sistema Informativo delle Amministrazioni Locali; che ai sensi del comma 2 dell art. 4 della L.R. 9/2011, i servizi previsti dal S.I.I.R, in quanto resi nell interesse, in funzione e su incarico della Regione gravano sul bilancio regionale. CONSIDERATO che il Comune, ai sensi dell art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA sopra citata e dell art. 44, comma 1ter, del D.Lgs. 82/2005, intende affidare alla Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici. RILEVATO che è intenzione del Comune, in qualità di Titolare del trattamento, designare l INSIEL S.p.A. quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy), contrattualizzando la nomina, relativamente alle operazioni di trattamento oggetto del Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici e che tale nomina è presupposto necessario all'affidamento della fornitura del Servizio. CONSIDERATO che l'attività di controllo e verifica dell operato del Responsabile del trattamento, circa il rispetto delle istruzioni ricevute, del corretto trattamento dei dati personali e delle misure di sicurezza applicate sarà svolto direttamente dalla Regione per conto del Comune. CONSIDERATO che è necessario ed urgente provvedere a garantire il servizio di conservazione dei documenti amministrativi informatici così come sopra delineato. Per le motivazioni in premessa. LA GIUNTA COMUNALE Acquisito il parere favorevole ai sensi dell art. 49, comma 1, e 147 bis del D.Lgs 267/2000, in ordine alla regolarità tecnica e contabile da parte del Titolare di P.O. Area Amministrativa- Finanziaria. Con voti favorevoli, unanimi, espressi nei modi di legge, DELIBERA 1. di affidare il Servizio di conservazione a norma dei documenti amministrativi informatici ai sensi dell art. 5, comma 3, della deliberazione CNIPA n. 11/2004 e dell art. 44, comma 1ter, del D. Lgs. 82/2005, alla Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia il procedimento di conservazione a norma dei propri documenti informatici, fino alla scadenza del Protocollo d intesa S.I.I.R., convenzione S.I.A.L. 31/12/2018; 2. di prendere atto che la Regione svolgerà il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici per il tramite della propria società in house Insiel s.p.a. che ha adottato un proprio Manuale del Responsabile del procedimento di conservazione ; 3. di prendere atto che, il servizio di conservazione a norma verrà erogato gratuitamente da parte della Regione e dell INSIEL S.p.A. al Comune, con oneri gravanti sul bilancio regionale, in quanto rientrante tra i servizi elencati nel cd. Repertorio base allegato alla convenzione S.I.A.L., in cui

6 rientra il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici ; 4. di prendere atto che alla scadenza della convenzione S.I.A.L., prevista per la fine dell anno 2018, si provvederà ad assumere le determinazioni per la continuazione del servizio, sulla base di quelle che saranno le proposte che perverranno dalla Regione; 5. di prendere atto che il Comune, in qualità di Titolare del trattamento, designerà l INSIEL S.p.A. quale Responsabile esterno del trattamento dati personali ai sensi e per gli effetti dell art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy), relativamente alle operazioni di trattamento oggetto del Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici ; 6. di prendere atto che l attività di controllo e verifica dell operato del Responsabile del trattamento circa il rispetto delle istruzioni ricevute, del corretto trattamento dei dati personali e delle misure di sicurezza applicate, sarà svolto direttamente dalla Regione, per conto del Comune; 7. di approvare la convenzione da sottoscrivere con la Regione Friuli Venezia Giulia per l affidamento del servizio di conservazione a norma dei documenti informatici, allegato e facente parte integrante del presente provvedimento (all. A); 8. di approvare il Manuale di conservazione e gli allegati tecnici relativi alle Classi documentali, facenti parte integrante del presente provvedimento (all. B); 9. di dare atto che il Titolare di P.O. Area Amministrativa Finanziaria, provvederà alla stipulazione della convenzione con la Regione ai sensi dell art. 107 del D. Lgs. 267/2000 e smi; 10. di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 1, comma 19 della L.R n. 21 al fine di poter avviare quanto prima il servizio di che trattasi e garantire così la conservazione di documenti informatici, portando a compimento il processo di dematerializzazione dei documenti ed archivi digitali.

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